기록물 정리

• 개요
  • 관련규정 : 법 제12조, 22조, 영 제13조, 14조, 19조, 20조, 37조, 규칙 제9조 내지 15조, 17조, 49조
  • 업무시기: 1월 ~ 5월 말
  • 정리대상
    • 전년도 생산기록물
    • 전년도 이전에 생산된 기록물로서 미정리된 기록물

기록물 정리방법

• 정리 · 편철방식
  • 기록물 철은 100매 기준으로 편철
  • 편철기준
    • 발생, 경과, 완결의 관계로 연결되는 하나의 단위 사안
    • 하나의 주제 · 과제 · 행사 · 회의 · 사안 관련 기록물
    • 테이프, 디스크, 영화필름 등 분리가 곤란한 매체단위
    • 사진ㆍ도면 등의 경우 대상이 되는 주제 · 행사 · 시설 구역단위
    • 카드류의 경우 동종카드(30건 미만)를 넣어 편철한 봉투
    • 기타 기록물 철 단위로 적합한 업무단위
• 면 표시
  • 문건별 면 표시는 중앙 하단, 철 단위 면 표시는 우측하단에 표기
  • 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시를 함
  • 양면기재된 문서는 양면에 모두 면 표시를 함
  • 문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크 등으로 표시함
  • 동일 기록물을 2권 이상으로 분철 시 두 번째 이후 철 단위 면 표시는 전권 마지막 쪽수 다음부터 시작(표지, 색인목록 제외)
• 편철용품
  • 색인목록을 작성하여 문서철 맨 위에 본문과 함께 편철
  • 전자문서의 경우 준영구 이상의 기록물은 출력하여 종이문서와 함께 편철하며, '전자문서'임을 표시함

시험 출제범위 및 관련자료 - 필수과목

기록물 종류	편철용품	조달보급
문서	진행문서화일 (사무용 파일)	○
문서	보존용 표지	○
문서	집게(클립), 보존상자	○
카드	카드류 보존봉투	Χ
도면	도면류 보존봉투	Χ
사진, 필름류	사진·필름류 보존봉투	Χ

• 표지 기재
  • 분류번호, 보존기간, 생산연도, 제목, 생산부서명 기재
    ※ 기록물 철명 : "관련철", "관계철" 등 추상적 표현은 지양하고, 정확하고 구체적으로 기재해야 함
    
• 기록물 철 등록부(보존문서기록대장) 확정
  • 전년도 생산 기록물 철 목록의 이상 유무를 확인하여 생산현황보고 대상을 확정

생산현황보고

• 보고대상
  • 전년도 생산 · 접수 기록물 및 기록물 철 등록정보
• 보고기한
  • 처리과 → 기록관 : 5월 31일까지
  • 기록관 → 영구 기록물관리기관 : 8월 31일까지
• 보고방법
  • 기록물생산현황보고시스템(SORA)를 통해 온라인 통보
  • 전자문서의 경우 시스템파일을 SORA 또는 중앙영구기록물관리기관(CAMS)로 통보
  • 전자문서 외 유형의 기록물은 생산현황 통보 서식(excel)을 SORA로 통보
  • 기록물 생산현황 통보서식(2019년)

기록물 폐기

• 폐기절차
  • 기록물 폐기는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 기록물관리전문요원의 심사와 기록물평가의회 심의를 거쳐 폐기
• 폐기대상
  • 보존기간 10년 이하 기록물에 대하여 시행
• 폐기권한 및 방법
  • 기록물평가 참조