1) 조정기관
민사조정은 일반적으로 조정담당판사, 상임조정위원 또는 법원에 설치되어 있는 조정위원회에서 수행한다. 조정위원은 고등법원장, 지방법원장 또는 지방법원지원장이 학식과 덕망이 있는 사람 중에서 미리 위촉한다. 다만, 상임 조정위원은 변호사 자격이 있는 사람으로서 대법원규칙으로 정하는 일정한 경력을 가진 사람 중에서 법원행정처장이 위촉한다. 조정위원의 임기는 2년이다. 조정위원회를 구성하는 조정위원은 당사자가 합의하여 선정한 사람 또는 조정위원 중에서 사건마다 조정장이 지정한다.
민사조정절차는 당사자가 민사조정신청서를 작성하여 법원에 제출함으로써 개시된다. 조정신청이 있으면 법원은 조정기일을 정하여 신청인과 상대방에게 통지한다.
당사자는 본인이 직접 조정기일에 출석하여야 하나, 조정담당판사의 허가가 있으면 친족이나 피용자 등을 동반하거나 대리인으로 할 수 있다.
신청인이 조정기일에 두 번 출석하지 않으면 조정신청을 취하한 것으로 보지만, 피신청인이 출석하지 않으면 조정담당판사는 상당한 이유가 없는 한 피신청인의 진술을 듣지 않고 결정을 내릴 수 있다.
조정담당판사는 조정에 관하여 당사자나 이해관계인의 진술을 듣고 필요하다고 인정하면 적당한 방법으로 사실 또는 증거를 조사한 후 당사자들의 사정을 참작하여 서로 양보하고 타협하도록 주선하여 원만한 결론에 이를 수 있도록 조정한다. 조정절차는 일반적으로 비공개로 하지만, 이 경우에도 조정담당판사는 적당하다고 인정하는 자에게 방청을 허가할 수 있다.
조정신청은 시효중단의 효력이 있다. 다만 조정신청이 취하되거나, 또는 신청인이 조정기일에 두 번 출석하지 않아서 조정신청이 취하된 것으로 간주되는 경우에 당사자가 1개월 이내에 소를 제기하지 않으면 시효중단의 효력이 없다.
조정담당판사의 조정에 대해 분쟁당사자가 합의하면 조정이 성립된다. 조정이 성립되면 당사자가 합의한 사항을 조정조서에 기재하며, 조정은 재판상의 화해와 동일한 효력이 있다.
조정담당판사는 분쟁당사자의 합의가 이루어지지 않은 경우에도 직권으로 강제 조정을 할 수 있고, 이를 ‘조정에 갈음하는 결정’이라고 한다. 즉, 조정기일에 피신청인이 출석하지 않은 경우, 당사자 쌍방이 출석하였더라도 합의가 되지 않은 경우, 또는 당사자 사이에 성립된 합의의 내용이 적당하지 않다고 인정한 사건에 관하여 상당한 이유가 없는 한 직권으로 당사자의 이익이나 그 밖의 모든 사정을 고려하여 신청인의 신청 취지에 반하지 않는 한도에서 사건의 공평한 해결을 위한 결정을 할 수 있다.
이 결정에 대하여 당사자는 그 내용이 기재된 조서정본 또는 결정서정본을 송달받은 날로부터 2주일 내에 이의신청을 할 수 있고, 이의신청이 있으면 이 결정은 효력을 상실하며, 사건은 자동으로 소송으로 이행된다. 당사자 쌍방이 2주일 내에 이의신청을 하지 않으면 그 결정 내용대로 조정이 성립한 것과 동일한 효력(재판상의 화해)이 발생한다.
조정담당판사는 사건의 성질상 조정을 하는 것이 적당하지 않거나 당사자가 부당한 목적으로 조정을 신청하였다고 인정되는 경우에는 ‘조정을 하지 아니하는 결정’으로 사건을 종결시킬 수 있다.
조정담당판사는 당사자 사이에 합의가 성립되지 않는 경우, 성립된 합의의 내용이 적당하지 않다고 인정하는 경우 등에 ‘조정에 갈음하는 결정’을 내리기에도 적절하지 못한 사건으로 인정하면 조정불성립으로 사건을 종결시킨다.
조정신청을 하였으나 ‘조정을 하지 아니하는 결정’, 조정이 성립되지 아니한 것으로 종결된 사건(조정불성립), 또는 조정담당판사의 ‘조정에 갈음하는 결정’에 대하여 당사자가 2주일 내에 이의신청을 한 경우에는 당사자가 별도의 신청을 하지 않더라도 그 사건은 자동으로 소송절차로 이행한다.