고객을 맞이하는 자세

고객께서 직접 방문하시는 경우

• 방문하고자 하는 사무실을 쉽게 찾으실 수 있도록 현관 안내 도우미에게 방문목적을 말씀하시면 방문하고자 하는 담당 부서를 친절히 안내해 드리겠습니다.
• 서비스를 받고자 하는 고객의 담당직원을 바로 찾을 수 있도록 사무실 입구에는 직원의 사진, 담당업무가 표시된 좌석배치도를 게시하고 사무실 내에 직원이름 표찰을 부착하여 놓겠습니다.
• 민원 처리에는 모든 업무에 우선하여 방문 민원인의 고충을 지체 없이 처리하겠으며, 담당직원이 자리를 비운 경우는 다른 직원이 대신하여 우선 처리하겠습니다.
• 고객의 시간을 소중히 생각하며 점심시간대에 국가기록정보센터를 2교대로 운영하여 중단 없이 열람서비스를 제공하겠습니다.

전화로 상담하는 경우

• 전화벨이 3번 울리기 전에 "안녕하십니까? ○○○과 ○○○입니다. 무엇을 도와드릴까요?"라는 인사말과 함께 신속하게 받겠습니다.
• 전화를 다른 담당자에게 연결할 경우에는 고객으로부터 들은 요점을 전하고 바꾸어 드림으로써 고객이 같은 말을 되풀이하지 않도록 신속하게 연결해 드리겠습니다.
• 담당자가 통화 중이거나 부재중인 경우에는 전화를 건 고객의 이름, 용건, 전화받은 날짜와 시간, 회신의 필요성 여부, 전화번호 등을 메모한 뒤 담당자에게 전달하겠습니다.
• 즉시 답변 드리기 어려운 사항은 전화번호 등 연락처를 메모하였다가 신속하고 정확하게 검토한 후 정성을 다해 답변 드리겠습니다.
• 통화가 끝났을 때는 "고맙습니다, 안녕히 계십시오." 등 끝 인사를 하고 고객이 수화기를 내려놓은 뒤 1초 이상 경과한 후 전화를 끊겠습니다.

우편이나 인터넷으로 신청 또는 질의하신 경우

• 신속하게 처리하기 위하여 접수 1시간 이내에 담당자에게 전달하겠습니다.
• 행정실명제를 충실히 이행하여 담당자의 소속, 성명, 연락처를 기재하겠으며 처리결과는 이해가 쉽도록 평이하고 상세하게 답변 드리겠습니다.

만족스러운 열람 서비스 환경 조성

• 1"열람담당 직원을 적정 배치하여" 최상의 서비스를 제공할 수 있도록 내부제도를 항상 개선토록 노력하겠으며, 아울러 점심시간 교대 근무로 중단 없는 열람서비스를 제공하겠습니다.
• 2"쾌적한 열람실 환경 조성을 위하여" 구내환경과 시설물을 언제나 편리하고 쾌적하게 관리하겠으며, 정기간행물 월간지, 신문 등을 열람실 내에 비치하겠습니다.
• 3"신속한 기록물 검색·활용을 위하여" 보존 기록물에 대한 특정 주제별, 사건별 분류 등 선진화된 기록물분류체계와 전산관리로 열람하고자 하는 기록물을 신속하게 검색할 수 있도록 하겠습니다.

잘못된 서비스 시정

• 담당자의 잘못으로 고객이 두 번 이상 방문하신 경우 우선적으로 업무를 처리하여 드리겠습니다.
• 담당 직원이 불친절한 경우 연락을 주시면 해당 공무원을 주의·시정시키고 3회 이상 누적될 경우 집중교육하여 개선하겠습니다.

고객참여와 의견제시 방법

의견 제출 또는 연락 하실 곳

주소

• 대전광역시 서구 청사로189(둔산동 920번지) 정부대전청사 2동 국가기록정보센터

전화

• 본원: 국가기록정보센터 (042) 481-6300~5
• 역사기록관: 열람실 (051) 550-8000/8020
• 나라기록관: 열람실 (031) 750-2001
• 서울기록정보센터: 열람실 (02) 720-2721

FAX

행정지원과: (042) 472-3903

홈페이지

http://www.archives.go.kr

저희들이 제공한 서비스에 대하여 불친절, 불만족을 느끼셨을 경우 또는 개선하여야 할 사항이 있을 경우에 문서, 전화, 우편, FAX, 인터넷 등을 통하여 의견을 제시해 주시면 정성껏 검토하여 그 결과를 통보해 드리겠습니다.

• 열람실 등에 불편·부당·불친절 신고함을 설치하겠습니다.
• 신고인의 신분과 신고내용은 절대 비밀을 보장하겠습니다.

고객 만족도 조사와 결과 처리

• 우리가 제공하는 서비스에 대한 고객만족도 조사를 매년 1회 실시
• 조사 결과 개선대책은 서비스이행표준과 사업계획 및 예산에 적극 반영