행정기관의 자료관시스템 규격

2003. 8.

행  정  자  치  부

정부기록보존소

목   차

Ⅰ. 일반사항	1

1. 목적	1

2. 적용대상 및 범위	1

3. 근거	1

4. 규격(표준) 관리 주체	1

5. 규격(표준) 관리 방안	1

Ⅱ. 자료관시스템의 기능	2

1. 생산목록 취합·보고 기능	2

2. 기록물 인수 기능	4

3. 구기록물 등록 기능	5

4. 기록물 목록확인·분류 기능	5

5. 서고관리 기능	7

6. 매체수록 기능	12

7. 기록물 이관 기능	15

8. 기록물 폐기 기능	17

9. 분류기준표 관리 기능	19

10. 열람처리 기능	21

11. 검색 기능	21

12. 통계 기능	22

13. 시스템 운영·관리 기능	22

14. 시스템 내부 자료관리 기능	24

15. 서식 및 표	26

Ⅲ. 기타	30

Ⅳ. 전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격	31

Ⅴ. 자료관시스템과 전문관리기관시스템간 이관데이터 규격	47

Ⅵ. 자료관시스템 기능명세표	65

Ⅰ. 일반사항

1. 목적

공공기관 기록물관리업무의 효율성 및 편리성을 향상시키고, 기록물 전산관리체계의 정착을 위해 자료관에서 사용하는 기록물관리시스템(이하, 자료관시스템)의 필요한 기능들을 정의하는데 목적이 있다.

2. 적용대상 및 범위

본 규격은 시스템 개발자가 공공기관 내 자료관에서 사용할 자료관시스템을 개발할 때 또는 각 자료관에서 자료관시스템을 구축하고자 할 때 적용한다

3. 근거

□ 공공기관의기록물관리에관한법률(법률 제5709호, □99.1.29)

□ 공공기관의기록물관리에관한법률시행령(대통령령 제17901호, □03.2.11)

□ 공공기관의기록물관리에관한법률시행규칙 (행정자치부령 제197호, □03.3.17)

□ 사무관리규정 및 동 규정 개정령(대통령령 제17811호, □02.12.26)

□ 전자정부구현을위한행정업무의등의전자화촉진에관한법률(법률 제6585호, □01.12.31)

및 동 시행령(대통령령 제17625호, □02.6.10)

4. 규격(표준) 관리 주체

본 규격(표준)은 행정자치부 정부기록보존소에서 유지·관리한다.

5. 규격(표준) 관리 방안

□ 최초 고시이후 관련 법령의 개정, 기술의 발전, 관련기관의 요청 등으로 인해 본 규격(표준)의 개정이 필요할 경우에는 행정자치부 정부기록보존소에서 개정을 추진한다.

□ 행정자치부 정부기록보존소는 개정의 필요성과 타당성에 대해 검토 후 개정(안)을 마련하여 관련 기관의 의견 수렴을 거쳐 개정·고시한다.

Ⅱ. 자료관시스템의 기능

□ 처리과로부터 생산목록을 취합하고, 전문관리기관으로 생산목록 보고

□ 처리과로부터 기록물 수집, 전문관리기관으로 기록물 이관

□ 기록물 매체수록 및 서고관리

□ 기록물 이용제공 및 폐기관리

□ 기록물분류기준표 관리(단위업무 신설/변경/폐지 관련)

1. 생산현황 취합·보고 기능

가. 생산현황 취합

1) 생산목록 접수

□ 전년도 생산종결된 기록물에 대하여 처리과로부터 생산현황목록(기록물철등록부, 기록물등록대장, 배부대장, 기록물철등록부변경이력, 기록물등록대장변경이력, 특수목록정보, 첨부파일정보)을 본 규격 중 □Ⅳ. 전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격□에 따라 전자파일로 전달받아 시스템에 반영할 수 있는 접수기능을 제공해야 함.

□ 처리과와 자료관간 생산현황목록 접수방식은『자료관시스템과 전자문서시스템간 연동API 규격』에 맞는 온라인 접수와 수록매체에 의한 오프라인 접수가 모두 가능하여야 함

2) 생산목록 검수

□ 생산기관, 기록물철번호, 단위업무 등의 검색조건을 주어 접수된 생산목록 전체 또는 일부를 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 검색된 생산목록을 철단위로 검수하고, 해당 철의 건정보를 확인할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 검수결과 오류사항이 있는 경우 철단위로 그 오류내용을 입력할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 접수된 생산목록에 대해 본 규격 □Ⅳ. 전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격□에 있는 항목별 필수 등록사항의 누락여부 등을 자동으로 체크할 수 있는 기능을 제공해야 함.

3) 인수완료 처리

□ 생산목록 검수결과내용 및 검수과정에서 발생된 오류정보를 보여주고 인쇄할 수 있는 기능을 제공해야 함.

□ 검수한 결과 생산목록에 치명적인 오류가 있어 활용이 불가능한 경우 이를 반려처리할 수 있는 기능을 제공하여야 함.

또한 사용자가 반려가 된 상태를 확인할 수 있도록 반려상태 표시를 하여야 함

□ 처리과 단위로 검수한 결과 생산목록에 이상이 없으면 해당 처리과의 생산목록을 인수완료처리하는 기능을 제공하여야 함

나. 생산현황 보고

1) 취합된 생산목록 조회

□ 취합된 생산목록에 대해 처리과별로 검수완료 여부를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 필요시 보존기간별, 기록물형태별 등 다양한 형태의 세부현황 및 목록정보를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 생산목록 파일 작성

□ 모든 처리과의 생산목록이 검수완료되었으면 이를 자료관 단위로 취합한 형태로 생산목록파일을 본 규격중 □자료관과 전문관리기관간 이관데이타 규격□에 따라 서버 또는 PC에 작성할 수 있는 기능을 제공하여야 함(수록매체에 취합된 생산목록파일을 전문관리기관에 보고할 수 있어야 함)

□ 작성완료된 생산목록 파일에 대한 정보를 보여주는 기능을 제공하여야 함

3) 생산현황 인쇄

□ 생산현황 보고서식<15.서식1>에 따라 생산현황을 화면에 보여주고, 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

다. 생산현황 통계

□ 해당 자료관에 취합된 생산목록에 대하여 생산현황보고년도를 기준으로 처리과별, 보존기간별, 기록물형태별 등 다양한 조건에 의한 생산보고 당시의 현황통계를 보여주고 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2. 기록물 인수 기능

가. 인수일정 등록

□ 자료관내의 각 처리과 단위로 기록물을 이관하는 날짜(시작일-종료일)를 등록하고 조회 및 파일출력을 할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 한 화면에 모든 처리과를 보여주고 그 상태에서 각 처리과별 또는 복수개의 처리과를 선택하여 이관 시작일과 종료일을 등록·수정할 수 있어야 함

나. 기록물 인수처리

1) 기록물 접수

□ 처리과로부터 이관되는 기록물의 목록파일 및 전자문서 파일을『자료관시스템과 전자문서시스템간 연동API 규격』에 따라 온라인으로 자동 접수하는 기능을 제공하여야 함

□ 기록물 목록파일 및 전자문서 파일에 대한 이관규격은 □Ⅳ.전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이타 규격□ 참조

□ 기타 사정으로 자동접수가 불가능한 경우에는 오프라인 형태로 접수 처리할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 접수가 완료된 처리과에 대해서는 접수완료를 식별할 수 있어야 함

2) 기록물 검수

□ 접수 기록물목록 검색기능 제공

- 이관된 기록물과 접수완료된 기록물목록을 효과적으로 검수할 수 있도록 생산기관, 기록물철분류번호, 단위업무 등 다양한 조건에 의한 목록 검색기능을 제공하여야 함

□ 철·건 검수기능 제공

- 접수완료된 기록물의 철·건에 대한 모든 정보를 확인하여 목록과 원문기록물의 일치여부 등 검수할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 철·건 목록에 □전자□ 또는 □비전자□ 여부를 표시하고, 전자문서인 경우 건목록을 통해 해당 전자문서의 내용을 사용자 PC의 S/W를 통해 확인할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 철단위로 검수완료 처리할 수 있어야 하며, 등록정보와 원문내용이 다른 경우 등 오류사항에 대하여 그 내용을 입력할 수 있는 기능을 제공하여야 함

3) 인수완료 처리

□ 인수기록물 검수결과내용 및 검수과정에서 발생된 오류정보를 보여주고 인쇄할 수 있는 기능을 제공해야 함.

□ 인수기록물중 원문이 누락된 경우 등 인수가 불가한 경우 이를 반려처리할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 처리과 단위로 검수한 결과 인수기록물에 이상이 없을시 해당 처리과의 인수기록물을 인수완료처리하는 기능을 제공하여야 함

4) 기록물 인수 현황

□ 처리과별 기록물 인수여부 및 인수기록물 현황을 조회 및 출력할 수 있는 기능을 제공하여야 함

3. 구기록물 등록 기능

구기록물이란 공공기관의기록물관리법의 등록·분류·편철조항 시행 이전에 생산된 모든 기록물을 의미함

가. 구기록물 철목록 등록

□ 구기록물의 철목록을 신규등록하고 수정·삭제할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 구기록물 철의 등록항목은 □Ⅴ.자료관시스템과 전문관리기관시스템간 이관데이타 규격□ 참조

□ 기록물 목록확인·분류단계 이전에 구기록물 철목록을 생산기관, 단위업무, 기록물철제목 등으로 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 동일철에 대하여 권이 추가되는 경우 권호수를 추가할 수 있는 기능을 제공하여야 함

나. 구기록물 건목록 등록

□ 기록물 목록확인·분류단계 이전에 등록된 구기록물 철목록을 검색하여 건목록을 등록할 대상을 선택할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 선택한 철의 건목록을 신규등록하고 수정·삭제할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 구기록물 건의 등록항목은 □Ⅴ.자료관시스템과 전문관리기관시스템간 이관데이타 규격□ 참조

4. 기록물 목록확인·분류 기능

가. 인수기록물 목록확인·분류

1) 인수완료 기록물 목록 검색기능

□ 생산기관, 단위업무, 철제목 등 다양한 항목에 의한 조건검색 기능을 제공하여야 함

□ 생산기관별로 목록확인·분류 작업을 편리하게 할 수 있도록 생산기관 항목은 검색시 필수입력 항목으로 지정

□ 검색대상 전체 목록에 대한 생산기관별 현황정보 등 검색 편의 기능을 제공하여야 함

2) 목록 확인 및 분류 기능

□ 확인대상 기록물의 철목록 및 건목록을 화면에 나타내어 철·건 목록과 원문 기록물의 내용이 일치하는지의 여부 등을 확인하고 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 함(기록물 검수시 입력된 오류사항을 참조할 수 있는 기능 제공)

□ 전자문서인 경우에는 해당 파일내용을 컴퓨터 화면으로 보면서 확인 및 종이출력을 할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 기록물철 및 건에 대한 내용요약을 입력할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 기록물철에 대한 보존분류사항을 확인하고 보존기간인 경우만 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 기록물철에 대한 매체수록(광디스크 또는 MF) 여부를 설정할 수 있는 기능을 제공하여야 함

나. 구기록물 목록확인·분류

1) 구기록물 목록 검색기능 제공

□ 생산기관, 단위업무, 철제목 등 다양한 항목에 의한 조건검색 기능을 제공하여야 함

□ 생산기관별로 목록확인·분류 작업을 편리하게 할 수 있도록 생산기관 항목은 검색시 필수입력 항목으로 지정

□ 검색대상 전체 목록에 대한 생산기관별 현황정보 등 검색 편의 기능을 제공하여야 함

2) 목록 확인 및 분류 기능 제공

□ 확인대상 기록물의 철목록 및 건목록을 화면에 나타내어 철·건 목록과 원문 기록물의 내용이 일치하는지의 여부 등을 확인하고 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 기록물철 및 건에 대한 내용요약을 입력할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 기록물철에 대한 보존분류사항을 확인하고 보존기간인 경우만 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 기록물철에 대한 매체수록(광디스크 또는 MF) 여부를 설정할 수 있는 기능을 제공하여야 함

다. 관리번호 부여의뢰

1) 의뢰대상 기록물 검색기능

□ 목록확인 및 분류 작업이 끝난 기록물중에서 생산기관, 단위업무, 생산년도 등 다양한 조건에 의해 의뢰대상 기록물을 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 관리번호 부여의뢰 처리기능

□ 검색된 의뢰대상 기록물중 서고관리의 관리번호부여의뢰 인수 단계로 의뢰할 기록물을 선택하여 의뢰처리하는 기능을 제공하여야 함

□ 의뢰된 기록물에 대해서는 의뢰단위별로 의뢰서번호를 부여하여 의뢰순서를 구분할수 있어야 하며, 의뢰서번호는 □의뢰년도-일련번호□로 한다.

5. 서고관리 기능

가. 관리번호 부여

1) 관리번호 부여의뢰 인수

□ 의뢰서번호 단위로 인수대상 기록물 목록을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 인수된 의뢰서번호 단위로 인수대상을 선택하여 인수처리할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 관리번호 부여

□ 인수처리된 기록물을 기록물형태별·생산기관별·보존기간별·생산년도*별 일련번호 순으로 관리번호*를 부여할 수 있는 기능을 제공하여야 함

*관리번호 : 기록물형태*-생산기관-보존기간*-생산년도-일련번호

- 기록물형태와 보존기간은 □Ⅳ.전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이타규격 참조□

*생산년도 : 해당 기록물철의 생산종결년도

□ 기록물 철단위로 관리번호가 부여된 것을 확인할 수 있는 기능을 제공하여야 함.

3) 관리번호 라벨 인쇄

□ 관리번호가 부여된 기록물중 보존상자 편성 전단계의 기록물 목록을 검색하고, 검색된 기록물에 대해 일괄적으로 또는 부분적으로 해당 기록물의 관리번호 라벨<15.서식2>을 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

나. 보존상자 편성

1) 편성대상 기록물 검색

□ 기록물형태, 생산기관, 보존기간, 생산년도 등 상자편성 기준항목을 순서대로 입력하여 각 조건을 만족하는 기록물을 관리번호 순대로 보여주는 기능을 제공하여야 함

2) 보존상자번호 부여

□ 관리번호 순대로 검색된 기록물 목록 중에서 1개의 상자에 편성될 기록물들을 선택하여 보존상자번호*를 부여해 주고 그 처리 결과내용을 보여주는 기능을 제공하여야 함

*보존상자번호 : 생산기관-보존기간-생산년도-상자일련번호

3) 보존상자 검색 및 라벨 인쇄

□ 편성완료된 보존상자에 대하여 생산기관, 보존기간, 생산년도, 상자일련번호(시작-끝) 등의 조건에 맞는 보존상자번호 및 편성내역을 보여주고, 검색된 보존상자의 전체 또는 일부에 대한 보존상자 표지라벨<15.서식3>을 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 검색을 통하여 선택된 보존상자 내에 편성된 기록물철중 일부가 폐기, 재분류, 이관등이 발생하였을 경우 각각의 상태(폐기, 재분류, 이관)를 보여줄 수 있는 기능을 제공하여야 함

다. 서가배치

1) 서가배치

□ 기록물형태별·생산기관별·보존기간별·생산년도별로 서가에 배치해야할 보존상자번호의 시작과 끝번호를 보여주어 배치해야할 모든 보존상자를 일목요연하게 파악할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 기록물형태별·생산기관별·보존기간별·생산년도별로 상자번호의 범위를 지정하여 특정 서고·서가번호에 배치할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 도면류는 보존봉투단위로 서가배치하고, 문서류·카드류·사진필름류·녹음동영상류는 보존상자편성후 보존상자단위로 서가배치

□ 기록물을 서가배치후 배치결과를 등록하면 자동으로 서가배치서번호*가 부여되어야 함

- 서가배치서번호 : 배치년도-일련번호

□ 서가배치 결과에 대하여 기록물관리법 시행규칙 별지 제11호 서식에 따라 서가배치서를 출력할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 서가 재배치

□ 재배치해야 할 보존상자가 포함되어 있는 서고·서가의 보존상자 배치정보를 보여주는 기능을 제공하여야 함

□ 재배치해야 할 보존상자번호의 범위를 지정하여 이들 상자를 다른 서고·서가에 배치할 수 있는 기능을 제공하여야 함

3) 서가배치 현황 조회 및 출력

□ 서고 또는 서가번호를 입력하여 해당 서고 또는 서가에 배치된 보존상자 내역 등의 정보를 조회하는 기능과 서식<15.서식4>에 따라 서가배치현황을 출력하는 기능을 제공하여야 함

라. 반출

1) 반출대상 기록물 검색

□ 서가에 배치된 기록물중 반출요청된 기록물 목록을 생산기관, 기록물철분류번호, 기록물철제목, 단위업무, 생산년도 등 다양한 조건에 의해 검색·조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 이때 목록정보에는 해당 기록물이 배치된 서고·서가번호 및 보존상자번호 등 부가정보를 함께 보여주어야 함

2) 반출대상 기록물 선택

□ 검색된 기록물 목록중에서 반출 대상으로 선택하여 추가할 수 있는 기능 및 반출 대상에서 제외할 수 있는 기능을 제공하여야 함

3) 반출정보 등록

□ 반출대상 기록물이 완전히 선택되었으면 반출자의 소속, 직급, 성명 및 반출사유 등 반출정보를 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 등록이 완료되면 반출서 번호(반출연도-일련번호)가 등록·관리되어야 함

4) 기록물 반출서 인쇄

□ 기록물관리법 시행규칙 별지 제14호 서식에 따른 반출서를 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

5) 반출현황 조회

□ 반출자 소속, 직급, 성명, 반출일자, 반입예정일자, 반출기록물 정보 등 반출내역을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 반입예정일을 초과한 반출내역 정보를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

마. 반입

1) 반입대상 반출내역 검색

□ 반출자 소속, 직급, 성명 및 기록물철 제목 등 반출서 항목에 의해 반입대상 반출내역을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 반입대상 기록물의 반입처리

□ 반입하는 기록물에 대하여 기록물관리법 시행규칙 별지 제14호 서식에 해당되는 반입정보를 등록하고 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함.

□ 반입처리가 완료되면 반입서 번호(반입연도-일련번호)가 자동 등록되어 관리되어야 함

□ 반입대상 기록물의 목록정보 및 해당 기록물이 배치되어야 할 서고·서가번호 및 보존상자번호 정보를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

바. 정수점검

1) 정수점검계획서 작성

□ 점검대상 서고·서가번호를 선정·등록하고, 점검대상 서가에 배치된 보존상자 및 관련정보를 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 서식<15.서식5>에 따라 정수점검계획서 인쇄(이상유무, 조치사항 항목은 빈 값으로 출력)

- 정수점검계획서의 대상기록물 중 현재 반출된 기록물철 리스트 인쇄

- 정수점검계획서 작성이 완료되면 계획서번호(점검년도-일련번호)가 자동으로 등록되어 관리되어야 함

2) 정수점검결과 등록

□ 정수점검계획서(계획서번호 단위로)에 의해 정수 점검한 결과내용(이상유무, 조치사항 등)을 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 함

3) 정수점검 계획 및 결과 조회

□ 정수점검 계획서 단위로 해당 정수점검계획서에 포함된 보존상자별 이상유무, 조치사항 등을 조회 및 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함.

- 서식<15.서식5>에 따라 정수점검계획서 인쇄

4) 정수점검 현황조회

□ 서고·서가단위로 정수점검이 완료된 최근의 정수점검계획서번호를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

사. 기록물철 재분류

□ 보존상자편성 후 기록물철단위로 기록물철의 보존기간을 변경할 수 있도록 재분류 기능을 제공하여야 함

□ 이때 보존기간이 변경되었을 경우 해당 기록물철은 관리번호부여의뢰 대상으로 처리되어야 함

아. 서고/서가 등록관리

□ 해당 기관에서 관리하고 있는 서고 및 서가에 대한 정보(서고번호, 서가번호, 배치가능한 보존상자수 등)를 등록·관리할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 여기에 등록된 서가정보는 서가배치 작업시 활용될 수 있도록 하여야 함

자. 매체수록 의뢰

1) 스캐닝 의뢰

□ 목록확인·분류 작업시 매체수록방식이 광디스크로 분류된 기록물을 검색하여 스캐닝작업 단계로 의뢰할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 의뢰대상 기록물철은 서고에서 반출된 것으로 처리하며, 이를 위해 반출자 소속, 직급, 성명, 반입예정일, 반출사유 등 반출시 등록항목을 입력받아 등록하는 기능을 제공하여야 함

□ 의뢰된 기록물에 대해서는 의뢰단위별로 의뢰서번호를 부여하여 의뢰순서를 구분할수 있어야 하며, 의뢰서번호는 □의뢰년도-일련번호□로 한다.

□ 스캐닝 완료된 기록물은 반입처리에 의해 서고에 입고될 수 있도록 하여야 함

2) M/F촬영 의뢰

□ 목록확인·분류 작업시 매체수록방식이 M/F로 분류된 기록물을 검색하여 M/F촬영작업 단계로 의뢰할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 의뢰대상 기록물철은 서고에서 반출된 것으로 처리하며, 이를 위해 반출자 소속, 직급, 성명, 반입예정일, 반출사유 등 반출시 등록항목을 입력받아 등록하는 기능을 제공하여야 함

□ 의뢰된 기록물에 대해서는 의뢰단위별로 의뢰서번호를 부여하여 의뢰순서를 구분할수 있어야 하며, 의뢰서번호는 □의뢰년도-일련번호□로 한다.

□ M/F촬영이 완료된 기록물은 반입처리에 의해 서고에 입고될 수 있도록 하여야 함

6. 매체수록 기능

가. 스캐닝

1) 스캐닝 인수

□ 매체수록방식이 □광디스크□로 분류된 종이기록물철에 대하여 서고에서 스캐닝의뢰 한 기록물 목록을 의뢰서 단위로 조회하고, 인수대상을 선택하여 인수처리하는 기능을 제공하여야 함.

2) 스캐닝

□ 스캐닝 인수처리한 기록물중에서 스캐닝을 할 대상 기록물철을 생산기관, 기록물철분류번호, 단위업무, 기록물철제목 등 다양한 조건에 의해 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 검색된 기록물철중에서 스캐닝할 철을 선택하여 해당 철에 편철된 문건을 건단위로 스캐닝 할 수 있는 기능을 제공하여야 하며, 스캐닝 전에 각 페이지별로 문서상태에 따른 스캐닝옵션(DPI,칼라/흑백 등)을 선택·조정할 수 있어야 함

□ 스캐닝된 문건의 각 페이지에 대해서는 다음과 같은 조회 및 보조 기능을 제공하여야 함

- 다중 페이지(Multi-Page) 스캐닝

·기록물 스캔작업 시 여러 페이지를 하나의 이미지파일로 저장하는 다중페이지(Multi-Page) 스캔 기능을 제공할 수 있음.

- 스캔이미지 보정

·스캔된 결과이미지의 색상, 밝기, 선명도, 기울기 등 이미지보정 기능을 제공해야 함.

- 스캔이미지 회전

·스캔된 결과이미지의 회전(90□, 180□, 270□)기능을 제공해야 함.

- 스캔이미지 추가/삭제

·기록물 스캐닝 후 누락된 페이지의 스캔이미지 추가 및 잘 못 스캔된 페이지 의 스캔이미지 삭제기능을 제공해야 함.

- 스캔이미지 순서 바꾸기

·스캔 결과이미지의 페이지 순서를 변경하는 기능을 제공해야 함.

□ 스캔된 이미지파일을 시스템에 등록하는 기능을 제공해야 하며, 해당 기록물철 또는 건에 대해 스캔완료 상태정보를 남겨야 함.

나. 광디스크 수록

1) 광디스크 수록

□ 전자문서파일 및 스캐닝된 이미지파일을 수록할 광디스크 정보(종류, 수록최대용량 등) 및 수록대상 기록물철의 보존기간(준영구 이상 또는 준영구 미만), 공개구분(공개, 비공개, 부분공개)을 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 수록할 광디스크의 광디스크번호를 □기관코드-누년일련번호-보존기간구분기호-공개구분기호□ 형태로 자동부여하는 기능을 제공하여야 함

- 보존기간구분기호는 "A" 준영구이상, "B" 준영구미만의 2가지 구분기호에 의해 나누어 표시함

- 공개구분기호는 "A" 공개, □B" 비공개, □C" 부분공개로 3가지 구분기호에 의해 나누어 표시함.

- 공개구분기호는 기록물철에 편철된 전체 기록물건이 공개 또는 비공개인 경우 해당 철의 공개구분기호는 자동으로 공개 또는 비공개가 되어야 함.

또한 기록물철에 편철된 기록물건이 공개와 비공개가 함께 있을 경우 해당 철의 공개구분기호는 부분공개로 처리되어야 함

□ 등록된 광디스크 매체에 수록할 대상 기록물철을 검색하고 선택할 수 있는 기능을 제공하여야 함.

□ 등록된 광디스크 매체에 수록할 대상 기록물철 선정이 완료되었으면 「시행규칙 별지제9호 서식」의 광디스크수록계획서를 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 선택된 기록물의 전자문서파일 및 이미지파일을 광디스크에 수록하는 기능을 제공하여야 함

- 매체에 따라 직접 광디스크에 수록할 수도 있고, 서버의 지정된 위치(광디스크번호 정보를 포함한 위치)에 광디스크 한 장 분량을 묶음 단위로 저장후 그 묶음 단위의 서버파일을 해당 광디스크에 수록하는 2단계 작업 과정을 거칠 수도 있음

2) 광디스크 조회

□ 수록 완료된 광디스크 번호를 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 조회하고자 하는 광디스크 번호를 선택하면 해당 광디스크의 수록정보 및 수록된 파일내용을 볼 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 광디스크번호를 선택하여 해당 광디스크의 수록계획서를 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

다. M/F촬영

1) M/F촬영 인수

□ 매체수록방식이 □M/F촬영□으로 분류된 종이기록물철에 대하여 서고에서 M/F촬영의뢰 한 기록물 목록을 의뢰서 단위로 조회하고, 인수대상을 선택하여 인수 처리하는 기능을 제공하여야 함.

2) M/F촬영계획서 작성

□ 촬영일자, 사용필름, 필름규격, 필름종류, 촬영기, 축소율, 촬영자 등 M/F촬영정보를 등록하는 기능을 제공하여야 함

□ 등록된 M/F에 촬영할 기록물철을 생산기관, 기록물철분류번호, 단위업무, 기록물철제목 등 다양한 조건에 의해 검색하여 촬영대상을 선택하는 기능을 제공하여야 함

□ 선택된 기록물철 내의 건단위로 M/F에 촬영될 시작커트, 끝커트가 자동으로 설정되도록 하는 기능을 제공하여야 함

□ 마이크로필름촬영계획서의 작성을 완료하여 필름번호(기관코드-누년일련번호)를 부여하고, 시행규칙 별지 제10호 서식의 마이크로필름 촬영계획서를 인쇄하는 기능을 제공하여야 함

3) M/F 촬영

□ 촬영계획서가 작성된 M/F중에서 촬영 완료처리가 되지 않은 M/F을 조회하는 기능을 제공하여야 함

□ M/F촬영계획서에 따라 촬영이 완료된 M/F에 대하여 기록물 건의 커트위치가 변경된 경우 이를 수정할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 중간의 커트위치 번호를 수정하면 그 뒤의 커트번호는 자동으로 수정되도록 하여야 함

4) M/F 복제

□ 복제대상의 원문 M/F을 다양한 조건에 의해 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 복제갯수, 복제사유, 복제필름정보 등 복제처리결과 정보를 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 함

라. M/F 배치 및 조회

1) M/F 배치

□ M/F 촬영된 필름중 필름함에 배치되지 않은 M/F의 목록리스트를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 배치 대상 M/F 각각에 대하여 배치하여야 할 필름함, 층, 열, 번호를 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) M/F 조회

□ M/F번호, 촬영일자, 촬영자 등 M/F 촬영정보 항목의 조건에 의해 M/F 정보를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 촬영계획단계, 촬영완료단계, 배치완료단계 등 해당 M/F의 현재 작업단계 정보를 함께 보여 주어야 함

7. 기록물 이관 기능

가. 이관대상목록 접수

□ 전문관리기관에서 통보된 이관대상 기록물목록 파일을 시스템에 반영하여 자료관의 기록물목록 DB자료와 비교하여 해당 기록물의 보유상태(보유 또는 미보유)를 보여주는 기능을 제공하여야 함

□ 이관대상으로 통보된 기록물 목록중 미보유 목록은 별도로 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 이관대상으로 통보된 기록물 목록중 보유목록은 자료관의 기록물목록 DB에 이관대상으로 처리되도록 하여야 함

나. 이관대상목록 추가

□ 생산기관, 생산년도, 보존기간 등 조건을 주어 기록물 목록을 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 검색조건중에 당해연도 폐기대상기록물이면서 단위업무의 보존기간이 준영구 이상으로 전문관리기관에 이관해야 할 기록물을 검색할 수 있도록 하여야 함

- 규격 15. <표1> 유형별 기록물의 보존장소·이관·폐기 처리기준 반영

□ 검색된 기록물 목록중에서 이관대상으로 추가 또는 선정할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ □이관대상목록 접수□ 작업단계에서 접수처리된 이관목록과 □이관대상목록 추가□ 작업단계에서 추가 또는 선정된 이관목록을 합한 것이 당해연도 전체 이관대상 목록이 되는 것임

다. 이관연기 신청

1) 이관연기대상 선정

□ 당해연도 전체 이관대상 철목록중에서 이관을 연기할 철목록을 선정할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 이관연기 신청할 기록물에 대하여 개별 철단위 또는 다수 철단위로 이관희망연도, 연기신청사유를 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 이관연기신청서 작성

□ 이관연기 대상으로 선정된 기록물 철목록에 대하여 □이관연기신청년도-일련번호□의 연기신청서 번호를 부여하여 연기신청서를 작성할 수 있는 기능을 제공하여야 함

3) 이관연기신청서 인쇄

□ 이관연기신청서 번호에 의해 이관연기신청 목록을 조회하고, 기록물관리법 시행규칙 별지 제8호서식의 이관연기신청서를 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

라. 이관연기신청 결과 반영

□ 이관연기신청서 번호에 의해 이관연기 신청한 기록물목록을 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 검색된 목록에 대하여 개별 철단위 또는 다수 철단위로 이관연기신청 결과내용을 반영할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 이관연기 승인처리시 이관희망연도는 수정할 수 있어야 함

- 이관연기가 승인되지 않은 기록물은 승인처리에서 제외하고 이관대상에 포함시켜야 함

마. 이관처리

1) 이관대상 확정

□ 당해연도에 이관할 전체 이관목록을 보여주고, 이를 이관대상으로 확정·처리하는 기능을 제공하여야 함

- 이관대상중 전자문서가 있는 경우 □자료관과 전문관리기관간 이관데이타 규격□에 따라 전자문서파일을 목록과 연계시켜 이관목록과 전자파일이 함께 이관되도록 하여야 함

□ 이관대상 확정처리시 □이관처리년도-일련번호□의 이관처리서번호를 부여하여 향후 이관처리서번호에 의해 이관목록을 확인할 수 있어야 함

2) 이관목록 인쇄

□ 이관대상으로 확정된 이관목록을 조회하고, 시행규칙 별지 제7호서식의 이관목록을 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

3) 이관완료 확정

□ 당해연도 이관기록물에 대하여 정상적으로 이관 완료하였으면 이를 시스템에 이관완료 확정 처리하는 기능을 제공하여야 함

바. 이관내역 조회

□ 이관연도단위 및 이관처리서단위로 이관한 이관목록(기록물철제목,철분류번호,기록물형태,보존기간,생산년도)을 조회하고 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

사. 이관연기목록 조회

□ 생산기관, 철제목, 생산연도 등의 다양한 조건에 의해 이관연기한 목록을 조회하고 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

8. 기록물 폐기 기능

가. 폐기 심사

1) 폐기대상 기록물 조회

□ 당해연도 기준으로 보존기한이 경과된 기록물 또는 폐기유보 기한이 경과된 기록물을 조회하고 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 생산기관, 생산년도, 보존기간 등 검색조건항목에 의한 검색기능을 함께 제공하여야 함

- 기록물철의 보존기간이 준영구 미만이면서 단위업무 보존기간이 준영구 이상인 기록물은 전문관리기관으로의 이관대상이므로 폐기대상에서는 제외시켜야 함

- 검색된 각 기록물철에 대한 철제목, 철분류번호, 생산종결년도, 보존기간, 폐기유보기간 항목은 필수적으로 보여주어야 함

□ 규격 15. <표1> 유형별 기록물의 보존장소·이관·폐기 처리기준 반영

□ 폐기대상으로 검색된 기록물중에서 폐기심사 대상으로 선정할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 폐기심사결과 등록

□ 폐기심사 대상으로 선정된 기록물목록을 보여주고 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 폐기심사 결과내용을 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 폐기심사의견(폐기/보류), 사유 및 심사관성명 등을 입력할 수 있어야 함

나. 폐기심의서 작성·조회

1) 폐기심의서 작성

□ 폐기 심사관 성명에 의해 폐기심사 결과가 등록된 기록물목록을 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 검색된 폐기심사 기록물에 대하여 심사관별로 폐기심의서번호(심의년도-일련번호)를 부여하여 폐기심의서를 작성할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 폐기심의서 조회

□ 폐기심의서번호에 의해 폐기심의 대상목록을 조회하고, 시행규칙 별지제22호서식의 기록물폐기심의서를 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

다. 폐기심의결과 등록

□ 폐기심의 결과 등록을 위한 기록물철을 폐기심의서번호에 의해 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 폐기심의한 결과내용을 기록물철 단위로 등록할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 심의결과(폐기/보류), 폐기처분일, 비고, 폐기유보기간 등을 입력할 수 있어야 함

라. 폐기 처리

□ 폐기대상 기록물을 폐기심의서 단위로 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 폐기대상 기록물 전체를 일괄적으로 또는 철단위로 선별하여 폐기처리하는 기능을 제공하여야 함

- 폐기처리 완료된 종이기록물에 대해서는 서고배치정보 삭제 등 목록정보에 폐기처리 표시를 하고, 전자기록물의 경우에는 원문전자파일(이미지,전자문서 등)도 함께 삭제하는 기능을 제공하여야 함

마. 폐기목록 조회

□ 생산기관, 철제목, 생산년도, 보존기간, 폐기심의서번호 등 다양한 조건에 의해 폐기처리가 완료된 기록물목록을 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

바. 폐기보류목록 조회

□ 생산기관, 철제목, 생산년도, 보존기간, 폐기심의서번호 등 다양한 조건에 의해 폐기처리가 보류된 기록물목록을 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

9. 분류기준표 관리 기능

가. 변경신청서 접수·처리

1) 변경신청서 접수

□ 다음의 5가지 기록물분류기준표 변경신청서(시행규칙 별지제4호서식)를 처리과로부터 접수받아 시스템에 반영하는 기능을 제공하여야 함

① 처리과 기관코드만을 변경하는 경우

② 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우

③ 단위업무를 폐지하는 경우

④ 단위업무를 신설하는 경우

⑤ 단위업무의 일부 항목의 내용을 수정하는 경우

□ 접수방법은 처리과 전자문서시스템으로부터『자료관시스템과 전자문서시스템간 연동API 규격』에 따라 온라인으로 자동접수 받는 기능과 변경신청서 파일을 오프라인으로 받아 시스템에 반영할 수 있는 기능을 모두 제공하여야 함

- 처리과로부터 접수받는 분류기준표 변경신청서의 규격은 □처리과와 자료관간 이관데이타 규격□의 □3.분류기준표 송수신 데이터규격□에 따름

□ 자료관에서 5가지 기록물 분류기준표 변경신청서를 직접 작성·등록할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 변경신청서 변경처리

□ 처리과로부터 접수된 기록물 분류기준표 변경신청서 및 자료관에서 작성·등록한 변경신청서를 신청서 종류별로 신청내용을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 처리과코드 변경신청서, 단위업무소관부서 변경신청서, 단위업무 폐지신청서에 대해서는 자료관에서 변경신청내용을 자료관시스템 내부의 분류기준표 DB에 반영하는 기능을 제공하여야 함

나. 변경신청서 통보처리(자료관□전문관리기관)

□ 처리과코드변경, 단위업무소관부서변경, 단위업무폐지 등 3가지 변경신청서중에서 변경신청내용을 분류기준표 DB에 반영하였으면서 전문관리기관에 통보하지 않은 변경신청서 내역을 일괄적으로 보여주는 기능을 제공하여야 함

- 변경신청서 종류별로 구분항목을 주어 종류별 구분 및 건수를 쉽게 파악할 수 있도록 하여야 함

□ 통보대상 변경신청서를 종류별로 파일을 생성하고 사용자의 PC에서 해당 파일을 다운받아 저장할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 통보할 분류기준표 변경신청서의 파일규격은 □자료관과 전문관리기관간 이관데이타 규격□의 □3.분류기준표 송수신 데이터규격□에 따름

다. 변경신청서 신청처리(자료관□전문관리기관)

□ 단위업무신설 및 단위업무수정 변경신청서중에서 접수된 또는 자료관에서 신규 작성되었으면서 전문관리기관에 신청되지 않은 변경신청서의 내역을 일괄적으로 보여주는 기능을 제공하여야 함

- 변경신청서 종류별로 구분항목을 주어 종류별 구분 및 건수를 쉽게 파악할 수 있도록 하여야 함

□ 신청대상 변경신청서를 종류별로 파일을 생성하여 매체를 통해 전달할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 신청할 분류기준표 변경신청서의 파일규격은 □자료관과 전문관리기관간 이관데이타 규격□의 □3.분류기준표 송수신 데이터규격□에 따름

라. 최신분류기준표 배포(자료관□처리과)

□ 처리과코드변경, 단위업무소관부서변경, 단위업무폐지 등 3가지 변경신청서에 대하여 변경처리한 최종 분류기준표 파일을 처리과(전자문서시스템)에 배포하는 기능을 제공하여야 함

- 3가지 변경신청서에 대하여 변경처리 및 통보처리가 되지않은 변경신청서가 있을 경우에는 오류안내문을 보여주고, 배포할 수 없도록 하여야 함

- 변경처리결과를 파일로 생성하여 매체를 통해 전달할 수 있는 기능과『자료관시스템과 전자문서시스템간 연동API 규격』에 따라 온라인으로 전달할 수 있는 기능을 모두 제공하여야 함

마. 최신단위업무 반영·배포(전문관리기관□자료관□처리과)

□ 전문관리기관으로부터 전달받은 단위업무신설 및 단위업무일부수정 단위업무 내역을 자료관의 분류기준표 DB에 반영하고, 반영 완료된 최신분류기준표 파일을 처리과(전자문서시스템)에 배포하는 기능을 제공하여야 함

- 최신분류기준표 파일을 매체를 통해 전달할 수 있는 기능과『자료관시스템과 전자문서시스템간 연동API 규격』에 따라 온라인으로 전달할 수 있는 기능을 모두 제공하여야 함

- 처리과에 배포할 분류기준표 파일 규격은 □처리과와 자료관간 이관데이타규격□의 □3.분류기준표 송수신 데이터규격□의 □3.1 자료관에서 처리과로 분류기준표 송수신 규격□에 따름

바. 분류기준표 이력 관리

□ 특정 단위업무에 대하여 그동안의 변경이력의 상세내용을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 처리과기관코드변경, 단위업무소관부서변경, 단위업무폐지, 단위업무신설, 단위업무일부항목수정 등 기록물분류기준표 변경에 따른 이력*을 관리하여야 함

* 이력 : 변경일자별, 단위업무별로 변경항목에 대한 변경 전후 값

사. 최신기관코드 반영

□ 최신의 표준행정기관코드 내용을 자료관의 기관코드DB에 반영하는 기능을 제공하여야 함

- 필수 반영 항목 : 기관코드, 기관명(전체명, 최하위 기관명), 차수, 서열, 소속기관차수, 차상위기관코드, 생성일, 폐지일, 현존유무

10. 열람처리 기능

가. 열람신청서 작성

□ 기관내의 직원이 기록물을 열람하고자 하는 경우 열람자의 소속, 직급, 성명, 열람내용 등 열람신청사항을 등록하는 기능을 제공하여야 함

나. 열람대장 조회

□ 기록물을 열람한 내역을 열람자 성명, 열람기간 등의 조건에 의해 일목요연하게 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

다. 열람현황통계

□ 열람기간별(월별, 연도별), 처리과별 등 다양한 형태의 열람현황통계를 조회하고 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

11. 검색 기능

가. 기록물철 검색

1) 생산기관별 검색

□ 생산기관별(처리과별)·단위업무를 계층구조로 검색하여 관련된 기록물철·건 및 원문내용(전자파일의 경우)을 사용자 PC의 S/W를 통해 볼 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 상세검색

□ 기록물철명, 생산년도, 보존기간 등 다양한 검색항목에 의해 기록물철을 검색하고, 건 및 원문내용을 단계적으로 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 동 기능에 대하여 검색엔진을 통하여 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

나. 기록물건 검색

1) 상세검색

□ 기록물 건제목, 결재권자, 업무담당자 등 다양한 검색항목에 의해 기록물 건을 검색하고, 관련 철정보 및 원문내용을 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 동 기능에 대하여 검색엔진을 통하여 검색할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 전문검색(Full-Text Retrieval)

□ 전자파일의 텍스트구문을 분석해 주요 단어를 색인화함으로써, 원하는 단어가 포함된 전자파일 내용(본문, 첨부파일)을 검색하고 관련 건 및 철정보를 조회할 수 있는 기능을 제공하여야 함

다. 검색 편의 기능

1) 검색결과내 검색

□ 검색처리 결과 철 또는 건의 목록수가 많을 경우 사용자가 쉽게 원하는 목록을 찾을 수 있도록 검색결과 기록물을 대상으로 재검색하는 기능을 제공할 수 있음

2) 검색질의 저장

□ 검색시 검색조건으로 적용된 질의 정보를 저장하여 이후에 같은 조건으로 검색하여 편리하게 사용할 수 있도록 검색질의 저장기능을 제공할 수 있음

3) 타정보시스템 검색제공

□ 전자문서시스템 등 기관내의 다른 정보시스템에서 자료관시스템의 기록물검색이 효율적으로 이루어질 수 있도록, 사용자인증후 자료관시스템의 기록물검색화면에 직접 연결하여 기록물검색이 될 수 있도록 검색 기능을 제공하여야 함

12. 통계 기능

가. 기록물형태별 처리현황통계

□ 기록물형태에 따른 업무처리단계별(생산현황접수·보고, 기록물인수, 광디스크저장, M/F촬영, 보존상자편성, 서가배치, 이관, 폐기)로 기록물의 현황통계를 조회하고 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

나. 처리과 보유현황통계

□ 처리과에 보유하고 있는 기록물에 대하여 생산기관별, 보존기간별, 기록물형태별 등 다양한 형태의 현황통계를 조회하고 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

다. 자료관 보유현황통계

□ 해당 자료관에서 보유하고 있는 기록물에 대하여 생산기관별, 보존기간별, 기록물형태별 등 다양한 형태의 현황통계를 조회하고 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

라. 기타 현황통계

□ 기타 업무에 필요한 현황통계를 조회하고 인쇄할 수 있는 기능을 제공할 수 있음

13. 시스템 운영·관리 기능

가. 사용자·그룹관리

1) 관리자 암호의 변경

□ 자료관시스템을 관리하는 관리자가 자신의 암호를 변경할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 사용자 등록·수정·삭제

□ 관리자가 사용자를 새로 등록하거나 변동사항을 수정하고 사용자를 삭제할 수 있는 기능을 제공하여야 함

3) 사용자 암호 초기화

□ 사용자가 사용하는 암호를 잊어버렸을 경우에 이를 해결하기 위해 관리자가 사용자의 암호를 초기화할 수 있는 기능을 제공하여야 함

4) 사용자 암호 변경

□ 사용자가 사용하는 암호를 사용자가 변경할 수 있는 기능을 제공하여야 함

- 암호는 암호화(Encryption) 되어서 관리되어야 함

5) 사용자·그룹 조직체계 등록·수정·삭제

□ 등록되어 있는 사용자 또는 그룹에 대하여 조직체계를 등록·수정·삭제 및 순서변경을 할 수 있는 기능을 제공하여야 함

6) 사용자 로그인(login) 관리

□ 접속되어 있는 사용자의 로그인(login) 현황을 볼 수 있는 기능을 제공하여야 함

7) 사용자별 업무기능 권한 부여 및 해제

□ 사용자별로 자료관시스템의 세부업무기능 각각에 대하여 사용권한을 부여하고 해제할 수 있는 기능을 제공하여야 함

8) 사용자 일괄등록

□ 관리자가 사용자 등록시 등록할 사용자가 많을 경우에 일괄적으로 신속하게 사용자를 등록할 수 있게 하는 기능을 제공할 수 있음

9) 사용자의 암호변경이외의 시스템운영·관리기능은 일반 사용자의 접근이 불가하도록 통제·관리되어야 함

나. 구성관리

1) 시스템 구동

□ 자료관시스템을 처음 시작하는 기능을 제공하여야 함

2) 시스템 종료

□ 자료관시스템을 종료하는 기능을 제공하여야 함

3) 로그 관리

□ 자료관시스템 내부처리시 오류정보 및 오류로그정보를 전체 및 일간, 주간, 월간 단위로 기록하여야 하며, 날짜별로 보고 인쇄할 수 있는 기능을 제공하여야 함

4) 조직도 관리

□ 관리자가 부서 등록시 조직도와 같은 계층구조방식으로 부서를 등록·관리함으로써 부서 검색시 빠르게 원하는 부서를 찾을 수 있는 기능을 제공하여야 함

5) 처리과 이용자를 위한 검색기능

□ 처리과의 이용자가 자료관시스템에서 관리하고 있는 기록물을 검색할 수 있도록 하는 기능을 제공하여야 함

□ 본 규격의「11. 검색」의 모든 기능을 처리과 이용자도 사용할 수 있어야 함

다. 사용자 및 현황 관리

1) 사용자현황 조회

□ 현재 시스템을 사용하고 있는 사용자(또는 그룹)를 조회하고, 내역을 인쇄 또는 저장할 수 있는 기능을 제공할 수 있음

2) 각종 통계 출력

□ 사용자별·부서별로 일별·주별·월별 등 다양한 각종 통계를 출력하고, 관리할 수 있는 기능을 제공할 수 있음

3) 사용내역 관리

□ 자료관시스템의 사용자 및 관리자가 수행한 기능 중 자료관의 주요 정보에 대한 접근 및 변경이 수행된 경우 이를 관리할 수 있는 기능을 제공할 수 있음

라. 시스템 감시 및 제어

1) 백업 및 복구

□ 자료관시스템에 저장되어 있는 기록물목록을 백업받고 이를 다시 복구시키는 기능을 제공하여야 함

□ 이전에 백업한 날짜 이후에 추가·변경된 정보만 백업할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 시스템 모니터링

□ 시스템의 운영 상황을 파악하는 기능을 제공하여야 함

14. 시스템 내부 자료관리 기능

가. 저장매체 관리

1) 저장매체 관리

□ HDD, DVD 등 저장장치를 지정하여 사용자가 논리적인 단위로 등록·관리할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 볼륨 관리

□ 다수의 물리매체(동일매체)를 하나의 볼륨-Volume(논리적인 저장매체)처럼 사용할 수 있는 기능을 제공하여야 함

3) 저장장치 전환

□ 속도가 늦은 저장장치에 저장된 자료를 상대적으로 빠른 저장장치로 자료의 저장위치를 전환할 수 있는 기능을 제공할 수 있음

4) 자료 백업 및 복구

□ 저장매체에 수록된 전자파일과 해당 파일의 목록정보를 함께 백업하여 장애 발생시 해당 자료로 복구할 수 있는 기능을 제공하여야 함

6) 모니터링(Monitoring)

□ 저장매체의 구성 및 사용현황(용량, 운영상태) 등을 확인 할 수 있는 기능을 제공하여야 함

7) 오류 추적

□ 저장매체에 대하여 예기치 못한 오류에 대한 검사를 쉽게 할 수 있도록 오류사항에 대한 로그정보를 관리하여 오류추적이 가능한 기능을 제공해야 함

나. 전자파일 관리

1) 전자파일 등록·폐기·이동

□ 기록물 인수, 광디스크 수록, 기록물 폐기·이관·조회등과 관련하여 전자문서파일, 이미지파일, 동영상파일, 음성파일 등 개별 전자파일에 대한 등록·폐기·이동·조회 등을 할 수 있는 기능을 제공하여야 함

□ 기록물 1건이 다수의 개별 전자파일로 구성되어 있을 경우, 기록물 인수, 광디스크 수록, 기록물 폐기·이관·조회 등과 관련하여 기록물 1건에 포함된 개별 전자파일에 대한 등록·폐기·이동·조회 등을 할 수 있는 기능을 제공하여야 함

2) 기록물 목록정보에 해당되는 전자파일 등록내역 확인

□ 기록물 1건이 다수의 개별 전자파일로 구성되어 있을 경우, 해당 기록물 1건에 포함된 개별 전자파일의 수록내역을 확인할 수 있는 기능을 제공해야 함

15. 서식 및 표

<서식 1> 생산현황보고 서식

생산기관명 : *처리과명기재

구 분	계	영구	준영구	20년	10년	5년	3년	1년
총 계(권)
문서(권) *대장포함
카드(권)
카드(매)
도면(권)
도면(매)
시청각(권)
시청각(점)

□ 총계에는 카드(매), 도면(매), 시청각(매)의 수량은 제외함. 즉 문서, 카드, 도면, 시청각의 권단위 합계임

<서식 2> 관리번호 라벨

관리번호	1-1310094-01-1995-000001

□ 구성항목 : 기록물물형태-생산기관-보존기간-생산년도*-일련번호

* 생산년도 : 기록물철의 생산종결년도

<서식 3> 보존상자표지 라벨

상자번호
생산연도
생산기관
업무명	*단위업무명 : :
*관리번호 1-1310094-01-1995-000001 : :	*기록물철제목 20003년도예비군훈련 : :

<서식 4> 서가배치현황

서가배치현황

일자 : 2003년 00월 00일 (기록물형태 : 일반문서) (구분 : 상자)

일련번호	서고번호	서가번호	보존상자번호	관리번호 시작	관리번호 끝

서가배치현황

일자 : 2003년 00월 00일 (기록물형태 : 도면) (구분 : 봉투)

일련번호	서고번호	서가번호	관리번호

<서식 5> 정수점검계획서

정수점검계획서

제 호(기록물형태 : 일반문서) (구분 : 상자)					점검일자	담당자	확인
일련 번호	서고번호	서가번호	보존상자 번호	관리번호 시작	관리번호 끝	이상유무	조치사항

정수점검계획서

제 호(기록물형태 : 도면) (구분 : 봉투)				점검일자	담당자	확인
일련번호	서고번호	서가번호	관리번호		이상유무	조치사항

<표 1> 유형별 기록물의 보존장소·이관·폐기 처리기준

기록물 유 형	유형별 적용예			처리 기준
	기록물철 보존기간	단위업무 보존기간	단위업무 보존장소	보존장소	전문관리기관 으로 이관시기	자료관에서 폐기시기
문서, 도면, 카드, 대장	①준영구 이상	준영구 이상	전문관리기관	전문관리기관	9년 경과후	□
	②준영구 이상	준영구 이상	자료관	자료관	□	영구보존
	③20년 이하	준영구 이상	전문관리기관	전문관리기관	9년 경과후	□
	④20년 이하	준영구 이상	자료관	보존기간 경과후 폐기 심사는 전문관리기관에서 실시		□
	⑤준영구 이상	20년 이하	전문관리기관	성립할 수 없음
	⑥준영구 이상	20년 이하	자료관	자료관	□	영구보존
	⑦20년 이하	20년 이하	전문관리기관	성립할 수 없음		□
	⑧20년 이하	20년 이하	자료관	자료관	□	보존기간 경과후
시청각 기록물	⑨준영구 이상	준영구 이상	전문관리기관	전문관리기관	5년 이전	□
	준영구 이상	준영구 이상	자료관	자료관	□	영구보존
	20년 이하	준영구 이상	전문관리기관	전문관리기관	5년 이전	□
	20년 이하	준영구 이상	자료관	보존기간 경과후 폐기심사는 전문관리기관에서		□
	준영구 이상	④20년 이하	전문관리기관	성립할 수 없음		□
	준영구 이상	④20년 이하	자료관	자료관	□	영구보존
	20년 이하	④20년 이하	전문관리기관	성립할 수 없음		□
	20년 이하	④20년 이하	자료관	자료관	□	보존기간 경과후

□참 고 : □분류기준표에 단위업무의 보존기간이 □이고, 보존장소가 □일 때, 사용자가 기록물철의 보존기간을 □이라고 하였을 경우, 해당 기록물철의 보존장소·이관·폐기 등의 기준은 오른쪽 표의 값이다□입니다. 또한 □□□은 해당 없거나, 발생할 수 없을 경우입니다.

1. 기본 사항

- 기록물철의 보존장소와 보존방법은 분류기준표의 해당 단위업무의 보존장소와 보존방법 동일

- 단위업무의 보존기간과 보존장소는 해당 기록물철의 정리시점(생산종료 다음연도 3월31일 기준)에 적용되는 분류기준표의 기준값을 의미함.

2. ①, ③, ⑨, 는 기록물관리법 시행령 제20조(이관)의 규정에 의하여 이관되는 기록물

- 제20조제2항 자료관의 장은 제1항의 규정에 의하여 이관받은 기록물중 보존장소가 전문관리기관으로 지정된 기록물을 보존기간의 기산일로부터 9년이 경과한 다음 연도중에 관할 전문관리기관으로 이관하여야 한다.

3. ④, 은 기록물관리법 시행령 제37조(기록물의 폐기)의 규정에 의하여 이관되는 기록물

- 제37조제1항 단서조항, 기록물분류기준표상의 보존기간이 준영구 이상인 기록물중 보존기간이 20년 이하로 분류된 기록물은 관할 전문관리기관으로 이관하여 기록물관리 전문요원의 심사를 거쳐 폐기하여야 한다.

Ⅲ. 기  타

□ 정부내 행정기관에서 사용할 자료관시스템은『공공기관의기록물관리에관한법률』 및 동 시행령·시행규칙을 준수해야 함.

□ 자료관시스템과 전자문서시스템간 온라인 연동처리 방식은 행정자치부 정부기록보존소에서 따로 정하는『자료관시스템과 전자문서시스템간 연동API 규격』을 준용하여야 함

□ 본 규격에 관련된 법·제도 또는 인용된 표준이 개정될 때에는 그에 따름.

□ 본 규격에서 정하지 않은 사항에 대해서는 개발자 또는 구매자가 필요에 따라 따로 정할 수 있음.

Ⅳ. 전자문서시스템과 자료관시스템간 이관데이터 규격

1. 생산현황보고 및 이관 시 데이터 목록

[업무별 관련정보]

구 분	대상 정보
생산현황보고업무	기록물철등록부정보, 기록물등록대장정보, 배부대장정보, 기록물철등록부변경이력정보, 기록물등록대장변경이력정보, 특수목록정보, 첨부파일정보
이관업무	기록물철등록부정보, 기록물등록대장정보, 기록물철등록부이력정보, 기록물등록대장이력정보, 특수목록정보, 첨부파일정보, 개별전자문서(전자문서파일)

1.1 기록물철등록부 및 기록물등록대장 정보의 데이터 목록

구 분			Data 항목
필수항목	기록물철등록부	기본등록사항	처리과기관코드, 구기록물철생산기관명*, 생산년도, 단위업무코드, 기록물철등록일련번호, 권호수*, 기록물철제목, 특수목록#1, 특수목록#2, 특수목록#3, 기록물형태
		보존분류사항	종료연도, 보존기간, 보존방법, 보존장소, 비치종결일자, 비치사유, 업무담당자, 구기록물철분류번호*
		부가정보	기록물구분(신/구)*, 수정여부, 기록물등록건수*, 기록물쪽수*, 전자파일갯수*
		기록물철인수인계정보*	인수인계구분, 처리과기관코드, 단위업무코드, 생산년도, 기록물철등록일련번호, 권호수
	기록물등록대장	기본등록사항	처리과기관코드, 구기록물생산기관명*, 등록구분, 생산(접수)등록일자, 생산(접수)등록번호, 구기록물문서번호*, 분리등록번호*, 제목, 쪽수*, 결재권자(직위/직급), 기안자(업무담당자), 시행일자, 수신자(발신자), 문서과배부번호*, 생산기관등록번호, 전자기록물여부
		분류등록사항	분류번호*, 특수기록물, 공개여부, 공개제한부분표시, 특수목록#1, 특수목록#2, 특수목록#3, 구기록물보존기간*
		시청각기록물추가등록사항	내용요약, 기록물형태*
		부가정보	기록물구분(신/구), 수정여부, 반려여부*
		첨부파일정보	처리과기관코드, 생산년도, 생산(접수)등록번호, 첨부파일일련번호*, 첨부파일쪽수

．구기록물철생산기관명 : 구기록물철을 생산한 기관의 기관명 및 부서명(기관명+부서명)

．권호수 : 최초 기록물철생성의 경우 값이 □001□이며, 이후 권호수 추가시 □1□씩 증가 함

．특수목록 : 기록물분류기준표에 특수목록이 지정되어 있는 경우에 지정된 항목의 목록을 기입하는 것으로 생산현황보고 및 이관시 기록물철등록부정보와 기록물등록대장정보에서 분리하여 송수신함

．구기록물철분류번호 : 공문서분류번호 및 보존기간표에 의해 종전에 책정되어 있던 철단위 분류번호를 의미함.(예, 12410 □ 행정전산일반)

．기록물구분(신/구) :2004년부터 생산된 기록물은 신기록물, 2004년이전 생산기록물은 구기록물로 구분

．기록물등록건수 : 철내 등록된 기록물건수

．기록물쪽수 : 철내 등록된 기록물의 전체 쪽수

．전자파일갯수 : 철내 포함된 전자파일의 갯수(본문파일 + 첨부파일)임. 단, 생산현황보고 때는 값이 □000000□이고, 기록물이관 때에만 철내 포함된 전자파일의 개수를 기입함.

．기록물철인수인계정보 : 기록물철의 인수·인계사항에 대한 정보

- 인수인계구분 : 0 해당없음, 1 인수, 2 인계

- 인수인계구분 □0□ 인 경우 : 기록물철인수인계정보중 인수인계구분이외의 항목(처리과기관코드, 단위업무코드, 생산년도, 기록물철등록일련번호, 권호수)은 해당사항 없음

- 인수인계구분 □1□ 인 경우

·처리과기관코드 : 인계한 부서의 처리과기관코드

·단위업무코드 : 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된 해당 단위업무코드

·생산년도 : 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된 생산년도

·기록물철등록일련번호 : 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된 기록물철등록일련번호

·권호수 : 인계한 부서의 기록물철등록부에 등록된 권호수

- 인수인계구분 □2□ 인 경우 : 처리과기관코드는 인수하는 부서의 처리과기관코드를 등록하고, 이외 항목(단위업무코드, 생산년도, 기록물철등록일련번호, 권호수)은 해당사항 없음

．구기록물생산기관명 : 구기록물(건)의 생산당시 기관명 및 부서명(기관명+부서명)

．구기록물문서번호 : 구기록물 건 단위에 기재되어 있는 문서번호를 의미함(예,행정12410-0099)

．분리등록번호 : 기록물의 본문과 첨부물이 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문에서 떼어내어 따로 관리할 필요가 있는 경우에 첨부물을 분리하여 등록하는 번호(기록물등록대장의 □첨부번호□항목) 임. 본문은 값이 □00□이며, 첨부물은 □01□부터 1씩 증가함

- 분리등록 예 1 : 문서(종이 및 전자기록물)에 도면·카드·시청각기록물이 첨부될 경우

- 분리등록 예 2 : 전자문서에 종이문서가 첨부될 경우

．쪽수 : 기록물건의 총쪽수(분리등록하는 첨부물이 있는 경우를 제외하고, 첨부물의 쪽수까지 호함된 총쪽수)를 기입함. 사진·필름류, 녹음·동영상류 등은 기록물관리법시행규칙[별지1호서식] 참조

．문서과배부번호 : 해당기록물의 배부일련번호를 의미함

．분류번호 : 해당 기록물이 편철되는 기록물철의 분류번호(처리과기관코드+단위업무코드+연도표시 기록물철 등록일련번호+권호수)

．구기록물보존기간 : 구기록물 건 단위에 기재되어 있는 보존기간을 의미함

．기록물형태 : 사진·필름류, 녹음·동영상류 등 시청각기록물에 대한 세부구분으로 2자리 구분코드 값(DA-녹음테이프카세트, DB-녹음테이프릴, DC-녹음테이프카트리지, DD-DVD, DF-음반SP, DG-음반LP, DH-음반CD, DJ-음반LD, DK-음반DAT, DN-영화필름, DO-비디오CD, DP-비디오LD, DQ-비디오테이프, DR-슬라이트필름세트(영상), CS-사진CD, CT-사진/필름, CU-인화된사진, CV-슬라이드사진(비영상), CY-그림)을 의미하며, 형태가 2종 이상일 경우 각각을 □,□로 구분하여 등록함

．반려여부 : 반려된 기록물건을 등록하는 경우에는 □1□, 이외의 경우(해당 사항이 없는 경우)에는 □0□, 반려문서를 기록물등록대장에 등록할 경우 결재권자항목에는 반려자의 직위(직급)을 등록하고, 나머지 등록항목은 일반 생산(접수)문서와 동일함

．첨부파일일련번호 : 전자문서에 첨부문서가 본문과 분리되어 별도의 파일로 생성된 경우 첨부파일(분리등록한 첨부파일은 제외)의 일련번호를 말함

예) 본문이 전자문서이고 첨부1.종이문서, 첨부2.전자문서(별도파일), 첨부3.전자문서(별도파일) 인 경우, 첨부1을 제외(분리등록)한 첨부의 일련번호(첨부2□1번, 첨부3□2번)

1.2 기록물 특수목록 정보의 데이터 목록

구 분		Data 항목
필수항목	특수목록위치	철/건구분
	기록물철분류번호	기록물철분류번호
	기록물건등록번호	생산(접수)등록번호
	일련번호	일련번호
	특수목록	제1특수목록, 제2특수목록, 제3특수목록

1.3 기록물 첨부파일 정보의 데이터 목록

구 분		Data 항목
필수 항목	첨부파일정보	처리과기관코드, 생산연도, 생산(접수)등록번호, 첨부파일일련번호, 첨부파일 쪽수

1.4 기록물철등록부 및 기록물등록대장 변경(수정/삭제)이력정보 데이터 목록

구 분		Data 항목
필수항목	기록물철등록부	처리과기관코드, 단위업무코드, 생산년도, 기록물철등록일련번호, 권호수, 기록물철제목(변경전,변경후), 기록물형태(변경전,변경후), 변경일자, 변경사유, 변경자
	기록물등록대장	처리과기관코드, 생산년도, 생산(접수)등록번호, 분리등록번호, 생산(접수)등록일자(변경전,변경후), 제목(변경전,변경후), 쪽수(변경전,변경후), 결재권자직위/직급(변경전,변경후), 기안자(업무담당자)(변경전,변경후), 시행일자(변경전,변경후), 수신자(발신자)(변경전,변경후), 변경일자, 변경사유, 변경자

1.5 구기록물 정보의 데이터 목록

구 분			Data 항목
필수항목	기록물철목록	기본등록사항	처리과기관코드, 구기록물철생산기관명, 생산년도, 단위업무코드, 기록물철등록일련번호, 권호수, 기록물철제목, 특수목록#1, 특수목록#2, 특수목록#3, 기록물형태
		보존분류사항	종료연도, 보존기간, 보존방법, 보존장소, 비치종결일자, 비치사유, 업무담당자, 구기록물철 분류번호
		부가정보	기록물구분(신/구), 기록물등록건수, 기록물쪽수
	기록물건목록	기본등록사항	처리과기관코드, 구기록물생산기관명, 등록구분, 생산(접수)등록일자, 생산(접수)등록번호, 구기록물문서번호, 분리등록번호(첨부번호), 제목, 쪽수, 결재권자(직위/직급), 기안자(업무담당자), 시행일자, 수신자(발신자), 전자기록물여부
		분류등록사항	분류번호, 특수기록물, 공개여부, 공개제한부분표시, 특수목록#1, 특수목록#2, 특수목록#3, 구기록물보존기간
		시청각기록물추가등록사항	내용요약, 기록물형태
		부가정보	기록물구분(신/구)

1.6 배부대장 정보의 데이터 목록

구 분		Data 항목
필수항목	접수사항	단위기관코드*, 접수년도, 배부일련번호, 접수일자, 생산기관등록번호*, 제목
	배부사항	받은 처리과기관코드, 받은 처리과명(부서명), 배부일자, 인수자

．단위기관코드 : 당해 문서과가 속하는 단위기관의 코드임(처리과코드가 아님)

．생산기관등록번호 : 생산기관(보낸기관)의 처리과기관코드 + 기록물등록일련번호

1.7 전자문서파일 이관시(전자문서시스템□자료관시스템) 파일명 및 분류체계

구 분		폴더명 및 파일명
필수항목	기록물철	폴더명 : 처리과기관코드+단위업무코드+생산년도+기록물철등록일련번호+권호수
	기록물(건)	파일명 : 기록물건생산(접수)년도+생산(접수)등록번호+분리등록번호.확장자
	첨부파일	첨부파일명 : 기록물건생산(접수)년도+생산(접수)등록번호+첨부파일일련번호.확장자

□기록물철별로 폴더(디렉토리)를 생성하고, 철에 포함된 기록물(건) 및 첨부파일은 해당 폴더안에 저장

2. 생산현황보고 및 이관 시 데이터 표준규격

2.1 기록물철등록부 데이터 규격

구분		Data 항목	적용 예시	Data 유형		구기록물 등록항목
				속성	길이
필수항목	기본등록사항	처리과기관코드	1234567	Character	7	동일
		구기록물철생산기관명	행정자치부 정부기록보존소 행정과	Character	100	구기록물
		생산년도	2002	Character	4	동일
		단위업무코드	AA000120	Character	8	동일
		기록물철등록일련번호	000001	Character	6	동일
		권호수	001	Character	3	동일
		기록물철 제목	전자문서시스템 표준규격 수립	Character	100	동일
		기록물형태	1: 일반문서 2: 도면류 3: 사진□필름류 시청각기록물 4: 녹음□동영상류 시청각기록물 5: 카드류 (기록물관리법시행규칙 별지5호 서식)	Character	1	동일
	보존분류사항	종료연도	2005	Character	4	동일
		보존기간	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2	동일
		보존방법	1 : 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법 2 : 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3 : 원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1	동일
		보존장소	1 : 자료관 2 : 전문관리기관	Character	1	동일
		비치종결일자	20051231	Character	8	동일
		비치사유	업무활용	Character	100	동일
		업무담당자	홍길동	Character	40	동일
		구기록물철 분류번호	12310 : 기록물관리	Character	5	구기록물
	부가정보	기록물구분(신/구)	1:신기록물, 2:구기록물	Character	1	동일
		수정여부	0 : 해당없음, 1 : 수정함	Character	1	해당없음
		기록물등록건수	050	Character	3	동일
		기록물쪽수	000100	Character	6	동일
		전자파일갯수	000100	Character	6	동일
	기록물철인수인계정보	인수인계구분	0 : 해당없음, 1 : 인수, 2 : 인계	Character	1	해당없음
		처리과기관코드	1234567	Character	7	해당없음
		단위업무코드	AA000120	Character	8	해당없음
		생산년도	2002	Character	4	해당없음
		기록물철등록일련번호	000001	Character	6	해당없음
		권호수	001	Character	3	해당없음

2.2 기록물등록대장 데이터 규격

구분		Data 항목	적용예시	Data 유형		구기록물 등록항목
				속성	길이
필수사항	기본 등록 사항	처리과기관코드	1234567	Character	7	동일
		구기록물생산기관명	행정자치부 정부기록보존소 수집과	Character	100	구기록물
		등록구분	1: 일반문서 생산.발송 2: 일반문서 접수 3: 도면류 생산.발송 4: 도면류 접수 5: 사진.필름류 6: 녹음.동영상류 7: 카드류 생산.접수 8: 카드류 이첩발송*	Character	1	동일
		생산(접수)등록일자	200206041400(연+월+일+시+분)	Character	12	동일
		생산(접수)등록번호	6050709000023(처리과기관코드+등록일련번호)	Character	13	동일
		구기록물문서번호	행정12410-000099	Character	30	구기록물
		분리등록번호(첨부번호)	01	Character	2	동일
		제목	기록물관리 실무자교육계획 통보	Character	100	동일
		쪽수	003	Character	3	동일
		결재권자(직위/직급)	행정과장	Character	40	동일
		기안자(업무담당자)	홍길동	Character	40	동일
		시행일자	20020901	Character	8	동일
		수신자(발신자)	행정과장,수집과장	Character	100	동일
		문서과 배부번호	배부일련번호(6)	Character	6	해당없음
		생산기관 등록번호	1234567000001(생산처리과기관코드+등록일련번호)	Character	30	해당없음
		전자기록물여부	1:전자기록물, 2:비전자기록물	Character	1	동일
	분류 등록 사항	분류번호	처리과기관코드(7)+단위업무코드(8)+생산년도(4)+기록물철 등록일련번호(6)+권호수(3)	Character	28	동일
		특수기록물	YNYNY(대통령관련기록물이고 개별관리기록물이고 특수규격기록물) 1:대통령관련 기록물 2:비밀기록물, 3:개별관리기록물 4:저작권보호기록물, 5:특수규격기록물	Character	5	동일
		공개여부	(예)2NNNNNYNN : 부분공개6등급 ①②③④⑤⑥⑦⑧⑨자릿수의미□ ①:1(공개),2(부분공개),3(비공개) {②□1등급③□2등급④□3등급⑤□4등급⑥□5등급⑦□6등급⑧□7등급⑨□8등급}각각 해당여부값(Y/N)	Character	9	동일
		공개제한부분표시	1-5,8,10(1쪽부터5쪽,8쪽,10쪽 비공개)	Character	100	동일
		구기록물보존기간	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2	구기록물
	시청각기록물추가등록사항	내용요약	기록물실무자교육과정 분임토의 사진	Character	500	동일
		기록물형태	2자리,2자리,2자리	Character	50	동일
	부가정보	기록물구분(신/구)	1:신기록물, 2:구기록물	Character	1	동일
		수정여부	0:해당없음, 1:수정함	Character	1	해당없음
		반려여부	0:해당없음, 1:반려	Character	1	해당없음

．카드류 이첩발송: 생산(접수)등록된 카드류를 다른 기관으로 이첩발송할 경우 기존의 등록항목의 수신자란에 받을 기관명과 시행일자란에 발송일자를 추가하고, 등록구분의 값을 □7□에서 □8□로 변경함.

2.3 특수목록정보 데이터 규격

구분		Data 항목	적용 예시	Data
				속성	길이
필수항목	특수목록위치*	철/건구분	1 : 철, 2 : 건	Character	1
	기록물철분류번호	기록물철분류번호-생산년도포함	처리과기관코드(7)+단위업무코드(8)+생산년도(4)+기록물철등록일련번호(6)+권호수(3)	Character	28
	기록물건등록번호	생산(접수)등록번호 -생산(접수)년도 및 분리등록번호 포함	생산(접수)년도(4)+처리과기관코드(7)+등록일련번호(6)+분리등록번호(2)	Character	19
	일련번호*	일련번호	005	Character	3
	특수목록	특수목록#1		Character	100
		특수목록#2		Character	100
		특수목록#3		Character	100

．특수목록위치 : 특수목록위치 값이 □1□인 경우 해당항목은 기록물철분류번호, 일련번호, 특수목록 이며, 특수목록위치 값이 □2□인 경우 해당항목은 기록물건등록번호, 일련번호, 특수목록 임

．일련번호 : 대상 기록물(철 또는 건)별 특수목록의 순번

2.4 첨부파일정보 데이터 규격

구분		Data 항목	적용 예시	Data
				속성	길이
필수항목	처리과기관코드	처리과기관코드	1234567	Character	7
	생산년도	생산년도	2002	Character	4
	생산(접수)등록번호	생산(접수)등록번호	6050709000023(처리과기관코드+등록일련번호)	Character	13
	첨부파일일련번호	첨부파일일련번호	05	Character	2
	첨부파일쪽수	첨부파일쪽수	123	Character	3

□첨부파일은 전자파일로써 전자문서 본문에 별도의 파일로 첨부된 것을 의미함

2.5 기록물철등록부 변경(수정/삭제)이력정보 데이터 규격

구분		Data 항목	적용 예시	Data
				속성	길이
필수항목	처리과기관코드	처리과기관코드	1234567	Character	7
	단위업무코드	단위업무코드	00890120	Character	8
	생산년도	생산년도	2002	Character	4
	기록물철등록 일련번호	기록물철등록 일련번호	000001	Character	6
	권호수	권호수	001	Character	3
	기록물철제목	변경 전	전자문서 표준규격 수립	Character	100
		변경 후	전자문서시스템 규격수립	Character	100
	기록물형태	변경 전	1: 일반문서, 2: 도면류, 3: 사진□필름류 시청각기록물, 4: 녹음□동영상류 시청각기록물 5: 카드류. (기록물관리법시행규칙 별지5호서식)	Character	1
		변경 후	1: 일반문서, 2: 도면류, 3: 사진□필름류 시청각기록물, 4: 녹음□동영상류 시청각기록물 5: 카드류. (기록물관리법시행규칙 별지5호서식)	Character	1
	변경일자	변경일자	20020901(년+월+일)	Character	8
	변경사유	변경사유	단위업무 소관부서 변경에 따른 철 수정	Character	100
	변경자	변경자	홍길동	Character	40

2.6 기록물등록대장 변경(수정/삭제)이력정보 데이터 규격

구분		Data 항목	적용 예시	Data
				속성	길이
필수항목	처리과기관코드	처리과기관코드	1234567	Character	7
	생산년도	생산년도	2002	Character	4
	생산(접수)등록번호	생산(접수)등록번호	6050709000023(처리과기관코드+등록일련번호)	Character	13
	분리등록번호	분리등록번호	01	Character	2
	생산(접수)등록일자	변경 전		Character	12
		변경 후		Character	12
	제목	변경 전		Character	100
		변경 후		Character	100
	쪽수	변경 전		Character	3
		변경 후		Character	3
	결재권자(직위/직급)	변경 전		Character	40
		변경 후		Character	40
	기안자(업무담당자)	변경 전		Character	40
		변경 후		Character	40
	시행일자	변경 전		Character	8
		변경 후		Character	8
	수신자(발신자)	변경 전		Character	100
		변경 후		Character	100
	변경일자	변경일자	20020901(년+월+일)	Character	8
	변경사유	변경사유	단위업무 소관 처리과 변경(행정과□수집과)에 따른 등록대장 수정	Character	100
	변경자	변경자	홍길동	Character	40

2.7 배부대장 데이터 규격

구분		Data 항목	적용 예시	Data
				속성	길이
필수항목	접수사항	단위기관코드*	1234567	Character	7
		접수년도	2002	Character	4
		배부일련번호	000001	Character	6
		접수일자	09011530(월+일+시분)	Character	8
		생산기관 등록번호	1234567000003(생산기관 처리과기관코드+기록물등록일련번호)	Character	30
		제목	전자문서시스템 구축 설문공문	Character	100
	배부사항	받은 처리과기관코드	1234567	Character	7
		받은 처리과명	행정과	Character	60
		배부일자	09011530(월+일+시분)	Character	8
		인수자	홍길동	Character	40

．단위기관코드 : 당해 문서과가 속하는 단위기관의 코드임(처리과코드가 아님)

2.8 전자문서파일 이관시(전자문서시스템□자료관시스템) 파일명 및 분류체계 규격

구분		폴더명 및 파일명
필수항목	기록물철	폴더명: 처리과기관코드(7)+단위업무코드(8)+생산년도(4)+기록물철등록일련번호(6)+권호수(3)
	기록물(건)	파일명:기록물건생산(접수)년도(4)+생산(접수)등록번호(13)+기록물분리등록번호(2)+'N'.확장자
	첨부문서	첨부파일명:기록물건생산(접수)년도(4)+생산(접수)등록번호(13)+첨부파일일련번호(2)+□S'.확장자

□ 전자문서 본문의 경우 기록물(건)의 파일명중 기록물분리등록번호에 □00□을 기입한다.

3. 분류기준표 송수신 데이터 규격

3.1 자료관에서 처리과로 분류기준표 송수신 규격

3.1.1 데이터 목록

구 분	Data 항목
기록보존소처리일시*	처리일시
적용기준일*	적용기준일
처리과기관코드*	처리과기관코드, 처리과명
임시단위업무코드/ 기존단위업무코드	임시단위업무코드 또는 기존단위업무코드
기능분류번호	대기능코드, 대기능명, 중기능코드, 중기능명, 소기능코드, 소기능명, 단위업무코드*, 단위업무명, 단위업무설명
보존분류기준	보존기간, 보존기간책정사유, 보존방법, 보존장소, 비치기록물여부, 비치기록물이관시기, 열람예상빈도, 주요열람용도
검색어 지정기준	특수목록위치, 제1특수목록, 제2특수목록, 제3특수목록
처리구분	처리구분(신설,폐지,변경)

．적용기준일:당초 처리과에서 자료관으로 변경신청시 기입한 변경기준일 또는 신설기준일을 의미함

．자료관에서 직접처리하는 경우에는 자료관 적용일시를 정부기록보존소처리일시*항목에 기재함.

．처리과기관코드:해당 단위업무가 적용되어야 하는 처리과의 코드를 의미함. 단, 해당 항목에 기관코드와 기관명칭이 있을 경우에는 해당 단위업무가 해당 기관의 모든 처리과에 적용됨을 의미함.

．단위업무코드 : 단위업무코드의 8자리중 제일 앞자리 2자리코드값이 □ZZ□이면 해당 단위업무가 해당 기관의 모든 처리과에 적용됨을 의미함. 또한 단위업무코드 값이 □99999999□이면 구기록물 등록에 사용되는 단위업무이고 해당 기관의 모든 처리과에 적용됨을 의미함.

3.1.2 데이터 규격

구 분		적용예시	Data
			속성	길이
기록보존소처리일시	처리일시	200209051330(년+월+일+시+분)	Character	12
적용기준일	적용기준일	20020905(년+월+일)	Character	8
처리과 기관코드	처리과기관코드	1310092	Character	7
	처리과명	수집과	Character	60
임시단위업무코드/ 기존단위업무코드	임시단위업무코드 또는 기존단위업무코드	e0000001 또는 AA000001	Character	8
기능분류번호	대기능코드*	AA000001	Character	8
	대기능명*	정부관리	Character	20
	중기능코드*	10000001	Character	8
	중기능명*	인사행정	Character	20
	소기능코드*	20000001	Character	8
	소기능명*	인사관리	Character	20
	단위업무코드	AA000001	Character	8
	단위업무명	인사기록관리	Character	40
	단위업무설명*	인사기록은 공무원의 신분……………	Character	600
보존분류기준	보존기간	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2
	보존기간책정사유*	업무상 활용빈도가 높으므로	Character	400
	보존방법	1 : 원본과보존매체를 함께 보존하는 방법 2 : 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3 : 원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1
	보존장소	1 : 자료관, 2 : 전문관리기관	Character	1
	비치기록물여부	1 : 필요(비치기록물), 2 : 불필요	Character	1
	비치기록물이관시기	처리과 업무종결후 10년	Character	100
	열람예상빈도*	1:높음, 2:중간, 3:낮음	Character	1
	주요열람용도*	1:학술연구, 2:행정참고, 3:민원증빙, 4:사업정보, 5:기타	Character	1
검색어 지정기준	특수목록위치	0 : 없음, 1 : 기록물철, 2 : 기록물건	Character	1
	제1특수목록	성명	Character	100
	제2특수목록	주소	Character	100
	제3특수목록	주민등록번호	Character	100
처리구분		1 : 신설, 2 : 폐지, 3 : 변경	Character	1

□*□표시된 항목은 전자문서시스템에 선택적으로 반영할 수 있음, 즉 필수 적용항목은 아님

3.2 처리과에서 자료관으로 분류기준표 변경 신청

3.2.1 처리과코드 변경에 따른 분류기준표 변경신청

3.2.1.1 데이터 목록

구 분	Data 항목
변경기준일	변경기준일*
처리과기관코드	변경전 처리과기관코드, 변경후 처리과기관코드
변경사유	변경사유

．변경기준일 : 해당 처리과 변경에 따른 효력발생일

3.2.1.2 데이터 규격

구 분		적용예시	Data 유형
			속성	길이
변경기준일	변경기준일	20020905	Character	8
처리과기관코드	변경전 처리과기관코드	1310092	Character	7
	변경후 처리과기관코드	1310093	Character	7
변경사유	변경사유	직제개편	Character	200

3.2.2 단위업무 소관부서 변경신청

3.2.2.1 데이터 목록

구 분	Data 항목
변경기준일	변경기준일*
처리과기관코드	변경전 처리과기관코드, 이관받은처리과기관코드
단위업무코드	단위업무코드
변경사유	변경사유

．변경기준일 : 업무를 이관받은 처리과에서 해당 단위업무를 적용하는 일자

3.2.2.2 데이터 규격

구 분		적용예시	Data 유형
			속성	길이
변경기준일	변경기준일	20020905	Character	8
처리과기관코드	변경전 처리과기관코드	1310092	Character	7
	이관받은 처리과 기관코드	1310093	Character	7
단위업무코드	단위업무코드	AA000001	Character	8
변경사유	변경사유	직제개편	Character	200

3.2.3 단위업무 폐지신청

3.2.3.1 데이터 목록

구 분	Data 항목
변경기준일	변경기준일*
처리과기관코드	폐지대상업무 처리과기관코드
폐지단위업무코드	폐지대상업무 단위업무코드
폐지사유	폐지사유

．변경기준일 : 해당 단위업무의 폐지 적용일

3.2.3.2 데이터 규격

구 분		적용예시	Data
			속성	길이
변경기준일	변경기준일	20020905	Character	8
처리과기관코드	폐지대상업무 처리과기관코드	1310092	Character	7
폐지단위업무코드	폐지대상업무 단위업무코드	AA000001	Character	8
폐지사유	폐지사유	단위업무폐지	Character	200

3.2.4 단위업무 신설신청

3.2.4.1 데이터 목록

구 분			Data 항목
신설기준일*			신설기준일
처리과기관코드			처리과기관코드
임시단위업무코드			임시단위업무코드*
신설된 단위업무명			단위업무명, 비밀의 경우 단위업무가명
단위업무설명			단위업무설명
보 존 기 간	행정업무 참고기간		행정업무 참고기간
	증빙자료 유효기간		증빙자료 유효기간
	관계법령 의무기간		개별법령에 규정된 보존기간
	사료가치 보존기간		사료가치 보존기간
	보존기간 종합판단		보존기간 종합판단
	보존기간 책정사유		보존기간 책정사유
보존방법			보존방법
보존장소			보존장소
비치기록물 여부			비치기록물 여부
비치기록물 이관시기			비치기록물 이관시기
이관후 열람예상 빈도			이관후 열람예상 빈도
주요 열람 용도			주요 열람 용도
검색어 지정기준		특수목록위치	특수목록위치
		제1특수목록	제1특수목록
		제2특수목록	제2특수목록
		제3특수목록	제3특수목록

．신설기준일 : 직제개편에 의해 단위업무신설의 경우 단위업무가 효력을 발생하는 날짜를 의미하고, 직제개편 없이 단위업무의 신설이 필요하여 임시코드를 사용하다가 단위업무 신설을 요청할 경우는 임시코드 사용일을 의미함

．임시단위업무코드 : 영문소문자(e)로 시작되는 8자리 코드로 숫자 □1'부터 순차적으로 □1□씩 증가

- 자료관으로부터 신규 단위업무코드가 확정되어 전자문서시스템으로 통보된 경우 해당 임시코드는 신규 단위업무코드로 변경되어야 함

3.2.4.2 데이터 규격

구 분		적용예시	Data
			속성	길이
신설기준일	신설기준일	20020905	Character	8
처리과기관코드	처리과기관코드	1310092	Character	7
임시단위업무코드	임시단위업무코드	e0000001	Character	8
신설된 단위업무명	신설된 단위업무명	인사기록관리	Character	40
	비밀의 경우 단위업무가명	정보#1	Character	40
단위업무설명	단위업무설명	인사기록은 공무원의 신분……	Character	600
보존기간	행정업무 참고기간	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2
	증빙자료 유효기간	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2
	관계법령 의무기간	27	Character	2
	사료가치 보존기간	1 : 높음, 2: 낮음	Character	1
	보존기간 종합판단	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2
	보존기간 책정사유	업무상 활용빈도가 높으므로……	Character	400
보존방법	보존방법	1 : 원본과보존매체를 함께 보존하는 방법 2 : 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3 : 원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1
보존장소	보존장소	1 : 자료관 2 : 전문관리기관	Character	1
비치기록물 여부	비치기록물 여부	1 : 필요(비치기록물), 2 : 불필요	Character	1
비치기록물 이관시기	비치기록물 이관시기	처리과 업무종결후 10년	Character	100
이관후 열람예상 빈도	이관후 열람예상 빈도	1 : 높음, 2 : 중간, 3 : 낮음	Character	1
주요 열람 용도	주요 열람 용도	1:학술연구, 2:행정참조, 3:민원증빙, 4:사업정보, 5:기타	Character	1
검색어지정기준	특수목록위치	0 : 없음 1 : 기록물철, 2 : 기록물건	Character	1
	제1특수목록	성명	Character	100
	제2특수목록	주소	Character	100
	제3특수목록	주민등록번호	Character	100

3.2.5 단위업무의 일부 항목의 내용 수정에 따른 변경신청

3.2.5.1 데이터 목록

구 분	Data 항목
변경기준일	변경기준일
처리과기관코드	처리과기관코드
단위업무 코드	단위업무코드
단위업무 명칭	변경전, 변경후, 변경사유
단위업무 가명	변경전, 변경후, 변경사유
단위업무 설명	변경전, 변경후, 변경사유
보존기간	변경전, 변경후, 변경사유
보존방법	변경전, 변경후, 변경사유
보존장소	변경전, 변경후, 변경사유
비치기록물 여부	변경전, 변경후, 변경사유
비치기록물 이관시기	변경전, 변경후, 변경사유
특수목록 위치	변경전, 변경후, 변경사유
제1특수목록	변경전, 변경후, 변경사유
제2특수목록	변경전, 변경후, 변경사유
제3특수목록	변경전, 변경후, 변경사유

3.2.5.2 데이터 규격

구 분		적용예시	Data
			속성	길이
변경기준일	변경기준일	20020905	Character	8
처리과기관코드	처리과기관코드	1310092	Character	7
단위업무 코드	단위업무 코드	AA000001	Character	6
단위업무 명칭	변경전	인사관리	Character	40
	변경후	인사기록관리	Character	40
	변경사유	업무에 특성을 고려하여 명칭변경	Character	200
단위업무 가명	변경전	정보#1	Character	40
	변경후	정보#2	Character	40
	변경사유	업무에 특성을 고려하여 명칭변경	Character	200
단위업무 설명	변경전	일반 인사업무……	Character	600
	변경후	공무원 인사업무……	Character	600
	변경사유	업무에 특성을 고려하여 명칭변경	Character	600
보존기간	변경전	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2
	변경후	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2
	변경사유	사료적 가치 증대에 따른……	Character	400
보존방법	변경전	1:원본과보존매체를 함께 보존하는 방법 2:원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3:원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1
	변경후	1:원본과보존매체를 함께 보존하는 방법 2:원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3:원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1
	변경사유	원본훼손의 ……	Character	200
보존장소	변경전	1 : 자료관, 2 : 전문관리기관	Character	1
	변경후	1 : 자료관, 2 : 전문관리기관	Character	1
	변경사유	보존기간 변경에 ……	Character	200
비치기록물 여부	변경전	1 : 필요(비치기록물), 2 : 불필요	Character	1
	변경후	1 : 필요(비치기록물), 2 : 불필요	Character	1
	변경사유	업무활용의 ……	Character	200
비치기록물 이관시기	변경전	처리과 업무종결 시점까지	Character	100
	변경후	처리과 업무종결 시점까지	Character	100
	변경사유		Character	200
특수목록위치	변경전	0 : 없음, 1 : 기록물철, 2 : 기록물건	Character	1
	변경후	0 : 없음, 1 : 기록물철, 2 : 기록물건	Character	1
	변경사유		Character	200
제1특수목록	변경전	성명	Character	100
	변경후	주소	Character	100
	변경사유		Character	200
제2특수목록	변경전	주소	Character	100
	변경후	주민등록번호	Character	100
	변경사유		Character	200
제3특수목록	변경전	주민등록번호	Character	100
	변경후	성명	Character	100
	변경사유		Character	200

4. 공통적용사항

처리과와 자료관간 송수신되는 모든 데이터규격에 대하여 Text File로 작성 시 Data 항목간 구분자로 □\0(16진수 : 0x00)□를 반드시 사용하여 구분하며, 한 목록(레코드)간 구분자로 □\n(16진수 : 0x0A)'을 반드시 사용하여 구분하여야 함.

Ⅴ. 자료관시스템과 전문관리기관시스템간 이관데이터 규격

1. 생산현황보고 및 이관 시 데이터 목록

[업무별 관련 정보]

구 분	대상 정보
생산현황보고업무	기록물철등록부정보, 기록물등록대장정보, 특수목록정보, 배부대장정보, 첨부파일정보, 기록물철등록부이력정보, 기록물등록대장이력정보
이관업무	기록물철등록부정보, 기록물등록대장정보, 특수목록정보, 첨부파일정보, 기록물철등록부이력정보, 기록물등록대장이력정보, 개별전자문서(전자문서파일)
수집계획 통보	수집계획서 목록

1.1 기록물철등록부 및 기록물등록대장 정보의 데이터 목록

구 분			Data 항목
필수항목	기록물철등록부	기본등록사항	처리과기관코드, 구기록물철생산기관명, 생산년도, 단위업무코드, 기록물철등록일련번호, 권호수, 기록물철제목, 기록물형태
		보존분류사항	종료연도, 보존기간, 보존방법, 보존장소, 비치종결일자, 비치사유, 업무담당자, 구기록물철분류번호
		부가정보	기록물구분(신/구), 수정여부, 기록물등록건수, 기록물쪽수, 전자파일갯수
		기록물철인수 인계정보	인수인계구분, 처리과기관코드, 단위업무코드, 생산년도, 기록물철등록일련번호, 권호수
		추가정보*	내용요약(Discription)
	기록물등록대장	기본등록사항	처리과기관코드, 구기록물생산기관명, 등록구분, 생산(접수)등록일자, 생산(접수)등록번호, 구기록물문서번호, 분리등록번호, 제목, 쪽수, 결재권자(직위/직급), 기안자(업무담당자), 시행일자, 수신자(발신자), 문서과배부번호, 생산기관등록번호, 전자기록물여부
		분류등록사항	분류번호, 특수기록물, 공개여부, 공개제한부분표시,, 구기록물보존기간
		시청각기록물추가등록사항	내용요약, 기록물형태
		부가정보	기록물구분(신/구), 수정여부, 반려여부

*기록물철등록부-추가정보(내용요약)항목은 생산현황보고시는 해당 항목의 값이 없음.

1.2 기록물철등록부 및 기록물등록대장 변경(수정/삭제)이력정보 데이터 목록

구 분		Data 항목
필수항목	기록물철등록부	처리과기관코드, 단위업무코드, 생산년도, 기록물철등록일련번호, 권호수, 기록물철제목(변경전,변경후), 기록물형태(변경전,변경후), 변경일자, 변경사유, 변경자
	기록물등록대장	처리과기관코드, 생산년도, 생산(접수)등록번호, 분리등록번호, 생산(접수)등록일자(변경전,변경후), 제목(변경전,변경후), 쪽수(변경전,변경후), 결재권자직위/직급(변경전,변경후), 기안자(업무담당자)(변경전,변경후), 시행일자(변경전,변경후), 수신자(발신자)(변경전,변경후), 변경일자, 변경사유, 변경자

1.3 구기록물 정보의 데이터 목록

구 분			Data 항목
필수항목	기록물철목록	기본등록사항	처리과기관코드, 구기록물철생산기관명, 생산년도, 단위업무코드, 기록물철등록일련번호, 권호수, 기록물철제목, 특수목록#1, 특수목록#2, 특수목록#3, 기록물형태
		보존분류사항	종료연도, 보존기간, 보존방법, 보존장소, 비치종결일자, 비치사유, 업무담당자, 구기록물철 분류번호
		부가정보	기록물구분(신/구), 기록물등록건수, 기록물쪽수
		추가정보	내용요약
	기록물건목록	기본등록사항	처리과기관코드, 구기록물생산기관명, 등록구분, 생산(접수)등록일자, 생산(접수)등록번호, 구기록물문서번호, 분리등록번호(첨부번호), 제목, 쪽수, 결재권자(직위/직급), 기안자(업무담당자), 시행일자, 수신자(발신자), 전자기록물여부
		분류등록사항	분류번호, 특수기록물, 공개여부, 공개제한부분표시, 특수목록#1, 특수목록#2, 특수목록#3, 구기록물보존기간
		시청각기록물추가등록사항	내용요약, 기록물형태
		부가정보	기록물구분(신/구)

1.4 배부대장 정보의 데이터 목록

구 분		Data 항목
필수항목	접수사항	단위기관코드*, 접수년도, 배부일련번호, 접수일자, 생산기관등록번호*, 제목
	배부사항	받은 처리과기관코드, 받은 처리과명(부서명), 배부일자, 인수자

．단위기관코드 : 당해 문서과가 속하는 단위기관의 코드임(처리과코드가 아님)

．생산기관등록번호 : 생산기관(보낸기관)의 처리과기관코드 + 기록물등록일련번호

1.5 기록물 특수목록 정보의 데이터 목록

구 분		Data 항목
필수항목	특수목록위치	철/건구분
	기록물철분류번호	기록물철분류번호
	기록물건등록번호	생산(접수)등록번호
	일련번호	일련번호
	특수목록	제1특수목록, 제2특수목록, 제3특수목록

1.6 기록물 첨부파일 정보의 데이터 목록

구 분		Data 항목
필수 항목	첨부파일정보	처리과기관코드, 생산연도, 생산(접수)등록번호, 첨부파일일련번호, 첨부파일 쪽수

1.7 전문관리기관에서 자료관으로 수집계획서 통보 데이터 목록

구 분		Data 항목
필수 항목	기록물철등록부	처리과기관코드, 단위업무코드, 생산연도, 기록물철등록일련번호, 권호수, 기록물철제목, 보존기간, 기록물형태, 수량

2. 생산현황보고 및 이관 시 데이터 표준규격

2.1 기록물철등록부 데이터 규격

구분		Data 항목	적용 예시	Data 유형		구기록물 등록항목
				속성	길이
필수항목	기본등록사항	처리과기관코드	1234567	Character	7	동일
		구기록물철생산기관명	행정자치부 정부기록보존소 행정과	Character	100	구기록물
		생산년도	2002	Character	4	동일
		단위업무코드	AA000120	Character	8	동일
		기록물철등록일련번호	000001	Character	6	동일
		권호수	001	Character	3	동일
		기록물철 제목	전자문서시스템 표준규격 수립	Character	100	동일
		기록물형태	1: 일반문서 2: 도면류 3: 사진□필름류 시청각기록물 4: 녹음□동영상류 시청각기록물 5: 카드류 (기록물관리법시행규칙 별지5호 서식)	Character	1	동일
	보존분류사항	종료연도	2005	Character	4	동일
		보존기간	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2	동일
		보존방법	1 : 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법 2 : 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3 : 원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1	동일
		보존장소	1 : 자료관 2 : 전문관리기관	Character	1	동일
		비치종결일자	20051231	Character	8	동일
		비치사유	업무활용	Character	100	동일
		업무담당자	홍길동	Character	40	동일
		구기록물철 분류번호	12310 : 기록물관리	Character	5	구기록물
	부가정보	기록물구분(신/구)	1:신기록물, 2:구기록물	Character	1	동일
		수정여부	0 : 해당없음, 1 : 수정함	Character	1	해당없음
		기록물등록건수	050	Character	3	동일
		기록물쪽수	000100	Character	6	동일
		전자파일갯수	000100	Character	6	동일
	기록물철인수인계정보	인수인계구분	0 : 해당없음, 1 : 인수, 2 : 인계	Character	1	해당없음
		처리과기관코드	1234567	Character	7	해당없음
		단위업무코드	AA000120	Character	8	해당없음
		생산년도	2002	Character	4	해당없음
		기록물철등록일련번호	000001	Character	6	해당없음
		권호수	001	Character	3	해당없음
	추가정보	내용요약(Discription)	기록물철에 대한 내용요약을 기술한다.	Character	1000	동일

2.2 기록물등록대장 데이터 규격

구분		Data 항목	적용예시	Data 유형		구기록물 등록항목
				속성	길이
필수사항	기본 등록 사항	처리과기관코드	1234567	Character	7	동일
		구기록물생산기관명	행정자치부 정부기록보존소 수집과	Character	100	구기록물
		등록구분	1: 일반문서 생산.발송 2: 일반문서 접수 3: 도면류 생산.발송 4: 도면류 접수 5: 사진.필름류 6: 녹음.동영상류 7: 카드류 생산.접수 8: 카드류 이첩발송*	Character	1	동일
		생산(접수)등록일자	200206041400(연+월+일+시+분)	Character	12	동일
		생산(접수)등록번호	6050709000023(처리과기관코드+등록일련번호)	Character	13	동일
		구기록물문서번호	행정12410-000099	Character	30	구기록물
		분리등록번호(첨부번호)	01	Character	2	동일
		제목	기록물관리 실무자교육계획 통보	Character	100	동일
		쪽수	003	Character	3	동일
		결재권자(직위/직급)	행정과장	Character	40	동일
		기안자(업무담당자)	홍길동	Character	40	동일
		시행일자	20020901	Character	8	동일
		수신자(발신자)	행정과장,수집과장	Character	100	동일
		문서과 배부번호	배부일련번호(6)	Character	6	해당없음
		생산기관 등록번호	1234567000001(생산처리과기관코드+등록일련번호)	Character	30	해당없음
		전자기록물여부	1:전자기록물, 2:비전자기록물	Character	1	동일
	분류 등록 사항	분류번호	처리과기관코드(7)+단위업무코드(8)+생산년도(4)+기록물철 등록일련번호(6)+권호수(3)	Character	28	동일
		특수기록물	YNYNY(대통령관련기록물이고 개별관리기록물이고 특수규격기록물) 1:대통령관련 기록물 2:비밀기록물, 3:개별관리기록물 4:저작권보호기록물, 5:특수규격기록물	Character	5	동일
		공개여부	(예)2NNNNNYNN : 부분공개6등급 ①②③④⑤⑥⑦⑧⑨자릿수의미□ ①:1(공개),2(부분공개),3(비공개) {②□1등급③□2등급④□3등급⑤□4등급⑥□5등급⑦□6등급⑧□7등급⑨□8등급}각각 해당여부값(Y/N)	Character	9	동일
		공개제한부분표시	1-5,8,10(1쪽부터5쪽,8쪽,10쪽 비공개)	Character	100	동일
		구기록물보존기간	01: 1년, 03: 3년, 05: 5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2	구기록물
	시청각기록물추가등록사항	내용요약	기록물실무자교육과정 분임토의 사진	Character	500	동일
		기록물형태	2자리,2자리,2자리	Character	50	동일
	부가정보	기록물구분(신/구)	1:신기록물, 2:구기록물	Character	1	동일
		수정여부	0:해당없음, 1:수정함	Character	1	해당없음
		반려여부	0:해당없음, 1:반려	Character	1	해당없음

2.3 특수목록정보의 데이터 규격

구분		Data 항목	적용 예시	Data
				속성	길이
필수항목	특수목록위치*	철/건구분	1 : 철, 2 : 건	Character	1
	기록물철분류번호	기록물철분류번호-생산년도포함	처리과기관코드(7)+단위업무코드(8)+생산년도(4)+기록물철등록일련번호(6)+권호수(3)	Character	28
	기록물건등록번호	생산(접수)등록번호 -생산(접수)년도 및 분리등록번호 포함	생산(접수)년도(4)+처리과기관코드(7)+등록일련번호(6)+분리등록번호(2)	Character	19
	일련번호*	일련번호	001	Character	3
	특수목록	특수목록#1	홍길동	Character	100
		특수목록#2	123456-1234567	Character	100
		특수목록#3	대전광역서 서구 둔산동	Character	100

．특수목록위치 : 특수목록위치 값이 □1□인 경우 기록물건등록번호 항목의 값은 없으며, 특수목록위치 값이 □2□인 경우 기록물철분류번호 항목의 값은 없음

．일련번호 : 대상 기록물(철 또는 건)별 특수목록의 순번

2.4 첨부파일정보 데이터 규격

구분		Data 항목	적용 예시	Data
				속성	길이
필수항목	처리과기관코드	처리과기관코드	1234567	Character	7
	생산년도	생산년도	2002	Character	4
	생산(접수)등록번호	생산(접수)등록번호	6050709000023(처리과기관코드+등록일련번호)	Character	13
	첨부파일일련번호	첨부파일일련번호	05	Character	2
	첨부파일쪽수	첨부파일쪽수	123	Character	3

□첨부파일은 전자파일로써 전자문서 본문에 별도의 파일로 첨부된 것을 의미함

2.5 배부대장 데이터 규격

구분		Data 항목	적용 예시	Data
				속성	길이
필수항목	접수사항	단위기관코드*	1234567	Character	7
		접수년도	2002	Character	4
		배부일련번호	000001	Character	6
		접수일자	09011530(월+일+시분)	Character	8
		생산기관 등록번호	1234567000003(생산기관 처리과기관코드+기록물등록일련번호)	Character	30
		제목	전자문서시스템 구축 설문공문	Character	100
	배부사항	받은 처리과기관코드	1234567	Character	7
		받은 처리과명	행정과	Character	60
		배부일자	09011530(월+일+시분)	Character	8
		인수자	홍길동	Character	40

．단위기관코드 : 당해 문서과가 속하는 단위기관의 코드임(처리과코드가 아님)

2.6 기록물철등록부 변경(수정/삭제)이력정보 데이터 규격

구 분			Data 항목	적용 예시	Data
					속성	길이
필수항목	기록물철 등록부 변경 (수정/삭제) 이력	처리과기관코드	처리과기관코드	1234567	Character	7
		단위업무코드	단위업무코드	00890120	Character	8
		생산년도	생산년도	2002	Character	4
		기록물철등록 일련번호	기록물철등록 일련번호	000001	Character	6
		권호수	권호수	001	Character	3
		기록물철제목	변경 전	전자문서 표준규격 수립	Character	100
			변경 후	전자문서시스템 규격수립	Character	100
		기록물형태	변경 전	1: 일반문서 2: 도면류 3: 사진□필름류 시청각기록물 4: 녹음□동영상류 시청각기록물 5: 카드류 (기록물관리법시행규칙 별지5호 서식)	Character	1
			변경 후	1: 일반문서 2: 도면류 3: 사진□필름류 시청각기록물 4: 녹음□동영상류, 시청각기록물 5: 카드류 (기록물관리법시행규칙 별지5호 서식)	Character	1
		변경일자	변경일자	20020901(년+월+일)	Character	8
		변경사유	변경사유	단위업무 소관 처리과 변경(행정과□수집과)에 따른 철수정	Character	100
		변경자	변경자	홍길동	Character	40

2.7 기록물등록대장 변경(수정/삭제)이력정보 데이터 규격

구 분			Data 항목	적용 예시	Data
					속성	길이
필수항목	기록물등록대장 변경 (수정/삭제)이력	처리과기관코드	처리과기관코드	1234567	Character	7
		생산년도	생산년도	2002	Character	4
		생산(접수) 등록번호	생산(접수) 등록번호	6050709000023(처리과기관코드+등록일련번호)	Character	13
		분리등록번호	분리등록번호	01	Character	2
		생산(접수) 등록일자	변경 전		Character	12
			변경 후		Character	12
		제목	변경 전		Character	100
			변경 후		Character	100
		쪽수	변경 전		Character	3
			변경 후		Character	3
		결재권자(직위/직급)	변경 전		Character	40
			변경 후		Character	40
		기안자(업무담당자)	변경 전		Character	40
			변경 후		Character	40
		시행일자	변경 전		Character	8
			변경 후		Character	8
		수신자(발신자)	변경 전		Character	100
			변경 후		Character	100
		변경일자	변경일자	20020901(년+월+일)	Character	8
		변경사유	변경사유	단위업무 소관 처리과 변경(행정과□수집과)에 따른 철수정	Character	100
		변경자	변경자	홍길동	Character	40

2.8 전문관리기관에서 자료관으로 수집계획서 통보 데이터 규격

구 분		Data 항목	적용 예시	Data
				속성	길이
필수항목	처리과기관코드	처리과기관코드	3650019	Character	7
	단위업무코드	단위업무코드	12345678	Character	8
	생산년도	생산년도	2002	Character	4
	기록물철등록일련번호	기록물철등록일련번호	000001	Character	6
	권호수	권호수	001	Character	3
	기록물철제목	기록물철제목	수집계획서통보에 관한예시	Character	100
	보존기간	보존기간	05	Character	2
	기록물형태	기록물형태	1	Character	1
	수량	수량	010	Character	3

2.9 기록물 생산현황보고 및 이관 시 목록파일 명명규칙

구분		Data 항목
필수항목	자료관 폴더명	폴더명 : '['+자료관기관코드*(7)+']'+자료관기관명칭* *자료관기관코드 : 보낸 자료관 기관코드 *자료관기관명칭 : 자료관이 속한 기관의 기관명칭
	이관목록파일명	접수구분*(1)+□_□+자료관기관코드*(7)+□_□+이관년월*(6)+□_□+순번*(2)+□_□+전체수량*(2)+□_□+현재수량*(2)+□_□+파일구분*(2)+□.txt□ *접수구분 : L(생산보고), M(이관보고) *자료관기관코드 : 보낸 자료관 기관코드 *이관년월 : 생산년월(생산현황보고), 이관년월(기록물이관) *순번 : 같은 이관년월에 여러번 이관할 경우의 순번 *전체수량 : 여러 개의 목록으로 나누어 이관할 경우 전체 수량을 기술 *현재수량 : 여러 개의 목록으로 나누어 이관할 경우 현재 수량을 기술 *파일구분 : A0(기록물철 목록파일), A1(기록물철 이력목록 파일), B0(기록물건 목록파일), B1(기록물건 이력목록 파일), B2(기록물건 배부대장), B3(기록물건 첨부파일 정보파일), C0(특수목록 파일)

예) 대전광역시 중구의 2002년도 생산한 생산현황보고의 기록물철 목록파일 2개중 1번째 파일.

[3650000]대전광역시중구｀L_3650000_200208_01_02_01_A0.txt

2.10 기록물 이관 시 전자기록물파일 명명규칙

구분		Data 항목
필수항목	자료관 폴더명	'['+자료관기관코드(7)+']'+자료관기관명칭
	처리과 폴더명	'['+처리과기관코드(7)+']'+처리과단위기관명칭
	기록물철 폴더명	처리과기관코드(7)+단위업무코드(8)+생산년도(4)+기록물철등록일련번호(6)+권호수(3)
	이관파일명	생산(접수)연도(4)+□_□+생산(접수)등록번호*(13)+□_□+기록물분리등록번호(2)+□_□+파일구분*(1)+□.□+확장자(3) *생산(접수)등록번호(13) : 처리과기관코드(7)+일련번호(6) *파일구분 : N(기록물건파일), S(첨부파일)

예) 대전광역시 중구 건설과의 2002년도 이관기록물 파일 2개중 1번째 파일.

[3650000]대전광역시중구｀[3650019]건설과｀3650019_12345678_2002_000001_001｀2002_3650019000001_01_N.확장자

2.11 수집계획서 통보 시 파일명명 규칙

구분		Data 항목
필수항목	이관목록파일명	자료관기관코드*(7)+'_'+자료관기관명칭*+'_'+이관연도*(4)+□.□+□txt' *자료관기관코드 : 수집계획서 통보받을 자료관기관코드 *자료관기관명칭 : 수집계획서 통보받을 자료관기관명칭 *이관연도 : 기록물을 이관할 연도

예) 대전광역시 중구의 2003년도 이관대상 목록파일

3650000_대전광역시중구_2003.txt

3. 분류기준표 송수신 데이터 규격

3.1 정부기록보존소에서 자료관으로 데이터 송신 규격

3.1.1 데이터 목록

구 분	Data 항목
기록보존소처리일시	처리일시
적용기준일*	적용기준일
처리과기관코드	처리과기관코드, 처리과명
임시단위업무코드/ 기존단위업무코드	임시단위업무코드 또는 기존단위업무코드
기능분류번호	대기능코드, 대기능명, 중기능코드, 중기능명, 소기능코드, 소기능명, 단위업무코드, 단위업무명, 단위업무설명
보존분류기준	보존기간, 보존기간책정사유, 보존방법, 보존장소, 비치기록물여부, 비치기록물이관시기, 열람예상빈도, 주요열람용도
검색어 지정기준	특수목록위치, 제1특수목록, 제2특수목록, 제3특수목록
처리구분	처리구분(신설,폐지,변경)

*적용기준일: 기록보존소로 변경신청시 기입한 변경기준일 또는 신설기준일을 의미함

．처리과기관코드:해당 단위업무가 적용되어야 하는 처리과의 코드를 의미함. 단, 해당 항목에 기관코드와 기관명칭이 있을 경우에는 해당 단위업무가 해당 기관의 모든 처리과에 적용됨을 의미함.

．단위업무코드 : 단위업무코드의 8자리중 제일 앞자리 2자리코드값이 □ZZ□이면 해당 단위업무가 해당 기관의 모든 처리과에 적용됨을 의미함. 또한 단위업무코드 값이 □99999999□이면 구기록물 등록에 사용되는 단위업무이고 해당 기관의 모든 처리과에 적용됨을 의미함.

3.1.2 데이터 규격

구 분		Data 항목	Data
			속성	길이
기록보존소처리일시	처리일시	200209051330(년+월+일+시+분)	Character	12
적용기준일	적용기준일	20020905(년+월+일)	Character	8
처리과기관코드	처리과기관코드	1310092	Character	7
	처리과명	수집과	Character	60
임시단위업무코드/ 기존단위업무코드	임시단위업무코드/ 기존단위업무코드	e0000001 또는 AA000001	Character	8
기능분류번호	대기능코드	AA000001	Character	8
	대기능명	정부관리	Character	20
	중기능코드	10000001Character	Character	8
	중기능명	인사행정	Character	20
	소기능코드	20000001	Character	8
	소기능명	인사관리	Character	20
	단위업무코드	AA000001	Character	8
	단위업무명	인사기록관리	Character	40
	단위업무설명	인사기록은 공무원의 신분…	Character	600

구 분		Data 항목	Data
			속성	길이
보존분류기준	보존기간	01:1년,03:3년,05:5년,10:10년, 20:20년, 30:준영구, 40:영구	Character	2
	보존기간책정사유	업무상 활용빈도가 높으므로	Character	400
	보존방법	1:원본과보존매체를 함께 보존하는방법 2:원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3:원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1
	보존장소	1:자료관, 2:전문관리기관	Character	1
	비치기록물여부	1:필요(비치기록물), 2:불필요	Character	1
	비치기록물이관시기	처리과 업무종결후 10년	Character	100
	열람예상빈도	1:높음, 2:중간, 3:낮음	Character	1
	주요열람용도	1:학술연구, 2:행정참고, 3:민원증빙, 4:사업정보, 5:기타	Character	1
검색어 지정기준	특수목록위치	0 : 없음, 1:기록물철, 2:기록물건	Character	1
	제1특수목록	성명	Character	100
	제2특수목록	주소	Character	100
	제3특수목록	주민등록번호	Character	100
처리구분		1:신설, 2:폐지, 3:변경	Character	1

3.2 자료관에서 정부기록보존소로 데이터 송신 규격

3.2.1 처리과코드 변경에 따른 분류기준표 변경신청

3.2.1.1 데이터 목록

구 분	Data 항목
변경기준일	변경기준일
처리과기관코드	변경 전 처리과기관코드, 변경 후 처리과기관코드
변경사유	변경사유

3.2.1.2 데이터 규격

구 분		Data 항목	Data
			속성	길이
변경기준일	변경기준일	20020905	Character	8
처리과기관코드	변경 전 처리과기관코드	1310092	Character	7
	변경 후 처리과기관코드	1310093	Character	7
변경사유	변경사유	직제개편	Character	200

3.2.2 단위업무 소관부서 변경신청

3.2.2.1 데이터 목록

구 분	Data 항목
변경기준일	변경기준일
처리과기관코드	변경전 처리과기관코드, 이관받은처리과기관코드
단위업무코드	단위업무코드
변경사유	변경사유

3.2.2.2 데이터 규격

구 분		적용예시	Data
			속성	길이
변경기준일	변경기준일	20020905	Character	8
처리과기관코드	변경 전 처리과기관코드	1310092	Character	7
	이관받은 처리과기관코드	1310093	Character	7
단위업무코드	단위업무코드	AA000001	Character	8
변경사유	변경사유	직제개편	Character	200

3.2.3 단위업무 폐지신청

3.2.3.1 데이터 목록

구 분	Data 항목
변경기준일	변경기준일
처리과기관코드	폐지대상업무 처리과기관코드
폐지단위업무코드	폐지대상업무 단위업무코드
폐지사유	폐지사유

3.2.3.2 데이터 규격

구 분		적용예시	Data
			속성	길이
변경기준일	변경기준일	20020905	Character	8
처리과기관코드	폐지대상업무 처리과기관코드	1310092	Character	7
단위업무코드	단위업무코드	AA000001	Character	8
폐지사유	폐지사유	단위업무폐지	Character	200

3.2.4 단위업무 신설신청

3.2.4.1 Data 목록

구 분		데이터 항목
신설기준일		신설기준일
처리과기관코드		처리과기관코드
임시단위업무코드		임시단위업무코드*
신설된 단위업무명		단위업무명, 비밀의 경우 단위업무가명
단위업무설명		단위업무설명
보존기간	행정업무 참고기간	행정업무 참고기간
	증빙자료 유효기간	증빙자료 유효기간
	관계법령 의무기간	개별법령에 규정된 보존기간
	사료가치 보존기간	사료가치 보존기간
	보존기간 종합판단	보존기간 종합판단
	보존기간 책정사유	보존기간 책정사유
보존방법		보존방법
보존장소		보존장소
비치기록물 여부		비치기록물 여부
비치기록물 이관시기		비치기록물 이관시기
이관후 열람예상 빈도		이관후 열람예상 빈도
주요 열람 용도		주요 열람 용도
검색어 지정기준	특수목록위치	특수목록위치
	제1특수목록	제1특수목록
	제2특수목록	제2특수목록
	제3특수목록	제3특수목록

3.2.4.2 데이터 규격

구 분		적용예시	데이터
			속성	길이
신설기준일	신설기준일	20020905	Character	8
처리과기관코드	처리과기관코드	1310092	Character	7
임시단위업무코드	임시단위업무코드	e0000001	Character	8
신설된 단위업무명	신설된 단위업무명	인사기록관리	Character	40
	비밀의 경우 단위업무 가명	정보#1	Character	40
단위업무설명	단위업무설명	인사기록은 공무원의 신분...	Character	600
보존기간	행정업무 참고기간	01: 1년, 03: 3년, 05:5년, 10: 10년, 20: 20년,30: 준영구, 40: 영구	Character	2
	증빙자료 유효기간	01: 1년, 03: 3년, 05:5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2
	관계법령 의무기간	27	Character	2
	사료가치 보존기간	1 : 있음, 2: 없음	Character	1
	보존기간 종합판단	01: 1년, 03: 3년, 05:5년, 10: 10년, 20: 20년, 30: 준영구, 40: 영구	Character	2
	보존기간 책정사유	업무상 활용빈도가 높으므로……	Character	400
보존방법	보존방법	1: 원본과보존매체를 함께 보존하는 방법 2: 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3: 원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1
보존장소	보존장소	1:자료관 2:전문관리기관	Character	1
비치기록물 여부	비치기록물 여부	1:필요(비치기록물), 2:불필요	Character	1
비치기록물 이관시기	비치기록물 이관시기	처리과 업무종결후 10년	Character	100
이관후 열람예상빈도	이관후 열람예상빈도	1:높음, 2:중간, 3:낮음	Character	1
주요 열람 용도	주요 열람 용도	1:학술연구, 2:행정참조, 3:민원증빙, 4:사업정보, 5:기타	Character	1
검색어 지정기준	특수목록위치	0:없음, 1:기록물철, 2:기록물건	Character	1
	제1특수목록	성명	Character	100
	제2특수목록	주소	Character	100
	제3특수목록	주민등록번호	Character	100

3.2.5 단위업무의 일부 항목의 내용 수정에 따른 변경신청

3.2.5.1 데이터 목록

구 분	데이터 항목
변경기준일	변경기준일
처리과기관코드	처리과기관코드
단위업무코드	단위업무코드
단위업무 명칭	변경전, 변경후, 변경사유
단위업무 가명	변경전, 변경후, 변경사유
단위업무 설명	변경전, 변경후, 변경사유
보존기간	변경전, 변경후, 변경사유
보존방법	변경전, 변경후, 변경사유
보존장소	변경전, 변경후, 변경사유
비치기록물 여부	변경전, 변경후, 변경사유
비치기록물 이관시기	변경전, 변경후, 변경사유
특수목록 위치	변경전, 변경후, 변경사유
제 1 특수목록	변경전, 변경후, 변경사유
제 2 특수목록	변경전, 변경후, 변경사유
제 3 특수목록	변경전, 변경후, 변경사유

3.2.5.2 데이터 규격

구 분		적용예시	데이터
			속성	길이
변경기준일	변경기준일	20020905	Character	8
처리과기관코드	처리과기관코드	1310092	Character	7
단위업무코드	단위업무코드	AA000001	Character	8
단위업무 명칭	변경전	인사관리	Character	40
	변경후	인사기록관리	Character	40
	변경사유	업무에 특성을 고려하여 명칭변경	Character	200
단위업무 가명	변경전	정보#1	Character	40
	변경후	정보#2	Character	40
	변경사유	업무에 특성을 고려하여 명칭변경	Character	200
단위업무 설명	변경전	일반 인사업무……	Character	600
	변경후	공무원 인사업무……	Character	600
	변경사유	업무에 특성을 고려하여 명칭변경	Character	600

구 분		적용예시	데이터
			속성	길이
보존기간	변경전	01:1년, 03:3년, 05:5년, 10:10년, 20:20년, 30:준영구, 40:영구	Character	2
	변경후	01:1년, 03:3년, 05:5년, 10:10년, 20:20년, 30:준영구, 40:영구	Character	2
	변경사유	사료적 가치 증대에 따른……	Character	400
보존방법	변경전	1:원본과보존매체를 함께 보존하는 방법 2:원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3:원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1
	변경후	1:원본과보존매체를 함께 보존하는 방법 2:원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 3:원본을 그대로 보존하는 방법	Character	1
	변경사유	원본훼손의 ……	Character	200
보존장소	변경전	1 : 자료관, 2 : 전문관리기관	Character	1
	변경후	1 : 자료관, 2 : 전문관리기관	Character	1
	변경사유	보존기간 변경에 ……	Character	200
비치기록물 여부	변경전	1 : 필요(비치기록물), 2 : 불필요	Character	1
	변경후	1 : 필요(비치기록물), 2 : 불필요	Character	1
	변경사유	업무활용의 ……	Character	200
비치기록물 이관시기	변경전	처리과 업무종결 시점까지	Character	100
	변경후	처리과 업무종결 시점까지	Character	100
	변경사유		Character	200
특수목록위치	변경전	0 :없음, 1:기록물철, 2:기록물건	Character	1
	변경후	0 :없음, 1:기록물철, 2:기록물건	Character	1
	변경사유		Character	200
제 1 특수록목	변경전	성명	Character	100
	변경후	주소	Character	100
	변경사유		Character	200
제 2 특수목록	변경전	주소	Character	100
	변경후	주민등록번호	Character	100
	변경사유		Character	200
제 3 특수목록	변경전	주민등록번호	Character	100
	변경후	성명	Character	100
	변경사유		Character	200

3.3 분류기준표 송수신 파일 명명규칙

3.3.1 정부기록보존소에서 자료관으로 데이터 송신 규격

구분		데이터 항목
필수 항목	파일명	규칙 : □CLASS_NOTICE□+□_'+자료관기관코드(7)+'_'+총건수(4)+'_'+작성일시(14) *작성일시 : 년(4)+월(2)+일(2)+시(2)+분(2)+초(2) □ 총14자리

예) 대전광역시 중구 분류기준표정보 50건 변경된 자료 배포 시

CLASS_NOTICE_3650000_50_20021010141010

3.3.2 자료관시스템 □ 기록보존소시스템

구분		데이터 항목
필수 항목	파일명	규칙 : □CLASS□+□_'+자료관기관코드(7)+'_'+변경신청구분(3)+'_'+총건수(4) +'_'+신청서작성일시(14) *변경신청구분 : SET-처리과변경신청 MOV-직제개편에 따른 단위업무 소관부서 변경 DEL-단위업무 폐지 신청 NEW-단위업무 신설신청 MOD-단위업무 일부항목 변경신청 *작성일시 : 년(4)+월(2)+일(2)+시(2)+분(2)+초(2) □ 총14자리

예) 대전광역시 중구에서 단위업무를 5건 폐지 신청 시

CLASS_3650000_DEL_5_20021010141010

4. 공통적용사항

자료관시스템과 기록보존시스템간 송수신 되는 모든 데이터규격에 대하여 Text File로 작성 시 Data 항목간 구분자로 □\0(16진수 : 0x00)□를 반드시 사용하여 구분하며, 한 목록(레코드)간 구분자로 □\n(16진수 : 0x0A)'을 반드시 사용하여 구분하여야 함.

Ⅵ. 기능명세표

기 능 별		세 부 기 능 항 목	구 분
생 산 목 록 취 합 · 보 고	생산현황 취합	□생산목록 접수 □생산목록 검수 □인수완료 처리	필수
	생산현황 보고	-□취합된 생산목록 조회 □생산목록 파일 작성 □생산현황 인쇄	필수
	생산현황 통계	-□생산목록에 대한 생산년도별, 처리과별, 보존기간별, 기록물형태별 각종 통계	필수
구기록물등록	구기록물 철목록 등록	□구기록물 철목록 등록	필수
	구기록물 건목록 등록	□구기록물 건목록 등록	필수
기록물인수	인수일정 등록	□처리과별 기록물 이관일자 등록·조회	필수
	기록물 인수처리	□기록물 접수 □기록물 검수 □인수완료 처리 □기록물 인수 현황	필수
기 록 물 목 록 확 인 · 분 류	인수기록물 목록확인·분류	□인수완료기록물 목록 검색기능 □목록 확인 및 분류기능	필수
	구기록물 목록확인·분류	□구기록물 목록 검색기능 □목록 확인 및 분류기능	필수
	관리번호 부여의뢰	□의뢰대상 기록물 검색기능 □관리번호 의뢰처리 기능	필수

기 능 별		세 부 기 능 항 목	구 분
서고관리	관리번호 부여	□관리번호 부여 인수 □관리번호 부여 □관리번호 라벨 인쇄	필수
	보존상자 편성	□편성대상 기록물 검색 □보존상자번호 부여 □보존상자 검색 및 라벨 인쇄	필수
	서가배치	□서가배치 □서가 재배치 □서가배치 현황 조회	필수
	반출	□반출대상 기록물 검색 □반출대상 기록물 선택 □반출정보 등록 □기록물 반출서 인쇄 □반출현황 조회	필수
	반입	□반입대상 반출내역 검색 □반입대상 기록물의 반입처리	필수
	정수점검	□정수점검계획서 작성 □정수점검 결과 등록 □정수점검 계획 및 결과 조회 □정수점검 현황 조회	필수
	기록물철 재분류	□기록물철 재분류	필수
	서고/서가 등록관리	□서고 및 서가 정보 등록	필수
	매체수록 의뢰	□스캐닝 의뢰	필수
		□M/F촬영 의뢰	필수

기 능 별		세 부 기 능 항 목	구 분
매체수록	스캐닝	□스캐닝 인수 □스캐닝 및 보조기능 - 다중페이지 스캐닝(선택) - 스캔이미지 보정 - 스캔이미지 회전 - 스캔이미지 추가/삭제 - 스캔이미지 순서 바꾸기 - 스캔이미지 등록 등	필수
	광디스크 수록	□광디스크 수록 □광디스크 조회	필수
	M/F 촬영	□M/F촬영 인수 □M/F촬영계획서 작성 □M/F 촬영 □M/F 복제	필수
	M/F 배치 및 조회	□M/F 배치 □M/F 조회	필수
기록물이관	이관대상목록 접수	□이관대상 목록파일의 접수처리	필수
	이관대상목록 추가	□보유기록물중 이관대상 목록 추가	필수
	이관연기신청	□이관연기대상 선정 □이관연기신청서 작성 □이관연기신청서 인쇄	필수
	이관연기신청 결과 반영	□이관연기 승인결과 반영	필수
	이관처리	□이관대상 확정 □이관목록 인쇄 □이관완료 확정	필수
	이관내역 조회	□연도별 이관현황 및 내역 조회	필수
	이관연기목록 조회	□이관연기목록 조회 및 인쇄	필수

기 능 별		세 부 기 능 항 목	구 분
기록물폐기	폐기심사	□폐기대상 기록물 조회 □폐기심사결과 등록	필수
	폐기심의서 작성·조회	-□폐기심의서 작성 □폐기심의서 조회	필수
	폐기심의결과 등록	□폐기심의 결과내용 등록	필수
	폐기 처리	□폐기로 분류된 기록물의 폐기처리	필수
	폐기목록 조회	□폐기처리된 기록물목록 검색·조회	필수
	폐기보류목록 조회	□폐기처리 보류된 기록물목록 검색·조회	필수
분류기준표관리	변경신청서 접수·처리	□처리과로부터 5종의 분류기준표 변경신청서 접수 □5종의 분류기준표 변경신청서 작성	필수
	변경신청서 통보처리	-□처리과코드변경, 단위업무소관부서변경, 단위업무폐지 등 3종의 변경신청서를 변경처리후 전문관리기관으로 통보	필수
	변경신청서 신청처리	□단위업무신설 및 단위업무수정 변경신청서를 취합하여 전문관리기관에 변경신청 처리	필수
	최신분류기준표 배포	□자료관에서 변경처리한 결과파일을 처리과로 배포	필수
	최신단위업무 반영·배포	□전문관리기관으로부터 받은 최신 단위업무의 반영 및 처리과로 배포	필수
	분류기준표이력 관리	□특정 단위업무의 변경이력 상세조회	필수
	최신기관코드 반영	□기관코드DB에 변경된 기관코드 반영	필수

기 능 별		세 부 기 능 항 목	구 분
열람처리	열람신청서 작성	□기관내 직원에 의한 열람신청 등록	필수
	열람대장 조회	-□열람대장 조회	필수
	열람현황통계	□다양한 형태의 열람현황통계 조회·인쇄	필수
검색	기록물철 검색	□생산기관별 검색 □상세검색	필수
	기록물건 검색	-□상세검색 □전문검색(FTR)	필수
	검색 편의 기능	□검색결과내 검색 □검색질의 저장	선택
		□타정보시스템 검색제공	필수
통계	기록물형태별 처리현황통계	□기록물형태별 처리현황통계 조회·인쇄	필수
	처리과 보유현황통계	-□처리과 보유현황통계 조회·인쇄	필수
	자료관 보유현황통계	□자료관 보유현황통계 조회·인쇄	필수
	기타 현황통계	□기타 현황통계 조회·인쇄	선택

기 능 별		세 부 기 능 항 목	구 분
시 스 템 운 영 · 관 리	사용자·그룹관리	□관리자 암호의 변경 □사용자 등록·수정·삭제 □사용자 암호 초기화 □사용자 암호 변경 □사용자·그룹 조직체계 등록·수정·삭제 □사용자 로그인 관리 □사용자별 업무기능 권한 부여 및 해제	필수
		□사용자 일괄등록	선택
	구성관리	-□시스템 구동 □시스템 종료 □로그 관리 □조직도 관리 □처리과 이용자를 위한 검색기능	필수
	사용자 및 현황 관리	□사용자현황 조회 □각종 통계 출력	선택
	시스템 감시 및 제어	□백업 및 복구 □시스템 모니터링	필수
시스템내부자료관리	저장매체관리	□저장매체관리 □볼륨관리 □자료백업 및 복구 □모니터링 □오류추적	필수
		□저장장치 전환	선택
	전자파일관리	-□전자파일 등록·폐기·이동·조회	필수
		-□기록물 목록정보에 해당되는 전자파일 등록내역 확인	필수