행정안전부 국가기록원

평가/기술

평가는 국가기록원 소장기록물 중 보존기간이 만료한 한시기록물 및 생산 후 70년이 경과한 준영구 기록물을 대상으로 보존가치를 분석하여 보존기간을 재책정, 보류 또는 폐기로 구분하는 업무이다.

  • 평가
    • 평가업무는 누가 수행하는가?
      • 1차적 주체
        • 공공기관의 기록물 생산자
        • 한시기록물 폐기심의
      • 2차적 주체
        • 공공기관의 기록물 생산자
        • 한시기록물 폐기심의
      • 3차적 주체
        • 특수기록물관리기관 및 영구 기록물관리기관의 기록물 평가자
        • 기록물의 보존가치 평가
    • 평가방법 또는 절차
      • 담당자 검토
        • 국가기록원 담당자는 대상기록물의 보존가치를 검토하여 보존기간 재책정, 보류, 폐기로 구분하고, 그 사유를 작성
      • 생산기관 의견조회
        • 생산기관에 대상기록물의 보존기간 재책정, 보류, 폐기에 대한 의견 조회
      • 기록물평가심의회
        • 민간위원 3명 이상, 국가기록원 내부위원 등 7인 이내의 위원으로 구성된 기록물평가심의회를 개최하여, 기록물의 보존기간을 심의 · 의결
        • 필요시, 기록물평가심의회 전에 예비심사를 개최할 수 있음
    • 평가의 함축적 의미, 영향
      • 기록물은 정체성의 수립, 권리의 보호, 국가 운영상의 책임성 및 투명성 확보에 매우 중요한 도구라 할 수 있으며, 그러한 기록물에 대한 평가결정은 현재 및 미래 세대에게 정부의 활동에 대한 역사를 전승하는 행위의 근간이라 할 수 있다. 따라서 국가의 중요기록물을 선별하여 적절한 관리와 보호조치를 취하는 것은 현재 및 이전세대의 과거 경험의 결정체인 지식자원을 후대에 전승하는 중요한 절차라 할 수 있다.
    • 평가결정은 재검토될 수 있는가?
      • 기록물의 가치는 시간의 흐름과 함께 변할 수 있기 때문에 기존 기록물에 대한 재분류는 반드시 기록물 처리절차에 반영되어야 함.
      • 보존기간 재분류
        • 보존기간 30년 이하 기록물은 보존기간 만료시 보존기간 재검토
        • 준영구 기록물은 생산 후 70년 경과 후 보존기간 재검토
  • 기술
    • 기록물 기술(description)이란?
      • 기록물 기술(description)이란 국가기록원에 이관된 기록물들을 효율적으로 관리하고 열람에 대비하기 위하여 소장기록물에 대한 정보를 작성하여 검색도구를 마련하는 일련의 과정을 말한다.
    • 기록물 기술에 적용되는 규칙이 있는가?
      • 국가기록원에서는 국제기록관리협의회(ICA)에서 제정한 ‘국제보존기록기술규칙(ISAD(G))’을 우리의 상황에 맞게 적용하여 ‘영구기록물기술규칙’을 공공표준으로 제정(2008년 제정, 2011년 개정)하여 그 규칙에 맞게 기술하고 있다.
    • 기록물 기술규칙을 제정한 목적은 무엇인가?
      • ‘영구기록물기술규칙’은 소장기록물을 일정한 규칙에 의해 기술함으로써 기록물 기술의 신뢰도와 일관성을 높여 이용자들이 편리하게 접근하도록 하며 국내외 기록물관리기관 간에 기록물 목록자료의 교환이 가능하도록 함을 목적으로 한다.
    • 어떤 내용을 어떤 방식으로 기술하고 있는가?
      • ‘영구기록물기술규칙’에 따라 기록물의 제목, 생산기관, 생산연도 등의 단순한 식별사항 뿐만 아니라 기록물을 생산한 기관의 조직변천 내역, 기록물의 내용과 구조, 열람조건, 관리내역, 관련기록물 등 기록물에 관한 종합적인 정보를 작성하고 있다.
      • 또한 다계층기술(多階層記述)의 원칙에 따라 낱권 단위가 아닌 관련기록물 묶음으로 분류 · 정리하여 가장 크고 일반적인 것에서 가장 작고 구체적인 것에 이르기까지 연속체를 따라 기록물을 묶어주고 기술하여 관리하는 방식을 택하고 있다.
    • 세부적으로 어떤 기술요소를 기술하고 있는가?
      기록물 기술에 대한 세부적 항목정보
      영역 기술내용 기술항목
      1. 식별 기술단위를 식별하는데 필요한 필수 정보 1) 참조코드
      2) 제목
      3) 일자
      4) 기술계층
      5) 기술단위의 규모와 유형
      2. 배경 기술단위의 출처 및 관리이력에 관한 정보 6) 생산자명
      7) 행정연혁/개인이력
      8) 기록물 이력
      9) 수집/이관의 직접적 출처
      3. 내용과 구조 기술단위의 주제와 정리에 관한 정보 10) 범위와 내용
      11) 평가, 폐기, 처리일정 정보
      12) 추가수집예상기록물
      13) 정리체계
      14) 색인어
      4. 열람과 이용조건 기술단위의 이용조건에 관한 정보 15) 접근환경
      16) 이용환경
      17) 자료의 언어
      18) 물리적 특성과 기술적 요구조건
      19) 검색도구
      5. 관련자료 기술단위와 밀접히 관련된 자료에 관한 정보 20) 원본의 존재와 위치
      21) 사본의 존재와 위치
      22) 관련 기술단위
      23) 출판주기
      6. 주기 어떤 영역에도 기술할 수 없는 정보 24) 추가설명
      7. 기술통제 언제, 어떻게, 누구에 의해 기술되었는가에 관한 정보 25) 기술담당자
      26) 규칙과 협약
      27) 기술일자