2004. 1. 1. 이후

구 전자문서시스템에 의한 기록물 관리방안

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2003. 12

행  정  자  치  부

2004. 1. 1. 이후

구 전자문서시스템에 의한 기록물 관리방안

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개정된 □사무관리규정시행규칙□ 및 □공공기관의기록물관리에관한

법률시행령□이 전면시행(□04.1.1)됨에 따라 2004.1.1 이후 구 전자문서

시스템을 활용할 경우 이에 대한 기록물관리 방안임

Ⅰ.기록물 관련법령(규정) 개요

◑ 사무관리규정(□02.12.26) 및 동 규정시행규칙(□03.7.14)

□ 시 행 일 : 2004. 1. 1부터

□ 주요내용

- 전자문서에서 사용하는 전자문자서명과 행정전자서명 신설

- 기안문과 시행문을 하나로 통합하고 간소화 함

- 문서심사제도 폐지 등

◑ 공공기관의기록물관리에관한법률시행령(□03.2.11)

□ 시 행 일 : 2004. 1. 1부터

□ 주요내용

- 문서등록대장, 문서접수대장, 특수규격관리대장 등을 기록물등록    대장으로 통합관리

- 생산문서와 접수문서를 통합하여 등록번호 부여

- 기록물 분류·편철 정보 기입의 의무화 및 기록물철등록부 사용

- 공문서보존기간표 대신 기록물분류기준표에 따라 기록물 분류 등

Ⅱ.관련법령(규정) 시행에 대비한 그간의 추진상황

◑ 전자문서시스템 관련표준 확정·고시

□ 고 시 일 : 2002. 11. 4 (관보)

□ 관련표준 : □전자문서시스템규격표준□, □행정기관간 전자문서유통표준□,              □전자문서시스템과 행정정보시스템간의 연계표준□ 등

□ 추진경위

- 사무관리규정 등을 반영한 표준(안) 마련(□02.5) 및 워크샵 개최(□02.5∼6)

- 각급 행정기관 및 시스템개발업체 의견조회 실시(□02.6∼7)

- 유관기관간 표준 제·개정(안) 세부검토(□02.8∼9)

- 행정정보화추진분과위원회 심의·의결(□02.10)

◑ 규정(표준)을 반영한 신 전자문서시스템 인증시험 실시

□ 인증방법 : 전문기관(한국전산원, 정보통신기술협회)에 위탁의뢰

□ 인증내역 : 전자문서시스템에 규정(관련표준)의 반영여부 시험

□ 인증시험 추진경위

- 제1차 : □02.11, 한국전산원,       8개제품 중 2개제품 합격

- 제2차 : □02. 1, 한국전산원,       8개제품 중 6개제품 합격

- 제3차 : □02. 3, 정보통신기술협회, 6개제품 중 합격제품 없음

- 제4차 : □02.10, 정보통신기술협회, 6개제품 중 6개제품 합격

※ 인증을 획득한 신 전자문서시스템은 사무관리규정 및 공공기관의기록물    관리에관한법률시행령 개정내용 및 관련표준을 반영한 전자문서시스템 임

◑ 행정기관의 신 전자문서시스템 도입(업그레이드) 추진

□ 신 전자문서시스템 도입·운영지침 통보(□03.4, □03.5)

□ 중앙 및 지방자치단체 담당자 1차 교육실시(□03.4, 3회, 1,200명)

□ 지방자치단체 담당자 2차 추가교육 실시(□03.10, 3회, 350명)

□ 각 행정기관의 신 전자문서시스템 도입·추진 상황조사(□03.9)

□ 각 행정기관의 신 전자문서시스템 조기도입 촉구(□03.10)

◑ 기록물분류기준표 확정·고시(□03.11.28)

□ 기록물분류기준표란 출처별 원칙을 적용하여 각급 기관 처리과별로

단위업무를 확정관리하는 것으로 현행『공문서분류번호 및 보존기간표를

대체하는 제도로서, 이를 통해 단위업무별로 기록물의 분류기준(분류번호,

보존기간, 보존장소, 보존방법 등)을 제시하여 기록물의 제반처리 일정을

제어하는 표

□ 신 전자문서시스템에서는 정부기록보존소에서 제공하는 기록물분류

기준표(파일)를 제공받아 탑재하여야만 사용이 가능함

□ 따라서, 정부기록보존소에서는 각 행정기관별로 기록물분류기준표를

작성하여 2003.11.28에 확정·고시하고, 이를 각 행정기관에 보급

◑ 정부전자문서유통센터 확충사업 추진(□02.8∼□03.12)

□ □행정기관간 전자문서유통 표준□에 의거 행정기관간 전자문서유통은

정부전자문서유통센터의 중계시스템을 경유토록 유통방식 변경

□ 전자문서유통을 위한 중계/연계모듈(API) 개발·보급

□ 정부전자문서유통센터의 중앙센터 및 대전센터를 구축하고 중계    시스템, 연계시스템 등 관련시스템을 구축

Ⅲ.특례조항에 의한 관련법령(규정)의 사전 적용

◑ 관련근거

□ 사무관리규정 부칙 제2항

- 행정기관의 장은 이 영 시행 전에 전자문서시스템 및 ... 시범운영    할 수 있으며, 전자문서시스템 및 ... 시범운영하는 행정기관에    대하여는 ... 이 영 시행 전에 이 영의 개정규정을 적용할 수 있다.

□ 공공기관의기록물관리에관한법률시행령 부칙 제3항

- ... 전자문서시스템을 시범운영하는 행정기관에 대하여는... 전자    문서시스템을 시범운영하는 날부터 ... 개정규정을 적용할 수 있다.

◑ 행정기관의 신 전자문서시스템 도입(업그레이드) 추진

□ 제1단계 (각급 행정기관)

- 신 전자문서시스템 도입(업그레이드)을 위한 자체계획 수립·추진

□ 제2단계 (행정기관↔선정업체, 행정기관↔기록보존소)

- 신 전자문서시스템 업체 선정 및 세부 추진일정 등 제반사항 협의

- 정부기록보존소에 기록물분류기준표(시안) 제공요청

□ 제3단계 (행정기관(업체)↔정부전자문서유통센터)

- 신 전자문서시스템(S/W)의 도입(업그레이드) 추진

- 구 전자문서시스템에서 생산된 문서의 이관

- 신 전자문서시스템 환경설정 등 제반사항 협의

□ 제4단계 (행정기관(업체))

- 기관내 사용자 교육실시 및 유통센터를 통한 시험운영 실시

- 신 전자문서시스템에 의한 정상운영

※ 2003.12.19 현재 121개 기관에서 신 전자문서시스템에 의한 정상운영 중

◑ 기록물분류기준표에 의한 문서 분류·편철

□ 관련문서 : 정부기록보존소 수집 12313-680(2003.5.16)

□ 문서제목 : 2003년도 신 전자문서시스템 조기도입에 따른 보존기간 및              기록물분류기준표 적용지침

□ 지침 주요내용(요약)

- 보존기간 분류기준

·전자문서시스템 도입과 관계없이 종전의 공문서 분류 및 보존     기간표를 2003년말까지 적용

- 기록물분류기준표 적용방식(□03년도 조기 도입기관에 한함)

·□03년도 전자문서시스템 도입기관은 기록물분류기준표(시안)을     활용하여 기록물의 분류·편철

※ 정부기록보존소에서는 기록물분류기준표 고시 이전에 신 전자문서       시스템을 활용한 기록물의 분류·편철을 위하여 신 전자문서시스템       도입기관에 대하여는 기록물분류기준표(시안)을 미리 제공하였음

◑ 정부전자문서유통센터를 통한 행정기관간 전자문서유통

□ □03년도에는 신 전자문서시스템 사용기관과 구 전자문서시스템    사용기관이 혼재되어 있어, 유형에 따라 행정기관간 전자문서유통이   원활하게 이루어 질 수 있도록 조치

□ 유형 1 : 구 전자문서시스템 → 구 전자문서시스템으로 송·수신

구 전자문서 시스템(기관)	∀	정부전자문서유통센터	∀	구 전자문서 시스템(기관)
문서생산·발송		※경유하지 않음		문서접수

□ 유형 2 : 구 전자문서시스템 → 신 전자문서시스템으로 발송

구 전자문서 시스템(기관)	∀	정부전자문서유통센터	∀	신 전자문서 시스템(기관)
문서생산·발송		·구 문서서식을 신 문서서식에 맞도록 문서서식 변환 ·문서정보(로그) 기록		신 문서서식으로 문서접수

□ 유형 3 : 신 전자문서시스템 → 구 전자문서시스템으로 발송

신 전자문서 시스템(기관)	∀	정부전자문서유통센터	∀	구 전자문서 시스템(기관)
문서생산·발송		·신 문서서식을 구 문서서식에 맞도록 문서서식 변환 ·문서정보(로그) 기록		구 문서서식으로 문서접수

□ 유형 4 : 신 전자문서시스템 → 신 전자문서시스템으로 발송

신 전자문서 시스템(기관)	∀	정부전자문서유통센터	∀	신 전자문서 시스템(기관)
문서생산·발송		·문서정보(로그) 기록		문서접수

Ⅳ.□04.1.1이후 구 전자문서시스템에 의한 기록물 처리

◑ 기록물 등록, 분류, 편철 등 기록물 관리방안

□ 관리방안

- 2004. 1. 1부터는 사무관리규정, 기록물관리법에 따라 새로운 등록, 분류,    편철 조항이 전면 시행되어야 하나, 신 전자문서시스템 미 도입기관의    상황을 고려하여 기록물등록번호, 기록물등록대장 등은 종전의 방식을    사용할 수 있도록 하되,

- 기록물의 보존기간을 결정하는 분류, 편철 방식은 기록물분류기준표를    적용하여 신·구 전자문서시스템 병행사용에 따른 혼란을 최소화하고    동일 기록물에 대한 기관별 보존기간의 상이함을 방지하고자 함.

□ 세부 관리방안

- 기록물 건별 보존기간은 기록물분류기준표를 기준으로 책정.

※ 건별 보존기간 책정 시 기록물분류기준표의 해당 단위업무 보존기간을            확인하고, 해당 기록물건이 편철될 기록물철명과 보존기간, 단위업무코드          등을 기록물철등록부에 반드시 기재.

- 기록물철등록부는 기록물관리법 시행규칙 별지5호 서식을 이용하여

처리과 기록물관리책임자가 수기로 작성 관리 후 신 전자문서시스템이

도입되면 전산등록하여 관리

기록물철등록부

(처리과기관코드:                                    연도:           )

기 본 등 록 사 항						보 존 분 류 사 항
단위 업무 코드	생산년도	기록물철등록연번	기록물철 제 목	특수* 목록	기록물형태	종료 연도	보존 기간	보존 방법	보존 장소	비치 종결 일자	비치 사유	업 무 담당자
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪	⑫	⑬

- 기록물 관리 및 이관 방식

대상 전자문서	분류·편철*	출 력	자료관이관	분류·편철기준
단위업무 상의 보존기간 10년이상	○	○	전자파일 출력본	기록물분류기준표
단위업무 상의 보존기간 5년이하	○	○	출력본**

·구 전자문서시스템에서는 전산적으로 분류·편철할 수 없음으로 결재 후

전자문서를 출력하여 기록물분류기준표에 따라 기록물철을 만들고     분류, 편철하여야 함.

·단위업무상의 보존기간이 5년이하인 전자파일은 구 전자문서시스템에서  보존기간까지 관리하다 기록물폐기심사 후 폐기(단, 기록물철의 보존기간이 10년이상으로 책정된 경우에는 단위업무상의 보존기간이 5년 이하인 경우에도 단위업무 상의 보존기간이 10년 이상인 경우와 동일하게 처리)

※ 2004년도 중에 신전자문서시스템을 도입하였을 경우에도 같은 방식으로           전자문서를 출력하여 도입이전 전자문서와 함께 편철하여야 하며,

단위업무상의 보존기간이 10년이상인 전자문서는 신 전자문서시스템 도입         이후 데이터 변환작업을 통해 분류, 편철작업을 전산적으로 수행하여야 함.

◑ 정부전자문서유통센터를 통한 행정기관간 전자문서유통

□ 행정기관간 전자문서의 원활한 유통을 위하여 □03년도의 유형에 따른    전자문서유통체제를 □04년도에도 그대로 유지

- 유형 1 : 구 전자문서시스템  → 구 전자문서시스템으로 송·수신

- 유형 2 : 구 전자문서시스템 → 신 전자문서시스템으로 발송

- 유형 3 : 신 전자문서시스템 → 구 전자문서시스템으로 발송

- 유형 4 : 신 전자문서시스템 → 신 전자문서시스템으로 발송

※ 유형별 전자문서유통 흐름도는 □03년도 유형별 흐름도(앞 페이지) 참조

Ⅴ.행정사항

□ 신 전자문서시스템 체제로의 조기전환

- 2004. 1. 1부터는 전면 시행되는 사무관리규정, 공공기관의기록물관리에   관한법률시행령에 차질이 없도록 신 전자문서시스템 조기도입

□ 2004.1.1이후 구 전자문서시스템에 의한 기록물 관리철저

- 본 관리방안을 중앙행정기관에서는 1차(2,3차) 소속기관에 통보,    시·도에서는 자 시도 소속기관 및 시군구에 통보하여

- 구 전자문서시스템에 의한 기록물관리에 철저를 기 하시기 바람

□ 구전자문서시스템에 의해 생산된 전자문서의 상세한 관리 사항은 정부기록보존소의 2004년도 기록물 정리·이관 지침 참조