행정안전부 국가기록원

 

혁신과제 기록관리기준표에 대한 의견입니다.

작성일
2018-05-17 10:57:43.0
작성자
은둔의 기록연구사
조회수
1526
좋아요좋아요 +60
개인적으로 학위논문이 기록관리기준표관련이라 항상 관심을 갖고 있었고 연구사로 근무하면서도 이 부분은 항상 주의 깊게 봤습니다. 

 각 행정 분야에서 BRM을 활용하는 것을 보면 기록관리분야는 기록관리기준표의 가장 핵심적인 역할을 하고 있고, 행정조직 분야에서는 조직을 재설계한다거나, 업무분장 및 업무인수인계의 기준으로 사용하는 것을 봤습니다. 예를 들자면 조직개편을 위해 사전에 업무조정 할 때 업무 기준이 BRM이며, 단위과제를 정리해서 새로운 조직에 인수인계하면서 조직개편을 끝내는 데에 활용하고, 개인별 업무 인수인계도 활용합니다. 인사 분야에서는 1년에 한번 소기능을 추출해서 업무의 난의도, 중요도, 등의 항목을 설정해서 그걸 모든 직원들을 대상으로 설문조사를 하고 조사 결과의 객관적 자료를 인사평가에 활용하는 것을 봤습니다.

이렇듯 행정의 모든 분야에서 BRM의 활용도가 무궁무진하겠다는 생각을 했습니다. 그리고 앞으로 BRM의 중요성이 더욱 더 커질 것 이라 생각하고 이번 혁신안에서도 장기검토 과제인 ‘기록 부존재 공익심사’와 연계나, 철저한 기록화 같은 혁신과제에서도 중요한 쟁점이 될 것 같습니다. 

그래서 BRM의 장기적인 비전과 그 중요성을 감안했을 때 관리권한을 확보하는게 매우 중요한 과제라고 봅니다. 좀 더 전략적으로 관리권한을 확보할 수 있는 방법을 강구했으면 좋겠습니다. 차선책으로 생각하신 방법은 BRM을 체계적으로 관리하거나 개선하기에는 역부족이라 생각합니다. 2안 같은 경우는 정말이자 최후의 수단으로 생각할 문제라고 생각합니다. 현재 있는 걸 잘 정비해서 활용하는 게 가장 좋은 방법이라 생각하고, 새로운 것이 더 좋다고 확신할 수 없다고 봅니다. 

그리고 하나 더 이야기 하고 싶은 것은 다른 행정분야에서 BRM을 활용하고 있지만 현실가 맞지 않다는 말들을 많이 들었습니다. 이는 BRM 자체에 대한 문제점이 없는 지 생각해봐야 합니다. 제 생각에는 근본적인 문제는 BRM이 완전한 업무기능분류체계가 아니라 조직기능분류체계라는 한계를 가지고 있기 때문이라 봅니다. 이것은 순전히 저만의 생각이고 아직 여기에 대해서 제대로 연구해보지 않아서 확신을 못 하지만 그런 생각이 듭니다.
좋아요 수정 삭제
댓글 정보 확인
댓글 전체 댓글 수 (11)
지방기록지킴이
2018/05/31 20:39:17
BRM을 관리하는 부서 담당자 입장에서는 조직관리 차원에서 "심플한" 분류를 선호하게 되고

단위과제(보존기간 관련)에 대해 고민하는 기록물 담당자 입장에서는 "세분화된" 분류 체계를 선호하게 되니 접점을 찾기 어려운게 아니었나 하는 생각이 듭니다.

모든 기록물을 전자로 생산한다는 전제하에서는 단위과제를 정교화하는 방법이 옳을 수 있겠지만,
비전자와 전자가 여전히 공존(특히 지자체)하는 현재로서는 차라리 관리를 이원화하는게 현실적이지라는 생각을 해보았습니다.
좋아요 +55
은둔의 기록연구사
2018/05/18 19:54:36
저도 그 동안 많이 경험한 부분이라 공감이 갑니다. 컴퓨터는 아무리 고도한 된 분류체계도 한 치의 오류없이 분류가 가능하지만...인간은 불가능하죠,,,,,

우리 연구사와 일반공무원들의 인식차이도 어느 정도까지인지 궁금합니다..전문가라고 하는 우리 연구사들도 과연 현재의 단위과제 수준까지 분류체계를 이해할수 있을까? 분류오류는 어느정도까지 일까? 그런 생각이네요...제 자신을 생각해봤을때도 100%라고 장담 못하겠네요,,,

그렇다고 해서 다시 과거로 돌아가는것이 맞는지? 아님 비전자/전자를 구분해서 2개의 분류체계로 가는게 맞는건지? 아님 다른 방안이 없는건지? 

완벽한게 컴퓨터가 자동으로 분류를 하지 않는 이상 이 문제는 어려운 문제인 것 같습니다. 

데이터 셋 환경에서는 초고도화된 기능분류체계와, 기록분류체계를 설계할 수 있지 않을까? 마지막으로 생각해봅니다.

좋아요 +52
지방기록지킴이
2018/05/18 17:28:21
우리가 PC폴더 정리를 할 때도, 어느 폴더에 집어 넣을까 고민되기 마련이고, 필요한 경우 새로운 폴더를 만들어 내거나 수시로 삭제를 하듯이.....완벽한 기록관리기준표를 기관별로 만든다는 것은  불가하다고 생각합니다. 

종전의 통일된 "공문서 분류 번호 및 보존기간표"에서 추가할 내용이 있으면 기관재량에 따라 추가하는 방안도 괜찮다고 생각합니다만

기존의 BRM/기록관리기준표 틀 내에서는 두리뭉실하고 광범위한 주제별 잡철이 양산될 수 밖에 없다는게 제 생각입니다.  

더 강화된  BRM/기록관리기준표를 만들려고 계획하는 순간, 일반직원들은 기록관리를 더 어려워하게 되고...
기록연구사가 타 부서의 업무에 대한 이해도가 한계가 있기 마련인데, 더 완벽한 BRM/기록관리기준표도 만들기 어렵다고 봅니다.

결국은 보존기간은 전국적인 통일된 기준으로 방향을 잡고, 기록연구사는 역사적 가치에 대한 직관으로 중요기록물을 선별하는 선에서 ....욕심을 버려야한다고 생각합니다.
좋아요 +56
은둔의 기록연구사
2018/05/18 17:15:52
어렵네요,,,,좀 더 연구가 필요할 것 같습니다. 
좋아요 +50
지방기록지킴이
2018/05/18 16:51:31
BRM의 관리권한 확보에 대해서는 저도 찬성합니다.

다만, BRM의 관리권한을 기록관리부서에서 확보하더라도, 결국은 기록물 생산/접수는 비 기록관리전문가(이하 "일반직원"으로 표기)가 수행한다는 점을 고려했으면 좋겠습니다.

어차피 아무리 잘 만들어도 각종 잡철이 만들어져서 제각각 편철하기 마련이고,

또한 기록연구사가 행정의 신이 아닌 이상 기관의 업무를 잘 파악해서 완벽한 보존기간표도 만들 수 없다고 봅니다.

차라리, 통일적인 보존기간기준표(구 공문서 분류 번호 및 보존기간표)를 지금의 단위과제 카드처럼 온나라에 집어 넣어서, 해당 업무에 관한 편철 책임을 일반직원에게 넘기는 게 바람직하다고 생각합니다.

그런다음, 보존기간 경과 시에 폐기가 임박하면, 기록관리부서에서 폐기에 대한 검토를 하는 방안이 더 낫지 않나하는 생각을 해봅니다.

좋아요 +61
가능
2018/05/18 16:34:48
BRM 자체를 갈아 엎기 어렵고, 그 권한 조차 국가기록원으로 가져오는 것이 어려운 것이 현실이라면 지금 현재처럼 단위과제 형태로 보존기간을 설정하는 것 부터 바꿔야 한다고 봅니다. 현 단위과제 상태로는 세세한 업무별 보존기간의 설정도 불가능하고, 장기보존이 불필요한 기록까지 장기보존해야 하는 모순까지 생기는 형편입니다.
 따라서 단위과제카드 선에서 보존기간 설정을 할 수 있도록 하고, 단위과제카드 생성 자체를 기록관에서만 할 수 있도록 통제하는게 오히려 낫다고 생각합니다.(또는 처리과에서 생성시 승인 처리) 지금처럼 각 과 서무들이 임의로 단위과제 카드를 신설하여 관리하는 이상 정확한 분류체계는 난망할 뿐입니다.
좋아요 +55
은둔의 기록연구사
2018/05/18 15:27:09
제가 생각하는 분류체계의 궁극적인 목적은 처음 기록을 획득단계에서 부터 통제가 되어야 한다고 생각합니다. 

그래서 2안으로 가더라도 기록의 획득단계에서 부터 통제가 가능한 형태로 가야하고 모든 행정분야에서 업무 기준으로 영향력을 미쳤으면 좋겠습니다.

정말이지 허무맹랑한 생각일지 모르지만 업무기능이 고도화로 정립되고 체계화 된다면 모든 업무담당자는 업무를 할 때 공통업무기능일 경우는 이미 짜여진 업무 타임 테이블에 따라서 기능을 클릭해서 업무를 처리하고 고유 업무기능일 경우 업무가 정의 되어있지 않으면 업무기능 커스터마이징을 한다음 업무를 시작해야 하고, 그와 동신에 기록분류를하게 되면 자동으로 기록의 획득 등록부터 보존기간에 따라 평가 폐기를 할수 있도록 설계가 가능하다 생각합니다. 한 예로 정보공개시스템을 보면 청구가 들어오면 모든 업무처리가 기능 타임테이블에 의해 업무처리 완료됩니다. 여기에서 기록 획득은 그 기능에 따라 수집해야 할 기록에 대해서 선별적이든 통체로든 획득 등록이 이루어지면서 기록관리체계에 편입될 수 있다고 생각합니다.

점점 행정정보시스템이 많아지고 그 기능이 다양해지는 복잡해지는 기록 생산 환경에서  업무기능분류 고도화는 피할 수 없는 과제라고 봅니다. 그래서 중요한 것은 과연 첫 출발을 어떤식으로 할 것인가 매우 중요하다고 봅니다. 

그래서 될 수 있으면 현재 있는 자원을 모두 활용해서 업무기능분류체게와 기록분류체계를 개선했으면 하는 바랍입니다.
좋아요 +50
청명
2018/05/18 14:20:49
저는 2안도 꾸준히 검토되어야 한다고 봅니다.
BRM체계로 바꾸고나서, 특행같은 경우 본부 조직관리 담당쪽에서 협조해주지 않거나 협조하더라도 BRM을 방치하면 어처구니 없는 단위과제를 영구로 격상시켜서 어처구니 없는 기록물을 서고가 포화될때까지 보유해야 하는 촌극도 벌어집니다.
각 개 기록연구사에게 기록물 보존기간에 대해 조금 더 강력한 통제권한을 쥐게 하는건 이전 분류기준표 체제가 유용했다는 점도 있습니다.
좋아요 +53
은둔의 기록연구사
2018/05/18 11:24:14
BRM이 완벽하지는 않지만 적어도 새로 만드는 것보다는 BRM이 갖고 있는 인프라를 가져와서 다시 재설계하는 것이 경제성이나 효율성이 좋을 것 같습니다. 

그래서 잘 설득해서 관리권한을 이양받으면 좋을것 같은데..그게 여이치 않으면 그 때 2안으로 제시한 업무기반의 기능분류체를 고민해봐야 할 것 같습니다.

제 생각은 이부분이 먼저 정리가 된다음 학계나 전문가들이 모여서, 어떻게 BRM 혹은 새로운 분류체계를 재설계할 것인지 고민해야 할 것 같습니다. 
좋아요 +50
푸른숲
2018/05/18 10:07:57
BRM의 관리권한 확보 저도 찬성합니다
좋아요 +48
관리자
2018/05/17 17:42:31
은둔의 기록연구사님 의견 감사합니다. 분류체계에 관심이 많으시다니 앞으로도 지속적인 바람직한 의견 기대하고 있겠습니다.
좋아요 +54

댓글
국가기록관리혁신추진단 댓글
필수입력항목 필수입력항목
 

목록