행정안전부 국가기록원

기록관

기록물 인수인계 및 이관

기록물 인수인계

기록물 인계인수는 해당 기관 기록물의 안전한 보존과 효율적인 활용을 위해 처리과로부터 기록물을 인수하는 업무이다.
기록 관에 이관되는 모든 기록물은 기록관리기준표와 기록관이 제시하는 절차에 따라 인계인수 되어야 한다.

  • 개요
    • 관련규정 : 법 제19조, 영 제32조, 제35조(특수기록관), 규칙 제19조
    • 업무시기 : 연중(처리과별로 지정된 시기)
  • 업무 세부 내용
    • 기록관에서의 기록물 인계인수
      • 처리과로부터의 기록물 인수는 기록관리기준표와 지침에 따라 정확한 통제 절차를 통해 처리되어야 한다.
      • 기록관의 전문요원은 인계인수를 위한 지침과 절차를 제시해 주어야 하고, 이와 관련하여 처리과에서 문제가 발생하면 도움을 주어야 한다.
    • 처리과에서 기록관으로의 기록물 인계인수 절차
      • 1단계 : 처리과 보유 기록물의 파악 및 인계요청 보존기간 기산일로부터 1~2년이 경과한 처리과 보유기록물 및 활용 여부를 파악하고 인계요청
      • 2단계 : 인계인수 준비(처리과) 기록물 철목록/철별 세부목록의 작성 및 전산입력 보존용 표지 및 보존 상자의 사용
      • 3단계 : 기록관으로의 기록물 인계인수(처리과 → 기록관) 인수 기록물 검수 및 철별 세부목록 확인
영구기록물관리기관으로 기록물 이관

영구기록물관리기관으로의 기록물 이관은 기록관이 처리과로부터 이관 받은 기록물 중 보존장소가 영구기록물관리기관으로 지정된 기록물을 보존기간의 기산일부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 관할 영구기록물관리기관으로 이관하는 업무이다.

  • 개요
    • 관련규정 : 법 제19조, 영 제40조, 규칙 제20조
    • 업무시기 : 영구기록물관리기관의 기록물 수집 일정에 따라 이관
  • 업무 세부 내용
    • 이관일정 및 절차확인
      • 영구기록물관리기관의 이관 일정 및 이관대상 목록을 검토, 확인하여 이관을 준비하여야 한다. 이관 대상 기록물의 이관일정은 이관 3개월 전까지 구 기록물관리기관으로부터 통보된다.
    • 이관대상 기록물 목록 작성
      • 영구기록물관리기관의 이관 일정 및 이관대상 목록을 검토, 확인하여 이관을 준비하여야 한다. 이관 대상 기록물의 이관일정은 이관 3개월 전까지 구 기록물관리기관으로부터 통보된다.
    • 영구기록물관리기관과 이관연기 기록물 협의 및 관리
      • 영구기록물관리기관과 협의하여 승인받은 기록물을 제외하고 이관대상 목록을 확정
      • 이관연기 승인을 받은 기록물은 승인된 기간까지 별도 관리
    • 이관준비 및 대상기록물 이관
      • 이관대상 기록물은 처리과별, 보존기한별로 구분하여 보존 상자에 넣은 후 이관목록과 함께 지정된 이관일에 영구기록물관리기관으로 이관 조치한다.