2006년도 기록물관리 지침

2006.  1.

국 가 기 록 원

(www.archives.go.kr)

《 지 침 개 요 》

ꊱ 기록물관리 지침의 통합시행

◦ 본 지침에는 대통령관련 기록물, 조사․연구․검토서, 회의록, 시청각, 비밀기록물 등이 포함된 문서(전자․비전자)와 행정박물, 간행물, 매체수록기록물 등의 정리 및 생산현황 통보지침을 통합 수록

ꊲ 기록물 정리․분류․편철․생산현황 통보

◦ 전자문서시스템․자료관시스템 및 기록물분류기준표 시행에 따라, 단위업무 - 기록물철 - 개별 건을 연계한 기록물 정리

◦ 전자문서시스템 ⇔ 자료관시스템을 활용한 생산현황 보고․기록물 이관

- 기록물철등록부, 기록물등록대장, 기록물배부대장을 전산파일로 제출

ꊳ 한시기록물 재분류 완료후 기록물 폐기운용

◦ 한시기록물 보존기간 재분류를 통한 주요기록물 선별

- 국가기록원과의 의견조정으로 재분류 사업 추진

◦ 보존기간 경과 기록물 폐기심의회 구성․운영

ꊴ 기관 특성 반영한 자체계획 수립 및 교육시행

◦전자문서시스템 등의 인증제 도입에 따라 시스템의 화면구성, 처리절차 등이 다양, 각급기관은 자체 교육계획을 수립․시행

◦전자문서시스템⇔자료관시스템 연계에 따른 기록물 관리방식 도입에 따라 기록물관리부서와 전산관리부서의 유기적 협조체제 구축 요망

기록물 편철용품 사용

◦기록물 편철용품의 경과조치 종료로 생산기록물 편철시, 법령의 요건에 맞는 기록물편철용품 사용

☞ 주요이행사항

◦ 생산현황 등 통보 법정기일 준수(6월30일)

◦ 한시기록물 보존기간 재분류 철저

◦ 보존기간 재분류 확정후 기록물 폐기

※ 이 지침은 국가기록원 홈페이지에 게시되어 있음

http://www.archives.go.kr→지침→기록물관리지침

【 목   차 】

2006 기록관리 운용방향	1

제1장 기록물 정리․생산․이관․재분류․폐기 지침	2

제1절 기록물 정리	2

1. 기록물 정리 및 생산현황 통보개요	2

2. 기록물 정리 전(前) 점검사항	3

3. 기록물분류기준표 확인․점검	4

4. 기록물 공개여부 구분관리	7

5. 기록물 보존기간 책정	8

6. 기록물의 등록 및 편철관리	9

7. 전자문서의 편철 및 관리	15

제2절 기록물 생산현황 통보	18

1. 유형별 생산현황 통보	19

제3절 기록물 인계인수 및 이관	24

1. 처리과⇒자료관 기록물 인수․인계	24

2. 자료관⇒전문관리기관 기록물 이관	26

제4절 한시기록물 재분류	28

제5절 기록물 폐기	29

제2장 기록물 현황관리 및 보고서식	31

1. 생산현황보고서식	32

2. 자료관 보유기록물 현황	32

3. 조사․연구․검토서	33

4. 회의록	34

5. 시청각기록물	34

6. 비밀기록물	36

7. 행정박물	37

8. 정부간행물	38

9. 매체수록기록물(이중보존)	39

10. 기록물폐기	41

제3장 기록물 종류․형태별 관리	42

제1절 대통령관련 기록물 관리	42

제2절 조사․연구․검토보고서 관리	44

제3절 회의록관리	46

제4절 시청각기록물관리	48

제5절 비밀기록물 관리	50

제6절 행정박물관리	54

제7절 정부간행물관리	55

제8절 매체수록기록물관리(이중보존)	56

제9절 정부수립이전 기록물관리	57

제10절 폐지(한시)기관 기록물관리	58

제4장 행정사항	59

제1절 행정사항	59

제2절 ‘06년도 기록물관리일정	60

제3절 Q&A	61

【 참고사항 】

1. 기록물관리법 관련 조항 (발췌내용)	64

2. 간행물발간등록번호 제외대상	66

2006 기록관리 운용방향

□ 국가기록관리 체계 혁신

○ 기록관리혁신 기반 구축

- 기록관리법령 개정, 대통령기록물관리법제 정비 등 제도혁신 추진

- 국가기록 보존분담 체계 구축, 시설․장비 확충을 위한 투자계획 수립, 기록관리 확인․평가 강화 등 기록관리 인프라 구축

○ 업무기반의 전자기록관리체계 구축

- 업무와 기록분류체계 통합, 기록관리 프로세스 재설계 등 추진

- 업무과정과 연계한 전자기록관리시스템 개발․확산

○ 기록정보 공개 확대

- 비공개 기록물의 공개 확대를 위한 제도정비 추진

※주기적(5년) 공개 재분류, 생산후 30년 경과시 자동공개 원칙 등

- 기록정보 통합검색체계 개선 및 기록정보 온라인 서비스 확대

□ 기록관리 혁신 추진 분야별 과제

혁신분야	아젠다	세부과제
프로세스와 시스템 혁신	공공업무 수행의 철저한 기록화	문서과제/관리카드 개발․확산
		등록관리 대상기록의 확대
		업무와 기록분류체계의 통합
	기록관리 프로세스와 시스템 정비	기관내 기록관리 프로세스 재설계
		기관내 기록관리 시스템 재설계와 도입
기록관리 기준․표준	정보공개 확대	정보공개 확대
	비밀관리의 체계화	비밀관리의 체계화
	글로벌 스탠다드에 부합하는 국가표준의 제정	한국기록관리 표준 및 메타 데이터 표준 제정
		공공서비스, 전문인력 표준 제정
공공기록의 자원화	공공기록 편찬 및 서비스 확대	공공기록 편찬 및 서비스 확대
법․제도 정비	법․제도의 정비	기록관리법, 대통령 기록관리 법제 정비
		정보공개법 개정, 비밀 설정 및 해제에 관한 법제 정비
	전문인력 확보 및 능력개발	전문인력 양성 프로그램 설계
	거버넌스형 조직의 실현 및 기록관리인프라 구축	거버넌스형 조직의 실현 및 기록관리인프라 구축

제1장 기록물 정리․생산․이관․재분류․폐기 지침

제1절 기록물정리

1. 정리 및 생산현황 통보 개요

자 료 관	……	기록물 정리계획 ,생산현황 통보지침 수립․시행(관련교육 포함)
↓
처 리 과	……	《기록물 정리》: 2~3월 ꋲ등록사항과 실물 일치여부 확인 ꋲ기록물분류기준표 변경, 신설 확인 (정규단위업무 사용) ꋲ기록물철별 보존기간 확정 ꋲ기록물 공개여부 확인 등 《생산현황 작성 》: 3월 ꋲ기록물 정리 완료 후 작성	……	전자문서시스템 ․기록물 편철․정리, 생산현황 보고 기능 이용 ※ “전자문서시스템과 자료관시스템간 이관 Data규격”에 따라 처리
↓
자 료 관	……	《생산현황 확인 및 취합》:5월 ꋲ생산현황 누락처리과 확인 ꋲ기록물분류기준표 적용 확인 ꋲ기록물철별 보존기간 책정 적정여부 ꋲ기록물 공개여부 확인 등 《생산현황 통보》: 6월30일 ꋲ처리과 생산현황 확인 후 국가기록원에 통보	……	자료관시스템 ․기록물등록대장, 기록물배부대장, 기록물철등록부의 전산파일 ※ “자료관시스템과 전문관리기관간 이관 Data규격”에 따라 처리
↓
국가기록원	……	《생산현황 접수 및 취합》: 6월이후 ꋲ향후 이관 Data 활용 ꋲ기록물이관 중장기계획 반영	……	전문관리기관시스템

※‘전자문서시스템과 자료관시스템간 이관Data규격’, ‘자료관시스템과 전문관리기관간 이관Data규격’은 【자료관 기록관리 편람】2003.12(정부기록보존소) 제3편 자료4 참조

2. 기록물 정리전(前) 점검사항

□ 기록물의 정리는 다음 사항을 포함하여 실시

내 용	전자/비전자 구 분
○전자문서시스템의 기록물등록대장 및 기록물철등록부에 등록되지 아니한 기록물이 있는지 여부를 확인하여 추가 등록 - 대면결재, 민원신청서, 회계기록 등 종이로 생산된 기록물 누락여부 확인후 누락사항 추가 등록	공통
○기록물등록대장의 등록사항과 실제 기록물이 일치하는지 여부를 확인한 후 미비사항을 보완 - 특수규격기록물 및 첨부물 분리등록여부 반드시 확인	공통
○특수목록 해당여부를 확인하여 기록물등록대장 및 기록물철등록부에 필요한 특수목록을 추가로 기입 - 기록물분류기준표에 특수목록이 지정되어 있는 경우에 지정항목의 목록을 기입	공통
○대통령관련기록물, 특수규격기록물, 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권보호대상기록물 등 해당여부를 확인하여 기록물등록대장의 특수기록물란에 해당항목을 모두 표시	공통
○기록물등록대장상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정․표기	비전자
○기록물철별로 보존기간 책정 등 보존분류 사항을 확인하고, 변경이 필요한 경우 기록물철등록부에 변경사항을 기재	공통
○기록물철 안에 남아있는 철침 등 이물질을 제거	비전자
○기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부를 확인하여 색인목록을 전산출력의 색인목록으로 교체	비전자
○기록물분류기준표에 누락 또는 변경된 단위업무가 있는지 여부를 확인하여 기록물분류기준표의 변경을 국가기록원에 신청 - 기록관리법시행규칙 제7조 별지 제4호서식 참조	공통

3. 기록물분류기준표 확인․점검

◦생산현황보고 및 이관작업 수행을 위해서는 미편철 또는 임시단위업무로 편철된 기록물을 정규 단위업무가 적용된 기록물철에 반드시 편철․정리하여야 함

□ 직제개정 또는 기능의 신설․폐지 등으로 기록물분류기준표의 변경이 필요한 경우 기록물분류기준표의 변경처리를 완료한 이후에 기록물 정리를 시행해야 함

- 기록관리법시행규칙 제7조의 별지 제4호서식을 이용하여 신청

☞ 문의 : 국가기록원 평가분류팀 042-481-6380, 6382, 6383

① 처리과 기관코드만을 변경하는 경우

(변경기준일 :        )

변 경 전 처리과기관코드	변 경 후 처리과기관코드	변 경 사 유

② 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우

(변경기준일 :        )

변 경 전		이 관 받 은 처리과기관코드	변 경 사 유
처 리 과 기관코드	단위업무 번 호

③ 단위업무를 폐지하는 경우

(변경기준일 :        )

폐지대상업무		변 경 사 유
처리과기관코드	단위업무번호

- 조직이 변경된 경우 행정자치부 전자정부본부 전자정부표준화팀(http://code.gcc.go.kr)에 기관코드 변경신청을 의뢰하여 표준기관코드를 부여받은 후 자료관시스템에 적용하고 국가기록원 평가분류팀에 기록물분류기준표 변경사항을 통보

④ 단위업무를 신설하는 경우

(신설기준일 :           )

처리과 기관코드				신설된 단위 업 무 명						비밀의 경우 단위업무가명
(단위업무설명)
보존 기간	행정업무 참고기간 ( ) 증빙자료 유효기간 ( ) 관계법령 의무기간 ( ) 사료가치 보존기간 ( ) 보존기간 종합판단 ( )						(보존기간 책정사유)
보 존 방 법			보 존 장 소				비치기록물여부				비치기록물 이관시기
이관후 열람예상 빈도( )							주요열람 용 도
검색어 지정기준		특수목록 위치			제1특수목록			제2특수목록				제3특수목록

- 기록물의 특성상 검색에 유용할 것으로 판단되어 특별히 관리가 필요한 것은 단위업무 신설시에 특수목록에 반영하여 신청

⑤ 단위업무의 일부 항목의 내용을 수정하는 경우

(변경기준일 :           )

처리과 기관코드				단위업무 번 호
항 목		변 경 전	변 경 후			변경사유
단위업무 명칭
단위업무 가명
단위업무 설명
보 존 기 간
보 존 방 법
보 존 장 소
비치기록물 여부
비치기록물 이관시기
특수목록 위치
제 1 특수목록
제 2 특수목록
제 3 특수목록

- 단위업무의 신설 또는 일부항목을 변경하여 사용하는 경우에는 국가기록원 평가분류팀에 분류기준표 변경신청을 하여, 확정된 단위업무를 부여받아 시스템 반영후 사용

□ 비밀 단위업무의 관리

○ 공공기관은 기록물분류기준표 또는 동 변경신청서를 작성함에 있어 업무내용이 비밀로 관리되어야할 필요가 있는 때에는 당해 단위업무명 또는 단위사안명에 가명을 부여하여 작성하고 당해 기록물분류기준표 관련자료를 비밀로 분류하여 관리

4. 기록물 공개여부 구분관리

□ 공공기관은 기록물을 이관하는 때에는(처리과⇒자료관, 자료관⇒전문관리기관) 당해 기록물의 공개여부를 표시하여 이관

□ 공공기관은 소장기록물의 공개여부를 구분하여 관리하여야 하며, 비공개 대상정보는 기록물의 건(件)단위 또는 쪽단위로 표시하되, 공개가 제한되는 분량이 최소화되도록 정리

□ 기록물의 공개여부 구분표시는 ‘공개’, ‘부분공개’, ‘비공개’중 하나를 선택하여 기입하되,  ‘부분공개’ 또는 ‘비공개’의 경우에는 ‘부분공개(  )’ 또는 ‘비공개  (   )’로 표시하고 괄호안에는 기록관리법시행규칙 제16조 별표 11의 규정에 의한 공개여부 구분번호를 추가로 기입

【별표 11 : 기록물 공개여부 구분번호】

구분 번호	대 상 기 록 물	분 류 근 거
1	다른 법률 또는 법률이 위임한 명령(국회규칙․대법원규칙․헌법재판소규칙․중앙선거관리위원회규칙․대통령령 및 조례에 한한다)에 의하여 비밀 또는 비공개 사항으로 규정된 정보	공공기관의정보공개에관한법률 제9조 제1항 제1호
2	국가안전보장․국방․통일․외교관계 등에 관한 사항으로서 공개될 경우 국가의 중대한 이익을 현저히 해할 우려가 있다고 인정되는 정보	위 법률 제9조 제1항 제2호
3	공개될 경우 국민의 생명․신체 및 재산의 보호에 현저한 지장을 초래할 우려가 있다고 인정되는 정보	위 법률 제9조 제1항 제3호
4	진행중인 재판에 관련된 정보와 범죄의 예방, 수사, 공소의 제기 및 유지, 형의 집행, 교정, 보안처분에 관한 사항으로서 공개될 경우 그 직무수행을 현저히 곤란하게 하거나 형사피고인의 공정한 재판을 받을 권리를 침해한다고 인정할만한 상당한 이유가 있는 정보	위 법률 제9조 제1항 제4호
5	감사․감독․검사․시험․규제․입찰계약․기술개발․인사관리․의사결정과정 또는 내부검토과정에 있는 사항 등으로서 공개될 경우 업무의 공정한 수행이나 연구․개발에 현저한 지장을 초래한다고 인정할만한 상당한 이유가 있는 정보	위 법률 제9조 제1항 제5호
6	당해 정보에 포함되어 있는 이름․주민등록번호 등 개인에 관한 사항으로서 공개될 경우 개인의 사생활의 비밀 또는 자유를 침해할 우려가 있다고 인정되는 정보	위 법률 제9조 제1항 제6호
7	법인․단체 또는 개인의 경영․영업상 비밀에 관한 사항으로서 공개될 경우 법인 등의 정당한 이익을 현저히 해할 우려가 있다고 인정되는 정보	위 법률 제9조 제1항 제7호
8	공개될 경우 부동산 투기․매점매석 등으로 특정인에게 이익 또는 불이익을 줄 우려가 있다고 인정되는 정보	위 법률 제9조 제1항 제8호

5. 기록물 보존기간 책정

□ 보존기간 구분

○ 영구․준영구․20년․10년․5년․3년․1년의 7종으로 구분

※다만, 수사․재판․정보․보안관련 기록물 중 관할전문관리기관의 장과 협의한 기록물에 한하여는 소관 중앙행정기관의 장이 보존기간의 구분 및 그 분류기준을 달리 정할 수 있음

□ 보존기간  책정 기준

○ 기록물의 보존기간은 보존기간별 분류기준(기록관리법시행령 제15조 제①항의 별표2)과 기록물분류기준표에 정한 보존기간을 기준으로 기록물 정리시 처리과별로 수립된 기준에 따라 기록물철단위로 각급기관 처리과의 장이 정함

※기록물분류기준표는 단위업무를 대상으로 보존기간을 정하였으므로, 처리과의 장은 단위업무 하부에 생성되는 기록물철 작성기준을 수립하여 기록물을 체계적으로 편철․관리하고 적정 보존기간을 책정

◇ 기록물분류기준표상의 보존기간이 준영구 이상인 기록물 중 각급기관 처리과에서 보존기간 20년 이하로 책정한 기록물은 해당 기관에서 보존기간 만료시까지 관리 후 관할전문관리기관으로 이관하여야 함

□ 보존기간 기산일

○ 당해 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 함

《예시》2005년 12월 29일 기록물이 완결된 경우, 2006년 1월 1일부터 해당 보존기간을 적용

6. 기록물의 등록 및 편철관리

□ 기록물의 등록

○ 공공기관이 업무수행과정에서 생산 또는 접수한 기록물은 처리과별로 기록물등록대장에 등록하여야 함

- 기록물의 생산시 미등록으로 생산기록물이 누락되지 않도록 주의

- 특히 연간주요업무계획, 중장기업무계획 등 기관(처리과)의 주요한 업무사항이 누락되지 않도록 하여야 함

□ 일반문서류의 편철 및 관리

○ 처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 문서는 기록관리법시행규칙 제10조 별표 3의 규격에 의한 진행문서파일에 위에서부터 아래로 사안의 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리

○ 사안이 종결되면 진행문서파일의 기록물을 꺼내어 기록관리법시행규칙 제10조 별표2의 기록물철표지 및 별지 제6호서식의 색인목록을 출력하여 놓은 다음 문서를 순서대로 배열하여 편철한 후 보존용표지를 씌움

- 기록물철표지는 전자문서시스템을 이용하여 출력(또는 수기작성)

◇ 기록물철 표지(기록관리법 제9조 제1항 및 제10조 제2항관련)

※ 210mm×297mm (보존용지 1, 2종 70g/m2) : A4 세로 서식

○ ‘06년도부터는 기존의 사무용파일 사용할 수 없음(기록관리법시행규칙 부칙 제3조 경과조치 2005년 12월 31일로 종료)

- 기록물철 표지의 연도표시는 시작연도-끝년도(종료년도)로 하며, 기록물 이관시의 기준은 끝년도가 됨

□ 일반문서류(종이기록물)의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로 하며, 편철할 기록물의 양(量)이 과다한 경우에는 2권이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여(전자문서시스템의 기록물철등록부에서 권호수 추가 기능 활용)하고 괄호안에 권호수만 다르게 표시

《예시》기록물의 편철관리(1), 기록물의 편철관리(2)

□ 문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 위에서 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수 부여

○ 문서철 : 우측 하단에 첫 번째 면부터 일련번호 표시(1, 2, 3, 4, ......)

※전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 기록물의 건(件)은 당해 기록물의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 중앙 하단에 건별로 예시와 같이 면 표시

《예시》3면으로 처리된 1건 기록의 경우  3-1, 3-2, 3-3으로 면 표시

○ 동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권이하의 문서철별 면수는 전권(1권) 마지막 면수에 이어서 일련번호를 부여

○ 접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시

《예시》 : 문서, 도면 등이 접혀있는 경우

○ 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시

○ 기록물철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리가 끝나면 잉크 등으로 표시(문서의 훼손 방지 주의)

※기록물 편철시 철침 등 이물질을 제거하여야 하나 기록물에 심각한 훼손이 우려될 경우 사전에 국가기록원과 협의 요망

□ 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립으로 고정시킨 후 보존상자에 단위업무별로 넣어 관리

◇ 보존용 표지(기록관리법시행규칙 제10조 제4항 관련 별표4)

◇ 보존용 표지의 종류

종 류	정부물품목록번호
A4	753005401010
B4	753005402010

◇ 보존상자의 종류

종 류	색상	정부물품목록번호
A4(1종)	노랑	711002200010
	하늘	711002291010
B4(2종)	노랑	711002200020
	하늘	711002291020

◇ 보존상자의 규격(시행규칙 별표 5)

◇ 보존상자의 측면에는 보존상자표지를 부착(시행규칙 별표 6)

↑ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ 7.5㎝ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ｜ ↓	상자번호			↑ 1.5㎝ ↓
	생산연도			↑ 1.5㎝ ↓
	생산기관			↑ 1.5㎝ ↓
	업무명			↑ ｜ 3.0㎝ ｜ ↓
	←---- 3㎝ ----→		←---- 6㎝ ----→

□ 카드류의 편철 및 관리

○ 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않고 카드보관함에 넣어 관리하며, 비치활용이 끝나면 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리

○ 보존봉투에 넣을 때는 각 봉투의 맨 위에는 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 배열, 보존봉투당 카드 편철량은 30건(매) 이내

◇ 카드류 보존봉투(제11조 제2항 관련)

□ 도면류의 편철 및 관리

○ 도면류는 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리

○ 편철하는 경우에는 맨 위에 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열, 도면의 편철량은 30매 이내

○ 보존봉투는 도면보관함에 편상태로 눕혀 관리

◇도면류 보존봉투(제12조 제1항 관련)

□ 사진․필름류 편철 및 관리

○ 사진․필름류는 규격에 적합한 사진․필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리

○ 사진․필름류를 편철하는 경우, 맨 위에 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열

◇ 사진․필름류 보존봉투(제13조 제1항 관련)

□ 테이프․디스크․디스켓류의  관리

○ 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 표시를 하여 당해 기록물철의 분류번호를 표시하여 보존․관리

◇ 테이프․디스크․디스켓류의 분류번호 표시방법(제14조 제2항 관련)

가. 일반규격                       나. 소형규격

7. 전자문서의 편철 및 관리

《 용 어 정 의 》

□ 전자문서

○ 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송수신 또는 저장된 문서를 지칭(사무관리규정 제3조 제7항)

□ 신 전자문서시스템

○ 사무관리규정 및 동 규정 시행규칙과 「행정기관간 전자문서유통표준」,「전자문서시스템 규격」,「전자문서시스템과 행정정보시스템간 연계표준」을 준수한 제품으로서, 표준전자문서 인증시험을 통과하고 기록물분류기준표를 탑재한 시스템

※ 전자문서 표준 제․개정 준수 및 인증, 기록물분류기준표 탑재 여부에 따라 편의상 ‘구전자문서시스템’과 ‘신전자문서시스템’으로 구분

* 전자문서관련표준제․개정(행자부고시 제2002-20호, 2002. 11. 4 관보)

□ 자료관시스템

○ 자료관 또는 특수자료관에서 기록물의 수집․보존(복제본 제작 및 보존매체 수록을 포함)․활용․이관, 정보공개청구의 접수 등 기록물의 관리가 전자적으로 수행되는 시스템(기록관리법시행령 제2조 제6항)

*행정기관의자료관시스템규격표준제정고시(행자부고시제2003-18호,‘03.8.8관보)

□ 전문관리기관시스템

○ 중앙기록물관리기관(국가기록원)․특수기록물관리기관 또는 지방기록물관리기관의 기록물 수집․평가․재분류․보존(복제본 제작 및 보존매체 수록을 포함)․활용 등 기록물의 관리가 전자적으로 수행되는 시스템(기록관리법시행령 제2조 제7항)

□ 신전자문서시스템의 등록․분류․편철

○ 등록관리

- 전자문서/비전자문서의 종류에 관계없이 처리과는 생산 또는 접수한 기록물을 기록물등록대장에 등록․관리하여야 함

- 전자문서에 첨부된 非전자문서(문서, 도면 등 첨부물)의 등록․관리

․전자문서는 기록물등록대장에 등록하고(기록물철을 지정하여 등록), 非전자문서 첨부물은 분리등록하여 관리

《예시》(전자문서) 등록번호 : 수집관리팀 -6000

(비전자문서 첨부물) 분리등록번호 : 수집관리팀 -6000 - 1

○ 분류․편철관리

- 신전자문서시스템에 탑재된 기록물분류기준표 단위업무별로 작성된 사안별 편철기준에 따라 기록물철을 등록하고, 해당 기록물철에 생산 및 접수된 기록물을 등록

☞ 기록물분류기준표 변경 등에 대해서는 본 지침 ‘제1장 제1절의 3. 기록물분류기준표 확인․점검’을 참조

- 신전자문서시스템에 개별 건이 등록되었으나, 단위업무와 연계된 기록물철에 편철되어 관리되지 아니할 경우, 향후 생산현황 통보 및 이관처리가 불가하므로 반드시 편철정리 필요

※처리과 문서담당자는 편철확인 및 확정 후 생산현황(기록물등록대장, 기록물철등록부, 기록물배부대장)을 전자파일로 자료관에 송부

□ 구전자문서시스템의 등록․분류․편철

‘2004.1.1.이후 구전자문서시스템에 의한 기록물 관리방안’(행정자치부 행정정보화담당관-2311, 2003. 12. 23)에 따름

○ 등록관리

- 2004. 1. 1부터는 기록관리법, 사무관리규정에 따라 새로운 등록, 분류, 편철 조항이 전면 시행되었으며, 신전자문서시스템 미 도입기관의 경우에도 전산으로 관리될 수 있도록 조치하여야 함

○ 분류․편철

- 기록물철별 보존기간은 기록물분류기준표를 적용

☞ 신․구전자문서시스템간 보존기간의 상이함 방지, 다만 기록관리법시행령 제13조 제2항의 규정에 따라 처리과별로 기록물철별 보존기간 작성기준을 수립하여 시행하여야 함

- 기록물 건별 보존기간도 기록물분류기준표를 기준으로 책정

※건별 보존기간 책정 시 영제13조제2항의 규정에 따라 처리과의 단위업무별 기록물철 작성기준에 책정된 보존기간을 확인하여 기재

- 기록물철등록부는 기록물관리법 시행규칙 별지5호 서식을 이용하여 처리과 기록물관리책임자가 수기로 작성 관리 후 신전자문서시스템이 도입되면 전산등록하여 관리

※구전자문서를 출력하여 편철할 때 반드시 원본대조확인(원본대조필 날인)를 하여야 함

기록물철등록부(별지 5호 서식)

(처리과기관코드:                  연도:           )

기 본 등 록 사 항						보 존 분 류 사 항
단위 업무 코드	생산년도	기록물철등록연번	기록물철 제 목	특수* 목록	기록물형태	종료 연도	보존 기간	보존 방법	보존 장소	비치 종결 일자	비치 사유	업 무 담당자
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬

- 구전자문서시스템에서는 전산적으로 분류․편철할 수 없으므로 결재된 전자문서(보존기간 10년 이상)를 출력하여 기록물분류기준표에 따라 기록물철을 만들고  분류, 편철하여야 함

대상전자문서	분류․편철	출력	자료관이관	분류․편철기준
보존기간 10년이상	○	○	전자파일(○) 출력본 (○)	기록물분류 기준표

․단위업무상의 보존기간이 5년이하인 전자파일은 구전자문서시스템에서 보존기간까지 관리하다 기록물폐기심사 후 폐기(단, 기록물철의 보존기간이 10년이상으로 책정된 경우에는 단위업무상의 보존기간이 5년 이하인 경우에도 단위업무상의 보존기간이 10년 이상인 경우와 동일하게 처리)

제2절 기록물 생산현황 통보

□ 생산현황 통보절차

	처 리 과		→			기 록 물 정 리 3월 31일까지
	자 료 관		←			5월말 까지
			→
	전문관리기관 (국가기록원)		←			6월말 까지

□ 생산현황 통보대상 : 2005년도 생산․접수 완료기록물

- 전자문서, 비전자문서《문서(대장포함), 도면, 카드》

- 대통령관련 기록물 생산․접수현황(기록관리법시행령 제28조관련)

- 조사․연구․검토보고서 생산현황(기록관리법시행령 제7조관련)

- 회의록 생산현황(기록관리법시행령 제8조관련)

- 시청각기록물 생산현황(기록관리법시행령 제9조관련)

- 비밀기록물 생산현황(기록관리법시행령 제29조관련)

- 간행물 생산현황(기록관리법시행령 제33조관련)

- 보존매체 수록현황(기록관리법시행규칙 제39조관련)

- 행정박물 보유목록

《기록물 정리 및 생산현황 통보 주관기관》

대 상 기 관	주 관 기 관	비 고
중앙행정기관 및 소속기관	중앙행정기관의 장	주관기관은 자료관(특수자료관)설치 대상기관임
특별지방행정기관	특별지방행정기관의 장
시․도	시․도지사
시․군․구(지방자치단체인 구) 읍․면․동	시장․군수․구청장
시․도교육청(각급학교포함)	시․도교육감
지역교육청(각급학교포함)	지역교육청교육장
국․공립대학	국․공립대학총(학)장

□ 생산현황 통보 사항【자료관⇒전문관리기관(국가기록원)】

구 분	생산현황 통보 방식(方式)
전자문서․비전자문서	ꋲ 제1장 제2절 유형별생산현황 통보 방식에 따라 자료관시스템에서 취합, 『자료관시스템과 전문관리기관간 이관데이터 규격』에 따라 “생산목록 전산파일(CD 등에 수록)” 제출
대통령기록물
시청각기록물
조사․연구검토서	ꋲ 각각의 [서식 1~15]까지 국가기록원 홈페이지 (http://www.archives.go.kr)→지침→기록물관리지침에서 다운로드받은 엑셀파일에 작성하여 제출
회의록
비밀기록물
간행물
보존매체수록목록
행정박물

1. 유형별 생산현황 통보

유형구분	전자문서시스템	자료관시스템	비 고
유형①	구 축	구 축
유형②	구 축	미구축
유형③	2005년도중 구축	구 축
유형④	미구축	미구축

1) 유형① : 신전자문서시스템 + 자료관시스템 구축기관

* 전자문서관련표준제․개정(행자부고시 제2002-20호, 2002. 11. 4 관보)에 따라 인증 후 기록물분류기준표를 탑재한 신전자문서시스템을 2004. 1. 1부터 도입한 기관에 해당(2005년 도입기관 포함)

□ 처리과 ⇒ 자료관 생산현황 통보

○ 처리과 문서담당자의 확인

- 업무담당자의 기록물철 편철․정리 작업 완료 후, 처리과 문서담당자는 신전자문서시스템의 ‘기록물정리’기능을 이용하여 미편철, 임시단위업무 여부 등 정리상태를 확인하고 이상이 없는 경우 정리업무 완료

○ 문서담당자의 생산현황 통보

- 문서담당자는 해당 처리과의 생산현황 통계 및 전산파일을 전자문서시스템을 활용하여 자료관에 통보(On-line, Off-line 가능)

- 통보내용

․‘전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격’에 규정된 기록물등록대장,기록물철등록부,기록물배부대장,기록물등록대장변경이력, 기록물철등록부변경이력, 기록물배부대장변경이력, 특수목록정보, 첨부파일정보가 수록된 전산파일

※ 처리과별 생산현황통계 집계 기능이 구현된 신전자문서시스템의 경우, 관련통계를 자료관에 송부

□ 자료관 ⇒ 전문관리기관(국가기록원) 생산현황 통보

○ 자료관 기록물관리 담당자 확인

- 처리과 생산(목록)현황 접수⇒ 검수 ⇒ 인수완료처리의 과정을 확인하여 생산현황을 취합

- 검수과정에서 오류 등을 확인한 경우, ‘반려’ 기능을 활용하여 해당 처리과에서 수정 후 재통보하도록 조치

○ 생산현황 통보 절차 및 내용(자료관)

- 취합된 생산목록 조회

․취합된 생산목록에 대해 처리과별로 검수완료 여부를 확인하고, 보존기간별, 기록물형태별 생산현황 및 목록정보 등을 조회하여 확인

-  생산목록파일 작성, 통보

․모든 처리과의 생산목록 검수완료 후 자료관 단위로 취합한 생산목록파일(“자료관과 전문관리 기관간 이관데이터 규격”)을 매체에 수록하여 전문관리기관(국가기록원)에 통보

*생산목록파일 : 기록물등록대장, 기록물철등록부, 기록물배부대장, 기록물등록대장변경이력, 기록물철등록부변경이력, 특수목록정보, 첨부파일정보가 수록된 전산파일

- 생산현황 및 보존기록물현황 통계 작성

․생산년도를 기준으로 보존기간, 기록물형태별 생산 및 보존현황을 작성

《예시》

□ 기록물 생산현황 보고

구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년
총 계(권)
문 서(권) 대장포함
카 드(권)
카 드(매)
도 면(권)
도 면(매)

□ 보존기록물 현황

구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년
총 계(권)
문 서(권) 대장포함
카 드(권)
카 드(매)
도 면(권)
도 면(매)

2) 유형② : 신전자문서시스템+자료관시스템 미구축기관

* 전자문서관련표준제․개정(행자부고시 제2002-20호, 2002. 11. 4 관보)에 따른 인증 후 기록물분류기준표를 탑재한 신전자문서시스템을 2004. 1. 1부터 도입하였으나 자료관시스템이 구축되지 아니한 기관에 해당

□ 처리과 ⇒ 자료관 생산현황 통보

○ 『유형①』의 처리과 ⇒ 자료관 생산현황 통보 사항과 동일

□ 자료관 ⇒ 전문관리기관(국가기록원) 생산현황 통보

○ 자료관시스템 미구축으로 인해 자료관시스템을 통한 생산현황 통보가 불가능하므로, 아래 방침에 따라 처리

◇ 자료관시스템 미구축기관은 국가기록원 홈페이지에 게시된 생산현황통보용 전산프로그램을 다운로드받아, 해당기관 생산현황 통보 파일을 작성하여 국가기록원 통보

- 자료관시스템 미구축기관은 국가기록원과 사전협의 요망

- 연락처 : 국가기록원 기록정보화팀 (042) 481-6245, 6239

◇ 국가기록원 보급 프로그램을 사용하여 생산현황통보를 한 기관은 해당 통보파일을 백업받아 관리하다가 자료관시스템 구축시 당해 시스템에 관련 데이터를 업로드 적용

3) 유형③ : 구전자문서시스템⇒신전자문서시스템 교체기관

* 구전자문서시스템을 계속사용하다 2005년도 중에 전자문서관련표준제․개정(행자부고시 제2002-20호, 2002. 11. 4 관보)에 따른 인증 후 신전자문서시스템을 도입하여 기록물분류기준표를 탑재하여 운영한 기관

□ 처리과 ⇒ 자료관 생산현황 통보

○ 구전자문서시스템에서 생산․접수된 기록물(일반+전자문서 포함)

- 기록물의 보존기간을 결정하는 분류․편철방식은 기록물분류기준표를 적용하여 신․구전자문서시스템 병행사용에 따른 혼란을 최소화하고 동일 기록물에 대한 기관별 보존기간의 상이함을 방지하기 위하여,

- 기록물관리법시행규칙 별지5호 서식인 기록물철등록부를 이용하여 처리과 기록물관리책임자가 수기(手記)로 작성관리 후 신전자문서시스템이 도입되면 전산등록하여 관리토록 기 통보한 바 있음

※ ‘2004. 1. 1이후 구전자문서시스템에 의한 기록물관리방안’(행정자치부 정보화담당관-2311, 2003. 12. 23)

- 따라서 수기(手記)로 작성된 기록물철등록부를 신전자문서시스템으로 전산등록하여, 본 지침『유형①』의 처리과 ⇒ 자료관 생산현황 통보 방식에 따라 생산현황을 자료관에 통보

○ 신전자문서시스템에서 생산․접수된 기록물(일반+전자문서 포함)

- 본 지침『유형①』의 처리과 ⇒ 자료관 생산현황 통보 방식과 동일

□ 자료관 ⇒ 전문관리기관(국가기록원) 생산현황 통보

○ 자료관시스템 구축기관은 본 지침『유형①』, 자료관시스템 미구축기관은『유형②』를 참조하여 국가기록원에 생산현황 통보

4) 유형④ : 전자문서시스템, 자료관시스템 미구축기관

○ 시스템 미구축기관은 기록물철등록부 및 등록대장 서식에 맞춰 엑셀로 목록작성하여 제출

제3절 기록물 인계인수 및 이관

* 처리과는 보존기간의 기산일부터 2년의 범위내에 관할 자료관 또는 특수자료관으로 기록물 이관(기록관리법시행령 제20조제1항)

* 자료관 및 특수자료관은 기산일로부터 9년이 경과한 기록물을 소관 전문관리기관으로 이관(기록관리법시행령 제20조제2항)

1. 처리과⇒자료관 기록물 인수․인계

□ 준비사항

○ 처리과 보유기록물의 파악 및 인계준비

- 처리과는 보존기간 기산일로부터 2년이 경과한 보유기록물 현황을 파악하여 인계 준비

※이관시기가 도래된 기록물을 처리과에서 계속 활용할 경우, 기록관리법시행규칙 별지 제8호 서식에 따라 기록물 이관 연기 처리후 활용

○ 처리과별 이관대상 확정 및 이관일 지정

- 자료관은 처리과 비치기록물을 제외하고 이관대상기록물 목록을 확정하여 이관일과 함께 처리과에 통보

□ 비전자기록물(문서․카드․도면․대장․시청각) 이관

○ 본 지침 제1장 제1절의 편철 및 관리요령에 따라 편철․정리 완료 후 보존상자에 넣어 이관 준비

□ 전자기록물(신전자문서시스템) 이관

○ 본 지침 제1장 제1절의 편철 및 관리요령에 따라 정리완료 후 ‘전자문서시스템과 자료관시스템간 이관 데이터 규격’에 따라 생성된 파일 이관준비

《전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격》

*전자문서파일 이관시(전자문서시스템→자료관시스템) 파일명 및 분류체계

구 분		폴더명 및 파일명
필수항목	기록물철	폴더명 : 처리과기관코드+단위업무코드+생산년도+기록물철등록일련번호+권호수
	기록물(건)	파일명 : 기록물건생산(접수)년도+생산(접수)등록번호+분리등록번호.확장자
	첨부파일	첨부파일명 : 기록물건생산(접수)년도+생산(접수)등록번호+첨부파일일련번호.확장자

※기록물철별로 폴더(디렉토리)를 생성하고, 철에 포함된 기록물(건) 및 첨부파일은 해당 폴더안에 저장

□ 전자기록물(구전자문서시스템) 이관

○ 구전자문서시스템의 전자문서는 목록정보 및 전자문서 파일을 ‘전자문서시스템과 자료관시스템간 이관 Data규격’에 따라 신전자문서시스템으로 전환하여 관리하여야 하며, 보존기간 10년 이상의 전자문서는 구기록물 등록기능을 이용하여 기록물철 등록 후 자료관시스템으로 이관

* 다만, 보존기간 5년 이하의 전자문서는 신전자문서시스템으로 전환하지 않고, 구전자문서시스템에서 관리 가능(관련근거 : 사무관리규정 및 관련표준을 준수한 신(新)전자문서시스템의 도입․활용, 능률12300-167, 2003.4.31 행정자치부 행정능률과)

○ 기관의 사정상 위와 같은 전환이 어려운 경우 보존기간 10년 이상 전자문서는 다음 표와 같이 우선 분류․편철․이관하고, 기관별 자체계획에 따라 신전자문서시스템의 구기록물 등록기능을 활용하여 자료관시스템에 이관(‘전자문서시스템과 자료관시스템간 이관 Data규격’준수)

대상전자문서	분류․편철	출력	자료관이관	분류․편철기준
보존기간 10년이상	○	○	전자파일(○) 출력본(○)	기록물분류기준표

《출력․편철시 관리방법》

․보존기간 10년이상 전자문서는 장기보존 가능한 종이(보존복사 용지 1종)로 출력하여 종이문서와 같은 방식으로 편철․정리하여 자료관으로 이관 보존

․전자문서를 종이로 출력하여 편철․정리한 문서는 건별 색인의 비고란에 전자문서 출력 본임을 표시(문서정리방법은 일반문서 정리방법과 동일함)

①색인목록의 건별 비고난에 “전자문서”로 표기하거나,

②색인목록의 건별 비고난에 “전자문서”고무인 날인

2. 자료관⇒전문관리기관 기록물 이관

□ 준비사항

○ 기록물 확인 및 관리

- 자료관은 처리과로부터 기록물을 인수받을 때 기록물분류기준표와 기록물관리지침에 따라 확인 및 관리

- 자료관 관리 기록물의 전문관리기관 이관을 위하여 이관 확정된 기록물의 정리 및 목록입력, 상태점검 및 보완

○ 자료관 보유기록물의 파악 및 인계준비

- 국가기록원과의 협의를 거쳐 이관이 확정된 기록물(보존기간 기산일로부터 9년이 경과한 기록물)의 이관 준비

□ 자료관 기록물의 관리

○ 비전자기록물(문서․도면․카드․대장․시청각 등)

- 자료관에 기 이관되어 관리중인 기록물 및 각 처리과에서 자체 관리중인 비전자기록물은 자료관시스템의 구기록물등록기능을 활용하여 기본목록(기록물철 단위) 및 세부목록(기록물건 단위) 등을 입력하여 관리

※기관별로 구기록물의 DB구축사업을 수행한 기관은 DB등록정보와 기록물 실물 일치여부 확인․점검

○ 전자기록물

- ‘전자문서시스템과 자료관시스템간 이관 Data규격’에 따라 자료관에 이관된 전자기록물을 취합․관리 후 국가기록원의 이관요청시 해당 기록물을 이관 조치

□ 2006년도 기록물 이관(자료관⇒국가기록원)

1996년 생산종결된 기록물(이전 포함)중 국가기록원과의 협의를 거쳐 이관대상으로 결정된 기록물(이관시기 등은 기관별 별도 협의)

2006년도부터는 기록물 이관시 체크리스트 적용

기록물 인수 체크리스트(안)

□ 이관기관 : 행정자치부

□ 이관일자 : 2006. 1. 29.

□ 이관근거 : 운영지원팀-111

□ 이관수량 : 운영지원팀-111

□ 기록물 주요내용 : 인사기록카드,

	체크 사항	결과	비고
1	이관공문 사전 시행 여부
2	이관목록 전산파일 사전송부 여부
3	이관목록 전산파일 점검 여부
4	이관목록과 기록물의 일치 여부
5	통지목록과 이관목록의 일치 여부
6	사본이 있는 경우 원본대조필 표시 여부		여백
7	훼손기록물이 있을시 표시 여부		이관목록(비고)
8	편철․정리 상태
	1) 보존용표지 사용여부
	2) 색인목록 부착여부
	3) 철침 등 이물질 제거여부
	4) 보존상자(봉투) 사용 여부
9	기타 참고사항		자료관시스템사양 개발업체

※해당 기록물의 진본여부 확인이 필요한 경우 진본여부 추가 확인

⇒자료관에서도 처리과의 기록물 인수시 활용(권장사항)

제4절 한시기록물 재분류

□ 보존기간 20년이하 기록물 재분류

○ “보존기간 20년이하 재분류실시”(수집관리팀-3712, 2005.11.3)에 의거하여 2003년 12월 31일 이전 생산종결된 기록물의 보존기간 재분류 실시

□ 재분류절차

○ 자료관은 자체 재분류계획에 의거하여 구성된 재분류심의회를 통하여 한시기록물 재분류 실시후 국가기록원 통보

○ 자료관별 재분류 결과를 국가기록원 검토후 기관 협의를 거쳐 자료관별 한시기록물 재분류 확정

⇒한시기록물 재분류 확정시까지 2006년도 기록물 폐기 보류

※재분류 확정은 기관협의를 거쳐 국가기록원 최종의견이 확정된 때를 말함

각급기관재분류 심의	⇒	국가기록원검토	⇒	기관협의	⇒	확정

□ 기관별 조치사항

○ 보유기록물 목록 현행화 조치

- 보유현황 전수조사, 기록물 정리결과 통보시 보유현황 통보 등을 반복 시행하였음에도, 목록과 통계가 불일치하는 사례가 다수 발생하고 있으므로,

- 각급 기관은 금번 재분류 결과를 반영하여 자료관별 보유기록물 목록 및 현황을 현행화하여 유지․관리

○ 처리과 비치 대상 확정

- 자료관으로 기록물을 이관하지 않고 처리과에서 비치․활용해야 하는 기록물에 대한 이관연기 등 처리절차 준수[별지 제8호서식]

기록물이관 연기신청서

(처리과기관코드 :          )

일 련 번 호	분류번호	제 목		생산연도	이관희망 연 도	연기사유

제5절 기록물 폐기

□ 관련규정

○ 공공기관의기록물관리에관한법률 제22조(기록물의 폐기)

○ 동법시행령 제37조(기록물의 폐기)

- 폐기절차(폐기심사 및 심의회 구성), 폐기권한

○ 동법시행규칙 제49조(기록물의 폐기)

- 폐기심의서 작성

□ 개    요

○ 기록물 폐기는 자료관에서 기록물관리 전문요원의 심사와 기록물폐기심의회 심의를 거쳐 관할기록물관리기관의 장이 행함

⇒2006년도 기록물 폐기는 한시기록물 재분류 결과가 국가기록원과 협의 완료되어 확정된 이후 시행

□ 폐기 절차

처 리 과 →	모든 기록물 이관	→기록물관리기관에서
	↓	보존종료시까지관리 (자료관)
기록물관리 전문요원 →	폐 기 심 사	→ 폐기심사서
	↓
기록물폐기심의회 →	폐 기 심 의	→ 폐기여부결정
	↓
	폐기 또는 재분류

※ 필요한 경우 기록물폐기심의회 개최전에 기관 홈페이지 또는 인트라넷 등을 통하여 폐기대상 기록물에 대한 의견 수렴절차 마련

《2006년도 기록물폐기업무》

① 폐기심사 → 전문요원 (또는 자료관 지정 담당자) 심사

※중앙행정기관은 반드시 전문요원의 폐기심사 후 추진

② 폐기심의 → 폐기심의회 (5인 이내 구성) 심의

③ 폐기실시 → 기록물폐기심의서 작성 후 폐기 시행

□ 폐기 권한

○ 관할 기록물관리기관의 장이 행함

□ 폐기심의회 구성

○ 기록물관리기관이 속한 공공기관의 장이 기록물 폐기시 수시로 구성․운영하되, 심의회 위원은 기록물 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 소속공무원 또는 직원으로 구성함을 원칙으로 함

※관련분야 민간위원 위촉 등을 통해 기록물 폐기심의 내실화(권장사항)

□ 폐기 대상

○ 보존기간 20년 이하 한시 기록물 (보존기간 종료 기록물만 폐기)

- 보존기간이 상향 조정된 기록물은 재책정 보존기간까지 연장관리

□ 폐기심의서 작성

○ 폐기결정된 기록물은 반드시 기록물폐기심의서(〔서식 15〕)를 작성한 후 폐기 실시

□ 유의사항

○ 기록물폐기심의회의 형식적 운영(서면심의 등)을 지양하고, 주요기록물이 선별․보존될 수 있도록 내실있는 심의회 운영 요망

○ 대통령관련 기록물은 폐기대상에서 제외

○ 2006년도의 경우 국가기록원이 추진중인 한시기록물 재분류와 연계, 사업종료후 폐기시행(협의완료시까지)

제2장 기록물 현황관리 및 보고서식

○ ‘06년도 기록물관리 및 생산현황 등의 유지관리에 유의

- 관리현황 통보시 지정 서식 준수

※‘05년도 생산기록물 목록은 자료관시스템으로 통보하되,

유형④에 해당하는 기관은 국가기록원과 사전 협의후 조치

○ 자료관시스템 등을 통하여 전자적으로 관리

- 전자적 관리가 이루어지지 않는 경우 엑셀로 작성 관리

- 기록물관리현황 통보시기 : 2006년 6월 30일한

※관련서식은 국가기록원홈페이지 ⇒ 지침 ⇒ 기록물관리지침 ⇒ “2006년도 기관통보용 엑셀파일(서식)”을 다운받아 작성

- 엑셀통보 및 관리대상 서식

․[서식 1] 2005년도 생산기록물 현황(총괄표)

․[서식 2] 2006년도 보존기록물 현황(총괄표)

․[서식 3] 조사․연구․검토서 작성

․[서식 4] 회의록 관리 현황

․[서식 5] 시청각기록물 생산현황(총괄표)

․[서식 6] 시청각기록물 보존현황(총괄표)

․[서식 7] 시청각기록물 생산목록

․[서식 8] 비밀기록물 생산현황(총괄표)

․[서식 9] 비밀기록물 생산목록

․[서식 10] 행정박물 보유목록

․[서식 11] 정부간행물 생산목록 통보서식

․[서식 12] 매체수록기록물 현황(총괄표)

․[서식 13] 마이크로필름 수록현황

․[서식 14] 광디스크 수록현황

․[서식 15] 기록물폐기심의서

1. 생산현황보고서식

[서식 1] 2005년도 생산기록물 현황(총괄표)

구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년
총 계(권)
문 서(권) 대장포함
카 드(권)
카 드(매)
도 면(권)
도 면(매)

* 생산현황 공문통보시 첨부하여 제출

2. 자료관 보유기록물 현황

[서식 2] 2005년도 보유기록물 현황(총괄표)

구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년
총 계(권)
문 서(권) 대장포함
카 드(권)
카 드(매)
도 면(권)
도 면(매)

* 생산현황 공문통보시 첨부하여 제출, 2005년도 생산분을 포함 작성

○ 6월30일 이전에 한시기록물재분류 사업 완료로 기록물폐기심의를 하는 기관은 폐기결과를 반영하여 총괄표 작성

○ 6월30일 이후 기록물 폐기를 시행하는 기관은 ‘07년도 생산현황통보시에 반영

3. 조사․연구․검토서

[서식 3] 조사․연구․검토서 작성

○ 생산기관명 :     ①                   (기간 : 2005. 1.1～2005. 12. 31)

생산부서	사업명	작성일자	기록물명 (처리건명)	보존 기간	주요 내용	제7조 1항 각호 내용 포함 여부 및 내용	종류
②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨

<기재요령>

① 생산기관명 : 조사․연구․검토서가 만들어지는 부서의 최상위 기관명으로 함.

예)행정자치부 국가기록원 수집관리팀의 경우 “행정자치부”로 기재하고, 소속 특별지방행정기관의 경우 기관명 전체를 기입(건설교통부 대전지방국토관리청)

② 생산부서 : 조사․연구․검토서가 만들어지는 부서명(처리과명)을 기재(용역발주의 경우 용역사업을 발주한 부서명을 기재)

③ 사 업 명 : 조사․연구․검토서가 작성된 사업(사무) 또는 관련 단위업무명을 기재

④ 작성일자 : 조사․연구․검토서가 작성된 일자를 기재

예)문서의 첨부물로 작성된 경우 “결재일”, 간행물(책자) 형식으로 제작된 경우 “검수일”

⑤ 기록물명 : 조사․연구․검토서의 정확한 명칭을 기재(영문 등이 병기되어 있는 경우 모두 기재)

⑥ 보존기간 : 조사․연구․검토서 작성시 부여되어 있는 보존기간 기재하되, 보존기간이 기재되어 있지 않은 경우 ③항의 업무를 참고하여 보존기간 부여

⑦ 주요내용 : 조사․연구․검토서의 핵심내용 요약

⑧ 제7조해당여부 : 기록관리법시행령 제7조제1항의 각호에 해당되는지 여부 표시

⑨ 종류 : 조사․연구․검토서의 생산형태 기재

예)일반문서, 간행물, 기타(○○○) 등

4. 회의록

[서식 4] 회의록 관리 현황

○ 생산기관명 :                           (기간 : 2005. 1.1～2005. 12. 31)

회의명	개 최 기관명	참석자	개최 횟수	공개 여부	회 의 록 작성횟수	서면결의 횟 수	속기록/ 녹음기록	회 의 록 구성요소	비고
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩

<기재요령>

① 회 의 명 : “○○심의회 제○차회의” 등 구체적으로 명시하고, 별도의 회의명칭이 없는 경우 회의를 개최한 위원회․심의회․협의회 등의 명칭 기재

② 개최기관명 : 주관기관명을 기재하고, ( )안에 담당부서명 기재

③ 참 석 자: 대통령, 국무총리, 관계부처 장관 등 명시

④ 개최횟수 : 조사기관중 개최횟수

⑤ 공개여부 : 공개, 비공개로 구분

⑦ 서면결의횟수 : ○○회 또는 없으면 “무”

⑧ 속기록/녹음기록 작성 표기 : “녹음기록”, “속기록”, “무” 등

⑨ 회의록 구성요소 : 일시 및 장소, 참석자 명단, 주요안건(결의사항) 등 회의록 항목을 구체적으로 기재

5. 시청각기록물

[서식 5] 시청각기록물 생산현황(총괄표)

(기간 : 2005. 1.1～2005. 12. 31)

구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년
사진/필름류
오디오류
비디오류

[서식 6] 시청각기록물 보존현황(총괄표)

(2005년말 현재)

구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년
사진/필름류
오디오류
비디오류

[서식 7] 시청각기록물 생산목록

○ 생산기관명 :                             (기간 : 2005. 1.1～2005. 12. 31)

일련번호	생산 부서	생산 일자	제목	내용	기록물 형 태	관 련 문서번호	매체	보존 기간	수량	비고
	①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩

☞기관에서 생산하지 않고 접수하였거나 구입한 시청각물은 제외

<기재요령>

① 생산부서 : 시청각기록물을 생산한 처리과

② 생산일자 : 시청각기록물이 생산된 일자

③ 제목 : 시청각기록물의 제목

예) 2005 APEC 정상회의

④ 내용 : 시청각기록물의 내용요약

예) 2005년 11.12~ 11.19일 까지 부산에서 개최된 APEC 정상회의에서 노무현대통령이 APEC 정상회의에 참석한 각국 대표들과 초청만찬을 즐기고 있다.(노무현대통령, 고이즈미총리, 부시,-시계방향)

⑤ 기록물형태 : 사진/필름류- 사진, 필름, 슬라이드필름

오디오류- 카세트테잎, 릴테잎, 오디오 CD

비디오류- 영화필름, CD, DVD, 비디오테이프 등으로 세분화해서 기재

⑥ 관련문서번호 : 생산한 공문서중 시청각기록물이 생산된 문서번호(총무과-123 등)

⑦ 매체 : 전자, 비전자 구분

예) 비전자 - 사진,필름, 오디오테잎, 비디오테잎

전자 - 디지털카메라, 디지털캠코더, 보이스레코더 등으로 생산된 파일형식의 기록물

⑧ 보존기간 : 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 등 기재

⑨ 수량 : 점, 매, 롤로 기재

⑩ 비고 : 기타 필요한 사항(앨범, 사진첩, 액자 등)

6. 비밀기록물

[서식 8] 비밀기록물 생산현황(총괄표)

○ 생산기관(부서) :

1-① 비밀등급별 현황               (기간 : 2005. 1.1～2005. 12. 31)

생산기관	총계	Ⅰ급	Ⅱ급	Ⅲ급	대외비

1-② 보존기간별 현황

생산 기관	총계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년

[서식 9] 비밀기록물 생산목록

○ 생산기관(부서) :                  (기간 : 2005. 1.1～2005. 12. 31)

일련 번호	생산 기관	관리 번호	제 목	생 산 년월일	기록물형 태	비밀 등급	보존 기간	보호 기간	재분류(년월)	비고
	①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩

<기재요령>

① 생산기관 : 비밀기록물을 생산한 처리과

② 관리번호 : 비밀기록관리부에 등재한 비밀관리번호

③ 제목 : 생산된 비밀기록물의 ‘철’이나 ‘건’의 명칭

④ 생산년월일 : 생산완료 연월일 입력

⑤ 기록물형태 : 문서, 도면, 카드, 사진, 오디오, 비디오 등 기재

⑥ 비밀등급 : Ⅰ급, Ⅱ급, Ⅲ급, 대외비 등 표시

⑦ 보존기간 : 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 등 기재

⑧ 보호기간 : 비밀보호기간 기재(년월일 or 신계획수립시 등)

⑨ 재분류(년월) : 재분류 한 경우 “일반문서로 재분류” 등 표시

⑩ 비고 : 기타 필요한 사항

7. 행정박물

[서식 10] 행정박물 보유목록

○ 기관명 :

일련 번호	생산 년도	유형	장소	내용 또는 주제목	재질	수량	규격	비고
	①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧
예시	1969	관인		정부기록보존소장의인	목재	1점
예시	1999	액자		김대중대통령기록보존전시실 관람모습사진	유리	1점
예시	1999	방명록		김대중대통령기록보존전시실 관람 후 친필 “국가기록보존의산실”	종이	1점
예시	2002	모형		국가기록원신축서고모형	목재	1점

<기재요령>

① 생산년도 : 생산년도가 불명확할 경우 구입년도(제작․작성 추정년도) 기입

② 행정박물유형 : 관인, 휘호, 현판, 전산용품, 의복류, 통신장비, 모형 등으로 자유롭게 기입

③ 장소 : 현재 행정박물이 위치하고 있는 곳(전시관, 수장고, 창고, 사무실 등)

④ 내용 또는 주제목 : 세부내용 또는 핵심내용 기입

⑤ 재질 : 종이, 목재, 석재, 금속, 섬유, 가죽, 유리, 자기, 플라스틱 등으로 기입

⑥ 수량 : 점, 개, 매, 건 등 자유롭게 기입

⑦ 규격 : 1) 가로×세로×높이×두께(단위: ㎝)

2) 대, 중, 소 기입

․대 : 일반서가에 진열하기 곤란한 대형규격

․중 : 1개서가 또는 진열대에 1개만을 진열할 수 있는 규격

․소 : 1개서가 또는 진열대에 여러 개를 진열 할 수 있는 규격

⑧ 비고 : 기타 위 항목에 없는 사항이나 특이사항 기입(선물류의 경우 기증한 국가, 가격 등 기재)

8. 정부간행물

[서식 11] 정부간행물 생산목록 통보서식

○ 생산기관명 :                        (기간 : 2005. 1.1～2005. 12. 31)

연번	제목	권호	발행일자	생산 부서	쪽수	유형구분	발간주기	형태구분	비고	용역 사업명	시행기관
	①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪

※ ⑩ ~ ⑪은 연구용역보고서인 경우 기입

<기재요령>

① 제    목 : 간행물 제목을 기재함

② 권    호 : 연간이나 월간 같은 연속간행물의 경우 권, 호 , 통권을 기재

③ 발행일자 : 간행물 발간일자 기재

예) 2005년 4월 30일 발간한 단행본의 경우 : 05. 4. 30

④ 생산부서 : 간행물을 발행하는 생산부서(처리과)를 조직도상의 행정조직까지 포함하여 기재함

예)전자정부본부 전략기획팀, 행정관리국 조직정책과, 문화재기획국 문화재기술과

⑤ 쪽    수 : 간행물 쪽수를 기재함

⑥ 유형구분 : 연구용역보고서, 연감, 백서, 통계집, 업무 편람, 법규집, 교육자료, 기관지, 회의자료, 목록류, 사료연혁집, 기타

⑦ 발간주기 : 간행물의 발간주기를 기재함

예) 단행본, 일간, 주간, 격주간, 순간, 월간, 격월간, 계간, 반년간, 연간, 격년간, 3년간, 5년간, 부정기

⑧ 형태구분 : 간행물의 물리적 형태를 기재함

예) 책자, 지도 및 차트, CD, 전자파일

⑨ 비    고 : 연속간행물의 경우, 당해 간행물의 최초 발간일이나 폐간여부 등 간행물 발간과 관련한 변동사항 기재

- 1999년 1월 30부터 발행하여 2004년에 12월 30일에 폐간한 연속간행물의 경우 : 99. 1. 30 ~ 04. 12. 30

- 1999년 1월 30부터 발행하여 현재까지 발간하고 있는 연속간행물의 경우 : 99. 1. 30 ~ 계속

⑩ 용역사업명 : 추진한 연구용역의 사업명을 기재함

⑪ 시행기관 : 연구용역사업을 시행하는 기관명을 기재함

9. 매체수록기록물(이중보존)

[서식 12] 매체수록기록물 현황(총괄표)

(기간 : 2005. 1.1～2005. 12. 31)

구분	보존매체 (수량)				비고
	마이크로필름(롤/매)		광디스크 (장)
	롤필름	피시	CD	DVD
계
월별

※ 마이크로필름은 롤필름(롤)․피시(매)로, 광디스크는 CD, DVD 등으로 구분 작성

[서식 13] 마이크로필름 수록현황

(기간 : 2005. 1.1～2005. 12. 31)

관리 번호	수록 일자	수록내용	분량 (커트)	공개 구분	사용 필름
①	②	③	④	⑤	⑥

<기재요령>

① 관리번호 : 보존매체 사본 생산기관에서 부여한 관리번호

예시) 국가기록원-MF-20031113

② 수록일자 : 보존매체 사본 생산일자 기재

③ 수록내용 : 마이크로필름에 수록된 기록물의 내역을 작성하되, 기본목록(권 단위 목록)단위까지 기재

예시) 기록물관리정책(영구, 1974)

④ 분    량 : 마이크로필름에 수록된 기록물 수량(커트 數 기재)

⑤ 공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개로 구분

⑥ 사용필름 : 16mm, 35mm필름, 마이크로피시 등으로 구분

[서식 14] 광디스크 수록현황

(기간 : 2005. 1.1～2005. 12. 31)

관리 번호	수록 일자	수록내용	분량 (면수)	공개 구분	광디스크 종류
①	②	③	④	⑤	⑥

<기재요령>

① 관리번호 : 보존매체 사본 생산기관에서 부여한 관리번호

예시) 국가기록원-DS-20040113

② 수록일자 : 보존매체 사본 생산 일자 기재

③ 수록내용 : 광디스크에 수록된 기록물의 내역을 작성하되, 기본목록(권 단위 목록)단위까지 기재

예시) 기록물관리정책(영구, 1974)

④ 분    량 : 광디스크에 수록된 기록물 수량(面數 기재)

⑤ 공개구분 : 공개, 부분공개, 비공개로 구분

⑥ 광디스크 종류 : DVD, CD 등으로 구분

10. 기록물폐기

[서식 15] 기록물폐기심의서

○ 생산기관명 :                               (폐기심사관:  ⑪ )

기록물철 분류번호	생산 연도	기록물철 제 목	보존기간 만 료 일	폐기심사 의 견	사유	폐기심의회 심의결과	폐 기 처분일	확인	비고
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩

※「기록물관리법」시행규칙 별지 제22호 서식

<기재요령>

① 기록물철 분류번호

② 생산연도 : 기록물철 생산년도 기록

(몇 개 년도에 걸쳐 생산되는 경우 2003-2005와 같이 기재)

③ 기록물철제목 : 철제목을 정확하고 구체적으로 기재

④ 보존기간만료일 : 보존기간 종결년도만 기재

⑤ 폐기심사의견 : “폐기”, “보류”, “보존” 등을 명확하게 기재

⑥ 사    유 : “폐기” 등의 사유를 기재

⑦ 폐기심의회심의결과 : “폐기”, “보류”, “보존” 등을 명확하게 기재

⑧ 폐기처분일 : 폐기처분한 연․월․일 기재

⑨ 확    인 : 기록물관리전문요원 또는 기록물폐기담당자 서명

⑩ 비    고 : 필요사항 기재

⑪ 폐기심사관 : 기록물폐기심의회 책임자 기재

제3장 기록물 종류․형태별 관리

제1절 대통령관련 기록물 관리

□ 관련근거

○ 공공기관의기록물관리에관한법률 제13조(대통령관련 기록물관리)

○ 동법시행령 제28조(대통령관련 기록물의 보존관리)

□ 관리대상

○ 대통령이 결재하거나 보고받은 기록물

○ 대통령과 그 보좌기관이 생산 또는 접수한 기록물

○ 공공기관이 대통령 또는 그 보좌기관에 제출한 기록물의 원본

○ 대통령 또는 차관급 이상의 대통령의 보좌기관이 참석하는 정책조정을 위한 각종 회의의 회의록

○ 대통령의 업무와 관련한 메모, 일정표, 방문객명단 및 대화록, 연설문 원본 등 사료적 가치가 높은 기록물

○ 대통령의 영상 또는 육성이 수록된 시청각기록물

○ 대통령 가족의 공적 업무활동과 관련한 기록물

□ 정리 및 통보방법

○ 정리대상

- 2005년 생산․접수한 대통령관련 기록물

- 2005년 이전 미정리․미통보 기록물(일반문서류에 준하여 정리 및 편철)

※ 대통령관련 기록물의 보존기간은 ‘영구’로 책정하여 관리

○ 통보방법

- 신전자문서시스템상의『기록물등록대장』(기록관리법시행규칙 별지 제1호 서식) 중 ‘분류등록사항’의 특수기록물 항목에 ‘대통령관련기록물’로 기입(체크)하여 자료관시스템을 통해 생산현황 통보시 함께 제출

⇒ 기록물 정리시 ‘대통령관련기록물’ 유무를 확인하여 기록물등록대장의 분류등록사항에 확인․기입(체크) 요망(기록관리법시행규칙 별지 제1호 서식)

(처리과기관코드:              연도:           )

기본등록사항
등록 구분	생산 (접수)등록 일자	생산 (접수)등록 번호	첨부 번호	제목	쪽수	결재권자	기안자 (업무담당자)	시행* 일자	수신자* (발신자)	문서과 배부번호	생산기관 등록번호	전자 기록물여부
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬

분류등록사항					시청각기록물추가등록사항
분류번호	특수 기록물*	공개 여부	공개제한 부분표시*	특수 목록*	내용요약	기록물 형태*
⑭	⑮	⑯	⑰	⑱	⑲	⑳

비고 : * 표시는 동일건에 대하여 2건 이상 복수등록이 가능한 항목임.

⑮ 특수기록물 : 대통령관련 기록물, 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권보호기록물, 특수규격기록물의 해당여부를 선택하여 기입하며, 2가지 이상에 해당되는 경우에는 복수로 선택하여 기입해야 한다.

※ 자료관시스템 미구축기관은 본 지침 『제1장 제2절 유형② 또는 유형④』의 자료관 ⇒ 전문관리기관(국가기록원) 생산현황 통보를 참조

☞ 담당자

임근혜, 042-481-6295 (zigen@mogaha.go.kr)

제2절 조사․연구․검토보고서 관리

□ 관련근거

○ 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제7조(조사․연구 또는 검토서의 작성)

□ 작성대상

○ 법령의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경

○ 행정절차법에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항

○ 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약․협약․협정 의정서 등

○ 대규모의 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사

※예산회계법시행령 제9조의2의 규정에 의한 ‘대규모개발사업’(총사업비가 500억원 이상) 및 이에 준하는 사업은 조사․연구․검토서 등을 사전에 작성

○ 국가정보원장, 합동참모의장, 육군․해군․공군 참모총장 및 지방자치단체의 장이 정하는 사항

※자체 계획에 의하여 개별적으로 수행되는 연구용역결과(보고서) 등도 포함

□ 조사․연구․검토서에 포함될 사항

○ 발단경위, 제안자 등 관련자의 소속․직급 및 성명

○ 기관장 또는 관계기관의 지시․지침 또는 의견

○ 관련 현황과 검토내용, 각종 대안과 조치의견

○ 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등

□ 정리 및 관리방법

○ 조사․연구․검토서의 정리

- ‘05년도중 업무추진과정에서 생산된 조사․연구․검토서 생산등록여부 확인, 미등록된 기록물을 추가 정리․등록

※ 조사․연구․검토서는 해당 단위업무의 보존기간에 관계없이 보존기간 ‘영구’로 책정 요망

○ 관리방법

- 조사․연구․검토서는 업무의 추진과정에서 생산되는 기록물로 미등록되지 않고 기록물생산등록이 이루어질 수 있도록 자체 교육시 안내

- 간행물 형태로 생산되는 조사․연구․검토서의 경우 간행물발간등록번호를 부여받아 관리될 수 있도록 조치

․발간등록번호 부여 방식은 “제7절 정부간행물관리” 참조

□ 통보방법

○ 정리완료된 조사․연구․검토서는 [서식 3]에 따라 통보

○ 해당 기록물 생산현황이 없는 경우에도, 「해당없음」으로 통보

☞ 담당자

박지태, 042-481-6288, jitpark@mogaha.go.kr

제3절 회의록관리

□ 관련근거

○ 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제8조(회의록의 작성)

□ 회의록 작성대상

○ 대통령 또는 국무총리가 참석하는 회의

○ 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영되는 회의

○ 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 정당과의 업무협의를 위한 회의

○ 기록물관리법 제7조 제1항 각호의 1에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하여 행하는 회의

○ 국가정보원, 합동참모의장, 육군․해군․공군 참모총장 및 지방자치단체의 장이 정하는 주요 회의

□ 회의록 포함 사항

○ 회의명, 회의개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항

○ 기록물관리법시행령 제8조 제1항 제1호 및 제2호에 해당하는 회의중 전문관리기관의 장이 지정하는 회의의 발언요지는 속기록을 작성하거나 녹음기록에 그 요지를 첨부하는 방법으로 작성

※ 회의록 작성 주관기관

․당해 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관에서 작성하여야 하며, 주관기관이 불분명하거나 공공기관이 아닌 경우에는 회의참석자 중 최선임자가 속하는 공공기관이 작성

□ 정리 및 통보방법

○ 기관별로 회의록이 생산되는 위원회․협의회․심의회 등 현황파악

- 회의개최여부 및 회의록 생산여부 파악

- 생산된 회의록 등 관련기록물을 기록물등록대장에 등록유무 확인하여, 미등록된 기록물을 추가 정리․등록

※ 정부 주요회의록은 행정의 투명성, 책임행정을 실현하는 중요 기록물이므로 생산현황 통보 및 보존관리에 만전을 기하여 주시기 바람

○ 정리완료되어 등록된 회의록은 붙임 서식 0에 따라 작성 통보

○ 해당 기록물 생산현황이 없는 경우에도, 「해당없음」으로 통보

《참고사항 : 전문관리기관의 장이 지정한 회의》

기 관 명	대 상 회 의
기획예산처	기금정책심의위원회
재정경제부	외국인투자위원회
	시도경제협의회
	소비자정책심의위원회
	경제정책조정회의
과학기술부	원자력위원회
	국가과학기술위원회 운영위원회
	생명공학종합정책심의회
산업자원부	항공우주산업개발정책심의회
건설교통부	국가교통위원회
	국토건설종합계획심의회
노 동 부	노사정위원회
	고용정책심의회
국가안전보장회의	국가안전보장회의
국가인권위원회	국가인권위원회 전원회의
교육인적자원부	인적자원개발회의
여성가족부	여성정책조정회의

☞ 담당자

박지태, 042-481-6288, jitpark@mogaha.go.kr

제4절 시청각기록물관리

□ 관련근거

○ 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제9조(시청각기록물의 생산)

□ 시청각기록물 작성대상

○ 대통령․국무총리 및 중앙행정기관의 장과 전문관리기관의 장이 정하는 주요 직위자의 업무관련 활동과 인물사진

○ 외국의 원수․수상 기타 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항

○ 국가 및 지방자치단체의 주요행사

○ 국제기구 또는 외국과의 조약․협약․협정․의정서․교류등의 추진과 관련한 주요활동

○ 대규모의 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사

○ 대규모의 토목․건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항

○ 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항

○ 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성․보존이 필요하다고 인정하는 사항

○ 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항

□ 정리 및 통보방법

○ 정리방법

- 기록물 정리시 신전자문서시스템의 기록물등록대장 중 ‘시청각기록물추가등록사항’(내용요약, 기록물형태)에 등록된 사항을 확인

- 미등록․내용요약․기록물형태 지정 등이 작성되지 않은 경우, 기록물 정리시 확인하여 등록․관리

○ 통보방법

- 신전자문서시스템상의 『기록물등록대장』(기록관리법시행규칙 별지 제1호 서식) 중 ‘시청각기록물추가등록사항’을 기입(선택)하여 자료관시스템을 통해 생산현황을 통보

※자료관시스템 미구축기관은 본 지침『제1장 제2절 유형②』의 자료관⇒전문관리기관(국가기록원) 생산현황 통보를 참조

(처리과기관코드:              연도:           )

기본등록사항
등록 구분	생산 (접수)등록 일자	생산 (접수)등록 번호	첨부 번호	제목	쪽수	결재권자	기안자 (업무담당자)	시행* 일자	수신자* (발신자)	문서과 배부번호	생산기관 등록번호	전자 기록물여부
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬

분류등록사항					시청각기록물추가등록사항
분류번호	특수 기록물*	공개 여부	공개제한 부분표시*	특수 목록*	내용요약	기록물 형태*
⑭	⑮	⑯	⑰	⑱	⑲	⑳

비고 : * 표시는 동일건에 대하여 2건 이상 복수등록이 가능한 항목임.

※ 사진․필름류, 녹음․동영상류 기록물의 경우에는 다음과 같은 사항을 추가로 기입한다.

⑲ 내용요약: 사진․필름류 시청각기록물의 경우에는 촬영일시, 촬영장소와 내용에 대한 간단한 설명을 기입하고, 사진상 주요인물의 성명과 직위, 위치정보(예 : “앞열 좌측에서 4번째”, “두번째 줄의 중앙”, “맨뒷줄 왼쪽에서 3번째”)를 기입한다. 녹음․동영상류 시청각기록물의 경우에는 녹음 또는 촬영일시와 수록내용을 요약하여 기입하되, 내용 중에 등장하는 주요인물의 성명, 직위와 위치 정보를 반드시 기입한다.

⑳ 기록물형태: 사진․필름류 시청각기록물의 경우에는 사진, 필름, 슬라이드중 해당 사항을 선택하여 기입하되, 2종 이상인 경우(예 : 사진과 필름이 모두 있는 경우)에는 해당 항목을 모두 복수로 선택하여 기입한다. 녹음․동영상류 시청각기록물의 경우에는 녹음테이프카세트, 녹음테이프 릴, 녹음테이프 카트리지, 음반SP, 음반LP, 음반CD, 음반LD, 음반DAT 등 중에서 하나를 선택하여 기입한다

☞ 담당자

전종호, 042-481-6296, choube@mogaha.go.kr

제5절 비밀기록물관리

1. 비밀기록물 생산현황 통보

□ 생산현황 통보대상

○ 2005년도에 생산하여 보관중인 문서․대장․카드․도면․시청각․전자문서 등의 기록물 중 비밀(원본)로 분류된 기록물(대외비 포함)

○ 접수문은 제외하고 일반문서로 재분류한 비밀기록물 원본은 포함

□ 보존기간 책정(비밀기록물 원본)

○ 비밀기록물 생산 시 그 원본에 비밀 보호기간 및 보존기간을 함께 정하여 보존기간이 만료될 때까지 보존

○ 비밀기록물의 보존기간 분류는 일반문서와 동일하게 기록관리법시행령 제29조 제1항 및 별표2의 규정에 의한 보존기간별 분류기준을 참고하여 책정

○ 비밀기록물 원본 보존기간은 예고문 중 보호기간의 오른쪽에 표시

《예시》

원 본	보호기간, ～ 로 재분류(일자 또는 조건)	보존기간:
사 본	～ 로 재분류(일자 또는 조건)

○ 기록관리법 시행 전 생산된 비밀기록물 원본에도 “예고문의 오른쪽 적당한 여백”에 보존기간을 기입

○ 비밀관리기록부에는 보존기간을 예고문란에 괄호, 즉 “(  )”를 표시하고 그 안에 기입

○ 보존기간의 기산일은 당해 비밀원본을 생산한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 함

□ 생산현황 통보방식

○ 2005년도 비밀기록물(원본) 생산현황

- 비밀등급별․보존기간별 생산현황 제출([서식 8, 9]에 따라 작성)

- 비밀기록물 생산목록

․서식에 따라 엑셀프로그램으로 작성, 디스켓과 출력물 제출

※생산현황 통보 후 예고문에 변경사항이 발생한 경우, 60일 이내에 [서식 9]에 의거하여 다시 변경된 예고문 일자 등을 작성하여 “재통보” 표시 후 국가기록원으로 통보

〔 예고문 변경 발생 예시〕

* 예고문에 명시된 일자를 기관장 직권으로 재분류한 경우

(2006. 12. 31 → 2005. 12. 31)

* 예고문에 명시된 조건이 성립된 경우

(신계획수립시 → 신계획이 2005.12.31일 이전에 수립된 경우)

□ 생산현황 통보시기

○ 일반기록물과 동일하게 6월말까지 국가기록원에 통보

2. 비밀기록물 원본이관

□ 2005년 12월 31일 현재 다음의 사유가 발생한 비밀기록물 원본은 국가기록원에 이관

○ 일반문서로 재분류한 경우

○ 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우

- ‘보호기간이 만료된 경우’란 종전 예고문상에 ‘2005년 12월 31일 파기’와 같이 기재된 경우를 말함

○ 생산 후 30년이 경과한 경우

□ 다만, 다음에 해당하는 비밀기록물 원본은 이관대상 보류

① 을지훈련 관련 자체충무계획

② 보안업무 관련 전시임무카드

③ PC 패스워드 관리대장, 상황판

④ 을지훈련에 따른 상황 메시지 처리

⑤ 상위 기관 혹은 타기관에서 생산한 사본에 의해 내용 수정 없이 하부 기관에 단순 이첩 시행하기 위하여 생산된 원본

⑥ 시험을 치르기 위해 생산한 시험 감독 명단류의 대외비

⑦ 비밀 기록물의 수정, 삭제, 첨가 등을 지시한 기록물

⑧ ‘정보통신보안시스템’ 운용과 관련하여 매년 반복 생산되는 기록물

※ 이관보류된 기록물은 종전과 같이 각급 기관에서 관리하며, 그 처리방법은 ‘기록물관리법’ 시행령 개정 시 반영할 예정임

□ 이관일정

○ 이관사유가 발생시 국가기록원과 협의 후 이관

□ 이관 및 인계인수시 주의사항

○ 비밀문서의 각 건별 쪽수를 정확히 표시하여 이관

- 각 문건별 중앙 하단에 당해 문건의 전체 쪽수와 각 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시 (예시 : 3-1, 3-2, 3-3)

- 쪽수는 위로부터 아래의 순으로 부여하며, 양면 사용시는 양면 모두 순서대로 쪽수 부여

○ 비밀기록물 원본은 봉투에 넣어 봉인하고 비밀기록물 이관목록을 [서식 9]에 의거 Excel 파일로 작성하여 디스켓과 함께 이관

○ 기록물 이관시 사용 봉투는 아래표의 봉투 중 해당 기록물의 규격에 맞는 것을 선택하여 사용

《비밀기록물 이관봉투 규격》

구분	품 명	규격 (mm)	재 질	색 상	비 고 (정부물품분류번호)
대	고급봉투 (특호)	390×295	레자크지200g	하늘색	7530-023-2151-0
중	행정봉투 4호	330×240	크라프트지100g	황색	7530-023-0004-0
소	행정봉투 3호	250×190	크라프트지100g	황색	7530-023-0003-1

※ 비밀기록물을 이관봉투에 넣을 때 주의사항

- 문서의 규격이 지정된 봉투규격을 초과하거나 기타 필요한 경우 외에는 문서를 구부리거나 접지 말고 펴서 넣을 것

□ 비밀관리기록부의 정리

○ 기록물관리법 시행령 제29조 제2항이 규정한 사유가 발생하여 비밀기록물을 이관했거나 혹은 이관을 위해 보관중일 경우, 비밀관리기록부의 정리는 수령자란에 “공공기관의기록물관리에관한법률에 의거 ～(전문관리기관명 기입)으로 이관”으로 기입

□ 유의사항 : 비밀기록물 원본의 파기 금지

○ 비밀기록물 생산기관은 비밀기록물 원본을 파기해서는 안되며(기록물관리법 시행령 제37조), 다만 비밀기록물의 사본의 경우는 예고문 또는 관련규정에 의하여 파기 가능

☞ 담당자

서점숙, 042-481-6293, seo58@mogaha.go.kr

제6절 행정박물관리

□ 관련근거

○ 사무관리규정 제3장 관인관리

○ 공직자윤리법 제3장 선물신고

□ 관리대상

○ 국새, 관인, 공직자선물, 훈장, 휘호, 현판, 도안, 기념품, 예술품 등 행정업무와 관련하여 생산된 형상기록물

행정박물의 유형․정의 및 이관시기(제00조관련)

유 형	정 의	이관시기
국새․관인 등 직인류	공공기관의 업무수행을 위하여 제작된 국새 및 기관장의 직인 등을 말한다.	업무활용이 완료된 시점
공직자 선물류	공직자윤리법 제15조 및 제16조의 규정에 의하여 신고된 선물을 말한다. ※공직자선물 중 동․식물은 제외한다.	공직자윤리법 시행령 제29조제2항의 규정에 의하여 행정자치부장관에게 이관된 시점
훈장․기념품․ 우표 등 도안류	공공기관의 업무수행을 위하여 새롭게 도안되어 대량으로 제작․생산한 물품을 말한다.	생산 후 30일 이내
휘호․현판 등 글씨류	공공기관의 장 또는 공공기관의 업무와 관련하여 쓰여진 글씨 등을 말한다.	업무활용이 완료된 시점
사무집기류	대통령 등이 업무수행에 사용하였던 사무기기 등을 말한다.	업무활용이 완료된 시점
기 타	기타 공공기관의 업무수행과 관련하여 활용․생산된 유형의 물건 등을 말한다. - 자동차 등과 같은 크기가 큰 행정박물의 경우에는 이관 시 사전 협의	물건의 특성에 따라 활용목적이 완료된 시점

⇒기록관리법 개정시 행정박물의 개념 및 관리방식 도입예정

☞ 담당자

전종호, 042-481-6296, choube@mogaha.go.kr

제7절 정부간행물관리

○ 공공기관이 업무수행과정에서 책자형식으로 발간하는 기록물

- 통계, 백서, 연구(용역)보고서, 정책자료집 등

□ 관련근거

○ 기록관리법시행령 제33조(간행물의 보존관리)

○ 제34조(일반도서의 보존관리)

□ 간행물 발간등록대상

○ 공공기관이 업무수행과정에서 책자형식으로 발간하는 기록

○ 연구용역보고서 등 종래 미등록 간행물도 발간등록번호 부여

⇒발간등록번호 부여 제외대상은 본 지침 [참고사항] 참조

□ 간행물관리

○ 공공기관이 간행물을 발간하고자 하는 경우 발간등록번호를 부여받아야 함

- 발간등록번호는 국가기록원 홈페이지(http://www.archives.go.kr)에서 “정부간행물 발간 등록신청”을 하여 부여받은후 사용

○ 공공기관의 재무관 및 지출관은 간행물발간 관련경비 집행시 발간등록번호 부여 여부를 확인하여야 함

○ 공공기관은 발간된 간행물을 15일 이내에 관할 기록물관리기관으로 3부씩 송부하여야 함

- 간행물 제작시 파일(CD, e-Book 등)로 제작된 경우도 송부

○ 생산현황통보

- 일반기록물과 함께 6월말까지 ‘05년도 간행물 생산현황 통보

☞ 담당자

김미연, 042-481-6297, sophia0416@mogaha.go.kr

제8절 매체수록기록물관리(이중보존)

□ 관련근거

○ 기록관리법 제15조(중요기록물의 이중보존)

○ 동법률시행령 제32조(이중보존)

○ 동법률시행규칙 제39조(보존매체수록현황 통보)

□ 관리대상 및 방법

○ 이중보존대상

- 영구보존으로 분류된 기록물중 중요한 기록물

○ 관리방법

- 복제본 또는 보존매체에 수록하는 방법으로 이중보존

○ 통보의 시기

- 매년 6월 30일까지 전년도의 보존매체 수록현황을 중앙기록물관리기관에 통보(현행 9월 30일)

⇒법령개정시 보존매체 수록현황 통보시기 일반기록물과 동일한 시기에 이루어지도록 개정(‘06년도 생산현황 통보시 반영)[서식 12]

- 보존매체에 수록된 기록물 사본의 송부시기는 당해 기록물이 보존매체에 수록된 해의 다음 연도말까지로 함

☞ 담당자

이양선, 042-481-6280, yang6302@mogaha.go.kr

제9절 정부수립이전기록물관리

□ 관리대상

○ 정부수립이전 기록물이란 대한민국정부수립 이전의 미군정기, 일제시대(통감부시기포함), 조선시대에 생산된 기록물로 각급 기관에서 보유․관리하고 있는 기록물

□ 관리방법

○ 정부수립이전 기록물은 생산한지 50년이상 경과되어 기록물의 보존상태가 열악하므로 추가적인 훼손이 발생하지 않도록 유의

- 바스러짐 등으로 소식․훼손의 우려가 있으므로 국가기록원과 협의를 통하여 이관, 복원 등 조치 필요

- 현황관리 : 생산기관, 기록물철제목, 시작년도, 종료년도, 기록물형태, 수량, 면수(보유현황전수조사시 제출한 목록 참조)

○ 기록물 이관시 면표시, 분철, 재편철 등 하지 않고, 현재 보관중인 상태대로 이관

- 생산당시 겉표지를 제거하지 말고 보존용표지를 위에 덧씌워 이관

※기관 자체 정보화사업을 추진시 기록물 훼손방지 및 원상복구 주의 요망

☞ 담당자

김경남, 042-481-6328, knkim@mogaha.go.kr

제10절 폐지(한시)기관 기록물관리

○ 폐지기관이란 정부조직법(법률 제7413호, 05.3.24), 지방자치법(법률 제7410호, 05.3.24), 기타 법령 등에 의거 설치된 기관으로서 설치 근거법령에 따라 폐지된 기관

○ 한시기관이란 행정기관의조직과정원에관한통칙(대통령령 18745, ‘05.3.24) 제17조의3에 의거, 설치된 기관으로서 존속기간이 경과하여 폐지된 기관 또는 법령 및 훈령 등에 의거 한시적으로 설치되어 폐지된 기관(폐지예정기관 포함)

□ 관련근거

○ 기록관리법 제18조(폐지기관의 기록물관리)

○ 폐지기관 기록물관리지침(2005.6)[국가기록원 홈페이지]

□ 관리대상 및 방법

○ 폐지기관의 기록물은 기관 폐지와 함께 승계기관으로 이관조치

- 업무승계기관이 있는 경우에는 업무를 인수받는 기관에서 관리

- 업무승계기관이 없는 경우에는 국가기록원과 협의후 이관

○ 한시조직의 경우 기관내 한시조직(TF 등)의 기록물은 소관 기록물관리기관에서 관리

⇒폐지(한시)기관 기록물의 등록, 분류, 편철, 정리 등은 본 지침의 해당 분야별 사항을 동일하게 적용

☞ 담당자

유환석, 042-481-6287, yhs0401@mogaha.go.kr

제4장 행정사항

제1절 행정사항

□ 기록물 정리 및 생산현황 통보를 위한 자체계획 수립․시행

○기록물 등록․정리․분류․편철․이관․생산현황 통보 등이  신전자문서시스템, 자료관시스템을 통해 이루어지므로, 각급기관 기록물관리 담당자는 본 지침을 활용하여, 자체 계획 수립 및 교육 시행 요망

□ 효율적인 기록물관리를 위한 유기적인 협조체제 구축

○각급기관 기록물관리담당자와 자료관시스템운영 전산담당자 등은 기록물의 정리 및 생산현황 통보가 차질없이 수행될 수 있도록 상호 유기적인 협조체제를 구축

□ 자료관시스템의 조속한 구축

○신전자문서시스템⇔자료관시스템⇔전문관리기관시스템(국가기록원)을 통해 기록물관리가 수행되므로, 자료관시스템을 조속한 시일내에 구축 요망

□ 이관대상 기록물 협의

○대상 : 1996년 생산 종결된 기록물

○협의 : ‘06.1월중 기관별 협의

○확정 : 협의결과 반영하여 2월중 확정 통보(이관일 포함)

○교육 : 이관 확정된 기관별 일정조정 교육 실시

□ 생산현황 등 통보시 유의사항

○2005년도 기록물생산현황 등 통보파일은 국가기록원 홈페이지에서 다운받아 “기관명-2006년도기록물관리.xls"로 작성하여 제출

제2절 기록물관리 일정

□ 공통사항

○ ‘06년도 기록물 폐기는 한시기록물 보존기간 재획정 사업 완료된 이후 기관별 일정계획에 따라 추진

○ 처리과로부터 자료관으로의 기록물 이관일정은 기관 자체 계획 수립에 따라 시행

○ 분류기준표 등의 변경사유가 발생하면 1개월 이내에 조치

○ ‘06년도 기록물 DB구축사업 시행기관은 DB구축 일정에 따라 업무 추진

□ 월별 기록물관리일정

월별	주관	업무내용	비고
1월	기록원	‘06년도 기록물관리지침 통보 ‘06년도 기록물정리․이관 교육수요조사
2월	기록원	‘06년도 기록물정리․이관 교육
	자료관	기관별 기록물정리․이관 교육계획 수립 및 교육실시	전파교육
		처리과별 기록물이관계획 수립
3월	자료관	기록물정리 한시기록물재분류	처리과별 기록물정리 지원
4월	자료관	기록물정리결과 점검
		기록물재분류결과 반영하여 보존기간 경과기록물 폐기계획수립	국가기록원과 협의 완료된 기관별로 추진
5월	자료관	처리과별 기록물정리결과취합
6월	기록원	자료관별 기록물정리결과취합 -문서 등 일반기록물, 대통령․조사연구검토서, 회의록, 시청각, 비밀, 간행물, 행정박물 등 주요기록물관리운영매뉴얼 제작	본 지침 해당 서식에 따라 통보
7월	기록원	생산현황취합결과 분석	11월까지, 미진사항 보완
8월
9월
10월
11월	기록원	‘07년도 기록물이관준비
12월	자료관	‘06년도 생산기록물 종료 준비

제3절 Q&A

기록물 정리는 왜 하나요?

☞ 공공기관이 업무를 수행하는 과정에서 생산된 기록물을 일정한 기간을 정하여 업무의 진행과정 및 결과를 일목요연하게 정리하여 줌으로써 이후의 업무참고를 위한 활용과 기록물의 중요도에 따른 관리가 원활하게 이루어지도록 하기 위해서 정리를 합니다.

현재는 매년 2~3월중 각급 기관(자료관)에서 자체적으로 수립된 정리계획에 따라 기록물을 정리하게 됩니다. 이렇게 정리된 결과는 5월말까지 당해 기관의 전년도 기록물 생산현황으로 취합되고, 6월말까지 국가기록원에서 취합되어 전체적인 현황관리가 이루어지도록 하고 있습니다.

기록물의 보존기간 부여는 어떻게 하나요?

☞ 기록물이 생산될 때 처리과별로 부여되어 있는 단위업무에 따라 처리과에서 사전에 책정한 사안별 편철기준(기록관리법시행령 제13조 제1~2항)에 따라 기록물 철별로 부여해야 합니다. 이 때 사안별 편철기준에 따른 보존기간은 1년․3년․5년․10년․20년․준영구․영구의 7가지 중에서 결정해야 하며(제15조 제1항), 기록물철에 부여하는 보존기간이 최종 확정되는 것은 기록물 정리시에 이루어집니다.(제15조 제2항)

보존기간 기산일이 무엇이지요?

☞ 기록물이 생산되어 편철될 때 기록물철별로 부여된 보존기간에 따라 정해진 시기까지 해당 기록물을 관리하게 됩니다. 보존기간의 기산일은 관리를 위한 기준을 정하는 것으로써 해당 기록물철의 생산이 종료되어 정리(생산현황보고)가 된 해의 1월 1일부터 기산일이 시작됩니다. 예를들자면 2005년 12월 29일 기록물철의 생산이 완결된 경우 2006년 1월 1일부터 계산하시면 됩니다.

기존에 사용해오던 사무용파일을 계속 사용하면 안되나요?

☞ 종전에 사용하던 사무용파일은 보존기간 20년 이하의 기록물 중 기록물의 특성상 필요하다고 인정되는 경우에 한해서 2005년 12월 31일까지 사용할 수 있도록 유예되어 있었습니다.

따라서 2006년부터는 모든 기록물이 “공공기관의 기록물관리에 관한 법률”에서 정한 진행형파일, 보존용표지, 보존상자를 통해서 편철․관리되도록 하여야 합니다.

전자문서로 생산된 기록(문서)을 출력하여 종이문서와 함께 편철해야 하나요?

☞ 전자문서시스템을 통하여 생산된 전자문서는 해당 시스템에 들어있는 전자문서가 원본이며, 기록물을 생산한 처리과에서는 전자문서를 출력하여 별도의 기록물철을 만들지 않아도 됩니다.

업무참고상, 기타 부득이한 사유로 전자문서를 출력하여 편철하는 경우에는 출력된 전자문서에 사본임을 표시하여 사용하여야 합니다.

행정박물이 무엇인가요?

☞ 행정박물이란 공공기관에서 사용되었거나 업무수행과정에서 소유하게 된 형상기록물로 행정유물적 가치를 지닌 기록물을 말합니다. 예를들어 국새, 관인, 공직자선물, 훈장, 휘호, 현판, 도안(인쇄물, 팜플렛), 기, 함, 뺏지, 명패, 성화봉, 모형(건축모형, 상징물 등), 기념품, 우표, 예술품 등을 들 수 있습니다.

문서, 간행물, 일반도서, 사진, 액자, 유물 등 다른 기록물 유형으로 구분되어 관리되는 경우 및 동식물과 같은 경우는 행정박물에 포함되지 않습니다.

정부간행물 발간등록번호가 무엇인가요?

☞ 공공기관에서 발간하는 간행물을 체계적으로 관리하여 국가의 기록자원으로 유지될 수 있도록 하기 위하여 발간등록번호를 부여하도록 하고 있습니다. 공공기관(처리과)이 간행물을 발간하는 경우 국가기록원 홈페이지(http://www.archives.go.kr)에 접속하여, “정부간행물 발간 등록신청”을 하시면 발간등록번호가 부여됩니다. 이렇게 부여받은 발간등록번호는 간행물의 우측 상단에 기재하면 됩니다.

기존에 발간등록번호를 부여받은 간행물중 월간, 연간 등 일정한 주기에 따라 계속해서 발간되는 경우에는 동일한 발간등록번호를 계속해서 사용하실 수 있습니다.

2006년도 기록물 폐기는 언제하나요?

☞ 2006년도에 각급 기관에서는 보존기간이 경과한 20년이하의 한시기록물에 대하여 기록물 폐기를 하실 수 있습니다. 다만, 현재 진행중에 있는 “한시기록물 보존기간 재획정” 사업이 종료될 때까지는 기록물 폐기를 유보하시기 바랍니다.

일차적으로 기관에서 보존기간 재획정하신 결과를 국가기록원과 협의를 거쳐 한시기록물에 대한 보존기간이 재획정 완료되고, 기관과 국가기록원이 동일한 관리정보를 확보한 이후에 기록물 폐기를 수행하시기 바랍니다.

【 참고사항 】

1. 기록물관리법 관련 조항 (발췌내용)

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률」제12조(기록물관리)

⑤ 공공기관은 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 대통령령이 정하는 바에 따라 매년 기록물의 생산현황을 소관 기록물관리기관에 통보하여야 한다

⑥ 전문관리기관의 장은 관할 공공기관의 기록물의 관리상태를 수시로 점검하여야 한다

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률시행령」제19조(기록물 생산현황의 통보)

○ 법 제12조 제5항의 규정에 의하여 처리과의 장은 매년 5월31일까지 관할 자료관 또는 특수자료관의 장에게 자료관 또는 특수자료관의 장은 매년 6월30일까지 관할 전문관리기관의장에게 전년도의 기록물생산현황을 통보하여야 한다

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률시행령」제20조(기록물의 이관)

② 자료관의 장은 제1항의 규정에 의하여 이관받은 기록물중 보존장소가 전문관리기관으로 지정된 기록물을 보존기간의 기산일부터 9년이 경과한 다음 연도중 관할 전문관리기관으로 이관하여야 한다.

다만, 기록물의 적절한 관리를 위하여 필요하다고 인정되는 경우에는 9년이 경과하기 전에 이관할 수 있다.

③ 공공기관은 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기록물을 이관하고자 하는 때에는 행정자치부령이 정하는 바에 따라 기록물을 보존기간별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출하여야 한다.

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률」제29조(罰則)

○ 다음 각 호의1에 해당자는 7년 이하의 징역 또는 1천 만원 이하의 벌금에 처한다.

1. 기록물을 무단으로 파기한 자

2. 기록물을 무단으로 국외로 반출한 자

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률」제30조(罰則)

○ 다음 각 호의1에 해당자는 3년 이하의 징역 또는 5백만원 이하의 벌금에 처한다.

1. 기록물을 무단으로 은닉 또는 유출한 자

2. 기록물을 중과실로 멸실시킨 자

3. 기록물을 고의 또는 중과실로 일부내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 자

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률」제31조(罰則)

○ 제19조제2항 또는 제20조제3항의 규정에 의한 조사를 거부․방해 또는 기피한 자는 2년 이하의 징역 또는 3백만원 이하의 벌금에 처한다.

2. 간행물 발간등록번호 제외대상

유형	구 분	내 용	사 례
1. 소책자류	수첩류	메모형 수첩(기발간등록)	고혈압건강수첩, 당뇨건강수첩 등
	지침서	특정업무에 대한 지침서임	소방현장대응지침
	속보류	통계자료를 포켓식으로 발행	주요경제통계속보
2. 안내자료	팜플렛, 리플렛	관광안내서	관광여수, 부산동래구 뚜기
		교육교재	영농현장순회상담교재
3. 홍보자료	일반국민 교육용	국민의 일상과 관련해서 알기 쉽게 홍보하기 위한 자료	- 에너지절약을 생활화...(양주군) - 사이버정보마당 : 각종사이트, 교육정책소개 - 청소년수련시설안내서 : 만화, 삽화가 대부분 - 알기 쉬운 열린교육 - 밝고 건강한 우리부 만들기 - 통계바다 - 건설정보화사업 홍보자료 - 대전의 명품요리 : 요리책자 - 수자원공사 화보형 홍보물
	정책홍보용	국가 중요시책에 대한 계획적 홍보자료	- 요즘 경제현안...(재경부) - 남북정상회담...(국정홍보처) - 2000년 나라살림...(기획예산처) - 55년의 만남..(통일부) : 엽서, 접히는 자료 포함 - Pictorial Korea(국정홍보처) : 영문 홍보잡지
	만화자료	국가정책이나 국민의 일상관련 문제를 알기 쉽게 만화로 작성	- 알고나면 안심... (법무, 국정홍보, 정보통신, 국정원, 경찰청 공저) - 야호! 코리아!(국정홍보처):월간만화잡지
	홍보 브로셔	투자자들에게 홍보하기 위한 내용	- 진주시투자환경 :커버+낱장의 홍보인쇄물

유형	구 분	내 용		사 례
4. 일반 문서류	인쇄물	인쇄물을 단순히 상철한 것 (문서로 등록되는 것임에도 불구하고 간행물로 등록한 것이 있음)		- 주요구정추진계획(월간) - 확대간부회의 서류 - ...준비상황보고서 - 중구회의(임시회) 심의(안)
5. 소식지류	소식지	한 기관의 동향 등을 단순소식지 형식으로 작성		- 방사선보건(식약청) - 서부장학, 월드컵코리아 2002뉴스, 저작권소식 등 - 중랑의회보, 민족문화추진회보 등
6. 신문류	기관신문	한 기관의 동향, 소식등을 신문형식으로 발행		- 진주시보, 중구소식, 아산시정, 제주교육리뷰, 동부교육소식 등 - 청사초롱(관광연구원), 신문협회보, 경우신문, 한국경비협회보 등 - 2000 광주비엔날레(홍보용 신문)
	국정신문	국정홍보처 발행(주간)
7. 공보자료	관보, 구보, 군보, 시보	정부 및 각 지자체에서 발간		- 관보 : 기록물로 이관․관리됨
	보도자료	대부분 인터넷에도 게재하며 간단히 프린트하여 발행(책자형식 아님)		서울시 소비자물가, 생산물가 동향(월간)
8. 기타	추록분		규정이나 지침의 가제를 위해 추록분만 발행	심사지침서 가제분(특허청)
	귀국보고서	국외출장 및 연수 보고서		해외연수귀국보고서(부산 사하구)

유형	구 분	내 용	사 례	비고
9. 교육청 교육자료	행사 안내책자	체육행사 및 각종행사 안내책자	제9회 충청남도학생체육대회 (충청남도교육청)	교육청소속 교육기관 발간교재만 해당되며, 중앙 및 지방행정기관 소속 교육기관은 해당사항 없음
	교육청, 교육연수원, 교육과학연구원 발간자료	장학자료	제7차 교육과정 편성 운영을 위한 장학자료 : 모든 교육청마다 동일한 내용으로 발간함
	학습교재	색칠, 붙이기, 한자연습, 학습자료 등 학습내용을 연습 또는 일기식으로 기록하는 자료	신문교육활용자료 국어과 학습부진아 지도자료, 유아과학 활동자료
	교육연수원 발간 교재	현직 및 신규 임용교사들의 교육교재로 발간	초.중등 ～차 교육과정 ～급 ～교사 ～과 직무연수 교재
	문집, 글짓기 모음집	공공도서관, 독서회 등에서 회원들의 글을 모아 발간	글 모음집, 시집
	단순안내서, 팜플렛		인터넷 활용안내서
	교과서		초․중․고등학교 각 과목별 교과서는 매우 광범위하고 내용상 발간등록의 가치가 적음