발간등록번호

11-1310091-000022-14

기록물 정리·이관교육 교재

2004. 2.

행  정  자  치  부

정부기록보존소

목       차

제1장 기록물 정리

1. 개요	1

2. 기록물 정리요령	2

3. 기록물 종류	7

제2장 생산현황보고

1. 보고목적	10

2. 보고절차	10

3. 보고의 종류 및 시기	10

4. 보고방법	11

제3장 생산현황목록 작성방법

1. 작업절차	13

2. 기록물목록관리프로그램 설치	13

3. 기본목록 입력	14

4. 고유번호부여	17

5. 생산목록 작성	21

제4장 기록물 이관

1. 이관절차	24

2. 이관목록 제출	24

3. 이관보류 협의	25

4. 이관장소	25

5. 기타 주의사항	25

제5장 이관목록작성 및 보고

1. 작업절차	26

2. 기본목록입력	27

3. 고유번호부여	28

4. 세부목록입력	31

5. 이관목록작성	36

제6장 프로그램 사용설명서

1. 기록물목록관리프로그램 소개	38

2. 프로그램 운용방법	50

질의□응답	84

제1장 기록물 정리

1. 개요

1.1 기록물 정리 개념

□ 각종 기록물을 업무기능·보존기간·시안별로 분류 편철, 면표시, 색인목록 작성, 표지작성, 대장 등록 등의 업무를 수행하는 것

□ '기록물'의 대상과 범위 : 공공기관의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·대장·카드·도면·시청각기록물·전자문서 등

1.2 정리대상

□ 전년도 생산 종결된 기록물

□ 전년도 이전에 생산된 기록물로서 미정리된 기록물

1.3 정리기한

□ 당해년도 3월말까지 기관별로 시행

- □공공기관의기록물관리에관한법률시행령□ 제14조

1.4 주관기관

주 관 기 관	범 위	비 고
중앙행정기관의 장	해당 중앙행정기관 및 소속기관	주관기관은 자료관(특수자료관)설치대상기관임
특별지방행정기관의 장	해당 특별지방행정기관
시·도지사	해당 시·도
시장·군수·구청장	해당 시·군·구(자치구에 한함) 및 관할 읍·면·동
시·도교육감	해당 시·도교육청(각급학교포함)
지역교육청교육장	해당 지역교육청(각급학교포함)
국·공립대학 총장	해당 국·공립대학

1.5 주관기관 행정사항

□ 기록물 정리계획 수립시행

□ 기록물 정리 및 이관지침 전파, 교육실시

□ 기록물정리실태 확인·점검

□ 처리과 기록물 인계·인수

□ 보존문서기록대장에 인수기록물 등록 관리

□ 인수기록물 서고 배열 및 문서고 정리

□ 기록물폐기심의회 구성 및 운영

□ 기록물 생산현황 취합 통보 및 기록물 이관

2. 기록물 정리요령

2.1 작업순서

문서를 발생순으로 위에서 아래로 재편철

□

두꺼운 문서는 200매를 기준으로 분철

□

문서철별로 위에서 아래로 면표시

□

문서 기본목록과 세부목록 전산 입력

□

수집단위기관별로 문서목록 취합관리

□

정부기록보존소로 생산현황보고

2.2 정리·편철방법

□ 보존기간 영구·준영구(30년)이상 기록물은 완결일자 및 논리순으로 재편철

《예시》

- 건별) 기안문(위) □ 첨부서류 □접수문(아래) 순으로 위에서 아래로 정리, 재편철

- 철별) 최초문서(1월)가 위에 최근문서(12월)가 아래로

□ 보존기간이 20년 이하의 기록물은 최근문서가 위에 오는 상태 그래로 정리(종전과 같이 편철)

□ 동일한 사안의 기록물철 내에 준영구 이상의 기록물과 한시기록물(보존기간 20년 이하)이 함께 있을 경우, 상위보존기간 기록물을 기준으로 편철

《예시》

- 단일사안으로 □□중장기발전계획(영구), 발전계획관련 국외출장(5년) 으로 보존기간이 달리 책정된 경우, 합철하여 영구기록물로 관리

□ 관련기록물이 여러 건으로 기록물 정리시점에 특정 사안이 완결되지 않았을 경우, 최종문서 종결 이후 관련기록물과 함께 편철·정리

□ 원본기록물을 대상으로 정리·편철을 수행하되, 부득이 사본을 편철할 경우 반드시 원본대조필을 날인

2.3 불필요한 문서 및 철핀 등의 제거

□ 기록물철 내 중복문서나 불필요한 사본, 단순 업무참고를 위해 복사한 문서 등 보존에 불필요한 문서는 제거하여 정리

□ 주요 사안으로서 반려·수정된 기안문, 결재권자 및 주요검토자의 검토내용이 남겨진 기록물은 미등록된 사항이라도 제거하지 않고 합철

□ 책철침, 클립, 철칩 등 철제품류는 모두 제거

□ 위 철핀 등을 제거하지 않을 경우 스캐너 등 고가의 전산기기에 손상이 생기므로 반드시 제거하기 바라며, 철핀 등이 제거되지 않은 문서철은 정부기록보존소에서 접수하지 않을 것임

2.4 편철량

□ 일반문서류 편철량은 200매 이내를 원칙으로 하며, 편철량이 과다한 경우 에는 2권 이상으로 나누되, 동일한 제목과 분류번호를 부여하고 괄호안에 권호수만 다르게 표시

□ 가급적 200매가 넘지 않도록 편철하고 마지막 건(件) 때문에 200매가 초과될 경우에 한해서는 그대로 함께 철하여야 함

□ 1권의 문서가 두꺼워 분철했을 때, 동일한 제목을 사용하며, 제목 뒤에 (총권수-1), (총권수-2), (총권수-3) …의 방식으로 표시하여 연속된 문서임을 나타낼 것

□ 2003년12월31일까지 종결된 기록물은 200매 기준으로 편철

□ 2004년1월1일 이후 생산기록물은 100매를 기준으로 편철

□ 카드류는 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않고 카드보관함에 넣어 관리하며 비치활용이 끝나면 카드류 보존 봉투에 색인목록과 그 목록순서에 따라 배열, 보존봉투당 카드 편철량은 30건(매) 이내.

□ 도면류는 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리하며 편철하는 경우에는 맨 위에 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열, 도면의 편철량은 30매 이내

2.5 보존용 표지 및 보존용 상자 사용 편철 방법

□ 보존기간이 준영구(30년)이상인 기록물은 □기록물철표지, 색인목록, 기록물의 발생순(최초문서가 위에, 최근문서가 아래로)으로 배열, 보존용표지를 씌워 클립(또는 집게)으로 고정하여 보존용 상자에 단위업무별로 넣어 관리 후 이관

《예시》 최초문서(1월 생산분)가 위에, 최근문서(12월 생산분)가 아래로

□  2004년도 정리대상 기록물 중 영구·준영구 기록물은 보존용표지 및 보존 상자를 사용하여야 함

□ 20년 이하의 기록물철은 기존 사무용화일(황색, 연두색, 하늘색) 사용 가능

【 진행문서화일 및 사무용화일 사용(경과조치)】

·기록물화일 사용시 준영구 이상의 기록물은 훼손방지를 위해 생산시점 부터 진행용문서화일을 사용하여야 함

·보존기간이 20년 이하인 기록물 중 특성상 종전의 규정에 의한 사무용화일의 사용이 필요하다고 인정되는 기록물에 대해서는 2005년 12월 31일까지 사무용화일 사용가능

□ 기록물철 표지 작성 방법

- 보존기간이 영구·준영구(30년)이상인 기록물철의 표지에는 기록물관리법

시행규칙 제 9조 1항 별표 제2의 규정에 따라 관련사항을 기입

《예시》

2004년도 기록물정리 및 이관지침

2003-2003

행정자치부 정부기록보존소 수집과

· 기록물철 제목은 □∼관련철, 관계철□등 추상적 표현은 지양하고, 정확하고 구체적으로 기재

- 보존기간 20년 이하 기록물의 표지 기재 사항(사무용화일)사용시

· 표지 전면(前面) : 기록물철명, 생산연도, 생산부서명 기재

· 표지 배면(背面) : 관리번호, 생산연도, 보존기간, 분류번호, 제목, 기관명

2.6 면 표시 방법

□ 기록물의 면 표시는 기록물건별 면 수를 중앙 하단에, 기록물철별 면 수를 우측 하단에 위에서 아래로 표시

- 기록물철 : 면 표시는 우측 하단에 첫 번째 면부터 일련번호로 표시를 함(1, 2, 3, 4, ......)

- 기록물건 : 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 기록물의 경우에는 당해 기록물의 전체 면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 중앙 하단에 건별로 예시와 같이 면 표시

《예시》 3면으로 처리된 1건 기록의 경우  3-1, 3-2, 3-3으로 면 표시

- 기록물철을 분철했을 경우에 각 권마다 첫 번째 면이 1면이 됨

- 접혀있는 기록물은 펼친 상태에서 우측하단에 면 표시

《예시》 : 문서, 도면 등

·사진이 문서에 계단식으로 붙어있을 경우에는 사진수량 만큼 면 수를  포함하고 다음 면에 이어서 면 표시

·표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시

·기록물철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리가 끝나면 잉크 등으로 표시(문서의 훼손 방지 주의)

2.7 색인 목록 작성

□ 기록물철 내 각 건별로 색인목록을 작성하여 기록물철 맨 위에 본문과 함께 편철

- 보존기간이 준영구 이상의 기록물은 □기록물목록관리프로그램□에서 색인목록을 출력하여 본문과 함께 편철

- 보존기간이 20년 이하의 기록물은 사무용화일 색인서식에 따라 수기 작성 가능

2.8 정리완료 기록물의 관리

□ 처리과 임시보관

- 정리완료 기록물은 처리과에서 최대 2년간 보관 활용

- 종전에는 보존기간이 1년 또는 3년인 기록물은 처리과에서 1년 또는 3년 보존 후 폐기하였으나 2000년부터는 처리과에서 최대 2년까지 보관 후 자료관으로 이관조치하며, 처리과에서는 폐기 불가

□ 각 처리과에서는 정리 완료된 영구·준영구 기록물을 □기록물목록관리프로그램□에 철단위로 기본목록입력, 고유번호부여 등 작업, 생산목록출력물과 그 데이터가 수록된 디스켓을  자료관에 통보(5월 31일까지)

□ 각 처리과에서는 기록물의 보존기간별(영구, 준영구, 20년, 10년, 5년, 3년, 1년)로 생산현황을 작성하여 자료관에 통보(5월 31일까지)

□ 자료관에서는 각 처리과 생산현황 및 목록을 취합하여 생산현황, 목록1부, 취합디스켓을 정부기록보존소에 통보(6월 30일까지)

2.9 기록물 대장 등록

□ 기록물의 정리가 완료된 기록물철은 □보존문서기록대장□에 처리과별, 보존기간별로 등록 관리

3. 기록물 종류

3.1 배경

□ 정부기관에서 생산한 방대한 생산문서를 편리하게 보존관리하면서도 이용하기 쉽고 찾기 쉽도록 전산화하기 위해서는 목록을 체계적으로 관리하는 기술이 필요하며,

□ 많은 시간과 비용을 투입하기보다는 작은 노력으로 큰 효과를 얻을 수 있는 선에서 기록물의 종류를 구분한 것임

□ 따라서 생산기관에서는 종류의 구분 등 업무처리시, 입력 및 검색의 효율성을 감안하여 작업하기 바람

3.2 문서류

□ 생산기록물중 주로 기안문, 시행문 위주의 기록물로서 카드, 도면, 대장, 시청각기록물, 행정박물류, 선물류의 기록물에 해당하지 아니하는 모든 기록물을 말한다.

3.3 카드류

□ 일정한 서식에 사람, 시설, 재산 또는 물품 등에 관한 사항을 기록하여 낱장으로 관리하는 기록물을 말한다.

□ 카드는 보통 편철하지 않고 관리하지만 편철하여 관리하는 경우도 카드로 분류

□ 일반문서철에 카드가 첨부물로 같이 섞여있는 경우는 일반문서로 분류

3.4 도면류

□ 토목, 건축, 기계 또는 토지 등의 구조나 설계 등을 그린 도본류의 기록물을 말한다.

□ 일반문서와 도면류가 합철되었을 때는 일반문서로 분류하고, 일반문서로 분류한 문서철의 수량이 많아 두권으로 분철했을 때 두번째 문서가 모두 도면일 경우도 일반문서로 분류

3.5 대장류

□ 일정한 서식으로 된 문서철에 등록, 발급 또는 수납 등과 같은 사항을 연속적으로 기록한 장부류의 기록물을 말한다.

□ 문서류안에 첨부물로 대장류가 섞여있는 경우는 문서류로 분류

□ 대장의 세부목록등록항목은 시작일자(시작번호)-종료일자(끝번호), 세부대장명 뿐이므로 검색이 빈번한 기록물인 경우 일반문서류 등으로 분류하여 세부건별로 입력 관리

3.6 시청각기록물

□ 영상 또는 음향기록물과 사진 등의 기록물을 말한다.

□ 오디오류 : 음향기록물을 말한다.

(예) : 녹음테이프(오픈릴, 카세트, 카트리지), 오디오CD,

음반(SP, LP, CD, LD), DAT

□ 비디오류 : 영상기록물을 말한다.

(예) : 영화필름, 비디오CD, 비디오LD, 비디오테이프, 비디오 마그네틱테이프, 스라이드필름세트(영상기록)

□ 사진류 : 렌즈를 사용하여 사람이나 물체를 촬영한 필름 또는 인화된 사진 등의 기록물을 말한다.

(예) : 사진필름(NEGA 및 슬라이드 필름으로 된 비영상물), 인화된사진, 그림

□ 시청각기록물은 별도의 서식을 이용. 기록물정리 및 이관지침 참조.

3.7 행정박물류

□ 관공서에서 사용되었던 행정유물적 가치를 지닌 형상기록물을 말한다. (예) : 나라문장, 행정관청건물모형, 관인, 시계, 거울, 성화봉, 벼루, 현판

3.8 선물류

□ 공무원이 그 직무와 관련하여 받은 선물중 이를 행정기관에 기탁하여 관리하는 물건을 말한다. (예) : 그림, 조각, 도자기, 장식용칼, 책자,옷감

□ 행정박물류 및 선물류의 생산현황보고 및 이관은 정부기록보존소와 협의요망

제2장 생산현황보고

1. 보고목적

□ 기록물의 체계적인 수집을 위한 근거자료 제공

□ 국가 기록보존 정책 수립의 기초자료로 활용

□ 생산의무 대상 기록물 누락여부 확인, 기록물 검색목록으로 활용,

비치문서의 관리(누락 또는 이관), 기록물 폐기관리(적정 폐기 정도 확인), 추가보존대상 유무 판단

□ 국가의 경쟁력 강화, 지식정보화 사회 구축에 기여

2. 보고절차

		처리과
	□	□ 이관대상기록물
생산현황보고
매년 5월 31일	□
		자료관(문서과)
	□
취합생산현황보고		□ 준영구이상기록물
매년 6월 30일	□
		전문관리기관

□ □공공기관의기록물관리에관한법률시행령□ 제19조

3. 보고의 종류 및 시기

구 분	보고시기	보고주기	보고시기	비 고
영구(준영구)기록물	정기보고	연 보	매년 5월 31일	자료관(문서과)
			매년 6월 30일	전문관리기관
대통령관련기록물	정기보고	연 보	매년 6월 30일	정부기록보존소
			임기종료년도 1월 10일

4. 보고방법

□ 2003년말까지 생산된 기록물의 생산현황보고는 □기록물목록관리프로그램□을 사용하며, 2004년 이후 생산된 기록물은 기록물관리법에 의한 새로운 프로그램을 사용할 예정임.

4.1 영구보존기록물 생산현황 보고

매년 생산되는 준영구 이상 보존기록물은 □기록물목록관리프로그램□에 등록 관리하고, 매년 6월말까지 생산목록 데이터를 디스켓에 저장하여 그 출력물과 함께 제출하여야 함.

□ 이 경우 자료관에서 제출한 디스켓에는 생산과(처리과) 및 소속기관의 모든 생산현황이 포함되어야 함

□ 보고서식 : 2004년도 기록물 정리 및 이관 지침 참조

4.2 조사·연구·검토서 작성 현황보고

사업명은「공공기관의기록물관리에관한법률시행령」제7조 제1항 각호

□ 2004년도 기록물 정리 및 이관 지침 보고서식에 별도보고

4.3 회의록 작성 현황 보고

회의록 작성 사항은「공공기관의기록물관리에관한법률시행령」제8조 각호

□ 2004년도 기록물 정리 및 이관 지침 보고서식에 별도보고

4.4 대통령관련기록물 생산현황 보고

□ 법률 제13조 및 영 제28조에 규정한 대통령관련기록물

□ 보고 서식 (A4 횡으로 작성) □ 지침 참조

□ 대통령관련기록물 생산 □ 접수현황 보고는 별도로 작성하여 통보 요망

□ 해당기간에 생산 □ 접수한 기록물이 없는 경우에도 「해당없음」 통보 요망

4.5 시청각기록물 생산현황 보고

□ 보고대상 기록물 : 공공기관의기록물관리에관한법률 제11조 및 동 시행령 제9조에 규정한 시청각기록물.

□ 시청각기록물 생산 □ 접수현황 보고는 문서기록물과 별도로 작성하여 통보

□ 2004년도 기록물 정리 및 이관 지침 보고서식에 별도보고

□ 해당기간에 생산 □ 접수한 기록물이 없는 경우에도 「해당없음」 통보 요망

4.6 역사기록물 보유현황 보고(1945년 이전)

□ 2004년도 기록물 정리 및 이관 지침 보고서식에 별도보고

□ 해당기간에 생산 □ 접수한 기록물이 없는 경우에도 「해당없음」 통보 요망

제3장 생산현황목록 작성방법

1. 작업절차

기록물 정리

□

기록물목록관리프로그램실행

□

목록입력-기본목록입력 선택

□

기본목록(기록물철 내역) 입력

(기관코드, 기록물철명, 분류번호, 생산년도, 수량 등)

□

목록입력-고유번호부여 선택

□

고유번호부여

□

이관작업-생산목록작성 선택

□

검색-번호부여-인쇄-디스켓작성

□

정부기록보존소로 송부

2. 기록물목록관리프로그램 설치

이 프로그램은 정부기관에서 생산한 문서, 도면, 카드, 대장, 시청각기록물, 행정박물, 선물등의 기록물을 생산, 보존관리, 이관단계까지 다양하게 관리할 기본 프로그램임

□ 현재까지 생산되어 보존중인 기록물의 관리

□ 매년 생산되는 기록물의 관리

□ 생산현황보고에 활용

□ 자료관(문서과) 및 정부기록보존소에 이관되는 기록물의 관리

□ 기록물 이관에 활용

□ 프로그램 내려받기

□ 정부기록보존소 홈페이지 (http://www.archives.go.kr) 우측상단

□ 프로그램 설치 방법에 대해서는 제6장 1.4 프로그램설치 참조.

□ 생산목록정보를 등록하기전에 규정에 의한 정리방법을 준수하여 한번 입력된 기록은 영원히 신뢰받을 수 있는 기록으로 남겨질 수 있도록 최선을 다하여 주시기 바람

3. 기본목록 입력

3.1 기본목록 입력시 주의사항

□ 기록물명과 생산년도가 동일한 경우, 해당 수량 만큼을 한꺼번에 입력할 수 있으나, 부제목을 별도로 입력해야하는 경우에는 각각 입력

□ 기록물명이 외국어로 된 경우 원제목을 입력해야 하나, 이 프로그램의 특성상 지원가능한 외국어가 한정되어 있으므로, 지원되지 않는 외국어는 번역하여 입력

□ 기록물목록관리프로그램을 설치할 때의 기관코드는 기록물관리에 가장 중요한 사항임. 만일 기관코드가 생성되어 있지 아니한 경우에는 정부기록보존소에 기관코드 보완을 요청하여 보완된 기관코드파일을 받은 뒤에 설치하기 바람

□ 행정자치부 정부기록보존소 보존과

302-701 대전광역시 서구 둔산동 920 정부대전청사 2동

☜ 042-481-6330 전송 : 042-481-6327

3.2 기본목록 입력 내용

□ □기록물목록관리프로그램□ 기본목록 입력 화면 구성

□ 기관코드

□ 기관코드는 기록물 생산 당시의 부서명으로 입력해야 함

□ 다만 직제상 □과□단위가 미설치된 기관은 기관명을 입력하고, 생산당시 □과□명을 알 수 없는 경우 현재 업무를 처리하는 □과□명을 입력

□ 기록물종류

□ 기록물의 종류는 제1장 3. 참조

□ 기록물명

□문서·대장

문서철(綴)단위 제목을 입력하며, 필요시 부제목을 입력

(예) 정부수립 50주년 기념사업(학술대회편)

□카드

카드명을 입력하며, 필요시 부제목을 입력

□도면

도면명을 개개의 건(件)별로 입력하며, 필요시 부제목을 입력

□시청각기록물

시청각 형태에 따른 제목을 입력하며, 필요시 부제목을 입력

□행정박물

해당기록물의 명칭을 입력하며, 필요시 부제목을 입력

□선물

선물은 원제명을 입력

□ 분류번호

□ □공문서분류및보존에관한규칙(총리령 제615호, □97.2.22)□에 의거 대표적 기능의 분류번호 5자리를 정확하게 입력하여야 한다.

□ 공문서분류번호 및 보존기간은 정부기록보존소 홈페이지 참조

□ 보존기간

□ 2003년도 12월 31일까지 생산된 기록물은 □공문서분류및보존에관한규칙□를 적용하여 보존기간을 책정

□ 2004년도 1월 1일 생산 기록물은 □기록물분류기준표(2003.11.28 고시)의 단위업무에 따라 보존기간 책정

□ 생산년도

□동일년도에 생산되고 완결된 경우는 □2003-2003□로 입력한다.

□여러년도에 걸쳐 생산된 문서는 최초년도와 최종년도를 입력한다.

(예) 2001 ∼ 2003

□ 수량

□문서·대장의 경우 권수로 입력

□도면·카드는 매수로 입력

□시청각기록물·행정박물·선물 등은 형태별 수량을 롤, 점, 매, 개 등으로 입력

□ 카드명코드

□카드의 경우 카드명 코드를 선택하여 입력

□ 도면규격

□도면은 전지, 2절지, 4절지로 구분 입력하며, 4절지 이하인 경우 4절지로 입력

4. 고유번호부여

□고유번호는 기관코드+기록물종류+생산년도+일련번호가 합해져 자동부여 됨

□고유번호가 부여되어야만 세부목록 입력이 가능함

□고유번호는 문서의 생산년도를 기준으로 하며, 여러 해에 걸쳐 생산된 문서는 최종년도를 기준으로 고유번호가 부여됨

4.1 고유번호부여 화면 구성

□ 고유번호는 □입력기관코드+기록물종류+생산년도(끝년도)+일련번호□가 합쳐져 순서대로 자동부여된다.

① 고유번호부여 화면은 다음과 같이 구성되어 있다.

□ 기관코드 : 기록물 생산 당시 기관의 기관코드

□ 기록물 종류 선택 : 기록물의 종류를 선택(문서,카드,도면,대장 등)

□ 검색 : 고유번호를 부여해야 할 기록물을 검색

□ 고유번호미부여목록 창 : 고유번호가 부여되지 않은 기록물 목록창

□ 목록 선택/취소 : 「고유번호 미부여 목록창」에서 고유번호를 부여할 기본목록을 선택한 후 를 누르면 「고유번호 부여 준비목록창」으로 이동. 를 누르면 다시 원래 「고유번호 미부여 목록창」으로 이동.

□ 고유번호부여준비목록 창 : 고유번호를 부여할 목록창

□ 고유번호부여 : 고유번호부여준비목록의 기록물에 고유번호부여 실행

□ 확인/취소화면 : 부여한 고유번호를 확인 또는 취소

② 고유번호 부여대상 기록물은 문서, 카드, 도면, 대장, 시청각기록물, 행정박물, 선물등 7종류이다. 자료관(문서과) 또는 정부기록보존소로 목록보고 및 이관을 하려면 고유번호가 반드시 부여되어 있어야 한다.

4.2 고유번호부여 처리절차

① 기관코드를 입력한다.

□ 입력방법은 제6장 1.5 기관코드입력 참조

② 기록물종류를 선택한다.

③ 상단의 □고유번호 미부여 목록창□의 문서목록에서 고유번호를 부여할 문서를 선택하여 를 누른다.

④ 선택된 문서목록이 하단의 □고유번호 부여준비창□으로 복사된다.

⑤ 이 상태에서 를 누르면 화면이 고유번호를 부여한 문서목록이 사라지고 다시 □고유번호 미부여 창□으로 바뀐다.

⑥ 고유번호가 부여된 문서목록을 확인하려면 를 누른다. 그러면 □고유번호 확인/취소□ 화면이 나타난다.

⑦ □고유번호 확인/취소□ 화면에서 「고유번호 부여목록창」에 고유번호가 부여된 목록들이 고유번호 역순으로 나타난다.

⑧ 부여한 고유번호를 취하려면 하단 취소준비목록 창으로 를 눌러 이동한 뒤 고유번호취소 버튼을 누른다.

⑨ 고유번호 부여작업을 계속하고 싶으면 을 누른다. 그러면 다시 □고유번호 부여□ 화면이 나타나며 ②∼⑤를 반복하면 된다.

⑩ 를 누르면 고유번호 부여 및 확인/취소 작업을 모두 끝내고 작업선택 화면으로 되돌아간다.

□ 기록물목록관리프로그램은 처리과 내의 한 대의 PC에서만 사용할 수 있습니다. 여러대의 PC에서 사용할 경우 고유번호 중복으로 인하여 취합이 불가능합니다.

그렇지만 기록물의 종류가 다르거나 생산년도가 다른 경우에는 여러대의 PC에서 작업한 뒤에 취합할 수 있습니다.

5. 생산목록 작성

①을 누르면 검색조건 입력창이 나오며, 검색조건 입력후 을 누른다.  □ 검색조건은 제6장 2.2 목록검색 참조.

② 목록창에 나타난 목록중에서 생산보고 대상이 아닌 목록은 목록창의 지시표 를 그 목록에 위치시킨 후 스페이스바(Spacebar)를 눌러 목록창에서 제거시킨다.

③ 목록창에서 제거시킬 목록을 다 제거시키고 현재 목록창에 있는 목록들이 생산보고 대상임이 확인되었으면 를 누른다.

④ 번호부여를 누르면 생산목록보고서번호를 부여할 것인지 묻는다.

□ 생산목록이 추후에 필요할 때 보고서번호로 확인할 수 있습니다. 해당 관련 기안문 등에 기록해 두시면 편합니다.

⑤ OK를 누르면 목록창의 목록 전체에 대해 방금 나온 생산보고번호가 부여된다.

⑥ 생산목록을 확인하고 자 할 때에는 를 누른 뒤 부여된 생산보고번호를 입력하고 을 누르면 생산목록이 나타난다.

⑦ 생산목록을 인쇄하거나 전체취소 또는 디스켓에 복사한다.

□ 생산목록에서 일부분을 삭제하고자 할 경우는 삭제할 기록물을 선택한 뒤 스페이스바를 누른다.

⑧ 생산현황보고를 위해서 생산목록을 인쇄한 뒤 디스켓에 복사하여 전문관리기관으로 송부한다.

⑨ 디스켓 복사방법

□ 를 누른뒤, A드라이브를 선택하고 확인을 누른다.

□ 디스켓을 넣으라는 안내창이 나오는데, 빈 디스켓을 넣고 를 누른다. □ 디스켓은 반드시 비어있는 공디스켓이어야 함.

□ 디스켓 복사가 정상적으로 끝났으면 다음과 같이 안내창이 나오는데 를 누른다.

□ 디스켓에 제대로 복사되었는지 확인하고 싶으면 □취합□작업에

서 을 누르면 된다.

⑩ 를 누르면 모든 작업을 종료하고 작업메뉴선택 화면으로 이동한다.

□ 대통령관련기록물, 조사·연구·검토서, 회의록, 시청각기록물, 역사기록물의 생산현황보고는 별도의 서식에 의함(2004년도 기록물 정리 및 이관지침 보고방법 참조).

제4장 기록물 이관

□자료관에서 통보한 보유현황을 근거로 정부기록보존소에서 이관대상량 및 이관일시·장소를 지정 자료관에 통보(2004년도 기록물 정리 및 이관지침 통보, 수집과-571, 2004. 1.30)

□이관문서 목록은 정부기록보존소에서 개발하여 보급하는 『기록물목록관리프로그램』에 의거하여 전산입력된 디스켓을 제출해야함.

□이관시 문서의 정리, 목록 입력방법 등이 정확히 지켜지지 않을 경우 반려함.

1. 이관절차

		처리과
	□	□ 이관대상기록물
수집계획
수집일정,이관대상	□
		자료관(문서과)
	□
수집계획		□ 준영구이상기록물
이관 전년도 11월	□
		전문관리기관

□ □공공기관의기록물관리에관한법률시행령□ 제20조

2. 이관목록 제출

이관목록은 이관 2주전까지 디스켓으로 제출

《제출처》

□ 정부기록보존소 수집과

302-701 대전광역시 서구 선사로 139(둔산동 920번지) 정부대전청사 2동

3. 이관보류 협의

□ 이관대상 문서중 업무활용 등 특별한 사유로 이관보류할 문서가 있는 경우, 이관 1개월전까지 이관보류목록을 첨부하여 정부기록 보존소에 신청.

□ 정부기록보존소가 이관보류를 승인한 경우, 이관보류목록을 작성하여 이관 2주전까지 제출하며, 승인하지 않는 기록물은 지정된 이관일에 이관함.

□ 이관보류기간은 이관 당해연도로부터 기산하여 원칙적으로 3년에 한함.

□이관대상문서중 사전 협의없이 임의로 문서를 누락 이관할 경우는 전체 문서의 인수를 보류하오니 유의하시기 바람

4. 이관장소

□ 정부대전청사 2동 지하 1층 B106호

정부기록보존소 수집과 인수실

☜ 042-481-6314, 6274

5. 기타 주의사항

□ 과거에는 정부기록보존소의 기록보존관리가 전산화되지 않았기 때문에 목록작성이나 문서편철 등 정리가 제대로 안된 것이라도 보존처리에 큰 지장이 없었으나,

□ 현재는 접수에서부터 모든 과정이 전산으로 처리되므로 생산기관에서 전산처리에 적합하게 문서를 재정리해오지 않을 경우 전산처리가 불가능하므로 미정리된 문서는 일체 접수하지 않음.

□ 따라서 기록물의 인수거부로 반송 및 재정리 등 많은 인력과 비용의 낭비를 가져오지 않도록 이 지침에 따라 기록물을 사전에 철저히 준비하여 이관토록 재차 협조를 요청함.

제5장 이관목록작성 및 보고

1. 작업절차

기록물 정리
□
기록물목록관리프로그램실행
□
목록입력-기본목록입력 선택
□
기본목록(기록물철 내역) 입력
□
목록입력 - 고유번호부여 선택
□
고유번호부여
□
목록입력 - 세부목록입력 선택
□
세부목록입력
□
이관작업-이관보류목록작성/이관목록작성 선택
□ □		□ □
이관보류신청/승인통보		이관목록작성
□ □		□ □
정부기록보존소로 이관

□ 이관대상 기록물의 목록이 □기록물목록관리프로그램□에 입력되어 있지 않은 경우 기록물정리부터 작업을 진행함.

□ 이관대상 기록물 중 기본목록 및 고유번호가 이미 부여되어 있는 경우에는 세부목록입력부터 작업을 진행함.

2. 기본목록 입력

2.1 기본목록 입력 내용

□ □기록물목록관리프로그램□ 기본목록 입력 화면 구성

□ 기관코드 : 기록물 생산 당시의 부서명 입력. 단, 직제상 □과□단위가 미설치된 기관은 단위기관명을 입력하고, 생산당시 □과□명을 알 수 없는 경우 현재 업무를 처리하는 □과□명을 입력

□ 기록물종류선택 : 문서.카드.도면.대장.시청각 등

□ 기록물명 : 기록물철 제목 입력

□ 분류번호 : 공문서분류번호 입력

□ 공문서분류번호 및 보존기간은 정부기록보존소 홈페이지 참조

□ 보존기간 : 문서의 보존기간은 □공문서분류및보존에관한규칙 제4조□에 따라 책정. 이미 생산되어 보존관리중인 준영구 문서는 재분류하여 영구, 30년, 20년 등으로 보존기간을 부여하여야 한다.

□ 보존기간 30년의 경우 준영구로 입력.

□ 생산년도 : 문서의 최초년도와 최종년도를 입력

□ 수량 : 문서당 수량(권, 매수, 롤, 점 등) 입력

□ 여러해에 걸쳐 생산된 기록물의 수량은 1권만 입력할 수 있음

□ 카드명코드 및 도면규격 선택

3. 고유번호부여

□ 고유번호는 □입력기관코드+기록물종류+생산년도(끝년도)+일련번호□가 합쳐져 순서대로 자동부여된다.

□고유번호가 부여되어 있어야만 세부목록 입력이 가능함

① 기관코드를 입력한다.

□ 입력방법은 제6장 1.5 기관코드 입력 참조.

② 기록물종류를 선택한다.

③ 상단의 □고유번호 미부여 목록창□의 문서목록에서 고유번호를 부여할 문서를 선택하여 를 누른다.

④ 선택된 문서목록이 하단의 □고유번호 부여준비창□으로 복사된다.

⑤ 이 상태에서 를 누르면 화면이 고유번호를 부여한 문서목록이 사라지고 다시 □고유번호 미부여 창□으로 바뀐다.

⑥ 고유번호가 부여된 문서목록을 확인하려면 를 누른다. 그러면 □고유번호 확인/취소□ 화면이 나타난다.

⑦ □고유번호 확인/취소□ 화면에서 「고유번호 부여목록창」에 고유번호가 부여된 목록들이 고유번호 역순으로 나타난다.

⑧ 부여한 고유번호를 취하려면 하단 취소준비목록 창으로 를 눌러 이동한 뒤 고유번호취소 버튼을 누른다.

⑨ 고유번호 부여작업을 계속하고 싶으면 을 누른다. 그러면 다시 □고유번호 부여□ 화면이 나타나며 ②∼⑤를 반복하면 된다.

⑩ 를 누르면 고유번호 부여 및 확인/취소 작업을 모두 끝내고 작업선택 화면으로 되돌아간다.

□ 기록물목록관리프로그램은 처리과 내의 한 대의 PC에서만 사용할 수 있습니다. 여러대의 PC에서 사용할 경우 고유번호 중복으로 인하여 취합이 불가능합니다.

그렇지만 기록물의 종류가 다르거나 생산년도가 다른 경우에는 여러대의 PC에서 작업한 뒤에 취합할 수 있습니다.

4. 세부목록입력

□ 세부목록은 기안문을 중심으로 입력하며, 기안문에 첨부된 시행문은       입력하지 않는다.

4.1 세부목록 입력 내용

□ 건명 : 각각의 문서에 대한 건명(공문서상의 제목)을 입력한다.

□ 문서번호 : 문서번호를 입력한다.

□ 처리일자 : 처리일자 년,월,일을 입력한다.

□ 수신자 : 문서의 수신기관을 입력한다.

□ 발신자 : 문서의 발신기관을 입력한다.

□ 인명 : 문서를 자연인 또는 법인의 인명위주로 검색하는 것이 편리하다고 판단될 경우 그 인명을 입력한다.  예> 인·허가 관련문서, 판결원본, 소청·상훈·징계 관련문서, 국적이탈·회복, 각종 법인관계(설립, 정관 및 임원의 변경), 농지 전용·개간·간척·허가 등

□ 주민번호 : 입력된 인명과 관련한 주민등록번호를 입력한다.

□ 지명코드, 지명, 번지 : 지역명 또는 주소위주로 검색하는 것이 편리하다고 판단될 경우 입력한다. 예> 토지지가감정서, 토지등급 결정결의서, 토지분할허가, 수복지구 농지실태조사 등

□ 입력방법: 지명 입력항목 오른쪽  단추를 누르면 다음과 같이 지명코드 검색창이 나타난다. 이 창의 지명 입력항목에 찾고자하는 지명을 몇글자 입력한 후 [Enter] 키를 치면 그 글자가 포함된 지명이 나타난다.

입력하고자 하는 지명코드가 없을 경우에는 지명 항목에 지명을 직접 입력한다. 지명코드 항목에 불필요한 지명코드가 입력되어 있으면 를 눌러 지운다.

□ 쪽번호 : 문서철내에서 해당 문서의 시작 쪽번호와 끝 쪽번호를 입력한다.

공개등급<□반드시 입력>

□ 공개등급은 다음사항을 참고하여 1종, 2종, 3종, 4종중에서 선택할 것

□ 공공기관의정보공개에관한법률 제7조제1항 [붙임1]

공개등급	공개범위 및 처리방법	관 련 기 록 물
1종	보안업무규정 등 관련법령의 절차에 의해서만 공개	공공기관의정보공개에관한법률 제7조 제1항 제1호에 해당하는 기록물
2종	이해당사자에게만공개	공공기관의정보공개에관한법률 제7조 제1항 제6호, 제7호에 해당하는 기록물 및 기타 비공개 기록물로서 공공기관의정보공개에관한법률에 의해 이해당사자에게만 공개가능한 기록물
3종	비공개	공공기관의정보공개에관한법률 제7조 제1항 제2호, 제3호, 제4호, 제5호, 제8호에 해당하는 기록물 □비공개 기록물중 1종과 2종이 아닌 기록물
4종	국민모두에게 즉시공개	위의 1종, 2종, 3종의 사항에 해당하지 않는 기록물이나, 공공기관의정보공개에관한법률 제7조 제2항의 규정에 의해 공개대상으로 재분류된 기록물

공개등급의 비공개쪽번호 설정

이나 의 쪽번호를 입력후을 누른다.  대통령이름 : 대통령 결재 또는 보고 문서의 경우 대통령 이름을 입력한다.

결재(대통령 결재 또는 보고 문서의 경우에만 입력)

입력항목 오른쪽 상자단추를 눌러 결재 또는 보고를 선택한다.

을 눌러 세부목록을 등록한다.

□ 세부목록을 추가로 등록할 경우 □∼를 반복한다.

□ 세부목록을 추가로 등록할 경우 독립건/관련건 선택화면이 나옴.

▣ 독립건 : 앞의 세부목록과 별개의 문건인 경우.

▣ 관련건 : 앞의 세부목록과 같은 문서이지만, 그중 인명 또는 지명 등 몇 개의 항목내용만 다른 경우. 이때 쪽번호는 앞의 세부목록과 동일함.

□ 관련건으로 입력할 경우 해당 관련건들은 연속적으로 편철되어 있어야 한다. 연속적으로 정리되어 있지 않은 건들 관련건으로 입력할 수 없음.

□ 독립건/관련건의 구분이 모호한 경우 정부기록보존소 담당자와 상의하기 바람.(판결문과 같은 몇몇 문서를 제외하고 대부분의 문서는 독립건에 해당함)

4.2 세부목록의 수정, 삽입, 삭제

□ 수정

① 세부목록창의 세부목록들 중에서 수정하고자하는 건을 선택한다.

② 그 건의 내용이 오른쪽 세부목록입력판에 나타난다.

③ 내용 중 수정하고자 하는 항목의 내용을 변경한다.

④ 를 누르거나 F10키를 친다.

□ 삽입

□ 삽입하려는 세부목록이 관련건일 경우

① 삽입하고자 하는 세부목록과 관련된 세부목록을 선택

② 세부입력내용을 수정한 후  을 누른다.

□ 쪽번호는 관련건과 동일하게 입력한다.

③ 독립건/관련건 선택창이 나타나면 관련건을 선택한다.

예) 위 화면에서 3-1과 3-2의 사이에 세부목록을 삽입할 경우, 3-1이나 3-2를 선택하여 세부목록 내용을 수정한 후 을 누름.

□ 삽입하려는 세부목록이 독립건일 경우

① 삽입하려는 세부목록의 앞/뒤 세부목록의 쪽번호를 수정한다.

□ 삽입될 새로운 건의 쪽번호가 앞 또는 뒷건과 겹치면 오류가 발생되어 삽입이 되지 않는다.

② 세부목록창에서 삽입할 세부목록의 앞 또는 뒤 세부목록을 선택한다.

③ 세부목록창의 내용을 새로 삽입할 문서의 내용으로 바꾼다.

□ 삽입할 새로운 건은 쪽번호는 삽입할 건의 앞 또는 뒷건과 일치하지 않아야 한다.

④ 을 누르고, 독립건/관련건 선택창이 나타나면 독립건을 선택한다.

□ 삽입처리와 등록처리의 비교

	독 립 건	관 련 건
삽입처리	세부목록창 가 가리키는 건번호로 되고, 그 이하 건들은 독립건번호만 1씩 증가	세부목록창 가 가리키는 건번호로 되고, 그 이하 관련건들은 연결순번만 1씩 증가
등록처리	항상 세부목록창의 맨 끝번호로 등록	세부목록창 가 가리키는 건번호의 관련건중 가장 끝 연결순번으로 등록

□ 삭제

저장되어 있는 세부목록들 중 잘못 입력했거나 필요 없는 건을 없애는 기능

① 세무목록창에서 삭제하고자 하는 건을 선택한다.

② 세부목록창의 지시표 가 가리키는 내용을 세부목록입력판에서 잘 확인한 후 를 누른다.

③ 세부목록창에서 방금 지시표 가 가리켰던 건은 없어지고 그 아래에 있던 세부건들의 건번호가 1씩 감소되면서 한줄씩 위로 올라온다.

□ 세부목록이 작성되지 않은 기록물은 이관목록에 나타나지 않는다. 따라서 대장과 같이 한 건의 세부목록만 있는 경우에도 세부목록을 입력해야 한다.

5. 이관목록작성

정부기록보존소 또는 문서과에 기록물을 이관하고자 할 경우 해당 기록물 목록을 검색·선택하여 이관목록보고서를 작성하고 디스켓에 복사

① 을 눌러 검색조건을 입력한 후 을 누른다.

② 이관 대상이 아닌 목록은 목록창의 지시표 를 그 목록에 위치시킨 후 스페이스바를 눌러 목록창에서 제거시킨다.

③ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

④ 목록창에서 제거시킬 목록을 다 제거시키고 현재 목록창에 있는 목록들이 이관 대상임이 확인되었으면 를 누른다.

⑤ 이관목록 보고서번호 확인창이 나오면, 보고서번호를 확인한 뒤에  을 누르면 목록창의 목록 전체에 대해 방금 나온 이관목록 보고서번호가 부여된다. 그리고 목록창은 모두 지워진다.

⑥ 를 누르면 다음과 같이 방금 부여한 이관보고번호를 가진 목록들을 검색·확인하고 디스켓으로 복사할 수 있는 화면이 나타난다.

□ 이전에 부여한 이관보고번호를 검색·확인하고 싶으면 해당 번호를

입력하면 된다.

⑦ 을 누르면 해당 이관보고번호를 가진 목록들이 검색목록창에 모두 나타난다.

⑧ 잘못 부여한 목록의 이관보고번호를 없애고자 할 경우에는 [전체취소]를 누르거나 없애고자 하는 목록을 마우스로 선택한 후 스페이스바를 누른다.

⑨ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

⑩ 목록들을 종이에 인쇄하고 싶으면 를 누른다.

⑪ 목록창에 있는 목록을 디스켓에 복사하고 싶으면 를 누른다. 그러면 드라이브 선택창이 나타나는데 드라이브를 선택하고 디스켓을 해당 드라이브에 넣은 후 을 눌러 모두 디스켓에 복사한다.

□ 제3장 5.생산목록작성방법 참조

⑫ 를 누르면 □이관목록 작성□ 화면으로 이동한다.

⑬ 를 누르면 모든 작업을 종료하고 작업메뉴선택 화면으로 이동한다.

제6장 프로그램 사용설명서

1. 기록물목록관리프로그램 소개

기록물목록관리프로그램은

각급기관에서 생산되는 기록물에 대하여 종류별로 기본색인목록 및 세부색인목록을 입력하여 검색·활용할 수 있으며, 처리과 □ 문서과로 또는 문서과 □ 정부기록보존소로 기록물 이관시 디스켓에 전산목록자료를 작성하여 함께 이관함으로서 이관받은 기록물 목록을 바로 정보화할 수 있는 시스템임

1.1.  프로그램의 구성

기록물목록관리프로그램	주요항목	작업구분	비고
	목록입력	기본목록입력	생산□이관업무시 필수
		고유번호부여	생산□이관업무시 필수
		세부목록입력	이관업무시 필수
	목록검색	일반검색	필요시
		이관기록물검색	필요시
		폐기기록물검색	필요시
	이관작업	취합	생산□이관업무시 필수
		보유목록작성	필요시
		생산목록작성	생산현황보고시 필수
		이관목록작성	이관업무시 필수
		인수인계작성	필요시
		폐기목록작성	별도 폐기지침
		이관보류목록작성	필요시
		이관보류승인	필요시
	기타	정부기록보존소등록번호부여
		DB자료 백업	필요시
		구기본목록변환

1.목록입력

□기본목록 입력

- 문서철(기록물) 각각에 대한 문서철명, 분류번호, 생산년도, 생산기관 등 기본색인 내용을 입력

□고유번호 부여

- 고유번호는 입력된 기본목록(문서철)별로 부여되는 고유한 번호로서, 같은 종류의 문서철이 여러권 있는 경우에도 매 문서철당 고유번호가 각각 부여됨.

□세부목록 입력

- 한권의 문서철(기록물) 안에 들어있는 각 문서의 건별 문서제목, 문서번호, 수신처 등 세부색인 내용을 입력

2.목록검색

□일반 검색

- 프로그램에 전산 입력한 생산·보유 기록물목록의 기본목록 및 세부목록을 검색하고, 각 기록물에 대한 표지라벨 및 세부목록표를 종이에 인쇄할 수 있음

□이관 기록물 검색

- 정부기록보존소 또는 문서과로 이관한 기록물목록의 기본목록 및 세부목록을 검색하고, 각 기록물에 대한 목록표 및 세부목록표를 종이에 인쇄할 수 있음

□폐기 기록물 검색

- 폐기처리한 기록물목록의 기본목록 및 세부목록을 검색하고, 폐기목록표를 종이에 인쇄할 수 있음

3.이관작업

□취합

- 각 처리과에서 작성해 온 보유목록, 생산목록, 이관목록 등의 디스켓 자료를 문서과에서 검색·확인한 후 하드디스크에 합침

□ 처리과에서 문서과로 보낼 목록을 디스켓에 복사한 후 제대로 복사되었는지 확인만 하고자 할 경우에도 사용가능

□보유목록 작성

- 현재 보유하고 있는 기록물목록 전체에 대하여 생산기관, 기록물종류, 생산년도, 보존기간등 다양한 조건을 주어 검색해보고, 또 필요한 경우 상급기관에 보고할 목록을 디스켓에 복사

□생산목록 작성

- 특정 연도 또는 특정기간에 생산된 기록물목록을 상급기관에 보고하기 위하여 생산년도, 보존기간 등 다양한 조건을 주어 목록을 검색·선택한 후 생산목록보고서를 작성하고 디스켓에 복사

□이관목록 작성

- 정부기록보존소 또는 문서과에 기록물을 이관하고자 할 경우 해당 기록물 목록을 검색·선택하여 이관목록보고서를 작성하고 디스켓에 복사

□인수인계 작성

- 처리과에서 복사해 온 이관목록 디스켓을 취합한 후 취합된 이관목록과 원본기록물을 인계자·인수자가 함께 비교·확인한 후 인수인계처리서를 작성하고 인수인계서를 종이에 인쇄하여 상호 서명날인후 교부함

□폐기목록 작성

- 보존기한이 지난 기록물목록을 검색하여 폐기대상 목록을 추려낸 후 폐기처리서를 작성하고 폐기처리함

□이관보류목록 작성

- 증빙자료성 비치문서등 처리과에서 계속 활용해야 할 기록물에 대해서는 문서과(30년이하) 또는 정부기록보존소(영구)와 협의

- 이관을 보류해야 할 기록물 목록을 검색·선택하여 이관보류목록보고서를 작성하고 디스켓에 복사

□이관보류 승인

- 처리과에서 이관보류를 신청해 온 기록물 목록을 검색·선택하여 이관보류승인서를 작성하고 이관보류승인서를 종이에 인쇄

4. 기  타

□정부보존소 등록번호 부여

- 정부기록보존소에서 영구기록물 이관요청시 기록물 각각에 부여해준 □정부보존소 등록번호□를 일괄적으로 입력할 수 있음

□DB 자료 백업

- 기본목록, 세부목록 등 입력된 자료파일 및 코드파일을 주기적으로 하드디스크 또는 디스켓에 복사해 두어 입력한 자료가 손상되거나 없어지는 만약의 사태에 대비하여 둠

□구기본목록 변환

- □97년 5월에 보급한 생산문서목록관리 프로그램으로 입력한 자료를 본 프로그램에서 사용할 수 있도록 변환

프로그램 설치 주의사항

□ 본 프로그램은 1개의 과(課)에서는 1대의 PC에만 설치·사용하여야 한다.  여러대의 PC에서 기록물목록을 나누어 입력할 경우 똑같은 고유번호가 생성될 수 있기 때문이다. 여러대의 PC에서 작업을 할 경우에는 기록물 종류별 또는 생산년도별로 나누어 작업해야 함.

1.3 프로그램 내려받기

□ 정부기록보존소 홈페이지(http://www.archives.go.kr)

기록물관리 □ 기록물목록관리S/W □ 자료실

① 자료실에서 기록물목록관리 프로그램 설치용 파일 내려받기.

② 내려받은 파일을 사용자 컴퓨터의 임의 디렉토리에 복사.

③ 내려받은 파일을 더블클릭해서 실행시킨다.

□ 내려받은 파일은 압축된 파일로 더블클릭하면 자동으로 압축이 풀림

④ 압축을 모두 풀면 그림과 같은 파일들이 나타난다.

1.4 프로그램 설치

① setup.exe를 실행시키면 다음과 같은 프로그램 설치화면이 나타난다.

② 설치시작을 눌러 프로그램을 설치한다.

③ □2번 디스켓을 넣어주십시오□라는 메시지가 나오면 『OK』단추를 누른다. 『OK』단추를 누르면 다음과 같이 화면이 바뀐다.

④ 설치작업을 처음 하는 것이면 를 누른다.

⑤ □3번 디스켓을 넣어주십시오□라는 메시지가 나오면 『OK』단추를 누른다.

⑥ □4번 디스켓을 넣어주십시오□라는 메시지가 나오면 『OK』단추를 누른다.

⑦ □5번 디스켓을 넣어주십시오□라는 메시지가 나오면 『OK』단추를 누른다.

⑧ 잠시후 다음과 같이 기관코드를 설치해주는 화면이 나타난다.

⑨  □>>□ 단추를 눌러 전체 기관코드를 오른쪽으로 옮긴 뒤 [계속]을 누른다. 그러면 선택된 모든 부처의 모든 기관코드(국, 실, 과)가 설치된다.

⑩ 기관코드 설치작업이 끝나면 다음과 같은 화면이 나타난다.

위 화면은 현재 프로그램을 설치하고 있는 과(課)의 기관코드(□입력기관코드□)를 지정하는 작업을 한다. 프로그램 설치시 입력기관코드는 반드시 지정해 주어야 한다.

입력기관코드를 지정하려면 [입력기관선택]을 누른다. 그러면 기관코드 선택창이 나타나는데 해당 부처를 먼저 선택한 후 자기 과(課)의 기관코드를 찾아 선택한다. □ 기관코드입력방법은 1.5 기관코드 입력 참조.

□ 입력기관코드는 문서철 고유번호에 함께 부여되는 항목이므로 최초 설치때 지정된 코드가 계속 유지되어야 한다. 만일 기관코드가 생성되어 있지 아니한 경우에는 정부기록보존소에 기관코드 보완을 요청하여 보완된 기관코드파일을 받은 뒤에 설치하기 바람

□ 행정자치부 정부기록보존소 보존과

302-701 대전광역시 서구 둔산동 920 정부대전청사 2동

☜ 042-481-6330 전송 : 042-481-6343

⑪ 프로그램 복사, 기관코드 설치 및 입력기관코드 지정등 모든 설치작업이 끝났으면 [완료]를 누른다.

⑫ 그러면 그룹아이콘 폴더에 본 프로그램의 실행 아이콘이 생성되고 프로그램 설치작업은 종료된다. (WINDOWS 95의 경우 실행단축아이콘을 바탕화면에 복사해 두면 프로그램 실행이 간편해진다)

1.5 기관코드만 재설치하고자 할 경우

① 「프로그램 설치」작업에서 ①∼③ 과정을 똑같이 수행한다.

② 을 누른다. 그런후 「프로그램 설치」작업의 ⑧∼⑪ 과정을 수행한다.

③ 를 눌러 기관코드 재설치작업을 종료한다.

1.6 기관코드 입력

① 다음과 같이 기관코드를 입력하는 부분에서 선택단추 를 누른다.

② 다음과 같이 기관코드 선택창이 나타난다.

③ 부처선택단추를 눌러 찾는 방법

- 부처선택단추를 누른 뒤 수직 스크롤바를 이용해서 해당 기관을 찾음.

④ 부처명을 입력해서 찾는 방법

- 부처명 입력항목에 해당 부처를 입력하고 [Enter]키를 친다.

□ 아이콘 설명

: 더 이상 하부기관이 없는 기관명

: 하부기관이 있는 기관명

마우스 왼쪽단추를 두 번 누르면 아이콘이 펼쳐진  모양으로 바뀌면서 하부기관명이 나타난다.

* : 폐지된 구 기관명

⑤ □□의 하부기관(처리과)를 찾아 선택한다.

□ 현재창에 기관명이 보이지 않으면 수직스크롤바를 이용해 해당 기관을 찾고, 하부기관이 있는 기관명에서는 마우스를 두 번 눌러 원하는 기관을 찾으면 된다.

⑥  을 누르면 원래의 화면 □기관코드□입력항목에 다음과 같이 기관코드가 입력되고 기관명이 그 옆에 표시된다.

□ 오래된 기록물의 생산기관 코드를 입력하는 경우 해당 기관코드가 없을 수도 있는데 이때는 현재 업무를 처리하는 과(課)명의 기관코드를 선택하여 입력한다.

1.7 기관코드가 수정·보완된 경우

① 수정·보완된 기관코드 파일(total.db, total.px)을 디스켓 또는 정부기록보존소 홈페이지을 통해 다운받은 후 하드디스크의 'C:\GIROK\TEMP' 디렉토리(폴더)에 복사한다.

② 그런후 위 □기관코드만 재설치하고자 할 경우□의 작업을 수행한다.

1.8 프로그램 및 입력된 목록자료를 다른 PC로 옮길 경우

① Ｅ 컴퓨터에서 B 컴퓨터로 옮길 경우, 프로그램을 먼저 B 컴퓨터에 설치한다. (프로그램 설치는 설치 디스켓을 이용해 앞의 방법대로 설치한다.)

② A 컴퓨터에서, 「기록물목록관리시스템」의 『기타/DB 자료백업』에서 대상파일을 모두 선택한 후 디스켓에 『백업』받는다.

③ B 컴퓨터에서, 「기록물목록관리시스템」의 『기타/DB 자료백업』에서 대상파일을 모두 선택한 후 백업 받은 디스켓의 자료로 『복구』시킨다.

1.9 시작 및 종료

□ 프로그램 시작

① - 바탕화면에서 본 프로그램의 아이콘에 마우스포인터를 올려놓고 더블클릭한다.

- 또는 바탕화면에 실행단축 아이콘이 없을 경우 □시작/프로그램/기록물관리/기록물관리□를 선택한다.

- 또는 탐색기로 C:\GIROK 디렉토리를 찾아 본 프로그램의 실행파일(girok.exe)을 더블클릭한다.

② 그러면 위 화면이 나타나는데 암호항목에서 암호를 입력한다.

최초에는 암호를 □girok'으로 입력한다.

③ 암호를 변경하고자 할 경우에는 화면 오른쪽 아래에 있는 을 누른다.

□ 암호는 영문자 및 숫자를 조합하여 6자리로 입력한다. 암호는 잘 기억하고 있어야하며, 업무 인수인계시 암호 인수인계도 확실히 해야한다.

□ 작업 선택 및 종료

① 기록물 목록관리 프로그램은 크게 4가지 작업으로 구분된다. 즉

- 『목록입력』작업

- 『목록검색』작업

- 『이관작업』작업

- 『기    타』작업

이 있으며, 마우스로 화면 왼쪽부분의 해당 작업명 단추를 누르면 단추가 눌려지면서 관련 세부작업명이 오른쪽 부분에 나타난다

□ 각 작업의 세부작업명은 다음의 프로그램 구성 참조.

② 세부작업을 실행하려면 각 세부작업명 왼쪽단추 를 누른다

③ 작업을 끝내려면 화면 왼쪽아래 부분에 있는 단추를 누른다.

2. 프로그램 운용방법

2.1 목록입력

2.1.1 기본목록입력

□ 기관코드

□ 기관코드는 기록물 생산 당시의 부서명으로 입력해야 함

□ 다만 직제상 □과□단위가 미설치된 기관은 단위기관명을 입력하고, 생산당시 □과□명을 알 수 없는 경우 현재 업무를 처리하는 □과□명을 입력 □ 제6장 1.5 기관코드 입력 참조.

□ 기록물종류

□ 기록물의 종류는 제1장 3. 기록물의 구분 및 개념 참조

□ 기록물명

□문서·대장

문서철(綴)단위 제목을 입력하며, 필요시 부제목을 입력

(예) 정부수립 50주년 기념사업(학술대회편)

□카드

카드명을 입력하며, 필요시 부제목을 입력

□도면

도면명을 개개의 건(件)별로 입력하며, 필요시 부제목을 입력

□시청각기록물

시청각 형태에 따른 제목을 입력하며, 필요시 부제목을 입력

□행정박물

해당기록물의 명칭을 입력하며, 필요시 부제목을 입력

□선물

선물은 원제명을 입력

□ 분류번호

□ □공문서분류및보존에관한규칙(총리령 제615호, □97.2.22)□에 의거 대표적 기능의 분류번호 5자리를 정확하게 입력하여야 한다.

□ 공문서분류번호 및 보존기간은 정부기록보존소 홈페이지 참조

□ 보존기간

□ 2003년도 12월 31일까지 생산된 기록물은 □공문서분류및보존에관한규칙□를 적용하여 보존기간을 책정

□ 2004년도 1월 1일 생산 기록물은 □기록물분류기준표(2003.11.28 고시)의 단위업무에 따라 보존기간 책정

□ 생산년도

□동일년도에 생산되고 완결된 경우는 □2003-2003□로 입력한다.

□여러년도에 걸쳐 생산된 문서는 최초년도와 최종년도를 입력한다.

(예) 2001 ∼ 2003

□ 수량

□문서·대장의 경우 권수로 입력

□도면·카드는 매수로 입력

□시청각기록물·행정박물·선물 등은 형태별 수량을 롤, 점, 매, 개 등으로 입력

□ 카드명코드

□카드의 경우 카드명 코드를 선택하여 입력

□ 도면규격

□도면은 전지, 2절지, 4절지로 구분 입력하며, 4절지 이하인 경우 4절지로 입력

2.1.2 고유번호부여

□고유번호는 기관코드+기록물종류+생산년도+일련번호가 합해져 자동부여 됨

□고유번호가 부여되어야만 세부목록 입력이 가능함

□고유번호는 문서의 생산년도를 기준으로 하며, 여러 해에 걸쳐 생산된 문서는 최종년도를 기준으로 고유번호가 부여됨

□ 고유번호는 □입력기관코드+기록물종류+생산년도(끝년도)+일련번호□가 합쳐져 순서대로 자동부여된다.

고유번호부여 화면은 다음과 같이 구성되어 있다.

□ 기관코드 : 기록물 생산 당시 기관의 기관코드

□ 기록물 종류 선택 : 기록물의 종류를 선택(문서,카드,도면,대장 등)

□ 검색 : 고유번호를 부여해야 할 기록물을 검색

□ 고유번호미부여목록 창 : 고유번호가 부여되지 않은 기록물 목록창

□ 목록 선택/취소 : 「고유번호 미부여 목록창」에서 고유번호를 부여할 기본목록을 선택한 후 를 누르면 「고유번호 부여 준비목록창」으로 이동. 를 누르면 다시 원래 「고유번호 미부여 목록창」으로 이동.

□ 고유번호부여준비목록 창 : 고유번호를 부여할 목록창

□ 고유번호부여 : 고유번호부여준비목록의 기록물에 고유번호부여 실행

□ 확인/취소화면 : 부여한 고유번호를 확인 또는 취소

□ 고유번호 부여대상 기록물은 문서, 카드, 도면, 대장, 시청각기록물, 행정박물, 선물등 7종류이다. 자료관(문서과) 또는 정부기록보존소로 목록보고 및 이관을 하려면 고유번호가 반드시 부여되어 있어야 한다.

2.1.3 고유번호부여 처리절차

① 기관코드를 입력한다.

□ 제6장 1.5 기관코드 입력 참조

② 기록물종류를 선택한다.

③ 상단의 □고유번호 미부여 목록창□의 문서목록에서 고유번호를 부여할 문서를 선택하여 를 누른다.

④ 선택된 문서목록이 하단의 □고유번호 부여준비창□으로 복사된다.

⑤ 이 상태에서 를 누르면 화면이 고유번호를 부여한 문서목록이 사라지고 다시 □고유번호 미부여 창□으로 바뀐다.

⑥ 고유번호가 부여된 문서목록을 확인하려면 를 누른다. 그러면 □고유번호 확인/취소□ 화면이 나타난다.

⑦ □고유번호 확인/취소□ 화면에서 「고유번호 부여목록창」에 고유번호가 부여된 목록들이 고유번호 역순으로 나타난다.

⑧ 부여한 고유번호를 취하려면 하단 취소준비목록 창으로 를 눌러 이동한 뒤 고유번호취소 버튼을 누른다.

⑨ 고유번호 부여작업을 계속하고 싶으면 을 누른다. 그러면 다시 □고유번호 부여□ 화면이 나타나며 ②∼⑤를 반복하면 된다.

⑩ 를 누르면 고유번호 부여 및 확인/취소 작업을 모두 끝내고 작업선택 화면으로 되돌아간다.

2.1.4 세부목록입력

□ 세부목록은 기안문을 중심으로 입력하며, 기안문에 첨부된 시행문은       입력하지 않는다.

□ 세부목록 입력 내용

□ 건명 : 각각의 문서에 대한 건명(공문서상의 제목)을 입력한다.

□ 문서번호 : 문서번호를 입력한다.

□ 처리일자 : 처리일자 년,월,일을 입력한다.

□ 수신자 : 문서의 수신기관을 입력한다.

□ 발신자 : 문서의 발신기관을 입력한다.

□ 인명 : 문서를 자연인 또는 법인의 인명위주로 검색하는 것이 편리하다고 판단될 경우 그 인명을 입력한다.  예> 인·허가 관련문서, 판결원본, 소청·상훈·징계 관련문서, 국적이탈·회복, 각종 법인관계(설립, 정관 및 임원의 변경), 농지 전용·개간·간척·허가 등

□ 주민번호 : 입력된 인명과 관련한 주민등록번호를 입력한다.

□ 지명코드, 지명, 번지 : 지역명 또는 주소위주로 검색하는 것이 편리하다고 판단될 경우 입력한다. 예> 토지지가감정서, 토지등급 결정결의서, 토지분할허가, 수복지구 농지실태조사 등

□ 입력방법: 지명 입력항목 오른쪽  단추를 누르면 다음과 같이 지명코드 검색창이 나타난다. 이 창의 지명 입력항목에 찾고자하는 지명을 몇글자 입력한 후 [Enter] 키를 치면 그 글자가 포함된 지명이 나타난다.

입력하고자 하는 지명코드가 없을 경우에는 지명 항목에 지명을 직접 입력한다. 지명코드 항목에 불필요한 지명코드가 입력되어 있으면 를 눌러 지운다.

□ 쪽번호 : 문서철내에서 해당 문서의 시작 쪽번호와 끝 쪽번호를 입력한다.

공개등급

□공개등급은 다음사항을 참고하여 1종, 2종, 3종, 4종중에서 선택할 것

□ 공공기관의정보공개에관한법률 제7조제1항 [붙임1]

공개등급	공개범위 및 처리방법	관 련 기 록 물
1종	보안업무규정 등 관련법령의 절차에 의해서만 공개	공공기관의정보공개에관한법률 제7조 제1항 제1호에 해당하는 기록물
2종	이해당사자에게만 공개	공공기관의정보공개에관한법률 제7조 제1항 제6호, 제7호에 해당하는 기록물 및 기타 비공개 기록물로서 공공기관의정보공개에관한법률에 의해 이해당사자에게만 공개가능한 기록물
3종	비공개	공공기관의정보공개에관한법률 제7조 제1항 제2호, 제3호, 제4호, 제5호, 제8호에 해당하는 기록물 □비공개 기록물중 1종과 2종이 아닌 기록물
4종	국민모두에게 즉시공개	위의 1종, 2종, 3종의 사항에 해당하지 않는 기록물이나, 공공기관의정보공개에관한법률 제7조 제2항의 규정에 의해 공개대상으로 재분류된 기록물

공개등급의 비공개쪽번호 설정

이나 의 쪽번호를 입력후을 누른다.  대통령이름 : 대통령 결재 또는 보고 문서의 경우 대통령 이름을 입력한다.

결재(대통령 결재 또는 보고 문서의 경우에만 입력)

입력항목 오른쪽 상자단추를 눌러 결재 또는 보고를 선택한다.

을 눌러 세부목록을 등록한다.

□ 세부목록을 추가로 등록할 경우 □∼를 반복한다.

□ 다음 세부목록을 입력할 경우 독립건/관련건 선택화면이 나옴.

▣ 독립건 : 앞의 세부목록과 별개의 문건인 경우.

▣ 관련건 : 앞의 세부목록과 같은 문서이지만, 그중 인명 또는 지명 등 몇 개의 항목내용만 다른 경우. 이때 쪽번호는 앞의 세부목록과 동일함.

□ 관련건으로 입력할 경우 해당 관련건들은 연속적으로 쪽번호가 부여되어 있어야 한다. 쪽번호가 연속적으로 정리되어 있지 않은 건들 관련건으로 입력할 수 없음.

□ 독립건/관련건의 구분이 모호한 경우 정부기록보존소 담당자와 상의하기 바람.(판결문과 같은 몇몇 문서를 제외하고 대부분의 문서는 독립건에 해당함)

2.1.5 세부목록의 수정, 삽입, 삭제

□ 수정

① 세부목록창의 세부목록들 중에서 수정하고자하는 건을 선택한다.

② 그 건의 내용이 오른쪽 세부목록입력판에 나타난다.

③ 내용 중 수정하고자 하는 항목의 내용을 변경한다.

④ 를 누르거나 F10키를 친다.

□ 삽입

□ 삽입하려는 세부목록이 관련건일 경우

① 삽입하고자 하는 세부목록과 관련된 세부목록을 선택

② 세부입력내용을 수정한 후  을 누른다.

□ 쪽번호는 관련건과 동일하게 입력한다.

③ 독립건/관련건 선택창이 나타나면 관련건을 선택한다.

예) 위 화면에서 3-1과 3-2의 사이에 세부목록을 삽입할 경우, 3-1이나 3-2를 선택하여 세부목록 내용을 수정한 후 을 누름.

□ 삽입하려는 세부목록이 독립건일 경우

① 삽입하려는 세부목록의 앞/뒤 세부목록의 쪽번호를 수정한다.

□ 삽입될 새로운 건의 쪽번호가 앞 또는 뒷건과 겹치면 오류가 발생되어 삽입이 되지 않는다.

② 세부목록창에서 삽입할 세부목록의 앞 또는 뒤 세부목록을 선택한다.

③ 세부목록판의 내용을 새로 삽입할 문서의 내용으로 바꾼다.

□ 삽입할 새로운 건은 쪽번호는 삽입할 건의 앞 또는 뒷건과 일치하지 않아야 한다.

④ 을 누르고, 독립건/관련건 선택창이 나타나면 독립건을 선택한다.

□ 삽입처리와 등록처리의 비교

	독 립 건	관 련 건
삽입처리	세부목록창 가 가리키는 건번호로 되고, 그 이하 건들은 독립건번호만 1씩 증가	세부목록창 가 가리키는 건번호로 되고, 그 이하 관련건들은 연결순번만 1씩 증가
등록처리	항상 세부목록창의 맨 끝번호로 등록	세부목록창 가 가리키는 건번호의 관련건중 가장 끝 연결순번으로 등록

□ 삭제

저장되어 있는 세부목록들 중 잘못 입력했거나 필요 없는 건을 없애는 기능

① 세무목록창에서 삭제하고자 하는 건을 선택한다.

② 세부목록창의 지시표 가 가리키는 내용을 세부목록입력판에서 잘 확인한 후 를 누른다.

③ 세부목록창에서 방금 지시표 가 가리켰던 건은 없어지고 그 아래에 있던 세부건들의 건번호가 1씩 감소되면서 한줄씩 위로 올라온다.

2.2 목록검색

목록검색에서는 목록입력작업에서 입력처리한 기본목록, 세부목록 등에 대하여 다양한 조건으로 검색·열람해 보며, 또한 검색된 목록표를 종이에 인쇄하고, 각종기록물의 세부목록표 및 표지 라벨등을 인쇄하여 능률적인 원본기록물의 관리·활용이 되도록 하고 있다.

2.2.1 일반검색

① 일반검색창에서 을 누르면 다음과 같이 검색조건을 입력할 수 있는 창이 나타난다.

- 기관코드 : 입력방법은 제6장 1.5 기관코드 입력 참조.

□ 단위기관 코드를 입력하면 그 이하 기관의 모든 목록자료를 검색한다.

- 기록물종류 : 항목 오른쪽 상자단추 를 누르면 다음과 같이 기록물종류가 나타나는데 그 중 하나를 선택한다.

- 보존기간 : 항목 오른쪽 상자단추 를 눌러 검색하고자 하는 보존기간을 선택한다.

- 생산년도 범위 : 기록물의 생산년도 범위를 입력한다. 기록물의 생산년도 시작과 끝년도가 이 범위에 속한 것은 모두 검색된다.

- 기록물명 : 한글 2글자 이상 입력한다. 입력한 글자가 포함된 기록물은 모두 검색된다.

□ 기관코드, 보존기간, 생산년도 범위, 기록물명등은 빈칸으로 둘수도 있는데 이 경우 검색대상은 해당 기록물종류 전체가 된다.

- 선택항목

·「세부목록등록된 것」, 「생산보고된 것」, 「보류목록」, 「인수처리안된 것」, 「정부보존소등록번호 부여된 것」중 한개 이상 선택할 수 있다. 선택방법은 마우스를 해당 항목명 왼쪽의 □에 놓고 왼쪽 버튼을 누르면 된다.

·선택을 안할 경우는 선택항목 위의 기본조건에 맞는 모든 기록물을 대상으로 검색한다. 예를 들어, 「세부목록등록된 것」을 선택했으면 기본조건에 일치하면서 세부목록이 등록된 목록을 검색하며, 선택하지 않았으면 기본조건에 일치하면서 세부목록이 등록된 것과 안된 것 모두를 검색한다.

② 검색조건을 모두 입력했으면 을 누른다. 그러면 해당 조건에 맞는 목록이 검색목록창에 나타난다.

③ 검색목록창에 나타난 목록을 종이로 인쇄하고 싶으면 를 누른다. 그러면 다음과 같이 인쇄조건입력창이 나타나는데 해당 조건을 입력한 후을 누른다.

④ 검색목록창에 나타난 기록물의 표지(카드,도면의 경우에는 봉투)에 부착할 라벨(기록물명, 생산기관명)을 출력하고 싶으면 를 누른다. 그러면 표지라벨을 출력한다는 안내창이 나오는데 그 창에서  을 누르면 표지라벨이 종이에 인쇄된다.

⑤  단추는 검색조건에서 시청각, 행정박물, 선물중 하나를 선택했을 때만 나타난다.

⑦ 다른 조건으로 목록검색을 하고 싶으면 ②∼③을 반복한다.

⑧ 검색작업을 끝내고 싶으면 를 누른다.

⑨ 목록검색창에 나타난 목록 중 세부목록을 보고싶으면 해당목록의 □고유번호□ 항목에 마우스포인터를 올려놓고 더블클릭한다.

- 세부목록표를 인쇄하고 싶으면 를 누른다.

- 이전 화면으로 되돌아 가고 싶으면 를 누른다.

2.2.2 이관기록물검색

① 이관기록물검색은 문서과 또는 정부기록보존소로 이관한 기록물목록을 다양한 조건을 주어 검색할 수 있다.

② 을 누르면 다음과 같이 검색조건을 입력할 수 있는 창이 나타난다.

③ 검색조건을 모두 입력했으면 을 누른다. 그러면 해당 조건에 맞는 목록이 검색목록창에 나타난다.

④ 검색목록창에 나타난 목록을 종이로 인쇄하고 싶으면 를 누른다. 그러면 다음과 같이 인쇄조건입력창이 나타나는데 해당 조건을 입력한 후 □확인□단추를 누른다.

⑤ 검색목록창에 나타난 기록물의 표지(카드,도면의 경우에는 봉투)에 부착할 라벨(기록물명, 생산기관명)을 출력하고 싶으면 를 누른다. 그러면 표지라벨을 출력한다는 안내창이 나오는데 그 창에서 □확인□ 단추를 누르면 표지라벨이 종이에 인쇄된다.

⑥ 내용요약인쇄 단추는 검색조건에서 시청각, 행정박물, 선물중 하나를 선택했을 때만 나타난다.

⑦ 다른 조건으로 목록검색을 하고 싶으면 ②∼③을 반복한다.

⑧ 검색작업을 끝내고 싶으면 를 누른다.

⑨ 목록검색창에 나타난 목록중 세부목록을 보고싶으면 해당목록의 □고유번호□ 항목에 마우스포인터를 올려놓고 더블클릭한다.

2.2.3 폐기기록물검색

□ 2000년 이후 기록물 폐기는 □공공기관의기록물관리에관한법률시행령□ 제37조에 의해 기록물분류기준표의 보존기간에 의거하여 자료관에서 기록물전문관리요원의 심사와 기록물폐기심의회의 심의를 거쳐 행하도록 되어 있음. □ 기록물폐기시 정부기록보존소의 폐기지침 참조.

□ 아울러 기록물 폐기시 □폐기심의서□를 작성 관리하도록 되어 있으므로 본 프로그램의 폐기기록물검색은 그 효용성이 없음.

□ 참고로, □폐기심의서□의 양식은 아래와 같음

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

[서식 2] 폐기심의서

① 기록물철 분류번호	② 생산년도	③ 기록물철 제 목	④ 보존기간 만 료 일	⑤ 폐기심사 의 견	⑥ 사 유	⑦ 페기심의회 심 의 결 과	⑧ 폐 기 처분일	⑨ 확인	⑩ 비고

□ □기록물관리법□ 시행규칙 별지 제22호 서식

① 기록물철분류번호 : 분류번호는 기록물철 중 최상위기능분류번호 기재

② 생산연도 : 기록물철 생산년도를 기록

(몇 개 년도에 걸쳐 생산되는 경우 1998-1999와 같이 기재)

③ 기록물철제목 : 철제목을 정확하고 구체적으로 기재

④ 보존기간만료일 : 보존기간 종결년도만 기재

⑤ 폐기심사의견 : □폐기□, □보류□, □보존□ 등을 명확하게 기재

⑥ 사유 : □폐기□ 등의 사유를 기재

⑦ 폐기심의회심의결과 : □폐기□, □보류□, □보존□ 등을 명확하게 기재

⑧ 폐기처분일 : 폐기처분한 연·월·일 기재

⑨ 확인 : 기록물관리전문요원 또는 문서폐기담당자 서명

⑩ 비고 : 필요사항 기재

2.3 이관작업

이관작업은 다음과 같이 업무성격에 따라 크게 8가지 작업으로 세분화하였다.

1. 목록디스켓 취합

2. 보유목록 작성

3. 생산목록 작성

4. 이관목록 작성

5. 인수목록 작성

6. 폐기목록 작성

7. 이관보류목록 작성

8. 이관보류 승인

□ 「처리과 □ 문서과」 또는 「문서과 □ 정부기록보존소」로

□ 보유현황목록을 보고할 경우에는 『2. 보유목록 작성』에서

□ 매년 생산되는 목록을 보고할 경우에는 『3. 생산목록 작성』에서

□ 기록물 원본과 함께 목록을 이관할 경우에는 『4. 이관목록 작성』에서

디스켓을 작성하여 보고하면 된다. 그러면 문서과 또는 정부기록보존소에서는 해당 디스켓을 『1. 목록디스켓 취합』에서 디스켓 목록을 취합한다.

□ 만약, 디스켓을 분실하였거나 또는 디스켓이 손상되었더라도 해당 목록보고서번호만 알고 있으면 똑같은 목록내용의 디스켓을 반복하여 복사할 수 있어 목록자료의 안정성을 유지할 수 있다.

2.3.1 목록디스켓취합

□목록디스켓 취합□ 작업은 처리과에서 복사해 온 디스켓 자료(보유목록, 생산목록, 이관목록, 이관보류목록 등)를 문서과의 컴퓨터 하드디스크에 합치는 작업을 수행한다.

① 먼저 디스켓을 넣을 드라이브명을 선택한다. 목록이 복사된 디스켓을 해당 드라이브에 넣는다.

② 을 누른다. 그러면 디스켓의 목록자료가 검색목록창에 나타난다. 디스켓이 여러장일 경우에는 취합할 순번의 디스켓을 갈아끼우라는 안내창이 나오는데, 해당 번호의 디스켓을 갈아끼운 후 를 누르면 된다.

③ 검색목록창에 나타난 목록을 확인해 본다. 세부 건목록을 보고싶을 때는 검색목록창의 해당 목록 고유번호항목을 더블클릭한다.

④ 그러면 다음과 같이 세부목록 검색 화면이 나타난다.

□ 세부목록이 제대로 입력되었는지 확인한다.

- 기본목록내용판 : 선택한 기록물의 기본목록 내용을 보여준다.

- 세부목록창 : 위 기본목록의 세부 건들을 보여준다. 세부건들이 많으면 수직스크롤바를 움직여 볼 수 있다.

- 세부목록내용판 : 세부목록창에서 선택한(지시표 가 가리키는곳) 세부목록의 전체항목 내용을 보여준다.

이전 화면으로 되돌아가고 싶으면 를 누른다.

⑤ 기본목록, 세부목록을 다 확인해 본 후 이상이 없으면 를 누른다. 그러면 검색목록창의 목록내용(기본목록, 세부목록)이 하드디스크에 합쳐진다.

- 보유목록 취합시 디스켓의 목록이 하드디스크에 기존해 있을 경우에는 취합되지 않고, 하드디스크에 없는 목록만 합쳐진다.

- 생산목록, 이관목록, 이관보류목록 취합시 디스켓의 목록이 하드디스크에 기존해 있을 경우에는 기존자료를 수정하고, 하드디스크에 없는 목록은 합쳐진다.

⑥ 취합작업을 끝내고 싶으면 를 누른다.

2.3.2 보유목록작성

현재 생산·보유중인 기록물을 다양한 조건으로 검색하고, 또 검색된 목록을 디스켓에 복사하여 문서과 또는 정부기록보존소에 보고하는데 사용한다.

□ 생산현황보고 및 이관목록작성과 혼동하지 않도록 주의

① 을 누르면 다음과 같이 검색조건 입력창이 나타는데 다음과 같은 방법으로 입력하고자하는 항목에 값을 입력한 후 을 누른다.

□ 기관코드, 기록물종류, 기록물명, 보존기간, 생산년도 범위 등은 빈칸으로 둘 수도 있는데 이 경우 검색대상은 보유목록 전체가 된다.

② 디스켓 복사 대상이 아닌 목록은 목록창의 지시표 를 그 목록에 위치시킨 후 스페이스바를 눌러 목록창에서 제거시킨다.

③ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

④ 현재 목록창에 나타난 목록들을 종이에 인쇄하고 싶으면 를 누른다.

⑤ 목록창의 목록들을 디스켓에 복사하고 싶으면 를 누른다. 그러면 다음과 같이 드라이브명 입력창이 나타나며 디스켓을 넣을 드라이브명을 선택한 후 를 누른다.

⑦ 그러면 목록을 복사할 디스켓을 넣으라는 안내창이 나오는데 디스켓을 해당 드라이브에 넣은 후 를 누른다.

그러면 목록창의 기본목록과 세부목록을 디스켓에 복사하며, 디스켓이 여러 장 필요할 경우에는 안내문에 따라 디스켓을 갈아 끼우고 복사작업을 계속 수행하면 된다. (□ 디스켓이 여러장일 경우에는 반드시 디스켓 라벨에 순번을 기입해 둔다.)

⑧ 를 누르면 작업을 끝내고 작업메뉴 화면으로 되돌아간다.

2.3.3 생산목록작성

특정 연도 또는 특정기간에 생산된 기록물목록을 상급기관에 보고하기 위하여 생산년도, 보존기간 등 다양한 조건을 주어 목록을 검색·선택한 후 생산목록보고서를 작성하고 디스켓에 복사

□ 정부기록보존소에 생산현황보고시에 사용 제2장, 제3장 참조.

① 을 누르면 검색조건 입력창이 나오며, 검색조건 입력후 을 누른다.

□ 당해연도에 이미 생산목록 번호부여를 한 경우 그 목록은 나타나지 않는다. 이때는 확인/복사를 눌러 이미 부여한 번호를 취소한 뒤에 목록작성을 다시 해야한다.

② 목록창에 나타난 목록 중에서 생산보고 대상이 아닌 목록은 목록창의 지시표 를 그 목록에 위치시킨 후 스페이스바를 눌러 목록창에서 제거시킨다.

③ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

④ 목록창에 있는 목록들이 생산보고 대상임이 확인되었으면 를 누른다.

⑤ 생산목록 보고서번호 확인창이 나오면 생산목록 보고서번호를 확인하고 을 누른다. 번호가 부여된 목록은 목록창에서 모두 지워진다.

⑥ 를 누르면 다음과 같이 방금 부여한 생산목록번호를 가진 목록들을 검색·확인하고 디스켓으로 복사할 수 있는 화면이 나타난다.

⑦ 생산목록 확인/복사에서 생산목록번호를 입력하고을 누르면 해당 생산보고번호를 가진 목록들이 검색목록창에 모두 나타난다.

⑧ 검색된 목록 중에서 잘못 부여한 목록의 생산목록번호를 없애고자 할 경우에는 [전체취소]를 누르거나 해당 기록물을 선택후 스페이스바를 눌러 삭제한다.

⑨ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

⑩ 현재 목록창에 나타난 목록들을 종이에 인쇄하고 싶으면 를 누른다.

⑪ 디스켓 복사방법

□ 를 누른뒤, A드라이브를 선택하고 확인을 누른다.

□ 디스켓을 넣으라는 안내창이 나오는데, 빈 디스켓을 넣고 를 누른다. □ 디스켓은 반드시 비어있는 공디스켓이어야 함.

□ 디스켓 복사가 정상적으로 끝났으면 다음과 같이 안내창이 나오는데 를 누른다.

□ 디스켓에 제대로 복사되었는지 확인하고 싶으면 □취합□작업에서 을 누르면 된다.

⑫ 를 누르면 모든 작업을 종료하고 작업메뉴선택 화면으로 이동한다.

□ 대통령관련기록물 및 시청각기록물의 생산현황보고는 별도의 서식에 의함(제2장 4. 보고방법 참조).

2.3.4 이관목록작성

정부기록보존소 또는 문서과에 기록물을 이관하고자 할 경우 해당 기록물 목록을 검색·선택하여 이관목록보고서를 작성하고 디스켓에 복사

① 을 눌러 검색조건을 입력한 후 을 누른다.

② 이관 대상이 아닌 목록은 목록창의 지시표 를 그 목록에 위치시킨 후 스페이스바를 눌러 목록창에서 제거시킨다.

③ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

④ 목록창에서 제거시킬 목록을 다 제거시키고 현재 목록창에 있는 목록들이 이관 대상임이 확인되었으면 를 누른다.

⑤ 이관목록 보고서번호 확인창이 나오면, 보고서번호를 확인한 뒤에  을 누르면 목록창의 목록 전체에 대해 방금 나온 이관목록 보고서번호가 부여된다. 그리고 목록창은 모두 지워진다.

⑥ 를 누르면 다음과 같이 방금 부여한 이관보고번호를 가진 목록들을 검색·확인하고 디스켓으로 복사할 수 있는 화면이 나타난다.

□ 이전에 부여한 이관보고번호를 검색·확인하고 싶으면 해당 번호를 입력하면 된다.

⑦ 을 누르면 해당 이관보고번호를 가진 목록들이 검색목록창에 모두 나타난다.

⑧ 잘못 부여한 목록의 이관보고번호를 없애고자 할 경우에는 [전체취소]를 누르거나 없애고자 하는 목록을 마우스로 선택한 후 스페이스바를 누른다.

⑨ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

⑩ 현재 목록창에 나타난 목록들을 종이에 인쇄하고 싶으면 를 누른다.

⑪ 목록창에 있는 목록을 디스켓에 복사하고 싶으면 를 누른다. 그러면 드라이브 선택창이 나타나는데 드라이브를 선택하고 디스켓을 해당 드라이브에 넣은 후 을 누르면 목록창의 목록(기본목록, 세부목록)들을 모두 디스켓에 복사한다. □ 자세한 사항은 2.3.3 생산목록 작성 참조

⑫ 를 누르면 □이관목록 작성□ 화면으로 이동한다.

⑬ 를 누르면 모든 작업을 종료하고 작업메뉴선택 화면으로 이동한다.

2.3.5 인수목록작성

처리과에서 복사해 온 이관목록 디스켓을 취합한 후 취합된 이관목록과 원본기록물을 인계자·인수자가 함께 비교·확인한 후 인수인계처리서를 작성하고 인수인계서를 종이에 인쇄하여 상호 서명날인후 교부함

① 을 눌러 검색조건 입력후 을 누른다.

②  인수 대상이 아닌 목록은 목록창의 지시표 를 그 목록에 위치시킨 후 스페이스바를 눌러 목록창에서 제거시킨다.

③ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

④ 목록창에서 제거시킬 목록을 다 제거시키고 현재 목록창에 있는 목록들이 인수 대상임이 확인되었으면 를 누른다.

⑤ 다음과 같이 인수인계서번호 확인 및 인계자, 인수자의 소속,직급,성명을 입력할 수 있는 창이 나오는데 해당 항목을 입력하고 을 누르면 목록창의 목록 전체에 대해 방금 나온 인수인계서번호가 부여된다. 그리고 목록창은 모두 지워진다.

⑥ 를 누르면 다음과 같이 방금 부여한 인수인계서번호를 가진 목록들을 검색·확인하고 디스켓으로 복사할 수 있는 화면이 나타난다.

⑦ 부여한 인수인계번호를 검색·확인하고 싶으면 해당 번호를 입력하면 된다.

⑧ 을 누르면 해당 인수인계번호를 가진 목록들이 검색목록창에 모두 나타난다.

⑨ 잘못 부여한 목록의 인수인계번호를 없애고자 할 경우에는 [전체취소]를 누르거나 없애고자 하는 목록을 마우스로 선택한 후 스페이스바를 누른다.

⑩ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

⑪ 현재 목록창에 나타난 목록들을 종이에 인쇄하고 싶으면 를 누른다.

⑫ 목록창에 있는 목록을 디스켓에 복사하고 싶으면 를 누른다. 그러면 드라이브 선택창이 나타나는데 드라이브를 선택하고 디스켓을 해당 드라이브에 넣은 후 을 누르면 목록창의 목록(기본목록, 세부목록)들을 모두 디스켓에 복사한다. □ 자세한 사항은 2.3.3 생산목록 작성 참조

⑬ 를 누르면 □인수목록 작성□ 화면으로 이동한다.

⑭ 를 누르면 모든 작업을 종료하고 작업메뉴선택 화면으로 이동한다.

2.3.6 폐기목록작성

□ 2000년 이후 기록물 폐기는 기록물전문관리요원의 심사와 기록물폐기심의회의 심의를 거쳐 행하도록 되어 있음. □ 기록물폐기시 정부기록보존소의 폐기지침 참조.

□ 아울러 기록물 폐기시 □폐기심의서□를 작성 관리하도록 되어 있으므로 본 프로그램의 폐기기록물검색은 그 효용성이 없음.

□ 참고로, □폐기심의서□의 양식은 아래와 같음

□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□

[서식 2] 폐기심의서

① 기록물철 분류번호	② 생산년도	③ 기록물철 제 목	④ 보존기간 만 료 일	⑤ 폐기심사 의 견	⑥ 사 유	⑦ 페기심의회 심 의 결 과	⑧ 폐 기 처분일	⑨ 확인	⑩ 비고

□ □기록물관리법□ 시행규칙 별지 제22호 서식

① 기록물철분류번호 : 분류번호는 기록물철 중 최상위기능분류번호 기재

② 생산연도 : 기록물철 생산년도를 기록

(몇 개 년도에 걸쳐 생산되는 경우 1998-1999와 같이 기재)

③ 기록물철제목 : 철제목을 정확하고 구체적으로 기재

④ 보존기간만료일 : 보존기간 종결년도만 기재

⑤ 폐기심사의견 : □폐기□, □보류□, □보존□ 등을 명확하게 기재

⑥ 사유 : □폐기□ 등의 사유를 기재

⑦ 폐기심의회심의결과 : □폐기□, □보류□, □보존□ 등을 명확하게 기재

⑧ 폐기처분일 : 폐기처분한 연·월·일 기재

⑨ 확인 : 기록물관리전문요원 또는 문서폐기담당자 서명

⑩ 비고 : 필요사항 기재

2.3.7 이관보류목록작성

증빙자료성 비치문서 등 처리과에서 계속 활용해야 할 기록물에 대해서는 문서과 또는 정부기록보존소(준영구·영구)와 협의

□ 보유기록물을 기록물목록관리프로그램으로 관리하고 있지 않는 기관의 경우에 이관보류목록은 동일한 양식으로 문서작성프로그램을 이용하여 작성할 수 있음

① 을 눌러 검색조건 입력후 을 누른다.

- 이관보류처리서번호 및 이관보류승인서번호가 부여되지 않은 목록들 중에서 해당 조건에 맞는 목록들이 검색목록창에 나타난다.

② 이관보류 대상이 아닌 목록은 목록창의 지시표 를 그 목록에 위치시킨 후 스페이스바를 눌러 목록창에서 제거시킨다.

③ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

④ 이관보류 대상임이 확인되었으면 를 누른다.

⑤ 다음과 같이 이관보류보고서번호를 확인한 뒤 을 누르면 목록창의 목록 전체에 대해 방금 나온 이관보류보고번호가 부여된다. 그리고 목록창은 모두 지워진다.

⑥ 를 누르면 다음과 같이 방금 부여한 이관보류보고번호를 가진 목록들을 검색·확인하고 디스켓으로 복사할 수 있는 화면이 나타난다.

⑦ 부여한 이관보류보고번호를 검색·확인하고 싶으면 해당 번호를 입력하면 된다.

⑧ 을 누르면 해당 이관보류보고번호를 가진 목록들이 검색목록창에 모두 나타난다.

⑨ 잘못 부여한 목록의 인수인계번호를 없애고자 할 경우에는 [전체취소]를 누르거나 없애고자 하는 목록을 마우스로 선택한 후 스페이스바를 누른다.

⑩ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

⑪ 현재 목록창에 나타난 목록들을 종이에 인쇄하고 싶으면 를 누른다.

⑫ 목록창에 있는 목록을 디스켓에 복사하고 싶으면 를 누른다. 그러면 드라이브 선택창이 나타나는데 드라이브를 선택하고 디스켓을 해당 드라이브에 넣은 후 을 누르면 목록창의 목록(기본목록, 세부목록)들을 모두 디스켓에 복사한다. □ 자세한 사항은 2.3.3 생산목록 작성 참조

⑬ 를 누르면 □이관보류목록 작성□ 화면으로 이동한다.

⑭ 를 누르면 모든 작업을 종료하고 작업메뉴선택 화면으로 이동한다.

2.3.8 이관보류승인

처리과에서 이관보류를 신청해 온 기록물 목록을 검색·선택하여 이관보류승인서를 작성하고 이관보류승인서를 종이에 인쇄.

□ 보유기록물을 기록물목록관리프로그램으로 관리하고 있지 않는 기관의 경우에 이관보류승인목록은 동일한 양식으로 문서작성프로그램을 이용하여 작성할 수 있음

① 을 눌러 검색조건 입력후 을 누른다.

- 처리과에서 이관보류 요청한 목록중에서 이관보류승인번호가 없고 위 해당 조건에 맞는 목록들이 검색목록창에 나타난다.

② 보류승인 대상이 아닌 목록은 목록창의 지시표 를 그 목록에 위치시킨 후 스페이스바를 눌러 목록창에서 제거시킨다.

③ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

④ 현재 목록창에 있는 목록들이 보류승인 대상임이 확인되었으면 를 누른다.

⑤ 보류승인번호를 확인하는 창이 나오면, 번호를 확인한 후 을 누른다. 목록창의 목록 전체에 대해 방금 나온 승인번호가 부여된다. 그리고 목록창은 모두 지워진다.

⑥ 를 누르면 다음과 같이 방금 부여한 이관보류승인번호를 가진 목록들을 검색·확인하고 보류승인서를 인쇄할 수 있는 화면이 나타난다.

⑦ 부여한 승인번호를 검색·확인하고 싶으면 해당 번호를 입력하면 된다.

⑧ 을 누르면 해당 보류승인번호를 가진 목록들이 검색목록창에 모두 나타난다.

⑨ 잘못 부여한 목록의 인수인계번호를 없애고자 할 경우에는 [전체취소]를 누르거나 없애고자 하는 목록을 마우스로 선택한 후 스페이스바를 누른다.

⑩ 목록창에 있는 목록의 세부목록을 보고싶으면 해당 목록의 고유번호 항목에 마우스를 놓고 더블클릭한다.

⑪ 현재 목록창에 나타난 목록들을 종이에 인쇄하고 싶으면 를 누른다.

⑫ 목록창에 있는 목록을 디스켓에 복사하고 싶으면 를 누른다. 그러면 드라이브 선택창이 나타나는데 드라이브를 선택하고 디스켓을 해당 드라이브에 넣은 후 을 누르면 목록창의 목록(기본목록, 세부목록)들을 모두 디스켓에 복사한다. □ 자세한 사항은 2.3.3 생산목록 작성 참조

⑬ 를 누르면 □이관보류승인번호 작성□ 화면으로 이동한다.

⑭ 를 누르면 모든 작업을 종료하고 작업메뉴선택 화면으로 이동한다.

2.4 기타

2.4.1 DB 자료 백업

□기록물목록관리프로그램□에서 관리하고 있는 자료파일을 하드디스크의 백업장소 또는 디스켓에 보관해 두었다가 자료파일이 손상되거나 없어질 경우복구시키는 기능이다.

주요 관리대상 파일은 다음과 같은 것이 있으며 일부 선택하여 백업 및 복구를 할 수 있다.

- 생산·보유목록파일

- 이관목록파일

- 폐기목록파일

- 기관, 지명코드파일

- 기타 보고서번호파일, 암호파일 등

2.4.2 백업 처리절차

① 백업대상 파일을 마우스로 선택한다. 선택된 파일은 왼쪽에 □ 표시가 나타난다.

② 백업할 장소를 선택한다. 디스켓에 백업할 경우 A: 또는 B: 드라이브를 선택하고 해당 드라이브에 공디스켓을 끼운다.  C:를 선택하면

C:\GIROKBCK 디렉토리에 보관된다.

③ 백업대상 파일 및 보관장소(대상 드라이브) 선택이 끝났으면 을 누른다.

④ 디스켓에 백업을 할 경우 파일을 압축한 후 디스켓에 복사하기 때문에 파일의 크기에 따라 약 5분 이상 소요될 수도 있다. 디스켓 1장을 초과할 경우 디스켓을 바꿔 끼우라는 안내문이 나오면 디스켓을 바꿔 끼운 후 계속 백업작업을 수행한다. 이때 디스켓에 백업순서번호를 기입해 둔다.

2.4.3 복구 처리절차

① 복구대상 파일을 마우스로 선택한다. 선택된 파일은 왼쪽에 □ 표시가 나타난다.

② 복구할 파일이 저장된 드라이브를 선택한다. 하드디스크에서 복구할 경우 C: 드라이브를 선택하고, 디스켓에 백업받아 둔 파일에서 복구할 경우 디스켓을 A: 또는 B: 드라이브에 끼운 후 해당 드라이브명을 선택한다.

③ 복구대상 DB 및 드라이브 선택이 끝났으면 를 누른다.

질의□응답

01. 이 프로그램의 핵심 사용법을 간략하게 알려 주세요?

1. 기본목록(기록물철 표지에 기술된 내용)을 입력

[잠깐! 기관코드 선택은 반드시 철표지에 기술돼 있는 바로 그 생산기관    을 선택해야 합니다.]

[단, 생산당시의 기관코드가 없는 경우에는 현재 업무를 처리하고 있는    '과'코드를 선택]

2. (입력한 기본목록들에 대한) 고유번호를 부여

(여기까지 처리한 자료만이 검색 또는 생산목록/보유목록 디스켓 작성이    가능합니다.)

3. 세부목록(기록물철내 색인목록)을 입력

(이관목록 디스켓을 작성하기 위해서는 반드시 세부목록이 입력되어 있    어야 합니다.)

02. 지금까지 작업했던 많은 자료의 유실을 방지하려면? (백업/복구의 의      미와 중요성)

'기타'-'백업/복구'화면에서 백업과 복구작업을 할 수 있는데 '대상파일 선택'은 반드시 모두 선택하여 c:\girokbck나 플라피 드라이브의 디스켓에 백업할 것을 권장합니다.

[잠깐! '백업'이란? : 프로그램의 현재까지 운영(작업)한 자료의 복사본을 다른 곳에 복사해 놓는 것]

[잠깐! '복구'란? : '백업'했던 자료를 현재의 프로그램으로 다시 복사해 오는 것]

복구를 하게되면 프로그램의 자료상태가 백업받을 당시의 상태로 됨을 주의해야 합니다.

위와 같은 백업/복구기능을 활용하여 작업PC가 바뀌거나 하드디스크가 망실되거나 담당자가 바뀌거나 하는 경우에 대비해야 합니다.

03. '생산목록 디스켓 작성'은 어떻게 하나요?

1. '이관작업'-'생산목록 작성'화면에서 전년도 생산한 기록물목록을 검색     한 후에 번호부여를 합니다. (번호부여는 위 검색한 것들을 꾸러미화하     는 것으로 번호는 '당년도-일련번호'로 구성됨)

2. 번호부여(꾸러미화)가 끝났으면 '생산목록 작성'화면 우측상단의 '확인/     복사'단추를 누른다.

3. '생산목록 확인/복사'화면에서 앞화면에서 부여된 번호를 생산목록번호     에 입력한 후 검색을 한다.

4. 그러면 이 번호꾸러미에 해당하는 목록들이 나타난다.

5. 이후 목록을 인쇄하거나 공디스켓을 플라피드라이브에 넣고 복사한다.

6. 디스켓 작성이 잘 되었는지의 확인은 '이관작업-디스켓 확인/복사'화면     에 할 수 있습니다.

04. '이관목록 디스켓 작성'은 어떻게 하나요?

1. '이관작업'-'이관목록 작성'화면에서 이관처리할 기록물목록을 검색한      후에 번호부여를 한다. (번호부여는 위 검색한 것들을 꾸러미화하는 것     으로 번호는 '당년도-일련번호'로 구성됨)

2. 번호부여(꾸러미화)가 끝났으면 '이관목록 작성'화면 우측상단의 '확인/    복사'단추를 누른다.

3. '이관목록 확인/복사'화면에서 앞화면에서 부여된 번호를 이관목록번호     에 입력한 후 검색을 한다.

4. 그러면 이 번호꾸러미에 해당하는 목록들이 나타난다.

5. 이후 목록을 인쇄하거나 공디스켓을 플라피드라이브에 넣고 복사한다.

6. 디스켓 작성이 잘 되었는지의 확인은 '이관작업-디스켓 확인/복사'화면     에 할 수 있습니다.

05. 이 프로그램은 1과에 1대의 PC에만 설치해야 한다는데?

반드시 1과에는 1대의 PC에만 설치해서 작업을 해야 합니다.

그 이유는 기본목록 1건별로 고유번호가 부여되는데, 고유번호의 구성이 '입력기관코드-기록물종류-생산끝년도-일련번호'로 이루어지며 여기서 '입력기관코드'는 이 프로그램 설치시 마지막에 설정하는 그 기관코드이다. 따라서, 이 입력기관코드를 2대 이상의 PC에 동일하게 설정하여 작업을 하게되면 '고유번호'가 중복되어 자료상의 변별력이 확보되지 않아 중복되는 것의 한 쪽은 유실되게 됩니다.(한 곳에 모았을 경우에)

[잠깐! : 이러한 유일성을 위해서 프로그램설치시 입력기관코드는 반드시 설치하고 있는 과코드를 설정해야 합니다.]

06. 설치하는 방법은?

1. 설치용 압축파일을 기록보존소 홈페이지에서 다운을 받는다

2. 하디디스크 임의의 폴더에 압축파일 모두의 압축을 풀고, 'setup.exe'   을 실행시켜 설치를 시작한다.

3. 최초설치시에는 '프로그램 파일복사'버튼을 누른다.

(이미 설치된 상태에서 기관코드만 다시 설정하고자 하면 '기관코드 재    설정'단추만 누른다)

4. 다음단계인 기관코드 설정은 작업과가 속한 대표기관만 추출하여 기관    코드파일을 만드는 것으로 정부기록보존소 보존과의 경우는 '행정자치     부', '총무처', '내무부'와 같이 이전폐지기관, 현행기관 모두를 왼쪽창에    서 오른쪽창으로 넘긴 다음 '계속'단추를 누른다.

5. 마지막으로 입력기관코드 설정은 현재 프로그램을 설치하고 있는 말단    과코드(실.국이 아닌)를 설정한다.

[잠깐! : '프로그램 파일복사'버튼을 눌러 설치를 했으면 반드시 PC를     재부팅해야 합니다.]

[하나 더: 이미 설치된데에 재설치를 해도 기존 입력자료는 그대로 유지    됨]

07. 직제개편 등으로 기관명칭(코드)이 변경되었는데 이를 보완하는 절차/방법은?

실제 기관의 직제와 프로그램기관코드가 일치하지 않는 경우에

1. 정부기록보존소에 기관코드 보완요청을 한다.(담당자:홍민표:042-481-6327)

( 기관코드 추가. 변경 신청은 초기화면(Home) -> 기록보존->기록물     관리 -> 기록물목록관리S/W ->질의응답란에 등록하시면 됩니다.)

2. 정부기록보존소 담당자가 보완하여 기록보존소 홈페이지 자료실에 올려     놓으면

3. 요청자는 이 자료실의 게시물을 참조, 다운받아 기관코드 재설정을 하     면 됩니다.

08. 프로그램을 업그레이드하는 방법은?

<설치프로그램으로 하는 경우>

1. 최신버젼의 설치용 프로그램을 다운받는다.

2. 설치과정에서 '프로그램 파일복사'단추를 눌러 설치를 하면 된다.

<실행화일로 하는 경우> - 이미 설치되어 있다면 이것만으로도 충분합니다.

1. 최신버젼의 실행화일(girok.exe)을 다운받는다.

2. 이 실행화일을 c:\girok 폴더에 복사해 넣는다.

구체적인 설치과정은 해당 게시물의 설명을 참조 하십시요.

09. '이관목록작성' 화면에서 검색이 돼질 않는데?

검색이 되지 않는 경우는 이미 이관처리(번호부여)했거나 세부목록이 입력돼 있지 않는 경우입니다. 이미 이관처리된(이관목록 작성화면에서 검색하여 번호부여 처리) 목록은 다음 두 곳에서만 나타납니다.. '목록검색'-'이관기록물검색'화면과 '이관작업'-'이관목록 확인/복사'화면에서만 '이관작업'-'이관목록 확인/복사'화면에서의 검색은 '이관목록 작성'화면에서 부여했던 번호로 검색합니다.

10. '생산목록작성' 화면에서 검색이 돼질 않는데?

일단 '생산목록 작성'화면에서 번호부여된 자료는 다시는 '생산목록 작성'화면에서만은 검색이 되지 않는다. 생산목록을 인쇄하거나 디스켓작성을 할려면 '생산목록 확인/복사'화면에서 앞 화면(생산목록 작성)에서 부여된 '생산목록번호'로 검색하여 처리할 수 있습니다.

이와 같이 '생산목록 확인/복사'화면에서 검색한 후에 '전체취소'단추를 누르면 해당 목록들은 자료의 상태가 생산보고하지 않은 걸로 되돌아가게 되어, 다시 '생산목록 작성'화면에서 검색이 된다.

11. 목록을 삭제하는 방법은?

잘못 입력 또는 취합된 자료의 목록은 기본목록입력 화면에서만 완전 삭제할 수 있다.

잘못된 세부목록의 경우는 세부목록입력 화면에서만 삭제할 수 있다.

기본목록입력에서 자료를 불러올려면 해당 건의 '생산기관코드', '기록물종류'를 정확히 지정하고 [F9]검색단추로 검색창을 띄워 '고유번호부여여부'를 설정하여 검색하면 해당 기본목록들이 나타난다. 엉뚱한 기관코드나 기록물종류를 설정하면 절대로 나타나질 않는다.

(생산기관코드는 '일반검색'화면과 같은데서 검색하여 나타난 목록중에서 확일할 수 있음)

12. 디스켓을 확인/취합하는 과정에서 오류가 발생한 경우에는?

1. 생산목록이나 이관목록 디스켓 작성를 해 온 것이 아니라 백업받아 온    것인지를 확인한다.

(플라피 디스켓의 내용이 'Disk1.grk'등의 파일로 구성되어 있으면 이는   백업받아 온 것임)

이 경우는 디스켓을 다시 작성해 오게 해야 한다.

2. 정상적으로 생산목록이나 이관목록을 작성해 온 경우(디스켓 내용이      '1.grk'등으로 구성)에는 플라피디스켓에 'complist.txt'파일 내용중의      경로정보가 'C:\GIROK\TEMPDB\'인지 확인한다.

위와 같은 경로가 아니면 위와 같이 정정한다.

13. 인쇄를 했는데 인쇄결과물의 일부항목이 깨져서 나오는데?(인쇄가 안돼는 경우)

윈도우즈에 설치되어 있는 프린터(S/W드라이버)를 다시 설치하면 된다.

윈도우즈 '시작'-'설정'-'프린터'에 가보면 현재 설치되어 있는 프린터들이 나타난다.

이 중에 기본프린터를 삭제한 다음 '프린터 추가'를 다시 하면 된다.

(물론 추가 설치하고자 하는 프린터 S/W드라이버를 미리 확보하여 이걸로 설치를 한다.)

14. 이미 이관번호 부여(이관처리)한 목록을 수정한 후에 다시 이관처리하는 요령은?

이관번호가 이미 부여되었다는 의미는 PC상에서 자료의 상태가 이관처리되었다는 것으로(실제론 아니지만) 이를 수정하거나 삭제할 수 없는 것이다. 그래서 이관처리된 목록은 '목록검색'-'이관기록물검색'화면과 '이관작업'-'이관목록 확인/복사'화면에서만 검색할 수가 있다. 이미 이관처리된 것을 수정한 후에 다시 이관하고자 한다면 먼저 '이관취소'를 해야 한다. 이관취소는 '이관작업'-'이관목록 확인/복사'화면에서 이관번호로 검색한 후에 '전체취소'단추를 누르면 된다. 이렇게 하면 이관상태의 목록들이 이관처리되지 않은 상태(일반 보유목록)로 되돌아가게 되고 '기본목록입력'이나'세부목록입력'화면에서 불러올 수 있으며 이는 수정 또는 삭제할 수 있다. 이관대상 목록이 재정리가 되었으면 다시 이관작업을 진행하면 된다.

15. 'Corrupt...'메세지로 오류난 경우에는? (자료의 인덱스가 깨진 경우)

입력한 자료의 구성은 Data와 Index로 이루어지는데 Index정보는 Sort나 접근정보 등을 제공하는 것으로 이 인덱스 정보가 깨졌을 경우에는 인덱스 재생성을 해주어야 한다.

인덱스정보 재생성 프로그램은 본소 홈페이지 게시판에 게시되어 있음으로 이를 참조, 설치하여 복구한다.

16. 자료를 찾을 수가 없어요?(검색요령)

입력하여 삭제하지 않은 자료라면 목록검색(일반검색, 이관기록물검색, 폐기기록물검색)에서 반드시 나타나야 입력하여 삭제하지 않은 자료라면 목록검색(일반검색, 이관기록물검색, 폐기기록물검색)에서 반드시 나타나야 한다.

만약 나타나지 않는다면 이는 검색시 검색조건을 잘못주어 검색했기 때문에 조건이 맞지않아 나타나지 않는 것이다. 그리고 반드시 세 곳중에 한 곳에서만 나타난다.

검색요령은 처음에는 검색조건을 일체 지정하지 않고(기관코드도 마우스로 선택하여 삭제) 검색한다.

검색조건을 지정하지 않고 검색한다는 것은 모든 목록을 검색한다는 것이다. 검색결과가 너무 많아 특정한 목록들만 다시 검색하고 싶으면 전체목록에서 확인한 항목에 정확한 검색조건을 지정하여 검색한다.

17. 이 프로그램의 가장 최신 버젼은?(V2.08)

기록물목록관리 실행화일 현버젼은 V2.08로 종전 V2.06보다 개선된 기능은 이관작업(생산목록작성,이관목록작성)-디스켓복사 작업에서 A드라이브, C드라이브 모두 저장 가능하게 되었습니다.

18. 디스켓취합은 어떤 경우에 하나요?(주의할 점은?)

디스켓 취합은 주로 생산목록이나 이관목록을 타과 다른PC에서 작성해 온 것을 취합 합니다..

[잠깐! 자기PC에서 작성한 디스켓은 자기PC에 취합해서도 안되고 취합할 필요도 없습니다.]

다른PC(타과)에서 작성해온 디스켓을 자기PC에 취합하면 어떻게 취합될까?

첫취합을 하는 경우에는 아무런 문제가 없이 자기PC에 취합이 이루어집니다.

재취합하는 경우에는

전에 취합했던 목록들이 보유목록(이관 또는 폐기되지 않은 상태의 목록)인 상태라면,

재취합되는 자료가 이전에 취합되었던 자료(보유목록)에 겹쳐써진다.(고유번호가 같으면)

전에 취합했던 목록들이 이관목록 또는 폐기목록인 상태라면,

재취합되는 자료가 다시 취합하는 PC의 보유목록으로 취합됩니다.

[잠깐! 이런 경우는 고유번호가 같은 목록이 이관/폐기목록과 보유목록 양쪽에 이중으로 존재하게 되어]

[적지 않은 문제가 발생하게 된다. 이관, 보유 양쪽에 존재하는 것 중에 보유목록은 모두 삭제해야 합니다.]

[따라서 동일한 목록(고유번호가 같은)이 이관/폐기처리되어 있는 상태에서 다시 이를 취합해서는 안됩니다.]

19. 최초 설치했을 때 초기암호는 무엇인가요?

기록물목록관리 프로그램을 처음 설치했을 때 초기암호는 girok 입니다.