전자문서시스템과 자료관시스템 연동

시험결과 및 양 시스템 도입·연계 시 유의사항

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2004. 3

행  정  자  치  부

전자문서시스템과 자료관시스템 연동

시험결과 및 양 시스템 도입·연계 시 유의사항

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『공문서처리 전 과정의 전자화』의 일환으로 행정기관에서 도입·구축된(될)   전자문서시스템과 자료관시스템과의 원활한 자료연동을 위한 그 간의   추진경위와 향후 양 시스템 연계 시 행정기관에서의 유의사항임

Ⅰ.공문서처리 전 과정의 전자화 추진

◑ 추진개요

□ 행정기관의 공문서처리 전 과정의 전자화를 위하여

- □01. 3∼□01.11 기간 중 문서관리업무 전반에 대한 실태조사(BPR)         실시와 공문서 처리절차 및 간소화방안을 마련하고

- 이를 토대로 □01.12∼□02. 4 기간 중 전자문서유통 확대를 위한 연구        용역사업(ISP)을 실시하여 전자문서관련 표준(안) 마련 등 공문서        처리 전 과정의 전자화를 위한 제도적 기반을 마련

□ □04.1.1『사무관리규정』및『공공기관의기록물관리에관한법률』이 전면       시행됨에 따라 각급 행정기관에서는

- 사무관리규정 및 전자문서관련 표준을 준수하여 개발되고 인증을        획득한 신 전자문서시스템을 □03년도부터 도입·활용

- 생산된 공문서(전자문서) 등 각종 기록물을 처리과로부터 모두 이관        받아 체계적으로 관리·활용하고 정보공개체제를 지원할 수 있는        자료관시스템을 □04년에 본격도입하여 전자문서시스템과 연계운영

□ 전자문서시스템 □ 자료관시스템 □ 기록보존시스템간 연계체제를       구축함으로써 공문서의 생산에서부터 이관·보존까지의 공문서업무       전 과정의 전자화를 완성

◑ 그간의 추진경위

□ 신 전자문서시스템 관련

- □02.11        : 전자문서시스템관련 3개 표준 확정·고시

- □02.11∼□03.10 : 법(표준)을 준수한 신 전자문서시스템 인증시험 실시

※ 14개 제품을 표준전자문서시스템으로 확정

- □03. 4∼□03. 5 :  행정기관의 신 전자문서시스템 도입·운영지침 통보

- □03. 4∼□03.10 : 신 전자문서시스템 도입을 위한 업무담당자 교육실시

※ 14개 제품을 표준전자문서시스템으로 확정

- □03. 9∼□03.10 : 행정기관의 신 전자문서시스템 도입을 위한 추진현황                       조사 및 조기 도입(업그레이드) 촉구

- □04. 1∼□04. 2 : 행정기관의 신 전자문서시스템 도입현황 조사보고

※ □04.2현재 306개 대상기관 중 297개기관 도입완료

□ 자료관시스템 관련

- □02. 7∼□02.12 : 자료관시스템S/W 시범개발 및 지방자치단체 자료관                       시스템 시범구축 추진

- □03. 6        : 인증시험에 의한 자료관시스템S/W 확산방안 결정

- □03. 8        : 행정기관의 자료관시스템 규격 확정고시 및 정부혁신

지방분권위원회 전자정부로드맵 핵심추진과제로 선정

- □03. 8∼□03.11 : 자료관시스템S/W 인증시험 실시(TTA 위탁 실시)

※ 17개 제품을 표준자료관시스템으로 확정

- □03.12∼□04. 5 : 중앙행정기관(4개) 자료관시스템 시범구축 추진

Ⅱ.전자문서시스템과 자료관시스템과의 연계시험 실시

◑ 추진 배경(필요성)

□ □04년도에 각급 행정기관에 자료관시스템의 본격도입이 예상됨에        따라 전자문서시스템과 자료관시스템과의 연계·운영은 필수

□ 양 시스템간 원활한 자료연동을 위한 연동모듈(API)이 개발·완료       됨에 따라 자료관시스템 본격도입에 앞서 연동모듈(API)을 통한 양       시스템간 연계시험을 실시함으로써 완벽한『공문서업무 전 과정의       전자화』의 조기구현

□ 본 연계시험에 참여하는 대상제품(업체)은 행정기관에 기 신 전자       문서시스템 및 자료관시스템을 납품하였거나, 향후 납품할 의사가       있는 정부 인증을 획득한 제품을 대상으로 양 시스템간 연계시험 실시

※ 14개 전자문서시스템 및 17개 자료관시스템

◑ 기록물관리업무 체계도

◑ 연계시험을 위한 그간의 추진경위

□ 전자문서시스템과 자료관시스템간 연동모듈(API) 개발(□03.11)

□ 연동모듈(API) 규격 확정 및 연동모듈(API) 보급(□03.12)

□ 양 시스템간 연계시험 시나리오(초안) 작성·배포(□03.12)

※ 연계모듈(API) 및 시나리오 배포에 따른 관련업체 설명회 개최

□ 전자문서시스템 개발업체에 자료관시스템과의 자료연동을 위한

전자문서시스템 기능 보완사항 통보(□04.1)

□ 관련업체의 연동모듈(API) 탑재 및 자체 시험운영 실시(□04.1∼□04.2)

□ 전자문서시스템과 자료관시스템간 연계시험 위탁의뢰(□04.2)

◑ 전자문서시스템과 자료관시스템 연계시험 실시

□ 시험실시 개요

- 기  간 : 2004. 3. 3(수) ∼ 3. 5(금) (3일간)

- 장  소 : 한국정보통신협회 소프트웨어 시험실

- 주  관 : 행정자치부의 위탁을 받아 한국정보통신협회에서 주관

- 대  상 : 인증획득 31개제품(전자문서시스템 14종, 자료관시스템 17종)

- 방  법 : 전자문서시스템과 자료관시스템 실제연계 시험실시

- 범  위 : 시험시나리오에 의한 전자문서시스템과 자료관시스템과의                기록물 이관 및 분류기준표관리 등 자료의 원활한 연동여부

□ 시험실시 결과

- 신청서 접수결과 : 시험대상  31개제품 중 30개제품 응시(신청)

- 시험실시 결과   : 응시(신청) 30개제품 중 29개제품 합격

※ 전자문서시스템 및 자료관시스템별 시험결과 상세내역 : 붙임#1 참조

Ⅲ.향후 자료관시스템 도입·연계 시 유의사항

□ 각급 행정기관에서 자료관시스템 도입을 위한 제안요청 시 제안하는       업체(컨소시움 업체 포함)는 반드시 행정자치부에서 위탁 실시한        전자문서시스템과 자료관시스템과의 연계시험 필증(사본)을 제출하도록        제안요청서에 반드시 명문화

□ 신 전자문서시스템을 도입·활용하고 있는 각급 행정기관에서는 신       전자문서시스템 도입 시 행정자치부에서 통보한 유의사항(행정자치부       정보12410-24(□03.1.15)호 및 정보12410-262(□03.4.24)호)에 의거 자료관        시스템과 전자문서시스템과의 원활한 연계가 이루어지도록 조치

□ 전자문서시스템과 자료관시스템의 자료연동을 위하여는 반드시 연동       모듈(API)이 각각의 시스템에 설치되어야 하는 바, 이미 전자문서시스템       및 자료관시스템을 도입한 기관에서는 현재의 전자문서시스템 및        자료관시스템에 연동모듈(API)이 설치되도록 해당 업체에게 요구

(연동모듈은 전자문서시스템 및 자료관시스템업체에게 배포하였음)

□ 전자문서시스템과 자료관시스템과의 연계시험 시(□04.3.3∼3.5) 시험       항목에는 여건상 제외되었으나, 꼭 있어야 할 추가 필수사항(붙임#2        참조)에 대하여 관련업체에 구현하도록 요구하였으나, 이의 구현여부에        대한 행정기관의 확인이 반드시 필요한 사항임

- 행정기관에서는 자료관시스템 도입 시 제안요청서에 추가필수사항        (붙임#2)을 구현하도록 명문화 또는 시스템 검수 시 추가필수사항의        반영여부를 반드시 확인하도록 조치 (※ 본 추가요구사항은 전자문서         시스템 및 자료관시스템에서 반드시 구현해야 함)

※ 연계모듈(API) 규격 및 연계시험 시나리오는 정부기록보존소 홈페이지         (www.archives.go.kr의 자료관정보마당)에 게시되어 있어 업무추진 시 참조

[붙임#1]

전자문서시스템 및 자료관시스템별 시험결과 상세내역

◑ 전자문서시스템(14종)

제 품 명	업 체 명	응시 여부	합격 여부	비 고
enRiseOFFICE	쌍용정보통신	응시	합격
BizFlow Groupware V6	핸디소프트	□	□
ezFlow 2000/G	가온아이	□	□
SmartFlowOSE V2.0	나눔기술	□	□
topGroupware(사무혁신탑)V5.0	소프트파워	□	□
ACUBE/Communication for GOV	삼성SDS	□	□
HI-EXPRESS V3.0	한국정보공학	□	□
e-NALA	정부전산정보관리소	□	□
GDomino2.0	동양시스템즈	□	불합격	2차시험실시예정
eGate-GW1.0	코디얼	□	합격
ENI5.0	이지시스템	□	□
intra-Link5.0	키코테크	□	□
E-Novator GKP_Net1.0	대림I&S	□	□
XM-Flow1.0	대우정보시스템	미응시		2차시험실시예정

◑ 자료관시스템(17종)

제 품 명	업 체 명	응시 여부	합격 여부	비 고
AnyArchive V1.0	송원정보시스템	응시	합격
BizFlow 자료관 V1	핸디소프트	□	□
Destiny RAM V1.1	사이버다임	□	□
ezArchives V1.0	가온아이	□	□
eG-zone V1.2	트라이튼테크	□	□
Hi-Express 자료관 V1.0	한국정보공학	□	□
R2 V1.1	아이티센네트웍스	□	□
Solme 자료관 V1.1	이노디지털	□	□
정부자료관시스템 V1.1	정부기록보존소	□	□
SmartArchive V1.2	나눔기술	□	□
DARMS V2.0	동방시스템	□	□
Doxtore규장각 V4.2.5	드림투리얼리티	□	□
ACUBE DL for Gov V1.0	삼성에스디에스	□	□
TOP DMS V2.0	소프트파워	□	□
dDIMS/Archive V1.0	유니온정보시스템	□	□
DWBS V1.0	케이아이티	□	□
감어인 V2.1	한국문헌정보기술	□	□

[붙임#2]

연계시험 실시 후 기능구현 추가 필수사항

1. 분류기준표 배포시 배포파일 생성 기준 정의(처리과단위/기관단위)

처리과단위 배포 또는 기관단위 배포 (둘중 하나 이상 구현하면 됨)

1.1 처리과단위배포- 처리과별로 배포파일 생성하여 배포함. 단, 공통코드파일은         기관코드단위의 별도 파일로 생성.

- 트랜잭션 처리 : 배포단위 트랜잭션 관리(처리과단위 배포이므로 처리과                              단위로 트랜잭션을 관리함)

- 파일명명 규칙

[처리과기관코드 변경, 단위업무 소관부서 변경, 단위업무폐지일 경우]

처리과기관코드_NEW_CLASS_FILE_YYYYMMDDhhmmss.xml

처리과기관코드_NEW_CLASS_FILE_YYYYMMDDhhmmss.txt

[단위업무 신설, 단위업무 항목변경, 최초분류기준표 배포 일 경우]

처리과기관코드_NEW_UNIT_FILE_YYYYMMDDhhmmss.xml

처리과기관코드_NEW_CLASS_FILE_YYYYMMDDhhmmss.txt

단, 기관에 공통으로 사용하는 단위업무일 경우 처리과기관코드에 자료관           (기관)코드를 사용함

1.2 기관단위배포- 공통단위업무 부분과 그에 속하는 여러 처리과에 대한 고유          단위업무를 함께 하나의 배포파일로 생성하여 배포함

- 트랜잭션 처리 : 배포단위 트랜잭션 관리를 함(기관단위 배포이므로 기관단위로                        트랜잭션을 관리함 세부적으로 승인 건, 통보 건의 구분이                         되어 배포되므로 배포단위 트랜잭션처리를 함)

- 파일명명규칙

[처리과기관코드 변경, 단위업무 소관부서 변경, 단위업무폐지 일 경우]

자료관코드_NEW_CLASS_FILE_YYYYMMDDhhmmss.xml

자료관코드_NEW_CLASS_FILE_YYYYMMDDhhmmss.txt

[단위업무 신설, 단위업무 항목변경, 최초분류기준표 배포 일 경우]

자료관코드_NEW_UNIT_FILE_YYYYMMDDhhmmss.xml

자료관코드_NEW_CLASS_FILE_YYYYMMDDhhmmss.txt

2. 기록물 이관방법

자료관시스템 규격의 □2. 기록물 인수 기능□ 상세 설명

- 기록물 인수 처리는 인수작업단위로 기록물을 이관하는 날짜(시작일-종료일)에       1회이상 가능하여야함.

3. 오프라인 파일 생성 및 접수방법

3.1 오프라인 파일 생성방법

- 오프라인 연동을 위하여 온라인과 동일한 방식으로 생산현황, 이관, 분류기준표         관련 데이터 파일 및 XML파일을 함께 생성하여 제공하여야 함.

3.2 오프라인 파일 접수 처리 방법

3.2.1 생산현황, 이관, 분류기준표 관련 데이터 파일만 읽어서 처리하거나

XML파일을 읽어서 온라인과 동일한 방식으로 처리함

3.2.2 단, 데이터 파일만 읽어서 처리 할 경우 이관완료, 인수완료 결과 통보 등을 위하여(XML파일만 있는 경우) 별도로 처리결과를 반영 할 수 있는 사용자 인터페이스를 마련하여 처리결과를 기능으로 등록할 수 있어야함

3.3 오프라인 파일 접수 방법 예

1)Client에서의 접수 방법 : 클라이언트 화면에서 접수 받는 인터페이스를 통하여 접수

2)서버에서의 접수 방법 : 서버에 CD를 넣어 카피하거나 하드디스크를 마운트        해서 직접 카피하거나 ftp프로그램 등을 이용해서 파일을 Upload하여 접수

3)기 타

4. 처리과 폐지·신설, 처리과간 소관업무 변경 등으로 해당업무 관리 처리과가     변경 시 철 관리·이관 방법

4.1 완결된 기록물철이 인수인계되는 경우

- 기록물철등록부의 기록물철 분류번호는 변경없음

- 기록물철인수인계정보 등록( 자료관시스템 규격 Ⅳ. 전자문서시스템과 자료관         시스템간 이관데이터 규격 1. 생산현황보고 및 이관 시 데이터 목록 설명 참조)

4.2 미완결된 기록물철이 인수인계되는 경우

- 기록물철등록부에 인수받은 처리과기간코드로 새로운 철 등록

- 기록물철인수인계정보 등록 ( 자료관시스템 규격 Ⅳ. 전자문서시스템과 자료관         시스템간 이관데이터 규격 1. 생산현황보고 및 이관 시 데이터 목록 설명 참조)

- 이전부서에서 진행중인 철의 기록물 건은  인수받은 처리과에서 신규로 생성된 기록물철에 재편철됨

즉 인수받은 처리과의 기록물철에는  이전부서의 기록물건과 신규부서에서 생산되는 기록물건이 합철되어 진행됨

(기존 기록물건의 생산(접수)등록번호는 그대로 유지되어 바뀐부서의 기록물철에 등록됨)

4.3 생산현황보고 및 기록물 이관의 주체는 인수받은 처리과

4.4 자료관에서의 관련업무처리 기준

- 인수완료 처리 이전 : 생산현황보고 및 이관하는 과 기준

- 인수완료 처리 이후 : 기록물편철 확정한 과 기준

※ 미완결된 기록물철은 자료관시스템 규격 Ⅳ. 전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격 1. 생산현황보고 및 이관 시 데이터 목록 중 기록물철  인수인계정보를 참조하여 인계 처리과에서 보고한 기록물철이 처리과보유현황에서 제외되도록 하여야 함.