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일반기록물 생산현황 작성 및 통보 방법
등록일 2020-01-16 13:27:29.0
첨부파일
【질문】 
○ 일반기록물 생산현황 작성 및 통보방법
○ 전자적으로 등록되지 않은 비전자문서의 생산현황 통보 포함 여부

【답변】
○ 일반기록물 통계 작성 방법 및 유의사항
  - 일반기록물은 비전자기록물과 전자기록물을 포함하여 작성함
  - 비전자 문서 수량 작성 시 전자적으로 생산·관리되는 비전자 문서의 편철 수량을 기입
    ※ 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제6조(기록물의 전자적 생산·관리) “공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 필요한 조치를 마련하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물도 전자적으로 관리되도록 노력하여야 한다”에 따라 모든 기록물은 전자적 관리를 원칙으로 함
  - 전자기록물 ‘문서(권)’은 별도의 철 구분이 없는 경우 전자문서가 편철된 단위과제카드 수를 집계하여 기입
  - 전자기록물 크기(MB) 작성 시 소수점은 반올림하여 기입

○ 일반기록물 목록 제출 방법
  - 기록관리시스템(RMS) 사용기관은 중앙영구기록관리시스템(CAMS)로 일반기록물 목록 시스템파일을 제출하고, 그 외 시스템을 사용하는 기관은 해당 시스템 파일을 기록물생산현황통보시스템(SORA)를 통해서 제출
   ※ RMS에서 CAMS로 통보 했을 경우 SORA에 목록파일을 첨부 하지 않아도 됨
  - 자료관시스템 사용 기관은 모든 처리과의 생산목록 검수 완료 후 기록관 단위로 취합한 생산목록파일(“기록관과 중앙기록물관리기관간 이관데이터 규격”에 의한 시스템파일)을 기록물생산현황통보시스템(SORA)로 통보
   ※ SORA 제출시 사전 오류검사(SORA>일반기록물>오류검사>파일 업로드) 후 제출
  - 전자문서시스템만 사용하는 기관은 국가기록원 홈페이지(홈페이지 > 기록관리업무 > 기록관리체계 > 자료실 > 기록물생산현황)에 게시된 생산현황통보용 전산프로그램(anyproduct)을 다운로드 받아 전자문서시스템에서 생산현황 통보파일을 작성하여 제출(제출 시 오류검사프로그램 필수)

○ 오류검사 프로그램 오류 조치 방법
  - 오류검사 프로그램 실행 시 ‘파일 찾기’가 안 될 경우, 호환성 보기 설정에 해당 웹사이트 추가 후 재시행
  - 오류 발견 시 “생산현황오류검사시스템 오류수정 매뉴얼(붙임파일)”을 활용하여 수정

○ 전자적으로 등록되지 않은 비전자문서의 경우 통계에 포함시키고 목록을 제출
  - 현재 미등록 기록물에 대한 별도의 목록 서식을 제공하고 있지 않으므로, 이관목록 등을 참고하여 기관 사정에 맞게 작성하여 제출
  ※ 일반기록물의 경우 전자적 등록·관리를 지향하고 있으므로 별도의 목록 서식을 제공하지 않음. 비전자기록물 수량은 이관수량 예상, 서고 공간 확보 등의 기초자료로 활용하기 위하여 제출 받고 있음
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