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이관

기록물 이관 절차도

처리과(수집계획 - 수집일정, 이관대상) : 이관대상 기록물 및 목록 → 기록관(수집계획 - 수집일정, 이관대상, 이관 전년도 11월) : 보존기간 30년 이상 기록물 및 목록, 기록관리시스템 또는 자료관시스템에 입력한 기록물철목록, 기록물건목록 데이터 수록한 전산파일, 이관 지정일에 이관 → 영구기록물관리기관(수집계획 - 이관 전년도 11월)

기록물 이관시 준비사항

  • 처리과 보유기록물의 파악 및 인계 준비
    • 처리과는 보존기간 기산일로부터 1~2년 이내의 보유기록물 및 전년도 미이관 기록물 현황을 파악하여 인계 준비
    ※ 이관시기 도래 기록물을 처리과에서 계속 활용하려면, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 별지 제3호 서식에 따라 기록물 이관시기 연장신청서 활용
  • 처리과별 이관대상 확정 및 이관일 지정
    • 기록관은 처리과의 비치기록물을 제외하고, 이관대상 기록물의 목록을 확정하여 이관일과 함께 처리과에 통보
  • 이관대상 기록물의 공개여부 재분류
    • 처리과(전자기록생산시스템)에서 기록관(기록관리시스템)으로 기록물을 이관하는 때에는 이관대상 기록물건별 공개여부를 재분류하여 이관

비전자기록물(문서ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각 등) 이관

  • 처리과별로 전자기록물 이관 시 비전자기록물을 함께 이관
    • 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 기록물 이관 시 전년도에 생산·접수하여 수기 등록한 비전자기록물의 등록 정보도 함께 기록관으로 인계되므로, 반드시 전자기록물과 병행하여 이관하며, 누락되는 비전자기록물이 없도록 주의 필요
  • 기록물 편철ㆍ정리 완료 후 보존상자에 넣어 이관 준비