행정안전부 국가기록원

편철

  • 기록물 편철제도
    • 편철제도의 의의
      • 직접적인 연관성을 지닌 기록물들을 편철하여 관리함으로써, 기록관리 및 정보의 단위를 구성하고 기록물에 대하여 물리적인 보호를 수행하는 실질적인 관리행위
    • 기록물 편철의 일반원칙
      • 완결성 : 직접적으로 연관된 기록물들이 분산되지 않도록 연계
      • 편이성 : 편철행위가 간편하고, 취급 및 사용이 용이
      • 표준성 : 편철용구 및 편철방식의 표준화
      • 일관성 : 동일한 업무기능에서 생산된 같은 기록물의 편철방식 지속
  • 편철기준
    • 상세 업무단위로 편철
      • 종래 업무종류별 편철 ⇒ 사안별 관련문서만 편철
      • 건축허가관계철 · 홍길동건축허가
      • 인사제도관계철 · 근무평정제도개선
      • 국무회의기록 추적 가능 · 제203회 국무회의기록
    • 기록물철 작성기준
      • 발생 · 경과 · 완결 관계로 연결되는 사안별 기록물
      • 하나의 주제 · 과제 · 행사 · 회의 · 사안 관련 기록물
      • 도면 사진 등의 경우 대상이 되는 동일 행사 · 시설 · 주제 · 사업단위
      • 테이프, 디스크, 디스켓, 영화필름 등 분리 곤란한 매체단위
      • 카드 등 낱장기록물은 일정한 분량(30건 미만)의 보관봉투
      • 기타 100매단위 편철에 적당한 동일 단위업무
    • 처리과별 기록물철 작성기준의 운영
      • 처리과별로 「단위업무별 기록물철 작성기준」 운영
      • 처리과장의 책임 하에 기록물관리책임자가 작성 운영
  • 편철방법
    • 종류별 편철 · 보관방법
      • 일반문서편철관리
        • 업무 진행 중에는 진행문서파일에 발생순 또는 논리적 순서로 끼워관리
        • 기록물철 등록 후 전산 출력한 표지와 색인목록을 놓고 순서대로 편철
        • 100매이내로 철하고 양이 많은 경우 분철하여 권호수를 부여하고 면 표시 연속
        • 처리완결 후에는 진행문서파일에서 기록물만 분리하여 색인목록을 전산으로 출력
        • 보존용 표지(규칙 [별표 4])를 씌워 편철용 클립으로 고정 보존용 표지를 씌운 기록물은 단위업무별로 보존 상자에 넣어 관리하다가 이관
      • 보존용상자에는 측면에 보존 상자표지 부착
        • 진행문서파일은 다른 사안의 진행문서파일로 계속 재활용
      • 카드류편철관리
        • 비치활용이 종료될 때까지 편철하지 않고 관리 비치활용이 종료되면 30건 단위로
        • 보존봉투에 넣은 후 보존 상자에 넣어 관리하고 보존봉투를 기록물철로 간주하여 기록물철 등록부에 등록
        • 보존봉투에는 위에 색인목록을 놓고 목록순서대로 카드를 배열
      • 도면류편철관리
        • 사안단위로 도면 봉투에 넣어 편 상태로 도면함에 관리하다가 그대로 이관
        • 보존봉투에는 위에 색인목록을 놓고 목록순서대로 도면배열
        • 보존봉투당 도면의 철 분량은 30매 이내
      • 사진필름류편철관리
        • 사안단위로 사진 봉투에 넣어 편철한 후 보존 상자에 넣어 관리하다가 이관
        • 보존봉투 위에는 색인목록을 놓고 목록순서대로 배열
    • 보관 상자 라벨규격
      일반규격(가로5㎝ * 세로2.5㎝) : 분류번호, 생산연도, 처리과소형규격(가로3.5㎝ * 세로1.5㎝) : 분류 - 분류번호, 생산연도
    • 면 표시 방법
      • 문건별 면 표시는 중앙 하단에, 철 단위 면 표시는 우측하단에 표시
      • 양면기재된 문서는 양면에 모두 면 표시
      • 기록물철 면 표시는 편철순서대로 맨윗장부터 아래로 일련번호로 부여하되, 표지와 색인목록은 제외하고 본문부터 면표시
      • 기록물철 단위 면 표시는 최초에는 연필로 했다가 기록물정리가 끝나면 잉크 또는 넘버링기로 확정 표시
    • 보관 상자 보관 및 이관방법
      • 사무실 활용 중에는 담당자가 찾기 쉽도록 업무별 또는 담당자별로 구분하여 보관
      • 처리과에서 이관시에는 업무담당자나 단위업무의 구분 없이 생산연도별 · 보존기간별로 보관 상자를 편성하여 편성 후 이관
      • 기록물 이관시에는 이관목록을 작성한 후 이관목록상의 상자번호를 해당 보관 상자에 표시하여 이관