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자료관시스템

서고 관리는 처리과로부터 이관받은 기록물을 집중관리하여 기록물 관리의 효율성, 경제성과 안정성을 높이기 위한 업무로서, 기록물의 서가 배치, 반출입통제, 정수점검 등의 업무를 포함하고 있다.

  • 자료관 시스템 사업추진 목표와 배경
    사업추진배경(가록관 시스템구축) : 관련 법령의 시행(01.기록물 관련 법령의 제/개정 02.2004년부터 자료관 구축 의무화), 전자정부의 고도화(01.문서처리 전과정의 전자화 추진 02.종이 없는 행정구현을 위한 국가기반구축), 기록물 관리 업무효율화 추진(01.기록물 관리의 세계적 절차필요 02.처리과와 자료관, 기록관리시스템의 연계), 대국민 정보서비스 요구수준 증대(01.각종기록물의공개/열람 요청 증가 02.인터넷 민원서비스의 고도화를 위한 기관간 정보의 연계)
					추진목표(21세기 디자털사고의 구축) : 국가기록물의 활용도 극대화/국가기록물의 효율적인 통합관리 체계 확립/문서처리 전과정 전자화의 완성을 위한 핵심 연계 기반 구축
  • 기록관 시스템의 정의
    • 당해 공공기관의 각종 기록물에 대한 수집, 보존, 폐기, 활용, 정보공개 등 기록관의 기록물관리 업무처리를 위한 정보화시스템
    • 처리과 전자문서시스템으로부터 전자문서, 종이문서 등 모든 기록물을 기록관으로 이관 받아 체계적으로 관리, 활용하는 정보화시스템
    • 기록관시스템의 업무 처리
      • 생산현황 취합, 보고, 기록물 인수, 기존 보유기록물 등록관리
      • 목록확인 및 분류요약, 서고 관리, 스캐닝 및 매체수록관리
      • 기록물이관, 기록물폐기, 분류기준표관리, 열람, 검색, 통계관리
  • 기록관시스템 업무흐름
    01.처리과 : 등록 ↔ 편철 ↔ 생산현황보고 ↔ 기록관 : 생산목록 접수/취합/보고 → 전문관리기관 : 기록보존시스템
02.처리과 : 등록 ↔ 편철 ↔ 생산현황보고 ↔ 기록관 : 생산목록 접수/취합/보고 ↔ 기록물 접수/검수 ↔ 서가배치 ↔ 매체수록 ↔ 기록물 이관 → 전문관리기관 : 기록보존시스템
03.처리과 : 문서정리/이관 → 기록물이관 → 전문관리기관 : 기록보존시스템
처리과 : 전자문서시스템 ↔ 연동(분류기준표 배표/변경) ↔ 기록관 : 기록관시스템 ↔ 연동(분류기준표 배표/변경) ↔ 전문관리기관 : 기록보존시스템
*'오른쪽 방향 화살표' 기록물 목록 및 원본의 이동표시
  • 관련규정
    • 행정기관의 기록관 시스템 규격 표준 제정 고시 참고 HWP