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조달및물자관리
물품목록화 사업
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주제설명
근거
「물품목록정보의 관리 및 이용에 관한 법률(약칭 : 물품목록법)」(2009년 6월 26일 시행, 법률 제9517호, 2009년 3월 25일 일부개정)은 물품의 분류 체계를 통일하고 물품정보에 관한 자료를 수집·분석·정리하여 목록화·전산화함으로써 물품의 생산·수급·관리 및 운용의 모든 분야에서 경제적·효율적으로 이용할 수 있는 종합적·체계적인 물품정보를 효율적으로 관리하고 이용할 수 있게 함을 목적으로 하고 있다
추진경과
정부물품목록은 1968년에 미국의 FSC(연방군급분류, Federal Supply Classification) 분류체계를 수정하여, 사용하다가 2002년 국가종합전자조달시스템 구축과 함께 UNSPSC(The Universal Standard Products and Services Classification System) 분류체계를 채택하여 병행, 사용해 왔다. UNSPSC 분류체계는 전자상거래에 적합한 상품 및 서비스에 대한 분류체계로써, 2005년 「물품목록정보의 관리 및 이용에 관한 법률 시행령」(2005년 1월 1일, 대통령령 제18580호, 2004년 11월 13일 일부개정)을 개정함에 따라 2006년부터는 UNSPSC 기반의 물품분류번호 체계로 단일화 되었다.
물품목록정보 단일화를 통해 디지털예산회계시스템(dBrain), 지방재정관리시스템(e호조), 시군구행정정보시스템(새올), 지방교육행·재정통합시스템(에듀파인) 등을 연계하여 조달청 상품정보를 공유할 수 있는 기반을 조성하였다.
2007년에는 UNSPSC 정부회원으로 가입하여 물품목록정보를 국제적 기준에 맞추어 표준화할 수 있는 계기를 마련하였다.
배경
물품의 체계적 관리와 유형화를 위하여 1962년에 「물품관리법」(2009년 9월 26일 시행, 법률 제9516호, 2009년 3월 25일 일부개정)을 제정하였다. 이후 정부기능과 재정규모, 정보보유 물품 증가에 따라 1991년 「물품목록정보의 관리 및 이용에 관한 법률(물품목록법)」을 제정하였다.
내용
1) 목록화의 원칙
물품의 목록화는 물품에 공통적으로 사용되는 품명을 부여하는 것이고 물품의 구별은 다른 물품과 식별이 가능하도록 물품의 특성을 묘사하되, 하나의 물품에는 하나의 식별번호를 부여하는 일물-일번호 체계로 한다. 또한 정확하고 명확한 정보로써 검색이 쉽도록 분류하여야 하고, 중요한 특성에 관한 유사품의 비교가 가능하여야 하고 객관적 기준으로 목록화하여야 한다. 따라서 물품을 목록화할 때 고려사항은 통일성, 포괄성, 상호배제성, 단순성 등의 원칙 적용 여부이다.
2) 목록화 방법
① 요청서 검토
목록화 요청을 받으면, 먼저 요청 품목의 물품분류가 맞는지 검토하고, 요청 시 선택한 품명에 해당 품목의 등록 여부를 검색하여 목록화에 필요한 조치를 한다. 자료 보완요청이 필요한 경우에는 목록화 요청기관 및 관련업체의 보완을 받아야 한다.
②결과 통보
요청된 분류명이나 품목 검색결과 상, 목록화를 요청한 물품이 이미 목록화가 되어 있으면 기존의 번호를 통보하고, 검색결과 목록화가 되어 있지 않으면 목록화 절차에 따라 신규번호를 부여한 후, 목록정보시스템을 이용하거나 E-mail, 메모보고 등의 방법을 활용하여 목록화 요청기관에 결과를 통보한다.
③ 목록화 사전 검토
- 품목 등록 사전 검토
물품목록 업무를 위임 또는 위탁받은 자가 목록화 자료를 직접 조사·연구하여 목록화 작업을 하고자 할 경우에는 목록화에 필요한 모든 자료를 첨부하여 해당 물품분류 담당공무원에게 검토를 요청한다.
- 속성 정비 및 최신화 사전검토
물품목록 업무를 위임 또는 위탁받은 자는 목록정보의 속성정비 및 최신화 작업을 지속적으로 수행하되 이와 관련하여 해당 물품분류 담당공무원에게 작업내용의 검토를 의뢰한 후, 결과에 따라 업무를 진행하여야 한다.
① 목록화 요청서 접수
신규 물품의 등록이나 목록내용을 변경하고자 할 경우, 각 기관 또는 조달업체에서 나라장터를 이용하여 목록화 요청한 내용을 목록정보시스템에 접수한다.
② 목록화를 위한 사전검색 및 분석
담당자는 품목 또는 품명에 대한 목록화 요청을 받으면, 기 목록화가 되어 있는지의 여부와 목록화에 필요한 증빙자료(규격내용, 이미지 등) 등을 검토 분석한다.
③ 물품분류 적정성 검토
목록화 요청한 물품이 물품분류에 적합한지 검토하여 부적합한 경우에는 해당 분류 업무 담당공무원에게 위임한다.
④ 품명 신설 여부 검토
요청한 물품을 기존의 품명에 물품식별번호를 부여할 것인지 또는 신규로 품명을 생성하여 목록번호를 부여할 것인지를 검토한다.
⑤ 식별기준 검토 및 작성
요청 물품이 물품분류체계에 분류되어 있지 않은 경우, 물품에 대한 구체적인 식별 기준을 정하도록 내용을 검토하여 작성한다.
⑥ 물품목록심의회의
- 심의회 운영은 주요 목록업무에 대하여 표준화하여 객관적으로 심의하고 심의 대상 물품 담당자는 목록 심의에 필요한 기초자료(UNSPSC 분류내역, 품명해설, 식별기준, 참조자료 등)를 작성하여 설명하여야 한다.
- 심의회에 부의할 사항은 아래와 같다.
º 기준의 적합성 등 분류번호 이동, 변경에 관한 사항
º 분류명 또는 품명 신설, 변경 및 삭제
º 한글품명 및 영문명 표기 검토
º 물품에 대한 해설 및 식별기준의 적정성 검토 등
- 심의회 구성 및 의결은 물품관리과장의 주재 하에 목록정보 업무를 담당하는 직원 전원으로 구성하며, 다수 의견에 따른다.
⑦ 목록번호 부여 입력 작업
분류명 또는 품명 신설인 경우에는 목록 심의 후에 심의결과를 내부 결재하고, 분류명 또는 품명을 신설한 후 목록번호를 부여한다. 그러나 기 분류된 품명에 대한 물품목록은 바로 물품목록번호를 부여한다.
⑧ 목록화 완료 및 게시
목록화 결재 후에 목록화가 완료됨과 동시에 국가종합전자조달시스템(나라장터)의 목록정보시스템에 등재되어 실시간으로 모든 사용자가 바로 확인할 수 있다.
① 최신화
물품은 수명주기에 의하여 계속적으로 개선·변형되므로 상품정보 데이터베이스 구축 이후에도 계속적으로 속성정보를 갱신해야 의미 있는 정보로 이용이 가능하다. 이를 위해서는 UNSPSC 최신버전을 원칙적으로 적용하여야 하며, 신규 품목의 지속적인 확충과 함께 기존의 물품목록 자료를 수시로 수정·추가·삭제하여 최신화하여야 한다.
② 분류정비
- 방법 및 절차
º 분류 및 품명 정비를 위해서는 관련 법규, 규정, 학술적 분류, 각종 연구보고서, 유통정보 등을 참고하여 객관적이고 논리적인 정비보고서를 작성하여 제출하여야 한다.
º 목록화업무 담당자는 제출된 정비보고서 내용을 충분히 검토한 후, 보고서 내용이 타당하다고 판단될 경우에는 물품목록심의회의 등 필요한 절차에 따라 분류 및 품명을 정비해야 한다.
º 특히, UNSPSC와 물품분류 등에 대한 매핑테이블을 작성·면밀히 검토하여 정비해야 한다.
º 분류정비 보고서 작성 시 필히 검토 및 첨부되어야 할 사항
· 물품분류 해설에 따라 검토된 물품분류현황
· 관련 규정이나 학술적 분류방법에 따른 분류기준 검토
· 타 물품분류와의 관계를 검토한 타물품분류 검토
· 유사 물품분류와의 통합여부 검토
· UNSPSC와의 매핑테이블 작성 및 검토
· 중소기업간경쟁물품 여부 및 계약현황 검토
참고자료
조달청, 《조달연보(2013)》, 2014. 11.
조달청, 《목록화지침서》, 2015. 1.
집필자
박영숙((재)한국조달연구원 연구원)
최초 주제 집필
2015. 11. 20