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시청각기록물 생산현황 작성 및 통보 방법
등록일 2020-01-16 13:31:16.0
【질문】 
○ 시청각기록물 생산현황 작성 및 통보 방법
○ 시청각기록물 생산현황 작성 시 전자/비전자 구분 기준
○ 시청각기록물을 저장한 USB, 외장하드의 수량 기입방법

【답변】
○ 시청각기록물은 원본매체에 따라서 전자/비전자로 구분하여 작성함
  - 매체는 정보가 기록되어 있는 물리적 물질이나 저장용기 또는 운반매체를 뜻하며, 기록매체는 기록의 내용을 담는 도구이자 수단을 말함
  - 전자매체인 경우 기록(정보)이 컴퓨터 등 전자적 처리장치를 사용하여 생성/획득/이용/관리되는 기록, 즉 디지털 형태로 존재한다는 의미에서 디지털 기록이라고 부르며,
  - 비전자 매체인 경우(오디오테이프, 비디오테이프, 필름 등), 플라스틱 재질의 테이프 표면에 산화철 등의 자성체를 바른 형태로, 일정속도로 움직이는 테이프에 자기헤드를 이용하여 신호를 기록 또는 재생할 수 있는 매체임

○ USB, 외장하드 등 외장형 스토리지는 시청각기록물의 전자적 저장(이관)매체이므로 그 자체로 업무관리시스템 등록을 지양하고, 매체 내 저장된 시청각기록물 건(사안)별로 생산목록을 작성하여 관리
  - 사례 : 외장하드 1대에 ‘2019년 1월~12월 시청각기록물’ 사안별 정리한 폴더 200개/파일수량 500개 저장 중 이라면,
    ⇒  생산 건수는 사안별로 정리한 폴더 200건으로 수량 기재
        (외장하드 1대 ≠ 1건, 파일수량 500개 ≠ 500건)
    ※ 생산매체가 전자파일(jpg, avi, mp4 등)인 시청각기록물은 사안별로 기록물 1건 당 1폴더별로 정리하여 전자기록생산시스템에 비전자생산·접수 또는 전자기안문 첨부로 등록함. 비전자생산·접수 등록한 경우 외장형스토리지에 보관/저장하여 시청각기록물생산목록과 함께 기록관으로 이관함

○ 부득이하게 외장하드 매체를 업무관리시스템에 1건으로 등록해야 할 경우 필수 수행 사항
  1. 기록물 1건 당 1개 폴더별로 정리
    - 사진파일 중 보존 및 활용대상으로 선별하여 건별로 폴더 정리
    - 폴더명 작성 예시: 날짜_건 제목_등장인물_장소 등
      (190101_00청시무식_청장홍길동_00청사별관대강당)
    ※ 기록물 1건은 사진파일 1개가 아닌 기록물생산 사안에 따른 단위
  2. ‘생산현황 통보(서식7) 시청각기록물 생산목록’ 작성하여 외장형 스토리지 내 함께 저장
  3. ‘비전자생산접수‘ 등록 후 문서등록카드(pdf 파일)를 외장형스토리지 내 함께 저장 하거나 출력하여 기록관 이관 시 함께 인계
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