기록물관리 표준		NAK 10:2026(v1.5)
N a t i o n a l A r c h i v e s S t a n d a r d
	기록관 운영 및 업무절차에 관한 표준(v1.5)
Standard operating procedures for Records Centers : General
Version 1.5
2009년 12월 30일 제정 2012년 3월 30일 개정 2020년 6월 30일 개정 2021년 6월 30일 개정 2022년 10월 17일 개정 2026년 0월 00일 개정

○ 제  정  자 : 행정안전부 국가기록원장

○ 제  정  일 :  2009년 12월 30일(행정안전부 고시 제2009-77호)

○ 제정안 작성 :

∙ 이윤경(국가기록원 기록연구사)

○ 1차 개정일 :  2012년  3월  3일(행정안전부 고시 제2012-17호)

NAK 10:2026(v1.5)

○ 2차 개정일 :  2020년  6월 30일(국가기록원 고시 제2020-38호)

○ 3차 개정일 :  2021년  6월 30일(국가기록원 고시 제2021-3호)

○ 4차 개정일 :  2022년 10월 17일(국가기록원 고시 제2022-6호)

○ 5차 개정일 :  2026년  0월 00일(국가기록원 고시 제2026-00호)

- 개정안 작성 :

∙ 유진희(국가기록원)       ∙ 이영도(국가기록원)

- 개정안 검토 :

∙ 김영지(국가기록원)       ∙ 이재진(국가기록원)

- 개정안 심의 : 기록관리전문위원회, 국가기록관리위원회

(1) 이 표준의 열람은 국가기록원 홈페이지를 이용하시고, 의견 또는 질문은 아래 전화로 연락 주십시오.

∙ 표준열람 : 국가기록원(http://www.archives.go.kr)→업무안내‧자료 →기록관리자료실→표준‧지침‧매뉴얼→기록물관리 표준

∙ 표준안 작성부서: 행정안전부 국가기록원 기록관리부 기록관리정책과

(042-481-6218)

∙ 표준화 주관부서: 행정안전부 국가기록원 기록정책부 정책기획과

(042-481-6231)

(2) 이 표준은 「저작권법」제24조의 2(공공저작물의 자유이용)에 따라 저작권자인 국가기록원의 허락 없이 자유롭게 이용할 수 있습니다. 다만, 저작물을 이용하는 자는 그 출처를 명시해야 하며, 영리를 목적으로 하는 무단 복제 및 배포는 금지합니다.

Copyrightⓒ National Archives of Korea(2026). All Rights Reserved.

목     차

NAK 10:2022(v1.4)

머리말	ⅳ

1 적용범위	1

2 적용근거	1

2.1 법적 근거	1

2.2 인용표준	1

2.3 다른 표준과의 연계	1

3 용어정의	2

4 기록관 운영 및 업무 계획	4

4.1 일반사항	5

4.2 기록관 목표․전략 수립	5

4.3 기록관 운영규정	5

4.4 기록관 인력배치	5

4.5 기록관리 업무계획	6

4.6 기록관리 실태점검	6

4.7 기록관리 교육지원	6

4.8 기록물평가심의회 구성․운영	7

4.9 통계관리 및 모니터링	7

5 기록물 관리기준	8

5.1 기록관리표 작성 및 관리	8

5.2 행정정보 데이터세트 관리표 작성 및 관리	8

6 기록물 정리 및 인수	8

6.1 일반사항	8

6.2 기록물 정리	8

6.3 생산현황 관리	9

6.3.1 처리과 생산현황 관리	9

6.3.2 영구기록물관리기관으로의 생산현황 통보	9

6.4 처리과 기록물 인수	9

6.4.1 일반사항	9

6.4.2 인수 대상 및 시기	9

6.4.3 인수 계획 수립	10

6.4.4 인수 절차	10

6.4.4.1 인수대상 기록물 목록 작성 및 의견조회	10

6.4.4.2 대상기록물 인수 및 검수	10

6.4.4.3 등록 및 인수 결과 보고서 작성	11

6.4.5 비치기록물 지정 신청	11

6.4.5.1 지정 신청	11

6.4.5.2 지정 연장 신청	11

6.4.5.3 지정 결과 통보 및 이관	11

7 평가 및 폐기	12

7.1 일반사항	12

7.2 평가계획 수립 및 대상 선정	12

7.3 처리과 의견 조회	13

7.4 기록물관리 전문요원 심사	13

7.5 기록물평가심의회 심의	13

7.6 심의 결과반영	13

8 영구기록물관리기관으로의 이관	14

8.1 이관계획 수립 및 대상 확인	14

8.2 이관 실시	15

9 보존	16

9.1 일반사항	16

9.2 서고관리	16

9.2.1 보존상자 재편성	16

9.2.2 기록물 서가 배치	17

9.2.3 보존환경 관리	17

9.3 정수점검 및 상태검사	17

9.4 보존포맷 변환	18

9.4.1 보존포맷 변환	18

9.4.2 표준보존패키지 변환	18

9.5 재난 및 보안 대책 수립	19

10 기록물 서비스	19

10.1 일반사항	19

10.2 공개재분류	19

10.2.1 계획 수립·대상 확인 및 1차 심의	19

10.2.2 처리과 의견 조회	20

10.2.3 공개 재분류 심의	20

10.2.4 심의 결과 반영	21

10.2.5 비공개 세부기준 수립 및 갱신	22

10.3 열람서비스	22

10.3.1 열람정책	22

10.3.2 열람제공	22

부속서 A 법령 조견표	24

부속서 B 기록물 인수절차	26

부속서 C 기록관 월별 업무 일정	27

부속서 D 기록관 기록관리 수행업무 리스트	28

참고문헌	31

머리말

이 표준은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 공공기관의 기록물관리기관(기록관․특수기록관)에서 수행해야 하는 기록관리 업무 절차와 내용을 제시하기 위하여 제정하였다.

2020년 2차 개정 시에는 ’19.12월에 개정된「공공기록물 관리에 관한 법률」의 후속조치로 주요 기록물 생산의무가 부과된 조사·연구 또는 검토한 내용 및 결과에 대한 기록물과 관련된 사항과 기록물의 공개재분류 제도 개선 사항을 반영하였다. 2021년 3차 개정 시 ’20년 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 개정에 따라 생산현황 통보를 ‘관할 영구기록물관리기관의 장이’ 정하는 방식으로 하도록 하며, ‘상태점검’을 ‘상태검사’로 용어를 통일하는 등 변경사항을 반영하였다. 2022년 4차 개정 시 ‘22년 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 개정에 따라 용어 변경 등을 반영하였다. 2026년 5차 개정 시에는 기록물관리 표준의 성격에 맞게 제목을 변경하고, ’25년 ｢공공기록물 관리에 관한 법률 시행령｣ 개정에 따라 비치기록물 지정 제도 등을, ’26년 ｢공공기록물 관리에 관한 법률 시행령｣ 개정에 따라 이관시기 단축 등을 반영하고 관련 연계 표준 현행화 등 미비한 내용을 보완하였다.

이 표준은 제4절에서 기록관 운영을 위한 전략수립, 규정, 인력 및 역할, 교육 등에 대한 기본사항을, 제5절에서는 기록관리표 및 행정정보 데이터세트 관리표 관리, 제6절에서는 처리과와 기록관의 기록물 정리 및 인수에 대한 내용, 비치기록물 지정 신청을 제시하였다. 또한 제7절에서는 평가와 폐기를, 제8절에서는 영구기록물관리기관으로의 이관을, 제9절에서는 기록물 보존업무에 대한 내용을 제시하고 제10절에서는 기록관 서비스에 대한 내용을 제시하였다. 또한 부속서에 체크리스트와 월간 업무 일정, 법령 조견표를 수록하여 기록관의 전체적인 업무를 점검할 수 있도록 하였다.

이 표준은 공공기관의 기록관리 업무 범위 및 절차를 명확하게 규정하여 체계적인 기록관리 업무 수행에 도움을 줄 수 있다. 또한 이 표준을 준수함으로써 공공기관의 기록관리 업무의 신뢰성과 효율성을 높여 줄 것으로 기대한다. 공공기관 기록관리 담당자는 이 표준을 활용하여 수행하는 업무의 자체 진단이 가능하여 안정적인 기록관 운영 및 기록관리 업무 수행을 보장할 수 있다.

이 표준은 기록관리전문위원회 및 국가기록관리위원회 심의를 거쳐 개정되었으며, 국가기록원이 유지·관리한다. 이 표준은 관련 법령의 개정, 관계 기관 및 이해당사자의 요청 등 개정사유가 발생할 경우 그 필요성 및 타당성을 검토한 후 개정안을 마련하고 의견수렴 및 심의 절차를 거쳐 개정한다.

기록관 운영 및 업무절차에 관한 표준

적용범위

이 표준은 기록물의 체계적인 관리 및 보존과 활용을 위하여 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 설치된 기록관(특수기록관을 포함한다)의 업무처리절차를 규정한다.

적용근거

법적 근거

․「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조(기록관)․제14조(특수기록관)

․「공공기록물 관리에 관한 법률」 제19조(기록물의 관리)

․「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조(기록물의 폐기)

․「공공기록물 관리에 관한 법률」 제27조2(기록물평가심의회)

․「공공기록물 관리에 관한 법률」 제35조(기록물의 공개 여부 분류)

인용표준

․ NAK 5-1:2014(v2.2) 기록물 평가․폐기 절차-제1부: 기록관용

․ NAK 16-1:2020(v1.2) 기록물 공개관리 업무-제1부: 기록물 생산부서 및 기록관

다른 표준과의 연계

이 표준의 적용을 위해 필요하거나 직접적으로 연관이 있는 표준은 다음과 같다. 발행연도가 표기되지 않은 표준은 최신판(모든 개정내용을 포함)을 적용한다.

․ NAK 2-1:2024(v1.2) 기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준

․ NAK 4:2025(v2.3) 기록관리기준표 작성 및 관리 절차

․ NAK 6:2022(v1.5) 기록관리시스템 기능요건

․ NAK 11:2025(v2.0) 기록물관리기관의 보존시설·장비 및 환경 기준

․ NAK 35:2020(v1.0) 행정정보 데이터세트 기록관리 기준

용어정의

이 표준의 목적을 위하여 다음의 용어와 정의를 적용한다.

아래에 정의한 용어 외에 이 표준에서 사용하는 용어는「공공기록물 관리에 관한 법률」 제3조(정의), 같은 법 시행령 제2조(정의)에 따른다.

공개재분류

기록물의 비공개 혹은 부분공개 여부를 재검토하는 것. 다만, 한번 공개된 것은 이미 비공개의 의미를 상실하였으므로 재분류 대상은 비공개나 부분공개로 분류된 기록물을 대상으로 한다.

기록관(특수기록관)

기록물을 관리하기 위하여 공공기관에 설치하는 기록물관리기관. 관할 기관의 기록관리 업무를 총괄하고, 처리과로부터 기록물을 인수하여 보존하며 영구기록물관리기관으로 이관하는 기능을 수행한다.

비고 주요 기능은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조, 제14조를 참조

기록관리표

공공기관이 기록물을 분류․관리하기 위하여 정부기능분류체계의 단위과제별로 작성한 표. 기록물의 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 처리과, 정부기능분류체계의 소기능, 단위과제 개요, 그 밖에 기록물의 관리를 위하여 필요한 사항으로 관할 영구기록물관리기관이 정하는 사항을 포함해야 하며, 기록관리시스템으로 작성하여 관리해야 한다.

기록물관리책임자

기록물의 정리․보관 및 이관에 관한 사항 등 처리과별 기록물관리 업무를 수행하는 담당자

비고 [「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제15조]를 참조

기록물분류기준표

공공기관이 생산․접수한 기록물의 체계적인 관리 및 업무처리를 위하여 단위업무별로 보존기간, 보존장소, 보존방법 등을 작성한 표

단위과제

정부기능분류체계의 최하 단위로 행정업무 수행의 기준이 되는 것으로서 업무 간 유사성 및 독자성을 고려하여, 업무담당자가 소기능을 세분화한 업무영역단위

단위업무

기록물분류기준표 상에 이용된 개념. 기록물의 기능분류 기준으로 1인 또는 소수의 인원으로 구성된 팀에 분장되는 수준의 업무 또는 사업으로서, 직제 개정 등으로 업무가 변경되어도 2개 이상으로 분리하기 어려운 세분화된 업무 또는 사업단위이다.

보존포맷

전자기록물 생산 당시의 내용과 외형 등 주요 특성을 유지함으로써 시간과 기술의 변화와 상관없이 해당 기록물을 재현할 수 있는 포맷

비고 전자기록물의 진본성을 유지하며 장기간 보존하고, 지속적으로 재현할 수 있기 위하여, 전자기록물의 ‘내용, 구조, 기능, 맥락, 외관, 기능’을 보존할 수 있도록 설계된 포맷을 의미한다.

상태검사

소장 기록물을 재질의 외형상 변화, 훼손, 탈색 등의 상태검사기준에 따라 관할 기록물의 재질 및 훼손정도를 점검하는 것

이관

기록물의 물리적인 보존 장소와 관리 권한을 기록관 또는 영구기록물관리기관으로 이전하는 행위. 처리과를 수행 주체로 한다.

인수

기록물을 처리과에서 이관받는 것. 기록관을 수행 주체로 한다.

표준보존패키지

장기간 전자기록물의 진본성 및 무결성을 유지하기 위하여 전자기록물의 원문, 보존포맷, 메타데이터, 진본확인 정보를 하나의 실질적 아니면 논리적으로 패키징한 객체

정수점검

서고 관리의 한 절차로, 기록의 수량을 주기적으로 점검하는 행위

평가

보존기간이 만료된 기록물을 대상으로 행정적․사회적․역사적 가치를 검토하여 보존여부를 판단하는 업무절차

편철

동일한 성격을 가진 기능과 주제별로 기록물을 분류하여 기록물철로 모으는 행위. 이를 통해 기록물을 체계적으로 보관하고, 필요로 할 때 신속하게 검색․활용할 수 있도록 한다.

폐기

더 이상 보존할 필요가 없는 기록을 제거하는 것. 주로 기록의 물리적인 파괴 혹은 파기를 의미한다.

행정박물

공공기관이 업무수행과 관련하여 생산․접수 또는 취득한 형상(形象) 기록물 중 행정적․역사적․문화적․예술적 가치가 높아 관리대상으로 선정한 기록물

기록관 운영 및 업무 계획

일반사항

기록관은 관할 공공기관의 기록관리 업무를 총괄하는 기록물관리기관으로 기록물의 생산부터 보존․활용․처분 등 전 과정을 관리할 수 있도록 기록관리에 관한 정책을 수립해야 한다.

기록관은 기록관리 정책 및 효율적인 업무 수행을 위하여 운영규정․업무계획․실태점검․교육계획 등을 수립하여 시행해야 한다.

기록관 목표․전략 수립

공공기관은 법령과 관련 규정․표준 등을 준수하고 안정적인 기록관리 체계를 구축하여 조직의 활동에 대한 증거, 설명책임, 의사결정과 업무 기능 및 활동 지원 등의 요구를 충족시킬 수 있도록 기록관리 정책을 수립하여 성문화하고 이를 달성하기 위한 구체적인 전략과 목표를 수립해야 한다.

기록관은 목표와 전략을 수립하고 공공기관의 장에게 승인을 받아 조직 전체에 공표함으로써 그 내용을 전 구성원에게 알리고 각 구성원이 준수해야 할 구체적인 기록관리 책무를 부과해야 한다.

기록관 운영규정

기록관은 관할 기관의 기록관리 정책, 기록관의 기능, 인력배치 및 업무분장, 기록관리 업무절차 등을 포함한 운영규정을 제정․시행해야 한다. 기록관 운영규정은 법규형식으로 제정하는 것이 바람직하다.

기록관 인력배치

공공기관의 장은 관할 기관의 효율적인 기록관리 업무 수행을 위하여 기록관에 기록물관리 전문요원을 포함하여 적절한 인력을 배치해야 한다.

기록관 인력은 다음의 업무를 수행해야 한다.

․기록관리 영역: 관리기준(기록관리표, 행정정보데이터세트 관리표), 평가, 기술(description)

․기록보존 영역: 생산현황 관리, 정리, 이관, 서고관리, 시설․장비 운영

․기록정보서비스 영역 : 정보공개, 공개 재분류, 기록관리시스템 운영 등

기록관리 업무계획

기록관은 차질 없는 기록관리 업무를 수행하기 위해 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 같은 법 시행령, 표준, 지침 등을 참조하여 매년 수행해야 하는 업무 계획을 수립하여 시행해야 한다.

기록관리 실태점검

공공기관의 장은 「공공기록물 관리에 관한 법률」, 표준, 지침 등을 준수하여 관할 공공기관(소속기관 포함)의 기록관리 업무가 적절하게 수행되는지를 주기적으로 점검해야 한다.

공공기관의 장은 기록관리 실태점검 결과, 미비사항이 발견되었을 경우 즉시 필요한 대책을 수립․시행해야 한다.

기록관리 교육지원

기록관의 장은 체계적인 기록관리를 위해 관할 공공기관의 구성원을 대상으로 매년 정기적으로 기록관리 교육을 실시해야 한다. 관할 기관에 교육기관이 설치되어 있는 경우에는 안정적이고 지속적인 교육을 위해 기록관리 교육과정을 정규로 설치하여 운영하는 것이 바람직하다.

기록관리 교육은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 및 같은 법 시행령, 기록관리 정책과 기록물 정리, 이관, 공개 재분류 등 기록관리 실무요령을 포함해야 하며, 매년 초 기록물 정리기간을 전후하여 실시하는 것이 바람직하다.

기록관리 정책이나 절차를 설명하는 자료 등을 훈련용 교재로 개발하여 간략한 지침과 안내를 제공하고 기록관리 업무 수행에 참고할 수 있도록 해야 한다.

기록물평가심의회 구성․운영

공공기관은 평가과정의 전문성을 높이고 기록의 사회적․역사적 가치를 판단할 수 있도록 기록물평가심의회를 구성․운영해야 한다.

기록물평가심의회는 관할 공공기관의 장이 위촉 또는 임명하며, 위원장을 포함하여 5인 이내로 구성하되, 민간전문가 2인 이상을 포함해야 한다.

통일․외교․안보․수사․정보 등의 기록물을 생산하는 공공기관은 해당 기관의 특수성을 고려하여 기록물평가심의회에 포함되는 민간전문가를 1인 이상으로 할 수 있다.

비고 민간 전문가는 기록물의 보존가치를 평가할 수 있는 기록관리학, 역사학, 문헌정보학, 행정학 등 유관 분야 전문가로 위촉한다.

통계관리 및 모니터링

기록관은 업무계획 수립, 업무량 산출, 현황 관리 등을 위해 통계를 지속적으로 관리해야 한다.

기록관이 관리해야 하는 통계항목은 다음의 사항을 포함해야 한다.

․ 기록물 생산 및 보유 현황

․ 생산의무 부과 기록물의 생산 현황

․ 평가대상 기록물 현황

․ 기록물 폐기 현황

․ 열람 이용자 현황

․ 정보공개 현황

․ 시스템 및 보존 장비․설비 현황 등

기록관은 정기적인 모니터링을 실시하여 기관이 수립한 기록관리 정책의 준수 여부를 확인하고 미흡한 부분은 효율적인 방식으로 보완함으로써 전반적인 기록관리 성과를 개선하도록 한다.

기록물 관리기준

기록관리표 작성 및 관리

기록관의 기록관리표 작성관리에 대해서는 NAK 4:2025(v2.3) 기록관리기준표 작성 및 관리 절차를 따른다. 다만, 위 표준에 따라 정부기능분류체계의 단위과제별로 기록관리표를 작성·관리할 수 없는 공공기관은 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 공공기관의 업무과정에 기반을 둔 별도의 기능분류방식에 따라 분류기준표를 작성할 수 있다.

행정정보 데이터세트 관리표 작성 및 관리

행정정보 데이터세트 관리표는 행정정보시스템을 운용하는 처리과와 기관의 기록관이 협의하여 공동으로 작성해야 한다.

행정정보 데이터세트 관리표는 행정정보시스템을 기본단위로 하여 작성해야 하며, 이 경우 관리기관정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함해야 한다. 세부적인 행정정보 데이터세트 관리기준표의 작성 절차 및 방안은 국가기록원 기록물관리 지침을 따른다.

기록물 정리 및 인수

일반사항

기록관은 기록물의 안전한 보존 및 활용을 위하여 업무가 완결된 기록물철의 분류 및 편철 확정, 생산현황 보고 및 보유현황 관리 등을 수행해야 한다.

기록물 정리

기록관은 기록물 정리 전에 기록관리 표준 및 관할 영구기록물관리기관의 지침을 확인 후 기록물정리계획을 수립․시행해야 하며, 사전에 기록물 정리․생산현황보고 지침 전파 및 교육을 시행해야 한다.

생산현황 관리

처리과 생산현황 관리

기록관은 관할 영구기록물관리기관의 지침을 참조하여 각 처리과의 생산현황이 매년 5월 31일까지 기록관으로 제출될 수 있도록 안내한다.

기록관은 접수된 생산현황 보고에 대해 오류나 누락 등의 여부를 점검하고 그 결과 오류나 누락이 확인되면 처리과에 반려 통보를 해야 한다.

영구기록물관리기관으로의 생산현황 통보

기록관은 각 처리과의 생산현황을 접수․검수한 후 취합하여 매년 8월 31일까지 영구기록물관리기관으로 통보해야 한다.

처리과 기록물 인수

일반사항

기록관은 업무 활용이 끝난 기록물의 안전하고 효율적인 관리를 위해 처리과로부터 기록물을 인수하여 보존서고에서 통합 관리해야 한다.

인수 대상 및 시기

기록관은 처리과에서 전년도에 생산·접수가 완결된 기록물을 보존기간의 기산일로부터 1년 이내에 인수받아야 하며, 해당 기간에 이관할 수 없는 부득이한 사유가 있는 경우에는 처리과의 장이 관할 기록관 또는 특수기록관의 장과 협의하여 1년의 범위에서 기간을 연장할 수 있다.

기록관은 기록물 인수 과정에서 회의록, 조사․연구 또는 검토한 내용 및 결과에 대한 기록물 등 생산의무 부과 기록물, 시청각기록물, 행정박물 등의 누락여부를 확인하여야 한다.

인수 계획 수립

기록관은 처리과에서 생산된 모든 매체의 기록물 인수를 위해 인수계획을 수립하고 처리과로 통보해야 한다.

인수 절차

인수대상 기록물 목록 작성 및 의견조회

기록관은 처리과로부터 받은 생산현황보고를 토대로 인수대상 기록물 목록을 작성한 후 처리과에 이관 연기 대상 기록물이 있는지 의견수렴을 해야 한다.

또한 공공기관은 생산 또는 접수 과정에서 암호화하여 관리하던 기록물을 이관하는 경우에는 기록물관리기관에서 기록물관리 업무를 수행할 수 있도록 암호화 해제에 필요한 정보를 첨부하여 이관해야 한다.

대상기록물 인수 및 검수

처리과에서 인수 대상 기록물에 대한 정리가 끝난 후 전자기록물은 기록관리시스템으로 인수하고, 비전자기록물은 물리적으로 인수한다.

비고 비공개기록물에 대해서는 처리과에 건 단위로 공개여부 재분류를 실시하도록 요청한 후 인수한다.

기록물 인수 시 전자기록물은 진본확인 절차를 거치고 품질검사를 실시해야 하며, 비전자기록물은 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 거쳐야 한다.

다만, 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 및 영구기록관리시스템 간에 공유되는 저장 공간에 저장되는 전자기록물(전자화기록물 포함)은 진본확인 절차 및 품질검사를 생략할 수 있다.

등록 및 인수 결과 보고서 작성

검수완료 후 기록물을 기록관리시스템에 등록하며 인수 결과를 처리과에 통보하도록 한다.

비고 기록물 인수절차는 부속서 B를 참조하도록 한다.

비치기록물 지정 신청

지정 신청

처리과에서 소관 기록물을 비치기록물로 비치․활용하려는 경우에는 관할 영구기록물관리기관의 장에게 해당 기록물의 활용도 등을 바탕으로 지정 필요성을 밝혀 비치기록물의 지정 신청을 해야 하며, 5년의 범위에서 비치기간을 정할 수 있다.

기록관은 처리과에서 취합받은 지정 신청서를 1차 검토 후 관할 영구기록물관리기관에 승인 신청을 해야 한다.

지정 연장 신청

비치기록물의 비치기간을 연장하려는 경우에는 비치기간이 끝나기 60일 전까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 해당 비치기록물의 활용실적 등을 첨부하여 비치기간의 연장 신청을 해야 한다.

지정 결과 통보 및 이관

기록관은 관할 영구기록물관리기관에서 통보받은 지정결과를 즉시 처리과에 안내하고, 처리과는 비치기간이 종료된 경우 다음 연도 중에 해당 기록물을 기록관 또는 특수기록관으로 이관해야 한다.

인수한 기록물 중 보존기간 기산일부터 5년이 경과한 기록물로서 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음 연도 중 영구기록물관리기관으로 이관해야 한다.

평가 및 폐기

일반사항

기록물은 적절한 보존가치를 판단하여 해당 기간까지 보존해야 한다. 보존기간이 경과한 기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회 심의 절차를 거쳐 처분되어야 하며, 평가 및 폐기의 주체, 시점, 방식 등은 명문화되어야 한다. 또한 평가 및 폐기 업무 수행 과정은 처분의 적절성을 증빙하기 위해 문서화하여 관리해야 한다.

평가계획 수립 및 대상 선정

기록관은 보존기간이 만료된 기록물을 대상으로 처리과 의견조회, 전문요원 심사 및 기록물평가심의회 심의, 처분 절차 등 평가 계획을 수립․시행해야 한다.

기록관은 특별한 사정이 없는 한 전년도에 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 매년 1회 이상 평가업무를 수행하여야 하며, 업무량을 고려하여 대상 시기 및 횟수를 정할 수 있다.

평가는 기록관으로 이관이 완료된 기록물을 대상으로 한다. 전자기록물은 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템 또는 자료관시스템으로의 기록물 이관이 완료된 후에 기록물 평가 대상으로 선정할 수 있으며, 비전자기록물은 이관 목록과 함께 해당 기록물의 이관이 완료 경우 평가 대상으로 선정할 수 있다.

기록관은 평가 대상 기록물의 목록을 작성하여야 하며, 이관연기․대출 등의 사유로 기록물 생산부서에 보존 중인 평가대상 기록물 여부를 확인하여 인수하여야 한다.

처리과 의견 조회

기록물관리 전문요원은 평가 대상 기록물을 생산부서별로 분류하고 기록물 평가를 위한 의견조회를 실시하여야 한다.

생산부서의 기록물관리책임자는 업무담당자와 협의하여 평가 대상 기록물을 보존기간 재책정․보류․폐기 등으로 구분하고, 그 사유와 함께 평가에 대한 의견을 정해진 기일 내에 관할 기록관 또는 특수기록관으로 제출하여야 한다.

기록물관리책임자 및 업무담당자는 기록관리표 또는 기록물분류기준표, 평가대상 기록물의 보존기간과 관련된 관계 법령을 참조하고 행정적 가치 및 활용 여부를 고려하여 생산부서 의견을 작성하여야 한다.

기록물관리 전문요원 심사

기록물관리 전문요원은 처리과의 의견을 참조하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하고 그 결과를 사유와 함께 보존기간 재책정․보류․폐기 등으로 구분하여 기록물평가심의서를 작성하여야 한다.

심사가 완료되면 작성한 심사의견을 기록관의 장이 검토하고 확정한다.

기록물평가심의회 심의

기록관은 처리과 의견조회 및 기록물관리 전문요원의 심사를 완료한 기록물의 심의를 기록물평가심의회에 요청해야 한다.

기록물평가심의회는 기록물의 행정적 가치뿐만 아니라 사회적․역사적 가치를 고려하여 처리과 및 기록관이 제출한 의견을 심의해야 한다.

심의 결과 반영

기록물평가심의회 심의 및 처분결과는 기록관리시스템 또는 자료관시스템을 이용하여 기록물철별로 등록하여 관리하여야 한다. 등록정보는 다음과 같다.

· 기록물 평가 결과(보존기간 재책정, 보류, 폐기로 구분) 및 사유

· 재책정된 보존기간 또는 보류기간

· 폐기 집행 결과(폐기 일자 및 담당자 등)

비고 평가와 폐기업무절차와 관련한 상세사항은 NAK 5-1:2014(v2.2) 기록물 평가․폐기 절차-제1부: 기록관용 제8절을 참조하도록 한다.

그림 1 - 평가 및 폐기 업무 프로세스

영구기록물관리기관으로의 이관

이관계획 수립 및 대상 확인

기록관은 영구기록물관리기관으로부터 통보받은 이관지침, 이관 대상 기록물 등을 확인하고 보존상자 재편성, 공개재분류 등의 기록물 정리, 이관 절차 등을 포함한 이관 계획을 수립해야 한다.

기록관은 처리과로부터 이관 대상 기록물의 공개여부 재분류, 이관연기 필요 여부 등의 의견을 제출받아 타당성 여부를 판단하고 이관 대상기록물을 확정해야 한다.

비고 다만 기록물을 이관하기 전 최근 5년의 기간 중 해당 기록물의 공개 여부를 재분류한 경우에는 공개 여부 재분류 절차를 생략하고 기록물을 이관할 수 있다.

기록관이 영구기록물관리기관으로 이관해야 하는 대상은 다음과 같다.

․ 보존기간의 기산일로부터 5년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물

․ 이관연기 및 비치기간이 만료된 기록물 중 보존기간 30년 이상 기록물

․ 보존가치가 높아 영구기록물관리기관이 별도로 요청하는 보존기간 10년 이하 기록물

․ 특수기록관 소관 비공개 기록물 중 공개로 재분류된 기록물 및 보존기간의 기산일로부터 30년이 경과한 기록물

관할 영구기록물관리기관이 제시한 일정보다 빨리 이관하려는 경우 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 그 일정을 달리 정하여 이관할 수 있다.

관할 영구기록물관리기관이 제시한 일정을 준수하지 못하는 부득이한 사유가 있는 경우 해당 일정을 제시받은 날부터 30일 이내 관할 영구기록물 관리기관의 장과 협의하여 이관 일정을 연기할 수 있다. 다만 이관 일정을 연기하는 경우 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제40조제1항에 따른 관할 영구기록물 관리기관의 장이 제시한 일정보다 1년을 초과하여 연기할 수 없다.

이관 실시

기록관은 이관 대상 기록물 중 비전자기록물은 단위과제별․보존기간별로 구분하여 보존상자에 넣고, 전자기록물은 ‘9.4 보존포맷 변환’을 참조하여 표준보존패키지로 변환하도록 한다.

또한 공공기관은 생산 또는 접수 과정에서 암호화하여 관리하던 기록물을 이관하는 경우에는 기록물관리기관에서 기록물관리 업무를 수행할 수 있도록 암호화 해제에 필요한 정보를 첨부하여 이관해야 한다.

영구기록물관리기관과 협의한 이관 일정이 도래하면 기록관은 영구기록물관리기관에 해당 기록물을 이관한다. 비전자기록물은 영구기록물관리기관과 협의된 운송수단을 통해 이관한다.

영구기록물관리기관이 이관 완료를 통보하면 기록관은 이를 접수하여 이관일시․수행자․특이사항 등 이관 결과를 문서화하여 관리할 것을 권장한다.

비고 특수기록관의 비공개기록물은 생산연도 종료 후 30년까지 이관시기를 연장할 수 있으며, 30년이 경과한 후에도 이관시기를 연장하고자 하는 경우에는 「공공기록물 관리에 관한 법률」제19조와 같은 법 시행령 제41조에 따라 중앙기록물관리기관의 검토, 국가기록관리위원회의 심의를 거쳐 승인받아야 한다.

보존

일반사항

기록관은 처리과로부터 인수한 기록물을 안전하게 관리하기 위해 서고관리, 정수점검, 표준보존패키지 변환 등 필요한 조치를 취해야 한다.

서고관리

보존상자 재편성

기록관은 기록물 인수, 폐기 등의 사유로 보존상자 재편성의 필요성이 발생한 경우 단위업무 또는 단위과제별로 보존상자를 재편성해야 한다.

기록물 서가 배치

기록관은 인수․등록된 비전자기록물을 서가에 배치하기 위해 별도의 관리번호를 부여하고 목록을 관리하도록 한다.

기록관은 서가 위치 등록 및 목록작업이 완료된 기록물 중, 서가배치 방법에 맞게 보존상자를 재편성할 필요가 있을 경우 해당 기록물의 보존상자를 재편성한다.

기록관은 기록물이 재편성된 보존상자 번호를 기록관리시스템에 등록한다.

기록관은 편성이 끝나고 라벨 및 바코드 부착 등이 완료된 보존상자를 정해둔 위치에 배치한다.

기록관은 보존 중인 비전자기록물에 대하여 보존기간, 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서가에 배치해야 한다.

또한 비전자기록물의 효율적인 관리를 위하여 필요한 경우 서고를 2개 이상 설치하거나 다른 공공기관과 협의하여 서고를 공동으로 설치·운영할 수 있다.

보존환경 관리

기록관은 기록물의 보존환경을 유지하기 위해 항온․항습 시설 및 장비를 구비하고 유지하도록 노력해야 한다.

또한 기록물관리기관의 장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제60조제1항에 따른 시설ㆍ장비 및 보존환경 기준의 준수 여부를 매년 5월 31일까지 중앙기록물관리기관의 장에게 통보해야 한다.

비고 상세한 사항은 NAK 11:2025(v2.0) 기록물관리기관의 보존시설‧장비 및 환경 기준 4.9.1 과 5.2.1을 참고한다.

정수점검 및 상태검사

기록관은 주기적으로 보유 기록물의 정수점검 및 상태검사를 실시해야 하며, 상태검사 등의 실시 결과를 관할 영구기록물관리기관의 장에게 제출해야 한다.

보존기록물의 정수점검 및 상태검사 주기는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 별표 14를 참조한다.

정수점검은 보유 기록물 목록 및 서고 보존 여부를 확인하는 방식으로 실시해야 하며, 정수점검표에 그 결과를 기입하여 관리해야 한다.

상태검사는 기록물의 훼손여부를 점검하는 방식으로 실시해야 하며, 상태검사표에 그 결과를 기입하여 관리해야 한다.

상태검사 과정에서 훼손 및 열화 등이 발생하여 조치가 필요한 기록물은 즉각 훼손방지 및 복원대책을 수립‧시행해야 하며, 기술적인 문제로 복원이 어려운 경우에는 관할 영구기록물관리기관에 협조를 요청해야 한다.

보존포맷 변환

보존포맷 변환

기록관 또는 특수기록관의 장은 필요한 경우 인수가 종료된 전자기록물 중 보존기간이 10년 이상인 전자기록물을 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 보존포맷으로 변환하여 관리할 수 있다.

기록관은 보존포맷이 완료된 기록물의 이상 유무를 확인한 후 변환이 완료된 기록물의 목록을 작성하고 완료된 기록물을 기록관리시스템에 등록한다.

표준보존패키지 변환

기록관은 아래의 경우 기록물의 표준보존패키지변환 작업을 수행해야 한다.

․ 보존기간 30년 이상의 기록물을 5년 이상 보존하게 되는 경우

․ 표준보존패키지 변환 후 메타데이터 수정이 발생한 경우

․ 영구기록물관리기관으로 이관 시 재변환 요구가 발생한 경우

기록관은 표준보존패키지 변환이 완료된 기록물을 기록관리시스템에 등록하고 표준보존패키지 변환관련 메타데이터 정보를 갱신한다.

재난 및 보안 대책 수립

기록관은 기록물의 안전한 보존을 위하여 보안 및 재난대비책을 수립하고 관할 공공기관 구성원이 숙지할 수 있도록 해야 한다.

기록관은 보안 및 재난대비책이 정상적으로 수행되는지 주기적으로 지도․감독하고 미비사항 또는 개선사항이 발생하면 즉시 필요한 조치를 시행해야 한다.

비고 기록물의 보안 및 재난관리에 관한 상세한 내용은 NAK 2-1:2024(v1.2) 기록물관리기관 보안 및 재난관리 기준을 참조하도록 한다.

기록물 서비스

일반사항

기록관은 해당 공공기관이 보유하고 있는 기록물을 적극적으로 공개하고 자유로운 접근을 보장함으로써 국민의 알권리를 충족시키고 업무의 투명성을 확보하기 위해 공개 재분류 및 열람·제공 등 기록물 서비스 업무를 수행해야 한다.

공개재분류

계획 수립·대상 확인 및 1차 심의

기록관은 비공개로 재분류된 기록물에 대해서는 재분류된 연도의 다음 연도부터 5년마다 공개 여부를 재분류하기 위해 다음 사항을 확인해야 한다. 특수기록관의 경우 보존기간의 기산일로부터 30년이 도래하는 비공개 기록물을 포함한다.

․ 해당 기록물의 위치와 수량

․ 해당 기록물의 목록과 실물 일치 여부

․ 해당 기록물의 첨부파일

기록관은 재분류 대상 기록을 확인한 후 공개재분류 계획을 수립하여 추진해야 한다. 공개 재분류는 기록관에서 1차 심사를 수행한 후, ‘10.2.2’에 따라 처리과의 의견조회를 실시한다.

처리과 의견 조회

기록관은 심의대상 비공개 기록물의 비공개사유가 현재도 유효한지 여부를 포함하여 기록물건별로 처리과에 의견을 요청하여야 한다.

처리과는 비공개 의견을 제출하고자 하는 경우 비공개 대상정보 및 비공개 사유를 명확하게 기술해야 하며, 비공개 대상 기록물 중 보존기간의 기산일로부터 30년이 도래하는 기록물은 비공개 대상정보 및 비공개 사유와 함께 공개가 가능한 시점을 추가해야 한다.

공개재분류 심의

기록관은 각 처리과별로 접수한 의견을 검토하여 적합여부를 결정하고 공개재분류 결과의 신뢰성과 객관성을 확보하기 위하여 공개재분류심의회를 구성하여 심의를 요청할 수 있다.

기록물 공개재분류심의회를 구성․운영하는 경우에는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 의해 공공기관에 설치된 정보공개심의회를 활용하는 것을 원칙으로 한다.

비고 기록물 공개재분류심의회를 별도로 구성․운영하고자 하는 경우 기록물 공개 심의에 전문성을 갖고 있는 법학, 기록관리학, 행정학, 역사학, 문헌정보학 등 관련 분야 전문가를 위원으로 위촉하는 것을 권장한다.

기록관은 공개재분류심의회 위원이 기록의 사본 혹은 원본을 열람할 수 있는 조건을 구비하고 심의회 위원장과 위원 과반수의 출석으로 회의 개최를 선포한다.

공개재분류심의회는 기록관이 작성한 심의서를 바탕으로 기록 안건별로 비공개 사유와 타당성을 검토한다.

기록물의 공개 여부는 공개재분류심의회의 심의 후 기록물관리기관의 장의 결재를 득하여 최종 확정한다.

심의 결과 반영

기록관은 비공개 기록물이 ‘공개’로 결정된 경우에는 그 결과를 목록정보 등에 반영하고, 비공개로 결정된 기록물의 경우에는 공개조건 및 특수 조건을 목록정보에 반영하여 관리한다.

기록관은 공개로 결정된 기록의 목록과 원본을 기관의 홈페이지 등을 통하여 게시하여 객관성을 확보하고 적극적인 공개가 이루어지도록 한다.

그림 2 - 공개 재분류 업무 프로세스

비고 1 기록물관리기관이 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항제6호에 해당하여 비공개로 재분류한 기록물에 대해서는 생산연도 종료 후 30년까지 공개여부 재분류를 실시하지 아니할 수 있다.

비고 2 비공개 기록물은 생산연도 종료 후 30년이 경과하면 모두 공개함을 원칙으로 하나, 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제35조제3항에 따라 특수기록관의 비공개 기록물 중 이관이 연장된 경우는 예외이다.

비공개 세부기준 수립 및 갱신

기록관은 객관적인 공개 심의 및 비공개 기록물 재분류를 위하여 처리과별, 단위과제 또는 단위업무별로 비공개 대상정보의 범위 및 비공개 세부기준을 마련해야 한다. 비공개 대상정보의 범위 등은 공개 심의 및 비공개 재분류 결과를 반영하여 지속적으로 보완해야 한다.

비고 비공개 대상정보의 범위 및 세부기준은 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항 각호를 참조하되, 각 공공기관의 상황에 맞도록 상세하게 수립하도록 한다.

열람서비스

열람정책

기록관은 공개‧비공개 기록물에 대한 열람 정책을 수립해야 한다. 열람정책에 포함되는 사항은 다음과 같다.

․ 이용대상 및 관내 수칙

․ 열람방법 및 기간

․ 열람제한 기록물

․ 열람으로 인한 피해 발생 시 조치 및 변상 기준

․ 열람신청서 양식

열람제공

기록관은 기관 내‧외부 이용자가 기록물 열람하고자 하는 경우에는 검색 및 공개여부를 확인할 수 있는 방법을 안내해야 한다.

기관 내‧외부 이용자가 열람하고자 하는 기록물이 공개기록물이면서 전자적으로 원문이 제공되는 경우 온라인으로 열람할 수 있도록 하는 것이 바람직하다.

부속서 A (참고)

법령 조견표

표준의 절	표준의 항	법률 조항	시행령 조항	시행규칙 조항
4 기록관 운영 및업무계획	4.2	제13조(기록관) 제14조(특수기록관)	제10조(기록관의 설치) 제11조(특수기록관의 설치)
	4.3
	4.4
	4.5
	4.6
5 기록물 관리기준	5.1	제19조(기록물의 관리)	제22조(기록물의 분류) 제23조(편철 및 관리) 제25조(기록관리표 등) 제26조(보존기간)	제16조(기록관리표) 제17조(단위과제별 보존기관의 협의ㆍ확정)
	5.2		제32조의2(관리권한만을 이전하는 방법으로 이관할 수 있는 전자기록물) 제34조의3(행정정보 데이터세트의 관리)
6 기록물 정리 및 인수	6.2	제18조(기록물의 등록․분류․편철 등)	제24조(기록물의 정리)	제14조(기록물의 정리)
	6.3	제19조 (기록물의 관리 등)제6항	제42조(기록물 생산현황 통보)	제21조(기록물생산현황의 작성시기) 제27조(기록물 생산현황 통보)
	6.4	제19조(기록물의 관리 등)제2항, 제3항 제23조(시청각 기록물의 관리) 제24조(행정박물의 관리) 제33조(비밀 기록물의 관리)제2항	제31조(비치기록물의 지정) 제32조(기록물의 이관) 제35조(처리과 기록물 인수) 제56조(시청각기록물의 이관시기) 제57조(행정박물의 관리)
7 평가 및 폐기	7.2	제27조(기록물의 폐기)제1항 제27조의2(기록물평가심의회)	제43조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기)	제35조(기록물평가심의서)
8.영구기록물관리기관으로의 이관	8.1 8.2	제13조(기록관) 제1항4호 제14조(특수기록관)제1항4호	제30조(보존장소)제2항, 제3항 제36조(기록관 및 특수기록관의 전자기록물 보존) 제40조(기록관 및 특수기록관의 소관 기록물 이관) 제41조(특수기록관 소관 비공개 기록물의 이관시기 연장)
		제19조(기록물의 관리 등) 제23조(시청각 기록물의 관리) 제24조(행정박물의 관리)
9 보존	9.2		제38조(기록관 및 특수기록관의 서고관리)	제28조(서고 및 서가번호의 표시) 제29조(서고 관리책임자 지정) 제30조(기록물의 보존처리) 제31조(보존기록물의 점검)
	9.3
			제36조(기록관 및 특수기록관의 전자기록물 보존)
	9.4
10 기록물 서비스	10.2	제35조(기록물의 공개 여부 분류)제2항	제72조(기록물의 공개여부 분류) 제1항~제3항 * 그 외 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제12조(정보공개심의회), 동법 시행령 제11조 참조
	10.4		제72조 (기록물의 공개여부 분류)제4항 * 그 외 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제3장 정보공개의 절차 참조

부속서 B (참고)

기록물 인수절차

부속서 C (참고)

기록관 월별 업무 일정

1월		2월		3월
∘ 기록관리 자체 기본계획 수립(기록관) ∘ 기관 기록물담당자 실무교육실시(기록관)		∘ 기록물 정리 - 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 확정 ∘ 전년도 신규·변경된 기록관리표 고시 - 기록물정리기간 종료직후 관보 또는 홈페이지 등 정보통신망에 신규·변경된 기록관리표 고시		∘ 기록물 이관(처리과→기록관)
4월		5월		6월
[기관 자체계획] 예) 기록물 이관(처리과→기록관)		∘ 전년도 기록물 생산현황 통보(처리과→기록관) - 처리과 : 전년도 처리과 생산현황을 기록관으로 통보 - 기록관 : 처리과 및 소속기관 생산현황 취합 및 확인		[기관 자체계획] 예) 기관 자체 기록물관리 지도·점검 예) 비공개기록물 공개여부 재분류 (재분류 연도부터 매 5년마다 실시)
7월		8월		9월
[기관 자체계획] 예) 기록물 평가 및 폐기		∘ 전년도 기록물 생산현황 통보(기록관→국가기록원) - 처리과 및 소속기관 생산현황 취합 및 확인		[기관 자체계획] 예) 처리과 기록관리표(업무관리시스템) 및 기록물분류기준표(전자문서시스템)처리(수시업무)
10월		11월		12월
∘ 기록관리표 협의(기록관→영구기록물관리기관) - 매년 10월31일까지 신규·변경 단위과제에 대해 영구기록물관리기관과 협의 ∘ 다음연도 이관 기록물 현황 제출 - 이관‧비치목록, 이관연장 신청서 등 제출		[기관 자체계획] 예) 기록물정수점검(2년주기) - 기록물점검계획서에 따라 실시		∘ 기록물 생산·접수 완결(전자기록생산시스템 정리) - 업무관리시스템 : 과제관리카드 종결 - 전자문서시스템 : 기록물철 정리·종결

부속서 D (참고)

기록관 기록관리 수행업무 리스트

점검 항목		이행 여부
1. 기록관리표의 관리
1-1	업무 과정에 기반을 둔 기록관리표를 작성·운영하고 있는지?
1-2	신설되었거나, 보존기간이 변경된 단위과제는 매년 영구기록물관리기관과 협의했는지?
1-3	매년 기록물 정리기간 종료 직후(2월 말), 기관에서 운영 중인 기록관리표 전체 현황을 관보(공보) 또는 관할 기관 누리집(홈페이지) 등 정보통신망에 고시했는지?
2. 기록물 생산현황 관리 및 통보
2-1	처리과 생산현황 통보 시점이 도래하기 전에 생산현황 통보 계획을 수립 후 생산현황 통보 지침을 작성·배포했는지?
2-2	각 처리과의 생산현황을 접수·검수한 후 취합하여 영구기록물관리기관으로 생산현황을 통보했는지?
3. 처리과 기록물 인수
3-1	전자기록물 인수 시 진본확인 절차를 수행하고 품질검사를 실시했는지?
3-2	비전자기록물 인수 시 원본 및 목록의 일치 여부를 확인하고 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 수행했는지?
3-3	미비사항 또는 오류사항 발견 시 처리과에 즉시 통보했는지?
3-4	처리과에서 미비사항 또는 오류사항을 수정·보완한 후 재인수했는지?
4. 전자기록물 보존포맷 변환 및 표준보존패키지 관리
4-1	보존기간이 30년 이상인 기록물을 5년 이상 보존하게 되는 경우 보존기간 기산일로부터 6년이 경과하기 전에 표준보존패키지(보존포맷 변환 포함)로 변환했는지?
5. 영구기록물관리기관으로 기록물 이관 및 이관연장
5-1	전자기록물 이관 시 검수하고 진본확인 절차를 수행했는지?
5-2	비전자기록물은 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출했는지?
5-3	일정보다 빨리 이관하려는 경우, 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의를 했는지?
5-4	부득이하게 이관 일정을 준수하지 못하는 경우, 해당 일정을 제시받은 날로부터 30일 이내 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의했는지?
5-5	연장이 필요한 경우 이관시기 연장 신청을 했는지? (특수기록관 소관 비공개기록물)
6. 비치기록물 지정 신청
6-1	비치기록물의 법정 정의(카드·도면·대장)에 부합하는지?
6-2	비치 지정 필요성(비치사유)이 적정한지?
6-3	(연장 신청 시) 지난 비치기간의 활용실적이 적정한지?
6-4	비치 지정이 반려되거나 비치기간이 종료될 경우 이관했는지?
7. 기록물의 공개재분류
7-1	기록물의 공개여부를 재분류하여 이관했는지?
7-2	비공개로 재분류된 기록물은 매 5년마다 공개여부를 재분류했는지?
3-3	영구기록물관리기관 소장 기록물 중 30년 경과 비공개기록물의 비공개 기간 연장이 필요한 경우, 해당 비공개기록물의 보존기간 기산일부터 30년이 지난 해의 전년도 말까지 영구기록물관리기관의 장에게 제출했는지?
8. 기록물의 평가 및 폐기
8-1	보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 평가·폐기 계획을 수립했는지?
8-2	평가대상 기록물을 선정하여 기록물평가심의서를 작성하고 처리과에 의견조회 실시했는지?
8-3	기록물평가심의회 심의 결과를 기록관리시스템에 반영했는지?
8-4	기록물평가심의회 심의 결과 폐기로 결정된 기록물의 폐기 집행을 실시했는지?
9. 보존
9-1	주기적으로 보유 기록물의 정수점검 및 상태검사를 실시하는 경우, 상태검사 등의 실시 결과를 관할 영구기록물관리기관의 장에게 제출했는지?

참고문헌

[1] 한국기록학회. 2008년 3월. 「기록학 용어 사전」.

[2] Society of American Archivists. 2004. A Glossary of Archival and Records Terminology.