2015년 ICA 연례회의 참석 -

공무국외출장 결과보고

2015. 10.

국가기록원

표준협력과

목 차

Ⅰ. 국외출장 개요	1

Ⅱ. 출장 주요 내용	2

□ 서울총회 준비계획	2

□ ICA 거버넌스 회의	3

- 지역지부의장 회의	3

- 집행이사회 회의	4

- 본회의	5

□ 학술세션	6

□ 총회 홍보부스 운영	7

Ⅲ. 후속조치	8

[ 붙임 ]

1. 출장일정	9

2. 증빙자료	10

3. 한국 주제발표 자료	12

Ⅰ		국외출장 개요

□ 회의 개요

❍ 일시/장소 : 2015. 09. 26(토) ~ 09. 29(화) / 아이슬란드 레이캬비크

❍ 참석대상 :  ICA 의장, 각국 기관장, 전문가 등 약 400 여명

□ 주요 업무

➀ 2016 ICA 서울총회 개최 준비 회의

- ICA 총회 준비상황 보고 및 향후 준비계획 등 논의

- ICA 프로그램위원회 참석 및 학술주제 관련 대한민국 입장 발표

➁ 거버넌스 회의 및 학술 발표(병렬세션) 참석

- 본회의, 집행이사회, 지역지부 의장 회의 등 참석 및 안건 논의

- 기록관리 학술발표 참석 및 국제 학술 동향 등 파악

➂ ICA 서울총회 홍보 및 총회 준비 협력 당부

- ICA 총회 홍보 부스 및 소개 발표, 각 국가기록원장 지원 당부

□ 출장 일정 및 출장자

❍ 기간/장소 : 2015. 09.25(금) ∼ 10.01(목), 5박 7일/ 아이슬란드 레이캬비크

※ 발표자(이지영 연구사) : 2015. 9. 27(일) ∼ 10.01(목), 3박 5일

❍ 출 장 자  : 국가기록원장 등 5명

직위/직급	성 명	업무수행 주요내용
원장/고위공무원	박동훈	· 집행이사회, 본회의, ICA 총회 논의 참석
표준협력과장/연구관	임춘수	· ICA 총회 실무협의 참석, 프로그램위원회 참석(위원)
표준협력과/공업연구사	이지영	· ICA 연례회의 논문 발표 및 학술 동향 파악
표준협력과/기록연구사	서정호	· 교류협력 실무, 통역, ICA 홍보부스 운영 등
민간위원(중앙대학교 교수)	남영준	· 프로그램위원회 회의참석(위원장), 학술 주제 등 논의

Ⅱ		출장 주요내용

1. ICA 서울총회 준비계획 협의

	▶ 회 의 개 요 ◀
∘ 일 시 : 2015. 09. 27(일). 16:30 ∼ 17:30 ∘ 장 소 : Hilton Nordica Hotel 소회의실 ∘ 참석자 - (ICA 측) ICA 의장, 부의장, 사무총장, 부사무총장 등 5명 - (우리원) 국가기록원장, 표준협력과장, 남영준 교수 등 4명

□ 주요 내용

- (예산 확보) 총회 예산 확보 및 재정 모델 수립을 위해 노력 중

- (외빈 초청) 기조연설자 및 개도국 초청은 예산 범위 내 이행

·동아시아 및 유럽 국가로부터 다양한 기조연설자 섭외

·가능한 많은 개도국 동료 초청을 위해 양 기관 공동 노력

- (총회 일정) 2015. 9. 5(월) ∼ 9. 10(토)로 확정

※ (거버넌스 회의) 9.5(월), (학술회의) 9.6(화) ∼ 9.9(금), (문화탐방) 9.10(토)

- (시스템 구축) 초록등록시스템(10월), 조기등록시스템(12월) 구축 예정

- (등록비 책정) 가능한 많은 참석자 유치를 위해 등록비 최소화

- (참가자 확대) 동아시아 1,000명, 동아시아 외 지역 1,000명 예정

· 항공권/호텔 등 패키지 상품 개발 및 열차 할인권 등 제공

- (호텔 선정) 금년 12월 중 선정 예정이며, 숙박 등급 다양화

- (PCO 선정) 10월 중 선정 예정으로, 경험 많은 업체 선정 필요

* PCO 선정 후, 본격적으로 총회 준비작업 착수 필요

- (총회 준비 실행계획 수립) 現 분기단위 계획을 월단위로 세분화한 계획서 작성 및 우리 원/ICA 협업 강화

2. ICA 거버넌스 회의

□ ICA 지역지부의장 회의

	▶ 회 의 개 요 ◀
∘ 일 시 : 2015. 09. 26(토). 09:30 ∼12:30 ∘ 장 소 : Hilton Nordica Hotel 소회의실 ∘ 참석자 : 13개 지역지부 의장 등 약 15명

□ 주요 내용

- [서울총회 개최협조] 총회 개최 준비 협력 및 지역별 참가 당부

- [EASTICA 운영보고] 2015년 일본 총회 소식 공유, 기록관리 연수과정 운영결과 보고, 2016년 세미나(서울, 총회기간 중 개최) 소식 보고

- ICA 및 지부 활성화 관련 설문결과 논의

· (ICA 가입 의무화) 당분간 지역지부(13개) 가입만 해도 활동가능하도록 허용

· (ICA 활성화) ICA 프로젝트에 지역지부 회원의 참여 필요

· (지부 특별세션) 2016 ICA 서울총회 시, 지역지부 특별세션(1개) 운영

※ 향후 계획 : 집행이사회 보고(‘15.4) → 본회의 승인(’15.9)

- 지역지부 활동상황 보고 : 지부 사무국 → ICA 사무국으로 매년 말 통보

□ 관련 사진

회의 전경	회의 전경

□ ICA 집행이사회 회의

	▶ 회 의 개 요 ◀
∘ 일 시 : 2015. 09. 27(일). 09:00 – 13:00 ∘ 장 소 : Hilton Nordica Hotel 중회의실 ∘ 참석자 : ICA 의장, 부의장, 지부 및 분과의장, 박동훈 원장 등 약 40명

□ 주요 내용

- [서울총회 보고] 연도별 준비상황/향후 계획 보고, 총회 지원 당부

- 아프리카 지원 전략(2015∼2020) 논의 : 교육과정 개발 지원(디지털, 대학 교육과정 개발), 보존연수 지원 협력체계 구축, 전문가 교류 등

- 연례회의 및 총회 등 개최를 통한 수익 창출

·다양한 맥락 및 문화에 적용 가능한 실질적인 총회 업무모델 개발

·주요회의 홍보 강화 및 후원금 확보 노력

- ICA 상품성 개선 : 글로벌 니즈를 충족하는 프로그램 개발, 연례회의/총회 품질 개선(총회가 유일한 정보습득 경로가 아님)

- 2014~15년 ICA 재정상황 및 2016년 연회비* 등 승인

* 대한민국 국가기록원 연회비(16,102유로(약 22백만원)) 변화 없음

□ 관련 사진

ICA 서울총회 준비상황 보고	회의 전경

□ 본회의

	▶ 회 의 개 요 ◀
∘ 일 시 : 2015. 09. 28(월). 16:30 ∼ 18:00 ∘ 장 소 : Hilton Nordica Hotel 중회의실 ∘ 참석자 : 의장, 부의장, 각 지부 및 분과의장, ICA 회원 등 약 200명

□ 주요내용

- [서울총회 소개] 한국 기록문화 및 총회 프로그램 구성 내용 소개

- (임원 관련) 평가위원회 위원장(에티오피아) 선임, 재정부의장(스위스) 퇴임*

* 임기(2014 ∼ 2018년)중 퇴임으로, 잔여임기 대체자 선발 예정

- (재정 승인) 2014 ∼ 2015년 예산 및 2016년 회원별 연회비 승인

- (의장 보고 및 지시사항) 주요 협력방향 제시

·UNECO, Artefactual(ICA AtoM 프로젝트)와의 협력체계 구축 강조

·기록관리 저작권 제한 추진을 위한 노력 강조

* 기록 접근/이용 강화를 위해 도서관/기록관 등에서 저작권 제한을 추진 중

·ICA 사무국 기능강화 및 유관기관과의 협력 강화 필요성 강조

·지부, 분과, 국가기록원장 포럼 등 관련 조직의 역할 강화

□ 관련사진

회의 전경	ICA 서울총회 소개 연설

3. 학술세션

	▶ 회 의 개 요 ◀
∘ 일 시 : 2015. 09. 28(월) ∼ 09. 29(화) ∘ 장 소 : Hilton Nordica Hotel 중/소 회의실 ∘ 참가자 : 의장, 부의장, ICA 회원 등 약 950명

□ 주요내용

- [한국 발표] 기록관리 우수성 전파 및 서울총회 관심 증대 기여

⇒ 발표주제 : 전자기록의 신뢰성 보장을 위한 한국의 조치와 실무

⇒ 발 표 자 : 표준협력과 공업연구사 이지영

- 학술세션 핵심 주제

(1) 정보 보안 및 보존 : 위험관리, 기록물 표준/보안 조치, 기록 진본성 보존, 재해(전쟁, 테러, 자연 재해) 및 기후변화 위협

(2) 정보 및 시민 권리 : 열린 정부, 시민과 정부의 권리/의무, 인권 및 기록관리의 관계, 기록관리 기술 규격 등

(3) 현대사회의 정보 : 열린 데이터 및 파트너쉽

□ 관련사진

학술발표	학술발표

4. 서울총회 홍보부스 운영

	▶ 운 영 개 요 ◀
∘ 일 시 : 2015. 09. 28(월) - 09. 29(화) ∘ 홍보대상 : 연례회의 참석자 약 950명

□ 부스운영

- (운영 목적) 총회 홍보 및 한국 문화 소개로 국격 제고

- (운영 형태) ICA 사무국과 공동으로 홍보부스 운영*

* 별도 예산 투입 없이, 비용대비 효과 극대화

- (운영 인력) 임춘수 과장, 이지영/서정호 연구사

□ 주요내용

- 2016년 ICA 서울총회 홍보 및 관련 질의응답 답변

- ICA 서울총회 홍보 리플릿 배포 및 공식 홈페이지 안내

- 대한민국 국가기록원 및 기록문화 우수성 등 홍보

- 다채로운 한국 문화(역사/유산, 전통음식, 한류 등) 등 소개

□ 관련사진

홍보부스 운영	홍보부스 운영

Ⅲ		후속조치

□ ICA 서울총회 준비

□ 총회 준비 실행계획 수립 : PCO(대행사) 선정 후

- 총회 준비 세부 실행계획(월별) 수립 및 ICA 통보

□ 초록 및 조기등록 시스템 구축 : 진행 중

- 초록시스템 구축 : 10월 중 완료 예정

- 조기등록 시스템 구축 : 12월 중 완료 예정(PCO 선정 후)

□ 총회 등록비 책정 및 발표 : ’15. 12월 중

- 등록비 책정 및 예상 참가자 대상 홍보 등

□ 숙박 업소 사전 계약 추진 : 12월 중

- 다양한 숙박 옵션(5 ∼ 3성급, 기타 저가 호텔 등) 제공

□ 참가자 확대를 위한 홍보 : ’15. 12월 이후

- 동아시아 지역 내 1,000명 유치를 위한 다각적 홍보계획 수립 및 이행

- 중국 및 일본 등과 참가자 확대를 위한 협의 진행 등

붙임 1		출장일정

월 일	출발지	도착지	업무수행내용		접촉예정인물
9.25 (금)	인천	히드로	13:00-17:25	인천공항 출발(KE 0907)	이 동
	히드로	레이캬비크	21:10-23:10	히드로공항 출발(FI0455) 레이캬비크 도착(FI0455)
			23:10-24:30	입국 및 숙소 이동(택시로 약 15분)
9.26 (토)	-	-	09:30-12:30	지역지부 의장 회의 참석 및 안건 논의 : EASTICA 주요활동 상황 등 보고	Bryan Corbett (지부회의 의장)
			13:00-17:00	프로그램위원회(PCOM) 회의 참석 및 안건 논의 : 학술주제 관련 대한민국 의견 발표	Henri Zuber (프로그램 부의장)
9.27 (일)	-	-	08:30-13:00	ICA 집행이사회 참석 및 안건 논의 : ICA 서울총회 준비상황 보고 등	David Fricker (ICA 의장) David Leitch (ICA 사무총장) Margaret Crockett (ICA 부사무총장)
			16:30-17:30	2016 ICA 서울총회 개최 준비 회의 : ICA 서울총회 준비일정 협의 등
			18:00	환영 만찬(집행인원 약 40명)
9.28 (월)	-	-	09:00-09:30	ICA 연례회의 환영식	Eirkur G. Gudmundsson (아이슬란드 국가기록원장) David Fricker (ICA 의장) Henri Zuber (프로그램 부의장) David Leitch (ICA 사무총장)
			09:30-10:20	기조연설 발표
			10:50-12:50	병렬세션 참석 및 학술동향 파악
			12:50-14:00	점심 식사 및 휴식
			14:00-16:00	병렬세션 참석 및 학술동향 파악
			16:30-18:00	ICA 본회의(ICA 서울총회 소개)
9.29 (화)	-	-	09:00-09:40	기조연설 발표	David Fricker (ICA 의장) Henri Zuber (프로그램 부의장) Andreas Kellehals (재정담당 부의장) David Leitch (ICA 사무총장)
			09:40-11:10	병렬세션 참석 및 학술동향 파악
			11:40-13:10	병렬세션 참석 및 학술동향 파악 한국 학술발표(발표자 : 이지영 연구사)
			13:10-14:30	점심 식사
			14:30-16:00	병렬세션 참석 및 학술동향 파악
			16:45-17:00	ICA 서울총회 홍보 발표
9.30 (수)	레이캬비크	프랑크푸르트	07:25-12:50	레이캬비크 출발(FI0520)	이 동
			19:40-	프랑크푸르트 출발(KE0906)
10.1 (목)	프랑크푸르트	인천공항	12:55	인천공항 도착(KE0906)

붙임 2		증빙자료

○ 항공 영수증

붙임 3		한국 주제발표 자료

Measures and Practices of the Republic of Korea

for ensuring the reliability of digital records

(전자기록의 신뢰성 보장을 위한 한국의 조치와 실무)

Jiyoung Lee

(National Archives of Korea)

1. 서론

컴퓨터와 정보통신 기술의 발전은 다양한 분야에 획기적인 기술 혁신을 가져왔다. 특히, 인터넷 환경의 발달로 전 세계 사람들은 수많은 정보를 생산하고 유용한 정보를 손쉽게 공유하거나 획득할 수 있게 되었다. 그러나 이런 편리함으로 인해 부정확한 정보들이 남발되었으며, 어떤 정보가 진실한 것인지를 가려내기 어렵게 만든 원인이 되기도 하였다. 이는 기록관리 분야에도 마찬가지로 적용된다. 조직에서 관리하고 있는 기록이 ISO 15489에서 규정한 바와 같이 진본성, 무결성이 보장되고 신뢰성있는 기록인지를 입증하기 위해 공공과 민간분야의 기록관리 종사자들은 기록관리 원칙과 요건들을 국제표준, 지침 등으로 정하는 등 많은 노력을 기울여왔다.

한국은 다른 국가들과 마찬가지로 컴퓨터 및 인터넷 기술의 발달과 함께 대두된 전자정부의 구현을 2000년부터 추진하게 되었다. 이런 정부 정책의 변화는 기존에 종이로 생산되던 문서를 정부기관에서 표준화된 업무시스템으로 전자기록(born digital records)을 생산하여 등록할 수 있도록 행정환경의 변화를 초래하였다. 또한 한국의 현 정부는 효율적인 정부를 구현하고 공공정보의 적극적인 개방과 공유, 소통과 협력을 목표로 “정부 3.0”을 추진 중에 있다. 이는 정부가 공공기록을 관리·보존만 하는 것이 아니라 국민에게 그들이 원하는 방식으로 서비스하여야 한다는 것이다. 이러한 변화는 기록관리 분야에 새로운 과제들을 부여하였는데 그 과제들은 다음과 같다.

- 전자적으로 생산된 기록이 가치 있는 공동의 정보자원이고 업무에 대한 책임소재를 밝히는 중요한 수단으로 사용될 수 있도록 보장하여야 한다

- 전자기록의 진본성과 무결성을 보장할 수 있는 기록 생산 원칙의 정립 및 업무 프로세스의 재설계와 기록관리의 효율성을 높여야 한다

- 정부의 업무 활동에 대한 정보를 제공할 수 있어야 한다

- 국민들이 필요로 하는 기록정보를 편리하게 제공하여야 한다

기술의 발전으로 인해 다양한 환경과 형태로 생산되고 빠르게 사라지는 전자기록의 출현은 수십년간 종이 기록 위주로 관리하던 기록관리 종사자들에게 큰 도전과제가 되었으며, 이러한 과제들을 해결하기 위해 기록관리 종사자들은 기록관리 원칙을 지키면서 전자기록을 잘 관리할 수 있도록 적절하게 대응하여야 한다. 적절한 대응이란 전자기록관리를 위한 기록관리 전문가와 아카이브의 전문성 확보, 전자기록의 진본성, 무결성, 신뢰성 보장, 전자기록의 재현과 접근하도록 기술적 문제를 해결하는 것 등이다. 이에 한국 정부가 그동안 추진해온 전자기록관리 추진 현황을 국가기록원에서 제정한 표준을 중심으로 소개하고, 문제점 및 향후 과제 등을 공유하고자 한다.

2. 한국의 전자기록 체계

한국은 공공기록물을 관리하기 위한 법률을 1999년에 제정하였으며, 생산부터 이관, 폐기에 이르기까지 정부의 기록관리 전 과정을 통제할 수 있는 기반을 마련하게 되었다. 그러나 이 법은 종이기록에 기반한 기록관리에 초점을 두고 제정되어 전자기록에 적용되기에는 적합하지 않았다. 따라서 ISO 15489에 따른 기록관리 원칙인 기록물의 진본성, 무결성, 신뢰성, 이용가능성을 준수할 수 있도록 미비했던 전자기록관리를 중심으로 전면적인 법 개정이 이루어졌다. 개정된 법의 주요 내용은 전자기록의 체계적인 관리를 위한 메타데이터, 프로세스, 시스템 기능 등을 표준화하고 신뢰할 수 있는 디지털 아카이브 구축을 위한 원칙과 기준이다. 한국의 국가기록원(National Archives of Korea)은 이 법령을 근거로 전자기록을 체계적으로 관리하기 위해 공공기관에서 의무적으로 준수하여야 하는 전자기록관리 표준, 표준화된 기록시스템 개발, 분류체계 정비 등을 추진하였다.

전자기록은 기록으로 획득하는 시점에 진본성, 신뢰성 등을 보장하고 해당 기록에 대한 출처, 맥락, 구조를 파악할 수 있는 메타데이터의 생산 및 관리가 매우 중요하다. 따라서 한국은 기록관리 메타데이터 국제표준인 ISO 23081-1과 23081-2를 국가표준으로 채택하였다. 다만, ISO 23081 시리즈에서 제시하는 다중 엔티티(multiple classes of entities)와 단일 엔티티 중 다중 엔티티의 적용은 한국의 공공기관 환경에 맞지 않아 단일 엔티티(flatten entity or records-centric entity class)를 적용한 기록관리 메타데이터 표준을 2010년에 전면 개정하고 공공기관에서 표준화된 방식으로 배포하여 운영하고 있는 업무시스템과 기록관리시스템에 이를 반영하였다.

또한 국가기록원이 전자기록과 관련하여 중요한 표준 중 하나가 공공기관에서 전자기록을 주로 생산하고 관리하는 업무시스템 및 기록시스템 표준이다. 대부분의 국가에서 기록관리체계가 기관과 영구기록물관리기관(Archive)의 두 단계인데 반해, 한국은 기록을 생산하고 관리하는 체계가 세 단계이다. 기록을 생산하는 공공기관의 부서, 해당 기관내에서 생산된 기록을 한시적으로 인수받아 관리하는 기록관과 공공기관의 기록관으로부터 30년 이상 보존해야하는 기록을 인수받아 장기간 보존해야하는 영구기록물관리기관이다. 이들 각각의 시스템들은 개별적으로 기록이 관리되고 있으며, 해당 시스템은 업무시스템, 기록관리시스템, 영구기록관리시스템으로 불린다. 이 체계는 개정된 기록관리 법에 명시되어 있으며 기록의 연계 및 관리의 효율성을 위해 공공기관의 업무시스템과 기록관리시스템을 표준화하여 생산되는 전자기록 또한 균일한 메타데이터와 문서 형식으로 생산되어 관리가 용이하게 되었다.

시스템간 기록물을 이관하는 방식은 온라인 방식과 오프라인 방식으로 나뉠 수 잇다. 폐쇄망(Closed Network) 기관이나 네트웍 전송이 원활하지 않은 기관을 제외하고 대부분의 기관이 온라인으로 기록물을 전송할 수 있도록 하였다. 온라인으로 기록물을 전송하기 위한 기술규격으로 “NAK/TS 5 전자기록물 온라인 전송을 위한 기술규격(Technical Specification for Online Transmission of Digital Records)”을 제정하여 기록물 전송시 적용하고 있다. 이 표준에서 파일전송은 TCP/IP Socket 방식을 이용하고, 전자기록물파일의 압축처리는 무손실 압축 알고리즘을 적용하고, SSL/TLS(RFC2246, RFC4345) 네트워크 보안을 이용하며 암호화 처리를 하며, 전송데이터의 암호화에 사용되는 알고리즘은 SEED 대칭키 블록암호 알고리즘을 지원하도록 하고, 전송 중인 메시지에 대한 위・변조 확인을 위해 SHA-1 또는 SHA-2 해시 알고리즘을 이용하여 생성된 무결성 정보를 전송시 함께 포함하므로써 안전하고 보안성을 보장하는 전송 방식으로 기록물을 전송할 수 있도록 하였다. 또한 온라인으로 기록물을 전송할 수 없는 기관에서 기록물을 안전하게 이관할 수 있도록  “NAK/A 10 이관매체를 사용한 전자기록물 오프라인 이관절차(Digital Records Off-line Transfer Process through Transfer Media)”에 사용 가능 매체와 절차를 규정하였다. 전자기록물의 진본성과 무결성을 보장하고 디지털 증거물에 대한 훼손, 위・변조 등을 방지하기 위해 한번 수록되면 변경할 수 없는 WORM 매체에 기록물을 저장하거나 혹은 재사용이 가능한 매체의 경우 디지털 포렌식 기술 및 절차를 참고하여 정의된 이관 절차와 기술이 적용된 매체에 한하여 국가기록원으로 이관할 수 있도록 하였다.

업무시스템과 기록관리시스템은 정보공개시스템과 연계하고, 영구기록관리시스템은 기록정보서비스 포털과 연계되어 국민 누구나 시간과 장소에 구애받지 않고 기록물을 거의 실시간으로 열람할 수 있게 되었다. 각 시스템과의 연계는 그림 <한국 정부기관의 전자기록관리 체계도>에서 표현하고 있다. 이 시스템들을 표준화하고 기록의 진본성과 신뢰성 등을 보장하기 위해 기관의 업무시스템 및 기록관리시스템에서 구현되어야 하는 기록관리 기능 요건을 제시하였으며, 국가기록원, 학계, 산업계, 공공기관의 기록관리종사자에 의해 해당 표준들이 작성되었다.

<한국 정부기관의 전자기록관리 체계도>

각각의 시스템간 데이터 연계시 기록물에 책임이 있는 기관이 다른 기관으로 해당 기록물을 전자서명(정부기관의 경우 행정전자서명 사용)을 포함하여 이관하고,  기록물을 인수받은 기관이 전자기록물에 포함된 전자서명의 유효성과 해시값을 점검하여 기록물의 진본성과 무결성을 보장할 수 있도록 하였다.

3. 전자기록의 장기보존

한국은 전자기록의 장기보존을 위해 보존용 정보패키지 전략을 시행하고 있으며, 정보패키지는 ISO 14721(OAIS Reference Model)과 호주 빅토리아주의 보존전략을 참고하여 한국의 행정환경에 맞춰 변형 후 2006년에 채택하였다. 이 정보패키지는 NEO(National Archives of Korea Encapsulated Object) 형태의 포맷으로 생성되며, 원문파일, 원문파일을 PDF/A-1포맷으로 변환한 파일, 장기보존을 위한 기록관리 메타데이터, 전자서명 인증서, 전자서명을 XML 형태로 인캡슐레이션(encapsulation)한다. 이 중 PDF/A-1 포맷은 오랜 기간이 경과해도 전자기록을 생산된 형태 그대로 재현하여 해당 기록에 접근하기 위해 원문파일을 변환하여 패키징시 같이 인캡슐레이션 하고 있다. 전자기록물을 장기적으로 보존하기 위한 정보패키지에 대한 자세한 내용은 표준 “NAK/TS 3 전자기록물 장기보존포맷 기술규격(Technical Specification for Long-Term Preservation Format)”에 제시되어 있다. 다만 PDF/A-1은 출력이 가능한 형태의 포맷에만 적용이 가능하므로 개체가 삽입된 형태의 문서, PDF/A-1으로 변환이 불가능한 포맷의 문서, 동영상 등은 불완전 형태로 변환되거나 변환할 수 없다는 단점이 있으므로 활용용으로 변환한다. 따라서 일부 전자기록은 PDF/A-1 포맷으로 변환한 파일이 없는 상태로 원문파일만 인캡슐레이션된 보존패키지가 있을 수 밖에 없는 한계가 있다. 이는 향후 국가기록원이 해결해야하는 과제 중 하나이다.

전자서명(digital signature)은 기록의 진본성과 무결성을 보장하기 위해 보존패키지인 NEO에 반드시 필요한 요소이다. 보존패키지 요소인 원본 파일, PDF/A-1 파일, 메타데이터를 대상으로 인증서 발급시 인증기관으로부터 받은 개인키를 이용하여 전자서명 값을 생성하고 향후 해당 전자서명 값과 인증서의 유효성을 검증함으로써 전자서명된 시점부터 검증하는 시점 사이에 해당 전자기록의 변경 여부와 서명 주체의 유효성를 확인할 수 있게 된다. 그런데 보통 전자서명 인증기관에서 발급하는 인증서의 유효기간(한국 행정기관의 인증서 유효기간은 2년 3개월임)은 장기간 보존되는 기록에 비해 유효기간이 짧다. 따라서 보존패키지에 포함된 인증서의 검증이 이뤄지는 시기에는 해당 인증서가 폐기되어 더 이상 유효성 검증을 진행할 수 없게 된다. 이를 방지하기 위해 국가기록원은 인증서 폐기 목록(CRL, Certificate Revocation List)을 장기간 보관함으로써 폐기된 인증서에 대해 장기간 유효성을 검증할 수 있도록 장기검증시스템을 구축하였다. 전자서명 인증서를 장기간 검증하고자 하는 공공기관에서 참조할 수 있도록 표준 “NAK/TS 4-1 전자기록물 전자서명 인증서 장기검증 기술규격(Technical Standard of Long-Term Validation Service for the Digital Signature Certificate of Digital Archives)”에 규정하였으며, 공공기관이 국가기록원에서 구축한 장기검증시스템을 통해 인증서를 검증하고자 하는 경우 필요한 API 기술규격은 “NAK/TS 4-2 전자서명 장기검증 통합연계 API 기술규격(The API Specification of Integrated Interface for Long-Term Validation Serivce of Digital Signature Certificate)”으로 규정하였다.

또한 전자기록을 장기간 보존하기 위해 고려해야 할 중요한 요소 중 하나는 전자기록이 저장되는 포맷이다. 국가기록원은 전자기록을 처음 생산한 애플리케이션이 없더라도 생산 당시와 거의 유사한 형태로 재현할 수 있는 PDF/A-1 포맷으로 변환함으로써 기록의 접근성을 유지하는 전략을 채택하고 있으나 너무나 다양한 포맷으로 전자기록이 생산되고 있으므로 PDF/A-1 포맷으로 변환할 수 없는 수많은 전자기록이 점점 더 많이 생겨날 것이다. 그리고 이 방안은 기록의 진본성이나 무결성을 보장하는데 한계가 있다. 따라서 이를 대비하기 위해 국가기록원은 영국의 PRONOM, 미국의 GDFR, 뉴질랜드 NLNZ 등을 벤치마킹하여 DFR(Digital Format Registry)을 구축하기 시작하였다. 국가기록원이 본격적으로 전자기록(born digital records)을 인수받는 2015년부터 DFR을 시범적으로 적용하여 디지털 객체(Digital Object)의 식별 및 검증에 부분적으로 활용하고 있다. 한국의 국가기록원은 단계적으로 더 많은 Digital Format에 대한 정보를 축적하고 해당 정보를 이용하여 향후 마이그레이션이나 기록물 접근을 위해 활용할 수 있도록 더 많은 노력을 기울일 예정이다. 다른 한편으로는 전자기록물의 생산시 표준화된 오픈 포맷형태로 된 기록물을 생산할 수 있다면 DFR을 유지하고 포맷을 연구하는 비용을 좀 더 절감할 수 있을 것이다. 그러나 생산되는 기록물의 포맷을 제한하는 것은 매우 어려운 일이다. 앞서 언급했듯이 한국 정부는 다른 국가와 달리 시스템을 통해 전자문서형태의 기록물을 생산하는 행정 환경으로 인해 생산되는 전자기록물의 포맷을 표준화하기 수월하다. 현재는 특정 애플리케이션을 사용하여 문서를 생산하도록 하고 있으나 특정 업체에만 이익을 줄 수 있는 이 방식을 지양하고 국제표준으로 제정되고 오픈된 포맷인 ODF 포맷으로 전자문서를 생산할 수 있도록 시스템을 새로 구축하고 있다. 물론 ODF 포맷 외에도 등록되는 수많은 종류의 포맷으로 생산된 기록물이 등록될 수 있다 하더라도 최소한 전자문서의 기본 포맷을 제한함으로써 향후 기록물 관리 및 보존에 도움이 되리라 판단한다.

진본성, 무결성, 신뢰성이 보장된 기록물을 장기간 보존할 수 있기 위해서는 안전하고 수명이 대체적으로 긴 매체를 선정할 필요가 있다. 국가기록원은 기록물을 저장, 보존, 활용하기 위해 선택될 수 있는 매체의 요건과 관리기준을 전자기록과 비전자기록을 구분하여 “NAK/S 13 기록매체 요건 및 관리기준(Requirements and Management Standard for Recording Media)”에서 제시하였다. 그러나 한국 공공기관에서 전자기록의 장기 보존을 위해 저장할 수 있는 매체는 기록관리 법률에서 정해놓은 “수록된 전자기록물을 임의 수정・삭제・위조・변조 등으로부터 물리적으로 보호할 수 있어야 한다”라는 조항때문에 광매체로 한정되어 있다. 이는 광매체의 수명이 그리 길지 않다는 자체 연구 조사 결과에 따라 그리 안전한 보존 매체가 아니며 주기적인 매체 이전(migration)과 상태점검 등으로 많은 시간과 비용이 소모되고 한번에 저장될 수 있는 용량도 BD(Blueray Disk)의 경우 4.7Giga Byte로서 너무 제한적이다. 따라서 광매체를 보완할 수 있는 대용량 보존매체에 대한 규정이 시급하다.

4. 과제와 문제점

앞서 설명하였듯이 한국은 2000년부터 전자기록을 생산하기 시작하였고 본격적으로 생산하기 시작한 것은 2004년부터로서, 약 10여년간 전자기록관리 업무를 수행하였다. 이 과정에서 전자파일이 손상되거나, 전자파일을 생산한 애플리케이션이 더이상 서비스되지 않아 더이상 접근할 수 없다거나 일부 필수 기록관리 메타데이터가 유실되는 등 다양한 오류가 발생하였고 현재도 문제점을 해결하려 노력하고 있다. 그러나 전자기록은 발전하는 기술의 속도만큼 기록관리를 위해 대응해야하는 문제점들이 기하급수적으로 증가하고 있다. 그 중 몇가지 문제점을 정리하자면 다음과 같다.

4.1 다양한 유형의 전자기록 관리

지금까지 국가기록원이 전자기록의 다양한 유형 중 많은 노력을 기울인 부분은 전자문서였다. 그러나 전자기록은 전자문서 외에도 디지털 형태로 생산되는 사진필름, 녹음동영상, 간행물, 데이터세트, 웹기록 등 매우 다양하다. 특히 한국 공공분야에서는 공식 기록으로 인정하지 않는 이메일과 SNS에 대한 기록관리의 필요성 등도 대두되고 있다. 이와 같이 다양한 유형의 기록은 다양한 시스템 환경 하에 생산되고 그 관리 범위와 방식도 매우 다양할 수 밖에 없다. 그러나 한국의 경우 비전자 기록을 관리하던 전통적인 방식의 기록물 관리에 머물러 있다. 물론 그동안 다양한 유형의 기록관리를 위해 기록원은 많은 시도를 해왔다. 예를 들어, 시청각 기록의 경우 반드시 생산되어야 하는 기록관리 메타데이터의 등록을 위해 별도의 시청각기록 메타데이터 등록 프로그램을 개발하여 공공기관에 해당 프로그램을 배포하는 등의 노력을 기울였으나 기록의 생산자에게 익숙하지 않은 용어와 등록해야할 수많은 메타데이터 등으로 인해 그 노력을 수포로 돌아갈 수 밖에 없었다. 그만큼 기록물 생산자와의 소통이 필요하다.

4.2 전자기록에 대한 기록관리 전문가와 종사자의 전문성 강화

한국의 공공기관은 업무의 편이성, 효율성 등을 이유로 행정정보시스템으로 업무를 수행하게 되었으며, 기존에 종이로 생산되었던 기록이 대부분 데이터세트 형태로 생산되고 있다. 이를 위해 국가기록원은 수년간 연구와 파일럿 시스템 등을 구축하며 노력을 기울이고 있으나 데이터세트를 정보학적인 측면에서 관리하는 것에 더해 기록으로 장기간 보존하기 위해 어떤 업무 프로세스가 정립되어야 하며 어떤 메타데이터가 관리되어야 하는지 아직도 표준이 제정되지 못했다. 이는 외국도 여러 프로젝트 등을 수행하며 연구를 진행 중인 것으로 파악하고 있으나 한국의 행정환경을 고려하면 시급히 연구되고 표준화되어야 하는 분야라 할 수 있다. 이를 위해 기록관리 전문가 및 종사자의 정보관리와 시스템의 이해도 향상이 반드시 필요하다.

4.3 현행 전자기록관리의 체계 개선

앞서 설명하였듯이 한국은 업무시스템-기록관리시스템-영구기록관리시스템의 세 단계로 기록물을 생산・관리하는 체계로 구성되어 있다. 그러나 전자문서 형태로 생산되는 기록에만 적용되는 체계로서, 데이터세트, 웹기록과 용량이 매우 클 수 밖에 없는 디지털 시청각물의 경우는 기록관리시스템으로 이관해야하는 필요성에 대해 의문이 생길 수 밖에 없다. 따라서 ISO 14721에서 기록시스템의 형태로 제시하고 있는 다양한 유형(업무시스템과 기록관리시스템의 통합, 업무시스템에서 기록관리시스템으로 기록물의 이관, 기록물은 업무시스템에서 보존하되 기록관리를 위한 메타데이터만 관리하는 메타데이터를 관리하기 위한 기록관리시스템과의 연계 등)을 수용할 수 있는 유연한 형태의 제도와 시스템 인프라가 필요한 상태이다.

4.4 기술변화에 따른 적절한 대응

기존의 종이기록 문서에서는 기록의 생산과 관리의 주체가 명확하였으나 점점 클라우드 환경으로 바뀌고 있는 행정환경에서 기록물의 생산 및 관리 주체를 어떤 범위까지 확장하여야 하는지, 클라우드 환경으로 전자기록물이 생산되는 경우 다양한 기관에서 생산된 기록물이 동일한 전자매체에 저장되거나 한 기관의 기록물이 여러 지역의 매체에 저장되는 등 그 관리 범위가 지역과 기관을 넘어 기존엔 고려할 수 없던 다양한 문제까지 고려해야할 사항이 점점 늘어나고 있다. 이는 국가의 기록관리 정책을 담당하는 국가기록원이 IT 변화에 따른 정부 각 부처의 기술변화 상태에 대해 주기적인 모니터링과 그에 대한 적절한 대응을 마련해야 하며 그에 따른 전담 인력 배치 등이 필요하다.

6. 결론

앞서 살펴본 바와 같이 한국은 지난 10여년간 전자기록의 누수없는(seamless) 관리를 위해 법 제도 개선, 시스템 관련 표준 제정, 전자기록 인프라 구축 등을 위해 많은 노력을 기울였다. 그러나 새로운 형태의 기록인 전자기록은 기록관리 업무 전반의 재설계를 요구하고 있으며, 기록관리 전문가들에게는 끊임없는 연구가 절실한 상황이다. 그러나 한국의 기록관리 학계 및 종사자들의 커뮤니티는 굉장히 한정적이다. 따라서 점점 늘어나는 전자기록관리 분야의 문제점 해결을 하기에는 상당히 역부족이다. 이를 위해 유사한 기관인 도서관, 박물관 뿐만 아니라 IT 분야와도 협조체계가 필요하며, 이 외에도 한국과 같은 동양인들에게는 부족한 글로벌 프로젝트 참여 등을 통해 서로의 문제점을 확인하고 개선하기 위해 적극적으로 참여하는 노력이 필요하다. 이를 통한 모범 실무 개발과 활발한 교류 협력 등으로 기록관리 분야에 거세게 닥치고 있는 전자기록에 관해 국제사회가 좀더 적극적인 자세로 협력하고 전자기록 관리 경험과 개발된 기술을 교류하여 각국의 행정 및 사무환경에 적합하도록 전자기록을 발전시킬 수 있는 계기를 마련할 수 있었으면 한다.