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기록관리절차

기록관리업무 3단계

[현용·준현용 기록관리]처리과(생산) : 전자기록생산시스템(기록의 생산 / 기안, 결재, 유통, / 등록, 분류, 편철, / 공개여부 결정  / 생산현황 보고 / 이관) → 비전자 2년내 이관 , 전자 1년내 이관 → [현용·준현용 기록관리]기록관(중간보존) : 기록관리시스템(생산현황 접수, 보고  / 기록물 수집, 이관 / 기록관리 기준표 관리 / 기록물 스캔 / 서고관리 / 공개재분류, 활용) → 7년후 이관 → [비현용 기록관리]영구기록물 관리기관 : 영구기록관리시스템(기록관 기록물 수집 / 민간·해외기록 수집  / 기록물 영구보존 / 기록물 기술 / 보존매체 수록 / 공개재분류, 활용 / 기록관리 기준 관리)
[기록관리란?]

  • 기록을 적법ㆍ적절하게 생산ㆍ관리하여 효율적으로 사용하고 불필요한 기록을 폐기하고 증거적 가치나 영구보존 가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검색하고 활용할 수 있게 하는 일을 말한다.
  • 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.


제1단계 : 처리과

  • 처리과에서는 효율적으로 기록을 생산하고 이용하기 위한 목적으로 기록을 관리하며, 현행업무를 수행하는 중에 기록을 관리하는 것을 현행기록관리라고 한다.
  • 현행기록관리에서 중요한 것은 법률과 규정에서 요구되는 기록을 반드시 생산하여야 한다는 것과 꼭 필요한 기록을 경제적ㆍ효율적으로 생산해야 한다는 것이다.
  • 현행 업무 중에 생산된 기록물을 효율적으로 이용하기 위해서는 기록물을 적절하게 분류 및 편철하여야 하고 쉽게 찾을 수 있어야 한다.

제2단계 : 기록관

  • 기록관은 기록물의 보존ㆍ관리 및 활동 등 해당 기관 기록물 관리 업무의 전담기구로서 해당 공공기관 기록물의 수집, 보존 및 활용하고 영구 기록물 관리기관으로의 기록물 이관 및 영구 기록물관리 기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담, 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개 청구의 접수 등 기록물 관리업무를 전담한다.
  • 기록정보센터로서의 기능 수행기관으로서 공무수행관련 각종 기록물을 관리하고, 기록정보를 신속하게 검색활용하도록 함으로써 전자정부의 구현 및 행정의 경쟁력 강화에 기여하는 역할을 담당 한다.
  • 기록관에서는 해당 기관의 기록관리 정책 및 업무절차를 수립하여야 하고, 기록의 지적ㆍ물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경을 구축하여 기록물 관리에 최선을 다하며, 기록물의 보존기간 책정 지원, 보존가치의 잠정적 평가, 기관의 일반기록관리교육과 같은 핵심적인 업무를 수행한다.

제3단계 : 영구기록물관리기관

  • 영구기록물관리기관은 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 관리하는 기관을 말한다.
  • 중앙기록물관리기관(국가기록원), 헌법기관기록물관리기관(국회, 대법원, 헌법재판소, 중앙선거관리위원회), 지방기록물관리기관 및 대통령기록관이 있다.
  • 영구기록물관리기관은 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립ㆍ시행, 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계의 작성ㆍ관리, 기록물관리에 관한 지도ㆍ감독 및 지원, 기록물관리 종자에 대한 교육ㆍ훈련 등의 업무를 수행한다.