행정정보 데이터세트 시행령 개정에 따른 준비사항 안내(요약)

2020.8.28., 디지털기록혁신과(042-481-6326)

□ 법령 개정사항

○ (개정방향) 행정정보 데이터세트 기록관리 기준·실행방안 근거 마련

* (‘20.3.31.개정, 10.1.시행)공공기록물법령 25조⑥항(관리기준표 반영), 34조3(관리방법 명시)

○ (적용대상) 공공기관 행정시스템이 생산하는 행정정보 데이터세트

* 범정부EA(www.geap.go.kr) 기준 중앙행정기관 1,734개 포함 약 1.6만개

○ (적용내용) 행정시스템 단위로 기록관리 적용여부를 선별하고, 행정데이터세트 관리기준표(기록관리 내용을 표기한 서식, 붙임3)를 작성하여 운영

○ (기대효과) 공공기록관리 투명성 확보(데이터세트의 보존기간, 대상, 방법 등), 법에 따른 데이터세트의 평가·보존·폐기로 효율적 시스템 운영 지원

□ 기관별 역할

구 분		추진내용(준비사항)
기관	처리과 (시스템운영부서)	⦁행정시스템 EA등록 확인(현행화 등) ⦁행정데이터세트 관리기준표 초안 작성(관리대상시스템 선별 목록 포함) ⦁기록관 협의 후 관리기준표 완성 및 준수 * 정보화 총괄 부서에서는 기관내 대상 시스템 확인 지원
	기록관 (전문요원)	⦁행정시스템 선별 및 관리기준표 작성 협업(지원) ⦁적용제외 대상 선정·관리기준표의 국가기록원 협의 후 확정 ⦁기록관리계획에 행정데이터세트 항목 반영
국가기록원		⦁행정데이터세트 기록관리 방법 안내 및 교육 지원(디지털기록혁신과) ⦁관리대상시스템선정 결과 및 관리기준표 확정 협의 및 지원(기록관리지원부) ⦁영구보존대상 확정·이관·보존(한시기관 데이터세트 이관 지원 등)

※ 지방영구기록관·공사··공단 등의 역할 모델은 현행 기준을 준용, 기타 사항은 국가기록원 문의

※ 기관별 정보화 총괄부서에서는 시스템 운영부서의 공공기록물법 준수의무 안내 필요

□ 일정 및 지원 사항

○ 행정데이터세트 기록관리 실행방안(지침) ⇨ 국가기록원 작성·배포(’20.8.)

○ 관리기준표 작성 사례·매뉴얼 공유 ⇨ e사람 등 10여개 시스템(’20.9.)

○ 실행방안(지침) 교육 ⇨ 유선안내(기관별 협의), 권역별 교육(’20.8.~10.)

○ 시범사업 추진 ⇨ 중앙부처 수요조사 기반 50개 시스템(’20.8.~12.)

* 국민신문고·시도새올 시스템 등 28개 확정, 22개는 추가 선정(기록관 협의, 첨부 서식으로 제출)

행정정보 데이터세트 시행령 개정 관련 상세 안내

- 행정정보시스템 기록관리 의무사항 설명 -

2020.8.28., 디지털기록혁신과(042-481-6326)

‘공공기록물관리에관한법률 시행령개정’에 따라 공공기관 행정정보시스템의 데이터세트에 대한 기록관리 관련 사항을 안내 드림

Ⅰ. 개 요

□ 시행령 개정 사항

	< 시행령 개정 : 2020.3.31., 대통령령 제 30584호 >
제2조(정의) 11호 개정 11.“행정정보 데이터세트”란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신, 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다. 제25조(기록관리기준표) 6항 신설 ⑥ 제1항부터 제5항까지의 규정에도 불구하고 공공기관의 장은 행정정보 데이터세트에 대해서는 관할 영구기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성ㆍ운영해야 한다. 이 경우 행정정보 데이터세트 관리기준표는 관리기관정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함해야 한다. 제34조의3(행정정보 데이터세트의 관리) 신설 ① 공공기관의 장은 시스템을 기본단위로 하여 행정정보 데이터세트를 관리해야 한다. ② 행정정보 데이터세트의 관리대상 선정, 보존방법 등 행정정보 데이터세트의 관리를 위해 필요한 사항은 공공기관의 장이 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 정한다.

○(제2조)“행정정보 데이터세트”에 대한 정의를 유관 법령과 동일하게 적용

○(제25조) 전자문서 중심의 엄격한 기록관리 기준(제1항부터 제5항)을 모든 시스템에 적용하기 어려운 현실을 고려하여 기록관리 필수 사항을 포함한 별도의 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성하여 효율적으로 운영

○(제34조의 3) 행정정보 데이터세트의 기록관리를 위한 근거 사항을 명시하고,  추가적 필요 사항은 각급기관과 관할 영구기록관장이 협의하여 진행

※ 이를 실행하기 위한 세부사항들은 중앙기록물관리기관장이 정하여 지원

□ 배경 및 필요성

○ 주요 업무수행 증거인 행정정보 데이터세트도 중요 기록관리 대상 유형 중에 하나로, 체계적으로 관리(기록관리관련 절차 준수)하고, 국가적으로 보존·활용 기반을 확보 하여야함

○ 행정정보시스템에 생성되는 데이터세트는 기록관리 의무 대상이나(2010., 대통령령 제22148호) 데이터의 특성으로 전자문서(공문서)의 기록관리 절차 적용이 어려움

- 그간 전자문서에 적용된 기록관리 실행 방안(단위업무, 철단위 보존기간, 포맷 변환, 철단위 폐기 등)을 준용했으나, 절차·시스템적 한계 발생

○ 공공기관이 운영 중인 행정정보시스템은 약 1.6만개로(2020년 기준) 기관별 업무 특성에 따라 다양한 데이터세트를 운영 중이나 구체적 절차 부재

- 상당수의 시스템이 구축 후 장기간 경과로(약 10년 이상) 고도화를 진행하거나, 데이터 누적(대규모화)으로 데이터 외부 백업 등이 필요

□  행정정보 데이터세트에 대한 기록관리 기준(보존기간, 공개여부, 평가·폐기·보존 절차 등)을 효율적으로 적용할 수 있는 법적 근거와 효율적 실행 방법 마련

※ 관리기준표 작성, 기록물 평가심의 후 폐기 등의 절차를 준수하지 않고 기관내 시스템운영 부서에서 임의로 데이터세트를 삭제할 경우(백업 후 삭제 등)  ‘기록물 무단 폐기’에 해당할 수 있음

□ 변경 사항

○(대상)공공기관이 운영하는 행정정보시스템 내 데이터(행정정보 데이터세트)

- 소속기관 등에도 준비사항 알림 필요(전파 필요)

○(시행)공포 후 6개월의 유예기간(기관별 준비 실시, 2020.10.1.)

○(효과)행정정보 데이터세트 임의 폐기, 처분 불가(시스템운영부서 단독처리 불가, 기록관·영구기록관 협의 및 확인 필요)

○(조치)공공기관은 행정정보 데이터세트 관련 법령에 따라(2020년 기록관리 지침 ; 붙임2)을 시스템별로 행정데이터세트 관리기준표* 작성 및 준수

* 데이터세트의 기록관리를 위한 메타요소를 정리한 서식(붙임3)

Ⅱ. 세부 실행 방안

□ 단계별 실행사항(요약)

단계	실행항목	세부내용 및 방법	담당
준비	기준마련	기록관리 지침(실행방법) 마련 및 안내	국가기록원 (디지털기록혁신과)
	지침확인	기록관리 지침 확인	시스템부서, 기록관 공통
	대상 확인	행정시스템 확인(EA등록여부 등) 및 목록 작성 -EA를 참조하여 시스템명, 개요, 업무목적 및 내용, 생성되는 데이터세트 등을 서술하여 확인	시스템부서
		(‘20년) 시스템관리부서의 요청에 따라 기관별 목록작성 (‘21년~) 기관내 시스템 전체 목록을 확인하고, 연차별 추진 일정을 기록관리계획 수립시 반영하여 추진	기록관
관리대상시스템 선정	관리대상 시스템 선정 자료 작성	관리대상 선정(기록관리 적용제외 근거 작성) 및 기록관 제출 -행정시스템의 기록 유형구분을 위한 기본자료로 시스템명, 개요, 업무목적 및 내용, 생성되는 데이터세트 등을 서술	시스템부서
	공동 검토	기관내 행정시스템 중 기록관리 제외대상 구분 기록관(전문요원)·시스템담당이 유형을 공동 검토	시스템부서, 기록관 공통
	결과 협의	제외 대상 선정 근거 제출 및 국가기록원 협의 -시스템별 기록관리 적용 여부를 최종 확인하여 제외 대상 확정, 그 외 시스템은 기본적으로 기록관리 적용	기록관 ↔ 국가기록원 (기록관리지원부), 관할영구기록물관리기관
	결과 확정	국가기록원과 협의된 목록 확인	기록관→시스템부서
관리기준표 작성	기준표 작성	기록관리 적용시스템은 관리기준표 작성 -기준표 6개 영역에 대해 1차 작성 후 기록관과 협업	시스템부서
	기준표 완성	시스템 단위로 관리기준표 작성 보완 및 완료 -기록관과 협업하여 기록관리정보(단위기능, 보존기간, 처분제약 사항 등)을 완성	시스템부서, 기록관 협업
	결과 협의	완성된 관리기준표 국가기록원 제출 및 결과 협의 -시스템별 기록관리정보에 대해 최종 협의 *준영구 이상의 경우 이관 방안 등은 추가 협의	기록관 ↔ 국가기록원 (기록관리지원부), 관할영구기록물관리기관
	결과 확정	국가기록원과 협의된 관리기준표 최종 확인	기록관→시스템부서
기록관리적용	실행	관리기준표에 따라 시스템 운영	시스템부서,기록관
	현행화	관리기준표 항목의 변동사항 현행화 관리 (시스템부서 ↔ 기록관 ↔ 국가기록원)	전체

□ 업무역할별 실행사항

○(처리과 : 정보시스템 운영부서) 운영 중인 정보시스템의 기록관리 준비

- 범정부 EA에 시스템 등록 여부 확인·보완(www.geap.go.kr)

- 기관별 기록관과 협의하여 ‘행정정보 데이터세트 관리기준표’ 작성

⦁ ‘20년 기록관리 지침(붙임2)을 참조해 시스템운영부서와 기록관이 협업 작성

⦁ 실행 여부는 ‘관리기준표’ 초안을 작성하여 기록관(전문요원)과 협의 시작하는 것을 기준으로 해석하며, 다만 ‘관리기준표’ 완성은 각급 기록관의 업무량 등을 고려하여 기록관리계획(연간 3~10개)에 따라 순차적 진행

- 시스템별 관리기준표에 따라 기록관리 진행. 변동사항 발생시 기록관과 협의하여 현행화 진행(법령에 따라 데이터세트의 평가·폐기 가능)

○(기록관 : 전문요원 부서) 행정정보 데이터세트 기록관리 실행 방안 안내,  기관내 행정정보시스템에 대한 관리대상시스템 선정 및 기록관리 실행

- 기관내 정보시스템 목록 확인 및  운영부서에 기록관리 방안 안내·지원

- 초안이 작성된 관리기준표의 ‘기록관리 영역’에 대한 완성 지원

⦁ 기관별 BRM, 기록관리기준표 등 참조하여 단위기능, 보존기간 등을 책정

- 기록관리 업무계획에 데이터세트 기록관리 일정 반영 및 실행

⦁ 기록관별 업무 일정, 행정정보 데이터세트의 중요도·시급성 등을 고려하여 순차적으로 관리기준표 작성 계획 수립 및 실행

※ 시행 초기에는 시스템부서의 협업 요청에 따라 관리대상·제외대상 선정 진행, 이후 기관의 시스템 목록 확인(EA참조) 후 시스템 부서의 요청 등을 확인하여, 연도별 실행 일정을 기록관리계획에 반영하여 추진(연간 3~10개 수준 권장)

※ 행정정보 데이터세트 기록관리 진행 사항은 업무관리시스템(온나라 등)의 ‘기록관리’ 관련 단위과제에 편철하거나, ‘행정데이터세트 기록관리’ 관련 과제를 신설하여 편철

○(영구기록관 : 국가기록원) 데이터세트 기록관리 실행 지원, 기록관리 제외 대상 및 관리기준표 확정 협의, 영구보존대상 이관 및 활용 추진

- 기록관리 실행을 위한 매뉴얼 작성·보완 및 다양한 참조 사례 구축

⦁ 행정정보 데이터세트 기록관리 지침 배포(붙임2 참고) 및 보완(계속)

⦁ e사람 등 10여개 시스템의 관리기준표 사례 공유(‘20.7., 12월까지 50개 추가)

- 권역별, 기관 유형별 지침 교육 및 컨설팅 지원

⦁ 중부권, 영남권, 호남권 등 권역별 현장 교육 실시(감염병 위기 해제 시, 8~10월)

⦁ 실행이 시급한 경우 기관 단위 컨설팅 지원 등(기록관리지원부 협의)

- 소관 기록관이 최종 확인 요청한 ‘관리기준표’ 협의 및 확정

⦁ 기록관리지원부내 소관 부서 담당자와 협의(기록관리지원부 부처 담당)

○ 시행령 개정에 따른 변경사항 비교

구 분	개정 전(2020.3.30. 이전)	개정 후(2020.3.31. 이후)
기록관리 의무	-공공기록물관리에관한법률 의무 대상	-공공기록물관리에관한법률 의무 대상
데이터의 기록관리 절차	-전자문서 기준의 기록관리 절차 준수 (업무관리시스템에 적용된 기록관리 기준 등을 준용하여 사용, 실행을 위한 지침은 없음) ·모든 기록을 철·건 단위로 구분 ·보존기간 책정 시 철단위 적용 ·평가 심의회 상정 시 철단위 정보 입력 (데이터의 경우 행 단위 등)	-개정된 시행령에 근거한 행정정보 데이터세트 기록관리 절차 준수 (2020년 기록관리 지침내 포함) ·시스템을 기본단위로 기록관리 ·보존기간 등은 시스템으로 수행되는 업무 기능 단위로 구분 ·평가심의회 상정 시 업무 단위로 상정하고, 데이터의 범위로 관리 가능
데이터의 폐기	-시스템별 별도의 절차 수립 후 기관의 기록관(전문요원)을 통해 국가기록원 법제팀의 유권해석 이후, 개별 실행	-관리기준표 작성 후 공통서식을 활용하여 기관의 기록관(전문요원)을 통해 평가심의회 상정 후 폐기 가능
데이터의 기록관리 기준	-별도 기준 명시 없었으므로, 전자문서(공문서)의 기록관리 기준 적용 * 필요성 인식 부족으로 대부분의 시스템 운영부서에서 만들지 않음 ·기준 부재와 기록물 평가심의회 상정없이 데이터 처분(삭제, 백업 후 원본 삭제 등) 시 현행법령 위반 우려 심각	-시행령을 근거로 별도 기준 명시 ·시스템을 기본단위로 작성한 ‘관리기준표’가 기준 -시행령 기준의 ‘행정정보 데이터세트 기록관리 방안’에 따라 실행 * 사안별 법령해석 없이 기록관 단위로 평가와 폐기 진행, 기준 준수 시 기록물 무단폐기 우려 없음

□ 지원 및 참조 사항(국가기록원 준비)

○행정정보 데이터세트 기록관리 실행 매뉴얼 배포 및 보완(기록관리 지침)

○행정데이터세트 관리기준표 작성 사례 및 실행 매뉴얼 공유

○권역별, 기관 유형별 지침 교육, 컨설팅 지원, 관리지원 도구 개발·배포

※ 감염병 위기단계 해제시 현장 실행 계획 통보 예정

○‘20년 행정데이터세트 기록관리 시범사업 추진(50개 시스템 시범, 7~12월)

- 시범 대상 시스템에 대한 관리기준표 작성 및 기록관리 실행매뉴얼 구축을 지원하고, 이를 참조모형으로 활용하여 기관내·외 기술전파

※ 1차(국민신문고, 시도새올 등 30개 시스템) 선발완료, 2차 신청은 각급기록관과 협의하여 ‘국가기록원 디지털기록혁신과’로 제출(20개 추가 선정 예정)

Ⅲ. 추진 사항

□ 추진 일정

○ 각급 기관 지침 안내 및 준비 사항 협의(3~5월)

○ 각급 기관별 지침확인 및 추진 준비(5~10월)

○ 권역별 설명회 계획 수립 및 안내, 시범 사업 준비(6~7월)

○ 권역별, 기관유형별 지침 교육 및 기술자문 실시(계속)

○ 행정정보 데이터세트 유형별 참조모형(인벤토리) 구축(6~11월)

- 2019년 구축된 시스템에 대한 관리기준표 및 매뉴얼 공유(붙임3 참조)

- 2020년 선정 50여개 시스템에 대한 관리기준표 및 매뉴얼 작성

* 시범 사업 참여 희망 시스템은 기록관 협의 후 첨부 서식으로 신청(연차별로 선발하여 반영 예정)

○ 행정정보 데이터세트의 종합관리 체계 구축(2020~계속)

- 데이터세트 기록관리 지원도구 배포 및 관리(삭제지원도구, SIARD_KR)

- 데이터세트 관리기준표의 등록, 열람, 보완 등 관리용 종합관리시스템을 구축하고, 이관될 행정정보 데이터세트는 패키지 형태로 보존관리

- 관리기준표로 검색하고, 이후 데이터별 열람이 필요할 경우 이관된 데이터세트를 가상화 DBMS 체계로 재현하여, DB테이블별 열람 가능하도록 구현

○ 단계별 확산 지원 방안(참조모형 구축 및 컨설팅 지원)

추진내용	2019		2020			2021			2022			2023
	상반기	하반기		상반기	하반기		상반기	하반기		상반기	하반기		상반기	하반기
시범 구축/컨설팅 지원(시스템수)	14개 (중앙부처)		50개 (중앙·소속기관)			50 (지자체·교육기관)			50 (대학·공공기관)			50 (전체)
지침교육 및 관리기준표 협의	제도 보완		지침완성		권역별 교육	권역별 교육			권역별 교육			권역별 교육
관리도구/ 종합시스템	도구 설계		도구 배포			종합관리 시스템설계			종합관리 시스템구축			운영

붙임1	행정정보 데이터세트 기록관리 관련 법률·시행령

□ 공공기록물 관리에 관한 법률 적용 사항

○ 제2조(적용 범위) 이 법은 공공기관이 업무와 관련하여 생산ㆍ접수한 기록물과 개인 또는 단체가 생산ㆍ취득한 기록정보 자료(공공기관이 소유ㆍ관리하는 기록정보 자료를 포함한다) 중 국가적으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료 등 공공기록물에 대하여 적용한다.

○ 제4조(공무원의 의무) ① 모든 공무원은 이 법에서 정하는 바에 따라 기록물을 보호ㆍ관리할 의무를 갖는다.

○ 제18조(기록물의 등록ㆍ분류ㆍ편철 등) 공공기관은 업무수행 과정에서 기록물을 생산하거나 접수하였을 때에는 대통령령으로 정하는 바에 따라 그 기록물의 등록ㆍ분류ㆍ편철 등에 필요한 조치를 하여야 한다.

○ 제19조(기록물의 관리 등) ① 공공기관은 대통령령으로 정하는 바에 따라 기록물의 보존기간, 공개 여부, 비밀 여부 및 접근권한 등을 분류하여 관리하여야 한다.

□ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 적용 사항

○ 제2조(정의) 2호 “전자기록물”이라 함은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.

11호 “행정정보 데이터세트”란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신, 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

○ 제25조(기록관리기준표) ⑥ 제1항부터 제5항까지의 규정에도 불구하고 공공기관의 장은 행정정보 데이터세트에 대해서는 관할 영구기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성ㆍ운영해야 한다. 이 경우 행정정보 데이터세트 관리기준표는 관리기관정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함해야 한다.

○ 제34조의3(행정정보 데이터세트의 관리) ① 공공기관의 장은 시스템을 기본단위로 하여 행정정보 데이터세트를 관리해야 한다. ② 행정정보 데이터세트의 관리대상 선정, 보존방법 등 행정정보 데이터세트의 관리를 위해 필요한 사항은 공공기관의 장이 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 정한다.

※ 전자정부 성과관리 지침 20조(일몰대상 시스템)에 따라 정보시스템 운영위원회에서 일몰대상시스템 폐기를 확정시에는 다른 규정이 정하는 바에 따라 데이터세트 기록화 여부도 함께 검토 심의하여야 한다.

붙임2	행정정보 데이터세트 기록관리 실행방안 (기록관리지침)

Ⅰ. 개요 및 방향

□ 개요

○ 목적 : 행정정보 데이터세트의 기록관리 적용·실행 방법 안내

○ 근거 : 공공기록물관리에관한법시행령(2020.3.31. 개정 공포)

○ 대상 : 법령이 적용되는 행정시스템으로 생산되는 데이터그룹 형태 기록

	< 근거 법령 설명 >
(공공기록물관리법 시행령 제25조 6항, 제34조3호) ① 행정시스템내 기록관의 기록관리 적용 허용, 국가기록물 지정 시 영구기록물관리기관으로 이관 ② 기본 관리단위는 시스템으로 하고, 행정정보 데이터세트 관리기준표 작성·운영 ③ 행정데이터세트 관리기준표에는 시스템, 데이터, 업무 및 기록관리 정보 포함하여 작성 ④ 행정데이터세트 관리를 위한 추가 사항은 관할 영구기록물관리기관의 장과 협의 등

□ 행정정보 데이터세트의 기록관리 방향

○ 시스템을 기본단위로 시스템에 기록관리를 적용(범용성, 효율성)

* 전자문서의 기록관리는 생산된 부서나, 시스템에서 기록관의 기록관리시스템(RMS)으로 이관하여 관리하나, 데이터세트는 물리적 이관시 그 특성이 변할 수 있어, 운영하는 시스템내 기록관리를 직접 적용하여 관리하도록함(기록관리자 기능 생성, 관리기준표 작성 등 반영)

○ 행정정보 데이터세트 관리기준표 작성·등록하여 관리

* 시스템내의 데이터세트를 업무기준으로 일괄 관리할 수 있도록 필요한 사항들을 명시·등록하여, 투명한 기록 관리 행정과 효율적인 운영을 지원하게 함

○ 유관부서와 협업체계로 관리(기록관·운영부서·기록원의 협업)

* 시스템운영 담당, 기록관리자(전문요원), 영구기록관담당이 기록관리 요소와 효율적 운영 방법들을 협업하여 설정하고 공식화하여, 운영의 투명성을 보장함

○ 영구기록관의 기술지원 및 종합관리 방안 마련(기술지원팀·관리체계구축)

* 시스템별 다양한 상황에 응용이 가능한 방법론과 이를 지원하는 관리도구(보존용 SW, 삭제지원 SW, 관리기준표 양식 등)는 국가기록원이 개발하여 보급하고 지속적으로 보완할 예정

Ⅱ. 실행 절차 및 방법

□ 기본 실행절차

<행정정보 데이터세트 기록관리 실행절차>

○ 관리대상시스템 선정 : 행정시스템(행정정보 데이터세트)의 유형을 확인하고, 기록관과 협의하여 데이터세트 기록관리 방안 적용 대상여부 결정

-(비대상)제외사유 명시 후 공공기록물법 이외의 관련 규정에 따라 운영

* 행정정보 데이터세트 유형구분(행정시스템 기록 유형구분)을 참조하여 대상 시스템을 선정하고, D 유형으로 기록관리 제외대상이면 사유와 근거를 기록하여 관할 영구기록관과 확정함. 이후 정보시스템 운영 규정 등 여타 연관된 규정에 따라 운영. 비대상 시스템의 데이터세트 백업 삭제나 폐기 등은 ‘공공기록물법 상 기록물 무단폐기에 해당없음’

-(대  상)관리기준표 작성·기준 적용

* 대상 시스템이 A·B 유형이면, 관리기준표를 작성하여 기록관리 준수

※ 관리대상시스템 선정 과정을 진행하지 않은 행정데이터의 임의 삭제는 기록물 무단 폐기에 해당할 수 있음

○ 관리기준표 : 행정데이터세트의 기록관리 요소를 정리한 표(메타데이터)

- 단위기능, 보존기간*/책정사유, 처분관련 정보, 방법, 제약사항 등을 명시

* 보존기간은 기관의 기록관리기준표, 보존기간 준칙 등을 참조하며 책정

○ 평가 : 처분제약·보존기간이 모두 경과된 데이터세트(영역)에 대한 평가

* 모든 기록물은 보존기간 만료 후 반드시 평가심의를 거쳐 폐기

○ 폐기 : 평가심의 결과에 따라 데이터세트(영역)의 삭제 행위

○ 보류 : 평가심의 결과에 따라 데이터세트(영역)의 삭제를 보류하는 행위

○ 보존기간 재책정 : 평가심의 결과에 따라 데이터세트(영역) 보존기간을 재책정하는 행위

○ 이관 : 중요 행정정보 데이터세트를 이관 패키지 형태로 영구기록관 이관

□ 행정정보 데이터세트 기록관리 방법

① 행정정보 데이터세트의 유형 구분

○ 시스템의 유형을 고유 업무용(A), 공통 행정업무용(B), 기록관리 적용 중인 시스템(C), 단순 지원 및 기타 시스템(D)으로 구분

○ 업무행위 결과가 의미있는 데이터세트 형태로 저장되는 A, B 유형은 기록관리 적용 대상

○ C 유형은 별도의 기록관리 방법이 적용 중인 시스템으로 제외

○ D 유형은 데이터세트가 기록으로 식별되지 않는 시스템으로 데이터세트 기록관리 적용 대상에서 제외하며, 그 사유와 근거를 기록해야함

○ 시스템 유형은 운영부서‧기록관‧영구기록관 협의하에서 정하며, D 유형이라도 데이터세트가 기록적 가치가 있는 경우는 기록관리 적용 가능

※ D 유형은 기록적 가치(정보‧증빙‧역사적 가치)가 없다고 판단되는 경우 제외

<행정시스템 기록 유형구분>

구분	유형	시스템 구분	내 용	비고
기록관 리 대 상	A	고유 업무용 시스템	고유 행정업무를 시스템으로 구현하고, 그 내용이 DB화 된 것(국토종합정보, 국세통합, 전자관보, 환경분쟁조정시스템 등)	데이터세트 관리 방안 적용
	B	공통 행정업무 시스템	행정업무를 지원한 결과가 저장되고, 그 내용(DB)을 활용하는 것(전자인사관리, 자산관리, 교육행정정보시스템 등)
	C	기록관리 적용 시스템	이미 기록관리 절차가 적용된 시스템 (온나라, RMS, AMS, 웹기록 등)	별도 관리방안 적용 중
기록관 리 대 상아 님	D	단순지원시스템/보안·NW 등 기술 시스템	업무내역이 DB로 저장되지 않는 단순 중계 등의 시스템(공지메일 발송, 문자전송, 웹하드 등) / ICT운영 등을 위한 기술적 시스템 (자료전송, 화상회의 중계 시스템, 침입탐지, IP관리 등)	관리방안 적용 안함

② 행정정보 데이터세트 관리기준표

○ 다양한 데이터세트의 기록관리를 위한 관리항목으로 구성된 표

○ 기록관리를 위한 핵심항목을 도출하기 위해, 관리정보, 법규정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보, 기록관리정보의 6개 영역 36개 항목으로 구성

③ 행정정보 데이터세트 관리기준표 작성방법

○ 관리기관정보 입력

- 행정정보시스템을 운영 및 관리하는 기관, 부서, 담당자 입력

※ 시스템의 실제적 관리 등에 대한 협업 대상과 주체 확인

○ 법규정보 입력

- 행정정보시스템의 구축 근거에 관련된 사항이나, 해당 행정정보시스템으로 진행되는 행정업무의 근거 규정 등을 입력

※ 관련근거 등을 통해 기본적인 기록적 가치와 업무 영향도 확인

○ 시스템정보 입력

- 시스템의 명칭, 개요, 구축 연도 및 시스템의 구성 등에 관련된 정보로 시스템 개발 산출물, EA정보, 유지관리 자료 등을 참조하여 입력

※ 시스템과 DB 등의 물리적인 구조 및 기본 정보를 파악 필요

○ 데이터정보 작성

- 실제 업무행위 결과로 저장되는 데이터의 결과 확인, 암호화 여부 등을 검토

- 첨부파일 형태의 자료와 종류, 뷰어, 저장방식 및 경로 등을 파악

※ 데이터세트의 논리적 구조와 종류 확인, DB가 모듈별로 구성된 경우 분할 필요

○ 업무정보 작성

- 해당 시스템으로 수행하여 저장되는 데이터에 관한 업무 파악. 업무의 종류, 내용, 목적 등을 파악하여, 기록관리 단위의 구분 여부, 보존기간 결정 등에 활용

※ 기록관리에 연관되는 내용을 중심으로 파악

○ 기록관리정보 작성

- 데이터정보 및 업무정보를 근거로 기록관리를 위한 단위를 선정, 기록관리 단위에 맞는 보존기간, 공개여부* 등을 지정

* 공개 대상은 기록관리가 적용되는 데이터에 해당, 정보보안 등에 연관된 시스템 정보는 제외

- 기록관리 적용범위(전체/선별)와 관련 정보(테이블 지정) 등을 기술

※ 시스템의 DB 중 기록관리에 연관되는 부분을 한정할 수 있는 항목으로, 입력화면-출력화면 쿼리 분석 등으로 기록관리 대상 테이블만 지정이 가능. 예) 사용자 관리 DB, 관리자 이력관리 DB, 접속자 IP, 접속시간 추적 등의 기술적 운용을 위한 DB테이블 등은 제외 가능

- 처분의 제약 발생 사항은 관리 대상 데이터가 다른 기능과 연계되어 활용되는 기간이나, 다른 업무에 참조되는 기능에서 사용되는 기간(기록관리 처분의 보류가 필요한 기간)이나 사유 등을 작성하여 관리

※ 시스템 및 업무 운영상 필요한 데이터의 지연 처분 요소들을 처분제약 사항에 명시(평가도래=보존기간+처분제약사항 기간)

예) 인사관리시스템의 복무DB는 서무업무에 해당하여 보존기간이 3년 이하이나, 급여DB에서 초과근무 수당 계산을 위해 사용될 경우, 급여DB의 보존기간 10년과 같아야함. 즉 복무DB의 데이터를 처분하는데 제약사항이 발생하므로, 이 기간 7년과 사유를 명시하는 것임.

○ 관리기준표는 시스템운영부서(처리과)와 기록관이 합의하여 작성하고, 영구기록관과 협의하여 확정. 확정된 관리기준표는 업무결과로 보관하고, 행정데이터의 기록관리 기준으로 활용

※ 관리기준표 항목은 관할 영구기록물관리기관과 협의하여 보완할 수 있고, 중앙기록물관리기관장은 종합관리시스템을 구축하여 관리기준표의 등록·관리·이관 등을 지원

<행정정보 데이터세트 관리기준표 양식>

영역	항목		내용	구분
1. 관리 정보	기관명		행정정보시스템(이하 시스템) 관리기관 명을 기입한다. 예시) 인사혁신처	필수
	부서명		시스템 운영부서 명을 기입한다. 예시) 정보화담당관	필수
	담당자명		시스템 운영담당자 명을 기입한다. 예시) 홍길동	선택
2. 법규 정보	법령/규정		시스템과 관련된 법령과 규정을 기입한다. 예시) 국가공무원법 제19조 2(인사관리의 전자화)	필수
3. 시스템 정보	시스템명		시스템의 공식명칭(통용명칭)을 기입한다. 예시) 전자인사관리시스템(e-사람), 기록관리교육훈력시스템	필수
	시스템 개요		시스템을 이해할 수 있는 개요정보를 기입한다. 예시) 중앙행정기관의 인사행정을 처리하는 공용 표준 시스템	선택
	구축년도		시스템의 구축년도를 기입한다. 예시) 2012년	필수
	개발 산출물		시스템 개발 최종산출물을 기입하고 해당 파일을 첨부한다. 예시) ERD, 테이블명세서, 기능명세서, 사용자지침서 별첨	필수
	EA 정보		범정부 EA 포털에 등록된 시스템 정보를 PDF 저장하여 첨부한다. 예시) EA정보_전자인사관리시스템.PDF	선택
	DBMS 정보	DBMS 정보	DBMS 정보를 기입한다. 예시) Oracle Standard 11g, 오라클 10	필수
		업무 DB명	데이터세트와 관련된 직접적인 업무DB 명을 기입한다. 예시) e-사람의 복무DB(모듈)/급여DB(모듈), 교육시스템의 교육DB	필수
4. 데이터 정보	대표 데이터		DBMS가 관리하는 대표적인 데이터세트나 테이블명을 기입한다. 예시) 인사/급여/복무정보 데이터 그룹(인사모듈/급여모듈..)	필수
	비정형 데이터 (첨부파일의 종류)	종류	비정형 데이터의 종류를 기입한다.(DB이외 첨부되는 파일) 예시) 사진파일, 증명서 사본, 건축 도면 등	필수
		포맷	비정형 데이터의 포맷정보를 기입한다. 예시) PDF, hwp, xls, dwg 등	필수
		구동 SW	비정형 데이터 파일을 구동하는 SW를 기입한다. 예시) 오즈뷰어, 엑셀..	선택
		저장방법	비정형 데이터 파일의 저장방법을 기입한다. 예시) 별도 스토리지 저장, BLOB, CLOB...	선택
	암호화데이터 사용유무		암호화된 데이터를 사용하는 경우 기입한다. 예시) 주민번호는 암호화, 첨부파일 경로 암호화 등	선택
	연계시스템 유무		연계시스템이 있는 경우 기입한다.	선택
	연계내역 첨부		연계시스템의 정보가 담긴 파일을 첨부한다.	선택
5. 업무 정보	업무명		시스템에 제공하는 주요 업무명을 기입한다. 예시) 복무, 급여, 인사관리 등 여러 개 일 수 있다.	필수
	업무내용		업무의 상세내용을 기입한다. 예시) 공무원의 복무상황 및 근무상황	필수
	업무목적		예시) 공무원 복무 관련 지원	필수
	대상		해당 업무의 서비스 대상을 기입한다. 예시) 전체 공무원	선택
6. 기록 관리 정보	단위기능명		데이터세트 기록관리 대상이 되는 단위기능명을 기입한다. 예시) e사람의 경우, 복무-급여-인사 등 여러개 / 기록관리교육훈련시스템의 경우 기록관리 교육 1개로 지정 ※ 시스템에 단위기능이 여러 개 있을 수 있으나, 기준표는 1개 작성을 원칙으로 한다.	필수
	업무활용 목적		기록관리 단위기능의 업무활용 목적을 기입한다. 예시) 공무원 인사관리 지원	필수
	주제어		단위기능과 관련된 주제어를 기입한다. 예시) 복무, 근무상황, 연가, 초과근무 등	필수
	데이터 보유권한		시스템을 활용하여 데이터를 생산하고 처리하는 기관명을 기입한다. 예시) 각 사용부처	선택
	시스템 관리권한		시스템과 DBMS를 운영·관리하는 기관명을 기입한다. 예시) 인사혁신처	선택
	접근권한		단위기능 데이터에 접근할 수 있는 권한을 가진 자를 기입한다. 예시) 부서담당자, 기록관 담당자, 시스템관리자	선택
	정보공개 구분		단위기능 데이터 정보의 공개/비공개 사항을 기입한다. 예시) 개인정보는 비공개며 그 외 정보는 공개	필수
	보존기간		단위기능별로 보존기간을 기입한다. (BRM, 기록관리기준표 등의 보존기간 참조) 예시) 30년	필수
	보존기간 책정사유		보존기간을 책정한 법률적 사유나 근거를 기재한다. 예시) 기관공통업무 보존기간표에 따라 30년 책정	필수
	적용 범위		단위기능에 해당하는 테이블들이나 영역을 명시한다. 소형시스템의 경우 전체를 적용하나, 대형시스템의 경우 해당 기능의 조회-출력용 쿼리 등을 확인하여 단위기능에 해당하는 범위를 효율적으로 지정할 수 있다. 예시) 단위기능 전체 or 급여관련 테이블만 지정	필수
	적용 범위 관련 정보		적용범위가 일부테이블일 경우 해당하는 DB 테이블 정보를 기입한다.('적용범위'가 전체일 경우 테이블명을 구분할 필요가 없다.) 예시) TN_PAYGroupussw (급여테이블)....등. 단순 시스템의 경우 전체로 표기	선택
	처분의 제약 발생 사항 (처분이 지연되는 사유)		대상 데이터가 다른 기능과 연계되어 사용되는 기간이나, 다른 업무에 참고하는 기능에서 사용되는 기간과 사유 등을 입력한다.(기록관리 처분이 보류되어야하는 기간으로 시스템적 기술검토 후 작성) 예시) 복무시간 모듈은 보존기간이 3년이나 일부 초과 근무수당 계산을 위하여 급여업무 모듈에서 근무시간 정보를 활용하여야 하므로 7년간 보류 필요 등	선택
	처분 방법		보존기간 도래 시 처분방법을 기입한다. 예시) 처분 제약 기간-보존기간 만료 시 평가심의 후 해당 기간의 데이터를 삭제한다.	선택
부가 정보 (이관시 작성)	주요 서비스 내용	서비스 내용	*행정시스템의 서비스 내용 설명	선택
		화면 캡쳐	*서비스 화면 확보(UI)
		표현 쿼리	*서식 및 출력 양식을 구현하는 쿼리(필드 정보 등)
	이관대상 기관명		*이관 발생시
	이관대상 부서명		*이관 발생시
	이관대상 담당자명		*이관 발생시

④ 행정정보 데이터세트의 평가

○ 행정정보 데이터세트의 보존기간이 만료한 경우 처분제약사항에 따른 보류기간과 보존기간이 경과한 이후 평가심의를 통해서 폐기할 수 있음

○ 행정정보 데이터세트의 평가는 기존양식을 응용하여 평가심의회에 데이터의 영역별(볼륨, 범위지정 및 건)로 상정

<행정정보 데이터세트 평가심의 양식>

기록물철분류번호 (시스템 명칭/데이터세트 명칭)	생산 연도 (데이터 생성 기간, 범위)	기록물철제목 (기록관리 단위기능,대상 명시)	보존기간만료일 (처분 제약기간 + 보존기간 종료일)	처리과 의견		기록물관리전문요원		심의회 의견
				처리 의견 (볼륨단위 처분 내역)	사유 (처분 사유)	평가의견	사유
교육훈련시스템	2001~2008	교육훈련시스템 2001~2008년 고객지원 자료실 1,480라인(건, 등)	2019.1.1. (통계 목적상 5년 비치 후 보존기간 5년 경과)	보존기간 만료된 2008년 이전 자료실 1,480건에 대한 데이터세트 처분 필요. 시스템 영향도 없음	보존기간 경과	단순 공지 및 자료 정보로 처분제약(비치)기간 및 보존기간 만료 기록으로 연차별 처분 필요	보존기간 경과	시스템내 타 데이터 연관성 확인 후 시스템 운영부서 최종 폐기

※ 데이터영역별(볼륨단위) 처분은 처리과(시스템 운영부서)의 명확한 기술적 검토를 실시하여, 전체 시스템에 영향이 없도록 사전 검증

⑤ 행정정보 데이터세트의 삭제

○ 평가심의 결과에 따라 폐기가 확정된 경우, 데이터를 삭제하고 삭제한 결과를 기록화한다. 시스템 내에 저장된 데이터는 시스템 내에서 삭제하고, 별도 스토리지에 저장한 경우 스토리지에 접근하여 삭제하며, 별도의 매체에 저장된 경우 매체별로 파기함

○ 폐기한 단위기능, 범위, 폐기량, 폐기방식, 폐기일시 등의 정보를 관리

○ 폐기 방법은 아래의 두가지 방법을 통해 진행할 수 있음

■ 행정정보시스템 내 폐기기능 사용(제공시)

- 행정정보시스템 내 기록관리담당자 권한을 별도로 부여하여 폐기 대상을 확인할 수 있도록 제공하고, 이를 통해 폐기대상을 확인 후 기록관리담당자가 폐기. 이 경우 폐기 실행에 대한 정보(단위기능, 범위, 폐기량, 폐기방식, 폐기일시 등)를 남겨야함

- 소유책임과 관리책임이 구분되는 시스템의 경우 소유책임을 가진 부처가, 관리책임 부서에서 제공하는 해당 기능을 통해 폐기

※ 별도 합의시 주체 및 역할 조정 가능

- 관리책임을 가진 부처에서는 소유책임을 가진 부처에서 폐기할 수 있도록 행정정보시스템에 평가·폐기 관련 기능을 효율적으로 구현하여 제공하여야함

■ 삭제지원 도구 활용

- 국가기록원에서 제공하는 삭제지원 도구를 활용하여 폐기를 수행

- 삭제 스크립트(삭제용 SQL문)는 기관별 행정정보시스템에 맞게 기관에서 자체 제작하여 충분히 기술적 검토를 실시(시스템 유지보수 협업)

※ 국가기록원의 참조모델 뱅크가 구축되면 이를 참조할 수 있음

- 국가기록원에서 제공하는 삭제지원 도구를 설치하고, 관련 정보와 자체 제작한 삭제 스크립트를 등록

- 삭제지원 도구의 삭제 기능을 실행하고, 그 결과(삭제 결과서)를 출력하여 관리

※ 도구(프로그램) 및 매뉴얼은 국가기록원 제공

⑥ 행정정보 데이터세트의 이관

○ 행정정보 데이터세트가 국가적으로 영구보존할 필요가 있는 경우 혹은 관할업무의 인계없이 폐지되는 경우 등은 영구기록관으로 이관

○ 행정정보 데이터세트의 이관 방식은 SIARD_KR 보존도구를 활용한 패키징 형태의 이관을 권장. 이 경우 국가기록원이 제공하는 행정정보 데이터세트 보존도구(SIARD_KR)를 사용할 수 있음

※ SIARD_KR이 지원하는 DBMS는 Oracle, MS-SQL, My_SQL, Cubrid이며, 그 외 DBMS는 Cubrid나 Oracle로 전환 후 사용이 가능

○ 이관 방식은 행정정보시스템에 SIARD_KR 보존도구를 설치하여 추출하거나, SIARD_KR이 설치된 추출용 시스템에서 추출 가능

Ⅲ. 일정 및 관리지원 도구 설명

□ 행정정보 데이터세트 기록관리 추진 사항

○ 시행령 개정보 및 실행 매뉴얼 마련(2020년3월)

○ 시범 적용 사업 준비 및 대상 기관 선정(2020년5월)

○ 권역별, 기관유형별 지침 교육 및 기술자문 실시(계속)

○ 행정정보 데이터세트 유형별 참조 모델(인벤토리) 구축(2020년.7~11월)

- 2019년 14개 행정시스템에 대한 관리기준표, 관리 매뉴얼 완성

- 2020년 약 50여개 행정시스템에 대해 추가 완성 추진

○ 행정정보 데이터세트의 종합관리 체계 구축(2022년 이후)

- 국가기록원은 행정정보 데이터세트 관리기준표를 등록, 열람, 보완 등 관리가 가능한 종합관리체계를 구축할 예정이며, 이관 대상 행정정보 데이터세트는 패키지 형태로 인수하여 보존 및 관리할 예정

- 행정정보 데이터세트는 관리기준표로 검색하고, 이후 데이터별 열람이 필요할 경우 이관된 데이터세트를 가상화 DBMS 체계로 재현하여, 데이터세트별로 상세 열람할 수 있도록 구현 예정

<행정정보 데이터세트 종합관리시스템 구성도>

□ 행정정보 데이터세트 삭제지원 도구 개념

○ (개요)행정정보시스템이 데이터세트의 폐기기능을 제공하지 않는 경우, 평가심의 결과 따라 데이터를 삭제할 때 사용하는 프로그램

○ (기능)행정정보시스템의 DB테이블별 삭제용 쿼리(SQL) 등록·실행·결과저장과 처분관련 정보 입력·관리 기능 제공

○ (역할)도구 개발·보완·확산은 국가기록원, 처리부서 협업·결과확인 등은 기록관, 시스템별 영향도 검토·실행 등은 운영부서 주관을 원칙으로 함

※ 삭제지원 도구는 평가심의 결과에 따라 기록물의 삭제를 지원하는 도구로, 기록관리에 요구되는 삭제 이력관리를 수행. 데이터 삭제쿼리문 작성과 실행에 따른 시스템 영향도, 장애 가능성 등은 반드시 시스템 운영부서(유지보수)에서 사전 검증 후 실행(평가심의시에도 처리부서 의견에 명시)

□ 삭제지원 도구 설명

○ 삭제 지원 도구 설치 및 실행

- 국가기록원에서 제공하는 프로그램을 행정정보시스템에 설치

- 관리용 콘솔을 통해 운영할 경우 관리용 콘솔에 설치 가능

<삭제지원도구 설치화면>

○ 삭제 지원 도구 설정값 입력

- 기관정보, 운영부서(처리과), 실행 담당자(시스템 운영관리자) 정보 등을 입력

○ 삭제 지원 도구 설정값 입력

- 삭제용 쿼리문(SQL문) 등록(삭제쿼리 제목, 일자, 설명 등)

- 삭제 실행의 근거인 평가심의 결과를 입력

○ 삭제지원 도구 실행 및 결과 확인(등록된쿼리 입력 후 삭제 실행 결과)

※ 상기 SW는 2020.12월까지 배포형 패키지로 보완 개발하여 제공할 예정

□ 행정정보 데이터세트 보존 도구(SIARD_KR)

○ (개요)행정정보 데이터세트의 이관 및 보존 등을 목적으로 데이터베이스를 XML구조의 패키지 파일 형태로 추출하는 프로그램

○ (기능)행정정보 데이터세트를 *.siard 파일로 추출

- 파일명은 지정이름.siard이며, xml파일과 테이블 정보로 구성

- 추출 가능한 DBMS는 Oracle, My_sql, MS-SQL 등(SQL2008 준수)

○ (역할)개발·보완·확산·기술지원은 국가기록원, 처리부서 협업·추출확인 등은 기록관, 시스템 연결·추출 등 실행영역은 운영부서 주관 원칙

	<SIARD(Software Independent Archiving of Relational Databases)>
스위스 아카이브 2008년 개발 이후 공개 및 지속 보완(오픈소스) RODA 프로젝트를 통해 스위스와 EU가 협업을 통해 발전 시킴(Keep co.) 관계형 데이터베이스(DBMS)를 XML 파일과 폴더로 변환하고, 한 파일로 압축(*.siard) SIARD 구성 : SIARD표준(document), Preservation toolkit, Visualization Toolkit (by keep co.)/ SIARD표준(document, 공통), SIARD Suite(GUI + CMD, by SFA) SIARD_KR : 한국형 버전의 SIARD로 기존 추출 툴에 국산 DBMS인 큐브리드 추출 기능, 큐브리드 DB로 복원 기능, 외부 첨부파일 추출 기능, DB테이블 선택 기능을 보강

□ 보존 도구 설명

○ SIARD의 구조 및 개념

- 대상 DBMS의 테이블을 XML구조의 내용파일, 서식파일, 폴더로 구조화 후, 전체를 단일 파일로 압축(zip64)

- 이후 SIARD 뷰어 등을 통해 해당 파일을 읽어, 테이블과 필드값의 DBMS로 재현함

○ 행정정보 데이터세트 보존도구(SIARD_KR 추출툴) 메인 화면

- SIARD_KR을 설치하고, 추출대상 DBMS의 접속

- 연결 후 테이블 정보 등을 확인하고, 추출 대상 테이블과 첨부파일 등을 추출

- 별도 저장된 파일의 경우 파일별 위치와 파일이 해쉬값을 같이 추출하여 저장하므로 추후 무결성을 확인 할 수 있음

※ 추출은 소형일 경우 전체를 지정할 수 있고, 대형DB이거나 행정정보 데이터세트 관리기준표 상 테이블 선별이 필요할 경우 이를 반영할 수 있음

○ 행정정보 데이터세트 추출 화면(DB테이블)

- 추출 속도는 NW 및 추출용 HW성능에 영향을 받으나, 추출용 장비(노트북 등의 소형 콘솔)를 직접 연결시 시간당 약 800MB(필드 수 약 60만개)의 DB테이블, 8GB 정도의 첨부파일을 추출할 수 있음

○ 데이터세트 첨부파일(non DB) 추출 화면

○ 추출된 SIARD파일의 확인

- 제공된 SIARD_KR 프로그램으로 추출된 SIARD파일을 읽을 수 있으며, 위 화면과 같이 추출된 테이블과 데이터의 값을 확인할 수 있음

○ 추출된 SIARD파일의 복원(큐브리드로 재현)

- 추출된 SIARD파일은 최초 DBMS나 국산 오픈소스 DBMS인 큐브리드로 재현을 할 수 있음(DBMS설치, SIARD_KR로 파일 업로드)

※ 상기 SW는 2020.12월까지 배포형 패키지로 보완 개발하여 제공할 예정

붙임3	기록관리 교육훈련시스템 행정정보 데이터세트 관리기준표(작성예)

	<목적>
○ 데이터세트 관리에 필요한 시스템, 법규, 업무정보 등과 기록관리에 필요한 보존기간, 폐기, 이관여부 등을 표로 구성, 기록관리 메타데이터 역할

- 기록관리 교육훈련시스템의 관리단위는 시스템 단위로 구분

영역	항목			내용	구분
관리 기관 정보	기관명			국가기록원	필수
	부서명			기록관리교육센터	필수
	담당자명			김00주사	선택
법규 정보	법령/규정			공무원인재개발법 제4조 공무원인재개발법 시행령 제18조	필수
시스템 정보	시스템명			기록관리교육훈련시스템	필수
	시스템 개요			기록물관리 교육과 관련 수강신청, 수강이력 및 교육생 수료관리 등 기록관리교육훈련운영 전반을 온라인 관리	선택
	구축연도			2009년	필수
	EA 정보			EA정보_기록관리교육훈련시스템.pdf (20190819)	선택
	DBMS정보	DBMS 정보		ORACLE 10g	필수
		업무 DB명		기록관리 교육	필수
	개발산출물			운영성과 측 정_업무수행영향도_근거자료(기록관리교육훈련시스템).xlsx EDU-02-기록관리교육_Ver1.01.erwin 기록관리교육훈련시스템_FP.xlsx	선택
데이터 정보	대표 데이터			교육운영자료, 교육강사	필수
	비정형 데이터 (DBMS 외 관리하는 파일)		종류	교육자료(첨부파일)	필수
			포맷	동영상, 한글, 파워포인터, 이미지 파일 (.pdf, .hwp, .avi, .jpeg, .ppt) 등	필수
			구동SW	윈도우 미디어 플레이어, 그림판, 한글, PDF 리더, MS 파워포인터 등	선택
			저장방법	파일 저장 스토리지	선택
	암호화데이터 사용유무			사용(파일 저장시 파일경로를 MD5 알고리즘을 통한 전장 사용)	필수
	연계시스템 유무			무	필수
	연계 내역 첨부			무	선택
업무 정보	업무정보 (1)	업무명		교육운영 관리	필수
		업무 내용		관리자와 강사가 교육을 준비 및 운영	필수
		업무 목적		수강생을 위한 교육 관리	필수
		대상 (사용자현황)		관리자, 강사	선택
	업무정보 (2)	업무명		사이버교육	필수
		업무 내용		사이버교육 컨텐츠 관리한다.	필수
		업무 목적		수강생의 사이버 교육 자료를 관리한다.	필수
		대상 (사용자현황)		관리자, 수강생	선택
	업무정보 (3)	업무명		성적처리	필수
		업무 내용		관리자와 강사가 성적결과를 처리한다.	필수
		업무 목적		강사가 수강생의 성적으로 처리한다.	필수
		대상 (사용자현황)		강사	선택
	업무정보 (4)	업무명		설문평가	필수
		업무 내용		관리자가 설문을 하고 결과 조회, 통계를 처리한다.	필수
		업무 목적		수강생의 교육 만족도에 대해 조사한다.	필수
		대상 (사용자현황)		수강생, 관리자	선택
	업무정보 (5)	업무명		강사관리	필수
		업무 내용		강사를 등록,조회한다.	필수
		업무 목적		강사를 등록하고 관리자나 수강생이 조회한다.	필수
		대상 (사용자현황)		강사, 관리자, 수강생	선택
	업무정보 (6)	업무명		홈페이지관리	필수
		업무 내용		공지사항,기관정보등을관리한다.	필수
		업무 목적		관리지가 공지사항, 기관정보들을 등록하고 관리한다.	필수
		대상 (사용자현황)		관리자, 강사, 수강생	선택
	업무정보 (7)	업무명		교육참고DB	필수
		업무 내용		교육을사용할데이터관리한다.	필수
		업무 목적		강사가 교육에 사용할 데이트를 등록하고 조회한다.	필수
		대상 (사용자현황)		강사	선택
기록관리정보 (행정데이터세트 기록관리용 단위기능)	단위기능명			기록관리 교육자료	필수
	업무활용 목적			기록물 관련 교육정보를 등록하고 내역을 관리한다.	필수
	주제어			강사관리, 교육운영, 교육참고자료	필수
	데이터 보유권한			국가기록원 기록관리교육센터	선택
	데이터 관리권한			국가기록원 기록관리교육센터	선택
	접근권한			기록관리교육센터 관리자, 교육강사, 전 공무원	선택
	정보공개 구분			공개	필수
	보존기간			10년	필수
	보존기간 책정사유			2019 기록물 관리지침(공통매뉴얼)_기관공통업무 보존기간표의 인사관리_교육훈련_국내훈련을 적용하여 보존기간 10년 적용	필수
	적용범위			전체(단위 기능에 해당하는 부분 전체를 설정)/교육자료 테이블 일부	필수
	적용범위 관련 정보			(‘적용범위’가 전체 이면 작성 불필요, 일부일 경우 그대상 표시) TB_PROFES****, TB_CONTENT_IT****, TB_CONTENT_M****, TB_CONTENT_RESO****, TB_CONT****, TB_COURSE_LEC****, TB_COURSE_SCHE****, TB_COURSE_US****, TB_COUR****, TB_EDUCAT****, TB_CATEGOR****, TB_COD****	선택
	처분 제약사항			향후 통계정보 등 활용을 위해 비치 보존(비치기간 10년)	선택
	처분방법			처분 제약에 따른 기간 동안 비치 후 다음연도 1월1일을 기산일로 하여 보존기간이 지난 후 평가심의를 거쳐 폐기 확정한 경우 처분 관련 정보의 DB 데이터 및 전자파일을 폐기처리	선택
부가 정보 (이관시)	주요 서비스 내용	서비스 내용			선택
		화면 캡쳐		*서비스 화면 확보(UI)	선택
		표현 쿼리		*서식 및 출력 양식을 구현하는 쿼리(필드 정보 등)	선택
	이관대상 기관명			*이관 발생시	선택
	이관대상 부서명				선택
	이관대상 담당자명				선택

붙임4	2019년 행정정보 데이터세트 기록관리 시범사업 결과

□ 개요

○ (기간) 2019.8.1.~12.13./(사업비) 195백만원

○ (목표) 시범사업 참여 기관의 행정정보시스템에 기록관리 체계를 시범 적용하여 실행 참조 모형을 확보하고, 각급기관의 실행에 사례로 활용

○ (과업 내용)

- 사업 대상 행정정보데이터 세트 분석 및 관리기준표 구축

- 대상 시스템별 생산·기록관 단계 기록관리 프로세스 적용 및 실행 매뉴얼 구축

- 기록 처분 방안 마련 및 적용을 위한 도구 개발 지원 등(삭제 스크립트 등)

□ 사업대상

○ 6개 기관 14개 주요 시스템 선정

	부처	담당	시스템 명칭	운영담당 부서	비고
1	인사혁신처	각급 기록관	전자인사관리시스템	정보화담당관실	초대형
2	행정안전부		전자관보시스템	법무담당관실	대형
3	국토교통부		부동산종합공부시스템	공간정보제도과	초대형
4			국토정보시스템	국가공간정보센터	대형
5	환경부		지속가능발전포털	지속가능전략담당관	중소
6			환경분쟁조정정보화시스템	환경분쟁조정위사무국	중소
7	교육부		정부초청영어봉사장학생관리시스템	외국어공교육지원팀	중소
8			전자사료관	사료조사실	중소
9			통합교육연수시스템	원격연수지원센터	중소
10			교육정보디지털도서관	운영지원과	중소
11	국가기록원		국가기록관리 교육훈련시스템	기록관리교육센터	중소
12			전자서명장기검증 시스템	기록정보기반과	중소
13			기록물생산현황시스템(SORA)	기록정보기반과	중소
14			기록물분류기준표관리시스템(CORA)	기록정보기반과	중소

□ 사업결과

○ 14개 시스템에 대한 분석 및 행정정보 데이터세트 관리기준표 구축 완료

○ 시스템별 기록관 단계 실행 매뉴얼 구축(보존 및 처분 가이드 완성)

○ 행정데이터세트 기록관리 지원도구 모형 개발(데이터세트 삭제 및 이관방안 마련)

* 2020년 시범사업은 6월 착수하여 추진 중