행정안전부 국가기록원

전자기록물의 개념

전자기록물의 개념

※ 본 자료는 국가기록원에서 수행한 전자기록물 영구보존 기반기술 연구 프로젝트 보고서(2005년)의 내용 중 필요한 부분을 발췌하여 정리한 것임을 밝힙니다.

  • 전자기록물의 정의
    • 각종 법률에서 정의한 '전자문서'의 개념은 다음과 같다.
      • ① 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되어 송수신 또는 저장된 정보 (전자정부법, 행정절차법, 사무관리규정)
      • ② 정보처리시스템에 의하여 전자적인 형태로 작성되어 송수신 또는 저장된 정보 (전자거래기본법, 전자서명법)
      • ③ 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성되어 송수신 또는 저장된 문서형식의 자료로서 표준화된 것 (정보보호법)
      • ④ 전기통신설비와 전자계산조직의 이용기술을 활용하여 정보를 처리 보관하거나 전송하는 전산정보체계를 이용하여 처리 보관 또는 전송되는 문서형식의 자료로서 표준화된 것(화물유통촉진법)
      • 이를 기록관리 측면에서 종합해 보면 전자문서란 '정부의 각 기관에서 업무수행을 위해 컴퓨터시스템을 이용하여 전자포맷으로 생성 · 유통 · 관리하는 모든 기록물'이라고 정의할 수 있을 것이다.
      • 다시 전자적 특징과 연관지어 표현하자면 정부의 각 기관에서 업무수행을 위해 컴퓨터시스템을 이용하여 전자포맷으로 생성하고 유통하며, 관리되는 모든 기록물로서 각 기관의 활동에 대한 증거물 역할을 한다.
        또한, 컴퓨터 기술과 데이터가 조합되어 만들어진 기록물이며, 문서 간의 관계성을 기술하고 있다. 전자기록물은 보존과 배치규칙에 따른 재생성이 가능한 기록물이다.
  • 전자기록물은 왜 종이 기록물과 다른가
    • 전자기록물의 복본성과 원 개념
      • 종이기록물의 경우는 ‘유일성'이 기록의 본질을 규명하는 중요한 요소였으며 도서나 다른 자료와는 구분되는 기록의 고유속성으로 자리 잡아왔다. 이러한 유일본의 특징은 곧 기록의 증거가치와 연동되어 중요기록물을 선별하여 영구보존하는 것도 유일본이기 때문에 필요한 것이다.
        전자기록물 역시 조직의 업무, 목적을 위해 생산되는 점에서는 종이 기록물과 동일하지만, 유일본으로서의 속성보다는 다수의 생산자에 의해, 시간 및 공간에 구애 없이 다수의 복본 생산이 가능한 복본성의 속성이 훨씬 강하다.
        전통적 의미에서 원본기록은 특정의 물리적 매체에 담겨진 기록을 의미하여, 원본과 다른 물리적 매체에 새겨진 동일한 기록은 복제본으로 간주된다.
        전자기록물은 물리적으로 형태를 가진 매체뿐만 아니라, 기술과 자료(data)가 조합되어 만들어진 결과물로 볼 수 있다. 동일 기록물에 대한 각각의 열람은 그 기록물 자체의 새로운 '원본에 대한 복사본(original copy)'일 뿐이다. 전자기록물에서는 종이 기록물에서 가장 중요한 개념이었던 원본성(originality)을 더 이상 찾을 수 없게 된 것이다.
        따라서 전자기록의 원본이란 원본의 형태를 한 복제본을 말한다. 원본 형태의 복제본을 생산하기 위해서는 그 형태에 대한 정보, 전자기록의 저장과 이용 시 나타나는 표현방식의 변환과정을 설명할 수 있는 정보를 보존할 필요가 있다. 이를 통해 진본성을 보장할 수 있으며, 결국 원본성이 아니라 진본성을 보존하는 것이 전자기록 관리의 핵심이 된다.
    • 가독성 문제
      • 전자기록은 광매체에 바이너리 코드를 사용하여 기재되는 관계상 육안으로는 판독이 불가능하며 컴퓨터 등의 판독매체를 통해서만 읽을 수 있다. 따라서 전자기록의 판독을 위해서는 전자기록 자체 뿐만 아니라 이를 생산한 하드웨어, 소프트웨어의 보존이 함께 병행되어야 한다.
    • 종합적 정보의 보존문제
      • 종이기록물은 종이 매체에 기록의 내용-맥락-구조가 어느 정도 반영되어 있기 때문에 물리적 보존만으로도 기록의 내용과 더불어 종합적 맥락파악이 가능하며, 이를 통해 증거성 및 신뢰성, 진본성이 보존된다. 전자기록물은 내용-구조-맥락이 각기 별도로 존재하는 논리적 객체의 특성을 갖는다. 따라서 각기 독립적으로 존재하는 이 세요소를 동시에 보존해야 하는 고도의 어려움이 발생한다.
    • 보존통제의 문제
      • 디지털의 구성요소는 시스템이 하나의 단위로서 처리하는 논리적, 또는 물리적 객체로 정의되는데 기록의 디지털 구성요소의 변화는 기록을 변조 시킬 수 있으므로 보존통제과정이 필요하다. 즉, 기록의 정체성과 무결성에 영향을 주는 위변조에 대처해야 하는 문제를 발생시킨다.
    • 전자기록의 재생산 문제
      • 전자기록의 저장과 이용시에 표현방식이 변화하기 때문에, 전자기록의 원본 자체는 원칙적으로 보존할 수 없고, 단지 그것을 재생산할 수 있는 능력을 보존할 수 있을 뿐 이라고 볼 수 있다.