Ⅰ. 기록분류체계 운영 환경
1. 귀하의 기관에서 운영하는 전자기록생산시스템 의 유형은? (다중선택가능)
전자문서시스템
업무관리시스템
행정정보시스템
기타
없음
※ 「공공기록물 관리에 관한 법률」 시행령 제2조 및 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조 제10호~제12호
* 전자문서시스템 : 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등 모든 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템
* 업무관리시스템 : 행정기관이 업무처리의 모든 과정을 과제관리카드 및 문서관리카드 등을 이용하여 전자적으로 관리하는 시스템
* 행정정보시스템 : 행정기관이 행정정보를 생산·수집·가공·저장·검색·제공·송신·수신하고 활용할 수 있도록 하드웨어·소프트웨어·데이터베이스 등을 통합한 시스템(행정정보시스템에서 생산되는 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 “행정정보 데이터세트”라고 함)
2. 귀하의 기관에서 운영하는 기록관리용 시스템 의 유형은? (다중선택가능)
자료관시스템
표준 기록관리시스템(표준 RMS)
기록관리시스템(자체개발 또는 구입)
영구기록관리시스템(AMS)
기타
없음
3. 귀하의 기관에서 작성·운영중인 기록분류체계 의 유형은? (다중선택가능)
기록물분류기준표
기록관리기준표
기타
없음
※ 「기록관리기준표 작성 및 관리 절차」 NAK/S 4:2012(v2.1)
* 기록관리기준표 : 공공기관에서 생산한 기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위과제별로 관리 기준을 제시한 표.(종전의 기록물분류 기준표를 대체하는 제도) 기록관리기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간, 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당여부와 공개여부 및 접근권한 등이다.
Ⅱ. 기록분류체계에 대한 인식
4. 귀 기관의 현행 기록분류체계는 업무수행 과정의 다양한 기록을 생산·획득·평가할 수 있는 도구로서 적합 하다고 생각하십니까?
전혀 아니다
아니다
보통이다
그렇다
매우 그렇다
5. 다음은 현행 기록분류체계*의 문제점을 진단 하기 위한 문항들입니다. 모두 답변해 주십시오. * 공공기록물법에 명시된 분류체계로서 700여개 공공기관에서 사용중인 기록관리기준표를 중심으로 함 ①정부기능분류체계(이하 BRM)에 따른 기록관리기준표는 문서 이외 다양한 유형의 기록물(행정정보 데이터세트, 웹기록물 등)을 포괄할 수 있다.
전혀 아니다
아니다
보통이다
그렇다
매우 그렇다
②BRM의 관리주체는 조직부서이나, 기록관은 보존기간 승인권한이 있으므로 단위과제의 조정·관리가 용이하다.
전혀 아니다
아니다
보통이다
그렇다
매우 그렇다
③ 기록관리기준표는 BRM의 단위과제를 기록물철 단위로 하여 관리하고 있으므로 기록 중심의 분류체계라고 할 수 있다.
전혀 아니다
아니다
보통이다
그렇다
매우 그렇다
④ 기록관리기준표는 우리 기관의 성격에 맞게 설계되어 주요 생산 기록물 관리에 적합하다.
전혀 아니다
아니다
보통이다
그렇다
매우 그렇다
⑤ 이밖에 문제점으로 제시하고자 하는 내용이 있으면 기술해 주십시오.
개선사항
6. 현행 기록분류체계를 개선하기 위한 방안으로 적합한 것은 어느 것입니까? (택1)
현행 기록분류체계를 대체할 새로운 분류체계 설계ㆍ도입 ☞ 이하 7번~ 10번 응답
현행 기록분류체계의 문제점 보완 및 개선 ☞ 이하 11번 ~ 13번 응답
Ⅲ. 새로운 기록분류체계 설계·도입
7. 새로운 기록분류체계 형태로 적합한 것은 어떤 것입니까? (다중선택가능)
(기능분류와 기록분류 이원화) 기록물 생산시 기능분류체계(BRM 등)는 생산맥락정보로써 그대로 활용하되, 새로운 기록분류체계를 도입하여 기관과 기록의 특성(내용, 형태, 주제, 종류, 사업 등)에 맞게 적용
(처분일정표) 기관별 업무분석과 기록조사를 바탕으로 생산·획득되어야 할 대상을 목록화하고 기록의 범위와 특성, 처분시점과 처분행위등을 기술한 처분일정표 개발
(유형별 기록분류체계) 행정정보 데이터세트, 웹기록물, SNS, 이메일 등 다양한 유형의 기록물 관리를 위한 별도의 분류체계 운용
기타
※ 처분일정표
호주나 미국의 경우 GDA(General Disposal Authority)나 GRS(General Records Schedules) 등과 같은 공통기록 처분일정표를 가지고 있음. 이는 보유일정표 내지 처분지침이라는 용어로도 통용되며, 국제표준에 따르면 “기록을 적절히 획득하고, 기록의 보유기간을 결정하며, 기록의 처분방식(이관, 폐기, 기증, 매각)을 결정하는 데에 기준이 되는 도구”(ISO 15489-1:8.5(2016))라고 정의하고 있음
8. 새로운 기록분류체계 개발 방식으로 적합한 것은 어떤 것입니까? (택1)
(중앙집중형) 중앙·영구기록물관리기관이 작성하여 배포하되, 각급기관과 사전 협의
(분산형) 공통업무는 중앙·영구기록물관리기관이 작성·배포하고, 고유업무는 각급기관이 기관 특성에 맞게 작성하고 중앙·영구기록물관리기관과 협의하여 확정
기타
9. 과거에 귀하의 기관에서 새로운 기록분류체계를 도입하기 위한(혹은 기존 기록분류체계를 정비하기 위한) 기록조사나 업무분석 등이 이루어진 사례가 있습니까?
예
아니오
10. 다음은 새로운 기록분류체계를 도입하기 위해 각급기관에서 확보해야 할 자원 에 관한 내용입니다. 필요한 순서대로 괄호 안에 표기해 주십시오
(
선택
1
2
3
4
5
6
)전담 인력 확보 및 부서 신설(전문요원 2인 이상 전담팀 구성)
(
선택
1
2
3
4
5
6
)기록 생산·관리 시스템 고도화 및 기록조사 등을 위한 예산 마련(별도 용역사업 발주 등)
(
선택
1
2
3
4
5
6
)기록관 운영 규정 및 기관 직제에 분류체계 신설을 위한 근거 규정 신설
(
선택
1
2
3
4
5
6
)현행 기록분류체계, 기관 생산 기록물 유형, 기록관 보유 기록물 현황 등 소장 기록물 관련 데이터 취합·분석
(
선택
1
2
3
4
5
6
)특별행정기관, 지자체, 교육청 등 기관 유형별 협의체 구성
(
선택
1
2
3
4
5
6
)기관내 업무부서 및 기관장 등의 적극적 지원 및 협조
Ⅳ. 현행 기록분류체계의 문제점 보완 및 개선
11. 현행 기록관리기준표를 개선하기 위해 필요한 조치 는 무엇이라 생각하십니까? (다중선택가능)
영구기록물관리기관이 관할 공공기관과 협의하여 BRM 정비사업 실시
단위과제 사전협의제를 도입하여 각급기관에서 단위과제 신설·변경시 조직담당 부서의 승인 전에 기록관에서 단위과제 범위(분류체계) 및 보존기간 적정성 여부를 사전 검토
기록관리기준표에 기관의 핵심(중요)기록을 명시하여 생산을 통제하고 동시에 평가도구로 활용
업무담당자가 생성하는 단위과제카드를 기록관에서 통제하고, 보존기간은 단위과제를 기준으로 하되 단위과제카드별로 달리 할 수 있도록 함
기록관리기준표 관리항목(업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부, 비치사유, 비치기간, 보존장소, 보존방법, 공개여부, 접근권한 등)을 정비하여 불필요한 항목을 삭제하고 필요한 항목을 추가
기타
12. ☞ 11번 문항에서 “기록관리기준표 관리항목 정비” 응답시에만 해당
① 다음 기록관리기준표 관리항목 중 불필요한 항목은 어느 것입니까? (다중선택가능)
업무설명
보존기간
보존기간 책정 사유
비치기록물 해당 여부
비치사유
비치기간
보존장소
보존방법
공개여부
접근권한
② 기록관리기준표 관리항목에 추가되어야 할 항목은 무엇이라 생각하십니까?
개선사항
13. 다음은 현행 기록관리기준표를 정비하기 위해 중앙기록물관리기관이 작성·배포한 준칙 및 관련 업무에 관한 조치 들입니다. 조치가 필요한 순서대로 괄호 안에 표기해 주십시오.
(
선택
1
2
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6
)기관공통업무 보존기간표 고도화(단위과제별 업무설명 추가 및 유형 예시)
(
선택
1
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6
)처리과공통업무 및 (유사)기관공통업무 보존기간표 사용 매뉴얼 제정
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선택
1
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6
)「중앙행정기관 기록물보존기간 준칙(2011년 12월)」 개정
(
선택
1
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6
)「특별행정기관·지방자치단체·교육청·정부산하공공기관·대학 기록물보존기간 준칙」 제정
(
선택
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6
)기존의 각종 표준 및 지침(기록관리기준표 표준, 보존기간 책정기준 가이드, 표준 기록관리기준표 운영 가이드) 통합·정비
(
선택
1
2
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6
)개별법에 기록물의 보존기간을 명시하고자 하는 경우 국가기록원과 사전협의하고, 국가기록원은 『개별법상 규정된 별도 보존기간 책정 일람표』 배포
※ 「공공기록물법」 시행령 제25조 제3항 * 단위과제별 보존기간은 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 보존기간 준칙에 따라 공공기관에서 정하여 시행
Ⅴ. 종합의견
※ 기록분류체계에 대해 자유롭게 의견 제시
개선사항
<<참여자 기본정보>>
필수입력항목(미입력시 설문완료 불가)
· 재직 기관명
☜ 중복 방지를 위해 입력
· 재직 기관 유형
헌법기관(국회,대법원,헌법재판소,중앙선거관리위원회),
중앙행정기관(군포함),
특별지방행정기관,
대통령기록물생산기관,
지방자치단체,
교육청,
정부산하공공기관,
대학
· 근무 연수
3년 미만,
3년 이상 5년 미만,
5년 이상 10년 미만,
10년 이상
· 기록관리업무 수행 체제
없음,
1인 전담,
2인 이상 전담팀(부서),
기타
· 기록물관리 전문요원 자격 유무
있음,
없음