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편철

기록물 편철제도

  • 편철제도의 의의
    • 직접적인 연관성을 지닌 기록물들을 편철하여 관리함으로써, 기록관리 및 정보의 단위를 구성하고 기록물에 대하여 물리적인 보호를 수행하는 실질적인 관리행위
  • 기록물 편철 원칙
    • 기록물은 전자기록생산시스템에 등록과 동시에 단위과제(또는 단위업무 하위의 기록물철)별로 편철
      • (업무관리시스템 사용기관) 기록관리기준표에 따라 단위과제 하위에 단위과제카드를 만들어 해당 단위과제카드에 편철
      • (전자문서시스템 사용기관) 기록물분류기준표에 따라 단위업무 하위에 기록물철을 만들어 해당 기록물철에 편철
    • 기록물편철은 전자기록물과 비전자기록물 유형과 상관없이 동일 사안의 단위과제인 경우에는 하나의 단위과제에 편철되어야 함
    • 처리과의 장은 단위과제별 기록물철 작성기준을 마련하여 체계적으로 기록물을 편철・관리

기록물 편철 방법

  • 공공기관은 단위과제별로 1개 이상의 단위과제카드(업무관리시스템 사용기관) 또는 기록물철(전자문서시스템 사용기관) 생성 후 전자기록생산시스템을 통해 해당 기록물을 편철
  • (전자기록물의 경우) 생산 또는 접수할 때 관련된 단위과제카드(또는 기록물철)중 하나를 선택하여 편철
  • (비전자기록물의 경우) 반드시 전자기록생산시스템에 등록하고, 관련된 단위과제카드(또는 기록물철)에 전자기록물과 동일하게 편철

비전자기록물 관리 및 편철

  • 일반문서류
    • (활용 중인 문서) 업무가 진행 중이거나 업무에 활용 중인 문서는 진행문서파일에 발생순서에 따라(위에서 아래로) 편철하여 관리
      • (분리 등록 첨부물의 경우) 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」의 별지 제1호 서식에 따라 등록하고, 해당 문서의 본문(업무관리시스템, 전자문서시스템)을 출력하여 분리등록할 첨부물과 함께 보관
      • (전자문서에 비전자 붙임물이 있는 경우) 전자기안문을 출력하여 비전자 붙임물 앞면에 부착하여 편철·관리[출력한 문서는 사본임을 표시하여야 함]
    • (활용 완료[사안종결] 문서) 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제8조 [별표 2]의 기록물철 표지 및 별지 제1호 서식의 색인목록을 출력한 다음, 문서를 순서대로 배열하여 편철한 후 보존용 표지를 씌우고, 편철용 클립(또는 집게)으로 고정한 후 보존상자에 넣어 관리(생산연도별‧보존기간별로 구분)
    • (문서의 면 표시) 기록물건별 면수를 중앙 하단에, 기록물철 별 면수를 우측 하단에 부여하되, 양면을 사용한 경우에는 양면 모두 순서대로 면수 부여
    ※ 기록물 편철 정리의 순서 요약
기록물 편철 정리의 순서 요약 : 업무 진행중 - 진행문서파일 → 처리 완결시 - 보존용 표지로 씌우고 클립으로 고정 → 보존상자 편성 → 보존상자 표지 부착
  • 카드류
    • 처리과에서 비치활용기간이 종료될 때까지 편철하지 않고 카드보관함에 넣어 관리함
      • (비치활용 완료시) 카드류 보존봉투에 넣어 편철한 후 보존상자에 넣어 관리
    • (활용 완료[사안종결] 문서) 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」 제8조 [별표 2]의 기록물철 표지 및 별지 제1호 서식의 색인목록을 출력한 다음, 문서를 순서대로 배열하여 편철한 후 보존용 표지를 씌우고, 편철용 클립(또는 집게)으로 고정한 후 보존상자에 넣어 관리(생산연도별‧보존기간별로 구분)
    • (카드 면 표시) 일반문서류의 면 표시 방법과 동일함
  • 도면류
    • 기록물철 단위로 도면류 보존봉투에 편 상태로 넣어 관리함
      • (편철할 경우) 맨 위에 색인목록을 놓고 그 목록순서에 따라 도면을 배열함[보존봉투 당 도면의 편철량은 30매 이내]
    • (관리방법) 보존봉투는 도면보관함에 편 상태로 눕혀 관리
    • (도면의 면 표시) 일반문서류의 면 표시 방법과 동일함