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정리

기록물 정리

해당 사안의 업무가 종료되어 직접적인 활용이 끝난 기록물을 대상으로 이관에 앞서 등록사항과 기록물 실물의 일치여부를 종합적으로 확인하고 물리적 정리를 완료 짓는 관리

기록물 정리개념

  • 정리주체
    • 처리과별로 기록물관리책임자의 확인으로 정리과정 수행
    • 기록관은 정리지침 및 사전교육 실시
  • 정리시기
    • 공공기관은 매년 2월 말까지 기록물 정리 완결 조치
    ※ 「공공기록물관리에 관한 법률시행령」제24조(기록물의 정리) 법제처 링크
  • 정리대상
    • 전년도에 생산을 완결한 기록물

기록물 정리내용

내용 시스템 구분
  • 업무관리시스템 정리
    • 생산자(문서관리카드, 메모보고) : 본인 생산문서의 문서카드 관리정보 수정(열람범위 재조정ㆍ공개여부 재분류), 단위과제 조정 등 분류·편철 확정, 과제가 미분류된 메모보고에 대한 단위과제 지정, 진행중인 문서카드 결재 등 종결처리
    • 과제카드담당자(단위과제카드) : 내용 및 취지, 과제이력 보완, 열람범위 재조정
    • 진행중인 문서 유무 확인 및 처리(발송 및 담당자 확인)
업무관리시스템
  • 전자기록생산시스템의 기록물(문서)등록대장에 등록되지 않은 기록물이 있는지 여부를 확인하여 추가 등록
    • 대면결재, 민원신청서, 회계기록 등 종이로 생산된 기록물 누락여부 확인 후 누락사항 추가 등록
    • 별도로 첨부하여 내부결재를 받았거나 별송으로 접수한 종이문서 형태의 붙임자료도 빠짐없이 분리등록
공통
  • 기록물등록대장의 등록사항과 실제 기록물이 일치하는지 여부를 확인한 후 미비사항 보완
공통
  • 기록물 건별 공개/비공개 여부 및 접근권한 재분류 등 등록정보 수정
공통
  • 신설, 변경단위과제의 보존기간 확정을 위해 국가기록원으로 기록관리기준표 신청 및 승인확정 사항 확인
  • 기록물분류기준표에 누락 또는 변경된 단위업무가 있는지 여부를 확인하여 기록물분류기준표의 변경을 국가기록원에 신청
업무관리시스템
전자문서시스템
  • 기록물철별로 보존기간 책정 등 보존분류 사항을 확인하고, 변경이 필요한 경우 기록물철등록부에 변경사항을 기재
  • 결재 진행 중인 기록의 결재 완료, 접수 후 담당자 미확인 또는 미편철 기록의 편철 완료
  • ‘종이문서’ 형태의 ‘분리등록 기록물’도 누락없이 편철한 후 색인 목록에 포함하여 작성
전자문서시스템
  • 생산등록번호 또는 접수등록번호가 표시되지 않는 기록물이 있는지 여부 확인
    • 누락된 기록물의 생산등록번호 또는 접수등록번호 표기
비전자기록물
  • 기록물(문서)등록대장상의 쪽수와 실제 기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정ㆍ표기
비전자기록물
  • 기록물철 안에 남아있는 철침 등 이물질을 제거
비전자기록물
  • 기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부 확인
비전자기록물

기록물의 인수인계 및 관리

  • 처리과
    • 각 처리과는 2년 이내 보관후 기록관 또는 특수기록관에 이관
    • 이관문서 인계인수서를 작성하여 관리
    • 이관목록 양식
기록물 철 단위로 이관하는 기록물 개별관리기록물 건 단위로 이관하는 기록물

  • 기록관
    • 처리과로부터 인수목록 및 기록물의 인수
    • 보존기간이 30년 이상으로서 보존기간의 기산일로부터 10년 경과한 다음 연도 중 중앙기록물관리기관에 이관
    • 보존기간 경과문서 폐기 심의 및 집행
    • 기록물 관리 및 보존
      • 보존서고의 환경 정비
      • 기록물의 체계적 서가 배열 및 정리
      • 보존기록물 목록 및 대출기록부의 비치