행정안전부 국가기록원

기록관

기록물 관리 주요업무

기록물관리는 기록관 운영, 소장 기록물의 목록작성 및 유지, 기록물의 열람 및 대출 관리 등 광범위한 업무이다.

  • 세부업무
    • 주요연간계획 수립 및 편람 작성
      • 기록관은 매년 해당 기록물의 수집, 보존, 매체수록 등 기록물 처리와 기록관 운영과 관련된 연간 계획을 수립하여야 하고, 세부적인 업무추진을 위한 편람을 작성하여야 한다.
    • 주요 기록물 개요목록 작성
      • 준영구이상 기록물 및 주요 기록물에 대한 단위업무별 또는 철별 개요목록을 작성하여 연구자 또는 일반 시민들의 열람 요청 시 참고 · 활용할 수 있도록 하여야 한다.
    • 문서고 관리 및 정수점검
      • 보존문서 처리과별 배치 및 정기적인 정수 점검
    • 기록물 열람 및 대출관리
      • 업무담당자 열람제공 및 대출
      • 열람 및 대출대장 작성 관리
    • 보유기록물 목록 관리
    • 기록물등록대장의 분류등록사항 확인 및 작성
      • 분류번호, 공개 여부 및 공개제한 쪽수
      • 특수기록물여부 확인
      • 특수목록 확인 및 작성
    • 공식문서 이외의 영구 기록물관리기관 지정 중요기록물 등록 및 관리
      • 주요직위자의 업무관련 메모, 일정표, 대화록 등이 대상
    • 생산의무가 있는 주요 시청각 기록물 생산실태 확인 및 관리
      • 단체장 인물사진, 국정활동
      • 주요행사, 대규모공사 관련
      • 주요 사건, 사고
    • 회의록 작성 실태 점검 및 관리
      • 회의록 작성 대상회의
      • 대통령 또는 국무총리가 참석한 회의, 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 정당과의 업무협의를 위한 회의
        (영구 기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록에 속기록 또는 녹음기록을 첨부하여야 함)
      • 주요정책 결정 및 조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석한 회의
      • 회의록 작성은 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관에서 작성하며, 회의명, 회의개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결 사항 등을 삭제
    • 조사 · 연구 · 검토서 생산실태 확인 관리
      • 법령 제 · 개정과 같은 주요 정책결정관련
      • 조약, 협약, 협정 체결 관련
      • 대규모 공사나 중요 인허가 관련
    • 기록관 업무수행 평가
    • 기록관리책임자 교육
      • 기록물의 생산, 접수, 등록, 처리과 분류기준표, 정리, 보관, 이관, 간행물관리 등 처리과의 기록물 관리에 관한 교육 실시