2005. 2

국 가 기 록 원

(www.archives.go.kr)

《 지 침 개 요 》

□ 기록물관리 지침의 통합시행

□ 본 지침에는 일반문서, 전자문서, 대통령관련 기록물, 조사·연구·검토서, 회의록, 시청각, 비밀기록물(이관포함) 정리 및 생산현황 통보지침을 함께 수록

□ 기록물 정리·분류·편철·생산현황 통보방식 변경

□ 전자문서시스템·자료관시스템  및 기록물분류기준표 도입에 따라,

단위업무 -기록물철 -개별 건을 연계한 기록물 정리

□ 전자문서시스템□자료관시스템을 활용한 생산현황 보고·기록물 이관

- 기록물철등록부, 기록물등록대장, 기록물배부대장을 전산파일로 제출

□ 기록물 폐기심의 내실화 추진

□ 주요기록물의 선별·보존을 위해 서면심의 등 지양

□ 중앙행정기관은 전문요원의 사전심사 후 폐기 추진

□ 기관별 자체계획 수립 및 교육시행

□전자문서시스템 등의 인증제 도입에 따라 시스템의 화면구성, 처리절차 등이 다양, 각급기관은 자체 교육계획을 수립·시행

□전자문서시스템□자료관시스템 연계에 따른 기록물 관리방식 도입에 따라 기록물관리부서와 전산관리부서의 유기적 협조체제 구축 요망

□ 이 지침은 국가기록원 홈페이지에 게시되어 있음

http://www.archives.go.kr□지침□기록물정리/이관지침

【 목   차 】

Ⅰ. 관련근거	1

Ⅱ. 정리 및 생산현황 통보 개요	2

Ⅲ. 기록물 정리방법	3

Ⅲ-1. 기록물 정리 전(前) 점검사항	3

Ⅲ-2. 기록물분류기준표 변경·신청	4

Ⅲ-3. 기록물 공개여부 구분관리	5

Ⅲ-4. 기록물 보존기간 책정	6

Ⅲ-5. 기록물의 편철 및 관리	7

Ⅲ-5-1. 일반문서류의 편철 및 관리	7

Ⅲ-5-2. 카드류의 편철 및 관리	11

Ⅲ-5-3. 도면류의 편철 및 관리	11

Ⅲ-5-4. 사진·필름류 편철 및 관리	12

Ⅲ-5-5. 테이프·디스크·디스켓류의  관리	12

Ⅲ-6. 전자문서의 편철 및 관리	13

Ⅲ-6-1. 전자문서 용어의 정의	13

Ⅲ-6-2. 전자문서의 등록·분류·편철	14

Ⅳ. 생산현황 통보	17

Ⅳ-1. 생산현황 통보절차 및 내용	18

Ⅳ-1-1 신전자문서시스템 + 자료관시스템 구축기관	18

Ⅳ-1-2 신전자문서시스템+자료관시스템 미구축기관	20

Ⅳ-1-3 구전자문서시스템□신전자문서시스템 교체기관	21

Ⅳ-2. 대통령관련 기록물 생산현황	22

Ⅳ-3. 조사·연구·검토보고서 생산현황	23

Ⅳ-4. 회의록 생산현황	24

Ⅳ-5. 시청각기록물 생산현황	26

Ⅳ-6. 비밀기록물 생산현황 통보 및 원본이관	27

Ⅳ-6-1. 비밀기록물 생산현황 통보	27

Ⅳ-6-2. 비밀기록물 원본이관	28

Ⅴ. 기록물 인계인수 및 관리	31

Ⅴ-1. 처리과□자료관 기록물 인수·인계	31

Ⅴ-2. 자료관□전문관리기관 기록물 인수·인계	33

Ⅵ. 기록물 폐기	34

Ⅶ. 행정사항	36

【 참고사항 】기록물관리법 관련 조항 (발췌내용)	37

【 붙임 】기록물 생산현황통보·폐기관련 서식	39

2005년도 기록물 정리 및 생산현황 통보지침

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

Ⅰ. 관련근거

□ 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제 14조(기록물 정리)

□ 공공기관은 매년 3월말까지 전년도(前年度)에 완결된 기록물을 정리

□ 기록물 정리결과와 기록물등록대장 및 기록물철등록부에 등록된 내용이 일치해야 함

□ 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제 19조(생산현황의 통보)

□ 처리과의 장은 매년 5월말까지 관할 자료관 또는 특수자료관의 장에게, 자료관 또는 특수자료관의 장은 매년 6월말까지 관할전문관리기관의 장(국가기록원장)에게 전년도(前年度)의 기록물 생산현황을 통보

□ 기록물 생산현황 통보 방식

- 전년도 기록물등록대장·기록물배부대장 및 기록물철등록부의 전산파일을 제출

《기록물 정리 및 생산현황 통보 주관기관》

대 상 기 관	주 관 기 관	비 고
중앙행정기관 및 소속기관	중앙행정기관의 장	주관기관은 자료관(특수자료관)설치 대상기관임
특별지방행정기관	특별지방행정기관의 장
시·도	시·도지사
시·군·구(지방자치단체인 구) 읍·면·동	시장·군수·구청장
시·도교육청(각급학교포함)	시·도교육감
지역교육청(각급학교포함)	지역교육청교육장
국·공립대학	국·공립대학총(학)장

Ⅱ. 정리 및 생산현황 통보 개요

자 료 관	……	기록물 정리계획 ,생산현황 통보지침 수립·시행(관련교육 포함)
□
처 리 과	……	《기록물 정리》 □등록사항과 실물 일치여부 확인 □기록물분류기준표 변경, 신설 확인 (정규단위업무 사용) □기록물철별 보존기간 확정 □기록물 공개여부 확인 등 《생산현황 작성 》 □기록물 정리 완료 후 작성	……	전자문서시스템 ·기록물 편철·정리, 생산현황 보고 기능 이용 □ □전자문서시스템과 자료관시스템간 이관 Data규격□에 따라 처리
□
자 료 관	……	《생산현황 확인 및 취합》 □생산현황 누락처리과 확인 □기록물분류기준표 적용 확인 □기록물철별 보존기간 책정 적정여부 □기록물 공개여부 확인 등 《생산현황 통보》 □처리과 생산현황 확인 후 국가기록원에 통보	……	자료관시스템 ·기록물등록대장, 기록물배부대장, 기록물철등록부의 전산파일 □ □자료관시스템과 전문관리기관간 이관 Data규격□에 따라 처리
□
국가기록원	……	《생산현황 접수 및 취합》 □향후 이관 Data 활용 □국가기록물 중장기계획 수립	……	전문관리기관시스템

□ □전자문서시스템과 자료관시스템간 이관Data규격□, □자료관시스템과 전문관리기관간 이관Data규격□은 아래에서 다운로드 가능              http://www.archives.go.kr□지침□기록물정리/이관지침

Ⅲ. 기록물 정리방법

Ⅲ-1. 기록물 정리 전(前) 점검사항

□ 기록물의 정리는 다음 사항을 포함하여 실시

□전자문서시스템의 기록물등록대장 및 기록물철등록부에 등록되지 아니한 기록물이 있는지 여부를 확인하여 추가 등록

□기록물등록대장의 등록사항과 실제 기록물상태가 일치하는지 여부를 확인한 후 미비사항을 보완

□특수목록 해당여부를 확인하여 기록물등록대장 및 기록물철등록부에 필요한 특수목록을 추가로 기입

- 기록물분류기준표에 특수목록이 지정되어 있는 경우에 지정항목의 목록을 기입

□대통령관련기록물,특수규격기록물,비밀기록물,개별관리기록물,저작권보호대상기록물 등 해당여부를 확인하여 기록물등록대장의 특수기록물란에 해당항목을 모두 표시

□기록물등록대장상의 쪽수와 실제기록물의 쪽수가 일치되는지 여부를 확인한 후 기록물철 단위의 면표시를 최종적으로 확정·표기

□기록물철별로 보존기간 책정 등 보존분류 사항을 확인하고, 변경이 필요한 경우 기록물철등록부에 변경사항을 기재

□기록물철 안에 남아있는 철침 등 이물질을 제거

□기록물철의 색인목록과 실제 편철상태가 일치하는지 여부를 확인하여 색인목록을 전산출력의 색인목록으로 교체

□기록물분류기준표에 누락 또는 변경된 단위업무가 있는지 여부를 확인하여 기록물분류기준표의 변경을 국가기록원에 신청

- 기록물관리법시행규칙 제7조 별지 제4호서식 참조

Ⅲ-2. 기록물분류기준표 변경·신청

□생산현황보고 및 이관작업 수행을 위해서는 미편철 또는 임시단위업무로 편철된 기록물을 정규 단위업무 기록물철에 반드시 편철·정리하여야 함

□ 직제개정 또는 기능의 신설·폐지 등으로 기록물분류기준표의 변경이 필요한 경우 기록물분류기준표의 변경신청서를 국가기록원에 제출하여 처리

- 기록물관리법시행규칙 제7조의 별지 제4호서식을 이용하여 신청

【별지 4호서식】

1. 처리과 기관코드만을 변경하는 경우

(변경기준일 :        )

변 경 전 처리과기관코드	변 경 후 처리과기관코드	변 경 사 유

2. 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우

(변경기준일 :        )

변 경 전		이 관 받 은 처리과기관코드	변 경 사 유
처 리 과 기관코드	단위업무 번 호

- 조직이 변경된 경우 행정자치부 전자정부지원센터에 기관코드 변경신청을 의뢰하여 표준기관코드를 부여받은 후 국가기록원에 기록물분류기준표 변경을 신청하여 정규 단위업무를 사용

□ 공공기관은 기록물분류기준표 또는 동 변경신청서를 작성함에 있어 업무내용이 비밀로 관리되어야할 필요가 있는 때에는 당해 단위업무명 또는 단위사안명에 가명을 부여하여 작성하고 당해 기록물분류기준표 관련자료를 비밀로 분류하여 관리

Ⅲ-3. 기록물 공개여부 구분관리

□ 공공기관은 기록물을 이관하는 때에는(처리과□자료관, 자료관□전문관리기관) 당해 기록물의 공개여부를 표시하여 이관

□ 공공기관은 소장기록물의 공개여부를 구분하여 관리하여야 하며, 비공개 대상정보는 기록물의 건(件)단위 또는 쪽단위로 표시하되, 공개가 제한되는 분량이 최소화되도록 정리

□ 기록물의 공개여부 구분표시는 □공개□, □부분공개□, □비공개□중 하나를 선택하여 기입하되,  □부분공개□ 또는 □비공개□의 경우에는 □부분공개(  )□ 또는 □비공개  (   )□로 표시하고 괄호안에는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제16조 별표 11의 규정에 의한 공개여부 구분번호를 추가로 기입

【별표 11 : 기록물 공개여부 구분번호】

구분 번호	대 상 기 록 물	분 류 근 거
1	법률 또는 명령에 의하여 비밀로 유지되거나 비공개사항으로 규정된 정보	공공기관의정보공개에관한법률 제7조제1항 제1호
2	공개될 경우 국가안보·국방·통일·외교관계 등 국익을 해할 우려가 있는 정보	위 법률 제7조 제1항 제2호
3	공개될 경우 국민의 생명·신체·재산 등 공공안전 및 이익을 해할 우려가 있는 정보	위 법률 제7조 제1항 제3호
4	수사·재판·범죄예방 등의 관련정보로서 공개될 경우 직무수행이 곤란하거나 형사피고인의 공정한 재판을 받을 권리를 침해할 우려가 있는 정보	위 법률 제7조 제1항 제4호
5	감사·감독·검사·시험·규제·입찰계약·기술개발·인사관리·의사결정 또는 내부검토과정에 있는 사항으로서 공개될 경우 업무수행 등에 지장을 초래할 우려가 있는 정보	위 법률 제7조 제1항 제5호
6	이름·주민등록번호 등에 의해 특정인을 인식할 수 있는 개인에 관한 정보	위 법률 제7조 제1항 제6호
7	법인·단체 또는 개인의 영업상 비밀에 관한 정보로서 공개될 경우 법인 등의 정당한 이익을 해할 우려가 있는 정보	위 법률 제7조 제1항 제7호
8	공개될 경우 부동산 투기·매점매석 등으로 특정인에게 이익 또는 불이익을 줄 우려가 있는 정보	위 법률 제7조 제1항 제8호
9	1호 내지 8호에 해당하지 않는 공개기록물

Ⅲ-4. 기록물 보존기간 책정

□ 보존기간 구분

□ 영구·준영구·20년·10년·5년·3년·1년으로 구분

□ 다만, 수사·재판·정보·보안관련 기록물 중 관할전문관리기관의 장과 협의한 기록물에 한하여는 소관 중앙행정기관의 장이 보존기간의 구분 및 그 분류기준을 달리 정할 수 있음

□ 보존기간  책정 기준

□ 기록물의 보존기간은 보존기간별 분류기준(공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제15조 제①항의 별표 2)과 기록물분류기준표에 정한 보존기간을 기준으로 기록물 정리시 기록물철단위로 각급기관 처리과의 장이 정함

□ 기록물분류기준표는 단위업무를 대상으로 보존기간을 정하였으므로, 처리과의 장은 단위업무 하부에 생성되는 기록물철 작성기준을 수립하여 기록물을 체계적으로 편철·관리하고 적정 보존기간을 책정

□ 기록물분류기준표상의 보존기간이 준영구 이상인 기록물 중 각급기관 처리과에서 보존기간 20년이하로 책정한 기록물은 해당 기관에서 보존기간 만료시까지 관리 후 관할전문관리기관으로 이관하여야 함.

□ 보존기간 기산일

□ 당해 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 함

《예시》2004년 12월 29일 기록물이 완결된 경우, 2005년 1월 1일부터 해당 보존기간을 적용

□ 2005년 12월 31일이 보존기간 1년에 해당

Ⅲ-5. 기록물의 편철 및 관리

Ⅲ-5-1. 일반문서류의 편철 및 관리

□ 처리과에서 업무가 진행중에 있거나 또는 업무에 활용중인 문서는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제10조 별표 3의 규격에 의한 진행문서파일에 위에서부터 아래로 발생순서 또는 논리적 순서에 따라 끼워 넣어 관리

□위 방법에 따른 기록물 편철시 기록물철의 맨 위에는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제10조 별표2의 기록물철표지를 놓고, 그 다음에는 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제10조 별지 제6호서식의 색인목록을 놓은 다음 문서를 순서대로 배열

- 기록물철표지는 전자문서시스템을 이용하여 출력(또는 수기작성)

□ 기록물철 표지(기록물관리법 제9조 제1항 및 제10조 제2항관련)

□ 210mm□297mm (보존용지 1, 2종 70g/m2) : A4 세로 서식

□ 사무용파일을 사용한 보존기간 20년 이하 한시기록물의 경우 기록물의 표지 기재 사항

- 표지 전면(前面) : 기록물철명, 생산연도, 생산부서명 기재

- 표지 배면(背面) : 관리번호, 생산연도, 보존기간, 분류번호, 제목, 기관명을 기재

□ 일반문서류(종이기록물)의 기록물철당 편철량은 100매 이내로 함을 원칙으로하며, 편철할 기록물의 양(量)이 과다한 경우에는 2권이상으로 나누어 편철하되, 각 기록물철에는 동일한 제목과 분류번호를 부여(전자문서시스템의 기록물철등록부에서 권호수 추가 기능 활용)하고 괄호안에 권호수만 다르게 표시

《예시》기록물의 편철관리(1), 기록물의 편철관리(2)

□ 문서의 면 표시는 문건별 면수를 중앙 하단에, 문서철별 면수를 우측 하단에 위에서 아래의 순으로 부여하되 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수 부여

□ 문서철 : 면 표시는 우측 하단에 첫 번째 면부터 일련번호로 표시(1, 2, 3, 4, ......)

□전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 기록물의 건(件)은 당해 기록물의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 중앙 하단에 건별로 예시와 같이 면 표시

《예시》 3면으로 처리된 1건 기록의 경우  3-1, 3-2, 3-3으로 면 표시

□동일한 문서철을 2권 이상으로 나누어 편철한 경우 2권이하의 문서철별 면수는 전권(1권) 마지막 면수 다음의 일련번호로 이어서 부여

□ 접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시

《예시》 : 문서, 도면 등이 접혀있는 경우

□ 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시

□ 기록물철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리가 끝나면 잉크 등으로 표시(문서의 훼손 방지 주의)

□ 처리완결된 일반문서류는 진행문서파일에서 분리하여 보존용 표지를 추가로 씌워 편철용 클립으로 고정시킨 후 보존상자에 단위업무별로 넣어 관리

□ 보존용 표지(공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제10조 제4항관련 별표4)

□ 보존용 표지의 종류

종 류	정부물품목록번호
A4	753005401010
B4	753005402010

□ 보존상자의 종류

종 류	색상	정부물품목록번호
A4(1종)	노랑	711002200010
	하늘	711002291010
B4(2종)	노랑	711002200020
	하늘	711002291020

□ 보존상자의 규격(시행규칙 별표 5)

□ 보존상자의 측면에는 보존상자표지를 부착(시행규칙 별표 6)

□ □ □ □ □ □ □ 7.5□ □ □ □ □ □ □ □	상자번호		□ 1.5□ □
	생산연도		□ 1.5□ □
	생산기관		□ 1.5□ □
	업무명		□ □ 3.0□ □ □
	□---- 3□ ----□	□---- 6□ ----□

Ⅲ-5-2. 카드류의 편철 및 관리

□ 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않고 카드보관함에 넣어 관리하며, 비치활용이 끝나면 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 이를 보존상자에 넣어 관리

□ 보존봉투에 넣을 때는 각 봉투의 맨 위에는 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 배열, 보존봉투당 카드 편철량은 30건(매) 이내

□ 카드류 보존봉투(제11조제 2 항관련)

Ⅲ-5-3. 도면류의 편철 및 관리

□ 도면류는 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리

□ 편철하는 경우에는 맨 위에 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열, 도면의 편철량은 30매 이내

□ 보존봉투는 도면보관함에 편상태로 눕혀 관리

□도면류 보존봉투(제12조제 1 항관련)

Ⅲ-5-4. 사진·필름류 편철 및 관리

□ 사진·필름류는 규격에 적합한 사진·필름류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리

□ 사진·필름류를 편철하는 경우, 맨 위에 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 기록물을 배열

□ 사진·필름류 보존봉투(제13조제 1 항 관련)

Ⅲ-5-5. 테이프·디스크·디스켓류의  관리

□ 본체와 보존상자에 적합한 규격으로 표시를 하여 당해 기록물철의 분류번호를 표시하여 보존·관리

□ 테이프·디스크·디스켓류의 분류번호 표시방법(제14조제2항관련)

가. 일반규격                       나. 소형규격

Ⅲ-6. 전자문서의 편철 및 관리

Ⅲ-6-1. 전자문서 용어의 정의

□ 전자문서

□ 정보처리 능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송수신 또는 저장된 문서를 지칭(사무관리규정 제3조 제7항)

□ 신·구 전자문서시스템

□ 사무관리규정 및 동 규정 시행규칙과 「행정기관간 전자문서유통표준」,「전자문서시스템 규격」,「전자문서시스템과 행정정보시스템간 연계표준」을 준수한 제품으로서, 표준전자문서 인증시험을 통과하고 기록물분류기준표를 탑재한 시스템

□ 전자문서 표준 제·개정 준수 및 인증, 기록물분류기준표 탑재 여부에 따라 편의상 □구전자문서시스템□과 □신전자문서시스템□으로 구분

* 전자문서관련표준제·개정(행자부고시 제2002-20호, 2002. 11. 4 관보)

□ 자료관시스템

□ 자료관 또는 특수자료관에서 기록물의 수집·보존(복제본 제작 및 보존매체 수록을 포함)·활용·이관, 정보공개청구의 접수 등 기록물의 관리가 전자적으로 수행되는 시스템(공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제2조 제6항)

*행정기관의자료관시스템규격표준제정고시(행자부고시제2003-18호,□03.8.8관보)

□ 전문관리기관시스템

□ 중앙기록물관리기관(국가기록원)·특수기록물관리기관 또는 지방기록물관리기관의 기록물 수집·평가·재분류·보존(복제본 제작 및 보존매체 수록을 포함)·활용 등 기록물의 관리가 전자적으로 수행되는 시스템(공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제2조 제7항)

Ⅲ-6-2. 전자문서의 등록·분류·편철

□ 신전자문서시스템의 등록·분류·편철

□ 등록관리

- 전자문서로 생산 또는 접수한 기록물은 처리과별로 기록물등록대장에 등록·관리

- 비(非)전자문서도 기록물등록대장에 생산 및 접수사항을 등록·관리

- 전자문서에 첨부된 非전자문서(문서, 도면 등 첨부물)의 등록·관리

· 전자문서는 기록물등록대장에 등록하고(기록물철을 지정하여 등록), 非전자문서 첨부물은 분리등록하여 관리

《예시》(전자문서) 등록번호 : 수집관리과 -6000

(비전자문서 첨부물) 분리등록번호 : 수집관리과 -6000 - 1

□  비전자문서 첨부물의 편철·관리에 대해서는 본 지침

Ⅲ-5에 따라 관리

□ 분류·편철관리

- 신전자문서시스템에 탑재된 기록물분류기준표 단위업무 하부에 기록물철을 등록하고, 해당 기록물철에 접수 및 생산문서를 등록 관리

□ 기록물분류기준표 변경 등에 대해서는 본 지침 □Ⅲ-2. 기록물분류기준표 변경·신청□을 참조

- 신전자문서시스템에 개별 건이 등록되었으나, 단위업무와 연계된 기록물철에 편철되어 관리되지 아니할 경우, 향후 생산현황 통보 및 이관처리가 불가하므로 반드시 편철정리 필요

□ 처리과 문서담당자는 편철확인 및 확정 후 생산현황(기록물등록대장,기록물철등록부,기록물배부대장)을 전자파일로 자료관에  송부

□ 구전자문서시스템의 등록·분류·편철

) □2004.1.1.이후 구전자문서시스템에 의한 기록물 관리방안□(행정자치부 행정정보화담당관-2311, 2003. 12. 23)에 따름

□ 등록관리

- 2004. 1. 1부터는 사무관리규정, 공공기관의기록물관리에관한법률에 따라 새로운 등록, 분류, 편철 조항이 전면 시행되어야 하나, 신전자문서시스템 미 도입기관의 상황을 고려하여 기록물등록번호, 기록물등록대장 등은 종전의 방식을  사용

□ 분류·편철

- 기록물철별 보존기간은 기록물분류기준표를 적용

□ 신·구전자문서시스템간 보존기간의 상이함 방지

- 기록물 건별 보존기간도 기록물분류기준표를 기준으로 책정

□ 건별 보존기간 책정 시 기록물분류기준표의 해당 단위업무 보존기간을   확인하고, 해당 기록물건이 편철될 기록물철명과 보존기간, 단위업무코드 등을 기록물철등록부에 반드시 기재.

- 기록물철등록부는 기록물관리법 시행규칙 별지5호 서식을 이용하여 처리과 기록물관리책임자가 수기로 작성 관리 후 신전자문서시스템이 도입되면 전산등록하여 관리

기록물철등록부(별지 5호 서식)

(처리과기관코드:                  연도:           )

기 본 등 록 사 항						보 존 분 류 사 항
단위 업무 코드	생산년도	기록물철등록연번	기록물철 제 목	특수* 목록	기록물형태	종료 연도	보존 기간	보존 방법	보존 장소	비치 종결 일자	비치 사유	업 무 담당자
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬

- 구전자문서시스템에서는 전산적으로 분류·편철할 수 없으므로 결재된 전자문서(보존기간 10년 이상)를 출력하여 기록물분류기준표에 따라 기록물철을 만들고  분류, 편철하여야 함

대상전자문서	분류·편철	출력	자료관이관	분류·편철기준
보존기간 10년이상	□	□	전자파일(□) 출력본 (□)	기록물분류 기준표

·단위업무상의 보존기간이 5년이하인 전자파일은 구전자문서시스템에서 보존기간까지 관리하다 기록물폐기심사 후 폐기(단, 기록물철의 보존기간이 10년이상으로 책정된 경우에는 단위업무상의 보존기간이 5년 이하인 경우에도 단위업무상의 보존기간이 10년 이상인 경우와 동일하게 처리)

Ⅳ. 생산현황 통보

□  생산현황 통보절차

	처 리 과		□			기 록 물 정 리 3월 31일까지
	자 료 관		□			5월말 까지
			□
	전문관리기관 (국가기록원)		□			6월말 까지

□  생산현황 통보대상 : 2004년도 생산·접수 완료기록물

- 전자문서, 비전자문서《문서(대장포함),도면,카드,시청각》

- 대통령관련 기록물 생산·접수현황(기록관리법시행령 제28조관련)

- 조사·연구·검토보고서 생산현황(기록관리법시행령 제7조관련)

- 회의록 생산현황(기록관리법시행령 제8조관련)

- 시청각기록물 생산현황(기록관리법시행령 제9조관련)

- 비밀기록물 생산현황(기록관리법시행령 제19조관련)

□  생산현황 통보 사항【자료관□전문관리기관(국가기록원)】

구 분	생산현황 통보 방식(方式)
전자문서·비전자문서	□ Ⅳ-1-1∼Ⅳ-1-3, Ⅳ-2, Ⅳ-5 방식에 따라 자료관시스템에서 취합 □『자료관시스템과 전문관리기관간 이관데이터 규격』에 따라 □생산목록 전산파일(CD 등에 수록)□을 제출 □ □생산기록물현황·보존기록물현황□을〔서식1,2〕에 따라 엑셀로 작성 통보
대통령기록물
시청각기록물
조사·연구검토서	Ⅳ-3에 따라 붙임〔서식 3〕에 엑셀로 작성 통보
회 의 록	Ⅳ-4에 따라 붙임〔서식 4〕에 엑셀로 작성 통보
비밀기록물	Ⅳ-6에 따라 붙임〔서식 5, 6〕에 엑셀로 작성 통보

□ 작성서식은 국가기록원 홈페이지 http://www.archives.go.kr□지침□기록물정리/이관지침에서 다운로드 가능

Ⅳ-1. 생산현황 통보절차 및 내용

Ⅳ-1-1.  신전자문서시스템 + 자료관시스템 구축기관

* 전자문서관련표준제·개정(행자부고시 제2002-20호, 2002. 11. 4 관보)에 따라 인증 후 기록물분류기준표를 탑재한 신전자문서시스템을 2004. 1. 1부터 도입한 기관에 해당

□  처리과 □ 자료관 생산현황 통보

□ 처리과 문서담당자의 확인

- 업무담당자의 기록물철 편철·정리 작업 완료 후, 처리과 문서담당자는 신전자문서시스템의 □기록물정리□기능을 이용하여 미편철, 임시단위업무 여부 등 정리상태를 확인하고 이상이 없는 경우 정리업무 완료

□ 문서담당자의 생산현황 통보

- 문서담당자는 해당 처리과의 생산현황 통계 및 전산파일을 전자문서시스템을 활용하여 자료관에 통보(On-line, Off-line 가능)

- 통보내용

·□전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격□에 규정된 기록물등록대장,기록물철등록부,기록물배부대장,기록물등록대장변경이력, 기록물철등록부변경이력, 기록물배부대장변경이력, 특수목록정보,  첨부파일정보가 수록된 전산파일

□ 처리과별 생산현황통계 집계 기능이 구현된 신전자문서시스템의 경우, 관련통계를 자료관에 송부

□  자료관 □ 전문관리기관(국가기록원) 생산현황 통보

□ 자료관 기록물관리 담당자 확인

- 처리과 생산(목록)현황 접수□ 검수 □ 인수완료처리의 과정을 확인하여 생산현황을 취합

- 검수과정에서 오류 등을 확인한 경우, □반려□ 기능을 활용하여 해당 처리과에서 수정 후 재통보하도록 조치

□ 생산현황 통보 절차 및 내용(자료관)

- 취합된 생산목록 조회

·취합된 생산목록에 대해 처리과별로 검수완료 여부를 확인하고, 보존기간별, 기록물형태별 생산현황 및 목록정보 등을 조회하여  확인

-  생산목록파일 작성, 통보

·모든 처리과의 생산목록 검수완료 후 자료관 단위로 취합한  생산목록파일(□자료관과 전문관리 기관간 이관데이터 규격□)을 매체에  수록하여 전문관리기관(국가기록원)에 통보

* 생산목록파일 : 기록물등록대장,기록물철등록부,기록물배부대장,기록물등록대장변경이력,기록물철등록부변경이력,특수목록정보,첨부파일정보가 수록된 전산파일

- 생산현황 및 보존기록물현황 통계 작성

·생산년도를 기준으로 처리과, 보존기간,기록물형태별 생산및 보존현황을 작성

《예시》

□ 기록물 생산현황 보고

구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년
총 계(권)
문 서(권) 대장포함
카 드(권)
카 드(매)
도 면(권)
도 면(매)
시청각(권)
시청각(점)

□ 보존기록물 현황

구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년
총 계(권)
문 서(권) 대장포함
카 드(권)
카 드(매)
도 면(권)
도 면(매)
시청각(권)
시청각(점)

Ⅳ-1-2. 신전자문서시스템+자료관시스템 미구축기관

* 전자문서관련표준제·개정(행자부고시 제2002-20호, 2002. 11. 4 관보)에 따른 인증 후 기록물분류기준표를 탑재한 신전자문서시스템을 2004. 1. 1부터 도입하였으나 자료관시스템이 구축되지 아니한 기관에 해당

□ 처리과 □ 자료관 생산현황 통보

□『Ⅳ-1-1』의 처리과 □ 자료관 생산현황 통보 사항과 동일

□  자료관 □ 전문관리기관(국가기록원) 생산현황 통보

□ 자료관시스템 미구축으로 인해 자료관시스템을 통한 생산현황 통보가 불가능하므로, □05년도에 한하여 다음과 같은 방침에 따라 처리

□ 자료관시스템□ 전문관리기관(국가기록원) 생산현황 통보를 위한 전산프로그램을 개발하여 국가기록원 홈페이지 게시 예정

□ 자료관시스템 미구축기관은 국가기록원 홈페이지에 게시될 전산프로그램을 다운로드받아, 해당기관 생산현황 파일을 국가기록원에 통보

□ 위와 관련한 사항(지침, 교육일정 등)은 추후 국가기록원에서 별도 통보 예정

-자료관시스템 미구축기관은 국가기록원과 사전협의 요망

연락처 : 국가기록원 수집관리과  (042) 481-6291∼6292

Ⅳ-1-3 구전자문서시스템□신전자문서시스템 교체기관

* 구전자문서시스템을 2004. 1. 1이후 사용 중 2004년도 중에 전자문서관련표준제·개정(행자부고시 제2002-20호, 2002. 11. 4 관보)에 따른 인증 후 기록물분류기준표를 탑재한 신전자문서시스템을 도입한 기관에 해당

□  처리과 □ 자료관 생산현황 통보

□ 구전자문서시스템에서 생산·접수된 기록물(일반+전자문서 포함)

- 기록물의 보존기간을 결정하는 분류·편철방식은 기록물분류기준표를 적용하여 신·구전자문서시스템 병행사용에 따른 혼란을 최소화하고 동일 기록물에 대한 기관별 보존기간의 상이함을 방지하기 위하여,

- 기록물관리법시행규칙 별지5호 서식인 기록물철등록부를 이용하여 처리과 기록물관리책임자가 수기(手記)로 작성관리 후 신전자문서시스템이 도입되면 전산등록하여 관리토록 기 통보한 바 있음

□ □2004. 1. 1이후 구전자문서시스템에 의한 기록물관리방안□(행정자치부 정보화담당관-2311, 2003. 12. 23)

- 따라서 수기(手記)로 작성된 기록물철등록부를 신전자문서시스템으로 전산등록하여, 본 지침『Ⅳ-1-1』의 처리과 □ 자료관 생산현황 통보 방식에 따라 생산현황을 자료관에 통보

□ 신전자문서시스템에서 생산·접수된 기록물(일반+전자문서 포함)

- 본 지침『Ⅳ-1-1』의 처리과 □ 자료관 생산현황 통보 방식과 동일

□ 자료관 □ 전문관리기관(국가기록원) 생산현황 통보

□ 자료관시스템 구축기관은 본 지침『Ⅳ-1-1』, 자료관시스템 미구축기관은『Ⅳ-1-2』을 참조하여 국가기록원에 생산현황 통보

Ⅳ-2. 대통령관련 기록물 생산현황

□ 통보대상 : 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제28조 해당 기록물

□대통령이 결재하거나 보고받은 기록물

□대통령과 그 보좌기관이 생산 또는 접수한 기록물

□공공기관이 대통령 또는 그 보좌기관에 제출한 기록물의 원본

□대통령 또는 차관급 이상의 대통령의 보좌기관이 참석하는 정책조정을 위한 각종 회의의 회의록

□대통령의 업무와 관련한 메모, 일정표, 방문객명단 및 대화록, 연설문 원본 등 사료적 가치가 높은 기록물

□대통령의 영상 또는 육성이 수록된 시청각기록물

□대통령 가족의 공적 업무활동과 관련한 기록물

□ 정리 및 통보방법

□기록물 정리 및 보존기간

- 2004년 생산·접수한 대통령관련 기록물 및 2004년 이전 미통보 기록물  (일반문서류에 준하여 정리 및 편철)

- 대통령관련 기록물의 보존기간은 □영구□로 책정하여 관리

□통보방법

- 신전자문서시스템상의『기록물등록대장』(공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 별지 제1호 서식) 중 □분류등록사항□의 특수기록물 항목에 □대통령관련기록물□로 기입(체크)하여 자료관시스템을 통해 생산현황을 통보

□ 기록물 정리시 □대통령관련기록물□ 유무를 확인하여 기록물등록대장의 분류등록사항에 확인·기입(체크) 요망

□ 자료관시스템 미구축기관은 본 지침 『Ⅳ-1-2』의 자료관 □ 전문관리기관(국가기록원) 생산현황 통보를 참조

Ⅳ-3. 조사·연구·검토보고서 생산현황

□ 통보대상 : 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제7조 해당 기록물

□ 조사·연구·검토서를 사전에 작성해야 하는 사항

□법령의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경

□행정절차법에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항

□국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약·협약·협정 의정서 등

□대규모의 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사

□ 예산회계법시행령 제9조의2의 규정에 의한 □대규모개발사업□(총사업비가 500억원 이상) 및 이에 준하는 사업은 조사·연구·검토서 등을 사전에 작성

□국가정보원장, 합동참모의장, 육군·해군·공군 참모총장 및 지방자치단체의 장이 정하는 사항

□ 조사·연구·검토서에 포함될 사항

□발단경위, 제안자 등 관련자의 소속·직급 및 성명

□기관장 또는 관계기관의 지시·지침 또는 의견

□관련 현황과 검토내용, 각종 대안과 조치의견

□예상되는 효과 또는 결과의 분석 등

□ 통보방식

□관련기록물 목록을 기록물등록대장을 통해 확인, 미등록된 기록물을 추가 정리·등록하여 붙임 〔서식 3〕에 따라  작성 통보

□해당 기록물 생산현황이 없는 경우에도, 「해당없음」으로 통보

□ 보존기간이 과소 책정되는 일이 없도록 신중히 책정하여 국가 중요기록물의 보존관리에 만전을 기하여 주시기 바람

Ⅳ-4. 회의록 생산현황

□ 통보대상 : 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제8조 해당 기록물

□ 회의록을 작성하여야 하는 사항

□대통령 또는 국무총리가 참석하는 회의

□주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영되는 회의

□차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 정당과의 업무협의를 위한 회의

□기록물관리법 제7조 제1항 각호의 1에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하여 행하는 회의

□국가정보원, 합동참모의장, 육군·해군·공군 참모총장 및 지방자치단체의 장이 정하는 주요 회의

□ 회의록에 포함될 사항

□회의명, 회의개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항

□기록물관리법시행령 제8조 제1항 제1호 및 제2호에 해당하는 회의중 전문관리기관의 장이 지정하는 회의의 발언요지는 속기록을 작성하거나 녹음기록에 그 요지를 첨부하는 방법으로 작성

□ 회의록 작성 주관기관

·회의록은 당해 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관에서 작성하여야 하며, 주관기관이 불분명하거나 공공기관이 아닌 경우에는 회의참석자 중 최선임자가 속하는 공공기관이 작성

□ 통보방식

□관련기록물 목록을 기록물등록대장을 통해 확인, 미등록된 기록물을 추가 정리·등록하여 붙임〔서식 4〕에 따라  작성 통보

□해당 기록물 생산현황이 없는 경우에도, 「해당없음」으로 통보

□ 정부 주요회의록은 행정의 투명성, 책임행정을 실현하는 중요 기록물이므로 생산현황 통보 및 보존관리에 만전을 기하여 주시기 바람

《참고사항 : 전문관리기관의 장이 지정한 회의》

기 관 명	대 상 회 의
기획예산처	기금정책심의위원회
재정경제부	외국인투자위원회
	시도경제협의회
	소비자정책심의위원회
과학기술부	원자력위원회
	국가과학기술위원회 운영위원회
	생명공학종합정책심의회
산업자원부	항공우주산업개발정책심의회
건설교통부	국가교통위원회
	국토건설종합계획심의회
노 동 부	노사정위원회

Ⅳ-5. 시청각기록물 생산현황

□ 통보대상 : 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제9조 해당 기록물

□대통령·국무총리 및 중앙행정기관의 장과 전문관리기관의 장이 정하는 주요 직위자의 업무관련 활동과 인물사진

□외국의 원수·수상 기타 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항

□국가 및 지방자치단체의 주요행사

□국제기구 또는 외국과의 조약·협약·협정·의정서·교류등의 추진과 관련한 주요활동

□대규모의 예산이 투입되는 주요 사업 또는 공사

□대규모의 토목·건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항

□철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항

□다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성·보존이 필요하다고 인정하는 사항

□국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항

□ 정리 및 통보방법

□정리방법

- 기록물 정리시 신전자문서시스템의 기록물등록대장 중 □시청각기록물추가등록사항□(내용요약, 기록물형태)에 등록된 사항을 확인

- 미등록·내용요약·기록물형태 지정 등이 작성되지 않은 경우, 기록물 정리시 확인하여 등록·관리

□통보방법

- 신전자문서시스템상의『기록물등록대장』(공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 별지 제1호 서식) 중 □시청각기록물추가등록사항□을 기입(선택)하여 자료관시스템을 통해 생산현황을 통보

□ 자료관시스템 미구축기관은 본 지침『Ⅳ-1-2』중 자료관□전문관리기관(국가기록원) 생산현황 통보를 참조

Ⅳ-6. 비밀기록물 생산현황 통보 및 원본이관

Ⅳ-6-1. 비밀기록물 생산현황 통보

□ 생산현황 통보대상

□2003,2004년도에 생산하여 보관중인 문서·대장·카드·도면·시청각·전자문서 등의 기록물 중 비밀(원본)로 분류된 기록물(대외비 포함)

□ 2003년도 비밀기록물 생산목록은 「□04년도 기록물보유현황 전수조사」로 대치하되, 2002년 12월 31일 이전 생산된 비밀기록물 원본 중 전수조사에 누락된 기록물은 포함

□접수문은 제외하고 일반문서로 재분류한 비밀기록물 원본은 포함

□ 보존기간 책정(비밀기록물 원본)

□비밀기록물 생산 시 그 원본에 비밀 보호기간 및 보존기간을 함께 정하여 보존기간이 만료될 때까지 보존

□비밀기록물의 보존기간 분류는 일반문서와 동일하게 □공공기관의기록물관리에관한법률□ 시행령 제29조 제1항 및 별표2의 규정에 의한 보존기간별 분류기준을 참고하여 책정

□비밀기록물 원본 보존기간은 예고문 중 보호기간의 오른쪽에 표시  《예시》

원 본	보호기간, ∼ 로 재분류(일자 또는 조건)	보존기간:
사 본	∼ 로 재분류(일자 또는 조건)

□□공공기관의기록물관리에관한법률□ 시행 전 생산된 비밀기록물 원본에도 □예고문의 오른쪽 적당한 여백□에 보존기간을 기입

□비밀관리기록부에는 보존기간을 예고문란에 괄호, 즉 □(  )□를 표시하고 그 안에 기입

□보존기간의 기산일은 당해 비밀원본을 생산한 날이 속하는 해의 다음해 1월 1일로 함

□ 생산현황 통보방식

□2003년도 비밀기록물(원본) 생산현황

- 비밀등급별·보존기간별 생산현황 제출(붙임〔서식5〕에 따라 작성)

□2004년도 비밀기록물(원본) 생산현황

- 비밀등급별·보존기간별 생산현황 제출(붙임〔서식5〕에 따라 작성)

- 비밀기록물 생산목록

·붙임〔서식6〕에 따라 엑셀프로그램으로 작성, 디스켓과 출력물 제출

□ 생산현황 통보 후 예고문에 변경사항이 발생한 경우, 60일 이내에 붙임 〔서식6〕에 의거하여 다시 변경된 예고문 일자 등을 작성하여 □재통보□ 표시 후 국가기록원으로 통보

〔 예고문 변경 발생 예시〕

* 예고문에 명시된 일자를 기관장 직권으로 재분류한 경우

( 2005. 12. 31 □ 2004. 12. 31)

* 예고문에 명시된 조건이 성립된 경우

( 신계획수립시 □ 신계획 수립된 경우 2004. 12. 31수립)

□ 생산현황 통보시기

□일반기록물과 동일하게 6월말까지 국가기록원에 통보

Ⅳ-6-2. 비밀기록물 원본이관

□ 2004년 12월 31일 현재 다음의 사유가 발생한 비밀기록물 원본은 국가기록원에 이관

□일반문서로 재분류한 경우

□예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우

- □보호기간이 만료된 경우□란 종전 예고문상에 □2004년 12월 31일 파기□와 같이 기재된 경우를 말함

□생산 후 30년이 경과한 경우

□ 다만, 다음에 해당하는 비밀기록물 원본은 이관대상 보류

① 을지훈련 관련 자체충무계획

② 보안업무 관련 전시임무카드

③ PC 패스워드 관리대장, 상황판

④ 을지훈련에 따른 상황 메시지 처리

⑤ 상위 기관 혹은 타기관에서 생산한 사본에 의해 내용 수정 없이 하부 기관에 단순 이첩 시행하기 위하여 생산된 원본

⑥ 시험을 치르기 위해 생산한 시험 감독 명단류의 대외비

⑦ 비밀 기록물의 수정, 삭제, 첨가 등을 지시한 기록물

⑧ □정보통신보안시스템□ 운용과 관련하여 매년 반복 생산되는 기록물

□ 이관보류된 기록물은 종전과 같이 각급 기관에서 관리하며, 그 처리방법은 □기록물관리법□ 시행령 개정 시 반영할 예정임.

□ 이관일정

□이관사유가 발생시 국가기록원과 협의 후 이관

* 담당자 : 국가기록원 수집관리과 전화 042-481-6296

□ 이관 및 인계인수시 주의사항

□비밀문서의 각 건별 쪽수를 정확히 표시하여 이관

- 각 문건별 중앙 하단에 당해 문건의 전체 쪽수와 각 쪽의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 표시 (예시 : 3-1, 3-2, 3-3)

- 쪽수는 위로부터 아래의 순으로 부여하며, 양면 사용시는 양면 모두 순서대로 쪽수 부여

□비밀기록물 원본은 봉투에 넣어 봉인하고 비밀기록물 이관목록을 붙임 〔서식6〕 에 의거 Excel 파일로 작성하여 디스켓과 함께 이관

□기록물 이관시 사용 봉투는 아래표의 봉투 중 해당 기록물의 규격에 맞는 것을 선택하여 사용

《 비밀기록물 이관봉투 규격》

구분	품 명	규격 (mm)	재 질	색 상	비 고 (정부물품분류번호)
대	고급봉투 (특호)	390□295	레자크지200g	하늘색	7530-023-2151-0
중	행정봉투 4호	330□240	크라프트지100g	황색	7530-023-0004-0
소	행정봉투 3호	250□190	크라프트지100g	황색	7530-023-0003-1

□ 비밀기록물을 이관봉투에 넣을 때 주의사항

- 문서의 규격이 지정된 봉투규격을 초과하거나 기타 필요한 경우 외에는 문서를 구부리거나 접지 말고 펴서 넣을 것

□ 비밀관리기록부의 정리

□ □공공기관의기록물관리에관한법률□ 시행령 제29조 제2항이 규정한 사유가 발생하여 비밀기록물을 이관했거나 혹은 이관을 위해 보관중일 경우, 비밀관리기록부의 정리는 수령자란에 □공공기관의기록물관리에관한법률에 의거 ∼(전문관리기관명 기입)으로 이관□으로 기입

□ 유의사항 : 비밀기록물 원본의 파기 금지

□ 비밀기록물 생산기관은 비밀기록물 원본을 파기해서는 안되며(기록물관리법 시행령 제37조), 다만 비밀기록물의 사본의 경우는 예고문 또는 관련규정에 의하여 파기 가능

Ⅴ. 기록물 인계인수 및 관리

□처리과에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위내에서 보존한 후 관할자료관 또는 특수자료관으로 이관

(공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제 20조)

Ⅴ-1. 처리과□자료관 기록물 인수·인계

□ 준비사항

□처리과 보유기록물의 파악 및 인계준비

- 보존기간 기산일로부터 2년이 경과한 처리과 보유기록물 현황을 파악하여 인계 준비

□이관시기가 도래된 기록물을 처리과에서 계속 활용할 경우, 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 별지 제8호 서식에 따라 기록물 이관 연기 신청

□ 비전자기록물(문서·카드·도면·대장·시청각)

□본 지침 Ⅲ-5의 편철 및 관리요령에 따라 정리완료 후 보존상자에 넣어 이관 준비

□ 전자기록물(신전자문서시스템)

□지침 Ⅲ-6-2의 편철 및 관리요령에 따라 정리완료 후 □전자문서시스템과 자료관시스템간 이관 Data 규격□에 따라 이관준비

《전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격》

*전자문서파일 이관시(전자문서시스템□자료관시스템) 파일명 및 분류체계

구 분		폴더명 및 파일명
필수항목	기록물철	폴더명 : 처리과기관코드+단위업무코드+생산년도+기록물철등록일련번호+권호수
	기록물(건)	파일명 : 기록물건생산(접수)년도+생산(접수)등록번호+분리등록번호.확장자
	첨부파일	첨부파일명 : 기록물건생산(접수)년도+생산(접수)등록번호+첨부파일일련번호.확장자

□기록물철별로 폴더(디렉토리)를 생성하고, 철에 포함된 기록물(건) 및 첨부파일은 해당 폴더안에 저장

□ 전자기록물(구전자문서시스템)

□구전자문서시스템의 전자문서는 목록정보 및 전자문서 파일을 □전자문서시스템과 자료관시스템간 이관 Data규격□에 따라 신전자문서시스템으로 전환하여 관리하여야 하며, 10년이상의 전자문서는 구기록물등록기능을 이용하여 기록물철 등록 후 자료관시스템으로 이관

* 다만, 1, 3, 5년의 전자문서는 신전자문서시스템으로 전환하지 않고, 구전자문서시스템에서 관리 가능(관련근거 : 사무관리규정 및 관련표준을 준수한 신(新)전자문서시스템의 도입·활용, 능률12300-167, 2003.4.31 행정자치부 행정능률과)

□기관의 사정상 위와 같은 전환이 어려운 경우 보존기간 10년이상 전자문서는 다음 표와 같이 우선 분류·편철·이관하고, 기관별 자체계획에 따라 신전자문서시스템의 구기록물 등록기능을 활용하여 자료관시스템에 이관(□전자문서시스템과 자료관시스템간 이관 Data규격□준수)

대상전자문서	분류·편철	출력	자료관이관	분류·편철기준
보존기간 10년이상	□	□	전자파일(□) 출력본(□)	기록물분류기준표

《출력·편철시 관리방법》

·보존기간 10년이상 전자문서는 장기보존 가능한 종이(보존복사 용지 1종)로 출력하여 종이문서와 같은 방식으로 편철·정리하여 자료관으로 이관 보존

·전자문서를 종이로 출력하여 편철·정리한 문서는 건별 색인의 비고란에 전자문서 출력 본임을 표시(문서정리방법은 일반문서 정리방법과 동일함)

Ⅴ-2. 자료관□전문관리기관 기록물 인수·인계

□ 준비사항

□기록물 확인 및 관리

- 자료관은 처리과로부터 기록물을 인수받을 시 기록물분류기준표와 정리·이관지침에 따라 확인 및 관리

- 자료관은 인계·인수를 위한(처리과□자료관) 지침과 절차를 제시하고, 이와 관련한 문제점이 발생하면 지원

□자료관 보유기록물의 파악 및 인계준비

- 국가기록원으로부터 이관요청을 받은 기록물(보존기간 기산일로부터 9년이 경과한 기록물)의 현황을 파악하여 인계 준비

□ 자료관 기록물의 관리

□비전자기록물(문서·도면·카드·대장·시청각 등)

- 2003년도 이전에 생산·접수되어 자료관에 이관되었거나 각 처리과에서 보관중인 비전자기록물은 자료관시스템의 구기록물등록기능을 활용하여 기본목록(기록물철 단위) 및 세부목록(기록물건 단위) 등을 입력하여 관리

□전자기록물

- □전자문서시스템과 자료관시스템간 이관 Data규격□에 따라 자료관에 이관된 전자기록물을 취합·관리 후 국가기록원의 이관요청시 해당 기록물을 이관 조치

□ 2005년도 기록물 이관(자료관□국가기록원)

『□04년도 기록물 보유현황 전수조사(□04. 9∼□04. 11)』결과 분석 후, 별도의 지침을 수립하여 통보 예정(□05년 3월중 예정)

Ⅵ. 기록물 폐기

□ 관련규정

□  공공기관의기록물관리에관한법률 제22조(기록물의 폐기)

□   공공기관의기록물관리에관한법률시행령 제37조(기록물의 폐기)

- 폐기절차(폐기심사 및 심의회 구성), 폐기권한

□   공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 제49조(기록물의 폐기)

- 폐기심의서 작성

□ 개    요

□ 기록물 폐기는 자료관에서 기록물관리 전문요원의 심사와 기록물폐기심의회 심의를 거쳐 관할기록물관리기관의 장이 행함

□ 폐기 절차

처 리 과 □	모든 기록물 이관	□기록물관리기관에서
	□	보존종료시까지관리 (자료관)
기록물관리 전문요원 □	폐 기 심 사	□ 폐기심사서
	□
기록물폐기심의회 □	폐 기 심 의	□ 폐기여부결정
	□
	폐기 또는 재분류

《2005년도 기록물폐기업무》

① 폐기심사 □ 전문요원 (또는 자료관 지정 담당자) 심사

□중앙행정기관은 반드시 전문요원의 폐기심사 후 추진

② 폐기심의 □ 폐기심의회 (5인 이내 구성) 심의

③ 폐기실시 □ 기록물폐기심의서 작성 후 폐기 시행

□ 폐기 권한

□ 관할 기록물관리기관의 장이 행함

□ 폐기심의회 구성

□ 기록물관리기관이 속한 공공기관의 장이 기록물 폐기시 수시 구성·운영하되, 심의회 위원은 기록물 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 소속공무원 또는 직원으로 구성함을 원칙으로 함 □ 관련분야 민간위원 위촉 등을 통해 기록물 폐기심의 내실화(권장사항)

□ 폐기 대상

□ 보존기간 20년 이하 한시 기록물 (보존기간 종료 기록물만 폐기)

- 보존기간 5년 이하 기록물은 기록물 폐기심사, 심의회 결정 후 폐기

- 보존기간 10년, 20년 기록물은 보존기간 재책정 후 폐기

□ 2003년도 12월31일 이전에 생산·종결된 기록물 가운데  종전 □공문서분류번호및보존기간표□에 의해 보존기간이 10년, 20년으로 책정되어 각급기관이 관리중인 기록물의 보존연한을 □기록물분류기준표□ 단위업무별 보존기간에 따라 재책정

□ 영구·준영구로 재책정된 기록물은 연장관리 후 전문관리기관으로 이관

□ 20년 이하로 재책정된 기록물은 생산기관(자료관)에서 보존기간 만료시까지 연장관리

【관련근거】정부기록보존소 고시 제2003-1호(2003. 11. 28일자 관보)

□ 폐기심의서 작성

□폐기결정된 기록물은 반드시 기록물폐기심의서(붙임〔서식7〕)를 작성한 후 폐기 실시

□ 유의사항

□기록물폐기심의회의 형식적 운영(서면심의 등)을 지양하고, 주요기록물이 선별·보존될 수 있도록 내실있는 운영 요망

□대통령관련 기록물은 폐기대상에서 제외

Ⅶ. 행정사항

□ 기록물 정리 및 생산현황 통보를 위한 자체계획 수립·시행

□기록물 등록·정리·분류·편철·이관·생산현황 통보 등이  신전자문서시스템, 자료관시스템을 통해 이루어지므로, 각급기관 기록물관리 담당자는 본 지침을 활용하여, 자체 계획 수립 및 교육 시행 요망

□ 효율적인 기록물관리를 위한 유기적인 협조체제 구축

□각급기관 기록물관리담당자와 자료관시스템운영 전산담당자 등은  기록물의 정리 및 생산현황 통보가 차질없이 수행될 수 있도록 상호 유기적인 협조체제를 구축

□ 자료관시스템의 조속한 구축

□신전자문서시스템□자료관시스템□전문관리기관시스템(국가기록원)을 통해 기록물관리가 수행되므로, 자료관시스템을 조속한 시일내에 구축 요망

【 참고사항 】

기록물관리법 관련 조항 (발췌내용)

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률」제12조(기록물관리)

⑤ 공공기관은 기록물의 원활한 수집 및 이관을 위하여 대통령령이 정하는 바에 따라 매년 기록물의 생산현황을 소관 기록물관리기관에 통보하여야 한다

⑥ 전문관리기관의 장은 관할 공공기관의 기록물의 관리상태를 수시로 점검하여야 한다

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률시행령」제19조(기록물 생산현황의 통보)

□ 법 제12조 제5항의 규정에 의하여 처리과의 장은 매년 5월31일까지 관할 자료관 또는 특수자료관의 장에게 자료관 또는 특수자료관의 장은 매년 6월30일까지 관할 전문관리기관의장에게 전년도의 기록물생산현황을 통보하여야 한다

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률시행령」제20조

(기록물의 이관)

② 자료관의 장은 제1항의 규정에 의하여 이관받은 기록물중 보존장소가 전문관리기관으로 지정된 기록물을 보존기간의 기산일부터 9년이 경과한 다음 연도중 관할 전문관리기관으로 이관하여야 한다.

다만, 기록물의 적절한 관리를 위하여 필요하다고 인정되는 경우에는 9년이 경과하기 전에 이관할 수 있다.

③ 공공기관은 제1항 및 제2항의 규정에 의하여 기록물을 이관하고자 하는 때에는 행정자치부령이 정하는 바에 따라 기록물을 보존기간별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출하여야 한다.

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률」제29조(罰則)

□ 다음 각 호의1에 해당자는 7년 이하의 징역 또는 1천 만원 이하의 벌금에 처한다.

1. 기록물을 무단으로 파기한 자

2. 기록물을 무단으로 국외로 반출한 자

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률」제30조(罰則)

□ 다음 각 호의1에 해당자는 3년 이하의 징역 또는 5백만원 이하의 벌금에 처한다.

1. 기록물을 무단으로 은닉 또는 유출한 자

2. 기록물을 중과실로 멸실시킨 자

3. 기록물을 고의 또는 중과실로 일부내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 자

□ 「공공기관의기록물관리에관한법률」제31조(罰則)

□ 제19조제2항 또는 제20조제3항의 규정에 의한 조사를 거부·방해 또는 기피한 자는 2년 이하의 징역 또는 3백만원 이하의 벌금에 처한다

〔붙임〕

기록물 생산현황통보·폐기관련 서식

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

〔서식 1〕기록물생산 현황 보고

□  2004년도 생산기록물 현황

구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년
총 계(권)
문 서(권) 대장포함
카 드(권)
카 드(매)
도 면(권
도 면(매)
시청각(권)
시청각(점)

* 생산현황 공문통보시 첨부하여 제출

〔서식 2〕보존기록물 현황

□  2004년도 보존기록물 현황

구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년
총 계(권)
문 서(권) 대장포함
카 드(권)
카 드(매)
도 면(권
도 면(매)
시청각(권)
시청각(점)

* 생산현황 공문통보시 첨부하여 제출, 2004년도 생산분을 포함하여 작성

〔서식 3〕조사·연구·검토서 작성현황

조사·연구·검토서 작성 현황

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□ 생산기관명 :                       (기간 : 2004. 1.1∼2004. 12. 31)

생산부서	사업명	기록물명 (처리건명)	보 존 기간	주요 내용	제7조 2항 각호 내용 포함 여부 및 내용	비고
	①			②

□ 목록 작성시 서식은 횡으로 작성

□ ① 사업명은 관련근거 제7조 제1항 각 호

② 주요내용은 사업내용 요약

〔서식 4〕회의록 작성현황

회의록 작성 현황

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□ 생산기관명 :                       (기간 : 2004. 1.1∼2004. 12. 31)

회의명	개 최 기관명	참석자	개최 횟수	공개 여부	회 의 록 작성횟수	서면결의 횟 수	속기록/ 녹음기록	회 의 록 구성요소	비고
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩

□ 목록 작성시 서식은 횡으로 작성

□ ① 회의명은 관련근거 제8조 제1항 각 호

② 개최기관명은 주관기관명을 기재

③ 참석자: 대통령,국무총리,관계부처 장관 등 명시

④ 개최횟수 : 조사기관중 개최횟수

⑤ 공개여부 : 공개,비공개로 구분

⑦ 서면결의횟수 : □□회 또는 없으면 □무□

⑧ 속기록/녹음기록 작성 표기 : □녹음기록□, □속기록□, □무□ 등

⑨ 회의록 구성요소 : 일시 및 장소, 참석자 명단 등 회의록 항목을 구체적으로 기재

〔서식 5〕비밀기록물 생산현황

비밀기록물 생산현황

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□ 생산기관(부서) :

1-① 비밀등급별 현황	(생산년도 :     )

생산기관	총계	Ⅰ급	Ⅱ급	Ⅲ급	대외비

1-② 보존기간별 현황

생산 기관	총계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년

〔서식 6〕비밀기록물 생산 및 이관목록

비밀기록물 생산 및 이관목록

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□ 생산기관(부서) :

(생산년도 :     )

일련 번호	생산 기관	관리 번호	제목	생 산 년월일	기록물형태	비밀 등급	보존 기간	보호 기간	재분류(년월)	비고
	①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩

① 생산기관 : 비밀기록물을 생산한 처리과

② 관리번호 : 비밀기록관리부에 등재한 비밀관리번호

③ 제목 : 생산된 비밀기록물의 □철□이나 □건□의 명칭

④ 생산년월일 : 생산완료 연월일 입력

⑤ 기록물형태 : 문서, 도면, 카드, 사진, 오디오, 비디오 등 기재

⑥ 비밀등급 : Ⅰ급, Ⅱ급, Ⅲ급, 대외비 등 표시

⑦ 보존기간 : 영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년 등 기재

⑧ 보호기간 : 비밀보호기간 기재(년월일 or 신계획수립시 등)

⑨ 재분류(년월) : 재분류 한 경우 □일반문서로 재분류□ 등 표시

⑩ 비고 : 기타 필요한 사항

〔서식 7〕기록물 폐기 심의서

기록물 폐기 심의서

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

□ 생산기관명 :                    (폐기심사관:  ⑪ )

기록물철 분류번호	생산 연도	기록물철 제 목	보존기간 만 료 일	폐기심사 의 견	사유	폐기심의회 심의결과	폐 기 처분일	확인	비고
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩

□「기록물관리법」시행규칙 별지 제22호 서식

【기재요령】

① 기록물철 분류번호

② 생산연도 : 기록물철 생산년도를 기록

(몇 개 년도에 걸쳐 생산되는 경우 2002-2004와 같이 기재)

③ 기록물철제목 : 철제목을 정확하고 구체적으로 기재

④ 보존기간만료일 : 보존기간 종결년도만 기재

⑤ 폐기심사의견 : □폐기□, □보류□, □보존□ 등을 명확하게 기재

⑥ 사유 : □폐기□ 등의 사유를 기재

⑦ 폐기심의회심의결과 : □폐기□, □보류□, □보존□ 등을 명확하게 기재

⑧ 폐기처분일 : 폐기처분한 연·월·일 기재

⑨ 확인 : 기록물관리전문요원 또는 기록물폐기담당자 서명

⑩ 비고 : 필요사항 기재

⑪ 폐기심사관 : 기록물폐기심의회 책임자 기재