행정안전부 국가기록원

 

주민등록번호가 포함된 기록물의 관리 관련 질의

작성일
2019-05-28 16:41:32.0
작성자
관리자
조회수
205
【질문】
 ○ 공공기록물법 제5조 및 개인정보보호법 부칙(제11990호, 2013.8.6.) 제2조제1항을 고려할 때 이미 생산된 기록물에 포함된 주민등록번호를 수정 또는 삭제할 수 있는지?

【답변】
 ○ 기록물의 정의, 관리원칙 및 폐기 관련 법규정
 - (정의) 기록물은 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말함(공공기록물법 제3조제2호)
 - (관리 원칙) 공공기관 및 기록물관리기관의 장은 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 함(공공기록물법 제5조)  
 - (평가 및 폐기) 기록관에서 보존 중인 보존기간이 경과한 기록물을 대상으로 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐야 함(공공기록물법 제27조) 

 ○ 개인정보의 정의, 보호원칙 및 파기 관련 법규정
   - (정의) 개인정보는 살아 있는 개인에 관한 정보로서 성명, 주민등록번호 및 영상 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보(해당 정보만으로는 특정 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 것을 포함한다)를 말함(개인정보 보호법 제2조제1호)
 - (보호 원칙) 개인정보처리자는 개인정보의 처리 목적을 명확하게 하여야 하고 그 목적에 필요한 범위에서 최소한의 개인정보만을 적법하고 정당하게 수집하여야 함(개인정보보호법 제3조) 또한, 개인정보의 처리 목적에 필요한 범위에서 적합한 처리 등 의무가 있음
 - (파기) 개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 함. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니함(개인정보 보호법 제21조제1항) 
 - (주민등록번호 처리 제한) 주민등록번호를 처리하고 있는 개인정보처리자는 법 시행일부터 2년 이내에 보유하고 있는 주민등록번호를 파기하여야 함. 
 - 다만, 제24조의2제1항 각 호의 개정규정의 어느 하나에 해당하는 경우 제외(개인정보 보호법 제11990호, 부칙 제2조제1항)

○ 주민등록번호가 포함된 기록물의 관리
 - 공공기록물법에 따라 관리하여야 하는 개인정보가 포함된 기록물은 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 하며, 
 - 해당 기록물의 보존기간까지 관리하고, 보존기간이 경과하면 생산부서 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 폐기하여야 함
 - 따라서, 주민등록번호가 포함된 기록물의 경우 정해진 보존기간까지 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 하며, 개인정보 보호법(제11990호) 부칙 제2조제1항에 따른 주민등록번호 파기 대상에 미해당


∎ 본 질의응답은 「알쏭달쏭 공공기록물관리 바로알기」에 수록된 내용으로, 국가기록원 홈페이지 "새소식/자료실-발간자료"에서 전체 내용을 보실 수 있습니다.
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