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Yeosu, Beautiful Gateway To The World

보존기록물 DB구축을 통한 행정정보공개

2005. 8.

	여 수 시 (자치행정국)

보존기록물 DB구축을 통한 행정정보공개

추진배경 및 목적

역사적 자료인 기록물을 체계적으로 관리
전자정부 구현을 위한 행정기록물의 전산화 체계를 구축
분산 관리되는 기록물의 통합관리 필요
신속한 행정서비스 제공 필요

혁신사례 내용

현 실태(문제점)

□ 매년 기록물 정보공개를 통한 열람건수는 2배이상 증가하고 있는 실정이나,
2004년 6월 행자부 기록물관리실태조사 결과 기록물등록 및 폐기심사 등 기록물
관리업무의 형식적 이행, 기록물 생산과 보유현황의 파악 미흡, 기록물 보존기간  의 자의적 설정 등의 조사 결과가 나왔습니다.

□ 우리시는 3개의 시ㆍ군이 통합되어 1ㆍ2청사로 구분된 문서고와 1청사의 경우   크게 종합문서고 2개소, 허가민원과 자체서고 3개소, 민원지적과, 도시계획과, 건설과 등에 분산관리 되고 있는 실정이었며, 총무과에서 관리하는 기록물 수량보다 실제로 각 실ㆍ과ㆍ사업소별로 관리하는 기록물이 더 많으며, 제대로 현황 파악이 되어 있지도 않았습니다.
시총무과 기록물관리담당이 관리하는 기록물의 경우 정확한 생산현황과 보존기간을 책정하여 관리되지만, 각 실과에서 관리되는 자체서고의 경우 생산현황과 보존기간 책정에 정확성이 떨어졌으며, 서고는 쌓아두는 곳이라는 인식을 가지고 보존과 활용에는 미흡하게 운영되어져 오고 있는 실정이었습니다.
이에 정확한 기록물 수량 파악과 보존환경에 적합한 장소에 기록물을 통합관리를 해야 할 필요가 있었습니다.

□ 현재 홈페이지를 통하여 2002년이후 생산된 기록물 목록을 공개하고 있지만,            행정정보공개요청이 있을 경우 목록에 존재하는 기록물을 찾아, 1청사, 2청사          를 오가며 찾아야 하는 불편함과 기록물생산등록부에 없는 기록물의 경우에는         당시 업무을 담당했던 직원에게 문의를 하여 찾아보는 불편함을 초래하였습니다.
하지만, 생산년도가 10년이상이 지났을 경우에는 해당 기록물을 찾기란 상당히        어려울 뿐만 아니라 찾을 수 없는 경우도 있었습니다.

이에 중요한 역사적 가치가 있는 기록물을 체계적으로 관리하며, 전산화해야 하       는 필요성이 있었습니다.

혁신사례내용

□ 자료관시스템 도입

정부의 자료관 표준전산시스템개발 구축을 위한 시범기관으로 지정받아 2002년        국비 3억원을 지원받아 표준 자료관전산시스템을 구축하였습니다,

자료관전산시스템은 전자결재시스템에서 생산된 전자기록물 및 수기기록물 등         을 이관받아 활용하는 시스템으로 문서의 생산․유통․보관․이관․폐기등 문서        처리 전과정 정보화를 위해 국가계획으로 구축된 시스템입니다.

□ 중요보존기록물 DB구축

현재 행정자료실(문서고)의 역사적 가치가 높은 구기록물은 종이기록물로 전산        화가 이루어지지 않아 자료관시스템의 도입만으로는 기록물의 통합관리가 이루        어질 수 없어, 중요 기록물을 병행보존하며, 행정정보공개에 즉각 대처할 수 있        는 자료관 DB 구축 사업을 통하여 행정의 투명성, 시민의 알권리 충족에 기여할       수 있도록 2004년 보존기간이 영구ㆍ준영구인 역사적 가치가 높은 기록물             22,000여권을 DB구축사업을 추진하였습니다.

15,000여권의 206만여 페이지의 기록물을 자료관시스템에 DB를 구축 하였으며,        DVD-ROM에 백업을 진행함으로써 활용과 보존의 안정성 두가지 모두 만족할 수       있는 효과를 얻게 되었습니다.

<작업내용>

□ 기록물통합관리체계 마련

2004년 여수시에서 보유하고 있는 기록물을 전수 조사하여, 무분별하게 관리되        고 있는 중요 보존 기록물에 대해 이관을 진행하였습니다.

1청사 종합문서고를 행정정보자료실로 변경하여 기록물의 안전한 보존을 위하여        최상의 보존환경을 구축하고, 보존기간이 20년이하인 기록물서고와 보존기간이        영구ㆍ준영구인 서고를 구분하여 기록물을 배치하여 기록물의 통합관리 체계를        마련하였습니다.

□ 기록물관리부서로 명칭변경 및 인력보강

사업추진의 전문성확보를 위해 2004년 5월 전산직 등 인력을 보강하였으며,
2005년 3월 조직개편시 문서담당을 기록물관리담당으로 명칭을 변경하는 등           기록물관리 사업기반을 확고히 다졌습니다.

□ 행정정보 신속검색 제공

준영구이상 기록물은 DB구축 완료 후 서고에 체계적으로 정리되고, 자료관시스        템에 물리적 위치정보 및 원본이미지를 입력하므로, 해당 기록물을 찾고자 할때        쉽게 찾을 수 있게 되었습니다.

민원인의 정보 공개요구, 분쟁에 대한 증거 자료 등을 빠른 시간안에 검색, 확인        할 수 있으며, 원본 기록물의 해당 위치정보를 확인할 수 있습니다.
10년, 20년 보관 기록물에 대하여는 기록물 목록정보를 전산 입력하여 검색이

가능 하도록 하였습니다.

향후, 공개, 비공개 등 기록물 공개여부가 분류 결정 되는 등 제도적 보완을
통하여 각자의 PC에서도 기록물을 검색할 수 있는 시대가 도래될 것입니다

성공요인

❖  3 여가 통합하여 문서통합관리의 필요성이 절실 하였고 보존기록물의 역사적
중요성을 깊이 인식하여 시범사업기관으로 지정 받았으며,

❖ 적극적인 사업추진의지로 의회의 협력을 받아 15억여원의 사업비를 확보 할 수        있었습니다.

장애요인의 극복

❖  예산확보

자료관시스템과 기타장비는 시범기관으로 지정받아 국비 지원으로 구축하였지만

종이기록물에 대한 전산화 작업인 자료관 DB구축 사업비는 자체 예산으로 수행        하여야함으로,  15억여원의 예산을 확보하기 위해 시의회에 수차례 사업필요성        을 역설하여 연차사업으로 추진하게 되었습니다.

❖  행정자료실 공간확보

종이문서의 생산과 생산실과별로 자체서고에 보존하고 있던 기록물을 이관받아        늘어나는 기록물로 인한 행정자료실의 공간 부족문제가 있었으나,  보존기간이        지난 기록물은 폐기작업과 보존 9년이 경과한 영구기록물은 전문관리기관(국가        기록원)으로 이관을 통하여 공간을 확보하였습니다.

❖  DB구축 작업장 확보

자료관시스템은 3층의 자료관전산실의 공간을 확보하기 위하여 도시미화사업소        를 여서동청사로 이전시켰으며 , 더 이상 추가 공간확보가 어려운 상황에서 자        료관 DB구축사업을 할 작업장의 확보가 어려웠으나,

외부 작업장을 사용할 경우 기록물 반출 등 관리에 따른 문제가 있어 청사내 작        업장을 모색 중, 사업의 필요성을 역설하여 중대본부를 이전하고 사업장을 확보        하게 되었습니다.

성과 및 시사점

❖  행정정보 공개로 행정의 투명성과 시민의 만족도 제고

2004년 여수시에서 보유하고 있는 기록물을 전수 조사하여, 행정정보 공개요구        시 즉각 대처할 수 있는 환경을 구축하여, 행정처리에 대한 투명성을 확보하였        으며, 시민의 알권리를 충족 등 만족도를 제고하였습니다.

이에 책임행정기반 마련을 통하여 행정업무의 올바른 평가와 기록물관리에 대         한 일관성 있는 기초 자료를 마련할 수 있었습니다.

❖  훼손과 예기치 못한 재난에 중요 기록물의 안전한 유지관리

종이기록물의 경우 예기치 못한 재난에 의해 훼손될 우려가 있으므로, 원본기록       물은 전문관리기관으로 이관을 실시하고, 광디스크에 부본을 저장하여 활용하여       기록물의 안전한 유지 관리를 꾀하였습니다.