행정안전부 국가기록원

 

비밀기록관리부 보존기간

작성일
2018-12-31 15:30:09.0
작성자
비밀기록관리부
조회수
495
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부서가 폐지되고 업무를 승계하는 부서가 없어 기록관에서 기록물을 이관받다 보니
비밀기록관리부나 비밀 접수발송대장 같은 기록물이 있습니다.

혹시나 해서 국가기록원 기록물 검색에서 '비밀기록관리부'를 검색하여 보존기간을 확인해보니
기관마다 다 다르네요. 5년부터 영구까지 아주 다양합니다.

모든 기관, 모든 처리과에 동일하게 존재하는 동일한 양식을 쓰는 이런 종류의 기록물 보존기간은 명확하게 책정해서 전파해주시는 것이 맞지 않을까요?

국가기록원이 이관받아 보유하고 있는 비밀기록관리부의 보존기간마저도 다 다르게 되어 있네요.
모든 기관에서 동일하게 생산되는 이런 기록물의 보존기간은 기관마다 다를 이유가 없지 않을까요?
이런 유형들을 조사하여 보존기간을 명확하게 책정해주시면 좋겠습니다.
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댓글 전체 댓글 수 (5)
대학기록인
2019/01/17 15:29:26
관리자님의 의견에 질의합니다.
관리자님께서 말씀하신 "비밀기록관리부와 같이 모든 기관에서 공통적으로 생산하는 기록물에 대한 보존기간은 동일하게 책정되는 것이 합당하며, ~~~~"에서.
1. 용어정의 부터 다시 한번 정리하면 좋겠습니다.
  가. 비밀기록관리부가 보안업무규정에 명시되어 있는 비밀관리부철을 말씀하는 것인지요?
  나. 비밀기록관리부가 비밀관리기록부를 말씀하는 것인지요?
2. 앞서 제가 말씀을 드렸었지만, 비밀관리부철의 종류를 보시면 철단위, 건단위로 적용을 해야 할 부분이 분명히 있습니다. 일률적으로 적용하기에는 어려운 부분이 있습니다. 다시 한번 살펴봐 주세요.
   - 비밀관리기록부는 보안업무규정 제22조(비밀관리기록부)와 시행규칙 별지 제13호서식으로 관리 운영되고 있는데, 비밀관리기록부는 하나의 처리과 또는 일부기관에서는 보안을 담당하는 부서에 해당 기관의 모든 비밀문서에 대한 이력을 기록유지하고 있는 서식입니다. 
  - 예를들어 2건의 3급비밀기록물이 있고 관리번호가 1~2번이다고 가정해 봅니다.
    1번 비밀기록물은 예고문이 2020년 12월 31일이고 2번 비밀기록물은 예고문이 2025년 12월 31일입니다.
    그렇다면 이러한 이력을 담고 있는 비밀관리기록부는 언제까지 보존하면 될까요?
    또한 비밀기록물이 매년 정기적으로 생산되는 것이 있으므로 매년 생산이 될텐데, 관리자님이 말씀하신 것 처럼 동일하게 적용하는것이 합당한지 궁금합니다.
3. 따라서 건단위로 관리되는 비밀관리부철은 말씀하신것처럼 적용이 가능합니다만, 철단위로 관리되는 비밀관리부철에 대한 보존기간은 다시 한번 검토 할 필요성이 있을 듯 합니다. 지면의 한계로 제 생각을 모두 설명하기에는 부족하지만, 분명히 말씀드리지만, 문제점은 있습니다. 감사합니다.^^
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관리자
2019/01/17 13:11:59
안녕하십니까? 비밀기록관리부 보존기간에 관련하여 의견을 주셔서 감사드립니다.

비밀기록관리부에 대한 보존기간 책정 이력을 살펴보면, 1964년 공문서종별보존기간책정기준에 의하면 3년, 1985년 공문서분류번호 및 보존기간표에 의하면 5년으로 책정되었습니다. 2003년 도입된 기록물분류기준표 기관공통업무보존기간표에는 보안업무 10년, 2008년 이후 기록관리기준표 기관공통업무보존기간표에는 문서보안으로 분류되어 10년으로 보존기간이 책정되어 있습니다. 

또한, 보안업무규정시행규칙 제70조(비밀 및 암호자재 관리부철의 보존)에 따르면 보호기간 만료 후 5년간 보존으로 명시되어, 보호기간별로 보존기간이 유동적일 수 있습니다.

비밀기록관리부와 같이 모든 기관에서 공통적으로 생산하는 기록물에 대한 보존기간은 동일하게 책정되는 것이 합당하며, 국가기록원은 매년 기록물관리지침(붙임의 처리과‧기관공통업무보존기간표 참조)을 통해 일관된 책정 기준을 제공해 드리고 있습니다. 그리고, 보안업무규정시행규칙과 같은 개별법령에서 명시한 보존기간 규정이 있을 경우 우선 따르도록 안내해 드리고 있습니다.

국가기록원은 향후 기관공통업무보존기간표를 지속적으로 보완해나가도록 하겠습니다. 감사합니다.

<참조>
[공문서분류번호및보존기간표] : 17220 비밀문서관리기록부 [5]
[기록물분류기준표 기관공통업무보존기간표] : ZA000045 보안업무 [10년]
[기록관리기준표 기관공통업무보존기간표] 보안관리 문서보안 [10년]
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청명
2019/01/04 09:40:16
비밀관리기록부 뿐만 아니라 과거의 문서등록대장 또한 똑같습니다.
예전에 서고에 있는 문서등록대장의 보존기간이 궁금하여 검색해봤더니, 부처마다 10년, 30년, 준영구, 영구 등 다양하더군요.
주관적으로는 문서등록대장이야 말로 해당 문서 원본이 폐기 되더라도 생산, 접수되었다는 증거로써 실존할 수 있는 것이고, 우리나라의 전통적인 기록관리적 측면에서의 등록의 목적과 취지에도 일맥상통하는 부분이 있기 때문에 영구가 마땅하다고 봅니다.
그렇더라도 기준없이 하기에는 많이 애매한면이 있습니다.
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대학기록인
2019/01/02 18:47:16
네. 비밀기록물은 국가정보원의 보안업무규정과 국가기록원의 공공기록물 관리에 관한 법률에서 이중운영하고 있습니다. 이에 따라 비밀관리부철은 보안업무규정시행규칙 제70조(비밀 및 암호자재 관리부철의 보존) ① 다음 각 호의 부철(簿綴) 중 제1호부터 제7호까지에 해당하는 부철은 해당 비밀의 보호기간이 만료된 후 5년간, 제8호부터 제10호까지의 부철은 해당 암호자재 반납 또는 파기 후 5년간 각각 보존하여야 한다.라고 명시되어 있습니다.

이렇게 보존기간만 명시하고 있다 보니, 건단위 분류가 가능한 서약서철, 비밀열람기록전철, 비밀접수증철, 배부처철은 이러한 규정에 적용이 가능합니다만,
건단위로 분류가 어려운 비밀관리기록부, 비밀대출부, 비밀접수 및 발송대장은 현실적으로 위의 보존기간을 적용하기에는 어려운점이 있습니다.

이러한 문제점에 대해서 국가기록원에서도 인지하고 있을것입니다. 다만, 국가정보원과의 업무 협의가 어려운점이 있겠지요. 다만, 이렇게 각 기관별로 어려운점이 있으므로 해결책은 필요할 것으로 생각됩니다. 

늘 국가기록원을 응원하겠습니다. 
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가능
2019/01/02 14:54:02
동의합니다. 그리고 오 책정된 기록물에 대한 보존기간 재책정도 이제는 기록관 권한으로 자유롭게 풀어줄때도 되었습니다. 무단폐기가 겁나면 뭐하러 기록관에 폐기권한을 줍니까. 그럴거면 차라리 옛날처럼 국가기록원에서 평가 다 하는게 낫겠죠.
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