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기록관업무

기록관의 주요업무

기록관은 해당 공공기관의 기록물관리 기본계획의 수립 시행, 공공기관의 기록물 수집‧관리 및 활용, 영구기록물관리기관으로 기록물의 이관, 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 지도 점검 등의 업무를 수행

기록관의 주요업무 처리절차

등록/편철 : 처리과(기록관리 기준표 조사/적용) ↔ 기록관(기록관리 기준표작성) ↔ 영구기록물 관리기관(기록관리 기준)
	01.처리과 : 생산/등록(기록관리기준표 적용) → 분류/편철 → 정리/공개관리 → 기록관 : 생산현황 보고, 보유현황 보고 → 생산현황 취합 → 생산현황 보고 → 영구기록물 관리기관 : 생산현황 목록취합 → 수집계획홍보(30년이상) → 기록관 : 이관목록 작성 → 이관 → 영구기록물 관리기관 : 기록물 인수 → 등록평가 → 보존 → 검색활용,폐기 심사/심의 → 폐기
	02.처리과 : 생산/등록(기록관리기준표 적용) → 분류/편철 → 정리/공개관리 → 기록관 : 생산현황 보고, 보유현황 보고 → 생산현황 취합 → 이관대상 기록선발 → 이관목록 접수 → 이관목록 작성 → 이관 → 목록 및 기록물 인수 → 내용요약/검수 → 보존(10년이하) → 폐기의견조회 ↔ 처리과 : 폐기 의전 접수/회신
	02_1.처리과 : 생산/등록(기록관리기준표 적용) → 분류/편철 → 정리/공개관리 → 기록관 : 생산현황 보고, 보유현황 보고 → 생산현황 취합 → 이관대상 기록선발 → 이관목록 접수 → 이관목록 작성 → 이관 → 목록 및 기록물 인수 → 내용요약/검수 → 보존 → 이관 → 영구기록물 관리기관 : 기록물 인수 → 등록평가 → 보존 → 검색활용,폐기 심사/심의 → 폐기
	02_2.처리과 : 생산/등록(기록관리기준표 적용) → 분류/편철 → 정리/공개관리 → 기록관 : 생산현황 보고, 보유현황 보고 → 생산현황 취합 → 이관대상 기록선발 → 이관목록 접수 → 이관목록 작성 → 이관 → 목록 및 기록물 인수 → 내용요약/검수 → 보존 → 검색활용

연도 업무계획 수립ㆍ시행

기록관은 매년 기관의 기록물 수집 이관, 평가심의 등 기록관 운영 방향에 관한 업무 계획을 수립ㆍ시행하여야 함

주요기록물 등록 및 생산 현황 관리

  • 공식문서 외의 주요 직위자의 업무관련 메모, 일정표, 방문객명단 및 대화록 등 중요기록물의 등록 관리
  • 생산의무가 있는 주요 시청각 기록물, 회의록, 조사·연구서 또는 검토서의 생산실태 확인 및 관리

기록물 이관

  • 처리과 기록물이관

    기록관은 매년 처리과의 기록물 정리 및 이관일정을 수립하고 2월말까지 기록물정리, 5월말까지 이관이 완료될 수 있도록 하여야 함

  • 중요기록물의 영구기록물관리기관으로 이관

    기록관이 보유하고 있는 보존기간 30년 이상 기록물은 관할 영구기록물관리기관과 이관대상 선정 및 일정 협의를 거쳐 이관하여야 함

서고 관리 및 정수점검

  • 서고관리

    처리과에서 이관된 기록물을 효율적이고 안전하게 관리하기 위한 업무이며, 서가배치, 반출입통제, 정수점검 등의 업무가 포함됨

  • 서가배치

    이관된 기록물의 체계적 관리를 위해 서가배치에 관한 원칙이 수립되어야 함 예) 1. 부서(직제순)-생산연도-보존기간 2. 보존기간-생산연도-부서(직제순)

  • 반출ㆍ입통제

    기록관에 이관된 기록물을 업무상 참고할 필요가 있을 경우 기록물관리전문요원의 감독하에 반출입대장 작성 등 기록물 이동에 대한 통제가 이루어져야 함

  • 정수점검

    기록관에 보존중인 기록물의 수량 점검과 기록물의 보존 상태에 대한 점검을 정기적으로 실시하여야 함

  • 보존환경 및 재난대비

    서고는 기록물의 안전한 관리를 위해 방충 및 방재, 항온항습 등 적정한 보존환경 및 재난 대비책을 수립ㆍ운영해야 함

기록물의 평가심의

  • 평가심의회 운영

    기록관은 보존 중인 기록물(보존기간 10년이하 및 관할 영구기록물관리기관의 장이 사료적 가치가 낮아 기록관에서 보존토록 한 보존기간 준영구 이하 기록물)을 대상으로 기록물 평가심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기보류, 폐기 등 결정을 해야 함

  • 평가심의회 구성

    기록물평가를 위해 위원장을 포함한 5인 이내(민간 전문가 2인 포함)의 평가심의위원회를 구성 운영하여야 함(특수기록관은 민간 전문가 1인 포함)

  • 평가심의회의 절차

    보존기간이 경과된 기록물(준영구는 기산일로부터 70년(동종대량은 50년))을 대상으로 처리과 의견조회→기록물관리전문요원 심사→기록물평가심의회 심의ㆍ의결해야 함

  • 기록물의 폐기 집행

    평가심의결과 폐기로 결정된 기록물은 용해 또는 파쇄의 방식으로 폐기하여야 함. 이 때 기록물관리전문요원 또는 담당공무원이 입회 감독하여 기록물 유출되지 않도록 하여야 함.