행정안전부 국가기록원

기록물 정리

기록물 정리는 전년도 생산기록물 및 미정리된 기록물의 편철 정리와 해당 기관 기록물 보유현황을 조사하여 효율적인 기록물 관리를 수행하기 위한 업무이다. 생산현황 및 보유현황 작성 및 관리는 기록물의 체계적인 관리와 이관의 근거자료 및 국가 기록보존 정책 수립의 기초자료로 활용된다.

  • 개요
    • 관련규정 : 법 제12조, 22조, 영 제13조, 14조, 19조, 20조, 37조, 규칙 제9조 내지 15조, 17조, 49조
    • 업무시기: 1월 ~ 5월 말
    • 정리대상
      • 전년도 생산기록물
      • 전년도 이전에 생산된 기록물로서 미정리된 기록물
  • 기록물 정리방법
    • 정리 · 편철방식
      • 기록물 철은 100매 기준으로 편철
      • 편철기준
        • 발생, 경과, 완결의 관계로 연결되는 하나의 단위 사안
        • 하나의 주제 · 과제 · 행사 · 회의 · 사안 관련 기록물
        • 테이프, 디스크, 영화필름 등 분리가 곤란한 매체단위
        • 사진ㆍ도면 등의 경우 대상이 되는 주제 · 행사 · 시설 구역단위
        • 카드류의 경우 동종카드(30건 미만)를 넣어 편철한 봉투
        • 기타 기록물 철 단위로 적합한 업무단위
    • 면 표시
      • 문건별 면 표시는 중앙 하단, 철 단위 면 표시는 우측하단에 표기
      • 표지 및 색인목록을 제외한 본문부터 면 표시를 함
      • 양면기재된 문서는 양면에 모두 면 표시를 함
      • 문서철별 면수는 최초에 연필로 표시한 후 기록물 정리행사가 끝나면 잉크 등으로 표시함
      • 동일 기록물을 2권 이상으로 분철 시 두 번째 이후 철 단위 면 표시는 전권 마지막 쪽수 다음부터 시작(표지, 색인목록 제외)
    • 편철용품
      • 색인목록을 작성하여 문서철 맨 위에 본문과 함께 편철
      • 전자문서의 경우 준영구 이상의 기록물은 출력하여 종이문서와 함께 편철하며, '전자문서'임을 표시함
      편철용품 관련 정보
      기록물종류 편철용품 조달보급
      문서 진행문서화일(사무용 파일) O
      보존용 표지 O
      집게(클립), 보존 상자 O
      카드 카드류 보존봉투 X
      도면 도면류 보존봉투 X
      사진, 필름류 사진 · 필름류 보존봉투 X
    • 표지 기재
      • 분류번호, 보존기간, 생산연도, 제목, 생산부서명 기재
        ※ 기록물 철명 : "관련철", "관계철" 등 추상적 표현은 지양하고, 정확하고 구체적으로 기재해야 함 서식보기
    • 기록물 철 등록부(보존문서기록대장) 확정
      • 전년도 생산 기록물 철 목록의 이상 유무를 확인하여 생산현황보고 대상을 확정
  • 생산현황보고
    • 보고대상
      • 전년도 생산 · 접수 기록물 및 기록물 철 등록정보
    • 보고기한
      • 처리과 → 기록관 : 5월 31일까지
      • 기록관 → 영구 기록물관리기관 : 8월 31일까지
    • 보고방법
      • 기록물생산현황보고시스템(SORA)를 통해 온라인 통보
      • 전자문서의 경우 시스템파일을 SORA 또는 중앙영구기록물관리기관(CAMS)로 통보
      • 전자문서 외 유형의 기록물은 생산현황 통보 서식(excel)을 SORA로 통보
      • 기록물 생산현황 통보서식(2019년) 서식보기
  • 기록물 폐기
    • 폐기절차
      • 기록물 폐기는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 기록물관리전문요원의 심사와 기록물평가의회 심의를 거쳐 폐기
    • 폐기대상
      • 보존기간 10년 이하 기록물에 대하여 시행
    • 폐기권한 및 방법기록물평가 참조