행정안전부 국가기록원

기록관리업무 3단계

[현용·준현용 기록관리]처리과(생산) : 전자기록생산시스템(기록의 생산, 기안, 결재, 유통, 등록, 분류, 편철, 공개여부 결정, 생산현황 보고, 이관) → 2년내 이관 → [현용·준현용 기록관리]기록관(중간보존) : 기록관리시스템(생산현황 접수, 보고, 기록물 수집, 이관, 기록관리 기준표 관리, 기록물 스캔, 서고관리, 공개재분류, 활용) → 7년후 이관 → [비현용 기록관리]영구기록물 관리기관 : 영구기록관리시스템(기록관 기록물 수집, 민간·해외기록 수집, 기록물 영구보존, 기록물 기술, 보존매체 수록, 공개재분류, 활용, 기록관리 기준 관리)
※ 기록관리란?
기록을 적법·적절하게 생산·관리하여 효율적으로 사용하고 불필요한 기록을 폐기하고 증거적 가치나 영구보존 가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검색하고 활용할 수 있게 하는 일을 말한다.
기록은 설명책임성(accountability)과 증거성을 갖는 기록된 정보를 의미한다. 정보화시대의 기록관리는 훨씬 복잡하고 다양하며 전문적인 업무로서, 단순한 문서보관을 기록관리라고 할 수 없다.
  • 제1단계:처리과 바로가기
    • 처리과에서는 효율적으로 기록을 생산하고 이용하기 위한 목적으로 기록을 관리하며, 현행업무를 수행하는 중에 기록을 관리하는 것을 현행기록관리라고 한다.
    • 현행기록관리에서 중요한 것은 법률과 규정에서 요구되는 기록을 반드시 생산하여야 한다는 것과 꼭 필요한 기록을 경제적·효율적으로 생산해야 한다는 것이다.
    • 현행 업무 중에 생산된 기록물을 효율적으로 이용하기 위해서는 기록물을 적절하게 분류 및 편철하여야 하고 쉽게 찾을 수 있어야 한다.
  • 제2단계:기록관 바로가기
    • 기록관기록물의 보존·관리 및 활동 등 해당 기관 기록물 관리 업무의 전담기구 로서 해당 공공기관 기록물의 수집, 보존 및 활용하고, 영구 기록물관리기관으로의 기록물 이관 및 영구 기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담, 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수 등 기록물 관리업무를 전담한다.
    • 기록정보센터로서의 기능 수행기관으로서 공무수행관련 각종 기록물을 관리하고, 기록정보를 신속하게 검색·활용하도록 함으로써 전자정부의 구현 및 행정의 경쟁력 강화에 기여하는 역할을 담당한다.
    • 기록관에서는 해당 기관의 기록관리 정책 및 업무절차를 수립하여야 하고, 기록의 지적 · 물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경을 구축하여 기록물 관리에 최선을 다하며, 기록물의 보존기간 책정 지원, 보존가치의 잠정적 평가, 기관의 일반기록관리교육과 같은 핵심적인 업무를 수행한다.
  • 제3단계:국가기록원 바로가기
    • 국가기록원은 책임행정과 투명한 정부정책을 실현하기 위해 기록물의 생산과 관리에 관한 기본 정책을 결정하고 제도를 확립한다.
    • 증빙기록물과 역사기록물을 항구적으로 보존한다.
    • 보존 영구기록을 정리하여, 목록을 작성하고 열람 활용할 수 있게 준비하여 국민에게 필요한 정보를 제공한다.
    • 기록관리 기술 및 기법을 연구하고 표준화하여 이를 보급한다.
    • 일선 조직이나 기관에서 영구적으로 보존할 기록을 수집하거나 이관받아 정리하여 보존한다.
    • 공공기관의 업무수행과 관련하여 생산되고 국가적으로 보존할 가치가 높은 민간보유 기록물을 국가기록물로 지정·관리하여 민간보유 중요기록물의 훼손·멸실 방지와 공적 가치가 있는 기록물을 보존한다.
    • 공공기관의 기록물관리 추진실적을 종합평가하여 우수기관 및 유공공무원을 표창하여, 기록물관리 제도의 조기정착과 업무종사자들의 관심과 사기를 진작한다.