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접수문서 등록
등록자 기록물관리전문요원
등록일 2020-11-10 18:00:44.0 5
첨부파일
국가기록원 홈페이지 기록물의 등록방법에 보면 
생산.접수 시 전자기록생산시스템 '문서등록대장'에 등록. 관리하도록 되어 있습니다.
접수한 기록물의 경우 부서별 문서배부자가 접수한 때에 해당부서의 문서등록대장에 자동으로 등록하도록 되어 있습니다.

저희 기관은 문서 접수 시에 결재를 받게 되어있고 
담당자가 접수하여 문서번호 생성 및 문서등록대장에 등록되었음에도 상급자가 소관 부서 업무가 아니라 다른 부서 업무라고 하거나,
비전자문서 등록 시 담당자의 실수로 정보를 잘못 등록한 경우에 여러번 재등록하여 결재자 없이 문서번호와 등록대장에만 남는 문서들이 있는 경우가 있습니다. 
문서의 삭제도 불가능하고, 기안도 잘못 올리면 회수나 반려할 수 있는데 접수문서의 경우 담당자가 접수시 바로 등록되는 점이 이상한 것 같습니다. 

행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 
제6조 2항에 문서는 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다는 문구를 
담당자가 접수하고 결재자가 결재를 한 시점으로 해석해도 될런지요. 

답변 부탁드립니다. 
감사합니다. 
국가기록관리혁신추진단 댓글
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댓글 4
지나가다가 2020/11/11 09:16:42 3
행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정은 행정안전부 정보공개정책과에서 담당합니다.
대학기록관리혁신 2020/11/13 14:47:54 7
질의내용의 핵심은  "접수문서의 경우 담당자가 접수 시 바로 등록되는 점이 이상한 것 같습니다."의 문제점을 “행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제6조 2항에 문서는 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다는 문구를 담당자가 접수하고 결재자가 결재를 한 시점으로 해석”하는 것으로 해결방안을 제시한 것으로 요약할 수 있습니다.
충분히 공감이 가는 부분입니다. 

다만, 본 사안은 “접수”의 사전적 정의와 현행법을 다시 한번 살펴볼 필요가 있다고 생각됩니다.

먼저, 접수의 사전적 정의는 다음과 같습니다.
접수(接受): 신청이나 신고 따위를 구두(口頭)나 문서로 받음
사전적 정의 내용을 보면 문서를 담당자가 받는 시점을 접수라 해석 할 수 있습니다.

끝으로, 관련법령은 살펴보면,
1. 공공기록물 관리에 관한 법률 등
2. 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 등
이상 두 개의 법률에서 생산 및 접수등록번호와 시점이 적시되어 있습니다.

1. 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령
  가. 제20조(기록물의 등록) ① 공공기관이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제11호에 따른 업무관리시스템으로 생산된 행정정보 중 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 해당 업무관리시스템으로 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록번호로 대체할 수 있다. 
② 공공기관은 제1항에 따른 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다.
※ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제20조제2항에서 등록정보를 임의 수정 및 삭제되지 않도록 관리해야 할 것을 적시하고 있습니다.

2. 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 
  가. 제4조(기록물의 등록) 1. 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물에 대하여는 결재 또는 보고가 끝난 후 생산등록번호를 부여한다.
  나. 제4조(기록물의 등록) 5. 접수기록물에 대하여는 접수와 동시에 접수등록번호를 부여한다.
  ※ 생산등록번호와 접수등록번호의 등록시기를 명확하게 적시하고 있습니다.

3. 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정
  가. 제6조(문서의 성립 및 효력 발생) ① 문서는 결재권자가 해당 문서에 서명(전자이미지서명, 전자문자서명 및 행정전자서명을 포함한다. 이하 같다)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서의 경우는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨으로써 효력을 발생한다.
 ※ 문서의 효력발생 시기는 전자적 시스템에 도달된 시간을 의미한다고 적시되어 있습니다.

  나. 제11조(문서의 등록 등) ①행정기관은 문서를 생산(제6조제1항에 따라 문서가 성립된 경우를 말한다. 이하 같다)하였을 때에는 지체 없이 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따라 생산등록번호(이하 "생산등록번호"라 한다)를 부여하고 등록하여야 한다.
  다. 제18조(문서의 접수ㆍ처리) ①문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 접수한 문서에는 접수일시와 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따른 접수등록번호(이하 "접수등록번호"라 한다)를 전자적으로 표시하되, 종이문서인 경우에는 행정안전부령으로 정하는 접수인을 찍고 접수일시와 접수등록번호를 적는다. 

4. 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙
  가. 제16조(문서의 발신방법 등) ③ 처리과에서 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 접수한 경우에는 지체 없이 문서과로 보내야 하며, 문서과로부터 배부받은 문서의 경우에는 재배부 요청을 하여야 한다. 이 경우 문서과는 그 문서를 즉시 소관 처리과로 재배부하여야 한다.
  ※ 문서가 오배부 될 경우 문서과로 재배부 요청을 통해서 소관 처리과로 재배부하도록 적시되어 있습니다.

이상과 같이 사전적 정의와 현행법을 기초로 살펴볼 때 기록물관리전문요원님께서 말씀하신 
“행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제6조 2항에 문서는 수신자에게 도달됨으로써 효력을 발생한다는 문구를 담당자가 접수하고 결재자가 결재를 한 시점으로 해석여부에 대해서는 좀 더 신중한 접근이 필요할 것으로 보입니다.
모모 2020/11/20 17:28:16 3
지금 기관에서 사용하고 계시는 전자문서생산시스템이 법령과 맞지 않는것같은데요, 온나라 결재문서의 경우 접수문서는 '공람'만하게 되어 있고, 별도의 결재가 필요하지 않습니다. 또한 중단된 문서를 삭제할 수 있습니다.  해당 기관의 문서생산시스템에 기능을 구현하시던지 그것이 어려우면 1. 잘못 배부된 접수 문서의 경우는 담당이나 팀장 정도에서 접수처리하시고, 올바른 부서로 이첩 공문을 생성하여 이첩하신 후에 해당 문서들은 단위업무(단위업무 쓰시지요?) 중 서무업무 등에 1년 보존기간 기록물철 생성하셔서 별도로 편철하여 관리하시면 어떨까요. 2. 잘못 등록된 비전자문서도 수정도 안되고 삭제도 안된다면 이 역시 1년 보존기간 기록물철에 편철하여 관리하시다가....전자문서 폐기가 가능하다면 해당 철부터 선별하여 폐기하면 되지 않을까 싶은데요...그리고 무엇보다 문서가 제대로 배부되고 비전자를 제대로 등록하도록 처리과 직원 교육을 빡세게 해야할 듯하네요. 고생하세요! 
옥수수 2020/11/27 09:31:00 0
저 또한 행정적 처리를 함에 있어 궁금했던 부분입니다.
문의 감사합니다!
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