행정안전부 국가기록원

정리

  • 기록물 정리
    • 해당 사안의 업무가 종료되어 직접적인 활용이 끝난 기록물을 대상으로 이관에 앞서 등록사항과 기록물 실물의 일치여부를 종합적으로 확인하고 물리적 정리를 완료 짓는 관리
  • 기록물 정리개념
    • 정리주체
      • 처리과별로 기록물관리책임자의 확인으로 정리과정 수행
      • 기록관은 정리지침 및 사전교육 실시
    • 정리시기
    • 정리대상
      • 전년도에 생산을 완결한 기록물
    • 정리사항
      • 등록사항의 최종점검 및 보완
      • 표지 · 색인목록 · 면 표시
      • 보존 상자 편성 등 물리적 정리
  • 기록물 정리내용
    • 등록사항의 확인 및 완료
      • 등록 누락된 기록물, 철 등록과 분류사항 미완료 기록물 등록사항 완료
      • 기록물 철등록이 완료되고 편철된 기록물은 업무수행의 과정에서 적정하게 생산되었는지 편철의 순서가 올바른가를 확인
      • 관련문서가 여러 건이며 정리시점에 아직 사안이 종결되지 않았을 경우, 최종 종결문서가 처리 완결되었을 때 관련문서와 함께 편철 · 정리
    • 진행용 파일을 보존용 파일로 교체
      • 진행용 파일에서 기록물을 꺼내 훼스나(책철침), 클립, 스테플스(호치키스용 철침) 등의 철제품류는 모두 제거
      • 표지와 색인목록은 자동전환되어 출력된 것으로 대체
      • 표지, 색인목록, 기록물의 순서 등을 최종확인하고, 편철용 집게로 고정시키후 보존 상자에 편성
    • 면 표시 방법
      • 문건별 면수를 중앙 하단에 문서철별 면수를 우측 하단에 위에서 아래로 표시함
      • 양면기재된 문서는 양면에 모두 면 표시를 함.
      • 접혀있는 문서는 펼친 상태에서 면 표시를 함.
      • 부전지(첨지)의 경우에도 기재된 면에 면 표시를 함.
      • 사진이 문서에 계단식으로 붙어 있을 경우에는 사진 수량 만큼 면수를 포함하고 다음 문서 쪽에 면 표시를 이어서 함
      • 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시를 함.
      • 문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크 등으로 표시함.
    • 색인 목록
      • 문서철 내의 각 건별 색인목록을 작성하여 문서철 맨 위에 본문과 함께 편철
      • 구전자문서의 경우 보존기간 10년 이상의 기록물은 출력하여 종이문서와 함께 편철하며, 색인목록에 「전자문서」임을 표시함
      • ※ 신 전자문서시스템(2004년도 기록물 분류기준표가 탐재되어 운영된 시스템)으로부터 생산된 전자문서는 기록관 시스템에 전자적인 방법으로 이관
    • 보존용 표지 및 보존 상자 사용
      • 보존기간이 영구 · 준영구(30년)이상 보존기록물은 새로운 보존용 표지 및 보존용 상자 사용
      • 보존용 표지(조달물품번호)
        A4용(7530-05401010), B4용(7530-05402010)
        ※ 보존용 표지는 크립으로 고정
      • 보존용 상자(조달물품번호)
        1종 A4용 노란색(7110-02200010), 1종 A4용 하늘색(7110-02200011), 2종 B4용 노란색(7110-02200020), 2종 B4용 하늘색(7110-02200021)
      • 준영구 이하의 보존기록물은 기존보존용 표지 또는 사무용 파일 (황색, 연두색, 하늘색) 사용(2005년까지 사용 가능)
    • 정리완료문서의 임시보관
      • 생산된 문서는 최대 처리과에서 보관, 종전에는 보존기간 1년 또는 3년인 문서는 처리과에서 1년 또는 3년 보존 후 폐기하였으나 2000년부터는 처리과에서 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록관에 이관조치하며, 처리과에서 일체 폐기 불가
        정리완료문서의 임시보관 정보
        구분 XML TEXT
        정리시기 기록물 형식 매년 2월 말까지 기관별로 기간 안에
        자율적으로 시행
        정리결과처리 정리결과 기록물 유형별 생산현황 통보
        (통계 및 시스템 파일) 기록물 이관 등
        3월 말까지 생산현황 취합 처리과
        기록물 이관 등
        기록물평가 및 폐기 처리과 생산 후 2년 이내 기록관에 기록물 이관 기록관에서는 보존기간 경과 기록물에 대한
        전문요원의 심사 및 평가심의회의 심의를 거쳐
        결정
  • 기록물의 인수인계 및 관리
    • 처리과
      • 각 처리과는 2년 이내 보관후 기록관 또는 특수기록관에 이관
      • 이관문서 인계인수서를 작성하여 관리
      • 이관목록양식보기
    • 기록관
      • 처리과로부터 인수목록 및 기록물의 인수
      • 보존기간이 30년 이상으로서 보존기간의 기산일로부터 10년 경과한 다음 연도 중 중앙기록물관리기관에 이관
      • 보존기간 경과문서 폐기 심의 및 집행
      • 기록물 관리 및 보존
        • 보존서고의 환경 정비
        • 기록물의 체계적 서가 배열 및 정리
        • 보존기록물 목록 및 대출기록부의 비치