2008년도 기록물관리 지침

2008.  2.

국 가 기 록 원

(www.archives.go.kr)

【 목   차 】

제1장 기록물관리법의 주요내용	1

1. 기록물관리법 개정	1

2. 공무원의 의무	1

제2장 기록물의 생산의무	2

1. 조사·연구서 또는 검토서의 작성	2

2. 회의록의 작성 및 관리	3

3. 시청각기록물의 생산	4

제3장 기록물 등록·분류·편철 등	5

1. 기록물 등록	5

2. 기록물 분류	10

3. 기록물 편철 및 보관	19

제4장 기록물 정리 및 생산현황통보	29

1. 기록물의 정리	29

2. 기록물 생산현황통보	30

제5장 전자기록물관리	32

1. 전자기록물관리체계의 구축운영	32

2. 전자기록물 관리	33

3. 전자기록물의 보존	33

제6장 기록물의 이관	35

1. 기록물 이관의 필요성	35

2. 기록물 이관시기	35

3. 기록물 이관시기의 연장	36

4. 기록물 이관절차	37

제7장 중요기록물의 이중보존	40

1. 중요기록물의 이중보존	40

2. 이중보존을 위한 매체수록	41

제8장 특수유형 기록물의 관리	43

1. 간행물의 관리	43

2. 시청각기록물의 관리	45

3. 행정박물의 관리	46

제9장 비밀기록물의 관리	47

1. 비밀기록물 관리원칙	47

2. 비밀기록물 관리방식	48

3. 비밀기록물 기록관리기준표 관리	49

4. 비밀해제 기록물의 관리	50

5. 비밀기록물 생산현황의 관리	50

제10장 폐지기관의 기록물관리	51

제11장 기록물의 폐기	52

1. 기록물 폐기절차	52

2. 기록물 폐기방법	54

2008년도 기록물관리지침

제1장 기록물관리법의 주요내용

1. 기록물관리법 개정

❍ 법률 명칭의 변경

- ｢공공기관의 기록물관리에 관한 법률｣⇒｢공공기록물 관리에 관한 법률｣(2007. 4.27 전부개정)

- 공공기관에서 생산․접수한 기록물뿐만 아니라, 국가적으로 보존할 가치가 있거나 또는 공공성이 높은 민간 기록물까지 확대됨에 따라 법률 명칭 변경

❍ 기록물관리법의 목적

- 공공기관의 투명하고 책임있는 행정의 구현

- 공공기록물의 안전한 보호 및 효율적 활용

❍ 법령의 적용범위

- 공공기관이 업무와 관련하여 생산․접수한 기록물과 개인 또는 단체가 생산․취득한 기록정보자료(공공기관이 소유․관리하고 있는 기록정보 자료를 포함)중 국가적으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보자료 등 공공기록물에 적용

- 공공기관에서 업무과정에서 생산했거나 접수하여 등록관리되고 있는 기록물(미등록 기록물은 발견시 추가등록)

- 방송필름, 영화필름, 병의원의 진료기록 등 민간에서 보유하고 있는 기록물로서 국가적 보존가치가 있는 기록물

2. 공무원의 의무

❍ 모든 공무원은 기록관리법이 정하는 바에 따라 기록물을 보호․관리할 의무를 가짐

- 기록의 생산 주체인 공무원이 스스로 자신 또는 자신이 속한 기관에서 생산한 기록물이 최상의 상태로 보호될 수 있도록 해야 한다는 의미

❍ 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 국민에게 공개되어 활용될 수 있도록 적극적으로 노력해야 함

- 기록관리의 목적은 국가적 보존 필요성이 있는 영구기록의 보존만이 아니라 적극적인 활용에도 있음을 천명

제2장 기록물의 생산 의무

1. 조사․연구서 또는 검토서의 작성

❍ 작성시기 : 주요 정책 또는 사업 등을 추진하고자 하는 경우 사전에 생산

- 업무관리시스템에서 단위과제별로 기록물을 생산․관리하는 경우에는 제외 가능

❍ 작성대상

① 법령 및 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경

② 행정절차법에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항

③ 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약․협약․협정․의정서 등

④ ｢국가재정법 시행령｣ 제13조제1항 및 제14조에 해당하는 대규모 사업․공사

⑤ 그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사․연구서 또는 검토서의 작성이 필요하다고 인정하는 사항

❍ 작성사항

- 조사․연구 또는 검토배경

- 제안자 등 관련자의 소속․직급 및 성명

- 기관장 또는 관계기관의 지시․지침 또는 의견

- 관련 현황과 검토내용

- 각종 대안과 조치의견

- 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등

2. 회의록의 작성 및 관리

❍ 회의록의 작성․관리

- 공공기관은 주요 회의의 회의록․속기록 또는 녹음기록을 작성

- 회의록 작성대상 중 ①②③⑤에 해당하는 회의 중 영구기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 회의 속기록, 녹음기록(녹화기록)중 하나를 생산(녹음기록<녹화기록>을 생산하는 경우에는 녹취록을 함께 생산)

- 전자기록생산시스템을 통하여 생산 또는 등록하여 관리

- 속기록 또는 녹음기록은 기산일로부터 10년의 범위 내에서 비공개 보호 가능(대통령이 참석하는 회의의 경우 15년까지)

- 회의 주관기관이 불분명하거나 공공기관이 아닌 경우에는 업무 연관성이 가장 높은 직위자가 속한 공공기관이 작성

❍ 회의록작성주체

- 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관이 작성

❍ 회의록 작성대상

① 대통령이 참석하는 회의

② 국무총리가 참석하는 회의

③ 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의

④ 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의

⑤ 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의

⑥ 지방자치단체장, 교육감 및 교육장이 참석하는 회의

⑦ 조사․연구서 또는 검토서의 작성이 필요한 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의

⑧ 그 밖에 공공기관의 장이 지정한 당해 기관의 주요회의

❍ 회의록 구성요소

- 회의명, 회의개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항

※ 회의록 작성의 예시

회의명	000위원회 제0차 회의 / 000위원회 전원회의
회의개최기관	회의주관기관
회의개최일시	00년00월00일 00:00~00:00
회의장소
참석자명단	배석자가 있는 경우 배석자 명단 포함 (서면으로 작성하는 경우 위원 날인 / 전자문서로 작성하는 경우 위원 공람 또는 결재)
회의진행순서 1. 개회 2. 국민의례 3. 회의안건 상정 및 토의 4. 폐회
상정안건 1. 2.
발언내용(속기록 또는 녹음기록인 경우 별첨 표시) ○ 발언자성명(직위) - 발언내용 ○ 발언자성명(직위) - 발언내용
결정사항 및 표결내용 ○ 결정사항 - 안건 0에 대하여 000 결정함 ○ 표결내용 - 안건 0에 대하여 000와 같이 표결함
비고	기타 회의 운영과 관련하여 참고사항

3. 시청각기록물의 생산

❍ 시청각기록물의 생산

- 주요 업무수행과 관련하여 시행전․시행과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산

- 전자기록생산시스템으로 등록․관리

❍ 시청각기록물 생산대상

① 대통령․국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장 및 교육감, 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 활동과 인물사진

② 외국의 원수․수상 그 밖에 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항

③ 국가 및 지방자치단체의 주요 행사

④ 국제기구 또는 외국과의 조약․협약․협정․의정서․교류 등의 추진과 관련한 주요 활동

⑤「국가재정법 시행령」 제13조제1항 및 제14조에 해당하는 대규모 사업․공사

⑥ 대규모의 토목․건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항

⑦ 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항

⑧ 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성․보존이 필요하다고 인정하는 사항

⑨ 증명적 가치가 매우 높아 당해 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항

⑩ 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항

⑪ 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

제3장 기록물의 등록․분류․편철 등

1. 기록물등록

(1) 기록물의 관리 범위

❍ 업무와 관련한 모든 기록정보자료는 기록물 관리의 대상임

- 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물

- 공문서, 조사․연구 또는 검토서, 회의록

- 대통령, 국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장, 교육감 및 교육장 등 주요 직위자의 업무관련 메모․일정표․방문객명단 및 대화록

- 조사․연구 또는 검토서 작성과 관련한 문서가 결재 또는 검토과정에서 반려되거나 중요한 내용의 수정을 위하여 재작성된 경우 반려된 문서 또는 재작성전의 원본문서

- 공공기관의 주요행사․사업에 관한 시청각기록물

- 공공기관이 업무와 관련하여 발간한 간행물

- 공공기관이 업무수행과 관련하여 생산․활용한 형상기록물(행정박물)

- 공공기관이 폐지되는 경우 폐지된 기관의 기록물

☞전자문서시스템, 업무관리시스템 등으로 생산․접수한 기록물뿐만 아니라, 행정정보시스템으로 작성, 보유하고 있는 각종 행정정보도 기록관리 대상임

(2) 기록물 관리방식

❍ 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물의 생산부터 활용까지의 전과정에 걸쳐 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리

- 산업표준화법에 의한 한국산업규격인 KS X ISO 15489-1,2에 따라 보장되도록 하여야 함

❍ 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산․관리되도록 하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여도 전자적으로 관리되도록 필요한 조치를 강구

- 기록물이 전자적으로 생산․관리되도록 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 또는 영구기록관리시스템을 구축․운영해야 함

- 비전자기록물의 경우에는 전자적 관리 및 활용을 위한 전자화계획을 수립․시행해야 함

❍ 공공기관은 기록물 생산 또는 접수시 보존기간, 공개여부, 접근권한 등을 분류하여 관리

☞기록물 분류를 위하여 종전 사용하던 기록물분류기준표를 대체하여 보존기간, 공개여부, 접근권한 등의 기준을 단위과제별로 제시하는 ‘기록관리기준표’ 제도 도입

❍ 전자기록물의 생산, 이관, 보존, 폐기 등 기록물관리 과정에서 안정성을 확보한 보안조치가 이루어져야 함

- 「전자정부법」제27조제3항에 따라 국가정보원장이 안전성을 확인한 보안조치를 취하여야 함

(3) 기록물의 등록

❍ 기록물을 생산․접수 또는 배부한 때에 전자기록생산시스템에 등록관리

❍ 등록번호의 구성요소

- 시스템 구분, 처리과기관코드, 연도별 등록일련번호

❍ 첨부물의 분리등록

- 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우 분리등록을 하여 동일한 관리번호에 따라 별도 관리가 이루어질 수 있도록 함

- 첨부물 분리등록번호의 구성요소

․본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가

(4) 기록물의 등록시기

❍ 생산등록번호의 부여시기

- 결재권자가 결재하거나 보고받은 기록물은 결재 또는 보고가 끝난 후

- 조사․연구서 또는 검토서의 반려 문서 또는 재작성전의 원본문서는 반려된 직후 또는 재작성된 문서로 교체된 직후

․전자기록생산시스템이 반려 또는 재작성전 문서를 원본의 첨부형태로 관리하는 경우에는 별도로 등록번호를 부여하지 않을 수 있음

- 사진․필름류의 시청각기록물은 보존대상 기록물로 적합한 작품을 선정한 후

- 영화․비디오․오디오류의 시청각기록물은 촬영․녹화 또는 녹음된 기록물을 편집하여 기록물이 완성된 후

․편집장비를 보유하지 않은 경우에는 편집되지 않은 상태의 기록물을 등록

❍ 접수등록번호의 부여시기

- 접수기록물은 접수와 동시에 부여

❍ 기록관 또는 특수기록관의 등록

- 기록관 또는 특수기록관이 직접 수집한 기록물의 경우에는 기록관리시스템에 의해 획득된 시점

(5) 기록물 등록번호의 표시

❍ 생산등록번호의 표시방법

- 기안문․시행문 등 생산등록번호 또는 문서번호란이 설치되어 있는 기록물은 생산등록번호란 또는 문서번호란에 생산등록번호 표기

- 문서관리카드는 관리정보의 문서번호란에 생산등록번호 표기

- 생산등록번호란 또는 문서번호란이 없는 문서․카드류․도면류 등의 기록물은 당해 기록물의 좌측 상단의 여백에 생산등록번호 표기

- 사진 또는 필름류의 기록물은 사진 뒷면이나, 당해 사진․필름 등을 넣은 봉투 또는 당해 사진․필름 등을 부착한 종이의 좌측 상단의 여백에 생산등록번호를 표기

․동일한 내용의 사진과 필름 등은 동일한 생산등록번호를 표기

- 테이프․디스크․디스켓류의 기록물은 당해 기록물과 그 보존용기에 생산등록번호를 표기

- 기록물의 재질 또는 규격상 기록물 자체에 생산등록번호를 표기하기 곤란한 기록물은 당해 기록물을 넣은 봉투 또는 보존용기에 생산등록번호를 표기

❍ 접수등록번호의 표시방법

- 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물은 접수번호란에 접수등록번호 표기

- 시행문 서식 또는 접수인에 의하여 접수된 기록물외의 접수기록물은 생산등록번호의 표기와 동일한 방법으로 우측 상단의 여백에 접수등록번호 표기

❍ 등록번호표기시 유의사항

- 생산등록번호 또는 접수등록번호 표기시 처리과기관코드는 처리과명으로 표기

- 전자기록물의 경우에는 당해 등록번호를 등록정보로 관리하는 것으로 등록번호 표기를 대체

[시행규칙 별표 1]

등록번호의 표시방법(제5조 관련)

1. 생산등록번호

가. 문서․카드류․도면류 등 보통규격 이상의 기록물					나. 사진․필름․테이프․디스켓 등 소형규격의 기록물
등록번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		등록	(등록번호)
등록일자							(등록일자)
처 리 과						←------------ 3.5㎝ -------------→
←------------ 5㎝ -------------→

2. 접수등록번호

가. 문서․카드류․도면류 등 보통규격 이상의 기록물					나. 사진․필름․테이프․디스켓 등 소형규격의 기록물
접수번호		↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ｜ ↓		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓		접수	(접수번호)
접수일시							(접수일시)
처 리 과						←----------- 3.5㎝ -------------→
←------------ 5㎝ -------------→

(6) 등록정보의 관리

❍ 등록정보의 전자적 관리

- 공공기관이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 당해 기관의 전자기록생산시스템으로 생산․접수 또는 등록번호를 부여하고 이를 당해 기록물에 표기하고, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산․관리하여야 함

․행정정보시스템 또는 업무관리시스템으로 생산된 행정정보 중 기록물의 특성상 등록번호를 부여할 수 없는 경우에는 전자기록생산시스템으로 해당 기록물의 고유한 식별번호를 부여하여 등록정보로 관리

- 공공기관이 기록물철을 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 당해 기록물철에 이를 표기하고, 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 생산․관리

․비전자기록철을 신규로 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로부터 기록물철 표지를 전산으로 출력하여 당해 기록물철의 표지로 사용

❍ 등록정보의 수정 관리

- 기록물 건 및 기록물철의 등록정보를 수정하고자 하는 때에는 기록물관리책임자의 확인하에 조치

- 수정일자, 변경내용 및 사유 등은 전자적으로 관리

2. 기록물 분류

(1) 기록물 분류의 원칙

❍ 공공기관은 기록물의 보존기간․공개여부, 비밀여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리

❍ 기록물을 분류하는 때에는 기록관리기준표에 따라 처리과별 단위과제별로 해당 기록물을 분류하여 관리

❍ 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시

(2) 기록관리기준표의 운영

❍ 공공기관은 업무과정에 기반한 기록관리기준표를 작성․운영하여야 함

- 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하거나 보존기간이 변경된 단위과제명, 업무설명, 보존기간 등을 관보(지방자치단체의 경우 공보) 또는 당해기관 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 함

- 공공기관은 신설 또는 변경된 단위과제에 대하여 매년 10월말까지 관할 영구기록물관리기관과 협의, 10월말 이후에 발생한 신설 또는 변경 단위과제는 사안 발생 즉시 협의

․영구기록물관리기관은 단위과제별 보존기간 검토결과를 매년 12월말까지 해당 공공기관에 통보

- 비밀 관련 정보가 포함되어 있는 경우 서면으로 작성․제출하고, 영구기록물관리기관으로 제출된 자료의 예고문은 제출일로부터 1월이 경과한 달의 말일에 파기

❍ 기록관리기준표 관리항목

- 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유, 비치기록물 여부, 공개여부, 접근권한 등

․기록관리시스템으로 생성․관리하여야 함

❍ 보존기간

- 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년의 7종으로 구분

․대통령, 수사, 재판, 정보, 보안관련 기록물은 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 소관 중앙행정기관의 장이 보존기간 구분 및 책정기준을 달리 정할 수 있음

기록물의 보존기간별 책정 기준

(시행령 제26조제1항 관련 별표 1)

보존 기간	대상기록물
영구	1. 공공기관의 핵심적인 업무수행을 증명하거나 설명하는 기록물 중 영구 보존이 필요한 기록물 2. 국민이나 기관 및 단체, 조직의 지위, 신분, 재산, 권리, 의무를 증명하는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 3. 국가나 지역사회의 역사경험을 증명할 수 있는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 4. 국민의 건강증진, 환경보호를 위하여 필요한 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 5. 국민이나 기관 및 단체, 조직에 중대한 영향을 미치는 주요한 정책, 제도의 결정이나 변경과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 6. 인문․사회․자연 과학의 중요한 연구성과와 문화예술분야의 성과물로 국민이나 기관 및 단체, 조직에 중대한 영향을 미치는 사항 중 영구보존이 필요한 기록물 7. 공공기관의 조직구조 및 기능의 변화, 권한 및 책무의 변화, 기관장 등 주요직위자의 임면 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 8. 일정 규모 이상의 국토의 형질이나 자연환경에 영향을 미치는 사업․공사 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 9. 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 10. 제18조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의록 중 영구보존이 필요한 기록물 11. 제19조 각 호의 어느 하나에 해당하는 시청각기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 12. 국회 또는 국무회의의 심의를 거치는 사항에 관한 기록물중 영구보존이 필요한 기록물 13. 공공기관의 연도별 업무계획과 이에 대한 추진과정, 결과 및 심사분석 관련 기록물, 외부기관의 기관에 대한 평가에 관한 기록물 14. 대통령, 국무총리의 지시사항과 관련된 기록물중 영구보존이 필요한 기록물 15. 정책자료집, 백서, 그 밖에 공공기관의 연혁과 변천사를 규명하는데 유용한 중요 기록물 16. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고 및 재해관련 기록물 17. 대통령, 국무총리 관련 기록물과 외국의 원수 및 수상 등의 한국 관련 기록물 18. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리, 확인, 증명에 필요한 중요 기록물 19. 장․차관급 중앙행정기관 및 광역자치단체의 장의 공식적인 연설문, 기고문, 인터뷰 자료 및 해당 기관의 공식적인 브리핑 자료 20. 국회와 중앙행정기관 간, 지방의회와 지방자치단체 간 주고받은 공식적인 기록물 21. 외국의 정부기관 혹은 국제기구와의 교류협력, 협상, 교류활동에 관한 주요 기록물 22. 공공기관 소관 업무분야의 통계․결산․전망 등 대외발표 혹은 대외 보고를 위하여 작성한 기록물 23. 영구기록물관리기관의 장 및 제3조 각 호의 어느 하나에 해당하는 공공기관의 장이 정하는 사항에 관한 기록물 24. 다른 법령에 따라 영구 보존하도록 규정된 기록물 25. 그 밖에 역사자료로서의 보존가치가 높다고 인정되는 기록물
준영구	1. 국민이나 기관 및 단체, 조직의 신분, 재산, 권리, 의무를 증빙하는 기록물 중 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존할 필요성이 없는 기록물 2. 비치기록물로서 30년 이상 장기보존이 필요하나, 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록물 3. 국민이나 기관 및 단체, 조직의 권리, 신분 증명 및 의무부과, 특정대상 관리 등을 위하여 행정기관이 구축하여 운영하는 행정정보시스템의 데이터셋(dataset) 및 운영시스템의 구축과 관련된 중요한 기록물 4. 토지수용, ｢보안업무규정｣ 제30조에 따른 보호구역 등 국민의 재산권과 관련된 기록물 중 30년 이상 보존할 필요가 있는 기록물 5. 관계 법령에 따라 30년 이상의 기간 동안 민․형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 6. 그 밖에 역사자료로서의 가치는 낮으나 30년 이상 장기보존이 필요하다고 인정되는 기록물
30년	1. 영구․준영구적으로 보존할 필요는 없으나 공공기관의 설치목적을 구현하기 위한 주요업무와 관련된 기록물로서 10년 이상의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 장․차관, 광역자치단체장 등 고위직 기관장의 결재를 필요로 하는 일반적인 사항에 관한 기록물 3. 관계 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 민․형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 10년 이상의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
10년	1. 30년 이상 장기간 보존할 필요는 없으나 공공기관의 주요업무에 관한 기록물로 5년 이상의 기간동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 본부․국․실급 부서장의 전결사항으로 공공기관의 주요업무를 제외한 일반적인 사항과 관련된 기록물 3. 관계 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간동안 민․형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
5년	1. 처리과 수준의 주요한 업무와 관련된 기록물로서 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 기관을 유지하는 일반적인 사항에 관한 예산․회계 관련 기록물(10년 이상 보존대상에 해당하는 주요 사업 관련 단위과제에 포함되는 예산․회계 관련 기록물의 보존기간은 해당 단위과제의 보존기간을 따른다) 3. 관계 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 민사상․형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
3년	1. 처리과 수준의 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물로서 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 행정업무의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 기록물 3. 관계 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 민․형사상 의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물 6. 각종 증명서 발급과 관련된 기록물(다만, 다른 법령에 증명서 발급 관련 기록물의 보존기간이 별도로 규정된 경우에는 해당 법령에 따름) 7. 처리과 수준의 주간․월간․분기별 업무계획 수립과 관련된 기록물
1년	1. 행정적․법적․재정적으로 증명할 가치가 없으며, 역사적으로 보존하여야할 필요가 없는 단순하고 일상적인 업무를 수행하면서 생산한 기록물 2. 기관 내 처리과간에 접수한 일상적인 업무와 관련된 사항을 전파하기 위한 지시공문 3. 행정기관 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 조회 등과 관련된 기록물 4. 상급기관(부서)의 요구에 따라 처리과의 현황, 업무수행 내용 등을 단순히 보고한 기록물(취합부서에서는 해당 단위과제의 보존기간 동안 보존하여야 한다)

- 기록물의 보존기간은 철단위로 책정

- 보존기간의 기산일 : 기록물철 단위로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음연도의 1월1일

․여러 해에 걸치는 단위과제의 경우에는 해당 단위과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월1일부터 기산함

❍ 공개여부

- 기록물은 건 단위로 공개여부를 구분하여 관리

❍ 접근권한

- 공공기관은 생산․접수, 보존 기록물의 무결성 보장 및 비공개 기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리

- 접근권한은 기록물 및 접근자를 기준으로 기록물 내용 및 목록정보로 구분하여 접근범위를 설정

- 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 및 영구기록관리시스템에서 생산․보존하고 있는 기록물에 대한 접근․접근시도에 관한 사항, 이력정보 등을 관리

- 관리정보(접근이력, 처리상황 등)는 전자기록생산시스템 및 기록관리시스템에서 자동으로 생성되도록 하여야 하며, 임의로 수정하거나 삭제하지 못하도록 하여야 함

❍ 보존방법

- 기록물의 전자적 보존관리가 원칙

- 비전자기록물로 보존기간 준영구 이상인 기록물의 보존방법

① 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법

② 원본을 그대로 보존하는 방법

③ 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법

- 보존매체 수록의 원칙

․비전자기록물중 보존매체만 보존하는 것으로 결정된 기록물은 마이크로필름 등 육안으로 식별 가능한 보존매체에 수록

․보존가치가 매우 높은 전자기록물의 경우 마이크로필름 등 육안으로 식별 가능한 보존매체에 수록

[별표 2]     기록물의 보존방법별 구분 기준(영 제29조제1항 관련)

구 분	대 상 기 록 물
원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법	1. 보존 가치가 매우 높아 병행보존이 필요하다고 인정되는 기록물 2. 증명자료 또는 업무참고자료로서 열람 빈도가 매우 높을 것으로 예상되는 기록물 3. 원본의 형상 또는 재질 등이 특이하여 문화재적 가치가 있을 것으로 예상되는 기록물 4. 그 밖에 원본과 보존매체의 중복보존이 필요하다고 인정되는 기록물
원본을 그대로 보존하는 방법	1. 보존가치는 높으나 열람 빈도가 높지 아니할 것으로 예상되는 기록물 2. 그 밖에 어느 정도의 기간이 지난 후에 보존방법을 결정하는 것이 타당하다고 인정되는 기록물
원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법	원본을 보존하지 아니하고 내용만 보존하여도 보존 목적을 달성할 수 있다고 인정되는 기록물

❍ 보존장소

- 기록물 보존장소

․기록관 또는 특수기록관 : 보존기간 10년 이하 기록물

․영구기록물관리기관 : 보존기간 30년 이상 기록물

☞ ①비치기록물로 사료적 가치가 높지 않다고 지정한 기록물, ②정부산하 공공기관의 기록물은 영구기록물관리기관과 협의를 통하여 당해 기관의 기록관 또는 특수기록관에서 계속 관리 가능

①의 경우에는 사전에 관할 영구기록물관리기관과 협의하여야 함

❍ 비치기록물 지정

- 업무의 계속적 활용이 필요한 기록물은 기록관리기준표에서 비치기록물로 지정하여 처리과에서 보관할 수 있음

- 비치기록물의 비치기간이 종료된 경우에는 다음연도 중에 기록관 또는 특수기록관으로 이관

- 비치기간 경과 후 기록관 또는 특수기록관으로 이관된 기록물중 보존기간 기산일로부터 10년이 경과한 기록물로서 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음 연도 중 영구기록물관리기관으로 이관

(3) 기록물분류기준표의 운영

❍ 2008년 현재 기록물관리시스템을 도입하지 않은 기관은 기록관리법의 개정에도 불구하고 시스템 도입 전까지는 기록물분류기준표를 계속하여 운영함

❍ 직제개정 또는 기능의 신설․폐지 등으로 기록물분류기준표의 변경이 필요한 경우 기록물분류기준표의 변경처리를 완료한 이후에 기록물 정리를 시행해야 함

- 기존의 기록물분류기준표 변경서식을 이용하여 국가기록원으로 변경 신청

① 처리과 기관코드만을 변경하는 경우

(변경기준일 :        )

변 경 전 처리과기관코드	변 경 후 처리과기관코드	변 경 사 유

② 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우

(변경기준일 :        )

변 경 전		이 관 받 은 처리과기관코드	변 경 사 유
처 리 과 기관코드	단위업무 번 호

③ 단위업무를 폐지하는 경우

(변경기준일 :        )

폐지대상업무		변 경 사 유
처리과기관코드	단위업무번호

- 조직이 변경된 경우 http://code.gcc.go.kr 사이트에 접속, 기관코드 변경신청을 의뢰하여 표준기관코드를 부여받은 후 자료관시스템에 적용하고 국가기록원 수집기획팀에 기록물분류기준표 변경사항을 통보

④ 단위업무를 신설하는 경우

(신설기준일 :           )

처리과 기관코드				신설된 단위 업 무 명						비밀의 경우 단위업무가명
(단위업무설명)
보존 기간	행정업무 참고기간 ( ) 증빙자료 유효기간 ( ) 관계법령 의무기간 ( ) 사료가치 보존기간 ( ) 보존기간 종합판단 ( )						(보존기간 책정사유)
보 존 방 법			보 존 장 소				비치기록물여부				비치기록물 이관시기
이관후 열람예상 빈도( )							주요열람 용 도
검색어 지정기준		특수목록 위치			제1특수목록			제2특수목록				제3특수목록

- 기록물의 특성상 검색에 유용할 것으로 판단되어 특별히 관리가 필요한 것은 단위업무 신설시에 특수목록에 반영하여 신청

⑤ 단위업무의 일부 항목의 내용을 수정하는 경우

(변경기준일 :           )

처리과 기관코드				단위업무 번 호
항 목		변 경 전	변 경 후			변경사유
단위업무 명칭
단위업무 가명
단위업무 설명
보 존 기 간
보 존 방 법
보 존 장 소
비치기록물 여부
비치기록물 이관시기
특수목록 위치
제 1 특수목록
제 2 특수목록
제 3 특수목록

- 단위업무의 신설 또는 일부항목을 변경하여 사용하는 경우에는 국가기록원 수집기획팀에 분류기준표 변경신청을 하여, 확정된 단위업무를 부여받아 시스템 반영후 사용

❍ 공공기관은 기록물분류기준표 또는 동 변경신청서를 작성함에 있어 업무내용이 비밀로 관리되어야할 필요가 있는 때에는 당해 단위업무명 또는 단위사안명에 가명을 부여하여 작성하고 당해 기록물분류기준표 관련자료를 비밀로 분류하여 관리

3. 기록물 편철 및 보관

❍ 단위과제별 기록물철 작성기준 운영

- 처리과의 장은 단위과제별 기록물철 작성기준을 수립하여 운영

❍ 단위과제의 범위 내에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철

- 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여

- 2권 이상으로 분철된 기록물철은 기록물철 분류번호 중 기록물철 식별번호 다음에 괄호를 하고 괄호안에 권호수를 기입

예) 시스템구분+처리과기관코드+단위과제식별번호 및 기록물철식별번호(권호수)

- 비전자 기록물은 기록물 분류기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 관리

❍ 기록물의 분류 및 편철 시기(규칙 제7조)

- 기록물의 분류 및 편철은 등록과 동시에 실시

❍ 기록물철의 작성 및 등록정보의 관리(규칙 제8조)

- 비전자기록물철 작성시 전자기록생산시스템으로부터 기록물철 표지를 출력하여 사용

- 기록물철 등록정보를 수정하는 경우 기록물관리책임자의 책임하에 확인하고, 수정일자, 수정내용 및 수정사유 등을 전자적으로 관리하여야 함

〔시행규칙 별표 2〕

기록물철 표지(제8조제1항 및 제9조제2항 관련)

210mm×297mm

(보존용지 1, 2종 70g/m2)

비  고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을

만들어 사용할 수 있음.

(1) 일반문서류의 편철 및 관리

- 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 일반문서류는 진행문서파일에 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 넣어 관리

[시행규칙 별표 3] 진행문서파일(규칙 제9조제1항 관련)
1호 파일(판지파일)	(단위 : cm)
2호 파일(플라스틱파일)	(단위 : cm)
파일 안쪽면	(단위 : cm)
비고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음

- 기록물철의 편철순서는 위로부터 기록물철 표지, 색인목록(규칙 별지 제1호서식), 문서의 순서대로 편철

[시행규칙 별지 제1호서식]

1. 일반문서류

기록물철 제목

분류번호 :                                           (생산연도 :         )

일련번호	일 자	등록번호	제 목	보낸 기관	받은 기관	쪽표시	전자문서 여 부	비 고

- 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립 또는 집게로 고정시킨후 보존상자에 단위과제별로 넣어 관리

․ 보존상자의 측면에는 보존상자표지를 부착

☞ 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철하여야 할 기록물의 양이 과다한 경우에는 2권 이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호안에 권호수를 다르게 표기

〔시행규칙 별표 4〕

보존용 표지(제9조제4항 관련)

210m×297m(중성지-무늬지 200g/㎡)

비  고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을

만들어 사용할 수 있음.

〔시행규칙 별표 5〕

보존상자의 규격(제9조제4항 관련)

사시도

(중성판지 800g/m2이상, 두께 1㎜ 이상)

비  고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을

만들어 사용할 수 있음.

[시행규칙 별표 6]

보존상자 표지(제9조제5항 관련)

↑ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ 7.5㎝ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ↓	상자번호			↑ 1.5㎝ ↓
	생산연도			↑ 1.5㎝ ↓
	생산기관			↑ 1.5㎝ ↓
	업무명			↑ ｜ ｜ 3.0㎝ ｜ ｜ ↓
	←--- 3㎝ ----→		←---- 6㎝ ----→

☞ 기록물 편철 정리의 순서 요약

(2) 카드류의 편철 및 관리

- 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 아니한 상태로 카드보관함에 넣어 관리

- 비치활용이 끝난 카드류는 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리

〔시행규칙 별표 7〕

카드류 보존봉투(제10조제2항 관련)

비  고 : A4외 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을

만들어 사용할 수 있음.

- 카드류를 보존봉투에 넣어 편철하는 경우에는 각 보존봉투의 맨 위에 색인목록을 놓고 목록순서에 따라 카드를 배열

[시행규칙 별지 제1호서식]      색  인  목  록

2. 도면․카드류

도면․카드 종류명

분류번호 :                                       (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목		쪽표시	전자문서 여 부	비 고

☞보존봉투당 카드의 편철량은 30건 이내로 함을 원칙으로 함

(3) 도면류의 편철 및 관리

- 도면류는 기록물철 단위로 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리

〔시행규칙 별표 8〕

도면류 보존봉투(제11조제1항 관련)

[참조] ① 무명실이 부착된 고정고리  /     ② 중성용지 200g/m2의 덮개

.  ③ 이동용 종이 손잡이

비고 : A4 외의 규격의 보존봉투는 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할 수 있음.

- 맨 위에 색인목록을 놓고 목록순서에 따라 도면을 배열

[시행규칙 별지 제1호서식]      색  인  목  록

2. 도면․카드류

도면․카드 종류명

분류번호 :                                       (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목		쪽표시	전자문서 여 부	비 고

☞보존봉투당 도면의 편철양은 30매 이내로 함을 원칙으로 함

(4) 사진·필름류의 편철 및 관리

- 사진․필름류는 기록물철 단위로 당해 사진․필름의 규격에 적합한 사진․필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리

[시행규칙 별표 9]     사진․필름류 보존봉투(제12조제1항 관련)

분류번호표시     ③

①             [앞면]                         [뒷면]

②                                    (중성지 150g/㎡)

사진․필름크기별 봉투 규격              [ 단위 : cm ]

사진․필름 종류	세로①	가로②	덮개③
5″× 7″이하 사진 원판, 35mm, 120mm 필름	15	21	13
8″× 10″이하 사진	27	22	4
8″× 10″이상 사진	동일재질로 크기에 맞추어 제작함

- 사진․필름류를 편철하는 경우 맨 위에는 색인목록을 놓고 목록순서에 따라 기록물을 배열

[시행규칙 별지 제1호서식]      색  인  목  록

3. 시청각기록물(사진․필름류)

기록물철 제목

분류번호 :                                           (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목		사진 설명	사진 형태	비 고

4. 시청각기록물(오디오․영화․비디오류)

기록물철 제목

분류번호 :                                          (생산연도 :         )

일 련 번 호	등록번호	제 목	내 용 요 약	비 고

(5) 기록물철 분류번호의 표시

❍ 비전자기록물

- 기록물철의 표지, 보존상자 또는 보존봉투와 색인목록에 당해 기록물철의 분류번호를 표시

❍ 전자기록물

- 해당 전자기록물철의 등록정보로 관리

❍ 테이프․디스크․디스켓류

- 본체와 보존상자에 서식에 따른 표시를 하여 당해 기록물철의 분류번호를 표시

[시행규칙 별표 10]

테이프․디스크․디스켓류의 분류번호 표시방법(제13조제2항 관련)

가. 일반규격					나. 소형규격
↑ ｜ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜｜ ↓	분류번호			↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓	분류	(분류번호)
	생산연도					(생산연도)
	처 리 과				←-------- 3.5㎝ -------→
	←----------- 5㎝ -------------→

제4장 기록물 정리 및 생산현황보고

1. 기록물의 정리

❍ 공공기관은 매년 2월말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 공개여부․접근권한 재분류, 분류․편철 확정 등을 하여야 함

- 기록물 정리결과는 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영

❍ 기록물 정리시 조치사항

- 전자기록생산시스템에 등록되지 않은 기록물이 있는지 확인하여 누락기록물을 추가로 등록

․추가 등록시에는 생산등록번호 또는 접수등록번호를 표기

- 등록정보와 실제 기록물 상태가 일치되는지 여부를 확인하여 미비사항 보완

- 접근권한, 공개여부, 비밀여부를 확인하여 해당 항목의 변경이 필요한 경우에는 등록정보를 수정

․공개여부 구분표시는 “공개, 부분공개, 비공개” 중 하나를 선택하여 표시하고, 부분공개 또는 비공개의 경우 해당정보를 “부분공개( )” 또는 “비공개( )”로 표시하고 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항의 비공개 사유 중 해당 번호를 괄호안에 표시하여 함께 관리

- 비전자기록물의 경우 등록정보상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정․표기

- 기록물철을 생산연도별․보존기간별로 구분하여 보존상자에 편성

․생산연도는 당해 기록물철의 종료연도를 기준으로 함

- 비치활용이 종료된 카드류를 보존봉투에 담아 이관할 수 있도록 편철․정리

- 그 밖에 기록물관리기관이 장이 정하는 기록물의 정리에 관한 사항 이행

☞공공기관이 장은 필요하다고 인정되는 경우 부서별 또는 처리과별로 기록물 정리일정을 달리 실시할 수 있음

2. 기록물 생산현황통보

(1) 생산현황보고

❍ 생산현황보고의 목적 및 방법

- 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 매년 기록물의 생산현황을 소관 기록물관리기관에 통보

- 중앙행정기관의 소속기관에 기록관 또는 특수기록관이 설치된 경우 중앙행정기관에 설치된 기록관 또는 특수기록관에서 생산현황을 취합하여 중앙기록물관리기관으로 통보

❍ 생산현황 작성시기

- 기록물의 정리가 완료되어 그 결과가 전자기록생산시스템의 등록정보에 반영된 후 작성

❍ 생산현황 통보시기

- 처리과의 장은 매년 3월말까지 기록관 또는 특수기록관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보

- 기록관 또는 특수기록관은 매년 5월말까지 취합된 결과를 영구기록물관리기관의 장에게 전년도 기록물 생산현황으로 통보

❍ 생산현황 통보방법

- 기록물 등록정보를 전자기록생산시스템을 통하여 제출

중앙기록물관리기관	…	기록물관리지침 수립․시행
↓
기 록 관	…	기록물 정리계획 ,생산현황 통보지침 수립․시행(관련교육 포함)
↓
처 리 과	…	《기록물 정리》: 2월 말 ꋲ등록사항과 실물 일치여부 확인 ꋲ기록물분류기준표 변경, 신설 확인 (정규단위업무 사용) ꋲ기록물철별 보존기간 확정 ꋲ기록물 공개여부 확인 등 《생산현황 통보》: 3월 31일 ꋲ기록물 정리 완료 후 작성	…	전자기록생산시스템 ※ 중앙기록물관리 기관의 장이 정하는 방식
↓
기 록 관	…	《생산현황 확인 및 취합》 ꋲ생산현황 누락처리과 확인 ꋲ기록물분류기준표 적용 확인 ꋲ기록물철별 보존기간 책정 적정여부 ꋲ기록물 공개여부 확인 등 《생산현황 통보》: 5월말일 ꋲ처리과 생산현황 확인 후 국가기록원에 통보	…	기록관리시스템 ※중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식
↓
영구기록물관리기관	…	《생산현황 접수 및 취합》 ꋲ향후 이관 Data 활용 ꋲ기록물이관 중장기계획 반영	…	영구기록관리시스템

《기록물 정리 및 생산현황 통보 주관기관》

대 상 기 관	주 관 기 관	비 고
중앙행정기관 및 소속기관	중앙행정기관의 장	※지방영구기록물관리기관 설치시까지 광역시․도 및 시․도교육청이 주관
특별지방행정기관	특별지방행정기관의 장
시․도	시․도지사
시․군․구(지방자치단체인 구) 읍․면․동
시․도교육청(각급학교포함)	시․도교육감
지역교육청(각급학교포함)
국․공립대학	국․공립대학총(학)장

❍ 생산현황 통보 사항【기록관⇒전문관리기관(국가기록원)】

구 분	생산현황 통보 방식
전자문서․비전자문서	ꋲ 제1장 제2절 유형별생산현황 통보 방식에 따라 기록관리시스템 또는 자료관시스템에서 취합, 『자료관시스템과 전문관리기관간 이관데이터 규격』에 따라 “생산목록 전산파일(CD 등에 수록)” 제출
대통령기록물
시청각기록물
조사․연구검토서	ꋲ 각각의 [서식 1~15]까지 국가기록원 홈페이지 (http://www.archives.go.kr)→지침→기록물관리지침에서 다운로드받은 엑셀파일에 작성하여 제출
회의록
비밀기록물
간행물
보존매체수록목록
행정박물

❍ 생산현황 통보 특례사항

- 영 제3조에 해당하는 공공기관중 행정자치부령으로 정한 기관을 제외하고는 관할 영구기록물관리기관으로 생산현황을 통보하지 아니하고 자체적으로 관리할 수 있음

- 안보․정보분야 기록물은 중앙기록물관리기관의 장과 협의하여 비밀누설의 우려가 있는 경우 등록정보중 일부항목을 제외하고 제출 가능

제5장 전자기록물관리

1. 전자기록물 관리체계의 구축운영

❍ 전자기록물 관리체계 구축․운영

- 중앙기록물관리기관의 장은 전자기록물의 안전하고 체계적인 관리 및 활용을 위하여 전자기록물 관리체계를 구축․운영하여야 함

- 전자기록물 관리체계 요소

① 전자기록물 관리시스템의 기능․규격․관리항목․보존포맷 및 매체 등 관리 표준화에 관한 사항

② 기록물관리기관의 전자기록물 데이터 공유 및 통합 검색․활용에 관한 사항

③ 전자기록물의 진본성 유지를 위한 데이터 관리체계에 관한 사항

④ 행정전자서명 등 인증기록의 보존․활용 등에 관한 사항

⑤ 기록물관리기관간 기록물의 전자적 연계․활용체계 구축에 관한 사항

- 기록물관리기관은 전자기록물 및 전자적으로 생산되지 않은 기록물의 전자적 관리를 위한 조치를 강구해야 함

2. 전자기록물 관리

❍ 전자기록물의 보안관리

- 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 전자정부법 시행령 제34조제5항의 규정에 따라 국가정보원장이 안정성을 확인한 보안조치를 취하여 전자기록물의 생산, 이관, 보존 및 폐기 등 기록물관리 과정에서 전자기록물을 안전하게 관리

- 국가정보원장은 전자기록물의 보안관리에 대한 이행여부 확인

❍ 전자기록생산시스템의 등록정보 관리

- 전자기록생산시스템은 기록물 및 기록물철의 등록․분류정보에 대한 검색․활용 기능을 제공해야 함

- 기록물의 생산현황통보 및 이관시 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 목록 및 전자기록물 파일에 대한 전송정보 파일 생성 및 전송 기능을 갖추어야 함

3. 전자기록물의 보존

❍ 기록관 또는 특수기록관의 전자기록물 보존

- 기록관 또는 특수기록관의 장은 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년 이상인 경우에는 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 문서보존포맷 및 장기보존포맷으로 변환하여 관리

- 장기보존포맷으로 변환하는 경우에는 행정전자서명 및 시점확인 정보를 부여하여야 함

- 영구기록물관리기관으로 전자기록물을 이관하고자 하는 경우에는 관리정보 메타데이터를 추가한 장기보존포맷으로 재변환해야 함

- 전자기록물의 기록매체 및 장비의 기준

① 전자기록물을 정확하고 신뢰성 있게 수록 및 재생할 수 있어야 함

② 전자기록물을 현재의 저장환경으로부터 새로운 저장환경으로 손상없이 옮길 수 있어야 함

③ 동일한 매체로의 복제본 제작이 가능해야 함

④ 수록된 전자기록물을 임의 수정․삭제․위변조 등으로부터 물리적 또는 논리적으로 보호할 수 있어야 함

- 전자기록물은 진본성, 이용가능성 등이 유지될 수 있는 방법이나 형식으로 저장하여야 하며, 승인받지 않은 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물을 보호하는 방안을 수립․시행하여야 함

- 전자기록물의 손실을 방지하기 위하여 백업과 복원 기능을 구비해야 함

❍ 기록관 또는 특수기록관의 비전자기록물의 전자적 관리

- 비전자기록물의 전자적 관리 및 기록정보서비스 확대를 위한 전자화 계획을 수립․시행하여야 함

⇒ 생산부서로부터 이관된 비전자기록물 뿐만아니라, 기록관 또는 특수기록관에서 보존하고 있는 기록물도 대상으로 함

❍ 영구기록물관리기관의 전자기록물 보존

- 영구기록물관리기관의 장은 보존중인 전자기록물의 안전한 보존관리를 위하여 필요한 대책을 수립․시행하여야 함

- 전자기록물의 진본성․무결성․신뢰성 및 이용가능성이 보장되도록 주기적으로 장기보존포맷을 변환하여야 함

- 전자기록물을 저장하는 설비․장비 등의 종류 및 규격

① 전자기록물을 정확하고 신뢰성 있게 수록 및 재생할 수 있어야 함

② 전자기록물을 현재의 저장환경으로부터 새로운 저장환경으로 손상없이 옮길 수 있어야 함

③ 동일한 매체로의 복제본 제작이 가능해야 함

④ 수록된 전자기록물을 임의 수정․삭제․위변조 등으로부터 물리적 또는 논리적으로 보호할 수 있어야 함

- 장기보존포맷에는 영구기록물관리기관에서 전자기록물 보존을 위해 조치한 관리정보와 행정전자서명 및 시점확인 정보를 포함해야 함

- 전자기록물의 저장은 진본성, 이용가능성 등이 유지될 수 있는 방법이나 형식으로 처리하여야 하며, 승인받지 않은 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물을 보호하는 방안을 수립․시행하여야 함

- 전자기록물의 손실을 방지하기 위하여 백업과 복원 기능을 구비해야 함

- 중앙기록물관리기관의 장은 기록물관리기관이 보존중인 전자기록물의 행정전자서명을 장기 검증할 수 있도록 관리방안을 수립․시행하여야 함

❍ 영구기록물관리기관의 비전자기록물의 전자적 관리(영 제47조)

- 영구기록물관리기관의 장은 기록정보서비스를 확대하기 위해 보존중인 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 전자화 계획을 수립․시행하여야 함

- 중앙기록물관리기관의 장은 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물의 전자적 관리 및 기록물관리기관간 전자화기록물의 연계․활용을 위하여 필요한 표준 등을 작성․고시하여야 함

제6장 기록물의 이관

1. 기록물 이관의 필요성

❍ 기록물 이관의 필요성

- 기록물관리의 효율성을 위하여

- 생산부서 및 생산기관의 기록물관리 비용의 절감을 위하여

- 기록물의 공동활용 및 기록정보자원으로 활용을 위함

❍ 기록물 이관의 의무

- 기록물을 소관 기록물관리기관으로 이관(처리과에서는 모든 기록물을 이관하여야 함)

- 기록관 또는 특수기록관이 설치되지 않은 공공기관은 공공기관의 장이 지정하는 부서에 이관

- 이관시기의 조정이 필요한 경우에는 사전에 이관시기 연장조치

2. 기록물 이관시기

❍ 처리과 → 기록관 또는 특수기록관

- 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관후 기록물철 단위로 이관

- 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관

- 영 제3조의 공공기관중 기록관 설치대상이 아닌 공공기관은 당해 기관의 장이 지정한 부서로 기록물을 이관

❍ 기록관 또는 특수기록관 → 영구기록물관리기관

- 보존기간 30년 이상 기록물을 보존기간의 기산일로부터 10년 경과한 다음연도중 이관

※ 특수기록관 관할하에 있는 기록관의 비공개 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년 경과한 다음연도중 관할 특수기록관으로 해당 기록물을 이관

- 영제3조에 해당하는 공공기관의 기록물은 당해 공공기관에서 보존

※ 영구기록물관리기관이 국가적으로 보존가치가 높다고 지정한 기록물에 한해서만 관할 영구기록물관리기관으로 이관

3. 기록물 이관시기의 연장

❍ 처리과 → 기록관 또는 특수기록관

- 기록관 또는 특수기록관이 미설치인 경우에는 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기 연장 가능

- 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기 연장 가능

❍ 기록관 또는 특수기록관 → 영구기록물관리기관

- 업무활용 등의 사유로 일정기간 동안 이관을 연기하고자 하는 경우에는 이관예정일 1개월 전까지 영구기록물관리기관의 장과 협의를 통하여 승인을 받아야 함

- 특수기록관은 소관 비공개 기록물에 대하여 생산연도 종료 후 30년까지 이관시기를 연장할 수 있으며, 이관시기를 연장하고자 하는 경우에는 이관연장기간, 사유 등을 중앙기록물관리기관의 장에게 통보해야 함

- 국가정보원은 소관 비공개 기록물에 대하여 생산연도 종료 후 50년까지 이관시기를 연장할 수 있으며, 공개될 경우 국가안전보장에 중대한 지장을 초래할 것이 예상되는 정보관련 기록물에 대해서는 중앙기록물관리관의 장과 협의하여 이관시기를 따로 정할 수 있으며, 이관시기를 연장하고자 하는 경우에는 이관연장 대상 기록물, 이관연장사유, 이관시기 등을 중앙기록물관리기관의 장에게 통보하여 협의하여야 함

- 특수기록관이 보존중인 비공개 기록물이 공개로 변경되는 경우 발생일로부터 3개월 이내에 중앙기록물관리기관의 장에게 대상목록을 통보하여야 하며, 당해 기록물은 중앙기록물관리기관의 장이 지정한 날짜에 이관하여야 함

- 특수기록관이 보존기간 기산일로부터 30년 경과후에 이관시기를 연장하고자 하는 경우에는 이관예정연도 6개월 전까지 대상기록물, 연장시기 및 구체적 연장사유를 기재하여 중앙기록물관리기관에 이관시기 연장을 요청하여야 함

- 특수기록관 소관 비공개기록물의 이관시기 연장에 대한 협의시에는 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐 이관시기 연장여부 및 이관시기를 결정함

4. 기록물 이관절차

❍ 기록물의 이관절차

- 기록물 수집계획의 수립

․영구기록물관리기관의 장은 매년 11월30일까지 공공기관별 이관일정 및 이관대상이 포함된 다음 연도의 기록물 수집계획을 수립․시행

- 수집계획의 통보

․영구기록물관리기관의 장은 수립된 수집계획에 따라 이관 3개월 전까지 수집대상기관 또는 부서에 기록물의 수집일정 및 대상을 통보

[별지 제2호서식]

이 관 목 록

1. 기록물철단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과기관코드) :                                          인계자 직급 및 성명 :

이  관  연  도 :                                                  인수자 직급 및 성명 :

기록물철 분류번호	기록물철 제 목	수 량		기록물형태	비 고
		건 수	쪽 수*

2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물

기관명(처리과기관코드) :                                           인계자 직급 및 성명 :

이  관  연  도 :                                                  인수자 직급 및 성명 :

등록 번호	제 목	기록물 형 태	쪽수*	기록물철 분류번호	공개구분	공개제한 쪽표시	비 고

* 종이기록물의 경우에만 기재함

- 이관연기필요대상 기록물 협의․조정

․기록관 또는 특수기록관은 영구기록물관리기관 이관대상 기록물 중 계속해서 활용할 필요성이 있는 기록물이 있는지 여부를 파악하여 해당 기록물에 대하여 이관연장 협의 조정

[별지 제3호서식]

기록물이관시기 연장신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

기관명(처리과기관코드):

일 련 번 호	기록물철분류번호	기록물철 제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

기관명(처리과기관코드):

일 련 번 호	등록번호	제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

- 기록물 이관 및 검수

․이관연기 협의조정 등을 거쳐 최종적으로 확정된 이관대상 기록물에 대하여 이관

․이관기록물에 대한 품질검수

- 기록물 인수결과통보

․이관이 완료된 기록물에 대한 정수점검 및 품질검사가 완료되면 기록물 인수결과통보를 하여 최종적으로 기록물 인수완료

※ 기록물인수결과통보가 완료되기 전까지 기록물을 이관한 기록관 또는 특수기록관에서는 당해 기관 기록물의 목록 및 전자기록물의 파일을 삭제해서는 안 됨

❍ 전자기록물 이관절차

- 이관대상 기록물 품질검수

․진본성, 무결성 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물 검수

․행정전자서명 및 시점확인 정보를 포함하여 이관

※이관포맷, 방식 및 데이터규격은 중앙기록물관리기관의 장이 정함

․기록관 또는 특수기록관의 장은 기록물의 진본확인 절차, 품질검사 및 검수절차 과정에서 미비사항 또는 오류사항 발견시 이를 통보하고, 미비사항 또는 오류사항을 수정․보완한 후 재이관

․영구기록물관리기관의 장은 기록물 진본확인 절차, 품질검사 및 검수과정에서 미비사항 또는 오류사항 발견시 이를 해당 공공기관에 통보하고, 미비사항 또는 오류사항을 수정․보완한 후 재이관

․영 제3조에 해당하는 공공기관은 기록물의 인수 및 검수절차를 따로 정하여 시행할 수 있음

- 기록물 인수결과의 통보

․기록관 또는 특수기록관의 장은 인수절차 종료시 그 결과를 해당 처리과에 통보하여야 하며, 당해 처리과는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 함

․영구기록물관리기관의 장은 인수절차 종료시 그 결과를 해당 공공기관에 통보하여야 하며, 당해 공공기관은 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 함

❍ 비전자기록물 이관절차

- 이관대상 기록물철을 단위과제별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출

- 원본 및 목록 일치여부, 물리적 상태 확인 등 검수

제7장 중요 기록물의 이중보존

1. 중요 기록물의 이중 보존

❍ 중요기록물의 이중보존 원칙

- 영구보존으로 분류된 기록물 중 중요한 기록물에 대하여는 복제본을 제작하거나 보존매체에 수록하는 등의 방법으로 이중보존을 함

❍ 기록물관리기관의 기록물 보존매체 수록

- 영구기록물관리기관, 기록관 및 특수기록관은 보존중인 기록물 중 보존기간이 준영구 이상인 기록물에 대하여 보존가치가 높다고 인정되는 경우에는 당해 기록물을 보존매체에 수록

- 기록물을 보존매체에 수록하여 관리하는 경우에는 보존매체별로 관리번호를 부여하여 관리

❍ 이중보존 기록물의 통보 및 이관

- 기록물관리기관은 보존매체 수록된 중요 기록물은 안전한 분산 보존을 위하여 해당기록물의 보존매체 사본을 중앙기록물관리기관으로 송부

․기록물관리기관의 장은 매년 4월말까지 당해 기관의 전년도 복제본 제작 또는 보존매체 수록 목록을 제출

․중앙기록물관리기관의 장은 보존매체 수록 목록 중 이중보존이 필요한 기록물을 선별하여 매년 8월말까지 해당 기록물관리기관에 대상 기록물 및 송부시기 통보

- 중앙기록물관리기관은 국가적으로 보존할 가치가 있는 기록물에 대하여 기록물관리기관에 당해 기록물의 보존매체 수록 및 보존매체 사본 송부 요청 가능

❍ 보존매체 수록 기록물의 원본 추정

- 대통령령이 정한 기준과 절차에 따라 보존매체에 수록한 기록물은 원본과 동일한 것으로 추정

2. 이중보존을 위한 매체수록

❍ 광디스크 수록

- 전자기록물을 광디스크에 수록하여 보존하고자 하는 경우에는 한번 입력후 삭제․수정 또는 재수록이 불가능한 형태의 보존매체를 사용함을 원칙으로 함

- 전자기록물을 광디스크에 수록하는 경우에는 당해 보존매체 및 입력자료의 이상유무를 검사한 후 수록하여야 함

- 기록물을 광디스크 수록시 광디스크 수록계획서를 작성하고 이에 따라 수록하되, 광디스크는 공개구분종류별로 구분하여 수록

[시행규칙 별지 제4호서식]

광디스크 수록계획서

디스크번호	수록일자	수록량	전체파일크기	담당자	확인
분류번호	기 록 물 철 제 목			분 량	파일크기

- 기록물이 수록된 보존매체 및 보존용기에 표지를 부착하여 관리

[시행규칙 별표 12]

광디스크 표지

1. 전면 또는 윗부분				2. 후면 또는 아랫부분
제작번호		↑ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ↓		관리번호		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓
제작일자				보관위치
제작기관				←----------- 5㎝ ----------→
←------------ 5㎝ ----------→

❍ 마이크로필름 제작

- 기록물을 마이크로필름에 수록하여 보존하고자 하는 때에는 마이크로필름 촬영계획서를 전산으로 작성하고 이에 따라 촬영

[시행규칙 별지 제5호서식]

마이크로필름 촬영계획서

필름번호		촬영일자	사용필름		필름규격			촬영자		확인
분류번호 제 목	세 부 목 록			분량		촬영 위치			검사결과		확인
						시작	끝

- 마이크로필름으로 촬영하는 때에는 촬영 시작부분에 시작표지와 마이크로필름 촬영계획서를 삽입하고, 당해 마이크로필름 촬영계획서상의 순서대로 기록물을 수록한 후 당해 마이크로필름의 촬영이 끝난 부분에 촬영끝 표지를 넣어야 하며 마이크로필름의 컷(cut)번호는 시작표지부터 부여함

[시행규칙 별표 13]

마이크로필름의 촬영표시

시 작 20 . . 마이크로필름 촬영기관		촬영증명서 이 마이크로필름은 원본기록물로부터 정사 촬영한 것임을 증명함. 20 . . 마이크로필름 촬영기관
		촬 영 끝

- 촬영이 끝난 마이크로필름은 촬영상태를 검사하여야 하며, 촬영상태가 불량한 부분이 발견된 때에는 재촬영해야 함

- 마이크로필름과 보존용기에 광디스크․마이크로필름 표지를 부착하여야 함

[시행규칙 별표 12]

마이크로필름 표지

1. 전면 또는 윗부분				2. 후면 또는 아랫부분
제작번호		↑ ｜ ｜ 2.5㎝ ｜ ｜ ↓		관리번호		↑ ｜ 1.5㎝ ｜ ↓
제작일자				보관위치
제작기관				←----------- 5㎝ ----------→
←------------ 5㎝ ----------→

- 기록물이 수록된 마이크로필름 원본은 시청각기록물 전용서고에 보존하고 열람 등에 사용하는 마이크로필름은 복제본을 제작하여 사용함을 원칙으로 함

❍ 중요기록물의 보존매체를 CD 또는 DVD 등 광디스크로 제작할 경우에는 2007년 10월 개정·시행한 ‘국가기록원 이관을 위한 보존매체 수록기준’(국가기록원 홈페이지 참조)을 준수하여 제작

제8장 특수 유형 기록물의 관리

1. 간행물의 관리

❍ 간행물 발간등록

- 공공기관이 간행물을 발간하고자 하는 때에는 소관 영구기록물관리기관으로 발간등록 신청을 하여 발간등록번호를 부여받아야 함

- 간행물 발간등록이란 공공기관에서 발간되는 간행물을 체계적으로 관리하기 위한 것임

❍ 공문서, 단순홍보물을 제외한 모든 간행물은 발간등록을 하여야 함

- 발간등록번호 : 영구기록물관리기관기호 + 발행기관의 기관코드 + 등록일련번호 + 발간유형구분기호

․영구기록물관리기관기호, 발간유형구분기호는 중앙기록물관리기관의 장이 정함

- 발간등록번호는 간행물의 앞표지 좌측 상단에 표기

❍ 공공기관은 발간등록된 간행물을 발간 후 15일 이내에 관할 기록관 또는 특수기록관과 관할 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관에 송부

- 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물에 대해서는 전자파일이 있는 경우 이를 함께 송부

- 영제3조의 공공기관은 발간등록번호를 부여받을 의무는 없으나 발간등록번호 부여여부와 관계없이 간행물을 송부하여야 함

❍ 발간등록의 생략

- 전자기록생산시스템에 의하여 등록되는 기록물

․예를들어 자체보고서 등과 같이 간행물의 형태를 갖고 생산되지만 해당 정보가 전자기록생산시스템에서 관리되는 기록물을 말함

- 영구기록물관리기관의 장이 보존 및 활용가치가 낮다고 정한 간행물

- 영제3조에 해당하는 공공기관이 발간하는 간행물

[시행규칙 별지 제11호서식]

간행물의 발간등록번호부여신청

1. 발간등록시

제 목
발행기관		주관부서
발간주기		용 도
전 화		팩 스
※내용요약

2. 발간등록 변경시

발간등록번호 :		제 목 :
변 경 내 용
변경항목	변 경 전		변 경 후
제 목
발행기관
발간주기
용 도
규 격
주관부서
※ 변경사유

❍ 간행물의 분류

- 일반기록물과 동일하게 기록관리기준표의 분류기준을 따름

- 간행물도 일반기록물과 동일하게 분류되도록 함으로써 기록물의 종류나 형태에 관계없이 동일 단위과제(주제 또는 사안)의 기록물이 함께 관리되고 활용될 수 있도록 하기 위한 조치

❍ 미등록 간행물 발견시 조치사항

- 영구기록물관리기관의 장은 공공기관이 발간한 간행물 중 등록되지 않은 간행물이 발견되는 경우 이를 직접 등록하여 보존할 수 있음

2. 시청각기록물의 관리

❍ 시청각기록물의 관리

- 공공기관은 업무수행과 관련하여 사진․필름․테이프․비디오․음반․디스크 등 영상 또는 음성형태의 기록물을 생산한 때에는 그 기록물을 관리하고 이를 소관 영구기록물관리기관으로 이관하여야 함

❍ 시청각기록물의 이관시기

- 공공기관의 장은 보존기간 30년 이상인 시청각기록물을 보존기간의 기산일로부터 5년이 경과하기 전에 관할 영구기록물관리기관으로 이관

❍ 시청각기록물 이관시기의 연장

- 시청각기록물 보존시설 및 장비의 기준에 적합한 서고와 관리장비를 갖춘 공공기관

- 업무활용 등의 목적으로 이관시기의 연장이 필요하다고 인정되는 때에는

- 보존기간 기산일부터 10년의 범위내에서 연장가능

3. 행정박물의 관리

❍ 행정박물의 관리

- 공공기관은 업무수행과 관련하여 생산․활용한 형상기록물로서 행정적․역사적․문화적․예술적 가치가 높은 기록물을 관리하고 이를 소관 영구기록물관리기관으로 이관하여야 함

[시행령 별표 4]

행정박물 관리대상

유 형	범 위
관인(官印)류	․국새(國璽) 및 기관장의 직인 등
상징물․기념물	․업무수행 결과물, 행사 및 사건의 상징․기념물, 기(旗) ․훈장․포장, 우표, 화폐, 기념품, 현판, 휘호, 도안류 등
사무집기류	․대통령, 국무총리 등 주요 직위자가 업무수행에 사용하였던 사무집기류 등
기 타	․영구기록물관리기관의 장이 지정한 그 밖의 유형

❍ 공공기관이 행정박물을 생산, 접수 또는 취득하였을 경우 관리번호 및 등록정보를 생산․관리하여야 함

❍ 공공기관은 생산현황 보고시 행정박물의 목록 및 등록정보를 제출해야 함

❍ 영구기록물관리기관의 장은 생산현황 보고된 행정박물 중 보존가치가 높은 경우에는 이관대상으로 지정․관리하고, 공공기관은 이관대상 행정박물의 이관사유 발생시 영구기록물관리기관으로 이관

[시행령 별표 5]

행정박물 유형별 이관시기

유 형	이관시기
관인류	․신규 관인 제작시, 행정기관 폐지, 명칭 변경 등으로 관인 을 폐기하는 경우
상징물․기념물	․행사, 사업 종료, 기관 폐지 시 ․화폐, 우표, 도안 등은 생산 후 60일 이내
사무집기류	․해당 형상물 활용 종료 시
기 타	․영구기록물관리기관의 장이 정하는 시기

❍ 업무활용, 전시 등의 목적으로 이관시기 도래 이후에도 해당 행정박물을 관리하고자 하는 경우에는 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관시기 연장

❍ 대통령기록관리법의 제정으로 대통령관련 선물은 행정박물에 준하여 중앙기록물관리기관으로 이관하여 관리

제9장 비밀기록물의 관리

1. 비밀기록물 관리원칙

❍ 비밀기록 관리 체계 구축

- 기록물관리기관의 장은 비밀 기록물 관리에 필요한 별도의 전용서고 등 비밀기록물 관리체계를 구축

- 기록물관리기관의 장은 비밀기록물 관리를 위한 전용 서고 및 시설․장비 등을 설치․운영하여야 함

❍ 비밀기록물 전담 관리요원 지정

- 비밀기록물관리 전담요원은 비밀취급 인가를 받아야 함

❍ 비밀기록물 취급과정에서 비밀이 누설되지 않도록 보안대책 수립․시행

- 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물관리 전담요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 보안조치를 국가정보원장에게 요청

- 기록물관리기관의 장은 비밀기록물 및 비밀기록물 관리에 관한 정보를 취급하는 과정에서 비밀이 누설되지 않도록 국가정보원장이 정하는 보안대책을 수립․시행하여야 하며, 국가정보원장은 이를 확인할 수 있음

- 비밀기록물 관리업무를 담당하였거나 비밀기록물에 접근․열람하였던 자는 그 과정에서 알게 된 비밀을 누설하여서는 안 됨

2. 비밀기록물 관리방식

❍ 비밀기록물의 생산관리

- 공공기관은 비밀기록물을 생산하는 때에는 당해 기록물의 원본에 비밀 보호기간 및 보존기간을 함께 책정하여 보존기간이 만료될 때까지 관리되도록 하여야 함

․비밀기록물 원본의 보존기간은 기록물철 또는 건단위로 책정하되, 기록관리기준표의 단위과제에 책정된 보존기간을 적용

- 비밀기록물의 보존기간은 비밀 보호기간 이상의 기간으로 책정해야 함

․비밀기록물의 보호기간이 변경된 경우에는 변경된 보호기간 이상으로 보존기간을 재책정해야 함

❍ 비밀기록물 생산현황 통보 및 관리

- 공공기관의 장은 당해 기관이 생산한 비밀 기록물 원본에 대하여 매년 그 생산․해제 및 재분류 현황을 소관 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 함

❍ 비밀기록물의 이관

- 공공기관이 생산한 비밀기록물이 다음 사유에 해당하는 경우 기록관 또는 특수기록관으로 이관

①일반문서로 재분류한 경우

②예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우

③생산후 30년이 경과한 경우

- 비밀기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관 시기

․기록관 또는 특수기록관의 장은 관리중인 기록물중 보존기간 30년 이상인 비밀기록물에 대해서는 인수한 다음연도중으로 영구기록물관리기관이 정한 일정에 따라 이관하여야 함

․인수한 기록물이 보존기간의 기산일로부터 10년이 경과하지 않은 경우에는 잔여 기간동안 기록관 또는 특수기록관에서 보존

- 비밀기록물 이관방법

․전자비밀기록물은 국가정보원장이 정하는 바에 따라 보안을 유지할 수 있는 전송망을 통하여 이관하거나, 매체에 수록하여 봉인된 봉투에 담아 이관

․비전자적인 형태로 생산된 비밀기록물은 봉인된 봉투에 건 도는 권별로 담아 이관

․일반문서로 재분류된 비밀기록물의 이관절차는 일반기록물의 이관절차를 따름

- 비밀기록물 이관의 특례

․영 제3조의 기관은 영구기록물관리기관이 이관대상으로 지정한 비밀기록물 이외에는 기록물을 자체 관리할 수 있음

❍ 비밀기록물 재분류

- 영구기록물관리기관에서 관리중인 비밀기록물중 아래 조건에 해당하는 경우에는 재분류 할 수 있음

①보존기간의 기산일로부터 30년이 경과한 비밀기록물(예고문의 비밀보호기간이 남아있는 경우에는 생산기관의 동의를 얻어야 함)

②당해 기록물의 생산기관이 폐지되고 그 기능을 승계한 기관이 분명하지 않은 비밀기록물의 비밀보호기간이 종료된 경우

3. 비밀기록물 기록관리기준표 관리

❍ 기록물관리기관의 장은 기록관리기준표의 단위과제에 비밀 관련 내용이 포함되어 있는 경우에는 그 내용이 노출되지 않도록 비밀로 지정하여 별도 관리하여야 함

- 비밀관련 정보가 포함되어 있는 경우 자료의 작성 및 제출은 서면으로 하고, 영구기록물관리기관으로 제출된 사본의 예고문은 제출일로부터 1개월이 지난 달의 말일에 파기

4. 비밀해제 기록물의 관리

❍ 비밀해제 기록물의 편철

- 공공기관의 장 또는 기록물관리기관의 장은 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 기록관리기준표의 해당 단위과제에서 생산된 기록물철에 편철하여 관리

- 관련된 기록물철이 없거나 개별 기록물 단위로 별도 관리가 필요한 경우에는 당해 비밀기록물을 철로 간주하여 관리 가능

❍ 비밀해제 기록물의 공개여부 구분

- 공공기관의 장 또는 기록물관리기관의 장은 「공공기관의정보공개에관한법률」 제9조제1항 및 기록물의 공개여부 분류 규정에 따라 공개여부를 구분하여 관리하여야 함

5. 비밀기록물 생산현황의 관리

❍ 비밀기록물 생산현황 통보시기

- 공공기관의 장은 매년 3월말까지 관할 기록관 또는 특수기록관의 장에게

- 기록관 또는 특수기록관의 장은 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게

- 전년도 비밀기록물 원본의 생산․해제 및 재분류 현황을 통보

❍ 생산현황 정보 관리

- 공공기관이 장은 비밀기록 생산현황에 포함된 비밀기록물 원본의 목록을 작성․관리하여야 함

- 비밀기록물 원본의 목록은 생산후 3년이 경과한 다음연도 3월 31일까지 관할 기록관 또는 특수기록관의 장에게 통보

․비밀기록물 원본 목록의 제목중 비밀정보가 포함되어 있는 경우에는 해당 정보를 삭제하고 제출 가능

- 기록관 또는 특수기록관의 장은 비밀기록물 원본의 목록중 보존기간 30년 이상의 기록물에 대해서는 매년 5월 31일까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보

- 중앙기록물관리기관의 장은 지방기록물관리기관의 장에게 국가위임사무와 관련된 비밀기록물로서 보존기간이 30년 이상인 비밀기록물의 생산․해제 및 재분류 현황을 요청할 수 있음

- 영구기록물관리기관의 장은 통보받은 생산․해제 및 재분류현황에 관한 정보중 비밀기록물의 목록은 별도의 비밀기록물 전용 전산장비에 저장․관리하여야 하며, 이 경우 해당 기록물 보호기간이 종료될 때까지 해당 목록을 비밀로 관리하여야 함

- 공공기관의 장은 매년 3월 말까지 관할 기록관 또는 특수기록관의 장에게, 기록관 또는 특수기록관의 장은 매년 5월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 전년도 비밀기록물의 생산․해제 및 재분류 현황을 통보

⇒ 비밀기록물과 비공개기록물에 대한 관리를 혼동해서는 안됨

제10장 폐지기관의 기록물관리

❍ 폐지기관의 범위

- 공공기관이 폐지된 경우에 그 사무를 승계하는 기관이 없는 경우

- 국가 또는 지방자치단체의 기관이 폐지되면서 정부산하 공공기관 또는 민간기관으로 전환되는 경우

- 특별법 등에 의하여 한시적으로 설치․운영되다가 시기가 도래하여 해체되는 위원회 등을 말함

❍ 폐지기관 기록물의 이관

- 공공기관이 폐지되는 경우 당해 기관의 기록물을 소관 영구기록물관리기관으로 이관해야 함

- 정부산하 공공기관 또는 민간기관으로 전환되는 경우에는 보존기간 30년 이상인 기록물에 대하여 보존기간의 기산일로부터 10년이 경과한 다음연도 중으로 소관 영구기록물관리기관으로 이관

- 폐지기관의 업무를 일부 또는 전부를 승계하는 기관이 있는 경우에는 업무승계기관에서 폐지기관으로부터 인계받은 기록물의 목록정보를 소관 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관으로 통보하여 현황관리가 이루어지도록 하여야 함

․2개 기관 이상으로 업무가 나뉘는 경우에는 소관 업무별로 기록물을 인계인수하고 해당 정보를 관리하여야 함

․2개 기관 이상으로 업무가 나뉘는 경우 중 동일한 업무가 나뉘는 경우에는 소관 영구기록물관리기관으로 당해 기록물을 이관하고, 해당 업무를 승계하는 기관으로 당해 기록물의 정보를 제공하여 업무에 활용할 수 있도록 하여야 함

- 공공기관 내에서 한시적으로 운영되는 부서가 폐지되고 업무 승계부서가 없는 경우에는 모든 기록물을 당해 기관의 기록관 또는 특수기록관으로 이관

❍ 폐지기관 기록물의 관리

- 폐지기관으로부터 이관받은 기록물 중 보존기간 30년 이하의 기록물은 중앙기록물관리기관 소속으로 설치하는 중간관리시설에서 관리

폐지기관 유형		기록물 관리 주체
기관이 통합 또는 폐지되는 경우 (승계기관이 있는 경우)	⇨	승계기관 관리
기관이 통합 또는 폐지되는 경우 (승계기관이 없는 경우)	⇨	국가기록원 관리
기관이 민간으로 전환되는 경우	⇨	국가기록원 관리

제11장  기록물의 폐기

1. 기록물 폐기 절차

❍ 기록물 폐기란

- 공공기관이 생산 또는 접수하여 관리하고 있는 기록물이 보존기간이 경과한 이후 평가를 거쳐 더 이상의 필요성이 없는 것으로 평가된 경우에 더 이상 활용할 수 없는 상태로 만드는 것을 말함

❍ 기록물 폐기 절차

- 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재획정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리

- 기록물평가심의회는 기록관 또는 특수기록관이 속한 공공기관의 장이 구성․운영

․기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되 2인 이상의 민간 전문가를 포함시켜야 함

․통일, 외교, 안보, 수사, 정보 등의 기록물을 생산하는 기관의 경우에는 민간전문가 참여를 1인 이상으로 할 수 있음

- 기록물 생산부서의 장은 업무참고를 위하여 기록물 폐기시기를 연기할 필요가 있거나 보존기간을 재책정할 필요가 있는 경우에는 기록관 또는 특수기록관에 의견을 제출하여야 함

- 기록물관리전문요원의 심사

․해당 기록물의 보존가치를 평가하여 보존기간 재획정, 폐기 또는 보류 등에 대한 의견 작성

․작성된 의견을 기록물평가심의회에 제출

- 기록물평가심의회의 기록물 평가

․기록물관리전문요원의 기록물 평가심의 의견을 토대로 기록물평가심의서를 작성

[시행규칙 별지 제10호서식]

기록물평가심의서

기록물철분류번호	생산 연도	기록물철제목	보존기간만료일	처리과		기록물관리전문요원		심의회 의견
				처리 의견	사유	평가의견	사유

처 리 과	⇨	모든 기록물 이관	⇨	기록물관리기관에서 보존종료시까지관리 (자료관)
		⇩
기록물관리 전문요원	⇨	폐 기 심 사	⇨	폐기심사서
		⇩
기록물평가심의회	⇨	평가 심 의	⇨	폐기여부결정
		⇩
		폐기 또는 재분류

2. 기록물 폐기 방법

❍ 기록물의 폐기결정은 기록물관리기관에서만 가능함

- 처리과에서는 일체의 기록물을 폐기할 수 없음

- 기록물을 처리과에서 폐기한 경우 벌칙조항(법 제50조)의 무단파기에 해당하는 것으로 간주할 수 있음

❍ 기록물 폐기방법

- 전자기록물의 폐기는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 삭제하는 것을 말함

- 비전자 기록물의 폐기는 소각, 파쇄, 용해 등의 방식으로 하여야 함

- 기록관 또는 특수기록관의 장은 폐기대상 기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 하여야 함

․기록물 폐기 시행을 기관 외부의 민간업체에 위탁한 경우 기록물의 폐기가 완전히 이루어질 때까지 관련 공무원이 입회하여 감독하도록 하여야 함