'기타'-'백업/복구'화면에서 백업과 복구작업을 할 수 있는데 '대상파일 선택'은 반드시 모두 선택하여c:\girokbck나 플라피 드라이브의 디스켓에 백업할 것을 권장합니다.
※ TIP: 백업이란? 프로그램의 현재까지 운영(작업)한 자료의 복사본을 다른 곳에 복사해 놓는 것
※ TIP: 복구란? '백업'했던 자료를 현재의 프로그램으로 다시 복사해 오는 것
복구를 하게되면 프로그램의 자료상태가 백업받을 당시의 상태로 됨을 주의해야 합니다.
위와 같은 백업/복구기능을 활용하여 작업PC가 바뀌거나 하드디스크가 망실되거나 담당자가 바뀌거나 하는 경우에 대비해야 합니다.
그 이유는 기본목록 1건별로 고유번호가 부여되는데, 고유번호의 구성이 '입력기관코드-기록물종류-생산끝년도 -일련번호'로 이루어지며 여기서 '입력기관코드'는 이 프로그램 설치시 마지막에 설정하는 그 기관코드이다.
따라서, 이 입력기관코드를 2대 이상의 PC에 동일하게 설정하여 작업을 하게되면 '고유번호'가 중복되어 자료상의 변별력이 확보되지 않아 중복되는 것의 한 쪽은 유실되게 됩니다.(한 곳에 모았을 경우에)
※ TIP: 이러한 유일성을 위해서 프로그램설치시 입력기관코드는 반드시 설치하고 있는 과코드를 설정해야 합니다.
검색이 되지 않는 경우는 이미 이관처리(번호부여)했거나 세부목록이 입력돼 있지 않는 경우입니다. 이미 이관처리된(이관목록 작성화면에서 검색하여 번호부여 처리) 목록은 다음 두 곳에서만 나타납니다. '목록검색'-'이관기록물검색'화면과 '이관작업'-'이관목록 확인/복사'화면에서만 '이관작업'-'이관목록 확인/복사' 화면에서의 검색은 '이관목록 작성'화면에서 부여했던 번호로 검색합니다.
'이관번호가 이미 부여되었다는 의미는 PC상에서 자료의 상태가 ‘ 삭제, 이관처리 되었다는 것으로(실제론 아니지만) 이를 수정하거나 삭제할 수 없는 것이다. 그래서 이관처리된 목록은 '목록검색'-'이관기록물검색'화면과 '이관작업'-'이관목록 확인/복사'화면에서만 검색할 수가 있다.
이관취소는 '이관작업'-'이관목록 확인/복사'화면에서 이관번호로 검색한 후에 '전체취소'단추를 누르면 된다.
이렇게 하면 이관상태의 목록들이 이관처리되지 않은 상태(일반 보유목록)로 되돌아가게 되고 '기본목록입력'이나 '세부목록입력'화면에서 불러올 수 있으며 이는 수정 또는 삭제할 수 있다.
이관대상 목록이 재정리가 되었으면 다시 이관작업을 진행하면 된다.
입력하여 삭제하지 않은 자료라면 목록검색(일반검색, 이관기록물검색, 폐기기록물검색)에서 반드시 나타나야 한다. '만약 나타나지 않는다면 이는 검색시 검색조건을 잘못주어 검색했기 때문에 조건이 '삭제, 맞지 않아 나타나지 않는 것이다. 그리고 반드시 세 곳 중에 한 곳에서만 나타난다.
검색요령은 처음에는 검색조건을 일체 지정하지 않고(기관코드도 마우스로 선택하여 삭제) 검색한다.
검색조건을 지정하지 않고 검색한다는 것은 모든 목록을 검색한다는 것이다. 검색결과가 너무 많아 특정한 목록들만 다시 검색하고 싶으면 전체목록에서 확인한 항목에 정확한 검색조건을 지정하여 검색한다.
디스켓 취합은 주로 생산목록이나 이관목록을 타과 다른PC에서 작성해 온 것을 취합 합니다
※ TIP: 자기PC에서 작성한 디스켓은 자기PC에 취합해서도 안되고 취합할 필요도 없습니다.
다른PC(타과)에서 작성해온 디스켓을 자기PC에 취합하면 어떻게 취합될까?
첫취합을 하는 경우에는 아무런 문제가 없이 자기PC에 취합이 이루어집니다.
재취합하는 경우에는 전에 취합했던 목록들이 보유목록(이관 또는 폐기되지 않은 상태의 목록)인 상태라면, 재취합되는 자료가 이전에 취합되었던 자료(보유목록)에 겹쳐써진다.(고유번호가 같으면)
전에 취합했던 목록들이 이관목록 또는 폐기목록인 상태라면, 재취합되는 자료가 다시 취합하는 PC의 보유목록으로 취합됩니다.
TIP: 이런 경우는 고유번호가 같은 목록이 이관/폐기목록과 보유목록 양쪽에 이중으로 존재하게 되어 적지 않은 문제가 발생하게 된다. 이관, 보유 양쪽에 존재하는 것 중에 보유목록은 모두 삭제해야 합니다. 따라서 동일한 목록(고유번호가 같은)이 이관/폐기처리 되어 있는 상태에서 다시 이를 취합해서는 안됩니다.