행정안전부 국가기록원

이관

  • 이관대상 기록물
    • 이관대상으로 지정된 보존기간 영구, 준영구, 30년 기록물
    • 생산 후 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물
    • 이관시기 미도래 기록물 중 사전 협의를 통해 이관에 합의한 기록물
    • 기타 이관할 필요가 있는 기록물
  • 이관 절차
    처리과(수집계획 - 수집일정, 이관대상) : 이관대상 기록물 및 목록 → 기록관(수집계획 - 수집일정, 이관대상, 이관 전년도 11월) : 보존기간 30년 이상 기록물 및 목록, 기록관리시스템 또는 자료관시스템에 입력한 기록물철목록, 기록물건목록 데이터 수록한 전산파일, 이관 지정일에 이관 → 영구기록물관리기관(수집계획 - 이관 전년도 11월)

    『공공 기록물 관리에 의한 법률 제19조 및 시행령』제 40조

  • 이관 방법
    • 등록사항의 확인 및 완료
    • 이관대상 기록물 통보
      • 국가기록원에서는 기록관 또는 특수기록관에 매년 초 이관지침과 함께 통보
    • 이관대상 기록물 점검
      • 정리
    • 이관 목록 작성
      • 기록관 시스템의 구 기록물 등록기능 활용(기록물철목록, 기록물건목록 등록)
    • 지정된 장소와 일자에 이관 기록물 이관
    • ※보존기간별로 구분하여 보존 상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출
  • 기록물 이관시기 특례
    • 비치기록물
      • 기록물분류기준표상 지정된 이관시기까지 처리과에서 관리하다가 지정된 이관시기 다음 연도 중 이관(시행령 제31조)
        예) 인사기록카드(퇴직1년후 이관 지정) : 1997년 퇴직자카드는 1999년 중 이관
        ※보존기간별로 구분하여 보존 상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출
    • 비밀 기록물
      • 기록물분류기준표상 지정된 이관시기까지 처리과에서 관리하다가 지정된 이관시기 다음 연도 중 이관(시행령 제31조)
        예) 인사기록카드(퇴직1년후 이관 지정) : 1997년 퇴직자카드는 1999년 중 이관
        ※보존기간별로 구분하여 보존 상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출
    • 특수기록관 소관 기록물
      • (통일 · 외교 · 안보 · 수사 분야중 비공개기록물)
        특수기록관은 소관 비공개 기록물에 대하여는 생산연도 종료 후 30년까지 이관시기 연장 가능, 국가정보원장은 소관 비공개 기록물을 생산연도 종료 후 50년까지 이관시기 연장 가능(법률 제19조 제4항, 제5항)
        ※30년간 자체관리하는 대상은 비공개 기록물에만 적용됨
    • 시청각 기록물
      • 보존기간 30년 이상인 시청각기록물은 보존기간의 기산일로부터 5년이 경과하기 전에 영구 기록물관리기관으로 이관(시행령 제56조)
    • 폐기 관인
      • 사무관리규정 제39조에 따라 관인폐기시 수시 이관