< 공공기록물 수집 >

□ 개요

기록물의 정리․이관․폐기는 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 모든 기록물을 정리하여, 연도별․보존기간별․기록물종류별로 관리를 하도록 하고,

이를 통하여 보존필요성이 있는 기록물을 선별 이관하도록 함으로써 기록물의 안전한 관리를 함으로써 국가 지식정보자원으로 활용될 수 있도록 하며, 보존필요성이 소멸된 기록물이 적절한 절차에 따라 폐기되도록 함으로써 기록물관리의 효율성․합리성을 제고하도록 하는 업무 및 동 업무수행에 따르는 일련의 과정을 말함

□ 관련근거

○ 법령상의 근거

- 기록물관리법 제5장 기록물의 관리

- 동법 제7장 비밀기록물의 관리

- 동시행령 제5장 기록물의 관리 제1절 기록물 관리기준

- 동시행령 제5장 기록물의 관리 제2절 처리과의 기록관리

- 동시행령 제5장 기록물의 관리 제3절 기록관 및 특수기록관의 기록관리

- 동시행령 제5장 기록물의 관리 제4절 영구기록물관리기관의 관리기준

- 동시행령 제5장 기록물의 관리 제5절 그 밖의 유형 기록물의 관리 절차

- 동시행령 제5장 기록물의 관리 제6절 폐지기관의 기록관리

- 동시행규칙 제4장 기록물관리

○ 관련 표준

- NAK/S 3:2009(v2.0) 기록관리 업무처리절차(2009)

- NAK/S 4:2009(v2.0) 기록관리기준표 작성 및 관리절차(2009)

- NAK/S 5-1:2009(v2.0 기록물 평가·폐기 절차-제1부:기록관용(2009)

- NAK/S 10:2009(v1.0) 기록관 표준운영절차: 일반(2009)

- NAK/S 16:2008(v1.0) 폐지기관 기록물 관리 및 이관 지침(2008)

- NAK/S 18:2010(v1.0) 한시기관 기록관리(2010)

- NAK/G 1-1:2009(v2.0) 특수유형 기록물 관리-제1부:간행물(2009)

- NAK/G 1-2:2009(v2.0) 특수유형 기록물 관리-제2부:시청각기록물(2009)

- NAK/G 1-3:2008(v1.0) 행정박물관리 실무매뉴얼 (2008)

- NAK/G 2:2007(v1.0) 기록생산 의무이행 지침: 회의록, 조사·연구·검토서(2010)

- NAK/G 3:2007(v1.0) 기록물 정리 및 이관지침(2007)

○ 관련 지침

- 2010년도 기록물관리지침(2009)

- 2010년도 정부간행물 발간등록 및 송부지침(2009)

□ 업무내용 및 처리절차

○ 업무흐름도

생산․등록․분류․편철	→	기록물정리	→	생산현황보고	→	이관
					↳	폐기

○ 업무처리절차

- 모든 기록물은 생산 또는 접수한 처리과에서 등록․분류․편철이 이루어지도록 되어 있으며, 이것은 전자문서시스템의 등록기능을 통해서 이루어지게 된다. 이렇게 생산된 기록물에 대하여 처리과는 1년 주기로 매년 2~3월중 기록물 정리를 실시하게 된다. 기록물 정리시에 각 처리과에서는 업무를 직접 수행한 담당자들이 자신들이 생산한 기록물이 정확하게 등록되고 분류되어 편철되었는지를 확인하고 전년도 생산된 기록물의 생산확정을 하게된다.

- 기록관은 각 처리과에서 생산 확정된 기록물의 현황 및 목록을 취합하여 해당 기관의 전년도 기록물 전체에 대한 생산현황을 관리하게 되고, 이렇게 취합된 결과를 관할 영구기록물관리기관으로 통보함으로써 국가 전체의 기록물 생산현황에 대한 관리가 이루어질 수 있도록 한다.

- 연도단위로 이렇게 취합 정리된 결과는 향후 기록물 관리에 필요한 수요 및 업무소요량 예측을 가능하게 함으로써 기록물관리 전반에 대한 업무 근거자료로 활용되게 된다.

- 생산확정된 기록물은 생산부서에서 필요한 기간 동안 업무참고 등의 목적으로 활용할 수 있으며, 생산된지 2년 이내에 기록관으로 기록물을 이관하도록 함으로써 관리에 따른 부담을 덜게 된다. 기록관은 처리과에서 통보받아 관리하고 있는 기록물 생산현황을 토대로 이관 받아야할 기록물의 목록과 이관시기 등을 정하여 각급 처리과로부터 기록물의 인수받아 관리하고, 인수받은 기록물은 정리되어 기록정보자료로 서비스되게 된다.

- 같은 방식으로 영구기록물관리기관은 각급 기록관에서 통보받아 관리하고 있는 기록물 생산현황을 토대로 10년이 경과하면 영구보존의 필요성이 있는 기록물을 통보하여 기록관으로부터 기록물을 이관받아 국가지식정보를 통합관리하고 대국민서비스 등을 하게 된다.

- 또한 보존필요성이 소멸되는 보존기간 30년 이하의 한시기록물, 준영구기록물로서 당해 준영구보존사유가 소멸된 기록물, 영구보존기록물 중 매체수록 후 원본폐기로 결정된 기록물들은 폐기의 시점에 평가심의를 통하여 폐기되도록 함으로써 기록물의 보존․관리에 따른 비용부담의 감소를 유도하고, 제한된 기록관리자원의 효율적 운영을 가능하도록 하여 준다.

- 다만 기록물의 폐기는 기록의 영구적인 소멸을 의미하므로 기록물관리전문요원(Archivist)에 의한 폐기 심사, 기관 내외 전문가로 구성된 기록물평가심의회 심의를 통한 검증작업 등을 거쳐 이루어지도록 신중을 기하여 처리되어야 한다.