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원본서류 관련 요청건
등록자 공공기관 기록물관리
등록일 2020-07-01 13:39:33.0 17
첨부파일
안녕하세요. 정부산하 공공기관에서 근무하고 있는 기록물관리전문요원입니다. 
우선 늘 공공기록물관리를 위해 힘써주시는 국가기록원 공공지원과 주무관님께 한가지 요청사항이 있어서 이렇게 글을 남깁니다.
저희기관이  기록물관리에 대한 인식이 미숙하고 계속 개선하고 있지만, 법령과 지침 등 안내를 해도 전자문서시스템에 등록시 스캔했기 때문에, 원문서류에 대한 관리부분을 소홀하게 생각하는 분들이 계십니다.
전자결재를 위해 관련 서류를 스캔한 후 첨부하여 진행했더라도 기록물법에 의거 원본서류를 관리하라는 안내사항을 공공기관에 협조문으로 보내주시면, 저희 직원들에게 안내할 때 큰 힘이 될거 같습니다.  바쁘신 와중에 이렇게 요청드립니다. 

늘 기록물관리에 힘써주셔서 감사합니다. 
국가기록관리혁신추진단 댓글
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댓글 5
장동권 2020/07/02 17:50:39 10
안녕하세요. 국가기록원 공공지원과입니다. 
질의하신 내용에 대하여 답변 드립니다. 
해당 내용은 종이로 접수된 기록물을 접수등록할 때 스캔파일을 업로드 한 것인지, 스캔한 파일을 전자문서 본문에 붙임 파일로 등록하여 생산한 것인지 등 생산·접수 형태, 첨부 형태 등 사안에 따라 판단이 다를 수 있으므로 보다 정확한 답변을 위하여 유선(공공지원과, 042-481-6392)으로 문의해 주시거나 공문으로 질의하여 주시면 구체적으로 검토하여 답변드리겠습니다. 
감사합니다. 
비슷한기관 2020/07/08 10:29:38 9
어떤형태로 등록을 했건 비전자문서 원본은 보존해야 하는거 아닌가요?
사안에 따라 다르다는건 아닐수도 있다는 의미인듯한데
다른 경우가 있는건가요?
대학기록인 2020/07/14 18:03:28 11
사안에 따라 달라지지 않을까요?
1. 종이문서형태로 결재를 받아서 이를 전자문서시스템에 등록했을 경우, 당연 종이문서의 결재본은 원본이므로 별도 관리를 해야 될것이며,
2. 전자문서시스템에서 기안을 하여 관련 종이문서형태의 서류를 첨부했을 경우, 전자문서시스템에서 기안한 문서가 원본이 되겠지요.
따라서, 사안에 따라 판단하는 것이 맞을 것 같습니다.
물론, 비슷한기관님께서 말씀하신 내용이 전혀 틀리다는 말씀은 아닙니다. 
다만, 국가기록원 공공지원과에서 답변한 내용도 제가 보기에는 적절한 답변인 듯 합니다.

끝으로 공공기관 기록물관리님께서 질의하신 내용의 핵심은 공신력있는 국가기록원에서 공문서로 보내달라는 내용이 핵심인 것 같습니다.  
비슷한기관 2020/07/15 17:59:03 12
1번은 비전자 문서등록이고
2번은  분리등록 인데
전자문서에 첨부물을 분리등록한 경우에도 원본은 보존하야 한다고 알고있습니다.
따지는거 아니고 진심으로 그 외 사항이라는 부분이 궁금합니다.
그렇게 교육하고 있는데 다른경우도 알려줘야 할 것 같아서요.
성민결 2020/07/16 12:52:34 13
안녕하세요. 강원지방병무청 근무중인 성민결이라고 합니다.
대학기록인님 말씀하신 2번 케이스에 대해서 정책기획과에서는 이럴경우 스캔하고 난뒤의 종이형태의 서류도 별도로 보존하여야 한다는 입장으로 알고 있습니다.
또한 보존인수과에서도 이런 케이스의 문서를 비전자 실물로 이관(전자문서 본문은 출력하여 원본대조필 날인 후 이어서 편철)받았습니다. 
현재 법령개정으로 인해 향후 전자기록물 폐기가 각 기관마다 본격화 될 때 전자문서 본문에 대한 폐기 결정이 비전자문서 스캔 이미지의 원본이 되는 종이문서에도 영향을 미치는지 여부에 대해 혼선이 올 것으로 판단합니다.
부서간에  일관된 입장조율이 필요해보여 의견남깁니다.
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