ㅇ안녕하십니까. 국가기록물관리에 대한 노고에 감사드립니다.

☞ 먼저 국가기록원 홈페이지 참여마당=>자료관시스템정보마당에서

Q&A와 자료실에 등록되어있는 내용을 먼저 검색해 보시기 바랍니다.

문의사항은 국가기록원 042-481-6239(김문보)

참고자료:

1. 국가기록원 홈페이지 지침=>기록물정리/이관지침=>행정기관의 자료관시스템 규격 표준 제정 고시파일 (페이지 35부터)

2. 국가기록원 홈페이지 참여마당=>자료관시스템정보마당=>자료실 게시번호 179,180번 엑셀파일

변환관련..

오프라인 접수후 조회(처리과기관코드번호: 7710033)

생산목록접수오류 메뉴에서 오류사항 조회

기록물등록대장에서 key violation 3건 발생 함.

기록물등록대장에서 key violation 발생원인은

1. 기록물등록대장파일에서 동일한 생산(접수)등록번호를 가진 데이터가 2개 이상

있는 경우

2. 기록물등록대장파일에서 오류가 발생한 건이 속한 철정보가 기록물철등록부

파일에 없을 경우

기록물등록대장파일(..._prod_doc_...)의 내용을 확인하면

위 내용의 첫 번째 빨간색 블록부분을 보면 (7710033)처리과에서 (2)일반문서접수

(200402101104)년월일시분 (7710033000003)생산(접수)등록번호로 등록되어 있는 건정보를 나타낸다. 따라서 해당 오류가 중복된 접수등록번호로 인해 발생한 사실을 확인 할 수 있다.

위 데이터에서 특이한점은 31번라인에서 생산(접수)등록번호 다음에

(지부사무04-21)구기록물문서번호가  (00)분리등록번호 앞에 온다. 따라서 구기록물과 신기록물의 생산접수등록번호의 중복문제임을 알 수 있다.

문서담당자는 전자문서시스템에서 해당 내용을 확인 후 수정하여야 함.

문서담당자가 해결 할 수 없으면 전자문서시스템업체(유지보수업체)의 도움을 받아 처리 할 수 있도록 해야 함.

첨부파일정보에서 오류2건 발생

첨부파일정보에서 key violation 발생원인은

1. 첨부파일정보에서 동일한 생산(접수)등록번호를 가진 데이터가 2개 이상 있는

경우

2. 첨부파일정보에서 오류가 발생한 첨부파일이 속한 건정보가 기록물등록대장

파일에 없을 경우

첨부파일정보(..._prod_page_...) 내용확인

위 내용에서 (7710033)처리과에서 (2004)년 (7710033000003)생산(접수)등록번호

(01)첨부파일일련번호로 (001)첨부파일 쪽수를 가진 데이터가 2개로 중복되어 있음을 확인 할 수 있습니다.

생산(접수)등록번호와 첨부일련번호가 중복된 첨부파일데이터로 인해 데이터 중복오류가 발생되었습니다.

오류가 발생한 첨부파일 정보의 생산(접수)등록번호의 건정보(기록물등록대장)파일에서 해당 첨부파일 정보의 내용을 확인 후 수정하시기 바랍니다.