구기록물 전산화 관련 참고자료

가. □03. 12. 31 이전 생산 종이 기록물 보존매체 수록 관련

- 2003년 12월 31일 이전 생산 기록물(구기록물)은 기록물관리법 시행령 제16조(보존방법), 별표 3(기록물의 보존방법별 분류기준), 별표 4(기록물의 보존가치평가기준)를 참조하여 준영구 이상의 기록물을 보존매체에 수록할 수 있습니다.

- 이 경우 수록대상은 위의 규정에 따라 역사적 가치가 높은 기록물, 토지·건물·사람 등의 신분상 또는 재산상 매우 중요한 사항을 확인 또는 증명하는 데 필요한 기록물, 업무지침 또는 참고자료로 업무처리에 빈번하게 활용될 것으로 판단되는 기록물 등입니다.

나. 정보공개시 보존매체 수록본 제공 관련

- 자료관 보유 기록물을 적법한 절차에 따라 보존매체에 수록한 경우에는 기록물관리법 제27조(보존매체에 수록된 기록물의 원본 추정)의 규정에 따라 원본으로 추정할 수 있으며, 정보공개청구시 민원인에게 제공할 수 있습니다.

- 이 경우 보존매체 수록은 동법 시행령 제22조(보존매체 수록), 시행규칙 제21조(보존매체의 종류와 규격), 제22조(광디스크에의 기록), 제23조(마이크로필름 촬영)의 규정과 우리 원에서 기통보한 □디지털화(스캐닝·인코딩) 지침□(국가기록원, 2003. 8. 1)등에 따라 진행하여야 그 효력을 인정받을 수 있습니다.

다. 각급기관 보유 기록물 목록 전산화

- 각급 기관은 자료관에서의 기록물 전산화와 관련하여 보유 기록물의 목록 전산화를 우선적으로 수행하여야 합니다. 기록물관리법 시행령 제26조(목록의 작성비치)의 규정에 따라 각급 기관은 기본목록(기록물철단위), 세부목록(기록물건단위)을 전산화하여 자료관시스템에 DB를 구축하여야 합니다.

- 보유 기록물 목록은 향후 자료관시스템에 의한 기록물관리, 서고관리, 열람·검색, 이관, 폐기심사 및 심의 등 관련 업무를 전산적으로 처리하기 위한 기본자료이며, 공공기관의정보공개법 제8조 및 동시행령 제5조의 규정에 의한 정보목록으로도 활용될 예정입니다. 따라서 각급 기관은 자료관시스템 도입과 함께 보유 기록물 목록 전산화를 추진하여야 합니다.