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기록물 정리

  • 기록물 정리는 전년도 생산기록물 및 미정리된 기록물의 편철 정리와 해당 기관 기록물 보유현황을 조사하여 효율적인 기록물 관리를 수행하기 위한 업무이다.
  • 생산현황 및 보유현황 작성 및 관리는 기록물의 체계적인 관리와 이관의 근거자료 및 국가 기록보존 정책 수립의 기초자료로 활용된다.

기록물 정리

  • 개요
    • 관련규정 : 법 제12조, 22조, 영 제13조, 14조, 19조, 20조, 37조, 규칙 제9조 내지 15조, 17조, 49조
    • 업무시기: 1월 ~ 5월 말
    • 정리대상
      • 전년도 생산기록물
      • 전년도 이전에 생산된 기록물로서 미정리된 기록물

기록물 정리방법

  • 정리 · 편철방식
    • 기록물 철은 100매 기준으로 편철
    • 편철기준
      • 발생, 경과, 완결의 관계로 연결되는 하나의 단위 사안
      • 하나의 주제 · 과제 · 행사 · 회의 · 사안 관련 기록물
      • 테이프, 디스크, 영화필름 등 분리가 곤란한 매체단위
      • 사진ㆍ도면 등의 경우 대상이 되는 주제 · 행사 · 시설 구역단위
      • 카드류의 경우 동종카드(30건 미만)를 넣어 편철한 봉투
      • 기타 기록물 철 단위로 적합한 업무단위
  • 면 표시
    • 문건별 면 표시는 중앙 하단, 철 단위 면 표시는 우측하단에 표기
    • 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시를 함
    • 양면기재된 문서는 양면에 모두 면 표시를 함
    • 문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크 등으로 표시함
    • 동일 기록물을 2권 이상으로 분철 시 두 번째 이후 철 단위 면 표시는 전권 마지막 쪽수 다음부터 시작(표지, 색인목록 제외)
  • 편철용품
    • 색인목록을 작성하여 문서철 맨 위에 본문과 함께 편철
    • 전자문서의 경우 준영구 이상의 기록물은 출력하여 종이문서와 함께 편철하며, '전자문서'임을 표시함
시험 출제범위 및 관련자료 - 필수과목
기록물 종류 편철용품 조달보급
문서 진행문서화일 (사무용 파일)
문서 보존용 표지
문서 집게(클립), 보존상자
카드 카드류 보존봉투 Χ
도면 도면류 보존봉투 Χ
사진, 필름류 사진·필름류 보존봉투 Χ

  • 표지 기재
    • 분류번호, 보존기간, 생산연도, 제목, 생산부서명 기재
      ※ 기록물 철명 : "관련철", "관계철" 등 추상적 표현은 지양하고, 정확하고 구체적으로 기재해야 함
  • 기록물 철 등록부(보존문서기록대장) 확정
    • 전년도 생산 기록물 철 목록의 이상 유무를 확인하여 생산현황보고 대상을 확정

생산현황보고

  • 보고대상
    • 전년도 생산 · 접수 기록물 및 기록물 철 등록정보
  • 보고기한
    • 처리과 → 기록관 : 5월 31일까지
    • 기록관 → 영구 기록물관리기관 : 8월 31일까지
  • 보고방법
    • 기록물생산현황보고시스템(SORA)를 통해 온라인 통보
    • 전자문서의 경우 시스템파일을 SORA 또는 중앙영구기록물관리기관(CAMS)로 통보
    • 전자문서 외 유형의 기록물은 생산현황 통보 서식(excel)을 SORA로 통보

기록물 폐기

  • 폐기절차
    • 기록물 폐기는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 기록물관리전문요원의 심사와 기록물평가의회 심의를 거쳐 폐기
  • 폐기대상
    • 보존기간 10년 이하 기록물에 대하여 시행
  • 폐기권한 및 방법