행정안전부 국가기록원

기록관

기록물평가 및 기록관리기준표관리

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기록물평가 및 기록관리기준표는 기록관리기준표를 기준으로 기록물을 처리하는 업무로서 처리과에서 작성한 기록관리기준표를 취합하고 조정 · 검토 하여 확정하는 업무이다.
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  • 개요
    • 관련 규정 : 법 제19조, 영 제25조, 규칙 제16조, 제17조
    • 업무시기 : 연중
  • 업무 세부내용
    • 기록관리기준표를 기준으로 기록물 처리일정 관리 및 검토
    • 보존연한에 따라 한시기록물 폐기심의 및 전문관리기관으로의 이관
    • 보존연한에 따른 기록물 처리 재검토
      • 보존연한이 잘못 책정된 경우
      • 보존연한이 제대로 책정되었으나 업무활용을 위하여 보유할 경우
      • 보존연한은 올바르게 책정되었고 업무활용도 끝났으나, 역사적 가치가 있어 자체 보존할 경우
    • 기록물에 대한 세부관리방식 결정
      • 사료적, 증빙 자료적, 업무 참고적 가치를 종합적으로 평가하여 처리 및 활용방안 검토
      • 기록관리기준표 관리 및 조정
    • 매체수록여부 판단
      • 기록물의 활용을 위해 매체수록이 필요한 경우에는 매체의 종류 및 수록시기를 판정하여야 한다.
기록관에서 기록물평가 과정
기록관에서 기록물평가 과정
1단계 기록물 생산
  • 기록관리기준표에 규정된 대로 기록물을 생산 및 정리 · 편철
2단계 기록관으로 이관
  • 생산연도 종료 후 2년이 경과하여 자료관으로 모든 문서철 이관 및 정리 · 편철
3단계 기록관에서 평가
  • 해당단위과제에 속해있는 문서철의 내용을 직접검토하면서 단위업무상의 보존기간 책정이 적합한지 여부를 판단, 수정이 필요할 경우 처리과 · 국가기록원과 협의하여 수정 처리
  • 한시문서 폐기 업무 수행(폐기목록 작성,기록물 폐기 심의위원회 구성, 폐기방식 결정, 심의결과 정부기록 보존소로 보고)
  • 평가내용 기재(10년 이하 한시기록물 중 보존 및 활용가치가 있다고 판단되는 기록물을 대상으로 기록물 철 내용에 대한 간단한 기술, 가치평가, 매체수록 여부, 주제어 부여, 활용 방안등 보존관리 지침의 역할)
4단계 기록관에서 평가
  • (준)영구문서 국가기록원 이관업무 수행 (준)영구문서의 경우 생산연도 종료 9년 경과 후(즉 자료관으로 이관된지 7년 경과 후)국가기록원으로 이관