행정안전부 국가기록원

생산 및 등록

  • 기록물 생산
    • 공적인 업무 수행과정에서 활동의 근거와 과정 및 결과를 구성하고 적법한 절차와 서식에 의해 기록물을 생산하고 있다.
    • 책임 행정과 국민의 신분 · 재산의 보장을 위한 근거와 토대로 생산하고 있다.
    • 공적인 업무 수행과정의 경험축적은 역사 · 사회 · 문화 · 경제 등의 지식정보로 전환 · 활용되어 후대의 중요문화유산을 생산하고 있다.
  • 생산의무 부과 기록물
    • 등록대상 기록물
      • 결재문서, 조사 · 연구 · 검토서, 회의록
      • 대통령, 국무총리, 중앙행정기관의장 등 주요 직위자의 업무노트, 일정표, 방명록
      • 결재 · 검토 과정에서 반려 또는 수정된 원본문서
      • 공공기관의 주요행사 · 사업 및 주요 직위자의 인물 · 업무활동 관련 시청각 기록물
      • 주요 업무와 관련된 보존가치가 있는 모든 기록물
    • 기록물 생산의무
      • 생산의무 기록물
        • 조사 · 연구 · 검토서
          1. ① 법령의 제정 또는 개정 관련 사항
          2. ② 조례의 제정 또는 개정이나 이에 상당하는 주요 정책의 결정 또는 변경
          3. ③ 행정절차법에 의하여 행정예고를 하여야 하는 사항
          4. ④ 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요 조약, 협약, 협정, 의정서 등
        • 회의록
          1. ① 대통령이 참석하는 회의
          2. ② 국무총리가 참석하는회의
          3. ③ 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자를 구성원으로 하여 운영하는 회의
          4. ④ 정당과의 업무협의를 목적으로 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 회의
          5. ⑤ 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의
          6. ⑥ 지방자치단체장, 교육감 및 「지방교육자치에 관한 법률 」제34조에 따른 교육장이 참석하는 회의
          7. ⑦ 제17조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석하는 회의
          8. ⑧ 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요 회의
          9. ※①, ③, ⑤에 해당하는 회의 중 영구 기록물관리기관장이 지정하는 회의는 회의록과 함께 속기록 또는 녹음기록 중 하나를 생산
        • 시청각기록
          1. ① 대통령, 국무총리 및 중앙행정기관의 장, 지방자치단체장 및 교육감, 교육장 등 주요 직위자의 업무 관련 활동과 인물사진
          2. ② 외국의 원수, 수상, 그 밖에 주요 외국인사의 주요 동정 중 대한민국과 관련되는 사항
          3. ③ 국가 및 지방자치단체의 주요 행사
          4. ④ 국제기구 또는 외국과의 조약, 협약, 협정, 의정서, 교류 등의 추진과 관련된 주요 활동
          5. ⑤ 「국가재정법 시행령」제13조 제1항 및 제14조에 해당되는 대규모 사업, 공사
          6. ⑥ 대규모의 토목, 건축공사 등의 실시로 본래의 모습을 찾기 어렵게 되는 사항
          7. ⑦ 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각 기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항
          8. ⑧ 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 공공기관의 장이 시청각기록물의 작성, 보존이 필요하다고 인정하는 사항
          9. ⑨ 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항
          10. ⑩ 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항
          11. ⑪ 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항
        • 생산의무 부과의 필요성
          • ‘책임성 있고 중요한 업무일수록’기록물의 생산을 기피하는 현상
          • ‘책임소재가 불분명하여’ 투명한 국정운영이 사실상 불가능
          • ‘역사적 실체의 정확한 기록이 없어’ 역사상의 구현이 불가능
          • ‘전반적으로 중요한 보고서일수록, 또 중요한 회의일수록 기록이 남지 않는 관행이 구두행정 · 밀실행정을 낳고 이로 인해’ 투명한 국정운영과 후대의 역사사실규명에 커다란 장애가 됨
          • ‘미국 등 외국에서는 회의록은 물론, 실무자의 검토보고서와 관련 직위자의 논평, 회의록, 메모, 등 주요사안에 대한 처리시말 전리시말 전체가 담겨 있는’ 모든 기록물 파일별로 보존관리됨
  • 생산기록물의 등록
    • 등록시기
      • 일반생산문서는 결재 또는 보고종료 시, 반려 즉시
      • 시청각기록의 경우, 사진 · 필름류는 보존대상 선정직후
      • 녹음&동영상물은 편집 완료 직후
    • 등록항목
      • 기본등록사항 및 추가등록 사항
        • 기본등록사항 : 기록물 기본정보로서 모든 종류에 적용되는 공통등록사항
        • 분류등록사항 : 분류번호(기록물 철 분류번호), 특수기록물유형, 공개 여부, 공개제한 부분표시, 특수목록에 관한 사항임
    • 양식보기
    • 등록항목의 표시
      • 등록번호의 구성
        • 처리과기관코드 + 연도별 등록 연번
          처리과기관코드(블루), 등록연번(화이트)
          • * 문서번호 : 분류번호개념(종래) → 등록번호, 고유번호(개선)
          • * 생산등록번호 또는 접수등록번호를 기록물에 표기하는 때에는 처리과 명을 표기함
          • * 접수기록물의 경우 접수등록번호를 기록물에 표기
    • 등록번호의 표시
      • 기록물등록파일은 매년 기록물관리기관에 제출
        • 한번 등록하면 기존의 문서등록대장, 생산목록, 색인목록, 이관문서목록, 보존문서목록 등이 모두 처리
          ※기록물 한 건이라도 멸실된 경우 매년 제출한 전산등록파일을 통해 추적 가능