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서고관리

서고 관리는 처리과로부터 이관 받은 기록물을 집중 관리하여 기록물 관리의 효율성, 경제성과 안정성을 높이기 위한 업무로서, 기록물의 서가 배치, 반출입통제, 정수점검 등의 업무를 포함하고 있다.

개요

  • 관련규정 : 법 제28조, 제30조, 시행령 제38조, 제60조, 제62조
  • 업무시기 : 연중

세부업무

  • 기록물의 서고 배치 및 관리
    • 기록관은 서고에 대하여 서고번호와 서가번호를 표시하고 이를 등록하여 기록물의 보존 위치를 식별할 수 있도록 관리하여야 한다.
    • 기록관은 서고별로 관리책임자를 지정하고, 서고의 출입 및 기록물의 입출고를 통제하도록 하여야 한다.
    • 한시기록물의 경우에는 기록물 형태별, 보존기간별, 생산연도별로 정리하고, 준영구 이상의 경우에는 처리과별, 기록물 형태별, 보존가치 등급별, 보존기간별로 구분하여 정리하여야 한다.
  • 기록물 반 · 출입 및 정수점검
    • 보존중인 준영구 이상의 기록물은 서고의 반출을 원칙적으로 금지한다. 부득이한 경우에는 기록관장의 승인을 받은 기록물에 한하여 반출ㆍ반입서를 서고 관리책임자에게 제출한 후 반 · 출입할 수 있다.
    • 소장기록물은 정기적인 정수 및 상태점검을 실시하여야 한다.