행정안전부 국가기록원

기록물 평가

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기록관에서의 기록물 평가는 보존기간이 만료된 한시기록물을 대상으로 지속적인 이용가치 및 보존가치 등을 검토하여 보존 여부를 판단하는 업무이다.

  • 개요
    • 관리규정 : 법 제조, 영 제43조, 규칙 제35조
    • 업무시기 : 기관별 평가 계획 수립 및 일정에 따라 추진
  • 업무 세부내용
    • 기록물 평가절차
      ① 대상 선정
      • 기록관 담당자는 전년도에 보존기간이 만료된 보존기간 10년 이하 한시기록물을 대상으로 선정하여 목록을 작성한다.
      ② 처리과의견조회
      • 기록물을 생산한 처리과에 대상기록물의 보존기간, 보류, 폐기에 대한 의견 조회
      ③ 기록물관리전문요원의 심사
      • 기록물관리전문요원은 기록물 처리과의 의견을 참조하여 해당 기록물의 보존가치를 평가하고 그 결과를 사유와 함께 재책정, 보류, 폐기 등으로 구분하여 기록물평가심의서를 작성
      ④ 기록물평가심의회
      • 민간위원 2명 이상을 포함한 5명 이내의 위원으로 구성된 기록물평가심의회를 개최하여, 기록물의 보존기간을 심의 · 의결
    • 폐기 권한 및 방법
      • 폐기 권한
      • 처리과에서는 단 한 건의 문서도 폐기할 수 없으며, 기록관에서 주관
      • 기록물관리전문요원의 심사는 필수적인 절차임. 단, 시행령 부칙 제5조에 따라 다음에 해당하는 기관은 지정된 기간까지 기록관 또는 특수기록관에서 기록물관리업무에 종사하는 일반직공무원 · 특정직공무원 또는 별정직공무원이 기록물 심사업무를 담당할 수 있음
        1. 관할 행정구역의 인구수가 15만 명 또는 학생 수가 7만 명 미만인 기초자치단체 또는 지역교육청은 2009년 12월 31일까지
        2. 중앙행정기관의 소속기관에 설치된 기록물관리기관은 2010년 12월 31일까지
        3. 그 밖의 공공기관 기록물관리기관의 경우에는 2011년 말까지
    • 기록물 폐기 시 유의사항
      • 기록물의 폐기는 원상회복이 불가능하므로 엄정한 절차에 따라 평가하여 신중하게 폐기 여부를 결정
      • 폐기로 결정된 기록물은, 기록물이 유출되거나 재생되지 않도록 적법한 절차에 따라 폐기
      • 기록물의 폐기 집행 시 대상 기록물이 유출되지 않도록 각별히 주의하고, 기록물의 완전 삭제 및 물리적 형태가 완전히 소멸되는 과정을 공공기관의 직원이 입회하여 모든 작업이 종료될 때까지 감