생산 및 등록
기록물 생산
기록물의 등록방법
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생산ㆍ접수 시 전자기록생산시스템 ‘문서등록대장’에 등록·관리
- 전자문서로 생산한 경우 최종 결재권자의 결재와 동시에 자동으로 등록되나, 비전자문서로 생산한 경우에는 생산자가 생산정보를 직접 입력하여 등록
- 전자기록생산시스템을 통해 유통되어 접수한 기록물은 부서별 문서배부자가 접수한 때에 해당부서의 문서등록대장에 자동으로 등록, 우편 또는 담당자의 전자우편 등으로 접수한 경우에는 접수자가
비전자문서 접수정보를 직접 입력하여 등록
※ 문서의 접수방법은 「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」 제18조(문서의 접수·처리) 참조
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첨부물 분리등록
- 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우 본문과 첨부물을 분리등록하여 동일한 관리번호에 따라 별도 관리
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생산등록번호의 부여시기 : 결재 또는 보고가 끝난 후
- (조사ㆍ연구서ㆍ검토서의 반려 문서 또는 재작성 전 원본문서) 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후
- (사진ㆍ필름류의 시청각기록물) 보존 기록물로 적합한 대상을 선정한 후
- (영화ㆍ비디오ㆍ오디오류의 시청각기록물) 촬영ㆍ녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후
- (편집장비를 보유하지 않은 경우) 편집되지 않은 상태의 기록물로 등록 가능
- 접수등록번호의 부여시기 : 접수기록물은 접수와 동시에 부여