AnyProduct

(생산현황취합보고시스템)

사용자메뉴얼

국가기록원

참고파일목록:

국가기록원 홈페이지 홈=>기록보존=>지침=>기록물정리/이관지침 메뉴에서

- 2005년도 기록물정리 및 생산현황 통보지침

- 기록물 생산현황 통보서식

- 행정기관의 자료관시스템 규격 표준 제정 고시

(페이지31 Ⅳ. 전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격참고)

국가기록원 홈페이지 홈=>기록보존=>제도=>분류기준표 메뉴에서

분류기준표 제도, 분류기준표 변경 메뉴의 내용 참고

1. AnyProduct 설정

/ 36

: AnyProduct를 사용하기 위하여 사용자등록/ 시스템메뉴에서 코드등록 등 선행작업이

필요한 부분에 대한 설명입니다.

전체적인 작업절차는 아래와 같습니다.

[초기 로그인] - [기관코드등록] - [단위업무 등록] - [사용자등록]

• 1.1 로그인

: AnyProduct를 실행시키면 아래와 같은 LOGIN화면이 나옵니다

처음 AnyProduct를 사용하시는 사용자는 아래와 정보와 같이 로그인 후 사용자 등록 후

AnyProduct를 사용하시면 됩니다

<그림 - 1>

사용자 아이디	admin
사용자 암 호	girok

*처음 사용시 LOGIN정보

- 초기 사용자 로그인시 아래와 같은 메시지가 나옵니다.

아래나온 절차대로 선행작업을 하셔야 AnyProduct를 정상적으로 사용하실 수 있습니다.

<그림 - 2>

• 1.2 기본코드 관리

: AnyProduct를 사용하기 위하여 기본적으로 사용하는 기관코드/ 단위업무코드를 등록하      는 부분을 설명합니다.

• 1.2.1 기관코드 등록

: 아래와 같은 절차로 GCC에서 기관코드 다운받은 후 AnyProdcut에서 기관코드 등록합니      다.

1. 기관코드 down받기

- 기관코드 파일 받는 위치는 http://code.gcc.go.kr/code에 접속하셔서 아이디를 생성      하신 후 작업하셔야  합니다.

아이디를 발급 받으시고 사용자정보 수정을 선택하시고 요구코드 변경현황에서 기관      코드를 등록하시기 바랍니다.

요구코드변경현황

<그림 - 3>

- 코드조회를 선택하여 아래 화면이 나타나면 기관코드를 선택하십시요

<그림 - 4>

- 기관검색창이 뜨면 해당 기관을 검색하십시요

<그림 - 5>

- 아래화면에서와 같이 하위부서까지 검색을 선택 폐지구분은 전체를 선택하시고

차수,서열,차상위기관코드,소속 기관차수,생성일,폐지일을 선택하고 검색합니다.

<그림 - 6>

- 사용자 검색자료를 선택합니다.

<그림 - 7>

- 저장 메시지가 나옵니다 저장을 선택합니다.

<그림 - 8>

- 저장할 디렉토리에 데이터를 저장합니다.

<그림 - 9>

- 압축화일을 풀어서 다른 이름으로 저장합니다.

- 데이터를 저장하고 엑셀에서 데이터를 오픈 합니다.

<그림 - 10>

- 소속기관차수를 잘라내어서 서열 다음으로 위치를 변경합니다.

<그림 - 11>

- 새로 만들기를 선택합니다.

<그림 - 12>

- 파일이름을 입력하고 저장을 선택합니다.

<그림 - 13>

- 아래 메시지가 나오면 예를 선택합니다.

<그림 - 14>

- 엑셀을 닫을 경우 아래 메시지가 나오면 아니오를 선택합니다.

<그림 - 15>

- 이상 파일이 생성되면 기관코드를 접수합니다.

2. 기관코드 등록하기

: 위에서 GCC에서 다운받은 후 AnyProduct에 들어와서  [시스템관리]-

[단위업무/기관코드반영]을 선택하신 후 아래 절차와 같이 기관코드를 등록합니다.

<그림 - 16>

- 위에 기관코드관리 화면에서 오프라인접수 버튼을 누르면 등록할 수 있는 화면이            나옵니다.

- 기관코드 오프라인접수화면(등록화면)

: 다운받는 방법에 대해 간단히 화면에도 설명이 되어있습니다.

<그림 - 17>

- 파일 찾기를 하셔서 파일을 선택하신 후 아래와 같이 오프라인 접수버튼을 누르시면        아래와 같은 화면이 나옵니다.

* 접수화면

<그림 - 18>

* 접수완료 메시지

<그림 - 19>

- 위와 같은 메시지가 나오면 기관코드 등록은 완료되었습니다.

• 1.2.2 단위업무코드 등록

: 기관코드 등록 후 단위업무코드를 등록하실 수 있습니다.

1. 단위업무코드 등록하기

: [시스템관리]-[단위업무/기관코드반영]에서 최신단위업무 페이지에서 보시면

AnyProdcut에 등록되어있는 단위업무코드를 관리 화면이 나옵니다.

※ 분류기준표(단위업무코드)파일을 구하는 방법

국가기록원에서는 각급기관별 분류기준표를 제정 배포(예: 지역교육청일 경우 관리과의 문서담당자)하였습니다. 이파일을 사용자 컴퓨터에 복사하신 후 오프라인 접수하시면 됩니다. 파일 이름(예: CLASS_NOTICE_8720000_11039_20050611160859)뒤에 .txt로 파일 확장자를 붙인 다음 생산현황취합보고프로그램에서 읽어 들이면 됩니다.

만일 문서담당자가 이 파일을 가지고 있지 않을 시는 교육시 나눠드린 안내문의 email주소로 신청하여 주시면 됩니다.

e-Mail : code6380@daum.net ( 이 메일주소는 6월 30일 까지 한시적으로 운영됩니다.)

분류기준표와 관련된 더 자세한 사항은 국가기록원 홈페이지 제도 => 분류기준표 메뉴를 참고하여 주시기 바랍니다.

<그림 - 20>

- 위에 화면에서 오프라인접수 버튼을 클릭하면 아래와 같은 화면이 나옵니다.

<그림 - 21>

- 파일찾기를 하여 파일을 선택한 후 오프라인접수 버튼을 누릅니다.

* 파일선택 후 오프라인접수 버튼 클릭

<그림 - 22>

* 접수완료 시 완료 메시지

<그림 - 23>

* 최신단위업무 오프라인 접수시 기관코드가 없는 단위업무코드가 있을 시에는

C:\AnyProduct\Product\Receive\UnitCode_Error.Log 화일이 생성됩니다.

확인 후 후처리 하십시오.

이러한 에러가 발생하는 원인은 위의 그림6에서 폐지구분을 ‘전체’로 선택하지 않아서입니다.

• 1.2.3 사용자등록

: 위에 LOGIN화면에서 처음사용 시 아이디와 암호를 넣으시고 로그인 버튼을 누르시면 아      래와 같은 메인화면이 나옵니다

<그림 - 24>

* 사용자등록 절차

1. 위의 Main화면에서 아래 그림과같이 [시스템관리]-사용자관리(추가/변경)메뉴를            클릭하셔서 들어갑니다.

<그림 - 25>

2. 아래와 같은 사용자관리 화면이 나오면 처음 AnyProduct사용자 관리 화면에서는            신규사용자추가만 가능합니다. 사용하실 사용자아이디/비밀번호/이름/보고기관코드를        입력 후 저장버튼을 클릭합니다. 사용자등록을 하지 않으시려면 [취소]버튼을              누르시면 아래 화면이 닫히고 초기 Main화면이 나옵니다

<그림 - 26>

3. 아래와 같이 사용자 정보를 넣고 저장처리하면 아래와 같은 화면이 나옵니다.

<그림 - 27>

4. 위와같이 정상처리 메시지가 나오면 사용자는 정상적으로 등록이 되었습니다.

- Main화면에서 초기에 사용자등록/ 기관코드가 등록되어있어야                             생산현황취합보고/생산현황보고/생산현황통계 메뉴를 사용하실 수 있습니다.

* 그 외에 시스템메뉴에 대한 자세한 사항은 시스템메뉴 사용자매뉴얼부분에서 보실 수             있습니다.

• 1.1 생산현황관리

• 1.1.1 생산현황취합

전년도 생산 종결된 기록물에 대하여 생산기관으로부터 생산현황목록(기록물철등록부, 기록물등록대장, 배부대장, 기록물철등록부변경이력, 기록물등록대장변경이력,특수목록정보, 첨부파일정보)을 전자파일로 전달 받아 접수하고 자료를 검수하여 인수처리 하는 화면으로 [생산목록접수],[생산목록접수오류], [생산목록검수], [세부목록조회], [인수완료처리] 탭으로 구성됩니다

• 1.1.1.1 생산목록접수

전년도 생산 종결된 기록물에 대하여 생산기관으로부터 생산현황목록을 오프라인로접수하고, 접수여부와 처리상태를 조회하는 화면입니다

1) 조회

- 조회조건을 입력 후  버튼을 클릭하여 전체 보고기관 중 생산현황접수 또는

미접수된 보고기관과 상태를 조회할 수 있습니다.

- 조회결과 상태 : 생산현황 미접수 보고기관은 "미접수", 생산현황 접수가 완료되면 "검    수완료", 검수 중 반려철이 존재할 경우 "반려", 인수완료가 정상적으로 완료되었을 경    우 "인수완료"로 표기됩니다.

- 조회 후 조회결과 리스트 상단에 "[조회건수] O건" 메세지로 조회 결과건수를 보여 줍    니다.

<그림 - 28>

‣ 조회조건

- 보고기관 : 조회하고자 하는 보고기관 선택이 가능 조회가 가능합니다.

- 취합여부 : 전체가 기본으로 설정되며, 취합완료 또는 미취합를 선택하여 조건별로 조

회가 가능합니다. 취합완료는 전체 보고기관 중 생산현황 접수된 보고기관               만을 조회하고, 미취합는 전체 보고기관 중 생산현황이 미접수된 보고기관

만을 조회합니다.

- 보고연도 : 현재년도가 기본으로 설정되며 변경이 가능합니다

2) 오프라인 접수

※ 오프라인 접수 전 선행되어야 할 일들

각 처리과별 문서담당자는 먼저 전자문서시스템 상에서 생산현황보고 및 이관시 다음의 선행작업을 수행하여야 합니다.

1. 임시단위업무 정리: 임시단위업무를 사용하고 있는 경우 단위업무를 신청하여

정규단위업무로 변경하여야함.

2. 미 편철문서 정리: 미편철함에 미편철된 문서가 있는지 확인하고 정규단위업무의	관련         철로 지정함.

3. 잘못 편철된 문서정리 : 편철되어 있는 기록물이 잘못 지정되거나 재정리 하고자	할

경우 기록물철을 재지정해야함.

4. 처리과의 문서담당자는 위의 항목을 확인한 후 생산보고용 파일을 내려 받아야 함

각 자료관의 문서담당자는 처리과에서 생산현황보고파일을 받으면  다음의 경로에 처리과

기관코드명으로 폴더를 만든 후 데이터를 복사하여 오프라인으로 읽어 들이면 된다.

예: 처리과 기관코드가 “8070005”인 경우 아래와 같이 receive폴더에 처리과기관코드번호로 된 폴더를 만든 후 처리과 데이터를 복사하여 넣는다.

위와 같이하지 않으면 I/O Error 103이 발생된다.

- 전년도 생산 종결된 기록물에 대하여 생산기관으로부터 생산현황목록을 접수합니다.

- 생산기관과 자료관간 생산현황목록 접수방식은 오프라인 접수로 구분됩니다.

‣ 오프라인접수(매체접수)

<그림 - 29>

- 사용자PC 또는 매체형식에 상관없이 접수하고자 하는 파일을 선택하여 버튼    누르면 접수처리가 됩니다.

-  버튼을 누르면 화면이 닫힙니다.

- Xml 파일 접수시 [7010004_PROD_REPORT_20050429110300.xml] 파일을 선택하여 접수하       고, xml 파일안에 정의되어있는 기록물철, 기록물건 정보 등등 기타 파일들을 한꺼번에      처리합니다.

- 데이터파일 접수시 [7010004_PROD_GFILE_20050429110344.txt],

[7010004_PROD_DOC_20050429110344.txt] 등등 파일을 직접 선택하여 개별적으로 처리합

니다.

* 파일설명
기록물철등록부	7010004_PROD_GFILE_20050429110344.txt
기록물등록대장	7010004_PROD_DOC_20050429110344.txt
기록물철등록부변경이력	7010004_PROD_GFILEHIST_20050429110344.txt
기록물등록대장변경이력	7010004_PROD_DOCHIST_20050429110344.txt
특수목록정보	7010004_PROD_SPRECORD_20050429110344.txt
첨부파일정보	7010004_PROD_PAGE_20050429110344.txt
배부대장	7010004_PROD_DIST_20050429110344.txt

※ 오프라인 접수시 "I/O Error 103" 이 발생하는 경우

1. 위의 “오프라인 접수 전 선행되어야 할 일들”에서 설명한 것처럼 해당 처리과에서 받은 데이터는 C:\AnyProduct\Product\Receive\8070005(8070005는 처리과기관코드번호임) 위와 같이 receive폴더에 처리과 기관코드번호로 폴더를 만든 다음 데이터를 복사하여 넣은 후 오프라인 접수를 해야함. 이렇게 하지않을 경우 위의 오류가 발생함.

2. 처리과에서 보낸 파일에는 1개의 xml파일과 7개의 txt파일이 있는데 xml파일에는 처리해야야 7개의 txt파일 명이 있는데 이파일명과 실제 txt파일명이 같지 않을 경우 위와 같은 오류가 발생함. (xml파일을 메모장에서 열어보면 name="8720033_PROD_GFILE_......txt"이부분에 있는 파일명이 실제파일명과 같아야 함)

3) 엑셀저장

- 조회된 결과를 엑셀로 데이터를 변환합니다.

• 1.1.1.2. 생산목록접수오류

생산목록 접수처리 중 오류부분 내용을 확인할 수 있는 화면입니다.

1) 조회

- 조회조건을 입력 후  버튼을 클릭하여 수신일자(생산현황목록접수 처리일자)    에 작업구분에 회차에 맞춰서 조회합니다.

- 조회 후 조회결과 리스트 상단에 "[조회건수] O건" 메세지로 조회 결과건수를 보여 줍    니다.

2) 삭제

- 삭제할 오류내역 자료를 리스트에서 선택(클릭) 한 후 선택된 상태에서 삭제버튼 클릭      시 아래와 같은메세지가 나옵니다.

- 삭제 시에는 [Yes]버튼을 누르면 삭제처리가 되며 [No]버튼을 누르시면 삭제처리가

취소됩니다.

3) 엑셀

- 조회된 결과를 엑셀로 데이터를 변환합니다.

* 참고사항

에러내역을 보실 때 나오는 에러내용 중 필수적인 항목에러 외에 아래와 같은 에러가       나올 수 있습니다

- 에러내역
‣원시데이타파일 규격불일치	데이타 이관규격 및 쓰레기값 삽입 내지는 구분자(공통적용사항)이 잘못입력되었을 시
‣Key Violation	중복된 데이타가 존재할 시 발생함(데이타 무결성 유지)

※ 생산목록접수 후 확인관련.....

1. 정상적으로 접수가 완료된 후 조회해보면  미취합으로 나올 경우

예: 충북 영동교육청 데이터일부입니다.

(※ 주의 : 실제데이터를 편집하면 프로그램에서 읽어들일때 오류가 발생합니다. 이 예는 잘못된 점을 보여주기 위해서 하는 작업입니다. 실제로 오류 내역을 찾아보고 싶으시면

데이터파일을 복사한 후 복사한 파일에서 찾아보시기 바랍니다.)

이경우는 접수한 전체 목록에 오류가 있어 이러한 현상이 나타나는 경우입니다.

이 경우 생산목록 접수 오류에서 해당내용을 검색해보면(작업구분에서 하나하나 선택해서 조회하여 보면 아래와 같은 에러내역이 검색됩니다.)

위 그림의 경우에서  오류내용은

기록물 대장정보에서 등록번호가 8070005-2004-...이고 등록명이 지방공무원 발령사항 알림이 부정확한 기록물 정보를 가지고 있습니다.  이러한 경우는 위의 12페이지의  “오프라인 접수 전 선행되어야 할 일들”에서 말한바와 같이 문서정리를 제대로 하지 않아서인 경우 또는 전자문서시스템에서 자료를 생성할 때 잘못된 정보로 생성하는 경우일 수 있습니다.

전자일경우는 처리과 전자문서 담당자가 전자문서시스템 상에서 재편철작업 및 확인을 하셔야 하고

후자일경우는 에러내역에 나와 있는 것처럼 기록물철정보가 부정확해서입니다.

위그림에서 보여지듯이 기록물대장정보의 1738라인의 지방공무원발령사항 알림에서 기록물 철정보가 부정확한 정보를 가지고 있다는 오류사항을 확인할수 있습니다.

* 파일설명
기록물철등록부 (철목록)	7010004_PROD_GFILE_20050429110344.txt
기록물등록대장 (건목록)	7010004_PROD_DOC_20050429110344.txt
기록물철등록부변경이력	7010004_PROD_GFILEHIST_20050429110344.txt
기록물등록대장변경이력	7010004_PROD_DOCHIST_20050429110344.txt
특수목록정보	7010004_PROD_SPRECORD_20050429110344.txt
첨부파일정보	7010004_PROD_PAGE_20050429110344.txt
배부대장	7010004_PROD_DIST_20050429110344.txt

※ 위 각 파일의 데이터 규격은 본문서 표지의 첨부파일목록에 나와 있는  경로에서

다운받아 참고

실제데이터의 기록물등록대장파일 8070005_PROD_DOC_...(13페이지참고) 파일을 에디트프로그램(acroedit,editplus등.)에서 열어서 파일메뉴의 찾기메뉴에서 1738라인의“지방공무원

발령사항 알림”을 검색한 후 해당 라인의 내용을 살펴보면

8070005 2 200408310817  00 지방공무원 발령사항 알림 001 ms07041 ms07041 20040227 8070002000948 1 8070005ZZ0000072004000009001 NNNNN 1NNNNNNNN 00 1 0 0

건목록에서 철정보를 나타내는 부분임.

이러한 형식의 내용이 있습니다.

위의 내용을 분석하면 8070005처리과에서 ZZ000007단위업무에 2004년 000009번 기록물철 등록번호의 001번 권호수에 위의 건정보가 포함되고 있음을 나타냅니다.

실제로 기록물철 등록부의 내용을 살펴보면 (아래내용)

위와 같이 8070005처리과에 2004년 ZZ000007단위업무에 000009번으로 등록된 기록물철등록일련번호가 기록물철 등록부에 없습니다. 따라서 프로그램에서는 생산현황 오프라인 접수시 기록물등록대장정보의 1738번째 라인이 잘못된 철 정보를 포함하고 있어  “기록물철정보가 부정확한 정보를 가지고 있습니다.”라는 오류를 출력하게 됩니다.

※ 위에서 언급한 내용에 대한 규격은

행정기관의 자료관시스템 규격 표준 제정 고시

(페이지31 Ⅳ. 전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격참고)

에러조치방법은 먼저 처리과 문서담당자가 전자문서 시스템상에서 위 문서에대한 정보를 확인하시고 아무런 문제가 없으면 전자문서시스템 업체에 본 오류의 내용을 전달하셔서 전자문서시스템에서 생산목록을 작성시 생성되는 파일데이터규격에 대한 사항을 확인/수정토록요청하셔야 함.

• 1.1.1.3. 생산목록확인

생산목록 접수된 생산목록의 상세 철 내역을 조회하고, 생산목록을 검수하는 화면입니다.

접수시 기록물철단위로 검수하며 검수된 기록물철자료의 검수상태 및 오류사항을 확인할    수 있는 화면입니다.

1) 조회

- 조회조건을 입력 후  버튼을 클릭하여 조회 합니다

- 조회결과 리스트에 제목이나 분류번호를 선택하여 우측에 철의 상세내역을 보여줍니다.

생산목록 접수 시 발생하는 오류는 기록물철별로 자동으로 체크 하여 오류사항에 기본    으로 입력이 되어있습니다.

- 조회 후 조회결과 리스트 상단에 "[조회건수] O건" 메세지로 조회 결과건수를 보여 줍

니다.

•  조회조건

- 검수여부 : 철 상태를 "오류", "정상", "전체" 중 선택하여 조회가 가능합니다.

- 보고연도 : 현재년도가 기본으로 설정되며, 변경이 가능합니다.

- 보고기관 : 조회하고자 하는 보고기관 선택이 가능하며, 생산목록접수 및 인수현황에서                 조회된 보고기관을 디폴트로 조회합니다.

- 기록물철 분류번호: 기록물 철의 고유번호로써 [생산기관코드-단위업무코드-생산연도-

기록물철연번호-권호수] 항목의 조합으로 이루어졌으며 기록물철                          분류번호의 일부만 조회 조건에 입력 후 조회가 가능합니다.

- 단위업무 : 생산기관에 따라 사용할 수 있는 단위업무코드가 다르며, 한 개 이상의 단

위업무 선택이 가능합니다. 생산기관을 먼저 선택하고 단위업무코드를 찾아                 야 정확한 값을 찾을 수 있습니다.

3) 엑셀

- 조회된 결과를 엑셀로 데이터를 변환합니다.

• 1.1.1.3. 세부목록조회

생산목록검수화면에서 자료를 선택 한 후 더블클릭시 해당 철에 대한 세부목록을 조회할    수 있는 화면입니다.

1) 전화면

- 버튼 클릭시 생산목록확인 화면으로 이동합니다.

2) 엑셀

- 조회된 결과를 엑셀로 데이터를 변환합니다.

• 1.1.1.3. 인수처리

보고기관 단위로 검수한 결과 생산목록에 이상이 없는 경우 보고기관별로 인수완료처리를 하고, 치명적       오류가 있는 경우 반려처리를 하여 보고기관(전자문서시스템)으로부터 재접수를 받아야 합니다. 이때 해

당 생산기관은 삭제가 됩니다. 반려철이 존재할 경우 인수완료처리는 할수 없으며, 생산목록검수결과

내용 및 검수과정에서 발생된 오류정보를 조회하고 출력 및 엑셀파일로 저장 할 수 있습니다.

1) 조회

- 보고기관별로 처리 현황을 조회하고 반려 또는 인수완료처리 할 수 있는 화면입니다.

- 조회조건을 입력 후 버튼을 클릭하여 보고기관별 처리상태 및 내용을 조회       할 수 있습니다.

- 조회 후 조회결과 리스트 상단에 "[조회건수] O건" 메세지로 조회 결과건수를 보여 줍

니다.

- 조회결과 보고기관정보를 선택하면 화면 하단의 오류사항을 보여주는 리스트에 해당 보      고기관의 기록물철 중 오류처리된 기록물철의 오류사항을 볼 수 있습니다.

2) 반려

- 조회된 보고기관의 기록물철 중 오류가 있어 인수받지 못하는 경우 보고기관(전자문서      시스템)으로 반려처리를 하고, 정상적으로 수정된 생산목록을 재접수 받아야 합니다.

- 대상을 조회 후 반려처리할 보고기관을 선택 후 버튼을 클릭하여 반려처리       할 수 있습니다.

3) 인수

- 조회된 보고기관 중 생산목록을 생산현황시스템에 인수받고자 할 경우  버튼      을 클릭하여, 보고기관별로 인수완료처리를 합니다.

- 대상을조회 후 인수완료처리할 보고기관을 선택 후 버튼을 클릭하여 인수완     료처리 할 수 있습니다.

4) 엑셀

- 조회된 결과를 엑셀로 데이터를 변환합니다.

• 1.1.2 생산현황 보고

생산기관으로부터 취합하여 검수, 인수처리를 마친 생산현황목록의 현황을 조회하고 전문    관리기관에 보고하는 화면으로 [연도별생산현황], [생산목록조회], [생산목록파일작성]     의 탭으로 구성됩니다.

• 1.1.2.1. 인수목록조회

취합된 생산목록에 대해 생산기관별, 기록물형태별, 보존기간별로 기록물철 상태를 조회하고 출력하는        화면입니다.데이터는 인수완료된 건만 조회가 됩니다.

.

1) 조회

- 취합한 생산목록을 조회하는 화면입니다.

- 조회조건을 입력 후 상단의  버튼을 클릭하면 해당 항목을 조회 할 수 있습      니다.

- 조회 후 조회결과 리스트 상단에 "[조회건수] O건" 메세지로 조회 결과건수를 보여 줍

니다.

• 조회조건

- 생산현황보고연도 : 생산현황보고연도는 현재년도가 기본으로 설정됩니다.

- 생산기관 : 생산기관을 선택하여 입력하면 해당 기관의 생산목록을 조회하며, 생산기관                 을 입력하지 않으면 생산현황보고연도의 모든 생산기관의 생산목록 자료를                 조회할 수 있습니다.

- 기록물형태별, 보존기간별 조회가 가능하며, 선택할 수 있는 항목은 아래와 같이 코드정     보에 따라 콤보에 값이 보여지며 조회하고자 하는 조건을 선택하여 조회합니다.

2) 엑셀

- 조회된 결과를 엑셀로 데이터를 변환합니다.

• 1.1.2.2. 보고파일생성

모든 보고기관의 생산목록이 인수 완료된 후  취합한 형태의 생산목록파일을 작성한 파일

을 보여주는화면입니다.(위치: C:\AnyProduct\Product\send\Prod\)

1) 조회

- 취합한 생산목록을 조회하는 화면입니다.

- 조회조건을 입력 후 상단의  버튼을 클릭하면 해당 항목을 조회 할 수 있습      니다.

- 조회 후 조회결과 리스트 상단에 "[조회건수] O건" 메세지로 조회 결과건수를 보여 줍

니다.

2) 이관자료생성

- 자료관시스템 도입 시 전자문서시스템에서 받은 생산목록자료를 취합하여 자료관시스템      에 넘길 수 있는 자료를 생성합니다.

3) 보고파일생성

-  이관 자료 생성후 추후 자료관 도입시 해당 데이터를 자료관으로 이관하기 위한 파일을 생성합

니다. 반드시 백업을 하여 보관하셔야 합니다. 생산현황보고연도 입력 후   버튼을 클

릭하면 파일작성시 각 파일별 데이터 건수를 보여주고, 파일별로 나눌 파일의 수량을 설정하는 창이

뜹니다.

• 1.1.3 생산현황 통계

취합된 생산목록에 대해 생산현황보고연도를 기준으로 생산기관별, 보존기간별,    기록

물형태별 등의 조건에 의한 생산보고 당시의 현황통계를 보여주고 출력할 수 있는 화

면입니다

• 1.1.3.1. 생산현황 통계

취합 된 생산목록에 대해 생산현황보고연도를 기준으로 생산기관별, 보존기간별, 기록물

형태별 등 조건에 의한 현황을 조회하고 출력할 수 화면입니다.

1) 조회

- 취합된 생산목록현황의 통계를 조회하는 화면입니다.

- 조회조건 입력 후  버튼을 클릭하여 유형별 통계현황을 조회할 수 있습니다.

- 생산기관별 검색형태 선택 여부에 따라 조회 결과 통계의 형태 및 항목이 달라집니다.

- 조회 후 조회결과 리스트 상단에 "[조회건수] O건" 메세지로 조회 결과건수를 보여 줍

니다..

- 보고기관별 검색형태선택을 선택하고 기록물형태별로  버튼을 클릭하면 아

래 화면과 같이 보고기관 대 기록물형태별 형태의 통계현황을 조회할 수 있습니다.

2) 엑셀

- 조회된 결과를 엑셀로 데이터를 변환합니다.

● 보고기관별 검색형태선택을 선택하지 않았을 경우

● 보고기관별 검색형태선택을 선택하고 기록물형태별로 출력할 경우

● 보고기관별 검색형태선택을 선택하고 보존기간별로 출력할 경우

• 2.1 시스템관리

• 2.1.1 단위업무/기관코드반영

생산현황시스템에서 사용하는 단위업무 및 기관코드를 반영하는 화면입니다.

• 2.1.3.1. 최신단위업무반영

생산현황시스템에서 사용하는 최신단위업무코드를 반영/조회하는 화면입니다.

1) 오프라인 접수

- 단위업무화일을 받아서 접수하는화면입니다.

- 단위업무는 국가기록원에 신청을 하여서 데이터를 받습니다.

(자세한 사항은사용자메뉴얼 초기작업 참조)

2) 조회

- 생산현황보고에서 사용하는 단위업무 조회하는 화면입니다.

- 조회조건을 입력 후 상단의  버튼을 클릭하면 해당 항목을 조회 할 수 있습      니다.

- 조회 후 조회결과 리스트 상단에 "[조회건수] O건" 메세지로 조회 결과건수를 보여 줍

니다.

• 조회조건

- 사용여부 : 단위업무코드의 사용여부에 따라 조회할 수 있습니다.

- 보고기관 : 보고기관에 해당하는 단위업무코드를 조회할 수 있습니다.

- 변경접수일: 변경접수일에 따라 조회할 수 있습니다.

2) 엑셀

- 조회된 결과를 엑셀로 데이터를 변환합니다.

• 2.1.3.1. 기관코드반영

생산현황시스템에서 사용하는 기관코드를 반영, 조회하는 화면입니다.

1) 오프라인 접수

- 기관코드화일을 받아서 접수하는화면입니다.

(자세한 사항은사용자메뉴얼 초기작업 참조)

2) 조회

- 생산현황보고에서 사용하는 기관코드를 조회하는 화면입니다.

- 조회조건을 입력 후 상단의  버튼을 클릭하면 해당 항목을 조회 할 수 있습      니다.

- 조회 후 조회결과 리스트 상단에 "[조회건수] O건" 메세지로 조회 결과건수를 보여 줍

니다.

• 조회조건

- 보고기관 : 보고기관에 해당하는 단위업무코드를 조회할 수 있습니다.

2) 엑셀

- 조회된 결과를 엑셀로 데이터를 변환합니다.

• 2.1.3.2. 기관코드별 단위업무코드

: 기관코드별 단위업무코드를 확인해 볼 수 있는화면입니다.

1) 조회

- 생산현황보고에서 사용하는 기관코드별 단위업무코드 건수를 확인할수 있는화면입니다.

- 조회조건을 입력 후 상단의  버튼을 클릭하면 해당 항목을 조회 할 수 있습      니다.

• 조회조건

- 보고기관 : 보고기관에 해당하는 단위업무코드를 조회할 수 있습니다.

2) 엑셀

• 2.1.2 기초코드관리

생산현황스템에서 사용하는 기초코드를 등록,수정,삭제하고, 대분류코드에 따른 세부 기

초코드를 등록,수정,삭제 하여 코드를 관리하는 화면입니다.

• 2.1.2.1 대분류코드

대분류코드를 등록, 수정, 삭제하는 화면입니다.

1) 조회

- 조회조건 사용여부로 대분류코드를 조회하는 화면입니다.

- 조회 조건인 사용여부를 선택 후  버튼을 클릭하여 조회할 수 있습니다.

- 조회 후 조회결과 리스트 상단에 "[조회건수] O건" 메세지로 조회 결과건수를 보여 줍

니다.

- 조회가 완료되면 조회 결과 중 첫번째 행이 선택되고 입력항목에 선택된 항목의 상세       내역을 보여줍니다.

• 조회 조건

- 사용여부 : 기초코드의 사용여부 조건으로, "사용"은 현재 사용하고 있는 기초코드를       조회하며, "미사용"은 사용하지 않는 기초코드, "전체"는 사용여부와 관계없이 모든 기      초코드를 조회합니다.

2) 입력

- 신규로 대분류코드를 추가하고자 할 때는 먼저 버튼을 클릭하여 입력 항목들      을 초기화 시킵니다.

- 입력항목에 추가할 대분류코드와 대분류코드명, 사용여부를 입력합니다.

- 입력 후 버튼을 클릭하면 아래와 같이 저장 여부를 묻는 메시지 창이 뜹니다.

• 입력 항목

- 노란색 입력항목은 필수 입력항목으로 대분류코드와 대분류코드명은 반드시 입력하셔야      합니다.

- 사용여부 항목은 "사용"이 기본값으로 "미사용"으로 등록하고자 할 때는 반드시 "미사    용"으로 바꾼 후 저장해야 합니다.

3) 수정

- 사용여부를 선택하고  버튼을 클릭하여 조회된 결과 중 수정할 대분류코드를      선택하면 입력항목에 대분류코드의 상세정보가 보여집니다.

- 입력항목에 보여지는 상세정보 중 수정할 사항을 수정 후 저장버튼을 클릭하면 아래와      같은 메시지가 나오며 저장처리됩니다.

4) 삭제

- 등록된 대분류코드를 삭제할 수 있는 기능입니다.

- 사용여부를 선택하여  버튼을 클릭하여 조회된 결과 중 삭제할 대분류코드를 선택하면 입력항목에 대분류코드의 상세정보가 보여집니다.

-  버튼을 클릭하면 아래와 같이 삭제 여부를 묻는 메시지 창이 뜹니다.[Yes]를     누르시면 정상적으로 삭제처리하며 [No]를 선택시에는 삭제가 취소됩니다.

• 2.1.2.2 기초코드

- 대분류코드를 등록한 후 대분류코드별 하위 기초코드를 등록, 수정, 삭제 하는 화면입니

다.

1) 조회

- 조회조건 사용여부로 기초코드를 조회하는 화면입니다.

- 조회 조건인 사용여부를 선택 후  버튼을 클릭하여 조회할 수 있습니다.

- 조회 후 조회결과 리스트 상단에 "[조회건수] O건" 메세지로 조회 결과건수를 보여 줍

니다.

- 조회가 완료되면 조회 결과 중 첫번째 행이 선택되고 입력항목에 선택된 항목의 상세       내역을 보여줍니다.

• 조회 조건

- 사용여부 : 기초코드의 사용여부 조건으로, "사용"은 현재 사용하고 있는 기초코드를       조회하며, "미사용"은 사용하지 않는 기초코드, "전체"는 사용여부와 관계없이 모든 기      초코드를 조회합니다.

- 대분류코드 : 대분류코드에 해당하는 기초코드를 조회할 수 있습니다.

2) 입력

- 대분류코드에 따라 신규로 기초코드를 추가하고자 할 때는 먼저  버튼을 클릭    하여 입력 항목들을 초기화 시킵니다.

- 입력항목에 추가할 기초코드와 기초코드명, 사용여부를 입력합니다.

- 입력 후  버튼을 클릭하면 아래와 같이 저장 여부를 묻는 메시지 창이 뜹니다.

• 입력 항목

- 노란색 입력항목은 필수 입력항목으로 메뉴ID와 메뉴명은 반드시 입력하셔야 합니다.

- 사용여부 항목은 "사용"이 기본값으로 "미사용"으로 등록하고자 할 때는 반드시 "미사용     "으로 바꾼 후 저장해야 합니다.

3) 수정

- 사용여부를 선택하고  버튼을 클릭하여 조회된 결과 중 수정할 기초코드를      선택하면 입력항목에 기초코드의 상세정보가 보여집니다.

- 입력항목에 보여지는 상세정보 중 수정할 사항을 수정 후 저장버튼을 클릭하면 아래와      같은 메시지가 나오며 저장처리됩니다.

4) 삭제

- 등록된 기초코드를 삭제할 수 있는 기능입니다.

- 사용여부를 선택하여  버튼을 클릭하여 조회된 결과 중 삭제할 기초코드를 선    택하면 입력항목에 기초코드의 상세정보가 보여집니다.

-  버튼을 클릭하면 아래와 같이 삭제 여부를 묻는 메시지 창이 뜹니다.[Yes]를     누르시면 정상적으로 삭제처리하며 [No]를 선택시에는 삭제가 취소됩니다.

5) 엑셀

- 조회된 결과를 엑셀로 데이터를 변환합니다.

• 2.1.3 데이터 초기화

: 현재AnyProduct에서 사용하는 기관코드/단위업무코드/사용자 전체적으로 포함하여 다시      초기화 하는 작업을 할 수 있는 메뉴입니다.

* 초기화대상

1. 전체기관(코드포함) - 전체데이터 및 기관코드/단위업무/사용자정보까지 모든 데이              터를 삭제처리합니다.

2. 보고기관(코드제외) - 하단에 선택하신 보고기관만 삭제처리합니다.단위업무와 기               관코드는 기존사용하시는대로 존재합니다.

- 전체기관 선택 시 다시 한번 확인 후 [YES]버튼을 누르시면 데이터 초기화를 시킵니다.

- 작업 처리 후 완료 메시지

* 사용자정보까지 초기화 되었으므로 다시 초기사용자로 로그인하여

초기작업 후 모든 메뉴사용가능합니다.(메뉴얼 처음작업참조)

- 부분기관 선택시(삭제여부를 다시한번 확인함.)

- 작업처리 후 완료메세지

• 2.1.4 사용자정보변경(암호변경)

: 사용자 암호를 변경할 수 있는 화면입니다.

- 변경할 비밀번호를 입력 후 저장 처리하시면 됩니다.