아래 내용은 충북영동교육청 자료를 근거로 만들어졌습니다.

○ ‘기록물철정보가 부정확한 정보를 가지고 있습니다.’ 메시지의     오류확인 방법

1. 정상적으로 접수가 완료된 후 조회해보면  미취합으로 나올 경우

이경우는 접수한 전체 목록에 오류가 있어 이러한 현상이 나타나는 경우입니다.

이 경우 생산목록 접수 오류에서 해당내용을 검색해보면(작업구분에서 하나하나 선택해서 조회하여 보면 아래와 같은 에러내역이 검색됩니다.)

위 그림의 경우에서  오류내용은

기록물 대장정보에서 등록번호가 8070005-2004-...이고 등록명이 지방공무원 발령사항 알림이 부정확한 기록물 정보를 가지고 있습니다.

위그림에서 보여지듯이 기록물대장정보의 1738라인의 지방공무원발령사항 알림에서 기록물 철정보가 부정확한 정보를 가지고 있다는 오류사항을 확인 할 수 있습니다.

* 파일설명
기록물철등록부 (철목록)	8070005_PROD_GFILE_20050429110344.txt
기록물등록대장 (건목록)	8070005_PROD_DOC_20050429110344.txt
기록물철등록부변경이력	8070005_PROD_GFILEHIST_20050429110344.txt
기록물등록대장변경이력	8070005_PROD_DOCHIST_20050429110344.txt
특수목록정보	8070005_PROD_SPRECORD_20050429110344.txt
첨부파일정보	8070005_PROD_PAGE_20050429110344.txt
배부대장	8070005_PROD_DIST_20050429110344.txt

※ 위 각 파일의 데이터 규격은 본문서 표지의 첨부파일목록에 나와 있는  경로에서

다운받아 참고

실제데이터의 기록물등록대장파일 8070005_PROD_DOC_... 파일을 에디트프로그램(acroedit,editplus등.)에서 열어서 파일메뉴의 찾기메뉴에서 1738라인의“지방공무원

발령사항 알림”을 검색한 후 해당 라인의 내용을 살펴보면

8070005 2 200408310817  00 지방공무원 발령사항 알림 001 ms07041 ms07041 20040227 8070002000948 1 8070005ZZ0000072004000009001 NNNNN 1NNNNNNNN 00 1 0 0

건목록에서 철정보를 나타내는 부분임.

이러한 형식의 내용이 있습니다.

위의 내용을 분석하면 8070005처리과에서 ZZ000007단위업무에 2004년 000009번 기록물철 등록번호의 001번 권호수에 위의 건정보가 포함되고 있음을 나타냅니다.

실제로 기록물철 등록부(8070005_PROD_GFILE_...)의 내용을 살펴보면 (아래내용)

위와 같이 8070005처리과에 2004년 ZZ000007단위업무에 000009번으로 등록된 기록물철등록일련번호가 기록물철 등록부에 없습니다. 따라서 프로그램에서는 생산현황 오프라인 접수시 기록물등록대장정보의 1738번째 라인이 잘못된 철 정보를 포함하고 있어  “기록물철정보가 부정확한 정보를 가지고 있습니다.”라는 오류를 출력하게 됩니다.

※ 위에서 언급한 내용에 대한 규격은

행정기관의 자료관시스템 규격 표준 제정 고시

(페이지31 Ⅳ. 전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격참고)

에러조치방법은 먼저 처리과 문서담당자가 전자문서 시스템상에서 위 문서에대한 정보를 확인하시고 아무런 문제가 없으면 전자문서시스템 업체에 본 오류의 내용을 전달하셔서 전자문서시스템에서 생산목록을 작성시 생성되는 파일데이터규격에 대한 사항을 확인/수정토록요청하셔야 함.