행정안전부 국가기록원

 

채용서류의 기록물관리 대상 여부

작성일
2019-05-28 16:17:13.0
작성자
관리자
조회수
276
【질문】
① 강사들이 채용지원시 제출한 지원(응시)서류가 공공기록물법 제2조 및 제3조에 의한 공공기록물에 해당하는지?
 - 강사지원의 총괄내역에 대한 접수결과 보고는 하고 있으며, 총괄결과 보고 및 기타 응시생이 제출했던 지원서류를 공공기록물로 보아야하는지 여부 
② 강사응시서류를 공공기록물로 보았을 경우, 개인정보보호법에 의하여 주민등록번호가 포함된 서류를 파기, 천공 등 행위가 일체 제한되는지 여부 및 공공기록물법과 「개인정보 보호법」 중 어느 법을 적용해야하는지
③ 「채용절차의 공정화에 관한 법률」에 의거, 응시자 요구시 반환하거나, 반환청구기간이 지난 채용서류에 대하여는 파기하도록 되어 있는데, 
   - 강사응시서류를 공공기록물로 보았을 경우, 「채용절차의 공정화에 관한 법률」에 의거 채용서류를 반환, 파기를 하면 안 되는 것인지 여부(공공기록물법과 「채용절차의 공정화에 관한 법률」 중 어느 법을 적용해야 하는지)

【답변】
① 공공기록물법 제2조(적용 범위)에서 이 법은 공공기관이 업무와 관련하여 생산·접수한 기록물에 적용한다고 규정하고 있고,
○ 같은 법 제3조(정의) 제2호에 의하면 기록물이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다고 규정하고 있음
   - 따라서, 강사지원에 대한 총괄내역이 포함된 총괄결과 보고서는 기록물로 등록․관리하여야 할 대상으로 판단되어짐
   - 다만, 추가적인 기타 제반 응시서류에 대해서는 개별법에 의한 관리가 필요하거나, 인사․감사 등의 목적으로 사용할 필요가 있는지 여부 등을 종합적으로 판단하여 해당 공공기관의 장이 공공기록물법에 따라 등록 대상 여부를 판단하여야 함

② 「개인정보 보호법 제6조(다른 법률과의 관계)」에서는 개인정보 보호에 관하여는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 법에서 정하는 바에 따른다고 규정하고 있고,
   - 같은 법 제21조(개인정보의 파기) 제1항에서는 개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다고 규정하고 있음
 ○ 따라서, 강사응시서류를 공공기록물법상 공공기록물로 판단하여 해당기관이 등록하여 관리한다면, 공공기록물법에서 정한 보존기간 동안 보존․관리하여야 함
   - 또한, 공공기록물은 종이기록물의 경우에는 원본을 그대로 보존하여야 하며, 전자기록물의 경우에는 진본성이 유지되도록 관리하여야 함

③ 채용절차와 관련된 총괄내역이 포함된 총괄결과 보고서가 기록물로 등록․관리되고 있을 경우, 추가적인 서류를 기록물로 등록․관리할 필요가 있는지 여부에 대해서는 
   - 개별법에 의한 관리가 필요하거나, 인사․감사 등의 목적으로 사용할 필요가 있는지 여부 등을 종합적으로 판단하여 해당 공공기관의 장이 공공기록물법에 따라 등록․관리하여야 할 대상 여부를 판단하여야 함
 ○ 다만, 동 서류를 공공기록물법령상 기록물로 등록․관리할 것인지 여부를 판단할 시점은 
   - 「채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조(채용서류의 반환 등)」에  따라 구직자의 반환청구기간이 지났을 경우일 것임


∎ 본 질의응답은 「알쏭달쏭 공공기록물관리 바로알기」에 수록된 내용으로, 국가기록원 홈페이지 "새소식/자료실-발간자료"에서 전체 내용을 보실 수 있습니다.
목록