사용방법
분류번호의 구성
- 가. 공문서분류표는 십진식 분류방법에 따라 정부기능의 전분야를 다음과 같이 10개 분야로크게 구분하고 이를 "주류(主類)"라 한다.
- 0. 행정총괄
- 1. 일반행정
- 2. 외교
- 3. 통일·국방
- 4. 경제일반·재정
- 5. 산 업
- 6. 공공질서·사회복지
- 7. 과학기술
- 8. 교육·문화
- 9. 교통·정보통신
- 나. 주류를 2차적으로 10단위에서 각각 9개로 구분하고 이에 0 총괄(분야별 총괄)을 합하여 모두 100가지 기능으로 구분하며 이를 "대분류"라 한다.
- 다. 대분류를 100단위에서 나목의 방법으로 다시 1,000가지 기능으로 구분하고 이를 "중 분류"라 한다.
- 라. 중분류를 다시 1000단위에서 나목의 방법으로 구분하고 이를 "소분류"라 한다.
- 마. 소분류에서 다시 한 단계 더 구분한 것을 "세분류"라 한다.
정부기능분류번호의 구성예시
| 정부기능 분류번호 | 분야 | 분류 |
|---|---|---|
| 5(0000) | 산업 | 주류 |
| 51(000) | 농산 | 대분류 |
| 512(00) | 작물재배 | 중분류 |
| 5125(0) | 과수 | 소분류 |
| 51251 | 과실생산 | 세분류 |
2. 조기성 (助記性)
- 가. 조기성이란 문서 또는 자료의 형식이나 성격이 같은 것에는 공통된 번호, 즉 조기호(助記號)를 붙여 사용함으로써 분류번호의 조직을 쉽게 이해하고 기억 할 수 있도록 하는 것을 말한다.
- 나. 이 표에서는 각 기능에 공통적인 성격을 9가지 유형으로 다음과 같이 나누어 주류의 행정총괄 분야에서 그 자체로 사용하거나 대분류 또는 중분류 항목에 붙여 사용할 수 있도록 하였다.
- 다. 조기호관련 문서의 보존기간은 공통적으로 사용할 수 있도록 따로 정하였다. 따라서 단위업무별로 보존기간이 명시되어 있는 경우는 그 보존기간을 적용하고, "[☆]" 표시된 것은 조기호표의 해당문서 보존기간을 적용한다. (※ "조기호표" 는 이 분류표의 맨 앞에 있음)
- 라. 한편, 조기호에 해당하는 사항이라도 이를 사용하기에 적합하지 아니하거나 다른 기능과 함께 배열하는 것이 적절한 것은 조기호를 적용하지 아니하고 그 조기호의 위치에 실제 분류된 번호를 안내하여 참고하도록 하였다.
조기호
| 조기호 분류번호 | 분야 | 분류 |
|---|---|---|
| 5(0000) | 산업 | 주류 |
| 51(000) | 농산 | 대분류 |
| 512(00) | 작물재배 | 중분류 |
| 5125(0) | 과수 | 소분류 |
| 51251 | 과실생산 | 세분류 |
조기호표 사용에 대한 예시
대분류에 조기호를 붙여 쓴 경우
- 41000 재정경제
51000 농 산 - + 02통계 ▶
- 41020 재정통계
51020 농산통계
중분류에 조기호를 붙여 쓴 경우
- 12100 인사관리
45500 재산관리 - ＋ 01 제도 ▶
- 12101 인사관리제도
45501 재산관리제도
3. 관련기능의 색인
어떤 기능과 관련된 다른 기능이 있거나 분류상 혼동의 우려가 있는 항목은 이와 관련된 기능을 안내하여 참고할 수 있도록 하였다.
관련기능 색인 예시
- (5200 산림) 52431 토석채취
- 토석채취허가 [ 5 ]
- 허가기간이 5년이상인 경우 [ 10 ]
- 토석채취허가대장 [ 30 ]
- 기타 토석채취관계 [ 3 ]
- ☞ (58000 건설) 58175 하천토석채취허가 [ 10 ](모래, 자갈 등)
- ☞ 산지 토석채취허가 ----→ 52431
사용 부호
| [ ] | 생산한 문서의 보존기간 (보존기간의 표시 : 영구→영, 30년→30, 20년→20, 10년→10, 5년→5,3년→3, 1년→1) |
|---|---|
| [☆] | 조 기호표의 해당 문서 보존기간의 적용 |
| ( ) | 접수한 문서의 보존기간 |
| ☞ | 관련기능의 분류번호 |
| [＃], [◎] | 이 표시 업무의 문서보존기간은 당해 분류의 시작부분에서 설명 |