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생산 및 등록

기록물 생산

  • 공적인 업무 수행과정에서 활동의 근거와 과정 및 결과를 구성하고 적법한 절차와 서식에 의해 기록물을 생산하고 있다.
  • 책임 행정과 국민의 신분ㆍ재산의 보장을 위한 근거와 토대로 생산하고 있다.
  • 공적인 업무 수행과정의 경험축적은 역사ㆍ사회ㆍ문화ㆍ경제 등의 지식정보로 전환ㆍ활용되어 후대의 중요문화유산을 생산하고 있다.

기록물의 등록방법

  • 생산ㆍ접수 시 전자기록생산시스템 ‘문서등록대장’에 등록·관리
    • 전자문서로 생산한 경우 최종 결재권자의 결재와 동시에 자동으로 등록되나, 비전자문서로 생산한 경우에는 생산자가 생산정보를 직접 입력하여 등록
    • 전자기록생산시스템을 통해 유통되어 접수한 기록물은 부서별 문서배부자가 접수한 때에 해당부서의 문서등록대장에 자동으로 등록, 우편 또는 담당자의 전자우편 등으로 접수한 경우에는 접수자가 비전자문서 접수정보를 직접 입력하여 등록
      ※ 문서의 접수방법은 「행정효율과 협업촉진에 관한 규정」 제18조(문서의 접수·처리) 참조
  • 첨부물 분리등록
    • 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우 본문과 첨부물을 분리등록하여 동일한 관리번호에 따라 별도 관리
  • 생산등록번호의 부여시기 : 결재 또는 보고가 끝난 후
    • (조사ㆍ연구서ㆍ검토서의 반려 문서 또는 재작성 전 원본문서) 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후
    • (사진ㆍ필름류의 시청각기록물) 보존 기록물로 적합한 대상을 선정한 후
    • (영화ㆍ비디오ㆍ오디오류의 시청각기록물) 촬영ㆍ녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후
    • (편집장비를 보유하지 않은 경우) 편집되지 않은 상태의 기록물로 등록 가능
  • 접수등록번호의 부여시기 : 접수기록물은 접수와 동시에 부여

생산의무 기록물

  • 등록대상 기록물
    • 결재문서, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록
    • 대통령, 국무총리, 중앙행정기관의장 등 주요 직위자의 업무노트, 일정표, 방명록
    • 결재ㆍ검토 과정에서 반려 또는 수정된 원본문서
    • 공공기관의 주요행사ㆍ사업 및 주요 직위자의 인물ㆍ업무활동 관련 시청각 기록물
    • 주요 업무와 관련된 보존가치가 있는 모든 기록물
  • 생산의무 기록물
    • 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우 본문과 첨부물을 분리등록하여 동일한 관리번호에 따라 별도 관리
  • 생산등록번호의 부여시기 : 결재 또는 보고가 끝난 후
    • 조사ㆍ연구ㆍ검토서
      • ① 법령의 제정 또는 개정 관련 사항
      • ② 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
      • ③ 행정절차법에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항
      • ④ 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약, 협약, 협정, 의정서 등
    • 회의록
      • ① 대통령이 참석하는 회의
      • ② 국무총리가 참석하는 회의
      • ③ 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
      • ④ 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
      • ⑤ 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
      • ⑥ 지방자치단체장, 교육감 및 「지방교육자치에 관한 법률 」제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
      • ⑦ 시행령 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의
      • ⑧ 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의

      ※ ①, ②, ③, ⑤, ⑥에 해당하는 회의 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 하나를 생산
    • 시청각기록
      • ① 대통령, 국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장 및 교육감, 교육장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진
      • ② 외국의 원수, 수상, 그 밖에 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항
      • ③ 국가 및 지방자치단체의 주요 행사
      • ④ 국제기구 또는 외국과의 조약, 협약, 협정, 의정서, 교류 등의 추진과 관련된 주요 활동
      • ⑤ 「국가재정법 시행령」제13조 제1항 및 제14조에 해당되는 대규모 사업, 공사
      • ⑥ 대규모의 토목, 건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항
      • ⑦ 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각 기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항
      • ⑧ 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성, 보존이 필요하다고 인정하는 사항
      • ⑨ 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항
      • ⑩ 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항
      • ⑪ 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항