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기록물인수인계 및 이관

처리과 기록물의 인수

  • 공식문서 외의 주요 직위자의 업무관련 메모, 일정표, 방문객명단 및 대화록 등 중요기록물의 등록 관리
  • 생산의무가 있는 주요 시청각 기록물, 회의록, 조사·연구서 또는 검토서의 생산실태 확인 및 관리
  • 개요
    • 관련규정 : 법 제19조, 영 제32조, 제35조, 제40조, 규칙 제19조
    • 업무시기 : 연중 (처리과별로 지정된 시기)
  • 기록물 인수 준비사항
    • 처리과 인계준비 확인
      • 전자기록생산시스템 정리방법, 비전자기록물 정리방법 등 기록관 기록물담당자는 인계인수를 위한 지침과 절차를 제시해 주어야 함
    • 스토리지 용량 확보
      • 인수 대상 기록물의 접수를 위한 임시 스토리지 및 인수를 위한 보존 스토리지 확보
    • 전자기록생산시스템 ⇔ RMS 연계
      • 전자기록물의 온라인 이관을 위해 업무관리시스템은 대용량송수신 SW, 전자문서시스템은 GR 모듈의 정상 연계 필요
    • 기록물 분류체계 현행화
      • 단위과제의 보존기간 확정, 임시 단위업무(코드)는 정규 단위업무(코드)로 변경
    • 종이 붙임물이 별도로 존재하는 경우 전자기안문과 종이 붙임물의 연계·탐색을 위해 전자기안문 출력물의 첨부여부 확인
  • 기록물 인수
    • 기록물은 처리과 별로 전자기록생산시스템에서 기록관리시스템으로 전자기록물과 비전자기록물을 동시에 이관하여야 함
    • 기록물 인수 시에 오류가 있는 경우 처리과로 반려하여 오류 해결 후 재인수 조치

영구기록물관리기관으로의 기록물 이관

  • 기록물 이관 준비사항
    • 이관대상 기록물 정리
      • 비전자기록물철 또는 전자·비전자혼용기록물철의 비전자기록물 생산·접수문서, 전자문서의 비전자 붙임파일, 분리등록된 첨부물 등 전자적으로 생산되지 아니한 기록물을 확인·정리
      • 비전자 형태의 기록물은 기록물철표지, 색인목록과 함께 RMS에 등록된 목록에 따라 순서대로 편철하여 보존상자에 넣어 이관 준비
    • 기록물 공개재분류
      • 기록물 이관 시 이관대상기록물 전체의 철별, 건별 공개여부를 구분하고 비공개 또는 부분공개인 경우 비공개 사유를 기재하여 이관
      • 비공개·부분공개 기록물은 공개여부 재분류 절차에 따라 재분류, 오분류 기록물 재분류 수행
    • 그 외
      • 보존포맷 변환(문서보존 및 장기보존포맷), 시스템 준비(이관전용 PC, 스토리지 용량 확보, 인증서 현행화 등), 시스템 연계확인(기록관⇔영구기록물관리기관) 등

전자기록물 이관 업무 흐름도

이관요청 목록통보 → 이관목록 접수 및 선정 , 조기이관 대상 선정 → 이관목록 통보  → 이관목록 검토 및 확정 → 이관확정 목록 접수 → 이관대상 기록물 공개 재분류 → 이관처리(품질검사&재변환&검수) → 이관파일 생성 → 이관파일 전송(온/오프라인) → 이관 기록물 접수 및 검수  → 오류발생 no  → 기록물 인수 → 인수기록물 결과 통보 → 인수기록물 결과접수반영 → 기록물 이관 완료 처리