단위업무관련 질문모음(국가기록원 제공)

▶ 분류기준표의 단위업무는 무엇이며 어떤 역할을 하는지

ㅇ 단위업무는 기록물분류기준표의 기능분류와 보존분류, 검색어 지정 등을 위한 기본항목

ㅇ 한사람 또는 소수의 인원으로 구성된 팀에게 분장되는 수준의 업무로서 직제개정

등으로 업무 변경시에도 2개 이상으로 분리가 안되는 수준까지 세분화된 업무단위

ㅇ 단위업무별로 보존기간이 책정되어 보존장소가 지정되면 유한문서(보존기간

20년이하)일지라도 전문관리기관으로 이관되어야 하고, 단위업무별로 보존장소 등이

지정되고, 비치여부가 결정되는 등 기록물관리사항이 단위업무 수준에서 결정됨

▶ 단위업무별 “기록물철작성기준”은 어떻게 작성하는지

ㅇ 기록물을 체계적으로 편철․관리하기 위한 기준으로

ㅇ 단위업무별로 수립(영 제13조)하여야 하며

ㅇ 업무종류와 같은 포괄적인 기준이 아닌 사안별 기준이어야 함

예) ① 건축허가철 ⇒ 홍길동 건축허가

② “대통령기록물수집” “시청각기록물수집” “간행물수집” 등의 업무처리시 단위업무책정은

“기록물수집”으로 하고, “대통령기록물수집” 등은 단위사안(또는 기록물철)으로 책정

▶ 단위업무코드는 어떻게 구성되었고 어떤 역할을 하는지

ㅇ 분류기준표상의 단위업무를 전산시스템에서 효율적으로 관리될 수 있도록 코드화한 것이며

ㅇ 단위업무코드는 각각의 개별업무에 대한 고유값으로 8자리 숫자(영어알파벳+아라비아숫자)의

조합으로 이루어지며 가용코드는 약 676백만개 임

ㅇ 고유업무와 공통업무로 구분하였으며, 코드의 중복방지 등을 위해 중앙행정기관과 지방자치

단체, 교육청 등의 영역을 설정함

예) 공통성업무인경우 ZA000001～, 중앙행정기관의 고유업무인 경우 AA000001～

▶ 고유업무와 공통업무의 차이점은 무엇이며 처리과에서 적용상의 차이가 있는지

ㅇ 기록물분류기준표 제정의 편리성 등을 위해 고유업무영역과 공통업무영역으로 나누어 작업

하는 과정에서 발생된 단위업무 구성영역으로

ㅇ 처리과단위에서 고유하게 수행되는 업무를 고유업무로, 처리과단위별로 공통적으로 수행하는

업무를 공통업무로 구분하였음

ㅇ 분류기준표 적용시 차이점은 없으나 임시단위업무 생성시 공통업무영역에서는 기관의견이

제한될 수 있는 정도임

예) 공통업무 - 課의 주무계나 서무가 담당하는 정도의 업무로 감사, 서무, 인사 등 9개의 단위업무로 구성

▶ 분류기준표가 적용되지 않는 기록물이 있는지

ㅇ 공공기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서․도서․대장․카드․도면․시청각물․

전자문서 등 모든형태의 기록정보자료(법 제2조 및 법 제12조)를 포함함으로 분류기준표가

적용되지 아니하는 기록물은 없음

▶ 내부 보고용으로 만든 문건도 분류기준표를 적용해서 등록해야 하는지

ㅇ 내부 보고용 문서도 기록물관리법 제2조에 의한 기록물로 간주될 경우, 등록하고 그 보존

기간․방법․장소 및 공개여부를 분류하여 관리하여야 함(법 제12조)

ㅇ 다만, 신문스크랩 등의 경우는 기록물로 관리할 필요가 있는 경우와 기록물로 관리할 필요가

없는 경우가 있을 수 있음

▶ 비밀인 경우 분류기준표를 적용하여 등록해야 하는지

ㅇ 기록물은 정하는 바에 따라 등록하고 관리(법 제12조)하여야 함으로 예외없이 분류기준표가

적용되고

ㅇ 비밀기록물의 경우 건별로 관리(규칙 제35조)되어야 함으로 건단위로 분류기준표가 적용되며

ㅇ 단위업무명에 가명을 부여하여 작성(영 제12조, 규칙 제8조)하고

ㅇ 비밀업무 분류기준표관련자료는 당해업무의 비밀등급과 같은 등급의 비밀문서로 취급(규칙 제8조)

▶ 문서정리기간중에 분류기준표를 다시 적용하여야 하는지

ㅇ 공공기관은 매년 3월 31일까지 행정자치부령이 정하는 바에 따라 전년도에 완결된 기록물을

정리(영 제14조)하도록 하고 있으며

ㅇ 기록물의 정리사항은 기록물관리법시행규칙제15조의 사항을 포함하여 실시하도록 하고 있음

ㅇ 따라서 기록물관리법시행규칙에 따라 정리 완결된 경우, 분류기준표를 다시 적용할 필요없이

정리가 완결되는 것이며

ㅇ 기록물분류기준표에 누락된 경우, 변경된 단위업무가 있는 경우 분류기준표의 변경신청을 하여

야 함(규칙 제15조)

▶ 전자문서시스템과 분류기준표는 어떻게 적용되는지

ㅇ 분류기준표는 전자문서환경하에서 사용될 수 있도록 제정되었고

ㅇ 표준화를 위해 “행정기관의 전자문서시스템 규격”을 고시(2002. 11. 4)함

ㅇ 고시된 규격에 기록물분류기준표 사항이 포함되어 있어 공무원 등 사용자는 전자문서시스템에

서 생산․접수와 동시에 손쉽게 분류기준표를 적용할 수 있음

예)

▶ 자료관시스템과 분류기준표는 어떻게 적용되는지

ㅇ 자료관이 설치되는 기관별로 시스템 표준화를 위해 “행정기관의 자료관시스템 규격”을

고시(2003. 8. 9)하였으며

ㅇ 고시된 규격에 기록물분류기준표 사항이 포함되어 있어 자료관의 전문요원(또는 분류기준표 운영요원)이 기록물분류기준표의 변경 등을 처리 할 수 있도록 조치되었음

▶ 2003년까지 사용중인 공문서분류번호및보존기간표와 2004년 이후 사용될 기록물분류기준표의 차이점은 무엇인지

ㅇ 공문서분류번호및보존기간표는 공문서분류및보존에관한규칙(총리령 제615호, 97. 2. 22 개정)      에 의한 별책(공문서규칙제3조)으로서

ㅇ 공문서를 기능별 10진 분류방법에 따라 분류하되, 1차․2차․3차․4차․5차분류 기준에 따라 5단위 숫자로 분류하고

ㅇ “영구․․․1년” 까지의 책정기준에 따라 보존관리하던 방식이며

ㅇ 기록물분류기준표는 출처분류를 근간으로하여 “처리과별-단위업무별” 분류방식을 준용한 기록물분류 기준서임

예) 공문서표와 분류기준표의 차이점

구 분	공문서분류보존표	기록물분류기준표
분 류 체 계	ㅇ기능분류	ㅇ출처분류
분 류 방 법	ㅇ10진식 분류	ㅇ처리과 단위업무별 분류
보존기간책정기준	ㅇ영구 ․․․ 1년	ㅇ영구 ․․․ 1년
기 능 분 류 번 호	ㅇ51251(주류․대․중․소․세분류)	ㅇAA000001(단위업무코드)
최 적 분 류 조 치	ㅇ조기성기호 사용	ㅇ단위업무변경․생성
사 용 환 경	ㅇ책자형	ㅇ전산시스템 탑재

▶ 전자문서시스템을 2004년 이후에 도입할 경우 분류기준표도 2004년 이후에 적용하면 되는지

ㅇ 공공기관은 정하는 바에 따라 기록물에 분류번호를 부여하여 이를 등록

(기록물관리법 제12조)하여야 하며

ㅇ 분류번호는 처리과기관코드+단위업무코드+기록물철등록연번으로 구성되어 있어

ㅇ 단위업무코드 등의 적용은 기록물분류기준표에 의해서만 가능하므로

ㅇ 따라서 행정기관에서 생산된 기록물은 전자문서시스템 도입여부와 상관없이 기록물분류기준표가 적용되어야 함

▶ 공문서분류번호및보존기간표에 의해 생산된 문서를 처리과에서 보존중에 있습니다. 고시된 분류기준표를 적용하여 이관하여야 하는지

ㅇ 2003년 12월 31일 이전 생산․종결된 기록물은 “공문서분류및보존기간표” 적용

ㅇ 2003년 12월 31일 이전에 생산되고 2004년 이후 종결된 기록물은 “기록물분류기준표” 적용

- 2004년 1월 1일 이후 생산기록물은 “기록물분류기준표” 적용

ㅇ한편 “공문서분류번호및보존기간표”에 의거 2003년 12월 31일 이전에 생산․종결되고 정부기록보존소 기록물정리지침에 의해 폐기보류된 보존기간 20년이하 기록물에 대하여

- 기록물분류기준표상의 단위업무별 보존기간이 영구․준영구로 책정된 기록물은 보존기간 경과후 전문관리기관으로 이관

- 기록물분류기준표상의 단위업무별 보존기간이 20년 이하로 책정된 기록물은 생산기관(자료관)에서 기록물관리법령이 정하는 바에 따라 폐기심의와 전문요원의 심사를 거쳐 폐기조치

▶ 처리과 명칭이 바뀐 경우 분류기준표 적용을 어떻게 하는지

○ 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙제7조제3항은 분류기준표의 각종 변경에 대해 규정하고 있습니다. 처리과의 명칭이 바뀐 경우는 동항 제1호에 해당하는 경우로

- 먼저 공공기관의 장이 분류기준표를 변경 한 후

- 시행규칙 별지 제4호 서식의 “1. 처리과기관코드만을 변경하는 경우” 양식을 이용하여, 1개월 이내에 전문관리기관으로 변경된 내용을 통보하도록 규정하고 있습니다.

▶ 소관단위업무가 다른과로 변경된 경우 어떻게 하는지

○ 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙제7조제3항은 분류기준표의 각종 변경에 대해 규정하고 있습니다. 한 처리과 소관의 단위업무가 다른과로 이관된 경우는, 시행규칙제7조제3항의 7호 직제개정등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우에 해당하는 것으로,

○ 직제개정 등으로 기관 내의 다른 처리과가 담당하던 단위업무를 새롭게 이관받은 처리과에서 시행규칙 별지 제4호서식 “2. 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우” 양식을 이용하여 기관의 자료관으로 변경신청을 하여야 합니다.

○ 자료관에서는 처리과의 신청을 받아 이를 전자문서시스템에 반영시키 후, 자료관에서는 시행규칙 별지 제4호서식 “2. 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우” 양식을 이용하여 전문관리기관으로 1개월 이내에 통보하여야 함.

○ 전문관리기관으로 통보하는 방법은 공문과 해당 전산파일을 함께 통보       해야 합니다.

▶ 담당업무가 변경되었는데, 분류기준표를 변경해야 하는지

○ 동일 처리과 내에서 담당업무가 변경되는 경우

- 분류기준표의 최소 운영단위는 처리과이므로, 새로 부여받은 단위업무가 이미 해당 처리과의 분류기준표에 포함되어 있다면 분류기준표를 변경할 필요 없이 해당하는 단위업무를 선택하여 사용하시면 됩니다. 만약, 새로 부여받은 단위업무가 해당 처리과에 없다면기록물관리책임자를 통하여 단위업무 신설신청을 해셔야 합니다.

○ 인사이동으로 처리과를 옮긴 경우

- 전보되어 처리과를 옮겼다면, 새로 부여받은 단위업무가 해당 전입간 처리과 분류기준표에 있는지 확인하여 사용하시면 됩니다. 만약, 새로 부여받은 단위업무가 전입간 처리과에 없는 경우라면 처리과의 기록물관리책임자를 통하여 단위업무 신설을 신청하셔야 합니다.

▶ 조직이 신설되어 분류기준표가 없는 경우 문서등록은 어떻게 하는지

○ 하나의 기관이 신설되는 경우

- 관할 전문관리기관과 협의하여 분류기준표를 새로 만들어야 합니다.

- 그리고 전자문서시스템을 사용하는 기관의 경우라면, 행정자치부의 조직담당부서의 승인을 얻어 정부전산정보관리소로부터 기관코드를 부여받아, 분류기준표에도 반영하여야 합니다.

○ 기존 기관 내에서 부서(처리과)가 신설된 경우

- 기관 자료관의 기록물관리전문요원(분류기준표 운영요원)과 협의하여 임시단위업무코드를 부여받아 우선 기록물의 생산등록에 적용할 수 있습니다.

- 그러나 기록물의 생산과 등록, 분류․편철을 전산적으로 관리하는 기관이라면, 신설 처리과를 전자문서시스템에 반영하기 위해 반드시 행정자치부의 정부전산정보관리소가 부여하는 기관코드를 부여받아 전자문서시스템에 반영해야 합니다.

▶ 단위업무가 없는 경우 문서등록은 어떻게 하는지

○ 업무수행도중 새로운 단위업무가 신설된 경우로,

○ 처리과의 기록물관리책임자가 임시단위업무를 만들고 기록물철을 등록하여 업무를 진행하시면 됩니다.

○ 그러나, 임시단위업무코드만으로는 정상적인 기록물관리가 불가하므로, 처리과 기록물관리책임자는 시행규칙 별지 제4호의 “4. 단위업무를 신설하는 경우” 양식을 이용하여, 즉시 단위업무 신설을 자료관으로 신청하여야 합니다.

○ 시행규칙제7조제3항의 4호에 해당하는 경우로, 자료관에서는 시행규칙 별지 제4호의 “4. 단위업무를 신설하는 경우” 양식을 이용하여, 단위업무 신설을 전문관리기관으로 신청하여야 합니다.

○ 전문관리기관에서는 신청된 신설 단위업무 승인여부를 심사하여 이를 해당 자료관으로 통보하게 되는데, 신설을 승인하는 경우 해당 단위업무의 코드를 함께 부여하게 됩니다.

○ 자료관은 전문관리기관으로부터 코드를 부여받은 후, 이를 전자문서시스템에 반영하게 하고,

○ 해당 처리과에서는 새로 코드를 부여받은 단위업무를 사용하여 해당되는 기록물을 분류․편철하시면 됩니다.

▶ 하나의 단위업무가 2개과로 나뉜 경우 어떻게 처리해야 하는지

○ 동일한 단위업무를 2개 이상의 과에서 수행하고 있는 경우

- 분류기준표는 처리과를 기본 운영단위로 하기 때문에 하나의 단위업무를 2개과 혹은 2개 이상의 과에서 수행하고 있다면, 각각의 과별로 단위업무가 설치되어 있어야 합니다. 그런데 이 경우는 여러 가지 유형이 있을 것 같습니다.

① 국세청의 한 세무서에서 부가가치세과가 1개 였다가 업무량이 증가하여 2개과로 분리된 경우(동일 업무를 수행하는 복수의 과)

- 우선 신설된 부가가치세1과와 부가가치세2과에서는 각기 시행규칙 별지제4호서식의 “2. 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우”양식을 이용하여 해당 자료관으로 변경신청을 하고,

- 자료관에서는 정상적인 직제인지 여부를 심사하여 승인하고, 전자문서시스템에 신청 내용이 반영될 수 있게 조치한 후, 1개월 이내에 전문관리기관으로 통보하여야 한다.

② 기존에 단위업무를 해당하던 처리과의 기능은 그대로 유지하되, 특정한 단위업무를 다른 처리과에서도 새로 수행하게 된 경우 등

▶ 고시된 분류기준표 상에 건축허가와 관련된 단위업무가 하나인데, 담당자는 5명입니다. 개인별로 단위업무를 생성하여 사용하여야 하는지

○ 분류기준표는 처리과를 기준으로 운영됩니다. 5명의 담당자가 하나의 단위업무를 수행하고 있다고 하더라도, 처리과의 입장으로 보면 동일한 단위업무에 대한 일 처리량이 많은 것일 뿐입니다. 따라서 단위업무를 개인별로 만들면 안됩니다. 동일한 업무를 수행하는 것이므로, 기존에 고시된 단위업무 내에서 개인별로 기록물철을 각기 만들어 사용할 수는 있습니다.

▶ 단위업무상의 보존기간보다 길거나 짧게 보존기간 책정이 가능한지

ㅇ 단위사안(기록물철)별로 단위업무상 보존기간보다 길거나 짧게 보존기간의 책정이 가능하나

ㅇ 단위업무상 보존기간보다 길게 책정하여야 하는 경우 분류기준표의 보존기간을 변경하여야

하고, 기록물관리법시행규칙 별지 제4호서식중 5번째인 “단위업무의 일부항목의 내용을 수정”

하는 경우의 서식을 사용하여 변경신청

ㅇ 단위업무상 보존기간보다 짧게 책정하는 경우 기록물관리법시행령 별표 2의 “기록물의

보존기간별 분류기준”에 의거 보존기간이 적정하게 책정되었는지를 확인하는 절차를 거쳐야 함

▶ 단위업무상의 보존기간이 영구․준영구인 문서를 보존기간 20년이하로 책정할 수 있는지

ㅇ 단위사안(기록물철)에 따라 단위업무상 보존기간인 영구나 준영구보다  짧은 20년이하로 책정은 가능하나

ㅇ 단위업무상 보존기간보다 짧게 책정하는 경우 기록물관리법시행령 별표 2의 “기록물의 보존

기간별 분류기준”에 의거 보존기간이 적정하게 책정되었는지를 확인하는 절차를 거쳐야 하며

ㅇ 단위업무상 보존기간이 영구․준영구인 경우는 단위사안(또는 기록물철)에 따라 20년이하로 책정

되었다 할지라도 전문관리기관에 이관하여야 하고

ㅇ 이관된 기록물은 심의절차를 거치게 됨

▶ 단위업무상의 보존기간이 20년이하인 문서를 준영구이상으로 책정할 수 있는지

ㅇ 단위사안(기록물철)에 따라 단위업무상 보존기간보다 길게 보존기간의 책정이 가능하나

ㅇ 단위업무상 보존기간보다 길게 책정하여야 하는 경우 분류기준표의 보존기간을 변경하여야 하고, 기록물관리법시행규칙 별지 제4호서식중 5번째인 “단위업무의 일부항목의 내용을 수정”하는 경우의 서식을 사용하여 변경신청하여야 하며

ㅇ 단위업무상 보존기간이 20년이하로 책정되었을 경우라도 보존기간이 영구 또는 준영구인 기록물은 전문관리기관으로 이관하여야 함

▶ 보존기간이 20년이하인 문서를 폐기하지 않고 계속 보존할 수 있는지

ㅇ 단위업무상 보존기간이 20년이하인 기록물은 보존장소가 자료관으로 책정되어 있으므로 자료관에서 보존관리하여야 하며

ㅇ 분류기준표상 보존기간보다 장기간 보존하고자 하는 경우

- 첫째 보존기간책정이 낮게 책정된 경우 분류기준표의 변경조치가 필요하고

- 둘째 보존기간의 책정은 적정하나 자료관단위에서 보존의 필요성에 따라 장기간 보존하는 경우 기관과 전문요원의 판단에 따름

▶ 비치문서로 지정하려면 어떻게 해야 하는지

ㅇ 분류기준표상 비치문서로 책정되지 않은 경우 분류기준표의 변경이 필요하며, 기록물관리법시행규칙 별지 제4호서식중 5번째인 “단위업무의 일부항목의 내용을 수정”하는 경우의 서식을 사용하여 변경신청하여야 하고

ㅇ 전문관리기관의 심의를 거쳐 비치문서여부를 책정하게 됨

ㅇ 참고로 비치문서는 전문관리기관에서 작성․고시한 기록물분류기준표상에 지정되어 있어야만 비치문서로 취급될 수 있음(영 제17조)

▶ 비치문서의 이관시기 판단은 언제 어떻게 하는지

ㅇ 비치문서로 지정되면 이관시기가 특정되지 않아 이관연기신청을 하지 않아도 활용하는 기간

동안 이관대상에 포함되지 않으며(영 제20조제1항)

ㅇ 분류기준표상 비치문서이관시기(관련사안종료후, 활용후 등)에 명시된 이듬해에 이관하는

것을 원칙으로 하여야 하나

ㅇ 이관전 조치(정리․편철 등)에 소요되는 시간이 장기간일 경우, 전문관리기관과 협의하여 처리

▶ 원본보존방법을 매체보존으로 바꿀 수 있는지 반대로 매체보존 경우를 원본보존으로 변경할 수 있는지

ㅇ 보존기간이 준영구 이상인 보존방법은 기록물관리법시행령 제16조와 별표 3의 “기록물의 보존

방법별 분류기준”에 따라야 하며

ㅇ 분류기준표상 보존방법을 변경하고자 하는 경우, 기록물관리법시행규칙 별지 제4호서식중

5번째인 “단위업무의 일부항목의 내용을 수정”하는 경우의 서식을 사용하여 변경신청하여야 함

ㅇ 다만, 단위업무상 보존기간이 20년이하인 경우 기관의 자체판단에 따름

▶ 분류기준표는 문건(件) 생산 즉시 적용되는지

ㅇ 공공기관은 기록물을 기록물분류기준표에 따라 처리과별․단위업무별로 분류하여 기록물등록

대장에 기록(영 제12조)하도록 하고 있으며

ㅇ 공공기관이 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 처리과별로 기록물등록대장에 당해 기록물을

등록하여 등록번호를 부여하도록(영 제10조)하고 있으므로 문건에는 등록번호만이 적용되고

ㅇ 기록물철은 기록물철등록부에 등록하여 분류번호를 부여받도록(영 제13조)하고 있으므로 기록물철단위별로 분류기준표가 적용됨